Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

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1 - Pflichten und Anforderungen an kleine und mittlere Unternehmen Teil 1: Die steuerrechtliche Betrachtung Dipl.-Kfm. StB Hartmut Befeldt Tel.: 02941/76270 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 1

2 seit gilt auch für archivierte Zeiträume vor 2002 Maßgebend ist das Datum der Archivierung Beispiel: Archivierung der Daten für 2000 am : Rechtsfolge: Auch das Steuerjahr 2000 unterliegt schon den GDPdU 3 / Zugriff auf die elektronische Buchführung des Steuerpflichtigen Rechtsgrundlage 147 Abs. 6 AO "(1) Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. (2) Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. (3) Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 4 / 2

3 Zugriff auf die elektronische Buchführung des Steuerpflichtigen (2) unmittelbarer Zugriff (Z1) mittelbarer Zugriff (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Verfahrenswahl steht im Ermessen der Finanzverwaltung Ermessen ist gerichtlich überprüfbar 5 / Anlässlich einer steuerlichen Außenprüfung Betriebsprüfung Lohnsteuerprüfung Umsatzsteuer-Sonderprüfung Zollprüfung keine steuerliche Außenprüfung sind betriebsnahe Veranlagung Umsatzsteuernachschau vollstreckungsrechtliche Liquiditätsprüfung Im Rahmen der Steuerfahndung 6 / 3

4 Begründung der GDPdU Verkürzung der Prüfung durch rationellere Prüfungsmethoden Technischer Rückstand gegenüber anderen EU-Staaten Anerkennung der elektronischen Rechnung im Umsatzsteuerrecht 7 / Was sind "steuerlich relevante Unterlagen bzw. Daten"? 4

5 Laut BMF (Bundesfinanzministerium) keine allgemeingültige Definition Nur im Einzelfall zu entscheiden Steuerrelevant = Unterlage kann für die Besteuerung von Bedeutung sein Die Abgrenzung relevant / nicht relevant ist Sache des Steuerpflichtigen 9 / Meinung 1 (Mehrheitsmeinung) Steuerlich relevant ist Alles was aufbewahrungspflichtig ist und elektronisch erzeugt wird (vgl. 147 Abs. 1 AO) Bücher, Aufzeichnungen, Inventar und Jahresabschlüsse Arbeitsanweisungen Organisationsunterlagen Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege Sonstige Unterlagen? 10 / 5

6 Meinung 2 (Mindermeinung) Steuerlich relevant ist nur, was aufzeichnungspflichtig ist Geschäftsfälle Wareneinkauf Kassengeschäfte Anlagevermögen besondere lohnsteuerliche Aufzeichnungspflichten besondere umsatzsteuerliche Aufzeichnungpflichten Alle freiwillig erzeugten Unterlagen sind dann nicht steuerlich relevant 11 / Welche Programme erzeugen "steuerlich relevante" Daten? Alle Buchführungsprogramme Fibu Lohn Anlagenbuchhaltung Jahresabschluss integrierte betriebswirtschaftliche Steuerungssoftware (ERP- Systeme) Kosten- und Leistungsrechnung Warenwirtschaftssysteme elektronische Personalwirtschaftssysteme elektronische Fahrtenbücher 12 / 6

7 Welche Programme erzeugen "steuerlich relevante" Daten?(2) Dokumentenmanagement- und Archivsysteme -systeme Grundsätzlich auch Excel/Word etc. wenn sie Geschäftsbriefe erzeugen. STREITIG 13 / Kann man das eigene Archivierungssystem vom Finanzamt "zertifizieren" lassen? NEIN! Das Finanzamt gibt vor Durchführung einer Prüfung keine Stellungnahme zur Ordnungsmäßigkeit der Daten und des Datenzugriffs ab "Hinterher ist man schlauer" Es ist zu empfehlen sich eher an einer weiten Auslegung von "steuerlich relevant" zu orientieren Grundsatz: Alles was jemals auf Datenträger maschinell verwertbar gespeichert war, ist zu archivieren AUFGABE: Aufbau eines auswertbaren Archivs als steuerliche Datenkonserve mit Auswertungsmöglichkeiten 14 / 7

8 Pflichten des Steuerpflichtigen Verfahrensdokumentation für alle Programme Darstellung des Datenflusses Darstellung der Programmschritte Darstellung wählbarer Verarbeitungsmöglichkeiten Darstellung wählbarer Ausdrucke Umprogrammierungen betriebsspezifische Anpassungen von Standardsoftware ("customizing") Verschaffung der Zugriffsmöglichkeit kann man die Art der Zugriffsmöglichkeit wählen? NEIN kann man sich gegen bestimmte Zugriffsmöglichkeiten wehren? Grundsätzlich NEIN, aber Grundsatz der Verhältnismäßigkeit 15 / Pflichten des Steuerpflichtigen (2) Aufbewahrungspflichten grundsätzlich 10 Jahre gilt auch für die Originalsoftware, mit der die Daten erstellt wurden gilt auch für Originalauswertungssoftware Die bisherigen Aufbewahrungspflichten für "Papierdokumente" gelten weiter 16 / 8

9 Folgen der Pflichtverletzung Bei fehlender Prüfbarkeit der Buchführung mittels EDV ist die Buchführung formal nicht ordnungsgemäß Schätzungsbefugnis Festsetzung von Zwangsgeldern Festsetzungen von Bußgeldern 17 / Rechte des Steuerpflichtigen Der mittelbare Datenzugriff darf nicht dazu führen, den Auswertungsaufwand allein dem Steuerpflichtigen zu übertragen Beauftragung eines externen Programmierers oder die Beschäftigung eigenen Personals über einen längeren Zeitraum kann vom Steuerpflichtigen nicht verlangt werden Der Steuerpflichtige kann (evtl. muss) eine Rückstellung für die Kosten der Anpassung des EDV-Systems bilden 18 / 9

10 Allg. Anwendung durch die Finanzverwaltung Fragebögen zum EDV-System Inhalt Einsatzbereiche der digitalen Systeme im Vorfeld identifizieren Anforderungen der Software im Hinblick auf die GoBS prüfen Informationen über betriebsspezifische Umprogrammierungen der Software Informationen über Archivierungsverfahren erhalten Organisationsregelungen zur EDV erfahren Zeitraum der Beantwortung Bei Inhouse-Lösungen: 2-3- Tage Bei Outsourcing: längere Frist Keine Erzwingbarkeit der Beantwortung 20 / 10

11 Durchführung der Prüfung unmitttelbarer Datenzugriff (Z1) Nutzung des DV-Systems durch den Prüfer selbst Prüfer ist beschränkt auf Auswertungsmöglichkeiten des Systems Prüfer darf eigene Prüfsoftware auf das System des Steuerpflichtigen nicht aufspielen 22 / 11

12 mittelbarer Zugriff (Z2) grundsätzlich wie unmittelbar Prüfer gibt Auswertungsbedarf vor Auswertung erfolgt durch Steuerpflichtigen Steuerpflichtige muss keine Auswertungen programmieren lassen, die das System nicht hergibt. 23 / Datenträgerüberlassung (Z3) ermöglicht Einsatz eigener Prüfsoftware maschinell lesbarer Datenträger Alle relevanten Zusatzinformationen müssen erteilt werden Dateistruktur Datenfelder interne und externe Verknüpfungen wahlfreier Zugriff keine Verdichtungen keine Filterungen bei Archivierungen müssen alle originären Daten erhalten bleiben 24 / 12

13 Datenträgerüberlassung (Z3) (2) Beschreibungsstandard nicht lesbare Formate müssen durch den Steuerpflichtigen in lesbare umgewandelt werden ASCII feste Länge ASCII Delimited EBCDIC feste Länge EBCDIC var. Länge Excel dbase Access Lotus 123 ASCII-Druckdateien Dateien von SAP/AIS Konvertierungen von AS/400 Datensatzbeschreibungen 25 / Spezielle Anwendung mit IDEA Was ist IDEA Was kann IDEA Anwendungsbeispiele zu IDEA 26 / 13

14 Was ist IDEA spezifische Prüfsoftware exisitiert seit ca. 15 Jahren Flächendeckende Einführung zuerst in Kanada für Steuerprüfungen Standardwerkzeug angloamerikanischer WP-Gesellschaften 27 / Was kann IDEA Import einer breiten Auswahl an Datentypen Freie Verknüpfung der Daten vergleichende Statistiken Mehrfachbelegungen (z.b. von Rechnungs-Nr.) Lückenanalysen Suche nach Ausnahmen und Auffälligkeiten Durchführung von Kalkulationen 28 / 14

15 einfache Analysen (Beispiele) Sind fortlaufende Rechnungs- /Lieferscheinnummern vergeben? Sind Rechnungsnummern doppelt belegt? Gibt es Lücken in Reihen von Belegnummern? alle Verkäufe bestimmer Artikel anzeigen verschiedene Preise gleicher Artikel anzeigen Weist das elektronische Kassenbuch an bestimmten Tagen negative Salden auf? Sind in allen Buchungssätzen auf Konto i.g. Erlöse UStID-Nr. erfasst? 29 / einfache Analysen (Beispiele) (2) alle Mitarbeiter mit gleichen Anschriften und Bankverbindungen anzeigen Welche Kunden / Lieferanten haben die gleichen Anschriften? für welche Kunden / Lieferanten gibt es nur Handy-Nummern? Alle Buchungen anzeigen, die an Sonntagen/ außerhalb der gewöhnlichen Geschäftszeiten vorgenommen wurden 30 / 15

16 freie Verknüpfungen zwischen verschiedenen Datenbeständen(Beispiele) Verknüpfung Zeiterfassungssysteme (Stechuhr) mit Personalbestand: Gibt es Mitarbeiter, die niemals im Unternehmen erscheinen Verknüpfung Kundendaten/ Rechnungsdaten mit Artikelstamm Welche Kunden beziehen welche Artikel weichen Preisvereinbarungen von Listenpreisen ab Verknüpfung Anlagenzugänge mit Rechnungsdaten Haben verschiedene Anlagenzugänge die gleiche Rechnung? Wurden Rechnungen gesplittet um Genehmigungsgrenzen oder GWG-Grenze zu unterschreiten? Bei welchen Anlagegütern wurde die Vereinfachungsregelung in Anspruch genommen? 31 / freie Verknüpfungen zwischen verschiedenen Datenbeständen(Beispiele) (2) Verknüpfung Sachkonto "Bewirtung" mit elektronischem Fahrtenbuch: - gibt es Heimat-Bewirtungsbelege an Tagen mit Reisetätigkeit? Verknüpfung Zugangssysteme / Zeiterfassungssysteme mit Sonntagsbuchungen: - Wer hat außerhalb der Geschäftszeiten welche Systeme genutzt - Wurden zeitgleich mit Sonntagsbuchungen Dokumente erzeugt? Verknüpfung Personalzugangssysteme mit elektronischem Fahrtenbuch: - Wer war angeblich unterwegs und trotzdem in der Firma? 32 / 16

17 Besondere Verfahren Benford-Test Grundaussage: Es gibt auf der Welt mehr kleine als große Zahlen Die ersten beiden Ziffern einer Zahl haben unterschiedliche Häufigkeiten Nachgewiesen für beliebige Zahlen, u.a. für die Angaben in Steuererklärungen Vorgehensweise Ein Zahlenbestand z.b. Kasseneinnahmen wird analysiert Weichen die Häufigkeiten von dem Benford-Gesetz ab, werden Manipulationen angenommen Führt zur sachlichen Unrichtigkeit der Buchführung Schätzungsbefugnis Gem. Rechtssprechung nur im Zusammenhang mit anderen Verfahren 34 / 17

18 Chi-Quadrat-Test Grundaussage: Jeder Mensch hat seine Lieblingszahl" Die letzten beiden Ziffern vor dem Komma sind gleichwahrscheinlich = 10% Manipulationen führen zu Abweichungen von dieser Gleichverteilung unbegründete Abweichungen = Sachliche Unrichtigkeit der Buchführung Schätzungsbefugnis Gem. Rechtssprechung anerkannt 35 / Zeitreihenvergleich Verfahren der Nachkalkulation Interner Betriebsvergleich Es wird die Entwicklung zwischen zwei abhängigen Größen beobachtet Umsatz / Wareneinsatz Umsatz / Personalaufwand für mehrwöchige Zeitabschnitte wird der Rohgewinnaufschlag ermittelt höchster Rohgewinnaufaschlag wird als repräsentativ unterstellt Verfahren liefert gleichzeitig Plausibilitätsprüfung und Schätzungsgrundlage gem. Rechtssprechung grundsätzlich anerkannt 36 / 18

19 FAZIT: Umsetzungsnotwendigkeiten im Unternehmen Ermittlung der steuerlich relevanten Daten Ermittlung der betroffenen DV-Systeme Prüfung und Einschränkung der möglichen Zugriffsarten Festlegung der Speicherorte und Formate IDEA-Check 37 / 19