Microsoft Excel 2007

Transkript

1 MultiMediaLabor der Agrar- & Ernährungswissenschaftlichen Fakultät der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel / / h WSP 7, R. 211/211a Dennis Buroh DBuroh@mml.uni-kiel.de Folie 1

2 Inhalte Basics: Der Umgang mit MS Excel Zellformatierung Diagramme Funktionen Querverweise Abfragen und Filter Importieren externer Daten Verknüpfung mit MS Word Pivottabellen Folie 2

3 VORSTELLUNGSRUNDE -Name und persönliches Ziele des Kurses MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 3

4 WEITERE INFORMATIONEN ZU EXCEL -Die Hefte des RRZN Hannover MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 4

5 Weitere Informationen zu Excel Die Hefte des RRZN Hannover Erhältlich in der Vervielfältigungsstelle der UB! MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 5

6 DER UMGANG MIT MS EXCEL -Öffnen & speichern -Zelladressierung -Zeilen & Spalten editieren -Zahlenformate Folie 6

7 Der Umgang mit MS Excel Speichern und öffnen Die Dialoge zum speichern und öffnen von Arbeitsmappen verstecken sich hinter dem Office-Symbol oben links Folie 7

8 Die Multifunktionsleiste Der Umgang mit MS Excel Die Multifunktionsleiste bietet Zugriff auf alle Funktionen von Excel Sie passt sich der Arbeit an und zeigt z.b. bei der Erstellung von Diagrammen automatisch die richtigen Menüs: Folie 8

9 Der Umgang mit MS Excel Zahlen Zahlen rundet Excel in der Anzeige, rechnet aber intern mit allen Nachkommastellen weiter Die Anzahl der angezeigten Nachkommastellen lässt sich anpassen Verändern von Zellinhalten Mit einem Doppelklick auf die Zelle lassen sich ihre Inhalte nachträglich ändern Fehler Fehler bei der Eingabe oder beim Ausführen eines Befehls lassen sich mit der Zurück-Taste widerrufen Folie 9

10 Zahlenformate Der Umgang mit MS Excel Excel unterscheidet zwischen verschiedenen Formaten, z.b.: Standard als Sammelformat für Zahlen & Texte Zahl für Zahlen allgemein Währung für monetäre Werte Datum für Felder, in denen ein Datum steht Prozent für Felder mit Prozentangaben und einige mehr.. Folie 10

11 Der Umgang mit MS Excel Zelladressierung Jede Zelle wird durch ihren Spaltenbuchstaben und ihre Zeilennummer eindeutig gekennzeichnet Editieren kann man die Breite und Höhe der Zellen am Spaltenkopf bzw. Zeilenanfang Mit einem Rechtsklick können hier auch neue Zeilen oder Spalten eingefügt werden Markieren mehrerer Zellen funktioniert entweder mit STRG + *Klick* oder durch ziehen mit der Maus Folie 11

12 ZELLFORMATIERUNG -Schriftformatierung, Zellfarbe -Rahmen -Zellen verbinden Folie 12

13 Zellformatierung Schriftart, -größe und -farbe lassen sich über die Multifunktionsleiste anpassen. Auch die Zellfarbe kann hier eingestellt werden. Rahmen machen die Tabellengliederung übersichtlicher und helfen beim Drucken, die Lesbarkeit zu erhöhen. Die voreingestellten grauen Gitternetzlinien werden standardmäßig nicht mit ausgedruckt Folie 13

14 Zellen verbinden Zellformatierung Um Tabellentitel auszurichten oder Titel über mehrere Spalten bzw. Zeilen festzulegen, lassen sich Zellen verbinden Folie 14

15 Textausrichtung Zellformatierung Um z.b. eine über mehrere Reihen verbundene Überschrift zu drehen, lassen sich Zelleninhalte ausrichten Folie 15

16 Aufgabe: Übung: Zellformatierung Die Datei U-Gewinnspanne.xlsx soll so aussehen: Folie 16

17 DIAGRAMME -Ein Diagramm erstellen -Diagrammbeschriftung & -formatierung -Verschiedene Diagrammtypen -Skalenabschnitte & Gitternetzlinien -Datenreihen bearbeiten und hinzufügen Folie 17

18 Diagramme Ein Diagramm erstellen Der entsprechende Datenbereich muss inklusive Zeilen- und Spaltenüberschriften markiert werden Mit der Multifunktionsleiste kann ein Diagrammtyp ausgewählt werden Folie 18

19 Diagrammbeschriftung Diagramme Durch einen Klick auf das Diagramm verändert sich die Multifunktionsleiste: Mit dem Auswahlfeld Beschriftungen lassen sich nun Diagrammtitel und Achsenbeschriftungen hinzufügen Mit einem Doppelklick auf die so eingefügten Beschriftungen kann man diese anpassen Folie 19

20 Diagramme Diagrammelemente anordnen Alle Elemente eines Diagramms lassen sich frei verschieben, in der Größe verändern oder löschen Folie 20

21 Diagramm formatieren Die Farben des Diagramms lassen sich durch einen Rechtsklick auf das gewünschte Element und den Menüpunkt *Element+ formatieren anpassen Diagramme Folie 21

22 Übung: Diagramme [1] Mit Hilfe der Datei U-Diagramme1.xlsx soll folgendes Diagramm erstellt werden: Folie 22

23 Diagramme Verschiedene Diagrammtypen Neben Säulendiagrammen kann Excel auch viele andere Diagrammtypen erstellen Wichtig sind hierbei die Liniendiagramme Mit ihnen lassen sich z.b. Datentrends über der Zeit auftragen Folie 23

24 Skaleneinteilung Diagramme Bei umfangreichen Datensätzen ist es sinnvoll, die Achsenbeschriftung übersichtlicher zu gestalten Ein Rechtsklick auf die Achsenskala führt über den Menüpunkt Achse formatieren zu den Achsenoptionen Folie 24

25 Diagramme Eine Änderung am Hauptintervall sorgt dabei für mehr Übersicht auf der Y-Achse Folie 25

26 Gitternetzlinien Diagramme Über die Achsenoptionen lassen sich auch Hilfslinien einblenden und die Achsenabschnitte anpassen Folie 26

27 Übung: Diagramme [2] Aufgabe: Mit Hilfe der Datei U-Diagramme2.xlsx soll folgendes Diagramm erstellt werden: Folie 27

28 Diagramme Datenreihen bearbeiten und verschieben Ist die Reihenfolge der Daten in der Tabelle anders, als es im Diagramm gewünscht ist, so lassen sich die Daten verschieben Folie 28

29 Diagramme Hier lassen sich auch neue Datenreihen zum bestehenden Diagramm hinzufügen Folie 29

30 Aufgabe: Übung: Diagramme [3] Dem Diagramm in der Datei U-Diagramme3.xlsx soll die Datenreihe für Orlando hinzugefügt werden. Außerdem sollen die vier Datenreihen neu sortiert und der Diagrammtyp in Gruppierte Zylinder geändert werden. Folie 30

31 Trendlinien Diagramme Um den Verlauf von Messwerten zu verdeutlichen, können Diagrammen verschiedene Trendlinien überlagert werden Folie 31

32 Diagramme - Auch die Trendfunktion sowie das Bestimmtheitsmaß können in das Diagramm eingebunden werden Folie 32

33 Diagramme Folie 33

34 FORMELN UND FUNKTIONEN -Rechnen mit Excel -Relative und absolute Bezüge -Die Ausfüllfunktion -Was sind Funktionen? -Bestandteile einer Funktion -Einfache Funktionen -Funktionen verschachteln -Abhängigkeiten zwischen Zellen darstellen Folie 34

35 Formeln und Funktionen Rechnen mit Excel Mit Formeln kann in Excel wie mit einem Taschenrechner gerechnet werden Formeln werden direkt in die Zelle eingegeben, in der nachher das Ergebnis der Berechnung stehen soll Formeln beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen = In Formeln können Zahlen oder Zellbezüge verwendet werden: Folie 35

36 Formeln und Funktionen Natürlich sind auch kompliziertere Formeln möglich Hierbei gilt immer: Punkt- vor Strichrechnung! Klammern helfen, Fehler zu vermeiden A1* B1 23 * B2 3 5 A2 Folie 36

37 Formeln und Funktionen Formeln mit der Ausfüllfunktion kopieren Wird häufig die selbe Berechnung auf verschiedene Zellen angewendet, so kann die Formel kopiert werden Folie 37

38 Formeln und Funktionen Excel passt beim Kopieren der Formel die Zellbezüge an die neue Position an Diese Bezüge werden also relativ zur Ursprungszelle gespeichert Folie 38

39 Formeln und Funktionen Die Ausfüllfunktion für Aufzählungen Aufzählungen kann Excel erkennen und viel Arbeit sparen Folie 39

40 Formeln und Funktionen Relative und absolute Bezüge Nicht immer sind relative Zellbezüge erwünscht: Hier helfen absolute Bezüge weiter: Folie 40

41 Übung: Formeln und Funktionen [1] In der Datei U-Formeln1.xlsx sollen die Lagerwerte und Lagerkosten mehrerer Produkte berechnet werden Hierbei gilt: Lagerwert = Stückzahl * Preis pro Stück Lagerkosten = Lagerwert * variabler Prozentsatz + Fixkosten Folie 41

42 Formeln und Funktionen Was sind Funktionen? Für komplizierte Formeln bietet Excel vorgefertigte Funktionen an Viele Funktionen sind über die Multifunktionsleiste unter dem Reiter Formeln zu finden Folie 42

43 Formeln und Funktionen Jede Funktion besitzt einen eindeutigen Namen Jede Funktion benötigt eine definierte Reihe von Argumenten Der Aufbau einer Funktion ist immer folgender: =FUNKTIONSNAME([Argument1]; [Argument2]; ) Eine Funktion besteht immer aus dem Funktionsnamen einem oder mehreren Argumenten (Variablen), getrennt durch ein Semikolon Folie 43

44 Formeln und Funktionen Die Funktion SUMME SUMME addiert alle Werte der Zellen, die als Argument angegeben werden Folie 44

45 Zellbereiche Formeln und Funktionen Soll eine Menge von Zellen in die Berechnung einbezogen werden, so können ganze Zellbereiche zusammengefasst werden Erstreckt sich der Zellbereich über mehrere Zeilen, so wird immer die Adresse der ganz links oben und ganz rechts unten liegenden Zelle angegeben Folie 45

46 Formeln und Funktionen Natürlich können auch mehrere nicht zusammenhängende Zellbereiche angegeben werden Statt die Adressen der Zellen von Hand einzugeben, können die entsprechenden Bereiche auch durch klicken ausgewählt werden Folie 46

47 Übung: Formeln und Funktionen [2] Mit Hilfe der Datei U-Formeln2.xlsx und der Funktion SUMME sollen verschiedene Summen berechnet werden Folie 47

48 Weitere Funktionen Formeln und Funktionen Syntax der Funktion =MIN(Zahl1; Zahl2; ) =MAX(Zahl1; Zahl2; ) =MITTELWERT(Zahl1; Zahl2; ) =VARIANZ(Zahl1; Zahl2; ) =ANZAHL(Wert1; Wert2; ) =WURZEL(Zahl) Kleinster Wert Größter Wert Bedeutung Mittelwert / Durchschnitt Varianz einer Datenreihe Anzahl der Zahlen in der Liste der Argumente Quadratwurzel der Zahl im Argument Es müssen nicht immer mehrere Zahlen, getrennt durch Semikola angegeben werden Manchmal genügt auch ein Wertebereich (z.b.: MAX(A1:A5)) Folie 48

49 Formeln und Funktionen Die Funktionsreferenz Eine kurze Erklärung zu allen Funktionen mit Anwendungsbeispielen bietet die Excel-Hilfe: Folie 49

50 Übung: Formeln und Funktionen [3] In der Datei U-Formeln3.xlsx werden die Gebote auf ein Einfamilienhaus ausgewertet: Folie 50

51 Formeln und Funktionen Logische Funktionen SUMMEWENN addiert nur die Werte eines Zellenbereichs, die einer festgelegten logischen Bedingung genügen Syntax: =SUMMEWENN(Bereich; Suchkriterium; Summenbereich) Für alle Werte aus Bereich, die dem Suchkriterium entsprechen, werden aus Summenbereich die korrespondierenden Zahlen addiert Als Suchkriterium sind Wörter (in Anführungszeichen), aber auch logische Ausdrücke (> < =!= <= >= etc.) erlaubt Folie 51

52 Formeln und Funktionen Z.B. sollen nur die Gehälter von Mitarbeitern einer bestimmten Abteilung addiert werden Folie 52

53 Übung: Formeln und Funktionen [4] Unter Verwendung von SUMMEWENN soll in der Datei U-Formeln4.xlsx eine Lagerverwaltung nachgebildet werden Die Funktionsreferenz in der Excel-Hilfe enthält Beispiele zu SUMMEWENN Folie 53

54 Formeln und Funktionen Funktionen verschachteln Funktionen können ineinander verschachtelt werden Beispiel: =WURZEL(MITTELWERT(A1:A10)) Berechnet den Mittelwert der Zellen A1 bis A10 und zieht daraus die Wurzel Das Gleichheitszeichen muss nur am Anfang der Formel eingegeben werden Folie 54

55 Formeln und Funktionen Abhängigkeiten zwischen Zellen darstellen Bei komplexen, verschachtelten Funktionen kann es schwer sein, die Zusammenhänge der Zellen zu erkennen Mit der Formelüberwachung können Abhängigkeiten sichtbar gemacht werden Folie 55

56 Übung: Formeln und Funktionen [5] Mit der Formelüberwachung sollen zunächst die Abhängigkeiten der Zelle D8 in der Datei U-Formeln5.xlsx dargestellt werden Danach soll versucht werden, die Berechnung der Zelle D8 mit einer einzigen, verschachtelten Formel durchzuführen Folie 56

57 QUERVERWEISE -Arbeitsblätter -Formeln über Datenblätter hinweg definieren -Diagrammblätter anlegen MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 57

58 Arbeitsblätter Querverweise Jede Arbeitsmappe in Excel besteht aus mehreren Arbeitsblättern Mit einem Rechtsklick auf eines der Register lassen sich Arbeitsblätter einfügen, löschen und die Registerfarben ändern MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 58

59 Querverweise Formeln über Arbeitsblätter hinweg definieren Formeln können auf Daten zugreifen, die in anderen Arbeitsblättern gespeichert sind Um auf Daten eines anderen Arbeitsblattes zuzugreifen, muss der Zellenname um den Namen des Arbeitsblattes erweitert werden Hierbei gilt: Tabellenblattname!Zellbezug Folie 59

60 Querverweise Beispiel Auf diese Weise lassen sich Datenreihen auslagern und Ergebnisse auf eigenen Arbeitsblättern übersichtlich darstellen Folie 60

61 Diagrammblätter anlegen Querverweise Neben Tabellenblättern lassen sich auch Diagrammblätter einfügen Ein bereits erstelltes Diagramm wird dabei auf ein neues, eigenes Arbeitsblatt verschoben Folie 61

62 U-Arbeitsblaetter.xlsx Übung: Querverweise Erstelle ein neues Tabellenblatt mit dem Namen Kiel und positioniere es zwischen Bremen und Rostock Kopiere die Tabelle aus dem Blatt Rostock in das Blatt Kiel Das Blatt Kiel soll diese Verkaufswerte enthalten: Anschließend soll im Tabellenblatt Deutschland gesamt eine Formel (SUMME) benutzt werden, um die Zahlen der Blätter Bremen, Kiel und Rostock zu addieren: MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 62

63 FILTER -Was sind Filter? -Arbeiten mit dem AutoFilter Folie 63

64 Was sind Filter? Filter Beim Filtern werden nur diejenigen Datensätze eines zusammenhängenden Datenbereichs eingeblendet, die bestimmten Suchkriterien entsprechen MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 64

65 Filter Je nach Art der Daten gibt es verschiedene Filtertypen: Zahlenfilter Textfilter Datumsfilter Der AutoFilter wählt selbstständig den passenden Filtertyp aus Folie 65

66 Filter Arbeiten mit dem AutoFilter Einfaches Filtern und sortieren ist bereits mit dem AutoFilter möglich Dazu muss ein zusammenhängender Datenbereich ausgewählt und der AutoFilter aktiviert werden: Folie 66

67 Filter Filtern der Daten Über die Spaltenüberschriften lassen sich die Daten nun filtern Folie 67

68 Filter Vordefinierte Suchkriterien Zahlenfilter Textfilter Datumsfilter Folie 68

69 Filter Benutzerdefinierte Suchkriterien Alle Suchkriterien lassen sich über die Benutzerdefinierten Suchkriterien anwenden Somit können z.b. auch Namen nach Größe sortiert werden: Anzeige aller Namen zwischen Braun und Seeler Folie 69

70 Filter Filterung rückgängig machen Um wieder den kompletten Datensatz anzuzeigen, kann die Filterung gelöscht werden Folie 70

71 U-Filter.xlsx Übung: Filter Die Daten in der Tabelle sollen so gefiltert werden, dass nur Frischkost mit einem Vorratsbestand von weniger als 125 angezeigt wird Folie 71

72 DATEN NACH EXCEL IMPORTIEREN -Daten aus Textdateien importieren Folie 72

73 Daten nach Excel importieren Daten aus Textdateien importieren Daten aus anderen Programmen lassen sich meist nur als Textdateien in Excel importieren Aber auch der Import mit XML ist möglich Meist sind die Daten dabei durch Kommata oder Semikola voneinander getrennt CSV = Comma-Separated Values Folie 73

74 Daten nach Excel importieren Mit dem Import-Assistenten können solche Daten in Excel-Tabellen eingefügt und dann normal weiter verarbeitet werden Folie 74

75 Daten nach Excel importieren Der Textkonvertierungs-Assistent erkennt die Daten Das Trennzeichen (hier: Semikolon) muss ausgewählt werden In der Vorschau werden die Daten so angezeigt, wie sie nach dem Import im Tabellenblatt erscheinen Folie 75

76 Daten nach Excel importieren Im dritten Schritt kann das Datenformat der Spalten eingestellt werden Abschließend wird das Ziel (Arbeitsblatt, Zelle) der Daten angegeben Die Daten können nun wie gewohnt mit Excel bearbeitet werden Folie 76

77 Übung: Daten nach Excel importieren U-Import.txt Importiere die Datei U-Import.txt in eine neue Excel- Arbeitsmappe Folie 77

78 VERKNÜPFUNG MIT WORD -Vorteil von Verknüpfungen -Excel-Tabellen als Text einfügen -Excel-Tabellen als OLE-Objekt einfügen Folie 78

79 Verknüpfung mit Word Vorteil von Verknüpfungen Bei einer Verknüpfung werden nicht die Daten selbst, sondern nur ein Hinweis auf ihren Herkunftsort eingefügt Ändern sich die Daten in der Excel-Tabelle, so werden diese automatisch im Word-Dokument angepasst Kopiert man die Daten hingegen aus der Excel-Tabelle und fügt diese in Word ein, so weiß Word nichts von den Ursprungsdaten und kann diese bei Änderungen nicht anpassen Folie 79

80 Verknüpfung mit Word Excel-Tabellen als Text einfügen Die Daten werden als Text in das Word-Dokument eingefügt und können dann in Word formatiert werden Die Daten lassen sich aber nur in der Excel-Datei ändern Zunächst werden die gewünschten Daten markiert und mit einem Rechtsklick kopiert MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 80

81 Verknüpfung mit Word In Word werden die Daten dann an der gewünschten Stelle eingefügt Folie 81

82 Verknüpfung mit Word Excel-Tabellen als OLE-Objekt einfügen OLE = Object Linking and Embedding Als OLE-Objekt eingefügte Excel-Daten lassen sich in Word nicht formatieren Sie werden in Word wie eine Grafik behandelt Durch einen Doppelklick wird die entsprechende Excel- Datei geöffnet Formatierungen und Änderungen sind nur in der Excel- Datei möglich Folie 82

83 Verknüpfung mit Word Nach dem kopieren aus Excel werden die Daten in Word als Excel-Arbeitsmappe-Objekt eingefügt Folie 83

84 Übung: Verknüpfung mit Word Die Datei U-Reisekosten-Excel.xlsx enthält Daten, die als verknüpftes OLE-Objekt in die Datei U-Reisekosten-Word.docx eingefügt werden sollen Folie 84

85 PIVOT-TABELLEN -Was sind Pivot-Tabellen? -Pivot-Tabellen erstellen Folie 85

86 Pivot-Tabellen Was sind Pivot-Tabellen? Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabellenansicht Daten können mit verschiedenen Filtern und Berechnungen übersichtlich angezeigt und analysiert werden Folie 86

87 Pivot-Tabellen erstellen Pivot-Tabellen Nachdem der Bereich der Quelldaten markiert wurde, wird die Pivot-Tabelle eingefügt: Folie 87

88 Pivot-Tabellen Dann wird der Zielbereich der Pivot-Tabelle definiert und die Parameter der Tabelle festgelegt: Folie 88

89 Pivot-Tabellen Die Datenfelder lassen sich in die vier Bereiche ziehen Die Filterbezeichnungen können mit einem Doppelklick angepasst werden Folie 89

90 Übung: Pivot-Tabellen Mit den Daten aus U-Pivot-Tabellen.xlsx soll eine Pivot-Tabelle zur Analyse der Lagerwerte erstellt werden Folie 90

91 BEDINGTE FORMATIERUNG -Zellen abhängig von ihrem Inhalt formatieren Folie 91

92 Bedingte Formatierung Excel kann Zellen automatisch abhängig von ihrem Inhalt einfärben Bei großen Datensätzen lassen sich so auffällige Werte hervorheben Folie 92

93 Bedingte Formatierung Erstellen von bedingten Formatierungen Nachdem der zu analysierende Zellbereich markiert wurde, kann die Formatierungsbedingung über die Multifunktionsleiste eingegeben werden Folie 93

94 Bedingte Formatierung Als Kriterien können dabei feste Werte (=Zahlen) oder Zellbezüge angegeben werden Folie 94

95 Bedingte Formatierung Mit bedingten Formatierungen lässt sich leicht die Verteilung von Werten in einer Tabelle anschaulich darstellen: Folie 95

96 Bedingte Formatierung In der Datei U-Bedingte- Formatierung.xlsx sollen alle Verkaufsumsätze > grün hervorgehoben werden. Zusätzlich sollen die Umsatzzahlen mit Peilsysmbolen in oberes, mittleres und untereres Drittel unterteilt werden Folie 96

97 Eigene Regeln erstellen Bedingte Formatierung Mit eigenen Regeln lassen sich bedingte Formatierungen auch auf komplizierte Funktionen anwenden Um z.b. jede zweite Zeile einer Tabelle für bessere Lesbarkeit farblich zu unterlegen, kann die Formel verwendet werden =REST(ZEILE();2)=1 Folie 97

98 Bedingte Formatierung Folie 98

99 Übung: Bedingte Formatierung [2] Füge der Tabelle aus U- Bedingte-Formatierung.xlsx eine bedingte Formatierung zu, die jede zweite Zeile farbig unterlegt Dabei soll die farbliche Hervorhebung der Zellen mit einem Umsatz von über die höchste Priorität haben (Tip: Umsatzzellen markieren -> Menü Bedingte Formatierung -> Regeln verwalten ) Folie 99

100 DER SOLVER -Gleichungssysteme mit dem Solver lösen Folie 100

101 Der Solver Gleichungssysteme mit dem Solver lösen Der Solver ist ein Add-In für Excel Mit dem Solver können Zielwerte unter Einhaltung von Nebenbedingungen berechnet werden Folie 101

102 Den Solver installieren Der Solver Der Solver muss in der Regel nachträglich über die Excel-Optionen aktiviert werden MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 102

103 Der Solver Nachdem die Parameter des Gleichungssystems eingegeben wurden, versucht der Solver, eine Lösung zu finden MultiMediaLabor der CAU Kiel, Folie 103

104 VIELEN DANK FÜR EURE AUFMERKSAMKEIT! Folie 104