Erarbeitung eines Personalbemessungssystems im Bereich ASD der Freien und Hansestadt Hamburg Vorstellung der Ergebnisse

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1 Erarbeitung eines Personalbemessungssystems im Bereich ASD der Freien und Hansestadt Hamburg Vorstellung der Ergebnisse Benjamin Landes

2 Gliederung Personalbemessung als Herausforderung Personalbemessung im ASD der Stadt Hamburg Ergebnisse der Erstberechnung 2015 Externe Stellungnahme zum erarbeiteten Verfahren 2

3 3 Personalbemessung als Herausforderung

4 Herausforderung Personalbemessung im ASD Grundsätzlich stellt die Betriebswirtschaftslehre genügend Methoden zur Verfügung, die jedoch für den ASD auf eine personenbezogene, soziale Dienstleistung angewendet werden müssen. Zentrale Frage: Wie können wir eine bestmögliche Annäherung auf ein zu erwartendes Arbeitsvolumen für unseren ASD ermitteln? 4

5 Herausforderung Personalbemessung im ASD Es lässt sich kein genau richtiger, jederzeit geltender Personalbedarf bestimmen. Variablen müssen objektiv, nachvollziehbar und sparsam sein. Zentrale Frage: Wie können wir eine bestmögliche Annäherung auf ein zu erwartendes Arbeitsvolumen für unseren ASD ermitteln? ASD unterscheiden sich im Hinblick auf Aufgabenzuteilung, Spezialdienste, Arbeitskonzept, organisatorische Einbindung, Abläufe etc. Deshalb lassen sich Berechnungsmodelle nicht 1:1 übertragen. 5

6 6 Personalbemessung im ASD der Stadt Hamburg

7 Ziele des Gesamtprojekts in Hamburg Personalplanung für ASD auf der Grundlage der im QMS gesetzten Standards Ermittlung von Zeitbudgets für definierte Tätigkeiten innerhalb der im QMS beschriebenen wichtigsten Kern- und Teilprozesse Ermittlung von Berechnungsgrößen für die Häufigkeit einzelner Teilprozesse innerhalb der Kernprozesse Ermittlung der durchschnittlichen Arbeitszeiten ohne Klientenbezug (einschließlich Rüstzeiten) Mit Hilfe der im Datawarehouse vorliegenden Mengenangaben ist ein Verfahren zur Ermittlung der Personalbedarfsfeststellung je Organisationseinheit zu entwickeln, so dass eine Grundlage zur Steuerung der Personalressourcen geschaffen wird. 7

8 Gesamtberechnung Personalbedarf p i Fallabhängige/ prozessbezogene Zeiten Fallunabhängige/ System-/Rüstzeiten x i Fallmix = Menge, Art, Schwere der Fälle 8

9 Gesamtberechnung Fallabhängige Tätigkeiten + Zuschlag für sonstige Prozesse + Fallunabhängige Tätigkeiten + Zuschlag zur Kompensation von Teilzeitarbeit + weitere Bedarfe (JUS-IT, stellv. Leitung) 9 = Bruttopersonalbedarf

10 1) Fallabhängige Tätigkeiten Grundformel Mittlere Bearbeitungszeit im Prozess A x Anzahl der Durchläufe im Prozess A pro Jahr Methoden Expertenworkshops, Tätigkeitserhebung Ableitung aus JUS-IT = Arbeitsvolumen für Prozess A im Jahr 10

11 1) Fallabhängige Tätigkeiten Hier: Ermittlung Mittlere Bearbeitungszeiten Expertenworkshops Qualifizierte Schätzung in 3 Durchgängen Grundlage: QMS-Prozesse Validierung in Reflexionsworkshop Tätigkeitserhebung Zeitaufschreibung über 3 Monate durch 34 Mitarbeitende Grundlage: QMS-Prozesse Validierung in Projektgruppe MBZ aus ExpertenWS MBZ aus Tätigkeitserheb. Projektgruppe 11 Bewertung der Aussage güte Ermittlung und Einigung auf die mittlere Bearbeitungszeit mit der höchsten Näherung

12 1) Fallabhängige Tätigkeiten Grundformel Mittlere Bearbeitungszeit im Prozess A x Anzahl der Durchläufe im Prozess A pro Jahr Expertenworkshops, Tätigkeitserhebung Ableitung aus JUS-IT = Arbeitsvolumen für Prozess A im Jahr 12

13 2) Zuschlag für sonstige Prozesse Was ist gemeint? Der Zuschlag deckt alle Prozesse ab, die entweder sehr selten vorkommen, oder für die keine Mengendaten aus JUS-IT gewonnen werden können. Methode: Analytische Bestimmung eines %-Anteils der Arbeitszeit in einer Arbeitsgruppe 13

14 2) Fallunabhängige Tätigkeiten Was ist gemeint? Alle Tätigkeiten, die nicht fall(mengen)-bezogen sind und grundsätzlich von jeder Arbeitskraft abgedeckt werden müssen. Bspw. Fortbildungen, Kollegiale Beratung etc. Methode: Analytische Bestimmung eines %-Anteils der Arbeitszeit in einer Arbeitsgruppe 14

15 Zuschlag zur Kompensation von Teilzeitarbeit Was ist gemeint? Fallunabhängige Tätigkeiten müssen zum großen Teil auch von Teilzeitkräften in gleicher oder ähnlicher Höhe erbracht werden. Dadurch können sie weniger Fälle übernehmen. Faustformel: Zwei Halbtageskräfte können gemeinsam nicht so viele Fälle übernehmen wie eine Vollzeitkraft. Methode: Analytische Bestimmung eines notwendigen Zuschlages zur Kompensation des Teilzeitfaktors im ASD. 15

16 Weitere Bedarfe Was ist gemeint? Funktionsstellen im ASD JUS-IT-Multiplikatoren und Stellv. ASD-Leitung. Methode: Analoge Übernahme aus Stabilitätsprogramm ASD 16

17 Gesamtberechnung Fallabhängige Tätigkeiten + Zuschlag für sonstige Prozesse + Fallunabhängige Tätigkeiten + Zuschlag zur Kompensation von Teilzeitarbeit + weitere Bedarfe (JUS-IT, stellv. Leitung) 17 = Bruttopersonalbedarf

18 Einarbeitung als Aufgabe des ASD Ziel: Personelle Kontinuität, Informationsverlusten vorbeugen, Bugwelleneffekt vermeiden Vorgehen: Keine Aufnahme in die Berechnung, sondern eine Einigung auf Erleichterungen im Handling : Keine Personalbewirtschaftung im ASD Möglichkeit, das Personalbudget um bis zu 15% zu überziehen um Stellen nahtlos nachbesetzen zu können. 18

19 19 Ergebnisse der Erstberechnung 2015

20 Erstberechnung 2015 Berechnungsteil Berechnungsfaktor Personalbedarf Fallabhängige Tätigkeiten Zuschlag sonstige Prozesse 257,6 VK 23,4 VK Fallunabhängige Tätigkeiten 31,4 % 128,4 VK Zuschlag Teilzeit 1,4 % 5,7 VK Weitere Bedarfe (JUS-IT, stellv. Ltg.) Bruttopersonalbedarf SOLL (mit Funktionsstellen) Bruttopersonalbedarf IST Nettopersonalbedarf 31,1 VK 446,2 VK 370,7 VK 75,5 VK 20

21 Erstberechnung und ergänzende Bedarfe Stellenbestand ,7 Bedarf nach Personalbemessung + 75,5 446,2 Hinzu kommen sog. SHA Stellen Netzwerkmanagement 42,7 Kompensationslösung zum Ausgleich von Vakanzen max. 115% Dadurch werden teilweise Doppelbesetzungen von Stellen ermöglicht, um Einarbeitung und nahtlose Nachbesetzung zu gewährleisten 21

22 Verteilung des Bruttopersonalbedarfs auf die Bezirke (ohne Berücksichtigung von Netzwerkmanagement und Einarbeitung) (a) (b) Bezirke Stellenbestand (VK) Bruttopersonalbedarf je Bezirk (VK) Hamburg-Mitte 87,9 99,7 Altona 48,0 61,2 Eimsbüttel 41,0 46,0 Hamburg-Nord 49,1 51,7 Wandsbek 80,3 104,9 Bergedorf 27,5 34,5 Harburg 37,0 48,0 Summe 370,7 446,2 Nettopersonalbedarf b)-a) (VK) Veränderung in % 11,9 13,5% 13,2 27,5% 5,0 12,3% 2,6 5,4% 24,7 30,7% 7,0 25,6% 11,0 29,9% 75,5 22

23 23 Externe Stellungnahme zum erarbeiteten Verfahren

24 Externe Stellungnahme zum Verfahren 1. Das Hamburger Verfahren zur Personalbemessung im ASD zeichnet sich durch folgende Aspekte aus: 1. Sorgfalt (analytische Bestimmung fast aller Werte, mehrfache Validierung der zentralen Parameter etc.) 2. Ganzheitlichkeit (Einbezug aller Tätigkeiten, große Anzahl an Prozessabbildungen, detaillierte Auflistung der fallunabhängigen Tätigkeiten etc.) 3. Aktualität (Zeitnahe Mengenbestimmung, Bestimmung MBZ nach QMS-Prozessen) 4. Nachvollziehbarkeit (Dokumentation aller Zwischenergebnisse und Entscheidungen, Parametrisierte Ergebnisdarstellung, fortschreibungsfähige Aufbereitung) 5. Expertise von Fachkräften (Tätigkeitserhebung, Experten im Expertenworkshop, Einbezug Abteilungsleitungen in den Gremien) 24

25 Externe Stellungnahme zum Verfahren 2. Das Verfahren ermittelt eine bestmögliche Annäherung an einen tatsächlichen Personalbestand im ASD zur Durchführung der QMS-Prozesse. Damit entspricht die Personalausstattung den in Hamburg definierten fachlichen Standards. 3. Es ergibt sich die Führungsaufgabe, die Aufstockung des Personals in eine tatsächliche Entlastung/ Qualifizierung im Arbeitsalltag umzusetzen. 25

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit...! ISS Beratungs- und Entwicklungs GmbH Zeilweg Frankfurt Benjamin Landes Dipl.-Sozialarbeiter, Dipl.-Betriebswirt 069/