Aufgabenbezogener Informationsaustausch als Werkzeug für das Wissensmanagement in KMU

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1 Technische Universität Dresden Arbeitsgruppe Wissen Denken Handeln IPS-AI Aufgabenbezogener Informationsaustausch als Werkzeug für das Wissensmanagement in KMU 1. Zur Methode: Grundsätzliche Überlegungen Die Methode Aufgabenbezogener Informationsaustausch (AI) nach Neubert & Tomczyk 1 ist im großen Zusammenhang in die Organisationsentwicklung einzuordnen. Der Prozess der Organisationsentwicklung beruht auf dem Lernen aller Betroffenen durch direkte Mitwirkung und praktische Erfahrung. Das Ziel besteht in der gleichzeitigen Verbesserung von Leistungsfähigkeit der Organisationseinheit (Effektivität) und der Qualität des Arbeitslebens (Humanität). Aus Sicht der Organisationsentwicklung bedürfen Organisationen als komplexe Systeme zum erfolgreichen Wandel eines ganzheitlichen Veränderungsansatzes, der gleichzeitig soziale, wirtschaftliche, technische und menschliche Aspekte beachtet sowie einer interdisziplinären Vorgehensweise. Mit der Aktivierung des Erfahrungswissens und des Wissens zum Problemlösen der Organisationsmitglieder und seiner Verdichtung zu einem Gruppenkonsens können organisations- und beschäftigungsorientierte Lösungen miteinander verknüpft und wechselseitig optimiert werden. Die Einbindung der Beschäftigten in Veränderungsprozesse kann zudem Veränderungsängste und damit auch Veränderungswiderstände reduzieren und Änderungsmotivation freisetzen. 2. Zur Methode: Vorgehen und Durchführung Die Methode des Aufgabenbezogenen Informationsaustausches (AI) stellt eine spezifische Art der Kleingruppenarbeit dar. Die Einsatzmöglichkeiten des AI sind vielfältig. Bei auftretenden Schwierigkeiten in Unternehmen unterschiedlichster Art kann der AI sowohl für Analyse- und Diagnosezwecke als auch für die Lösung von Problemen (Entscheidungen) wie auch für die daraus resultierende Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen genutzt werden. Es geht dabei um: (1) ein gemeinsames Ziel, nämlich die Lösung des Problems, 1 Neubert, J. & Tomczyk, R. (1986): Gruppenverfahren der Arbeitsanalyse und Arbeitsgestaltung.

2 (2) das Identifizieren der Ursachen von Problemen sowie um (3) die Sammlung und den Austausch von Informationen, (4) die Entwicklung von gemeinsamen Ideen und Lösungsvorschlägen sowie (5) deren Umsetzung. Im AI treffen sich Mitarbeiter, Führungskräfte, Experten der gleichen oder unterschiedlicher organisationaler Einheiten, um arbeitsbezogene Probleme oder Ursachen von Sachverhalten zu identifizieren, relevante Informationen zu deren Bearbeitung und Lösung auszutauschen und gemeinsame Ideen und Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Ziel ist es, sowohl durch individuelles Lernen die eigene Aufgabenbewältigung zu verbessern als auch, über das Lösen betrieblicher Probleme hinaus, Innovationen zu schaffen. Innovationen, die durch den Einsatz des AI entstehen können, sind Verbesserungen bestehender oder Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, Verbesserungen in betrieblichen Prozessen sowie Verbesserungen in mitarbeiterbezogenen Merkmalen wie Arbeitszufriedenheit oder Gesundheit. 3. Was geschieht beim AI und warum ist er wirksam für die Arbeit mit Wissen? Relevante Information und Wissen sind im Unternehmen breit verteilt. Durch die tägliche Arbeitsausführung haben Personen Wissen erworben, das zwischen diesen stark variieren kann. Ursachen dieser Variation können in Unterschieden in der Tätigkeitsdauer, hinsichtlich der intellektuellen Auseinandersetzung mit den Anforderungen, in Qualifikationen, in der Stellung in der Hierarchie oder auch in Aufgabengebieten durch die projekt-, abteilungs- oder Unternehmenszugehörigkeit liegen. Insbesondere zwischen Unternehmen, in interdisziplinären Projekten oder in Netzwerken besteht eine große Heterogenität des Wissens. Der Zusammenhang, der zwischen diesem Informationsbesitz besteht, wird in Abbildung 1 verdeutlicht. Jeder der Kreise A, B und C steht für die Information, die eine Person hat. Der vierte Kreis stellt die zur Aufgabenausführung benötigte Information dar. Teile der benötigten Information besitzt nur eine Person, andere Teile besitzen mehrere oder gar alle Personen. Teile der benötigten Information können auch allen Personen

3 unbekannt sein. Alle Personen zusammen verfügen über mehr Information als jeder einzelne, jedoch kennen sie dass Wissen des anderen und dessen Bedeutung für die Aufgabenlösung nicht. A B C benötigte Information A; B; C... Information einer Person Ausgangssituation vor dem AI Wissen über das alle verfügen Zielsituation nach dem AI Abbildung 1: Aufgabenrelevante Informationen, Information einer Person und Informationen mehrerer Personen Veränderung der Beziehungen durch den AI Durch die Arbeit im AI werden Informationen ERmittelt und VERmittelt. Die Beteiligten lernen wechselseitig voneinander. Ziel des AI ist es, diese unterschiedlichen Informationen und das unterschiedliche Wissen von Personen zusammenzuführen. Über diese Integration des Wissens kann neues Wissen entstehen. Indem das neue Wissen angeeignet und angewendet wird, entstehen innovative Lösungen.

4 Die Vorteile des AI zusammengefasst: günstig die Integration von Analyse und Intervention und damit: ein günstiges Verhältnis von Aufwand und Ertrag Akzeptanz Lernen Verbesserung Wissensnutzung erzeugt transparente und akzeptierte Lösungen Kombination von Lernen near-the-job and on-the-job durch Einbeziehung von Weisungs- und Entscheidungsbefugnis können Lösungen schneller umgesetzt werden integriert verteiltes Wissen bezieht stillschweigendes Wissen ein Nachhaltigkeit empirisch nachgewiesen ist lernender Prozess (Selbstveränderung) wirkt nachhaltig, stabile Effekte Effekte sowohl theoretisch als auch empirisch wissenschaftlich nachgewiesen 4. Der Ablauf Der AI besteht aus Gruppensitzungen und zwischenzeitlicher Arbeit im Gruppenauftrag. Er läuft in sieben aufeinanderfolgenden Schritten ab (vgl. Abb. 2): 1. Problemdefinition 2. Fixierung von Zielen und Teilzielen 3. Informationssammlung 4. Informationsbewertung 5. Ableitung von Lösungsalternativen 6. Bewertung der Alternativen und Auswahl von Lösungsentscheidungen 7. Einführung von Lösungen. Die einzelnen Phasen müssen deutlich voneinander getrennt werden und logisch abgeleitet werden.

5 1. Problemdefinition 7. Einführung von Lösungen 2. Fixierung von Zielen und Teilzielen 6. Bewertung der Alternativen und Auswahl von Lösungsentscheidungen 5. Ableitung von Lösungsalternativen 4. Informationsbewertung 3. Informationssammlung Abbildung 2: Phasen im AI Der AI ist ein teilstandardisiertes, moderiertes Gruppenverfahren, das eine Vielzahl von Moderationstechniken situationsbezogen nutzt. Zur Methode gehören ein festes Vorgehen, ein vorbereitetes Informationsmanagement und unterstützende Methoden zur Umsetzung der erarbeiteten Lösungsalternativen sowie deren Überprüfung. Weitere Informationen über den Aufgabenbezogenen Informationsaustausch, Angebote zur Durchführung von AI in Ihrem Unternehmen sowie zur Schulung von betrieblichen AI-Moderatoren erhalten sie bei: Dr. rer. nat. Frank Pietzcker Technische Universität Dresden, Arbeitsgruppe Wissen Denken Handeln; Projekt: IPS-AI Post: Dresden Objekt Falkenbrunnen, Chemnitzer Straße 46b, Dresden Telefon: Fax:

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