RICHTLINIE Controlling an der Technischen Universität Graz

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1 RICHTLINIE Controlling an der Technischen Universität Graz Stand Februar 2008 Controlling,

2 Inhaltsverzeichnis 1. PLANUNG UND BUDGETIERUNG IM GLOBALBEREICH Grundsätze für die Budgetplanung im Globalbereich Planungsprozess für Globalmittel Budgetsteuerung 6 2. PLANUNG UND BUDGETIERUNG IM DRITTMITTELBEREICH Grundsätze für die Budgetplanung im Drittmittelbereich Planungsprozess für Drittmittel 6 3. BERICHTSWESEN Externes Berichtswesen Internes Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung DRITTMITTEL UG 2002 Projektmittel UG 2002 Projektmittel Projektnummernvergabe FWF - Projekte EU - Projekte Kostenersatzregelung Laufende Bearbeitung der Drittmittelprojekte Interne Leistungsverrechnung UMBUCHUNGEN Aufgaben des Projektleiters Projektverzinsung Schritte für das finanztechnische Beenden eines Projektes ANHANG: ERLÄUTERUNGEN UND BEGRIFFSERKLÄRUNGEN Forschungs- bzw. Leistungsart Hauptauftraggeber 22 Controlling Richtlinie Stand

3 6.3 Finanzierungsart Zuordnung zu Wissenschaftszweigen SAP R/3 Modul CO Kostenstelle Innenauftrag Kostenarten (CO) Kosten Leistung Kostenstellenrechnung ILV Innerbetriebliche Leistungsverrechnung Umlage Verteilung Erträge Erlöse Aufwand Einnahmen Ausgaben Rechnungsabschluss Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 28 Controlling Richtlinie Stand

4 Das Controlling der TU Graz gliedert sich in folgende Hauptaufgabenbereiche: - Budgetierung und Planung - Berichtswesen (Kosten- und Leistungsrechnung) - Controlling der 27-Drittmittelprojekte (insb. Neuanlage und Berichtswesen) und umfasst damit das operative Controlling. Das strategische Controlling wird im Rahmen der mit dem bmwf geschlossenen Leistungsvereinbarung wahrgenommen bzw. durchgeführt. 1. Planung und Budgetierung im Globalbereich 1.1 Grundsätze für die Budgetplanung im Globalbereich Das vom bmwf gemäß 12 und 141 UG 2002 zur Verfügung gestellte Globalbudget wird im Rahmen der Planung auf die einzelnen Organisationseinheiten verteilt. Es steht für die Aufrechterhaltung des Universitäts-, Lehr- und Forschungsbetriebes zur Verfügung. Die Vergabe erfolgt durch den Rektor und den Vizerektor für Finanzen und Personal. Über die Dekane erfolgt die Zuteilung an die Institute. Das Budget teilt sich in: Investitionsbudget (L-Auftrag) Sachmittelbudget (O-2-Auftrag). Weiters gibt es ein Budget, genannt Institutsförderungsbeitrag vom Drittmittelbereich (R- Auftrag), sowie Berufungszusagen (Z-Auftrag). Die jährliche Budgetplanung wird federführend von der Abteilung Controlling durchgeführt und bildet für alle Organisationseinheiten der Technischen Universität Graz den Rahmen für ein Finanzjahr (siehe Planungsprozess). Sie ist bis spätestens Ende des vorangegangenen Jahres fertig zu stellen (Einbuchung des Originalbudgets in das SAP-System; die Einbuchung des Budgetübertrages erfolgt nach dem Rechnungsabschluss.). Grundsätzlich sind Globalmittel für Aufwendungen im Globalbereich zu verwenden. Umbuchungen/Forderungen in den Drittmittelbereichen sind nur nach Genehmigung des Rektors möglich. Controlling Richtlinie Stand

5 1.2 Planungsprozess für Globalmittel Der Planungsprozess für die Globalmittel ist in der nachfolgenden Grafik dargestellt. Planungsprozess Globalmittel auf GuV-Basis Prozessowner: VR Ulrich Bauer Nr.:1/1 Datum: Blatt: 1 Seiten: 1 D E Durchführung Entscheidung M I Mitwrkung Information Wertebene Zeit bis eingehende Arbeitsunterlagen & Info START Budgetziele Lehre Rekt. VR CO Stud. Dek. Budgetvorgabe: - externe & interne Leistungsvereinbarung - IST Vorjahre Formular Entwicklungsplan: OE-Änderungen Bottom-Up Planung Personal Lehre (für kommendes Studienjahr) gesamte Budgetziele Planung: Investitionen / Sachmittel / Erlöse Verdichtung auf Fakultätsebene + Servicebereiche + Personalplanung (Fak.-ebene) Aufbereiten Interne Budgetierung 1. Budgetrunde VR Stud. Rekt. VR Inst. SB Dek. Rekt. VR CO Stud. Dek. CO Dek. SB Dek. VR CO Rekt. VR Einnahmen / Ausgaben Frühjahr 30. Jun. HJ Abschluß 15. Sep. 01. Okt. 15. Okt. Alle 3 Jahre jährlich Entwicklungsplan Externe Leistungsvereinbarung Globalzuweisung Leistungsvereinbarung Nachjustierung Externe Budgetierung Rek. VR BM. BWK CO Anf. Nov. Planung Drittmittelbereich (IDB) Bottom-up Ergebnis Erlösplanung (bm.bwk, IDB, Nutzungsentgelte usw.) Erwartetes Ergebnis lfd. Geschäftsjahr (update) Aufwandsplanung: Personal / Investitionen /Sachmittel Diskussionsprozeß bei Bedarf Interne Abstimmung 2. Budgetrunde TU Ebene CO CO CO PersAbt Dek. Rekt. VR VR Fi. ReWe ReWe CO Rekt. Erträge / Aufwendungen (GuV) Ergebnis: TU Plan-GuV + 3 Jahre Forecast 3. Budgetrunde CO Rekt. VR Fi. Unirat Senat 20. Nov. Genehmigung Unirat Unirat Rekt. VR Kosten Lehre Kosten VJ Top-Down Personalplanung (Kostenartenplanung) Detailplanung Kostenstellen- Ebene PersAbt ReWe CO Energie, Mieten, GuT,... Investitionsplanung Sachmittelplanung (Fakultätsebene) (Fakultätsebene) Planung auf Kostenstellenebene 4. Budgetrunde VR GuT VR Dek. Dek. Inst. CO Rekt. Inst. OE ReWe CO Einnahmen / Ausgaben Leistungen / Kosten Abschluss Eingabe der Kostenstellenplanung ins SAP ReWe PersAbt 15. Dez. Budget-Plan Legende: Rekt...Rektor VR...Vizerektoren CO...Controlling Stud.Dek.Studiendekane VR Stud...Vizerektor für Studien und Lehre VR Fi...Vizerektor für Finanzen und Personal Inst...Institute SB...Servicebereiche ReWe...Rechnungswesen PersAbt...Personalabteilung GuT...Gebäude und Technik OE...Organisationseinheiten Dek...Dekane Controlling Richtlinie Stand

6 1.3 Budgetsteuerung Die Budgetsteuerung erfolgt einerseits im SAP-System aufgrund von Verfügbarkeitskontrollen auf Organisationsebene und andererseits mittels laufendem Berichtswesen und Soll/Ist-Vergleichen. 2. Planung und Budgetierung im Drittmittelbereich 2.1 Grundsätze für die Budgetplanung im Drittmittelbereich Die Budgetplanung im Drittmittelbereich erfolgt auf Organisationsebene. Hierfür wird von der Controlling-Abteilung ein Planungsformular erstellt, welches von den Organisationseinheiten auszufüllen ist. Die Planung enthält die Einnahmen, Personalausgaben, sonstige Ausgaben, IDB und Investitionen. 2.2 Planungsprozess für Drittmittel Der Planungsprozess im Detail kann nachfolgender Grafik entnommen werden. Controlling Richtlinie Stand

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8 3. Berichtswesen 3.1 Externes Berichtswesen Von der TU Graz ist ein Rechnungsabschluss gem. Univ. RechnungsabschlussVO zu erstellen. Gem. 1 3 Univ. RechnungsabschlussVO besteht der Rechnungsabschluss der TU Graz aus folgenden Teilen: Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Angaben und Erläuterungen Der Rechnungsabschluss ist jährlich bis 30. April über das abgelaufene Rechnungsjahr zu erstellen und spätestens bis zu diesem Zeitpunkt vom Rektorat dem Universitätsrat vorzulegen. Darüber hinaus sind die geltenden Vorschriften im Rahmen des Beteiligungscontrollings des Bundes (UG Abs 7: Die Universitäten unterliegen dem Beteiligungs- und Finanzcontrolling gemäß 15b BHG ) einzuhalten. Das Reporting für den Universitätsrat weist daher zumindest folgende Bestandteile auf: Plan-/Ist-/Forecast-Gewinn- und Verlustrechnung Plan-/Ist-/Forecast-Bilanz Plan-/Ist-/Forecast Cashflow-Rechnung Finanzplanung Diese Berichte sind quartalsweise zu folgenden Stichtagen zu legen: - 1. Quartal: Anfang Mai - 2. Quartal: Anfang August - 3. Quartal: Anfang November - 4. Quartal: Anfang Februar (vorläufige Zahlen) Die folgenden Darstellungen geben einen Überblick über die Struktur der quartalsmäßigen Berichte (Stand im Jänner 2008) an das bmwf, welches die Berichte an das Finanzministerium weiterreicht. Über die Bestimmungen des Beteiligungscontrollings hinaus wird an der TU Graz zusätzlich noch eine Unterteilung in Global- und Drittmittelbereich vorgenommen. Controlling Richtlinie Stand

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12 Die Hauptaufgaben des Controllings liegen in der Abgrenzung der Projekte zum Stichtag. Dafür ist es notwendig, die Leistungsfortschrittsgrade der echten Projekte (finanztechnische Projekte mit definiertem Projektanfang, Projektende und Projektvolumen, keine Dauerdienstleistungen) zu ermitteln. Unter dem Leistungsfortschrittsgrad wird das Verhältnis der erbrachten Leistung (in %) zur Gesamtleistung eines Projektes verstanden. Hierbei ist nicht zu beurteilen, inwieweit die Kosten fortgeschritten sind, sondern zu wie viel Prozent die Leistungen für das Projekt zu einem bestimmten Stichtag erbracht wurden. Neben dem Leistungsfortschrittsgrad wird von den Instituten erfragt, in welcher Höhe Forderungen gegenüber Projektgebern bestehen. Für die Ermittlung des Leistungsfortschrittsgrades und der Forderungen wird ein entsprechendes Formular an die Institute ausgeschickt. Nach Einlangen der ausgefüllten Formulare bucht das Controlling die Veränderung des Bestandes an noch nicht abgerechneten Leistungen aus Auftragsforschung ein. 3.2 Internes Berichtswesen Die Verantwortung für das interne Berichtswesen obliegt dem Rektorat bzw. dem Rechnungswesen und Controlling. Folgende Budgetberichte werden im Controlling erstellt und ausgewertet: Personalkostenbericht Profit Center Bericht (Personalkosten, Sachaufwendungen, Abschreibungen) Budgetbericht (Personalkosten, Sachaufwendungen, Investitionen) FSI Quartalsbericht 3.3 Kosten- und Leistungsrechnung Gemäß 16 Abs 1 UG 2002 ist an der TU Graz eine Kosten- und Leistungsrechnung einzurichten. Die Kosten- und Leistungsrechnung umfasst zumindest folgende Bereiche: Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Controlling Richtlinie Stand

13 Im Bereich der Kosten- und Leistungsrechnung ist grundsätzlich das Prinzip der Vollkostenrechnung anzuwenden: Kosten von Hilfskostenstellen sind verursachergerecht auf Hauptkostenstellen (Orte der Leistungsentstehung) zu verrechnen. Die Leistungen der Universität, insbesondere die Leistungen in Lehre und Forschung, sind zu Vollkosten zu bewerten. Wesentliche Ausnahmen vom Prinzip der Vollkostenrechnung sind vom Rektorat bzw. von der Abteilung Controlling zu begründen. Als Kostenstellen werden im Wesentlichen alle Organisationseinheiten der TU Graz dargestellt. Die Anlage der Kostenstellen erfolgt gemäß dem Organisationsplan der TU Graz. Änderungen müssen vom Unirat genehmigt werden. Die (Innen)Aufträge bilden Projekte nach 27 und 26 UG 2002, Universitätslehrgänge, interne Projekte (aus Globalbudget finanziert), Erlöse, Investitionen und Instandhaltungsprojekte ab. An der TU Graz werden folgende Aufträge im Globalbereich unterschieden: L-Auftrag : für Anlagen und Investitionen L-1(9)...1 (12-stellig) O-Auftrag 1 : Sachaufwand gegen Refundierung (z.b. Telefonkosten) O-1(9)...1 (12-stellig) O-Auftrag 2 : Sachaufwendungen, Erlöse O-1(9)...2 (12-stellig) R-Auftrag: Anteil IDB für das Institut (ab 7/2005) R-1(9)...1 (12-stellig) Controlling Richtlinie Stand

14 Z-Auftrag: Berufungszusagen (ab 1/2006) Z-1(9)..1 (12-stellig) F-Auftrag: zentrale Aufträge / Rektor F-FSI-... : FSI- Aufträge F-FSI-...1 (12-stellig) Auf der Kostenstelle werden nur die Personalkosten aus dem Globalbereich verbucht. Im Drittmittelbereich werden für die -27-Projekte zwei Aufträge unterschieden: D-Aufträge 1 D-1(9) (12-stellig) (z.b. D ) allgemeiner Auftrag für Kleinprojekte der Drittmitteltätigkeit. D-Aufträge 11 D-1(9) (12-stellig) (z.b. D ) ab ,00 Projektsumme muss ein eigener Auftrag für ein Projekt angelegt werden. Die -26 Projekte (ad personam) werden auf den E-Aufträgen verbucht: E-Aufträge E-1(9)... TUG 2 (12-stellig) Die TU Graz hat hier nur TREUHÄNDISCHE Verwaltung übernommen es gibt genaue Richtlinien, die vom FWF vorgegeben sind. Nähere Informationen zu - 26-Projekten befinden sich auf Die Projekte werden in einem eigenen Buchungskreis TUG2 abgerechnet Einnahmen-Ausgaben-Rechnung(!) und WERDEN VÖLLIG GETRENNT von der gewöhnlichen Universitätstätigkeit (Globalbudget, Drittmittel) behandelt. Controlling Richtlinie Stand

15 4. Drittmittel UG 2002 Projektmittel Der 26 UG 2002 behandelt die ad-personam übernommenen Forschungsaufträge, wie z.b. FWF finanzierte Forschungsaufträge. Diese werden von der Projektleiterin/vom Projektleiter in ihrem/seinem eigenen Namen durchgeführt und sind nicht Bestandteil des universitären Rechnungsabschlusses. Die Projektmittel werden von der Universität gemäß 26 Abs. 5 UG 2002 treuhändisch mittels eines separaten Bankkontos für die Projektleiterinnen/die Projektleiter verwaltet UG 2002 Projektmittel Im 27 Abs. 1 UG 2002 sind jene Tätigkeitsbereiche, innerhalb derer die Leiterinnen und Leiter der Organisationseinheiten im Namen der Universität tätig werden können, geregelt. Gemäß 27 Abs. 2 UG 2002 liegt die Verfügungsberechtigung über die eingeworbenen Mittel bei der Projektleitung, wobei die Mittel gemäß der entsprechenden Zweckwidmung zu verwenden sind. Die 27-Aktivitäten sind Bestandteil der universitären Leistungen, somit Teil des jährlichen Rechnungsabschlusses der Universität und daher zeitgerecht und im vollen Umfang im Rechnungswesen abzubilden. 4.3 Projektnummernvergabe Innenauftragsnummern oder Projektnummern für Drittmittelprojekte (D-1xxx *...) werden von DI Herbert Pichler und Mag. Christine Edelsbrunner im SAP angelegt. Folgende Unterlagen müssen für eine Neuanlage eines Projektes ausgefüllt und an das Controlling übermittelt werden, ansonsten kann vorab nur eine Innenauftragsnummer reserviert werden. Erst nach Erhalt aller erforderlichen Projektunterlagen, ist ein Anlegen im SAP möglich. 1. Projektmeldeformular o Projektname/ Projekttitel (max. 40 Zeichen im SAP) o Institut, Projektverantwortliche/r, Projektleiter/In Controlling Richtlinie Stand

16 o o o o o o Leistungsart, Hauptauftraggeber, Finanzierungsart (siehe Anhang) Laufzeit des Projektes Handelt es sich um ein Einzelprojekt oder um ein Koordinatorenprojekt? Gibt es weitere beteiligte TU Graz - Institute? Geldgeber, mit genauer Anschrift Zuordnung zu den Wissenschaftszweigen Projektpartner, mit genauer Anschrift 2. unterzeichneter Projektvertrag im Original. o Dieser Projektvertrag wird in der Rechtsabteilung eingescannt und kann in der Vertragsdatenbank von den entsprechenden Personen eingesehen werden. o Der Projektvertrag kann auch elektronisch (in Farbe eingescannt und mit einer Auflösung von 150 dpi) als PDF-Datei übermittelt werden. o In Ausnahmefällen kann eine Innenauftragsnummer auch schon vorher vergeben werden, wenn das Institut dies schriftlich begründet und eine Frist (max. 6 Monate) angegeben wird, binnen der der Vertrag nachgereicht wird. o Wird der Vertrag bis zum Ablauf dieser Frist nicht nachgereicht, wird der Innenauftrag bis zum Erhalt des Vertrages gesperrt. o Der Originalvertrag wird nach Bearbeitung wieder retourniert (sofern nicht elektronisch übermittelt). o Ausgenommen von dieser Regelung sind Projekte, bei denen kein Vertrag zu erwarten ist, wie eigenfinanzierte Projekte, Kongresse, Tagungen, Seminare, usw. 3. Projektkalkulation bzw. Angebot oder Antrag mit entsprechender Kalkulation. Ungeachtet der IDB-Richtlinie in der jeweils gültigen Fassung ist folgendes notwendig: o detaillierte Aufstellung der Personalkosten (Stunden x Stundensätze mit Trennung Global-/Drittmittelpersonal) o Sachkosten o Investitionen o IDB-Berechnung Controlling Richtlinie Stand

17 4. Projektplanung (Formular untergliedert in Erträge, Personalaufwendungen, Sachaufwendungen und Investitionen) o Der IDB ist ggf. im Sachaufwand zu planen und darf nicht direkt von den Einnahmen abgezogen werden. o Bei Koordinatorenprojekten dürfen die Durchlaufposten nicht als Planerträge angeführt werden. Diese können aber gesondert nach Bekanntgabe in die SAP-Planung integriert werden. 5. Projektleitervollmacht gemäß 27 Abs.2 UG 2002 (sofern Projektleiter/in nicht Leiter/in bzw. Stellvertreter/in der Organisationseinheit) 6. Unterschriftenprobeblatt 4.4 FWF - Projekte Diese Projekte können erst nach Genehmigung durch den FWF im SAP angelegt werden. Eine Meldung der Projektgenehmigung erfolgt vom FWF direkt an die TU Graz, erst danach wird das Projekt im SAP angelegt. Den Projektleitern wird die Innenauftragsnummer vom Controlling mitgeteilt. Für diese Projekte sind nur das Projektmeldeformular und ein Unterschriftenprobeblatt im Controlling einzureichen. Optional kann auch eine Projektplanung im SAP hinterlegt werden. 4.5 EU - Projekte Über die Mitarbeit an EU-Projekten des 6. Rahmenprogramms sind Zeitaufzeichnungen verpflichtend zu führen. Diese sind sowohl von den ProjektmitarbeiterInnen als auch von den ProjektleiterInnen zu unterzeichnen und im Zuge des Audits vorzuweisen. Auf der Homepage des Forschungsmanagements finden Sie zwei Muster Time Sheets jeweils für die Mitarbeit an einem Projekt oder an zwei Projekten. Controlling Richtlinie Stand

18 Nachdem die Innenauftragsnummer vergeben ist, kann man: Eingangsrechnungen an die Lieferanten zahlen lassen über die Abteilung für Rechnungswesen und Finanzen: Ausgangsrechnungen an Kunden schreiben mit einem SAP-User im Modul SD Personalabrechnungen und Reiseabrechnungen (gemäß der Richtlinien der TU Graz) über die Personalabteilung Berichte zur Nachverfolgung aller Buchungen nutzen. Hier sieht man die Einnahmen und Ausgaben zu dem Projekt Die Innenauftragsnummer ist erst dann ersichtlich, wenn diese bebucht worden ist! Das Stellen bzw. Bezahlen der Rechnungen ist aber schon vorher möglich. 4.6 Kostenersatzregelung Es gilt die IDB-Regelung in der aktuellen Fassung. 4.7 Laufende Bearbeitung der Drittmittelprojekte Für die laufende Bearbeitung der Projekte ist es wichtig, alle Kosten und Leistungen eines Projektes richtig darzustellen. Um dies zu gewährleisten, sind etwaige nachträgliche Buchungen, wie Leistungsverrechnungen bzw. Umbuchungen notwendig. Die entsprechenden Umbuchungsaufträge bzw. Leistungsverrechnungen bitte an nebenstehenden Kontakt schicken. 4.8 Interne Leistungsverrechnung Innerbetriebliche Leistungen sind Leistungen, die von leistenden Kostenstellen für andere empfangende Kostenstellen bzw. Projekte erbracht werden. Die Kosten dieser innerbetrieblichen Leistungen sind den empfangenden Kostenstellen bzw. Projekten anzulasten, um einerseits das Kostenbewusstsein zu erhöhen und andererseits eine richtige Kalkulation von am Markt abzusetzenden Hauptleistungen zu er- Controlling Richtlinie Stand

19 möglichen. Wichtig dabei ist ein tatsächlicher Leistungsnachweis (z.b. geleistete Stunden x Stundensatz). 5. Umbuchungen Mittels Umbuchungen werden Einzelbeträge innerhalb einer Kostenart von einem Innenauftrag auf einen anderen umgebucht. Ziel von Umbuchungen ist eine wahrheitsgetreue, wirtschaftliche Darstellung der Kosten eines Kontierungsobjektes. Umbuchungen vom Global in den Drittmittelbereich sind generell nicht zulässig und erfordern die Genehmigung des Rektors. Wesentliche Merkmale der Umbuchung im CO: Umbuchung erfolgt zentral budgetwirksam nur die bereits verbuchte Kostenart wird angesprochen von Innenauftrag auf Innenauftrag Wann werden Umbuchungen durchgeführt? Gründe für solche Umbuchungen an der TU Graz können sein: 1. Fehlbuchungen Irrtümlicherweise ist eine Bestellung über einen Innenauftrag (Projekt X) erfolgt, zu belasten ist aber der Innenauftrag (Projekt Y). Bei der manuellen Umbuchung im CO ist nur eine Umbuchung innerhalb einer Kostenart zwischen Kontierungsobjekten möglich. Die irrtümlich verbuchte Kostenart und keine andere - wird für die Umbuchung verwendet! 2. Gemeinsame Beschaffung Controlling Richtlinie Stand

20 Grundsätzlich sollen bereits bei einer Mehrfachbestellung die betroffenen Innenaufträge angeführt werden. Stellt sich jedoch erst später der gemeinsame Gebrauch von z.b. Büromaterial heraus, dann ist eine Aufteilung der Kosten mit Hilfe der manuellen Umbuchung im Nachhinein möglich, wenn sich die betroffenen ProjektleiterInnen darauf geeinigt haben. 5.1 Aufgaben des Projektleiters Für die Rechnungsabschlüsse (Bilanzen) werden von der Controllingabteilung die Leistungsfortschrittsgrade der einzelnen Projekte, sowie allfällige Änderungen, Neuerungen, sonstige offene Punkte (gegebenenfalls neues Projektende, neues Projektvolumen ) zu den Projekten erfragt. Dies dient der Berechnung der Werte für die Bilanz. (bitte per an controlling@tugraz.at ). Unter dem Leistungsfortschrittsgrad wird das Verhältnis der erbrachten Leistung (in %) zur Gesamtleistung eines Projektes verstanden. Hierbei ist nicht zu beurteilen, inwieweit die Kosten fortgeschritten sind, sondern zu wie viel Prozent die Leistungen für das Projekt zu einem bestimmten Stichtag erbracht wurden. 5.2 Projektverzinsung Beim Zinslauf bis einschließlich 2005 wurde bisher nur das Buchungsdatum im SAP zur Berechnung der Zinsen für die Drittmittelprojekte herangezogen. Damit ergaben sich aber Zinserträge bzw. Zinsaufwendungen für Gelder, welche noch nicht eingelangt bzw. noch nicht ausbezahlt wurden. Mit wurde daher das System umgestellt und es wird nun auch das Ausgleichsdatum für die Berechnung der quartalsmäßigen Zinsen herangezogen. 5.3 Schritte für das finanztechnische Beenden eines Projektes Sind sämtliche Leistungen für ein Projekt erbracht und die Schlusszahlungen eingelangt, so sind folgende Schritte zum Beenden des Projektes notwendig: Controlling Richtlinie Stand

21 1. Schriftliche Nachricht an DI Pichler oder Mag. Edelsbrunner, dass das Projekt abgeschlossen werden soll, dazu ist die Bekanntgabe der Innenauftragsnummer (D- 1XXX ) schon ausreichend. 2. Das Anlagevermögen (Restbuchwert, wenn vorhanden), wird aus dem Projekt herausgebucht und dem allgemeinen Institutskonto zugebucht (Abt. für Rewe/Finanzen), sofern nichts anderes vereinbart ist. 3. Der Saldo aus dem Projekt wird auf das allgemeine Institutskonto umgebucht. (Controlling) 4. Die Innenauftragsnummer (Projektnummer) wird von DI Pichler geschlossen und ist daher nicht mehr bebuchbar. 5. Das Projekt ist nun abgeschlossen. Controlling Richtlinie Stand

22 6. Anhang: Erläuterungen und Begriffserklärungen 6.1 Forschungs- bzw. Leistungsart Grundlagenforschung Angewandte Forschung Experimentelle Entwicklung Klinische Studien Gutachter-, Prüf-, Planungstätigkeiten bzw. Messaufträge Betreuungspauschalen für Diplomarbeiten Lizenzen (Patente, Software) Universitätslehrgänge Universitätskurse bzw. Seminare (LLL) wissenschaftliche Tagungen, Kongresse Sponsoring Andere Aktivitäten 6.2 Hauptauftraggeber EU Bund (Ministerien) Land Gemeinden und Gemeindeverbände FWF sonstige vorwiegend aus Bundesmitteln getragene Fördereinrichtungen (FFG) Unternehmen Kompetenzzentrum gesetzliche Interessensvertretungen Stiftungen/Fonds/sonstige Fördereinrichtungen Sonstige Controlling Richtlinie Stand

23 6.3 Finanzierungsart Nicht alle Innenauftragsnummern sind auch wirkliche Projekte. Unter "echten Projekten" werden nur jene Projekte verstanden, welche ein definiertes Volumen, sowie einen definierten Projektbeginn und -abschluss besitzen. Auftragsforschung "echtes Projekt" Auftragsforschung "Dauerdienstleistung" Forschungsförderung "echtes Projekt" Eigenfinanziert (interne Projekte, welche die Institute sich selbst finanzieren) 6.4 Zuordnung zu Wissenschaftszweigen 1 NATURWISSENSCHAFTEN 11 Mathematik, Informatik 12 Physik, Mechanik, Astronomie 13 Chemie 14 Biologie, Botanik, Zoologie 15 Geologie, Mineralogie 16 Meteorologie, Klimatologie 17 Hydrologie, Hydrographie 18 Geographie 19 Sonstige und interdisziplinäre Naturwissenschaften 2 TECHNISCHE WISSENSCHAFTEN 21 Bergbau, Metallurgie 22 Maschinenbau, Instrumentenbau 23 Bautechnik 24 Architektur 25 Elektrotechnik, Elektronik 26 Technische Chemie, Brennstoff- und Mineralöltechnologie 27 Geodäsie, Vermessungswesen 28 Verkehrswesen, Verkehrsplanung 29 Sonstige und interdisziplinäre Technische Wissenschaften Controlling Richtlinie Stand

24 3 HUMANMEDIZIN 31 Anatomie, Pathologie 32 Medizinische Chemie, Medizinische Physik, Physiologie 33 Pharmazie, Pharmakologie, Toxikologie 34 Hygiene, medizinische Mikrobiologie 35 Klinische Medizin (ausgenommen Chirurgie und Psychiatrie) 36 Chirurgie und Anästhesiologie 37 Psychiatrie und Neurologie 38 Gerichtsmedizin 39 Sonstige und interdisziplinäre Humanmedizin 4 LAND- UND FORSTWIRTSCHAFT, VETERINÄRMEDIZIN 41 Ackerbau, Pflanzenzucht, Pflanzenschutz 42 Gartenbau, Obstbau 43 Forst- und Holzwirtschaft 44 Viehzucht, Tierproduktion 45 Veterinärmedizin 49 Sonstige und interdisziplinäre Land- und Forstwirtschaft 5 SOZIALWISSENSCHAFTEN 51 Politische Wissenschaften 52 Rechtswissenschaften 53 Wirtschaftswissenschaften 54 Soziologie 55 Psychologie 56 Raumplanung 57 Angewandte Statistik, Sozialstatistik 58 Pädagogik, Erziehungswissenschaften 59 Sonstige und interdisziplinäre Sozialwissenschaften (unter Einschluss von Ethnologie, Volkskunde) 6 GEISTESWISSENSCHAFTEN 61 Philosophie 64 Theologie Controlling Richtlinie Stand

25 65 Historische Wissenschaften 66 Sprach- und Literaturwissenschaften 67 Sonstige philologisch-kulturkundliche Richtungen 68 Kunstwissenschaften 69 Sonstige und interdisziplinäre Geisteswissenschaften 99 Nicht bekannt/nicht zuordenbar 6.5 SAP R/3 Modul CO Dieses Modul dient der Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung. Wichtige Strukturierungselemente sind Kostenzuordnungsobjekte (Kostenstellen, Innenaufträge), die Standardhierarchie der Kostenstellen und Kostenarten. Als technisch-organisatorische Gliederung fungiert der Kostenrechnungskreis. 6.6 Kostenstelle Unter Kostenstelle versteht man einen Ort der Kostenentstehung in einer Organisation. Die Definition der Kostenstellen erfolgt beispielsweise nach der räumlichen Abgrenzung oder nach Verantwortungsbereichen. An der Technischen Universität Graz ist die Kostenstellenstruktur an die Aufbauorganisation der Universität angelehnt. 6.7 Innenauftrag Innenauftrag wird oft auch als Auftrag bezeichnet. Er ist neben den Kostenstellen das zweite Kostenzuordnungsobjekt im SAP. Ein Innenauftrag wird entweder als Kostensammelobjekt (z.b. Drittmittelprojekte) oder zur Abbildung der Kostenträger (z.b. Kosten einer Studienrichtung) eingesetzt. 6.8 Kostenarten (CO) Kostenarten entsprechen in der Kostenrechnung (CO-Modul) den Sachkonten der Finanzbuchhaltung (FI-Modul) bei kostengleichen Aufwendungen (d.h. primären Kosten). Erweitert werden die primären Kostenarten durch Kostenarten, auf denen se- Controlling Richtlinie Stand

26 kundäre Kosten (ev. auch kalkulatorische Kosten) verbucht werden, die nur für die Kostenrechnung relevant sind. 6.9 Kosten Als Kosten wird im Controlling der bewertete Verbrauch von Wirtschaftsgütern zur Erstellung der Tätigkeiten bzw. Dienstleistungen an der Universität bezeichnet. Im Unterschied zum buchhalterischen Aufwand können bei Kosten Abgrenzungen (zeitliche, sachliche und wertmäßige) berücksichtigt werden Leistung Als Leistung wird das Ergebnis des operativen Handelns, d.h. die Aufgabenerfüllung der Universität beschrieben. Es kann sich hierbei um Dienstleistungen (vorwiegend) oder um Sachleistungen ( Produkte im herkömmlichen Sinne) handeln (Output) Kostenstellenrechnung Die Kostenstellenrechnung dient zur Beantwortung der Frage Wie viele Kosten fallen in einer Periode an welcher Kostenstelle an?. Primäre Kosten werden grundsätzlich auf Kostenstellen gesammelt, die in einer Standardhierarchie abgebildet werden. In der Sekundärkostenrechnung erfolgt eine Weiterverrechnung auf andere Kostenstellen oder Innenaufträge ILV Innerbetriebliche Leistungsverrechnung Mithilfe der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden Leistungsbeziehungen zwischen Kostenzuordnungsobjekten bewertet und verrechnet. Kosten werden auf Grund der Inanspruchnahme von Leistungen mittels Tarifen (d.h. zu definierten Kostensätzen) verrechnet Umlage SAP Begriff: Die Umlage bezeichnet ein innerbetriebliches Kostenrechnungsverfahren, bei dem auf Basis von vordefinierten Schlüsseln Kosten einer Kostenstelle auf Controlling Richtlinie Stand

27 Empfängerobjekte (Kostenstellen, Innenaufträge) mit Hilfe einer Sekundärkostenart verrechnet werden Verteilung SAP Begriff: Ähnlich der Umlage bezeichnet die Verteilung ein Kostenrechnungsverfahren zur Verrechnung primärer Kosten, wobei jedoch die primäre Kostenart auf der empfangenden Kostenstelle erhalten bleibt Erträge Erträge bezeichnen in der Finanzbuchhaltung alle in Geld bewerteten Gegenleistungen für erbrachte Leistungen. Erträge können in operative, finanzielle und außerordentliche Erträge unterteilt werden, wobei die operativen Erträge nach Abgrenzung in der Kostenrechung als Erlöse definiert sind Erlöse Unter Erlösen versteht man in der Kostenrechnung die Erträge der operativen Tätigkeit nach Vornahme von Abgrenzungsbuchungen Aufwand Als Aufwand wird der in Geldeinheiten bewertete Verbrauch an Wirtschaftsgütern einer Organisationseinheit je Abrechnungsperiode bezeichnet. Aufwände werden in der Finanzbuchhaltung in den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung verbucht Einnahmen bezeichnen die Summe aller Einzahlungen sowie die in einer Periode fakturierten Forderungen Ausgaben bezeichnen die Summe aller Auszahlungen sowie die in einer Periode eingegangenen Verbindlichkeiten. Controlling Richtlinie Stand

28 6.20 Rechnungsabschluss Der Rechnungsabschluss setzt sich aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zusammen. Er ist gemäß Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten um weiterführende Angaben und Erläuterungen zu ergänzen und bis zum 30. April des Folgejahres zu erstellen Bilanz Ist die Vermögensaufstellung der Uni, die zu einem bestimmten Stichtag (i.d.r. dem Abschlussstichtag) durchzuführen ist. Sie ist zusammen mit der GuV Teil des Rechnungsabschlusses. Sie repräsentiert das Vermögen und gibt Auskunft, auf welche Weise das Vermögen finanziert wird. Nach den gesetzl. Bestimmungen ist als Darstellungs- form der Bilanz ausschließlich die Kontenform zulässig. Als Grundlagen zur Bilanzerstellung fungieren nach UG 2002 die einschlägigen Bestimmungen des ersten Abschnitts des dritten Buches des Handelsgesetzbuches sowie die Verordnung zum Rechnungsabschluss der Universitäten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) Die Gewinn- und Verlustrechnung ist neben der Bilanz der zweite Bestandteil des Rechnungsabschlusses gemäß HGB. Während die Bilanz ein Abbild der Vermögenslage der Universität zum Abschlussstichtag darstellt, liegt der Zweck der Gewinn- und Verlustrechnung in der Darstellung der Erlöse und Aufwendungen, d.h. der Ertragslage der Universität über die gesamte Abrechnungsperiode. Controlling Richtlinie Stand