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1 Versionsvergleich Leistungen SQL Server basiert Datensicherungstool Grafischer Zimmerspiegel Grafischer Kategoriespiegel (nur Anzeigen) Grafischer Kategoriespiegel (bearbeiten) Schnittstelle Kartenterminal (EC + Kreditkarte) Mehrplatz- und Netzwerkfähigkeit Erweiterte Gastverwaltung Standard Listen und Statistiken Erweiterte Statistiken Schnittstelle zu MaxiKass Win Zimmerbeschränkung beliebig Optional Zusatzmodule Preis Zeiterfassung Mitarbeiter OP-Verwaltung Barkassenbuch Kontingentverwaltung Gutscheinverwaltung Gebührenabfrage Telefonanlage Freischalten/Sperren der Telefonnebenstellen (abhängig von Telefonanlage) Datevschnittstelle (Steuerberater) Schnittstelle Türschliesssysteme Homepagemodul für Onlinereservierung Cultuzz Schnittstelle (Onlinereservierungsportal) Bankettverwaltung Servicevertrag 250 Legende: Funktion vollständig vorhanden Modul gegen Aufpreis erhältlich Funktion nicht vorhanden Einen detaillierten Versionsvergleich mit den enthaltenen Funktionen finden Sie in unserer Leistungsbeschreibung.

2 Zimmerspiegel Zimmerspiegel - Reservierungen anlegen (per Mausmakierung oder Menu) - Reservierung Gruppen zuordnen - Check-In - Check-Out (auch ohne direkte Rechnungserstellung) - Verfrühtes Check-In oder Check-Out - No-Show Gäste nachträglich einchecken - Zimmerumzug (tageweise mehrfach möglich) - Zimmertausch (auch bei unterschiedlichen Kategorien) - Verschieben, Verlängern, Verkürzen der Reservierung im Zimmerspiegel - An- und Abreiseänderung - Reservierungen bearbeiten - Optionsreservierung mit frei wählbarem Ablaufzeitpunkt - Zimmer fest zuweisen (Verankern) - Zimmerstatus sauber / schmutzig (automatisch durch Check-in / -out) - Merkmalanzeige des Zimmers - Wochen- und Zimmeranzeige variabel einstellbar - Farbige Anzeige von Ereignissen (Messen, Feiertage, usw.) - Benannte Zimmerspiegel (z.b. Direktaufruf eines Messetermins) - Bis zu 10 Zimmerspiegel gleichzeitig anzeigen lassen - Symbolik für den Gast bei offenen Konten, Gastinfo, Geburtstag - Bis zu 4 Doppelbelegungen verwaltbar (Symbolik) - Jahresleiste für den direkten Aufruf eines Zeitraumes - Gastinformationen anzeigbar - Wartezimmer für Überbelegung - Zimmersperre mit Sperrgrund (z.b. bei Umbau) - Haussperre mit Sperrgrund (alle Zimmer z.b. bei Saisonpause) - Automatische Aktualisierung bei Änderung an alle Arbeitsplätzen - Farben und Hintergrund frei einstellbar - Fadenkreuz zur besseren Auswahl 2

3 Kategoriespiegel / Reservierung Kategoriespiegel - Reservierungen anlegen (per Mausmakierung) im Kategoriespiegel - Anzeige der Zimmer je Kategorie inkl. Betten, Kontingente, Optionen - Anzeige der noch verfügbaren Zimmer Reservierungsfunktionen - Optionale automatische Zimmervergabe mit Optimierung - Optionsdatum einstellbar. Automatische Löschung kann eingestellt werden. - Depositzahlungswünsche einstellbar. Ausgabe auf der Reservierungsbestätigung - Wiedervorlagedatum einstellbar - Bemerkung für Reservierungen - Flexible Gastsuche in den Stammdaten - Rahmenabkommen mit Firmen - Information des letzten Zimmers des Gastes - Wartezimmer bei Überbelegung - Bei Adresseingabe automatische Übernahme von Ort, Bundesland und Land zur Postleitzahl - Zimmer mit automatischer Priorität vergeben (z.b. erst 1. dann 2. OG.) - Voreinstellung für Selbstzahler, Besteller zahlt, Extras selbst - Reservierungsstorno mit Angabe eines Stornogrundes - Wiederherstellen von stornierten Reservierungen - Klicktelserver - Preisanfrage - Reservierungsbestätigung Reservierungsarten - Blitzreservierung - Normale Reservierung - Gruppenreservierung - Kontingent- / Fixkontingentreservierung - Optionsreservierung 3

4 Preisgestaltung / Buchungsmöglichkeiten Preisgestaltung - Beliebig viele Preisklassen - Beliebig viele Artikel - Artikel gruppiert in Haupt und Untergruppen - Haupt- und Untergruppen frei definierbar - Preisbeeinflussung durch: - Ereignisse (z.b. Messen) - Rahmenabkommen (z.b. mit Firmenkunden) - Personenzahl - Personentypen (z.b. Erwachsener / Kind) - Aufenthaltsdauer - Abweichender Preis für jedes Zimmer optional - Arrangements für im Preis inbegriffene Artikel - Logis für Statistik auf splitten je Umsatzgruppe - Vom Standard abweichende Preise pro Tag änderbar - Im Zeitraum beschränkte Preisklassen (z.b. nur 3 Tage gültig) - Verlängerungspreisklassen (für im Zeitraum beschränkte Preisklassen) - Künftige Preisanpassungen im voraus einstellbar Buchungsmöglichkeiten - Getrennte Konten für Besteller und Gäste - Getrenntes Konto für Gruppen - Beliebig viele Konten zusätzlich anlegbar - Umbuchen zwischen Konten per Drag&Drop - Komfortable Kontenverwaltung - Aufbuchen von Artikeln und Preislisten - Preisänderungen direkt im Konto - Tip, Gastauslagen buchen - akonto Zahlungen aufgeschlüsselt nach Zahlarten verbuchen - Stornierungen von einzelnen Buchungen - Mitarbeiterinformation für jeden Mitarbeiter - Rechnungsdruck inkl. Vorschau und unterschiedlicher ausdruckarten - Quittungsdruck z.b. für akonto Zahlungen - Kontoauszugs-Funktion als Zwischenbeleg für Rechnungen - Kontolimit mit Buchungssperre - Im Voraus buchen - Zahlwege splitten - Vier MwSt Sätze einstellbar 4

5 Buchungsmöglichkeiten (Fortsetzung) Buchungsmöglichkeiten (Fortsetzung) - Kopieanzahl für Rechnungen beliebig einstellbar - Rechnungsausweisung von Restaurantumsätzen im Zusammenspiel mit MaxiKass Win - Belegdrucker über Menüpunkt auswählbar und schnell änderbar - Passantenrechnung für Gäste die nicht im Haus logiert haben - (Rezeptionsverkauf) - Rechnungen nachdrucken - Rechnungen stornieren, Gutschriften erstellen und drucken - Umbuchungen zwischen allen Konten möglich (auch gastübergreifend) 5

6 Kunden- / Benutzermanagement Kundenmanagment - Anlegen und Verwalten von Kundendaten - Erstellen von Vorlagen nach verschiedenen Kriterien für Word-Serienbriefe oder Excel-Export - Statistikfunktionen für Kundenauswertung - Preisanfrage mit Übernahme der Daten in eine Reservierung - Erstellen von spektanfragen aus dem Kundenstamm und Speicherung dieser Daten in der Legende - Anlegen von Marketingaktionen und gruppen. - Stammdatenpflege, bearbeiten doppelter Einträge - Fehlende Gastadessen nachtragen - Gäste Firmen automatisch zuordnen - Festlegen von Zahlungsbedingungen für die Rechnung - Eingabe von Kontakten zu einer Adresse 1 - Eingabe von Gastinformationen mit Übernahme in die Reservierung - Hinterlegen des bevorzugten Zimmers - Hinterlegen von Selektionskriterien (Nichtraucher, Stammgast, usw.) Benutzermanagment - Anlegen beliebig vieler Mitarbeiter - Beliebig viele Zugriffgruppen mit frei definierbaren Zugriffsrechten - Arbeitsprotokoll der Mitarbeiter - Mitarbeiterabschläge - Systemanmeldung per Passwort - Systemanmeldung per Magnetkarte oder Chipschloss - Nachrichtenverteiler - Direkt-Nachrichten zu verschiedenen Arbeitsplätzen senden - Hausdamenliste speziell nach Servicebereichen ausgeben 6

7 Auswertung / Listen / Statistiken Auswertungen - Gastlegende über Rechnungen, Reservierungen etc. pro Gast/Besteller - Zeiträume der Gastlegende beliebig einstellbar - Tagesabschlag inkl. Aller Umsatzsummen, aufgesplittet nach verschiedenen Kriterien - Flexible Kundenauswertung für Mailingaktionen - Journal aller erstellten Rechnungen - Grafische Umsatzschnellinformation (lfd. Tag, Monat, Jahr) - Hausstatus (direkter Überblick über An- und Abreisen des Tages, Gäste im Haus, Belegung etc.) Gast Listen - Abreiseliste - Anreiseliste - Adressenliste - Gäste im Haus - Hausdamenliste - Gastlimit überschritten (Limit festlegbar bei der Reservierung) - Noch nicht ausgecheckte Gäste - Nicht angereiste Gäste (No Show) - Portiersliste Finanzberichte - Tagesbericht - Monatsbericht - Einzelne Mitarbeiterabschlagslisten und Kassenabschlagslisten - Chefliste (Umsätze Tag, Monat, Jahr) aufgeschlüsselt - Finanzbericht nach Zahlarten oder nach Umsatzgruppen - Managerreport (Monat, Gestern, Heute, Morgen) der Buchungen - Rechnungsbuch - Stornoliste - Umsatzvergleichsliste tokolllisten - Arbeitsprotokoll - Buchungsprotokoll - Wiedervorlageliste 7

8 Auswertung / Listen / Statistiken (Fortsetzung) Statistik und Übersicht - Freie Zimmer - Halb- / Vollpensions-Übersicht - Kategorieliste - Küchenliste (Frühstück etc.) - Leistungsvorschau der nächsten 14 Tage - Nationenstatistik - Reservierungen im Zeitraum - Umsatz Vorschau - Zimmerliste - VIP-Liste Export von Listen nach Excel - Tagesbuchungen - Liste aller akonto-zahlungen - Finanzbericht - Leistungen nach Hauptgruppen - Jahresübersicht - Kontrollliste der Reservierungen - Belegungsübersicht - Preisklassenübersicht - Gebuchte Leistungen - Zimmerspiegel 8

9 Zeiterfassung Mitarbeiter Anmelden an die Zeiterfassung per Passwort, Magnetkarte Automatisches erkennen ob Anmelden oder Abmelden Stundenbericht mit Pausenzeitberechnung Manuelles anlegen von Zeitdaten (nachpflegen vergessener Anmeldungen) Bearbeiten und löschen von Zeitdaten mit hinterlegen von Änderungsgründen OP-Verwaltung (Offene Rechnungen) Automatisches übertragen von Debitor und Kreditkartenrechnungen in die OP-Verwaltung Erfassungen von Zahlungseingängen für eine Rechnung (Ratenzahlung möglich) 4 Mahnstufen mit einstellbaren Mahngebühren und Zahlungsfrist 9

10 Gutscheinverwaltung Ausgeben von Gutscheinen (mit Gültigkeit) Einlösen von Gutscheinen (Komplett / Teilweise mit Folgegutschein) Nachdrucken von Gutscheinen Barkassenbuch Automatisches übertragen der Bar- Rechnungsbeträge ins Barkassenbuch Manuelles Eintragen von Einzahlungen und Entnahmen mit Buchungstext (z.b. Tanken Firmenwagen) Tages- und Monatsberichte ausgeben (Kontoauszüge) 10

11 Kontingentverwaltung Kontingente anlegen und verwalten Optionskontingente anlegen und verwalten Fix-Kontingente anlegen und verwalten Farbig unterscheidbare Darstellung im Zimmerspiegel Gebührenabfrage Telefonanlage Erfassen der Gesprächszeiten aller Nebenstellen Telefongebühren werden auf der Rechnung aufgeführt Einzelverbindungsnachweis ausdruckbar Abweichende Telefongebühren pro Zimmer festlegbar Bis zu 3 Nebenstellen pro Zimmer festlegbar Telefonate von Rezeption oder Foyer können aufs Zimmer gebucht werden Listen: - Telefonbuchungen eines Zeitraumes (alle, nach Nebenstelle, nach Zimmer) - Einzelverbindungsnachweis (Funktion ist abhängig von der verwendeten Telefonanlage) 11

12 Mit Datev Ohne Datev Detaillierte Leistungsbeschreibung Freischalten Sperren der Telefonnebenstellen Freischalten/Sperren der Nebenstellen mit dem ein und aus checken Zimmerstatus (sauber/schmutzig) kann vom Zimmertelefon aus gesetzt werden (z.b. nachdem die Putzfrau sauber gemacht hat) Bis zu 3 Nebenstellen pro Zimmer festlegbar Weckdienstübergabe zur Telefonanlage (Funktion ist abhängig von der verwendeten Telefonanlage) Datev Schnittstelle Export von Umsatzdaten in eine Datev-Datei für den Steuerberater Zusammensuchen aller Belege und Rechnungen Vorbeibringen der Unterlagen beim Steuerberater Erstellen und übermitteln (z.b. per ) der Datev-Datei an den Steuerberater 12

13 Schnittstelle Türschliesssysteme Schnittstelle zu Timelox oder Messerschmitt Türschlösser Erstellen von Zimmerkarten beim einchecken des Gastes. Gültigkeit der Zimmerkarte für die Aufenthaltsdauer des Gastes Freigeben von zusätzlichen zutritt beschränkten Bereichen (z.b. Schwimmbad, Sauna, Garage, usw.) mit der Zimmerkarte Zusätzliche zutritt beschränkte Bereiche frei definierbar Bei Maxikass Win mit der Zimmerkarte die Rechnung aufs Zimmer buchen (nur Timelox) Homepagemodul für Onlinereservierung Anpassen des Buchungs-Moduls an ihr Homepagedesign Reservierungsanfragen von Ihrer Homepage aus buchbar 13

14 Cultuzz Schnittstelle Schnittstelle zu Webportalen wie z.b. Hotel.de, HRS, Expedia.de, ehotel, ebay, Booking.com Reservieren von Zimmer über unterschiedliche Webportale Anzeige der Verfügbarkeit von Zimmern online Freigabe von Kontingenten für Online Reservierungen Farbige Hervorhebung im Zimmerspiegel für Reservierungen über Cultuzz (es entstehen zusätzliche Kosten für den Cultuzz Zugang) Bankettverwaltung Verwaltung von Räumlichkeiten in kleineren Zeitintervallen als tageweise z.b. Kegelbahn, Konferenzräume = Stundenweise Verwaltung von Leihgeräten z.b. DVD-Player, Leihwagen, Fahrräder Verwaltung von Dienstleistungen z.b. Massageservice, Chauffeur-Dienst Look & Feel von Hotcheck Win, dadurch keine große Umgewöhnung 14

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