Planung & Forecasting professionelle Immobilien- und Unternehmenssteuerung in der Aareon Smart World

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1 Planung & Forecasting professionelle Immobilien- und Unternehmenssteuerung in der Aareon Smart World Aareon Kongress 2016 Garmisch-Partenkirchen, 02. Juni 2016 Seite 1 von 14

2 Inhalt 1 Vorstellung Referent und Unternehmen 2 Vorab unsere Kernbotschaft zur Aareon Smart World 3 Immobilienbestand und IT-Infrastruktur 4 Wodis-Sigma-Standard-Reports und Wodis Sigma Auskunft 5 Erweiterte Controllinganforderungen 6 Ausgangssituation und Planungsanforderungen 7 Planungsinhalte und -prozesse sowie Zielbild 8 Projektumfang, -ablauf und Entscheidung für den Corporate Planner 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner 10 Fazit und Ihre Fragen Seite 2 von 30

3 1 Vorstellung Referent und Unternehmen Ich darf mich kurz vorstellen: Michael Wildt Controller Kapitalanlagen mit den Schwerpunkten: Controlling, Berichtswesen, Langzeitanalysen der Performance Administration Wodis Sigma (früher WohnData) und Corporate Planner Sachverständiger Marktwertermittlung der Direkten Immobilienanlagen Konzeption & Projektleitung Seite 3 von 30

4 1 Vorstellung Unternehmen Seite 4 von 30

5 1 Vorstellung Unternehmen Seite 5 von 30

6 1 Vorstellung Unternehmen Seite 6 von 30

7 Vorstellung Unternehmen Seite 7 von 30

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10 2 Vorab unsere Kernbotschaft zur Aareon Smart World Als Investor der Kundengelder tragen wir eine besondere Verantwortung und unterliegen vielfältigen Regularien zur Sicherstellung eines guten und stabilen Ergebnisses. Eine aktive Steuerung des Portfolios und fundierte Controlling- und Planungsprozesse sind dazu essentiell wichtig. Ein starker, zukunftsorientierter DV-Partner ist dabei erforderlich. Auf Basis der leistungsstarken Software und deren Betrieb sowie weiterer Dienstleistungen aus einer Hand können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren. Neben Wodis Sigma nutzen wir seit 2015 zusätzlich den Corporate Planner in der Aareon Smart World. Wir haben dadurch im Immobilienmanagement eine markante Steigerung der Funktionalität (Software), Stabilität (Betrieb) sowie der Verfügbarkeit und Transparenz der Informationen erreicht. Begleitend konnten wesentliche Geschäftsprozesse optimiert werden. Die Strategie der Aareon Smart World wurde seitens Aareon bei uns sehr aktiv umgesetzt. Seite 10 von 30

11 3 Immobilienbestand der VKB Direkte Immobilienanlagen: 11 Konzernunternehmen mit Immobilienbestand rd. 140 Wirtschaftseinheiten rd Wohnungen mit rd m² rd. 500 gewerbliche Verträge mit rd m² Marktwert rd Mio. Bewertungsreserve rd Mio. (per 12/2015) Indirekte Immobilienanlagen: 11 Konzernunternehmen mit Indirekten Immobilienanlagen (Fonds, Beteiligungen, REITs) rd. 35 Produkte in unterschiedlichen Währungen tlw. bei mehreren Mandanten im Portfolio Marktwert rd. 800 Mio. Bewertungsreserve rd Mio. (per 12/2015) Die gesamten Kapitalanlagen im Konzern betragen rd Mio. (Marktwert). Die Immobilienanlagen der VKB sind ein Investment, das an den anderen Anlageformen gemessen wird. Transparenz der Daten und Renditeorientierung sind essentiell. Seite 11 von 30

12 3 IT-Infrastruktur im Bereich Kapitalanlagen Bestandsführungssysteme Seit 2012 Wodis Sigma in der Aareon Smart World für die Immobilien-Direktanlage und Simcorp Dimension für Indirekte Immobilienanlagen und sonstige Direktanlagen jeweils IST-Werte und Betrachtung der Vergangenheit jeweils eingeschränkte Planungsmöglichkeiten Prophet modelliert in die Zukunft mit einem langen Zeithorizont für die strategische Unternehmensplanung eingeschränkt geeignet für die Mehrjahresplanung ( 2-3 Jahre) und das Forecast des aktuellen Geschäftsjahres Excel diverse Insellösungen, die den Planungs- und Controllingprozess in der VKB für den Zeitraum 0 bis 3 Jahre abdecken NEU (Corporate Planner) in der Aareon Smart World IT-gestützte Planungssoftware als Ablösung der EXCEL-Anwendungen für genau diesen Horizont Seite 12 von 30

13 4 Wodis-Sigma-Standard-Reports und Wodis Sigma Auskunft Mit den bisher vorhandenen Mitteln wurde Transparenz der Bestands- und Bewegungsdaten geschaffen: Wodis Sigma Standard: Dialogmasken richtig nutzen Standardlisten mit vielfältigen Möglichkeiten Statistiken für individuelle Auswertungen Erweiterte Anforderungen mit Wodis Sigma Auskunft gelöst: Zielgruppenorientierte Dashboards Themenspezifische Outputs in EXCEL-Pivot Ad-hoc-Abfragen Seite 13 von 30

14 4 Wodis-Sigma-Standard-Reports und Wodis Sigma Auskunft Werte!) Dashboards mit aus Wodis Sigma Auskunft vollautomatisch erzeugten Daten (Testdatenbank keine realen Diese Dashboards sind vollkommen wartungsfrei und können beliebige Themen abbilden. Seite 14 von 30

15 4 Wodis-Sigma-Standard-Reports und Wodis Sigma Auskunft Zu unterschiedlichsten Fragestellungen werden tagesaktuell Datenquellen bereitgestellt. Beispiel: Automatisierte ABC-Analyse der Gewerblichen Mietverträge (Detailsichten sind vorhanden) (Testdatenbank keine realen Werte!) Über Wodis Sigma Auskunft werden in der Batchverarbeitung täglich automatisch komplexe Datenquellen / Reports generiert. Seite 15 von 30

16 5 Erweiterte Controllinganforderungen Im Wodis-Sigma-Standard und mit Wodis Sigma Auskunft haben wir schon viel erreicht. Aber wie sieht es aus mit: Den Renditekennzahlen? Den Plandaten der kommenden Jahre? Mit Langzeitanalysen / Prognosen? Mit variablen Sichten, Szenarien und Segmentierungen? Mit einem maßgeschneiderten Data-Warehouse? Unsere erweiterten Anforderungen: Einfache, fundierte Entscheidungs- und Steuerungsmöglichkeiten Verbindlichkeit im Planungs- und Controllingprozess Datenqualität, Datensicherheit und Transparenz Hohes Maß an Automatisierung, Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit Wegfall von Insellösungen und unnötigen manuellen Eingriffen Idealerweise mit Wodis Sigma oder im unmittelbaren Wodis-Sigma-Umfeld Stichwort bzw. Lösung => Aareon Smart World mit den Lösungen der Partnerunternehmen! Seite 16 von 30

17 6 Ausgangssituation und Planungsanforderungen Prozesse bisher komplett außerhalb der Bestandsführungssysteme Mehrjahresplanung mit einem 3-Jahres-Horizont (1 x jährlich) Forecast (mehrfach jährlich) hoher manueller Aufwand => pro Wirtschaftseinheit / Produkt ein separates Tabellenblatt keine automatisierten Prozesse, hohes Fehlerpotenzial, kein IKS Objekt-/ Produktmanager waren in einer passiven Rolle mit geringem Bezug zum Nutzen der Planung Kopfmonopol bei den Controllern relativ aufwändiges Reporting Eingeschränkter Nutzen Anforderungen an ein zukunftsfähiges Planungs- und Reportingtool Transparenz, Verfügbarkeit, Sicherheit und Qualität der Daten Automatisierung der Schnittstellen zu den Vorsystemen Szenarien und Analysen mit Data Warehouse Verbindlichkeit durch Prozessgestaltungen verbesserte Renditesteuerung Seite 17 von 30

18 7 Planungsinhalte und Prozesse sowie Zielbild Immobilien Direktanlage: Die Planung erfolgt auf Ebene der Wirtschaftseinheiten Planpositionen sind z. B.: Instandhaltung, Betriebskosten, Verwaltungskosten, laufende Erträge, sonstige Erträge, Abschreibungen (planmäßig / a.o.) Zuschreibungen, Buchgewinne/-verluste, Nachaktivierungen, Bestandsveränderungen, Marktwerte Immobilien Indirektanlage: Die Planung erfolgt auf Ebene der Produkte (je Mandant) Planpositionen sind z. B.: Erträge Gewinnausschüttung, sonstige Erträge, Zu-/ Abschreibungen, HFA18 (Zu-/Abgänge); Buchgewinne/-verluste, Bestandsveränderungen, Marktwert Seite 18 von 30

19 7 Planungsinhalte und Prozesse sowie Zielbild Seite 19 von 30

20 Integration des Corporate Planner in die Aareon Smart World Corporate Planner: Betriebsform SaaS Seite 20 von 30

21 8 Projektumfang, -ablauf und Entscheidung für den Corporate Planner Interne, grundlegende Konzeption / Bedarfsanalyse I / 2014 Sichtung der Anbieter / Präsentationen / KO-Kriterien II / 2014 Abstimmung mit Aareon wg. Betriebsform in der Smart World III / 2014 Pilotversion, Vorprüfung auf Eignung durch Controlling IV / 2014 Intensive Einbindung der Fachbereiche I / 2015 (Pflichtenheft, Produktauswahl, Feinkonzept) Vertragsunterzeichnung mit Aareon (Betrieb in der Aareon Smart World) März 2015 Realisierung und Produktivbetrieb II / 2015 Corporate Planner ist alleiniges Planungs-/Forecastingtool Juli 2015 Die Excel-Lösungen sind geräuschlos abgelöst worden! Die neue Lösung erfährt auf allen Ebenen sehr hohe Akzeptanz! Das System läuft sehr stabil! Wir waren noch ein Pilotprojekt, Folgeprojekte können deutlich schneller umgesetzt werden! Seite 21 von 30

22 8 Entscheidung für den Corporate Planner Flexibles Planungs-/Reportingtool. Abbildung unternehmensspezifischer Anforderungen. Hohe Akzeptanz der Anwender und der Führungsebenen. Betriebsform als SaaS in der Aareon Smart World aus einer Hand! CP ist seit 25 Jahren am Markt und ist Partner der Aareon. Sehr gute Beratungskompetenz. Kein zusätzlicher Vertragspartner, der Vertrag wurde mit Aareon geschlossen. Hoher Nutzen bei angemessenen Kosten. Seite 22 von 30

23 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner Reporting im Corporate Planner Der Corporate Planner bietet sehr umfassende Gestaltungsmöglichkeiten. Das Standard-Reporting ist sehr einfach in der Anwendung und der Pflege. Die Reports werden von allen Zielgruppen sehr positiv angenommen. Bereits im Standard haben wir einen enormen Mehrwert im Controlling. Analyse mit dem Data-Warehouse (zusätzlich): Vollautomatisierung des Datenflusses über CP Connectivity-BI in EXCEL. Hervorragende Datenbasis für individuelle Sichten. Nutzung der EXCEL-Pivot Funktion auf Basis einer sicheren Datenquelle. Seite 23 von 30

24 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner hier: Dialogmaske im Strukturbaum Seite 24 von 30 Unternehmensspezifischer, hierarchischer Aufbau Einfache Navigation in der Struktur mit Zahlenblock von kumulierten Werten bis hin zur niedrigsten Planungsstufe Zeitreihen (Monat, Quartal, Jahr) Gegenüberstellung beliebiger Planungsstände / IST-Daten / Szenarien, z. B. Soll-IST-Vergleiche

25 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner hier: Datenblätter je Wirtschaftseinheit / Mandant (1) Seite 1 von 2 Alle wesentlichen Informationen auf 2 Seiten Blöcke: Stammdaten, Anlagenbuchhaltung, auf 2. Seite GuV, Renditen Ad hoc verfügbar mit 4 Klicks Seite 25 von 30

26 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner hier: Datenblätter je Wirtschaftseinheit / Mandant (2) GuV-Darstellung, Kennzahlen und Renditen auf einen Blick Über Zeitschieber kann der Betrachtungszeitraum im Dialog geändert werden Seite 26 von 30

27 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner hier: Abweichungsanalysen Testdatenbank!.. Sekundenschnelles Gegenüberstellen der Zeiträume / Planungsstände Einfaches Navigieren in der Baumstruktur volle Transparenz Mit wenigen Klicks die Abweichungen identifizieren z. B. welche Wirtschaftseinheiten oder Planpositionen führen zur Abweichung.. Seite 27 von 30

28 9 Analyse- und Reportingmöglichkeiten mit dem Corporate Planner (CP) hier: Pivot-Tabellen auf Basis Connectivity-BI Alle Daten aus dem CP können selektiv automatisch in eine Excel- Quelle exportiert werden Mit EXCEL-Pivot sind alle denkbaren Datensichten ad hoc verfügbar Beliebiges Gegenüberstellen nach Zeit, Planungsszenarien, Soll-/IST- Daten, Gruppierungen usw. Auf Basis einer sicheren Datenquelle sind somit alle Konstellationen in beliebiger Tiefe sehr einfach darstellbar Seite 28 von 30

29 10 Fazit und Ihre Fragen Fazit: Der Corporate Planner wird auf allen Ebenen als Erfolg und als erhebliche Verbesserung gewertet. Die automatisierten Schnittstellen zu den unterschiedlichen Vorsystemen machen uns sehr effizient, der Datenfluss ist transparent. Die Prozessgestaltungen schaffen Verbindlichkeit und Sicherheit. Auf Basis der IT-gestützten Planung ergeben sich sehr gute Analyse- und Steuerungsmöglichkeiten. Die Akzeptanz ist sehr groß. Die Aareon Smart World bietet uns mit der Wodis-Sigma-Anwendung in Verbindung mit dem Corporate Planner eine hervorragende Lösung aus einer Hand! Seite 29 von 30

30 Seite 30 von 30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!