Success Story Development - Personal Scheduling Software (PSS) - Rollenbasierte Dienst- und Schichtplanungssoftware mit Anbindung an SAP-HR

Transkript

1 Success Story Development - Personal Scheduling Software (PSS) - Rollenbasierte Dienst- und Schichtplanungssoftware mit Anbindung an SAP-HR

2 Agenda I. Pilot II. Kurzdarstellung - Executive Summary - PSS III. Funktionsbeschreibung PSS Seite 2

3 Pilotprojekt Pilotanwender Ein Global Player der Automotive Zulieferindustrie mit F&E-Standort in Deutschland. Dienst- und Schichtplanung vor Einführung von PSS Die Linienvorgesetzten planen die Schichtarbeit ihrer Mitarbeiter in einer Microsoft Excel-Tabelle. Urlaubs- und Gleitzeitanträge sowie Krankheitstage werden manuell bei Erhalt eines Antrages / Korrekturscheines in diese Liste eingefügt. Schichtpläne und Sollarbeitszeiten sind im SAP HR gespeichert. Problemstellung Der hohe manuelle Anteil im Prozess und die fehlende Synchronisierungsmöglichkeit mit dem Leitsystem (Stammdaten) SAP-HR führte zu häufigen Verzögerungen im Dienst- und Schichtplanprozess. Seite 3 Seite 3

4 Pilotprojekt Problembeschreibung Häufige Störungsursachen im Schichtplanprozess waren: a. Hoher Aufwand bei der Bearbeitung des Planungstools ( Excel- Tabelle) b. Hoher manueller Synchronisationsaufwand mit SAP HR c. Zeitliche Verzögerungen bei Genehmigungen von Abwesenheitsanträgen, zum Beispiel durch Abwesenheit des Vorgesetzten d. Fehlplanung (Über-/Unterbesetzung) der benötigten Mitarbeiter / Qualifikationen Die Häufigkeit der Störungen im Prozess der Mitarbeiterplanung wirkte sich mitunter negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus. Seite 4

5 Pilotprojekt Anforderungen an die neue Software Möglichkeit eines standortübergreifenden Zugriffs auf das Planungstool (PSS) über einen Internet-Browser Synchronisation des PSS mit dem Leitsystem SAP-HR (Mitarbeiterdaten, Salden und Abwesenheitstage) Pflege de Schichtmodelle, Qualifikationen und Mitarbeiterbedarf innerhalb von PSS Visualisierung aller relevanten Informationen über PSS Schichtbesetzung soll von Mitarbeitern selbständig geplant werden Weiterleitung von Abwesenheitsanträgen per Workflow an Vorgesetzte Direkte Verbuchung genehmigter Abwesenheitsanträge in SAP-HR Seite 5

6 Pilotprojekt Vertretungsregelung für Vorgesetzte Benutzer sollen sich über ein passwortgeschütztes Berechtigungssystem (an LDAP angeschlossen) anmelden können Infosystem mit grafischen Auswertungen sollen Auskunft über Zeitkontenentwicklungen, geleistete Samstagsarbeit und übergreifende Anwesenheitszahlen/Linie geben Seite 6

7 Pilotprojekt Umsetzung Die Anforderungen wurden durch die Software Personal Scheduling Software (PSS) zu 100% erfüllt. Eine vollständige Beschreibung befindet sich in den nächsten Kapiteln dieses Dokumentes. Nutzen Der tatsächliche Nutzen hat die Erwartung des Pilotkunden bei weitem übertroffen. Das erste Werk hat bereits ihre Dienst- und Schichtplanung auf die PSS-Software umgestellt, das zweite folgt in Kürze. Vorgesetzte und Zeitvorgesetzte erhalten nun einen kompletten Überblick über die Belegung und Einsatzplanung ihrer Mitarbeiter. Der Pflegeaufwand hat sich enorm verringert und die zum Teil grafischen Auswertungen bieten einen zuverlässigen Ausblick auf Besetzung und Gleitzeitverläufe in den nächsten 12 Monaten. Seite 7

8 Agenda I. Pilot II. Kurzdarstellung - Executive Summary - PSS III. Funktionsbeschreibung PSS Seite 8

9 PSS - Executive Summary Kernfunktionen Aufruf zentral über Internet-Browser Anbindung an SAP HR System - Synchronisation von Stammdaten wie Schichtmodell und Mitarbeiterdaten - Synchronisation von Bewegungsdaten wie z.b. Abwesenheiten - Parallele Planung im SAP HR als führendes System Selbständige Schichtplanung durch Mitarbeiter und Meister Genehmigung von Abwesenheit / Aushilfe über Workflow-Funktion Grafische und tabellarische Auswertungen über: - Anwesenheit und Gleitzeit - Einsatz- und Abwesenheitsplanung der nächsten Monate Seite 9

10 PSS - Executive Summary Kernfunktionen Konfigurierbarkeit von: - Schichtmodellen sowie außerplanmäßiger Schichten - Mitarbeiterbedarf sowie außerplanmäßiger Bedarfe - Qualifikationsbedarf - Vertretungen für Vorgesetzte - Schicht- und Abwesenheitsarten Bedarfsanzeige nach Personen und Qualifikationen Automatisches Füllen des Schichtkalenders Rollenbasiertes passwortgeschütztes Anmeldungs- und Berechtigungssystem Seite 10

11 Agenda I. Pilot II. Kurzdarstellung - Executive Summary - PSS III. Funktionsbeschreibung PSS Seite 11

12 Technik Softwareanforderungen - mysap ERP 2004 mit ECC 5.0, SAP Web AS Internet Browser (z.b. Microsoft Internet Explorer ab Version 6) Verwendetes Entwicklungswerkzeug - SAP Webdypro/ABAP Framework Seite 12

13 Aufruf & Navigation Aufruf zentral über Browser als Web- oder Portalanwendung im Unternehmensnetzwerk: Somit ist gesichert, dass die Anwendung von jedem Standort aus, der eine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk gewährleistet, aufgerufen werden kann. Anwender navigieren durch die Software in Abhängigkeit ihrer jeweils zugeordneten Rolle. So hat z.b. ein Mitarbeiter mit der Rolle Mitarbeiter zwar die Möglichkeit, seine Daten zu pflegen und die seiner Schicht anzuzeigen, jedoch fehlt ihm die Möglichkeit, Funktionen oder Auswertungen darüber hinaus auszuführen bzw. anzusehen. Diese Funktionen sind der Rolle Vorgesetzter oder Meister zugeordnet. Bestimmte Bereiche sind Anwendern auch ohne Anmeldung zugänglich. Seite 13

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16 Struktur Das Strukturmodell der PSS besteht aus folgenden Ebenen: - Werk - Gruppe - Bereich/Linie - Schicht Die Anzahl der Elemente pro Ebene ist beliebig erweiterbar Mitarbeiter können über Zeiträume zu einer Bereichs-Schicht- Kombination zugeordnet werden Seite 16

17 Struktur PSS Werke Werk Köln Werk Berlin n Gruppen Gruppe Produktion Gruppe Logistik Gruppe Sekretariat n Gruppe Produktion Bereiche/ Linien Linie 38 Linie 45 Bereich 100 n Linie 23 Schichten Mitarbeiter n Zeitliche Zuordnung z.b.: Mitarbeiter > Linie 38, Schicht 01 ( ) -> Linie 45, Schicht 02 ( ) Seite 17

18 Anbindung an SAP-HR PSS kann mit oder ohne Anbindung an SAP-HR angewendet werden. Auch besteht die Möglichkeit, bei Nutzung der Anbindung das SAP-HR weiterhin als das führende System zu verwenden. Darüber hinaus ist auch eine parallele Planung möglich. Die Synchronisierung SAP-HR nach PSS erfolgt immer nachts per Batch- Job oder alternativ auf Knopfdruck. In die andere Richtung wird dieser Prozess sofort angestoßen z.b. für die Genehmigung von Urlaubsanträgen. Ist das SAP-HR nicht verfügbar, dann wird der Benutzer aufgefordert, die Aktion zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu versuchen. Synchronisiert werden können: - Stammdaten wie Schichtmodell und Mitarbeiterdaten - Bewegungsdaten wie z.b. Abwesenheiten Seite 18

19 PSS Start Synchronisation PSS mit SAP-HR Protokoll Synchronisation PSS mit SAP-HR Seite 19

20 Selbständige Schichtplanung durch Mitarbeiter und Meister Mitarbeiter und Vorgesetzte sind im sogenannten Schichtkalender der PSS in der Lage, selbständig An- und Abwesenheitszeiten zu planen. Dabei werden sowohl die konfigurierten Rahmenbedingungen wie Schichtmodell, Mitarbeiter- und Qualifikationsbedarf je Schicht und Fertigungslinie berücksichtigt, als auch die aktuellen Gegebenheiten wie z.b. An- und Abwesenheitszeiten von Kollegen. Konfiguration und aktuelle Situation werden von der Software in Plausibilitätsprüfungen umgesetzt, die den Mitarbeiter bei der Planung seiner Zeiten begleiten und Fehleingaben verhindern helfen. Seite 20

21 PSS Schichtkalender für Juli 2008 der Linie 38 Mitarbeiter Szuecs: Nachtschicht am Diese Übersicht dient auch der Navigation (Klick auf eine Zelle) zur Bearbeitung der An- und Abwesenheiten. Legende für Farben/Kürzel Der Vorgesetzte kann hier die Zeiten seiner Mitarbeiter sehen und bearbeiten. Mitarbeiter können nur eigene Zeiten bearbeiten und den Status Anoder Abwesend für Kollegen ansehen. Seite 21

22 Mitarbeiter Szuecs: Nachtschicht am Statistikdaten Auf diesem Bild kann die tagesbezogene Planung vorgenommen werden. Nach dem Speichern gelangt die Planung als Antrag in den Posteingang des Vorgesetzten Seite 22

23 Genehmigungsverfahren über Workflow Der gespeicherte Antrag des Mitarbeiters führt zu einer Nachricht an den Vorgesetzten, die im Rahmen des Workflows in dessen Posteingang zur Genehmigung gestellt wird. Im Posteingang erscheint die Nachricht mit einem Bearbeitungsstatus. Bei Auswahl eines Vorgangs werden in einer Einzelansicht die für die Entscheidung zur Genehmigung oder Ablehnung notwendigen Vorgangsdaten angeboten: - Gesamtsituation der Schicht zum relevanten Zeitpunkt - Einzeldarstellung des Antrags mit eventuellen Vermerken des Antragsstellers - Maschinell ermittelten Hinweisen zum Urlaubskonto Über Buttons kann der Vorgesetzte den Vorgang annehmen oder ablehnen, wonach im Rahmen des Workflows eine entsprechende Nachricht an den Antragsteller gesendet wird. Seite 23

24 Posteingang eines Vorgesetzten (Abwesenheitsworkflow): Auswahl einer Nachricht eines Mitarbeiters zu einem beantragten Urlaubsantrag (14.05.) mit darunter liegender Detailansicht des Vorgangs Seite 24

25 Detailansicht des Vorgangs (Urlaubsantrag (14.05.) mit der Übersicht zur Situation der Schicht als Entscheidungsgrundlage zur Annahme oder Ablehnung des Antrags Vom System ermittelte Info Seite 25

26 Bedarfsanzeige nach Personen und Qualifikationen Im Schichtkalender werden neben Bedarfe an Anzahl und Qualifikation auch Alternativen aufgezeigt, wenn eine Sollgröße unterschritten wird. Dazu erscheint in der Bedarfsanzeige die Sollzahl mit einem Hinweis, welcher Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen an einem bestimmten Tag, an dem gemäß aktueller Planung das Soll unterschritten wird, noch verfügbar ist: Bedarf in rot Alternative: kann durch außerplanmäßige Schicht als Aushilfe das Linienteam komplettieren Seite 26

27 Grafische und tabellarische Auswertungen / Übersichten Einsatz-, An- und Abwesenheiten können als Übersichten in grafischer wie tabellarischer Form dargestellt werden. Dabei ist es möglich, die Zeiten je Mitarbeiter oder auch konsolidiert auf Schichten- oder Fertigungslinienebene auf einem Zeitstrahl darzustellen. Entsprechende Beispiele sind auf den Folgeseiten zu sehen. Seite 27

28 Beispiel Grafik zum Gleitzeitverlauf der Mitarbeiter einer Linie als 12-Monatssicht Seite 28

29 Beispiel Tabellarische Darstellung der Anwesenheiten im Monat über alle Fertigungslinien Seite 29

30 Beispiel Grafik der Anwesenheiten über alle Linien kumuliert dargestellt als Monatsverlauf Seite 30

31 Konfigurierbarkeit In PSS ist es möglich, auf Mitarbeiter-, Schicht- und Fertigungslinienebene - Schichtmodelle, sowie außerplanmäßiger Schichten, - Mitarbeiterbedarf sowie außerplanmäßiger Bedarfe, - Qualifikationsbedarf und - Vertretungen für Vorgesetzte zu konfigurieren. Die konfigurierten Werte wirken sich dann bei der Planung durch entsprechende Plausibilitätsprüfungen und Voreinstellungen aus. So kann z.b. konfiguriert werden, dass für eine Linie ein Minimalbedarf an Mitarbeitern für eine Qualifikation besteht. Bei der Planung ist es dann nicht mehr möglich, an Tagen Abwesenheiten zu planen, an denen für diese Schicht der Mindestbedarf bereits erreicht ist. Seite 31

32 Beispiel Konfiguration Mitarbeiterbedarf / Linie Beispiel: Montag ein Minimalbedarf von 5 und ein Maximalbedarf von 7 Mitarbeitern Seite 32

33 Beispiel Konfiguration Schichtmodelle Seite 33

34 Beispiel Konfiguration Qualifikationen Zuordnung von Qualifikationen zu einem Mitarbeiter Konfiguration - Pflege Qualifikation - Zuordnung zum Mitarbeiter - Pflege Bedarf für eine Linie Seite 34

35 Beispiel Konfiguration Gruppen Da in einem Werk verschiedene Gruppen (mit mehreren Bereichen/Linien) zusammengefasst sind, die unterschiedliche Informationen im Schichtkalender und den grafischen Auswertungen nutzen/benötigen, lässt sich je Gruppe einstellen, welche Spalten, Zeilen und Felder angezeigt werden sollen. Seite 35

36 Beispiel Konfiguration Vertreterregelung Vorgesetzte können eigene Vertreter (andere Vorgesetzte) definieren und bei Bedarf (z.b. Urlaub/Krankheit aktivieren (lassen)). Seite 36

37 Anmeldungs- und Berechtigungssystem Die Berechtigungen zur Nutzung von Funktionen werden aus der jeweiligen Rolle (Berechtigungsgruppe) abgeleitet, die einem Benutzer zugewiesen ist: Seite 37

38 Im Berechtigungsstamm eines Mitarbeiters werden Berechtigungsgruppe sowie besondere View- und Meisterrechte zugeordnet. Auch Passwörter werden hier verwaltet, wenn die Anwendung nicht an LDAP angebunden ist Seite 38

39 Automatisches Füllen des Schichtkalenders Aus den konfigurierten Schichtmodellen wird der Schichtkalender über alle Schichten und Fertigungslinien für die kommenden Monate gefüllt: 2008 bdf solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. SAP ist eine Marke oder eingetragene Marke der SAP AG in Deutschland und weltweit. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Seite 39