SWITCH-EDV Dokumenten-Management

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1 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE SWITCH-EDV Dokumenten-Management effektiver arbeiten sicher archivieren mehr Übersicht Kostengünstiger Einstieg: Dokumentenverwaltung auf professionellem Niveau, schnell einsatzbereit und optional erweiterbar C Innovative Lösung: DMS-Laufwerk ist mit allen gängigen PCs und Programmen kompatibel. Anwender können ihre gewohnte Arbeitsweise beibehalten. Einsetzbar in jedem Büro: Über Schnittstellen lässt sich das System problemlos in jede IT-Umgebung einbinden. Weiterarbeiten wie bisher: SWITCH-EDV DMS passt sich den Gewohnheiten seiner Benutzer an und erfreut sich einer hohen Akzeptanz. Einfaches Organisieren: Dokumente, Ordner, s, Anhänge, etc. verwalten, verknüpfen, zusammenfassen in elektronische Akten u.v.m. Besseres Zusammenarbeiten: Stets die aktuelle/richtige Version finden, alle Daten für jeden Mitarbeiter (mit Benutzerechten) verfügbar machen. Diagnostiklabore Blut- & Gewebebanken Arztpraxen & Kliniken Logistikunternehmen Telekommunikation Energieversorger Maschinenbau Elektroindustrie Großhandel Industriebetriebe Klein- und mittelständische Unternehmen Änderungen nachvollziehen: Mit der Dokumenten-Historie erkennen, welcher Mitarbeiter welche Dateien wann und wie bearbeitet hat. Sicher archivieren: Gesetzliche Anforderungen hinsichtlich GDPdU, Revisionssicherheit, Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen werden voll erfüllt. Dokumente können auch noch nach 30 Jahren unverändert gelesen werden (Dokumentenschutz durch Berechtigungen). SWITCH-EDV IT Lösungen Software Hardware

2 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Mehr Sicherheit, Zeitersparnis und Übersicht mit SWITCH-EDV Dokumenten-Management Das SWITCH-EDV Dokumenten-Management-System (DMS) ist mit allen Funktionen ausgestattet, die eine professionelle Dokumentenverwaltung ausmachen. Den Kern bildet das DMS-Laufwerk, welches mit allen gängigen Programmen kompatibel ist. Daher können alle Anwender mit ihren Dokumenten im DMS genau so weiter arbeiten, wie sie es bislang gewohnt waren. Sie nutzen einfach die ganz normalen Datei Öffnen - oder Datei Speichern - Funktionen ihrer Programme wie immer. Positiv verändern wird sich dagegen die Qualität der Zusammenarbeit. Die wichtigsten Vorteile im Überblick: Täglicher Zeitgewinn: Schnelles Finden von Dateien durch die Nutzung von Suchbegriffen (die im Dokument vorkommen) oder anderen Suchfunktionen. Vollständige Übersicht: Auf einen Blick erkennen, welche Ordner, Dokumente, s, Bilder oder elektronische Akten zu einem bestimmten Projekt, Vorgang oder Kunden vorhanden sind. Mitarbeiter können sich umfassend und genau informieren. Sichere Datenauswahl: SWITCH-EDV DMS stellt sicher, dass Benutzer immer die korrekte / aktuelle Version bearbeiten bzw. betrachten. Effektiveres Arbeiten: Fehler vermeiden bei wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen (Workflow). Jeder Schritt wird dokumentiert, so dass jeder zu jeder Zeit nachvollziehen kann, wie Arbeitsprozesse verlaufen bzw. abliefen. Gemeinsamer Informationspool: Dokumente und s können von jedem Mitarbeiter im Unternehmen genutzt werden (Nutzerrechte vorausgesetzt), der sie zur besseren Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Bequemes Daten-Management: Die Informationsflut wächst, jeden Tag kommen mehr neue Dokumente und s hinzu. Mit SWITCH-EDV DMS können Sie diese sinnvoll bündeln (z.b. Alles zu einem Vorgang) und in Sekunden finden. Weniger Papierverbrauch: Dokumente oder s ausdrucken, um sie zur Freigabe vorzulegen oder in Akten-Ordnern zu archivieren, ist nicht mehr nötig. Sichere Archivierung: Sichere Aufbewahrung von unternehmenskritischen Informationen in Dokumenten und s, so dass sie jederzeit verfügbar sind. Gesetzliche Sicherheit: GDPdU, Revisionssicherheit, Aufbewahrungs- und Archivierungsfristen all das übernimmt das SWITCH-EDV Dokumentenmanagement automatisch für Sie. Workflow-Übersicht: Alle Aktionen, Prozesse und anstehenden Aufgaben im Blick, inklusive Urlaubsvermerke. Sichere Datenauswahl: Dokumenten-Vorschau mir angehängter Notiz eines Kollegen. Effektives Arbeiten: Elektronische Akten bündeln alle verfügbaren Dokumente, s, Projekte, Adressen usw. zu einem Vorgang/Kunden.

3 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Produktbeschreibung SWITCH-EDV DMS Leistungsumfang und Kernfunktionen: Workflow, Prozesse und Zusammenarbeit optimieren Oberflächen individuell anpassen Ordner/Dokumente verwalten und überwachen Virtuelle Ordnerstrukturen aufbauen Elektronische Akten anlegen Volltextsuche & Schlagwortsuche, Zusatzattribute Historie/Versionen/Änderungen nachvollziehen Sperren & Freigeben (Check-in/Check-out) Scanning -Archivierung Texterkennung (OCR) Adressverwaltung (CRM) Automatisierte Prozesse einbinden Software integrieren Archivierung/revisionssichere Ablage Wikis für Dokumentationen Forum für Diskussionen Benutzer-/Gruppenverwaltung Merkmale und Eigenschaften: Professionelles Dokumentenmanagement Einfache, schnelle Installation Schnittstellen zu gängigen Systemen/Programmen Problemlose Einbindung in IT-/Arbeitsumgebung Minimale Einarbeitungszeit Keine Vorkenntnisse erforderlich Hohe Akzeptanz bei den Anwendern Mitarbeiter können so weiterarbeiten wie bisher Arbeitsplatzunabhängiger Zugriff über Internet-Browser Protokolle und Schnittstellen: Komplette Übersicht des aktuellen Workflows: Wer macht was, welche Aufgaben sind bis wann zu erledigen? Ansicht des Teambereiches, hier mit Ordnern bzw. Dateien für Adressen, Akten, Archiv, Dokumente, Faxeingang, Posteingang, Sonstiges und Verwaltung. Externe Anwendungen wie - oder Adressenverwaltungsprogramme (CRM) lassen sich problemlos integrieren. Protokolle: Zugriff über CIFS/SMB, RSS, SOAP-WebServices, FTP, XML, IMAP4, SMTP, HTTP/HTTPS Windows-Client-Integration File-System Adapter über CIFS/SMB Mailarchivierung über IMAP4

4 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Wichtige Funktionen im Detail Anpassungen, Individualisierung: Oberflächensteuerung durch Berechtigung Integration eigener Masken Designanpassungen wiederkehrende Funktionen als Favoriten ablegen Strukturierung, Links, Metadaten: Objekte verknüpfen: Ordner, Dokumente, s, Wikis, Foren, Termine, Benutzer, Gruppen, eigene Objekttypen Objekte erweitern um eigene Attribute/ Meta-Informationen Objekten beliebige Notizen anhängen Metadaten übers DMS-Laufwerk anlegen dynamisches Erstellen von Metadaten Workflow optimieren: Schnelle Kommunikation und Abstimmung über anstehende Aufgaben und Arbeitsschritte. Dokumente verwalten: Änderungen in Versionshistorie mitführen Dokumente/Objekte um beliebige Schlagworte, Attribute und Metadaten erweitern interne Dokumenten- Verknüpfungen mitführen Terminwiedervorlage Workflow optimieren: automatische Abläufe, z.b. Archivieren nach X Tagen automatische Mitteilungen über Änderungen an Dokumenten/Objekten Sperren/Freigeben (Check-In/Check- Out) s speichern und in zugehörige Akten ablegen Adress-Modul zur Zuordnung Kunde/Akte und Zusammenfassung von Informationen und Vorgängen zu einem Kunden (CRM) Dokumenten-Suche: Schnelles Finden dank umfangreicher Suchfunktionen, hier mit der erweiterten Suchmaske für Metadaten. Dokumentensuche: Ähnlichkeitssuche Wildcardsuche Volltextsuche Attributsuche Metadatensuche numerische Suche Bereichsuche für Zahlen und Datum Ablageortsuche Alle Suchfunktionen kombinieren Textfilter integrieren Sofortzugang zu neuen oder geänderten Dokumenten s komplett durchsuchen OCR-Prozesse für Bilder integrieren Sicherheit, Archivierung, Revisionssicherheit: Automatische Historie von Dokumentenänderungen SSL-Verschlüsselung für Zugriffe über Web-Portal Integriertes Backup-Script für Vollsicherung der Datenbank standortübergreifende Sicherung Dokumente nach Ablauf automatisch archivieren Änderungen in Dokumenten protokollieren lassen Dokumente als unveränderbar markieren Integration automatischer Hintergrund-Konverter Administration: Datenschutz durch Rechtevergabe an Benutzer und Gruppen. Administration: Rechte für Benutzer/Gruppen Serverpapierkorb Systemdiagnose zentrale Konfigurationsdatenbank Synchronisation

5 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Leichte Installation, kurze Vorbereitungszeit Leichte Installation: Jeder kann ohne große Vorbereitung selbstständig eine voll funktionsfähige Installation von SWITCH- EDV DMS durchführen. Ist die Installation abgeschlossen und das System gestartet, steht es bereit. Startklar per Drag&Drop: Über das DMS-Laufwerk können vorhandene Dokumente und Verzeichnisstrukturen über Kopieren/Einfügen bzw. Drag&Drop direkt in das SWITCH-EDV DMS kopiert werden. Über Schnittstellen können s ebenfalls sehr leicht transferiert werden. Einfache Installation ohne Vorkenntnisse Schnelle Eingewöhnung: Das DMS integriert sich mit seinen Funktionen direkt in den Arbeitsbereich (Windows Explorer) des Benutzers. Sind spezielle Funktionen notwendig, wie beispielsweise der Aufruf und die Bearbeitung von Workflows, sind diese direkt über die rechte Maustaste wie gewohnt erreichbar. Software integrieren: Jedes Programm, das mit Verzeichnissen und Dateien arbeitet und auf ein Laufwerk schreiben kann, ist mit SWITCH-EDV DMS nutzbar, z.b. Office-Pakete, Scan-Programme, TIF/PDF-Drucker, Fax-Programme, Outlook, CAD-Programme, OCR oder Sonstige. Auch Verweise innerhalb von Dokumenten (z.b. Excel-Verweise) bleiben voll funktionsfähig. Über die XML- Schnittstelle können andere Programme erweiterte Befehle innerhalb von SWITCH-EDV DMS ausführen. Über die SOAP- Schnittstelle können sämtliche SWITCH-EDV DMS-Funktionen in andere Programme integriert werden. So lassen sich z.b. Warenwirtschaftssysteme mit SWITCH-EDV DMS verbinden. Intuitives Finden und Arbeiten, mit dem Kontext-Menü über die rechte Maustaste s schreiben: alle gängigen Programme lassen sich problemlos einbinden

6 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Gewohnte Arbeitsweise, bessere Ergebnisse Schnelles Finden das Suchen wird zur Nebensache: Mit den vielen Suchfunktionen sind alle Dokumente auch dann schnell auffindbar, wenn man die Ablagestruktur nicht kennt. Der Suchprozess wird zur Nebensache. Benutzer beherrschen die vorhandenen Dateien viel besser, haben stets den Überblick und gewinnen mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Arbeit geht leichter von der Hand. Suche: Einfach und schnell nach Schlagworten suchen Volltextsuche: In allen Datensätzen nach beliebigen Schlagworten suchen. Erweiterte Suche: Eingegrenzte Suche nach Art des Datentyps, Datei, Ordner, Wiki, Forum oder nach Attributen, wie Anlege datum, Beschreibung, Inhalt, etc. Schnelles Finden: Dokumentenanzeige nach Volltextsuche mit Fundstellenmarkierung (Search-Highlighting) Adaptoren: Weitere Systeme einbinden, um sie zu durchsuchen und Treffer in der Ergebnisliste anzuzeigen. Das spart noch mehr Zeit, da die Suche nicht manuell in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden muss. Besseres Zusammenarbeiten mehr Qualität in kürzester Zeit: SWITCH-EDV DMS ist ein Informationsmanagementsystem, das alle Benutzer/Gruppen optimal informiert, damit alle an einem Strang ziehen und Arbeitszeiten effizient genutzt werden. Alle werden individuell über den Fortgang relevanter Prozesse informiert, jeder kann sich sofort einbringen. Neuigkeiten sofort im Blick: eingegangene Mitteilung aus dem Teambereich Individualität: Das System unterstützt die persönliche Arbeits- weise der Benutzer. Jeder kann seine gewohnten Strukturen und Werkzeuge beibehalten. Zeitersparnis: Alle Benutzer sind bis ins Detail informiert, so dass in Meetings mehr Zeit für wichtige Themen und Kernfragen bleibt. Effektivität: Alle sind optimal über den Stand der Projekte informiert und können aktiv mitarbeiten. Dies bewirkt eine höhere Qualität der persönlichen Arbeit, und die Zusammenarbeit wird noch effektiver. Ansicht der bereits durchgeführten Schritte des Vertriebsworkflow Produktivität: Durch den Wegfall administrativer Aufgaben können Benutzer ihre volle Konzentration den wesentlichen Aufgaben widmen.

7 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Gezieltes Informieren, sicheres Archivieren Wissen generieren Informationen für alle nutzbar machen: SWITCH-EDV DMS schafft eine Wissensbasis, die stetig wächst und allen zur Verfügung steht. Jeder Mitarbeiter hat die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Diskussionen werden engagierter geführt, Dokumentationen aktueller und fundierter. Der Teamgeist wird gefördert. Aktualität: Änderungen in Beschreibungen und Dokumentationen werden allen Beteiligten sofort mitgeteilt, so dass sie immer auf dem aktuellen Wissensstand sind. Prozessoptimierung: Dateiversionen und Markierungen der Unterschiede zum zuletzt Gelesenen machen Fortschritte schnell erkennbar. Benutzer können prompt eingreifen, wenn es weitere Aspekte/neue Fakten zu beachten gilt. Qualitätssicherung: Durch das DMS sind Dokumente und Informationen unternehmensweit zugänglich. Prozesse werden optimiert, Schwächen und Fehler früher erkannt sechs Augen sehen mehr als zwei. Kollegialität: Jeder Mitarbeiter kann sich jederzeit in Foren beteiligen und so sehr schnell zur Lösung akuter Probleme oder Fragen beitragen. Objekt-Info: stets nachvollziehen können, wann und wie sich Dokumente entwickeln Selbsterstellter Bereich (DMS) und Favoriten z.b. Scans für die Archivierung Automatisches Archivieren Aufbewahrungsfristen sicher einhalten: Mit SWITCH-EDV DMS lassen sich unternehmenskritische Dokumente und sensible Kundendaten automatisch speichern und sicher archivieren. Richtlinien und Gesetze zur Aufbewahrung von Patientenunterlagen werden somit zuverlässig eingehalten. Dabei gelten für eingescannte Unterlagen (z.b. Krankenhausberichte) dieselben Fristen wie für Unterlagen aus Papier. Ist sichergestellt, dass elektronisch gespeicherte Daten jederzeit abrufbar sind, können schriftliche Berichte vernichtet werden. Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Praxen und Kliniken: Krankengeschichten, Röntgenbehandlungen: 30 Jahre Arztakten Ärztliche Aufzeichnungen, Untersuchungsbefunde: 10 Jahre Befunde/Befundmitteilungen, Laborbuch/Laborbefunde: 10 Jahre Messprotokolle, Kontrollkarten über interne Qualitätssicherung: 5 Jahre Zertifikate über Teilnahme an Ringversuchen: 5 Jahre Sicherungsdiskette (Abrechnung mit KV): 4 Jahre Abrechnungsscheine, Ersatzverfahren, Überweisungsscheine: 1 Jahr

8 IT LÖSUNGEN HARDWARE SOFTWARE Unterstützung, Beratung, Support SWITCH-EDV DMS ist ein professionelles Dokumenten-Management-System mit einem großen Leistungs- umfang und vielen Funktionen, die das Arbeiten mit Dateien aller Art täglich erleichtert, dabei viel Zeit einsparen hilft und jeden Mitarbeiter zuverlässig auf dem Laufenden hält. Optional stehen komfortable Zusatzmodule zur Wahl. Wartungs- und Updateverträge runden das Angebot ab. Telefonische Unterstützung, Beratung/Dienstleistung Schulungen/Workshops, Videos/Handbücher Support-Pakete, Support-Angebote, Support-Directline Forum SWITCH-EDV DMS eine besonders gute Wahl SWITCH-EDV DMS ist ohne Probleme für jedes Büro und jeden Mitarbeiter nutzbar, denn das Besondere an SWITCH-EDV DMS ist, dass es ein eigenes Laufwerk hat und sich damit vollständig in die gewohnte Arbeitsumgebung integriert. Dadurch werden Dokumente so verarbeitet wie bisher. Auch alle anderen Programme, die mit Dateien und Verzeichnissen arbeiten (im Prinzip tun das alle) sind sofort mit SWITCH-EDV DMS nutzbar ohne Umstellung. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet das: weiterarbeiten wie bisher und die gewohnten Ablagestrukturen und Bedienungsweisen beibehalten! Besser geht s nicht: Dokumente einfach in SWITCH-EDV DMS hineinkopieren und innerhalb kürzester Zeit ein professionelles, voll funktionierendes DMS nutzen Alle Anwendungen beibehalten und genau so weiterarbeiten wie gewohnt Alle DMS-spezifischen Aspekte wie Workflow, Archivierung, Versionierung und Volltextsuche laufen im Hintergrund automatisch ab Sichere Datenarchivierung nach geforderten Anforderungen Kostenlose Testversion unter SWITCH GmbH Daimlerstr Stockelsdorf Tel.: / Mobil: / info@switch-edv.de