Versionen standard, advanced, profi

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1 HANDBCH Q3 BSINESS Versionen standard, advanced, profi Dieses Handbuch ist eine Einführung in Q3 Business. Mit den Grundkursen, die auf der Version Q3 Business standard basieren, lernen Sie die wichtigsten Funktionen der jeweiligen Module kennen. Mit der F1 Taste gelangen Sie jederzeit zur ausführlichen Online Hilfe. Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den einzelnen Funktionen. Die Versionen Advanced und Profi verfügen über zusätzliche Listungsmerkmale, die in der Hilfe beschrieben sind. Einzelheiten zu Q3 Business standard andard, advanced und profi finden Sie im Handbuch Quickstart oder unter Handbuch Q3 Business 1

2 Dieses Benutzerhandbuch darf ohne ausdrückliche Genehmigung der Q3 Software AG in keiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder vervielfältigt werden. Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel und Windows sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Q3 Zahlungsverkehr, Q3 Buchhaltung, Q3 Faktura, Q3 Lohn, Q3 Haushalt, Q3 Verein, Q3 Adress sind Marken der Q3 Software AG. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber. Alle in Beispielen verwendeten Namen von Produkten, Vorgängen, Personen und Ereignissen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Namen oder Ereignissen ist rein zufällig Q3 Software AG. Alle Rechte vorbehalten. Handbuch Q3 Business 2

3 INHALTVERZEICHNIS Q3 Business... 5 Einführung in Q3 Business... 5 Kurse... 5 Installation von Q3 Business... 6 Q3 Business installieren... 6 Erster Programmstart... 6 Lizenzierung... 7 Q3 Business deinstallieren... 8 Grundlagen... 9 Über Q3 Business... 9 Über dieses Handbuch Grundlegende Bedienungselemente Q3 Business Auftrag Bedienungskonzept Grundkurs Lektion 1 Online-Hilfe Lektion 2 Vorbereitungen Lektion 3 Adressen Lektion 4 Sattelfest Lektion 5 Artikelstamm Lektion 6 Rechnung erfassen Lektion 7 Mehrwertsteuer Lektion 8 Serienbrief Lektion 9 Offerte erfassen Lektion 10 Mahnungen Lektion 11 Zahlungseingang Lektion 12 Kontrolle anhand des Bewegungsjournals Lektion 13 Standardauftrag Lektion 14 MwSt.-Abrechnung Lektion 15 Daten sichern Lektion 16 ESR Vorbereitungen Lektion 17 ESR Formular Lektion 18 ESR Datendiskette einbuchen Daten von Q3 Business Auftrag Formulare Platzhalter Handbuch Q3 Business 3

4 Q3 Business Kreditoren Bedienungskonzept Grundkurs Lektion 1 Vorbereitungen Lektion 2 Adressen Lektion 3 Sattelfest Lektion 4 Kreditorrechnung Lektion 5 MwSt.-Abrechnung Daten von Q3 Business Kreditor Q3 Business FiBu Bedienungskonzept Grundkurs Lektion 1 Online-Hilfe Lektion 2 Vorbereitungen Lektion 3 Kontenrahmen Lektion 4 Eröffnungsbilanz Lektion 5 Journal ausgeben Lektion 6 Bilanz ausgeben Lektion 7 Buchen Lektion 8 Budget Lektion 9 Grafik erstellen Lektion 10 MWST-Abrechnung Lektion 11 Daten sichern Lektion 12 Abschluss durchführen Lektion 13 Mehrwertsteuer Lektion 14 Sammelbuchung erfassen Lektion 15 Neuanfang Lektion 16 Mandant erfassen Daten von Q3 Business Fibu Q3 Business Lohn Bedienungskonzept Grundkurs Lektion 1 Online-Hilfe Lektion 2 Vorbereitungen Lektion 3 Personal Lektion 4 Lohnabrechnung Lektion 5 Daten sichern Lektion 6 Lohnperiode abschliessen Lektion 7 Neuanfang Daten von Q3 Business Lohn Tastaturabkürzungen Tastaturtabelle Handbuch Q3 Business 4

5 Q3 BSINESS EINFÜHRNG IN Q3 BSINESS Aus technischer Sicht ist die Einführung von Q3 Business ein Kinderspiel. Die organisatorische Einführung ist je nach Grösse und Komplexität eines nternehmens mehr oder weniger anspruchsvoll. Es ist uns ein grosses Anliegen, dass Sie Q3 Business erfolgreich einführen und den vollen Nutzen aus Ihrer Q3 Business Lösung schöpfen. m Ihnen die Einführung so einfach wie möglich zu machen, bieten wir und unsere Vertriebspartner Kurse oder individuelle nterstützung bei der Einführung Ihrer Q3 Business Lösung an. Kurse Lernen Sie in einem Q3 Business Kurs, welche Schritte notwendig sind, um Q3 Business erfolgreich einzuführen oder wie Sie Q3 Business noch einfacher, eleganter und sicherer bedienen können. Erfahrene Profis zeigen Ihnen, wie Sie am einfachsten arbeiten und Ihre Ziele schneller erreichen. Mit einem Q3 Business Kurs haben Sie das Programm noch besser im Griff. Geniessen Sie einige Stunden bei uns, lernen Sie andere Anwender kennen, tauschen Sie sich aus und machen Sie neue Erfahrungen. nsere Kurse werden in Form von Seminaren oder Workshops mit maximal 6 Personen durchgeführt. Ihr neu erworbenes Wissen können Sie sofort umsetzen. Melden Sie sich an unter oder per Telefon 0848 Q3 INFO ( ). Handbuch Q3 Business 5

6 INSTALLATION VON Q3 BSINESS Q3 Business installieren Für die Installation von Q3 Business gehen Sie bitte folgendermassen vor: 1 Legen Sie die CD Q3 Software in das CD Laufwerk Die Installation von Q3 Business startet nun normalerweise automatisch. Falls dies bei Ihrem Computer nicht der Fall ist, so führen Sie folgende Schritte aus: 2 Wählen Sie im Start-Menü Ausführen 3 Tippen Sie d:setup.exe und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok Befolgen Sie die Installationshinweise am Bildschirm d: in Punkt 3 bezeichnet den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM Laufwerks. Ersetzen Sie diesen bei Bedarf durch den Buchstaben Ihres CD- ROM Laufwerks. Erster Programmstart Nach erfolgreicher Installation finden Sie im Start-Menü unter Programme den Eintrag Q3 Business und darunter den Eintrag Q3 Business + Name des installierten Programms. Wenn Sie eines der Pakete Standard, Advanced oder Profi installiert haben, finden Sie alle Module des jeweiligen Paketes. Wählen Sie das gewünschte Prgramm, um zu starten. Handbuch Q3 Business 6

7 Q3 Business teilt Ihnen mit, dass es zum ersten Mal gestartet worden ist. Sie werden gebeten, Ihren Namen und Ihre Lizenznummer einzutippen. Diese Nummer finden Sie auf dem beiliegenden Lizenzschreiben. Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Business, welches Programm Sie erworben haben. Sobald Sie die gültige Lizenznummer mit Sichern bestätigt haben, ist das Programm betriebsbereit. Im nächsten Schritt werden die Daten der Grundkonfiguration (MwSt, Anschrift, etc.)erfasst. Einzelheiten dazu finden Sie im Grundkurs. Lizenzierung Q3 Business ist mit einem Lizenzierungsmechanismus ausgestattet. Dieser ermöglicht, dass sich auf der gleichen CD sowohl Q3 Business Stan- dard, Advanced und Profi befinden, wie auch einzelnen Module von Q3 Business. Anhand der Lizenznummer erkennt Q3 Business, welches Programm Sie erworben haben. Haben Sie Interesse an einem andern Q3 Business Programm, so können Sie sich problemlos die Demoversion installieren. Jede Lizenznummer ist eindeutig mit dem Besitzer verbunden. Legen Sie deshalb besonderen Wert darauf, dass Ihre persönliche Lizenznummer nicht in falsche Hände gerät. Die auf dem beiliegenden Lizenzschreiben vermerkte Lizenznummer berechtigt Sie, während 60 Tagen Q3 Business Auftrag voll zu nutzen. So haben Sie genügend Zeit, sich durch Einsenden des beiliegenden Lizenzschreibens bei uns offiziell zu registrieren. Sie erhalten danach umgehend eine Ergänzungsnummer, die Ihnen die unlimitierte Nutzung von Q3 Business Auftrag ermöglicht. So teilen Sie Q3 Business die Ergänzungsnummer mit: 1 Starten Sie ein Q3 Business Modul 2 Wählen Sie?+Lizenzierung 3 Tippen Sie die Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer 4 Bestätigen Sie die Nummer mit Sichern Handbuch Q3 Business 7

8 Bewahren Sie sowohl die Lizenz- als auch die Ergänzungsnummer gut auf. Sie werden die Nummern wieder benötigen, sobald Sie Q3 Business neu oder auf einem andern Computer installieren. Dialog Lizenznummern erfassen (Menu? / Lizenz ) Q3 Business deinstallieren Wenn Sie Ihren Computer verkaufen oder verschenken, sind Sie verpflichtet, Q3 Business zu deinstallieren. Das SETP-Programm von Q3 Business unterstützt Sie bei der Deinstallation. Für die Deinstallation gehen Sie wir folgt vor: 1 Vergewissern Sie sich, dass Q3 Business nicht gestartet ist 2 Wählen Sie im Windows Start-Menü Einstellungen+ Systemsteuerung 3 Wählen Sie den Eintrag Software 4 Suchen Sie in der Liste Q3 Business Ihr Modul und wählen Sie Hinzufügen/Entfernen Befolgen Sie die Anweisungen des Deinstallationsprogramms. Handbuch Q3 Business 8

9 GRNDLAGEN Über Q3 Business Q3 Business der Q3 Software AG hat Tradition. In den vergangenen zwanzig Jahren haben sich über Kunden für ein Q3 Programm entschieden. Warum? Hochwertige Qualität, eine einfache, gradlinige Bedienung und die optimale Ausrichtung auf Schweizerische Bedürfnisse - das sind Eigenschaften, die in vielen Anwendungsbereichen unmittelbar überzeugen. nser Fokus liegt auf dem Satz Konsequent einfach. Das meinen wir ernst und wir arbeiten jeden Tag daran. Wir möchten, dass Sie mit unserer Software Zeit sparen! Wenn wir etwas verbessern können, lassen Sie es uns bitte wissen. Wir nehmen Ihre Anliegen ernst. Mit Q3 Business arbeiten Sie mit einem ausgereiften Produkte das auf aktuellen Technologien aufbaut. Das Angebot umfasst die Versionen Standard, Advanced und Profi, sowie Zusatzmodule. Haben Sie sich für ein oder mehrere Module von Q3 Business entscheiden, so haben Sie jederzeit die Möglichkeit weitere Module hinzuzufügen. Eine Zusammenfassung der Funktionen, der unterschiedlichen Versionen von Q3 Business finden Sie unter Handbuch Q3 Business 9

10 Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Ihnen helfen, schnell und ohne Kopfzerbrechen den Einstieg in die Q3 Business Programme zu finden. Für Detail- Informationen steht Ihnen im Programm eine umfassende Online-Hilfe zur Verfügung. Dieses Handbuch enthält gleichzeitig Informationen über Q3 Business Standard, Advanced und Profi. WIE SIE MIT DIESEM HANDBCH ARBEITEN Dieses Handbuch ist in verschiedene, voneinander unabhängige Kapitel unterteilt. In der Einführung finden Sie die Grundlagen, die allen Programmen gemeinsam sind. Die Beschreibungen der einzelnen Programme sind immer in die folgenden Kapitel aufgeteilt: Kapitel 1 Bedienungskonzept Kapitel 2 Grundkurs Wie Sie mit Q3 Business arbeiten Mit Übungen Q3 Business spielerisch kennen lernen Das Kapitel 1 des jeweiligen Programms ist kurz und gibt schnell einen guten Überblick. Der Grundkurs in Kapitel 2 ist für geübte Anwender und Anwenderinnen nicht unbedingt ein Muss. Oft bringt allein die trockene Lektüre dieses Kapitels ohne Nachvollziehen am Computer ausreichend Verständnis. Ganz gleich, in welchem Kapitel Sie gerade lesen: Wenn Sie auf eine nklarheit stossen oder Ihnen ein Begriff fremd ist, so suchen Sie in der Online-Hilfe nach einem entsprechenden Stichwort. Häufig finden Sie Hinweise auf die Online-Hilfe direkt im Text (mit æ gekennzeichnet). Handbuch Q3 Business 10

11 KONVENTIONEN IN DIESEM HANDBCH Verschiedene Schriftmerkmale helfen Ihnen, dieses Handbuch besser zu verstehen: Tasten, die Sie tippen müssen, sind mit eigenen Symbolen gestaltet. A bedeutet z.b. die Alt -Taste, die Kombination C+b weisst Sie an, die Control -Taste zu halten, während Sie die B -Taste tippen. Nützliche Hinweise sind mit gekennzeichnet und zwischen zwei Linien gesetzt. Menü- und Schaltflächenbefehle sind kursiv gesetzt: Beispiel: Datei+Neu, Installation Ok Wenn ein Ausdruck ein + enthält, weisst er auf einen Menübefehl hin. Links vom + steht der Name des Menüs, rechts der Menüpunkt (z.b. weisst Bearbeiten+Sichern auf den Menüpunkt Sichern im Bearbeiten- Menü hin). Bezeichnungen von Eingabefeldern... sind zwischen '...' gesetzt. Text, den Sie eintippen müssen... ist zwischen... gesetzt. Es ist uns ein Anliegen Sie mit diesem Handbuch beim Kennen lernen von Q3 Business optimal unterstützen. Wir freuen uns, wenn dies gelingt. Sollten Sie über ngereimtheiten stolpern oder eine gewünschte Information weder in diesem Handbuch noch in der Online-Hilfe finden, so sind wir Ihnen dankbar, wenn Sie uns darauf aufmerksam machen. Am einfachsten per Mail auf: support@q3software.ch. Handbuch Q3 Business 11

12 Grundlegende Bedienungselemente Konzept und Design sind nebst der eigentlichen Funktionalität massgebend dafür verantwortlich, wie schnell sich der Mensch in eine Software einarbeiten und wie effizient diese im Alltag genutzt werden kann. Wir haben deshalb diesen beiden Punkten besondere Beachtung geschenkt. Q3 Business ist ein Windows-Programm. Die Handhabung der einzelnen Bedienungselemente (Menü, Eingabefelder usw.) von Q3 Business entspricht deshalb grundsätzlich dem allgemeinen Windows-Standard und wird hier nicht im Detail erklärt. Das Programmfenster Gleich nach Programmstart erscheint das Programmfenster mit der Menüleiste und der Symbolleiste (kleine Schaltflächen für den schnellen Zugriff auf Menüfunktionen). Das Programmfenster hat keine zusätzliche Funktion: Arbeiten werden Sie immer in Arbeits- und Dialogfenstern. Handbuch Q3 Business 12

13 Die Menüleiste Der Menüleiste kommt die Rolle der Schaltzentrale zu. Jedes Menü übernimmt dabei eine andere Funktion. Für alle Menüs gilt: Menüs lassen sich mittels der A-Taste und dem unterstrichenen Buchstaben direkt öffnen (z.b. A+d für das Menü Datei). Aktive (=wählbare) Menüpunkte erscheinen in schwarzer Schrift, inaktive erscheinen grau eingedrückt. Viele Menüpunkte lassen sich mit der Tastatur (Kurzwahltasten) direkt abrufen. Diese Tastenkombinationen erscheinen im Menü rechts. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Übersicht über alle Menüs und alle Kurzwahltasten. A öffnet falls noch kein Menü offen ist das für das aktuelle Fenster wichtigste Menü. Benutzen Sie diese Taste, wenn Ihnen die Kurzwahltasten noch nicht geläufig sind. DAS MENÜ DATEI dient dem Zugriff auf eine ganze Datei (z.b. Journal). Meist kommen die Datei-Menüpunkte in einem Arbeitsfenster in Zusammenhang mit der Liste zum Einsatz. DAS MENÜ BEARBEITEN... bezieht sich auf einzelne Elemente (Datensätze) einer Datei. Sie werden feststellen, dass Sie die Funktionen im Menü Bearbeiten am intensivsten von allen benutzen. Noch einfacher und bequemer arbeiten Sie, wenn Sie die Kurzwahltasten, die rechts neben den Menueinträgen notiert sind verwenden. DAS MENÜ DETAIL... enthält Funktionen, die sich ausschliesslich auf das aktuell offene Fenster beziehen (z.b. Detail+Eigenschaften im Adressenfenster). DAS MENÜ FNKTION... enthält alle Hauptfunktionen von Q3 Business (z.b. Adressen, Artikel). Handbuch Q3 Business 13

14 DAS MENÜ ASWERTNG... enthält alle Auswertungen in Q3 Business (z.b. Kundenstatistik, Saldoliste, Erfolgsrechnung, Bilanz, etc.). DAS MENÜ?... führt zur Online-Hilfe und zur Registrierung. Handbuch Q3 Business 14

15 DAS QICK-MENÜ... hilft, die Arbeitseffizienz zu erhöhen. Sie öffnen es mit der rechten Maustaste. Das Quick-Menü enthält die wichtigsten Menüpunkte der anderen Menüs. Die Symbolleiste... erleichtert den Zugriff auf häufig verwendete Menübefehle. Ist Ihnen die Bedeutung eines Symbols nicht geläufig, so setzen Sie einfach den Mauszeiger auf dieses Symbol und belassen ihn dort (kein Mausklick!). Es erscheint eine kurze Erklärung direkt an der Mausposition. Das Arbeitsfenster dient dem Bearbeiten von Datensätzen in einer Datei (z.b. Rechnungen im Bewegungsjournal, Adressen in der Adressdatei). Das folgende Bild zeigt stellvertretend das Arbeitsfenster Rechnungen, ein Arbeitsfenster in Q3 Business Auftrag: Handbuch Q3 Business 15

16 Im oberen Bereich sehen Sie die Liste mit allen momentan verfügbaren Datensätzen (Rechnungen). Ist die Liste aktiv, erscheint ein Balken auf dem aktuellen Element. Sie können sich mit den Cursortasten oder der Maus in der Liste bewegen. Im unteren Bereich sehen Sie die Detailinformation zum gerade aktuellen Datensatz. Der untere Bereich ist gleichzeitig Eingabebereich für das Erfassen eines neuen oder das Ändern des aktuellen Datensatzes. Datei-, Bearbeiten- und Detail-Menü sind unabkömmliche Begleiter bei der Arbeit in einem Arbeitsfenster. Welche Menüpunkte aktiv sind, ist von Arbeitsfenster zu Arbeitsfenster unterschiedlich. Das Dialogfenster... dient dem Erfassen von Feldern, die entweder für die nächste Aktion relevant sind oder aber Konfigurationscharakter haben. Das folgende Bild zeigt als Beispiel das Dialogfenster Suchen aus dem Menü Datei: Auch das Konfigurationsfenster (erster Programmstart) ist ein typisches Dialogfenster. Ebenso entspricht das Ändern oder die Neueingabe eines Datensatzes in einem Arbeitsfenster exakt der Bedienung in einem Dialogfenster. Wir werden hier deshalb in den Erklärungen keine nterscheidung machen. Zwei Bedienungselemente sind in Arbeits- und Dialogfenstern häufig anzutreffen: Die Feldauswahl: Ist ein Feld rechts mit einem Pfeil (nach oben oder unten) gekennzeichnet, so verbirgt sich dahinter eine Auswahl. T oder ein Mausklick auf den Pfeil öffnet die Auswahl. Mit E oder Mausdoppelklick wählen Sie den gewünschten Eintrag aus und schliessen die Auswahl wieder. Handbuch Q3 Business 16

17 Die Schaltfläche (Button)( Button): Eine Schaltfläche kann wie jedes andere Feld mit der T-Taste erreicht werden. Die Schaltfläche ist kein Eingabefeld, sondern ein Aktionsfeld: E oder Mausklick lösen die umschriebene Aktion aus. Wie im Arbeitsfenster sind auch im Dialogfenster die Menüs sehr wichtig allen voran das Menü Bearbeiten. Handbuch Q3 Business 17

18 Handbuch Q3 Business 18

19 Q3 BSINESS AFTRAG Handbuch Q3 Business 19

20 BEDIENNGSKONZEPT Diese Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Business Auftrag vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Business Auftrag angehen sollten. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich das Fundament, um mit Q3 Business Auftrag erfolgreich zu arbeiten. Vorgehen Wenn Sie Q3 Business Auftrag erstmals starten, offeriert Ihnen das Programm, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm automatisch. Als zweites und letztes teilen Sie Q3 Business Auftrag beim ersten Programmstart mit, ob und wie Sie Mehrwerststeuer abrechnen, und wie Ihre Anschrift lautet. Nach erfolgreicher Installation von Q3 Business Auftrag und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Business Auftrag das Auftragsfenster Rechnungen. Das Auftragsfenster bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Die Bezeichnung Auftrag wird in der Folge immer dann verwendet, wenn eine Rechnung, eine Quittung oder eine Offerte gemeint ist. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen. Falls Sie mit Artikeln arbeiten, werden Sie anschliessend den Artikelstamm anlegen. Handbuch Q3 Business 20

21 Anschliessend empfehlen wir Ihnen zumindest eine Rechnung zu erfassen. Anhand dieser Rechnung können Sie ausprobieren, welches der mitgelieferten Formulare für Sie ideal ist, und dieses bei Bedarf an Ihre Bedürfnisse anpassen. nd dann beginnt der die tägliche Arbeit mit Q3 Business. Kunden pflegen, offerieren, liefern, fakturieren, einkaufen und lagern. Möchten Sie, dass Ihre Offerten, Rechnungen usw. immer ähnlich aussehen, so nehmen Sie jeweils ein bestehendes Dokument als Vorlage für ein neues. Wenn Sie immer wieder ähnliche Aufträge erfassen, eröffnen Sie Dokumentvorlagen fest. Das erhöht die Effizienz. Setzen Sie Q3 Business Auftrag für einen Verein oder eine Genossenschaft ein? Dann hilft Ihnen das Programm beim Verwalten der Mitglieder-beiträge und beim Verteilen von Ämtlis. Periodisch werden Sie eingehende Zahlungen verbuchen und an Spätzahler Mahnungen verschicken. Q3 Business Auftrag nimmt Ihnen dabei viel Arbeit ab. Falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, werden Sie quartals- oder semesterweise durch Q3 Business Auftrag eine Mehrwertsteuerabrechnung erstellen lassen. Q3 Business Auftrag berücksichtigt dabei, ob Sie vereinbart oder vereinnahmt abrechnen. Ist das Geschäftsjahr zu Ende, werden Sie Ihre Warenbestände erfassen, Rückstellungen buchen, die Inventarliste und Kontenblätter ausdrucken und Bilanz und Erfolgrechnung erstellen. Oder Sie werden all Ihren Kunden/Mitgliedern mittels Serienbrief ein erfolgreiches neues Jahr wünschen. Wahrscheinlich werden Sie auch auf die verschiedenen Statistiken zurückgreifen, die Ihnen Q3 Business Auftrag bereitstellt. Insbesondere werden Sie die msatzzahlen pro Kunde interessieren. Last but not least unterstützt Sie Q3 Business Auftrag in der Organisation Ihrer Büroarbeiten mit einer Terminkontrolle, einer Notizzettelablage und mit einer Pendenzenkontrolle. Handbuch Q3 Business 21

22 Mehrwertsteuer Jedem Auftrag kann ein Steuerschlüssel (z.b. msatzsteuer 7.6 brutto ) zugeordnet werden. Der Steuerschlüssel bestimmt, wie hoch der Steuersatz ist und ob Sie Beträge netto (ohne MwSt) oder brutto (inkl. MwSt) erfassen. So können Sie ganz einfach, eine Rechnung mit Mehrwertsteuer und eine andere ohne Mehrwertsteuer schreiben, letzteres beispielsweise für Kreditzinsen oder für Mieten. Adressstam Mit Funktionen+Debitoradressen haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Adressen. Neben der Adresstabelle mit Debitoren und Kreditoren können Sie zusätzlich andere, unabhängige Adresstabellen führen. Im Adressfenster bearbeiten Sie Ihre Adressen (neu erfassen, ändern, löschen). Die wichtigsten Funktionen können Sie über die Schaltflächen rechts im Adressfenster abrufen. Daneben stehen Ihnen zusätzliche Funktionen im Datei- und im Bearbeiten-Menü zur Verfügung. Mit Einzelbrief /Serienbrief können Sie für die aktuelle oder für alle selektierten Adressen einen Brief ausdrucken. Dieser Brief kann auch in Microsoft Word geschrieben sein. Zu jeder Adresse erfassen Sie mit Eigenschaften zusätzliche nützliche Informationen wie Konditionen, Artikelpreis usw. Jeder Adresse können Sie bis zu fünf Merkmale zuordnen. Mit diesen frei beschriftbaren Feldern können Sie z.b. zusätzliche Kundeninformationen ablegen. Artikelstamm Mit Funktionen+Artikel verwalten haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Artikel. Im Artikelfenster erfassen, ändern und löschen Sie Artikel. In der täglichen Arbeit werden Sie kaum über das Menü Funktionen das Artikelfenster aufrufen. Sie haben im Fenster Positionen des Auftrags direkt Zugriff auf den Artikelstamm. Für jeden Artikel erfassen Sie eine Beschreibung und wenn erforderlich mehrere Preise (Einkaufspreis, Verkaufspreis usw.). Die Artikel lassen sich in Gruppen unterteilen. msatzstatistiken helfen Ihnen, aus den Verkaufszahlen die richtigen Schlüsse zu ziehen. Handbuch Q3 Business 22

23 Auftrag Offerten, Rechnungen und Quittungen bezeichnen wir als Auftrag. Ein Auftrag enthält im wesentlichen folgende Informationen: Auftragsnummer (Rechnungs-, Quittungs- oder Offertnummer) Auftragsdatum Status (offen, erledigt, Mahnung) Mehrwerststeuersatz Kunde/Mitglied Detailpositionen (einzelne Artikel) Alle Aufträge werden in das Bewegungsjournal abgelegt. Aufgrund des Journals können Listen und Statistiken abgerufen werden. Ebenfalls in das Journal abgelegt werden Zahlungseingänge für offene Rechnungen. Ein Auftrag kann (fast) beliebig viele Positionen enthalten. Eine Position kann nur einen informativen Text, zusätzlich einen Betrag, eine Menge oder einen Artikelbezug enthalten. Welcher Preis aus dem Artikelstamm übernommen wird, hängt von der Zuordnung in den Eigenschaften des Kunden ab. Dasselbe gilt für einen kundenbezogenen Rabatt. So können Sie z.b. zwischen Händlern und Endkunden unterscheiden, oder Ihren besonders treuen Kunden einen Rabatt zuteilen. Offerte Oftmals wünscht der Kunde eine Offerte, bevor er sich zu einem Kauf entscheidet. In diesem Fall ist Ihr erster Schritt das Erfassen der Offerte. Jede Offerte erhält eine Nummer. Sie können die Form dieser Nummer selbst bestimmen, z.b Für jede neue Offerte erhöht Q3 Business Auftrag die zuletzt vergebene Offertnummer um eins und setzt diese als Vorgabe in die neue Offerte ein. Entscheidet sich ein Kunde aufgrund Ihrer Offerte für den Kauf, können Sie die Rechnung direkt als Kopie der Offerte erstellen und, wenn nötig, letzte Korrekturen vornehmen. Handbuch Q3 Business 23

24 Rechnung Eine Rechnung können Sie völlig neu erfassen oder ab einer Offertvorlage, einer anderen Rechnung oder einer Dokumentvorlage kopieren. Jede Rechnung erhält eine Rechnungsnummer. Sie können die Form dieser Nummer selbst bestimmen, z.b. R Für jede neue Rechnung erhöht Q3 Business Auftrag die zuletzt vergebene Rechnungsnummer um eins und setzt Sie als Vorgabe in die neue Rechnung ein. Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, ordnen Sie der Rechnung einfach den gültigen Steuersatz zu. Die Steuerbeträge und das Rechnungstotal berechnet Q3 Business Auftrag vollautomatisch. Sobald Sie die Zahlung vom Kunden/Mitglied erhalten, können Sie die Rechnung als bezahlt abbuchen. Wenn Sie vereinnahmt abrechnen, nimmt Q3 Business Auftrag nur bezahlte Rechnungen in die MwSt- Abrechnung auf. Direkt im Fenster Rechnungen können Sie eine msatzstatistik insgesamt oder pro Kunde abrufen. Diese Statistik steht auch als Grafik zur Verfügung. Quittung Die Quittung ist gleichzeitig eine Rechnung und eine Zahlung. Entsprechend wird sie auch in allen Auswertungen aufgeführt, die entweder Rechnungen oder Zahlungen enthalten. Mahnung Für offene Rechnungen können Sie periodisch Mahnungen ausdrucken. Dazu können Sie jeder offenen Rechnung den Status (Mahnstufe) offen, Mahnung1, Mahnung2 oder Mahnung3 zuteilen. Die Mahntexte für die drei Mahnstufen können Sie individuell Ihren Bedürfnissen anpassen. Manche mögen es freundlich, andere eher schroff Eine spezielle Funktion ermöglicht es Ihnen, für alle betroffenen offenen Rechnungen automatisch die Mahnstufe erhöhen zu lassen. Wenn Sie viele offenen Rechnungen haben, erspart Ihnen diese Funktion viel manuelle Arbeit. Handbuch Q3 Business 24

25 Zahlung / Vergütung Eingehende Zahlungen können Sie direkt anhand von offenen Rechnungen abbuchen. Wenn nötig, können Sie zusätzlich von den Kunden beanspruchte Skontoabzüge verbuchen lassen. Sollte ein Kunde definitiv nicht oder nur teilweise bezahlen, können Sie den nicht bezahlten Rechnungsbetrag als Verlust abbuchen. Für jede als bezahlt abgebuchte Rechnung fügt Q3 Business Auftrag eine Zahlung in das Bewegungsjournal ein. Formulare Formulare helfen Ihnen, Ausdrucke (Listen, Texte, Etiketten, Dokumente und Journale) frei nach Ihren Wünschen zu gestalten. So können Sie beispielsweise in einem Formular festhalten, wie Sie eine Rechnung gestalten wollen. Im Lieferumfang sind verschiedene vordefinierte Formulare enthalten. Für jeden Ausdruck steht zumindest ein Formular unter dem Namen STANDARD bereit. Wir haben versucht, darin eine möglichst neutrale und für eine breite Kundschaft akzeptable Gestaltung zu wählen. Jedesmal, wenn Sie ein neues Formular erstellen, wird der Inhalt des Formulars STANDARD als Vorlage eingesetzt. Dies erspart Ihnen die mühselige Arbeit, jedes Formular von Grund auf neu definieren zu müssen. Für die meisten Dokumente (Rechnungen, Offerten usw.) sind mehrere Formulare vorhanden. Probieren Sie diese Formulare aus. Vielleicht entspricht eines davon weitgehend Ihren Bedürfnissen. Sollten Sie individuell angepasste Formulare benötigen, und sollte Ihnen die Gestaltung eigener Formulare zu aufwendig oder nicht ausreichend sein, so können Sie mit uns Kontakt aufnehmen. Gerne helfen wir Ihnen weiter. Dokumentvorlagen Viele Abläufe in Q3 Business Auftrag lassen sich automatisieren. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, neue Dokumente, Termine usw. als Kopie eines bestehenden Eintrags zu erfassen. Oder Sie erfassen so genannte Dokumentvorlagen, die Sie beim Neuerfassen von Offerten, Rechnungen und Quittungen als Vorlage gebrauchen können. Sie werden sich über die Arbeitserleichterung freuen! Handbuch Q3 Business 25

26 Bewegungsjournal Alle Aufträge sowie Zahlungseingänge und Skontoabzüge werden in das Bewegungsjournal eingetragen. Anhand dieses Journals lassen sich viele sinnvolle Auswertungen abrufen: Liste aller offenen Dokumente Saldoliste (Saldo pro Kunde/Mitglied) Bewegungsjournal (listet alle Einträge chronologisch nach Datum auf) msatzstatistik innerhalb Periode Kundenstatistik (msätze pro Kunde detailliert oder totalisiert) Artikelstatistik (msätze pro Artikel detailliert oder totalisiert) MwSt.-Journal (Liste aller Rechnungen und Quittungen, für die MwSt. abgerechnet ist) MwSt.-Statistik (MwSt.-Totale pro Steuerschlüssel für eine bestimmte Abrechnungsperiode) Wie Sie sehen, erstellt Q3 Business Auftrag auch die Mehrwertsteuerabrechnung aufgrund des Bewegungsjournals. Es ist deshalb wichtig, dass Sie keine Rechnungen, Quittungen und Zahlungen im Debitorjournal löschen. Handbuch Q3 Business 26

27 Notizzettel nabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Notizzettelablage öffnen, entweder mit Menu Funktion+Notizzettel oder direkt mit der Schnelltaste C+/. Sie können beliebig viele Notizzettel erfassen. Notizzettel lassen sich einzeln oder gesammelt ausdrucken. Termine nabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit Ihre Termine abrufen, entweder mit Menu Funktion+Termine oder direkt mit der Schnelltaste C+(. Jedem Termin ordnen Sie Tag, Startund Endzeit, und bei Bedarf einen Kunden zu. Q3 Business Auftrag erlaubt, eine allgemeine oder eine kundenbezogene Terminliste über eine beliebige Periode auszudrucken. Pendenzen nabhängig davon, welche Arbeit Sie gerade erledigen, können Sie jederzeit die Pendenzenkontrolle öffnen, entweder mit Menu Funktion +Pendenzen oder direkt mit der Schnelltaste C+&. Hier erfassen Sie alle für Sie anstehenden Aufgaben. Jeder Pendenz können Sie einen Status (pendent, in Arbeit, erledigt) und bei Bedarf einen Kunden zuordnen. Q3 Business Auftrag erlaubt, eine allgemeine oder eine kundenbezogene Pendenzenliste auszudrucken. Handbuch Q3 Business 27

28 GRNDKRS Sie haben die Einführung in diesem Handbuch gelesen, Q3 Business Auftrag installiert und haben sich mit dem Bedienungskonzept der Q3 Business vertraut gemacht. Vor allem der Teil über Konventionen in diesem Handbuch ist ganz besonders wichtig. Es ist die Grundlage zum guten Verständnis dieses Handbuchs. Starten Sie das Programm. Q3 Business Auftrag öffnet das Lizenzfenster. Hier beginnt der Grundkurs. WER IST DIE PROBE AG? Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma Probe AG zum Leben. Sie können für die Probe AG die Büroarbeiten erledigen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen Anwendung beginnen. Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie vorübergehend in die Haut einer Mitarbeiterin der Firma Probe AG schlüpfen sicher macht es Ihnen sogar ein wenig Spass. Wie dem Namen zu entnehmen ist, verdient unsere Firma ihr Geld damit, die Dienstleistung Ausprobieren anzubieten. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen. Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Ausprobierens saftige Risikoprämien auf unsere Honorare. ns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte. nser Chef, Herr Immerfroh, hat entschieden, das Programm Q3 Business Auftrag in unserer Büroadministration einzusetzen. Er überlässt die Arbeit jedoch lieber Ihnen. Let s go. Lernen Sie das Programm kennen! Handbuch Q3 Business 28

29 Lektion 1 Online-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die Online-Hilfe für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Online-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm wieder verlassen können. 1 Öffnen Sie mit! oder mit Menu?+Hilfe das Hilfe-Fenster 2 Klicken Sie mit der Maus auf Suchen 3 Tippen Sie beenden 4 Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfefenster Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. 2 Schliessen Sie das Hilfefenster Handbuch Q3 Business 29

30 Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Business Auftrag zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die Lizenznummer zu erfassen. 1 Tippen Sie Ihren Namen und Ihre Firma oder Ihren Wohnort in die beiden Felder Name 2 Nehmen Sie Ihre Lizenzkarte zur Hand und tippen Sie Ihre persönliche Lizenznummer ins Feld Lizenznummer 3 Tippen Sie Ihre persönliche Ergänzungsnummer ins Feld Ergänzungsnummer Falls Sie Ihre Ergänzungsnummer noch nicht angefordert haben, lassen Sie dieses Feld leer. 4 Wählen Sie Sichern Jetzt offeriert Ihnen Q3 Business Auftrag, eine Datei mit allen Ortschaften der Schweiz anzulegen. Nutzen Sie diese Möglichkeit: Sie werden später für Adressen nur noch die Postleitzahl eintippen müssen, die zugehörige Ortschaft findet das Programm. Zum Abschluss der Erstinstallation bietet Q3 Business Auftrag Ihnen im Konfigurationsfenster Gelegenheit, Ihre persönliche Anschrift und Angaben zur Mehrwertsteuer einzugeben. Sie können alle Werte später unter Datei+Konfiguration anpassen. In diesem Grundkurs beginnen wir ohne Mehrwertsteuerpflicht. 1 Wählen Sie im Feld Abrechnungsart nicht pflichtig 2 Erfassen Sie im Abschnitt Stammdaten ihre Adresse Für alle Felder der Stammdaten stehen Platzhalter für Formulare zur Verfügung. Beachten Sie die Tabelle aller Platzhalter im Anhang. 3 Mit Sichern weisen Sie Q3 Business Auftrag an, die Installation abzuschliessen. Wir warten kurz, bis Q3 Business Auftrag die Installation fertiggestellt hat. Voilà uns präsentiert sich erstmals das Dokumentenfenster Rechnungen. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten. Handbuch Q3 Business 30

31 Lektion 3 Adressen Wir wollen zuerst unseren Adressenstamm aufbauen, obwohl wir bei der täglichen Arbeit Adressen besser direkt beim Erfassen eines Auftrags neu eingeben. 1 Wählen Sie Funktionen+Debitoradressen verwalten Das Arbeitsfenster Adressen öffnet sich. Der Einstieg erfolgt direkt oben in der Adressliste. Ein leerer Balken markiert, dass noch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Drucken oder Bearbeiten+Neu bereit. 2 Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b 3 Öffnen Sie das Datei-Menü mit A +d 4 Öffnen Sie das Detail-Menü mit A +i Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Wiederholen Sie dieses Menü-Schnuppern, nachdem Sie bereits Adressen erfasst haben. Viele Menüpunkte werden erst dann aktiv. Die wichtigsten Menüfunktionen stehen ebenfalls rechts im Arbeitsfenster als Schaltflächen zur Verfügung. EINE ADRESSE ERFASSEN Wir erfassen unseren treuen Kunden, die Seifenlust GmbH : 1 Schliessen Sie das geöffnete Menü mit 2 Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu oder Neu in den Modus Neu erfassen Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Sie bezeichnet die Kundennummer. Q3 Business Auftrag gibt die Nummer vor. 1 Überspringen Sie das Feld Adress-Nr. 2 Tippen Sie Seifenlust GmbH im ersten Feld Name 3 Tippen Sie Schmierstrasse 77 im ersten Feld Adresse 4 Tippen Sie 6205 im Feld Plz (+T) Handbuch Q3 Business 31

32 Q3 Business Auftrag hat automatisch das Feld Ort mit Eich gefüllt. In einer Ort/Plz-Datei sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit der T Taste im Feld Plz oder im Feld Ort öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie können nach Belieben neue Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland. 1 Wählen Sie Eigenschaften Das Fenster Eigenschaften beinhaltet verschiedene Register für zusätzliche Informationen zu jeder Adresse. Im ersten Register können Vereine und Genossenschaften nähere Angaben zu ihren Mitgliedern machen. Herr Immerfroh braucht das Feld Merkmal1 für eine Einstufung seiner Kunden. 2 Tippen Sie 1. Klasse Kunde im Feld Merkmal1 (+T) Da Q3 Business Auftrag das Merkmal 1. Klasse Kunde noch nicht kennt, öffnet sich das Arbeitsfenster zum Erfassen von Gruppen. Die neue Gruppe gibt Q3 Business Auftrag gleich vor. 3 Sichern Sie das neue Merkmal mit Sichern 4 Wählen Sie das neue Merkmal mit E oder per Mausdoppelklick Die Kategorie 1. Klasse Kunde wird in die Adresseigenschaften übernommen. 5 Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften mit Schliessen 6 Sichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern Die Adresse wird gesichert und die Seifenlust GmbH erscheint als bisher einziges Element in der Liste. Wollen Sie mehrere Adressen nacheinander erfassen, so spart Ihnen Sichern+Neu (anstelle von Sichern) einen Arbeitsgang. Erfassen Sie eine weitere Adresse: Sprachfuss GmbH, Italiastrasse 44, 3127 Mühlethurnen KONDITIONEN ERFASSEN Die Seifenlust GmbH ist eine Kundin von uns, also wollen wir sogleich auch noch die kundenspezifische Konfiguration erfassen. Handbuch Q3 Business 32

33 1 Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Seifenlust GmbH 2 Wechseln Sie im Adressfenster mit Bearbeiten+Ändern oder Ändern in den Modus Ändern 3 Wählen Sie Eigenschaften 4 Wechseln zum Register Konditionen 5 Tippen Sie 30 im Feld Zahlungsfrist 6 Tippen Sie 4 im Feld Rabatt 7 Wählen Sie VP im Feld Artikelpreis Die Konditionen kommen zum Einsatz, sobald wir der Seifenlust GmbH das nächste Mal eine Rechnung schreiben dürfen. Im Feld Preis ab Artikel wird VP (Verkaufspreis) vorgegeben. Dies bezieht sich auf die Artikeldatei. Da die Seifenlust GmbH eine besonders gute Kundin ist, gewähren wir der Firma unsere leicht tieferen VP2-Preise. Die 4% Rabatt werden vorgegeben, wenn wir Positionen in einem Auftrag (Rechnungen, Quittungen, Offerten) für die Seifenlust GmbH erfassen. Die 30 Tage Zahlungsfrist wird beim Erfassen eines neuen Auftrags vorgegeben. 8 Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften 9 Sichern Sie die Änderungen mit Sichern EINE ADRESSE ÄNDERN Wir haben vergessen, die Telefonnummer der Seifenlust GmbH zu erfassen. 1 Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Seifenlust GmbH 2 Wechseln Sie mit Ändern in den Änderungsmodus 3 Tippen Sie 099 / im Feld Telefon1 4 Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geänderten Adresse. EINE ADRESSE LÖSCHEN Diese Funktion wählen wir nur so zur Übung: Handbuch Q3 Business 33

34 1 Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Sprachfuss AG 2 Wählen Sie Löschen nd weg ist sie, unsere Sprachfuss AG. Die Adresse ist jedoch auf unserer Liste der zu erfassenden Adressen, also müssen wir sie nochmals neu erfassen. Wenn s nicht anders geht... Doch, es geht anders: 3 Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig Voilà unsere Sprachfuss AG ist wieder da, als hätten wir sie nie gelöscht! Diese Rückgängig-Funktion wird Ihnen immer wieder gute Dienste erweisen! ADRESSEN DRCKEN Wir haben alle unsere Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen wir eine Adressliste ausdrucken. Dies können wir direkt im Adressfenster oder ausserhalb mit Auswertungen+Adressliste erledigen. Wir bleiben im Adressfenster: 1 Wählen Sie Datei+Drucken Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltet adressspezifische Angaben, der untere die gewohnten Druckparameter. 2 Öffnen Sie mit im Feld Formular eine Auswahl mit allen verfügbaren Adressformularen 3 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf Standard und wählen Sie dieses Formular mit Enter oder Mausklick 4 Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken Möchten Sie Papier sparen, so wählen Sie anstelle von Drucken ganz einfach Vorschau. Der Erfolg zeigt sich auch am Bildschirm! ADRESSEN MIT TEXT DRCKEN Zu jeder Adresse können Sie einen Text verfassen. Diesen Text können Sie auch in einer Adressliste ausdrucken, sofern das gewählte Formular entsprechend angepasst ist. Wir wollen für unser Anliegen ein neues Formular unter dem Namen TEXT definieren: Handbuch Q3 Business 34

35 1 Öffnen Sie im Adressfenster mit Drucken das Druckfenster und wählen Sie Formulare Ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Adressformularen öffnet sich. Haben Sie noch keine eigenen Formulare entworfen, so sehen Sie u.a. die mitgelieferten Formulare STANDARD und NOTES. Wir wollen ein neues Formular entwerfen: 2 Wählen Sie Neu 3 Tippen Sie TEXT im Feld Name 4 Sichern Sie den Formulareintrag mit Sichern oder E Q3 Business Auftrag hat als Vorlage das Formular STANDARD in das Formular TEXT kopiert. Pro Adresse wird eine Zeile mit Name, Adresse und Plz/Ort gedruckt. Wir wollen nun nach jeder Adresse den Adresstext ausdrucken. Nebst den eigentlichen Zeilen pro Adresse können Sie für jedes Adressformular Kopf- und Fusszeilen definieren. Diese erscheinen jeweils auf jeder Seite. In den Kopfzeilen wollen wir anschreiben, dass es sich um eine Adressliste mit Text handelt: 1 Wählen Sie Kopfzeilen Ein Textfenster öffnet sich. Sie sehen die vom Formular STANDARD übernommenen Kopfzeilen. Links steht auf der ersten Zeile Adressliste. Diesen Titel wollen wir überschreiben. 2 Tippen Sie Adressen mit Text und drücken Sie 17-mal die D Taste (Zeile wieder kürzen) 3 Sichern Sie mit Sichern die Kopfzeilen Als nächstes wollen wir die Zeilen pro Adresse mit dem Platzhalter für Adresstext ergänzen. 1 Wählen Sie Adresse Wiederum öffnet sich ein Textfenster. Sie sehen die verschiedenen Platzhalter für die Adressfelder auf der ersten Zeile. Die zweite Zeile ist leer. Dies ergibt jeweils eine Leerzeile zwischen den einzelnen Adressen. Der Handbuch Q3 Business 35

36 Name des Platzhalter für den Text ist #Text. Diesen Platzhalter wollen wir nun unterhalb des Platzhalters für die Adresse einsetzen. Die bestehende Leerzeile wollen wir beibehalten. 1 Bewegen Sie den Cursor in die zweite Zeile und dort direkt unter den Platzhalter #Adresse1 2 Öffnen Sie das Feld Platzhalter oberhalb des Texts mit 3 Bewegen Sie den Auswahlbalken bis zum Platzhalter Text und wählen ihn Der Platzhalter wird zusammen mit dem Spezialzeichen # an die aktuelle Cursorposition geschrieben. Sie könnten auch direkt #Text im Text tippen, ohne über die Platzhalterwahl zu gehen. Beachten Sie jedoch, dass ein falsch eingetippter Platzhaltername von Q3 Business Auftrag nicht verarbeitet werden kann. 4 Erzeugen Sie mit E eine neue Leerzeile 5 Sichern Sie mit Sichern die Zeilen pro Adresse 6 Schliessen Sie das Formularfenster Damit wir unser Formular testen können, müssen wir bei unseren beiden Adressen je einen Text erfassen. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Adresse Seifenlust GmbH 2 Wählen Sie Aendern 3 Tippen Sie Bester Kunde im Feld Text 4 Wählen Sie Sichern 5 Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die Adresse Sprachfuss AG 6 Wählen Sie Aendern 7 Tippen Sie Guter Kunde im Feld Text und wechseln Sie mit E auf die zweite Zeile 8 Tippen Sie Zahlt immer verspätet und sichern Sie mit Sichern die Änderungen Handbuch Q3 Business 36

37 Nun wollen wir prüfen, ob die Formularanpassung funktioniert. 1 Wählen Sie Datei+Drucken 2 Wählen Sie im Feld Formular das neue Formular TEXT 3 Wählen Sie Vorschau im Druckfenster Sie sehen, dass die soeben erfassten Texte bei beiden Adressen erscheinen. 4 Schliessen Sie das Druckfenster 5 Schliessen Sie das Adressfenster Im Lieferumfang ist das Formular NOTES enthalten. Hier werden die Notizen zu jeder Adresse gedruckt. SELEKTION BESTIMMTER ADRESSEN Wenn Sie in der Adressliste blättern, begegnen Sie gewöhnlich allen verfügbaren Adressen. Oft wäre es jedoch schön, wenn nur diejenigen Adressen sichtbar wären, die einem bestimmten Kriterium genügen. Wir wollen als Beispiel nur Adressen mit der Postleitzahl 3127 in der Liste sehen. 1 Wählen Sie Datei+Selektion im Adressfenster 2 Wählen Sie im ersten Selektionsfeld (Feldname) den Platzhalter Plz 3 Überspringen Sie mit T das Vergleichsfeld 4 Tippen Sie 3127 (Feldinhalt) 5 Wählen Sie Anwenden Das Selektionsfenster wird geschlossen, und im Adressfenster sehen Sie nur noch die Adresse von der Sprachfuss AG. Die Selektion bleibt erhalten, bis Sie das Adressfenster schliessen oder eine neue Selektion wählen. Wenn Sie das nächste mal das Adressfenster öffnen, ist die Selektion noch nicht aktiv. Sie müssen zuerst wieder das Selektionsfenster öffnen und Anwenden wählen. Ist eine Selektion aktiv, und wählen Sie Drucken, so werden nur die Adressen gedruckt, die der Selektion entsprechen. Handbuch Q3 Business 37

38 Lektion 4 Sattelfest Sie haben sich sehr ausführlich mit dem Adressfenster befasst. Das hat natürlich einen guten Grund. Sie treffen in allen Arbeitsfenstern in Q3 Business Auftrag immer wieder auf die gleiche Bedienung. Neu erfassen, ändern, löschen, drucken usw. immer wieder werden Sie über das Datei-, das Bearbeiten- und das Detail-Menü oder die Schaltflächen rechts im Arbeitsfenster die gleichen Arbeitsgänge erledigen. Üben Sie anhand des Adressfensters, bis Sie sich in allen Menüfunktionen sattelfest fühlen. Sie erleichtern sich so die Einarbeitung in andere Funktionen wesentlich ja, Sie werden sogar oft das Gefühl haben, schon zu wissen, wie s geht. Lektion 5 Artikelstamm Während der täglichen Arbeit werden wir neue Artikel direkt bei der Auftragsbearbeitung erfassen. Wir wollen jedoch zuerst unseren Artikelstamm eingeben. Wählen Sie Funktionen+Artikelverwalten Das Arbeitsfenster Artikel öffnet sich. EINEN ARTIKEL ERFASSEN Vorderhand haben wir bei der Probe AG noch keine echten Artikel. Wir bieten ja nur unsere Arbeit an. Wir möchten jedoch unsere Arbeitskategorien als Artikel erfassen: 1 Wechseln Sie mit Neu in den Modus Neu erfassen Jeder Artikel erhält eine Artikelnummer. Eine Artikelnummer kann auch Buchstaben beinhalten. Wir wollen von dieser Besonderheit Gebrauch machen und unsere Artikelnummern entsprechend wählen. 2 Tippen Sie PROB-001 im Feld Artikel-Nr. 3 Tippen Sie Standard Standardsatz Probieren (Fr./h) im Feld Produkt 4 Tippen Sie 85 im Feld VP Handbuch Q3 Business 38

39 5 Tippen Sie 65 im Feld EP 6 Sichern Sie den neu erfassten Artikel mit Sichern+Neu Das Arbeitsfenster ist sogleich bereit für das Erfassen eines weiteren Artikels. nter Artikel-Nr gibt uns Q3 Business Auftrag folgerichtig PROB-002 vor. 1 Tippen Sie Risikosatz Probieren (Fr./h) im Feld Produkt 2 Tippen Sie 130 im Feld VP 3 Tippen Sie 110 im Feld EP 4 Sichern Sie den neu erfassten Artikel mit Sichern Beide neu erfassten Artikel erscheinen in der Liste. Diese ist aktiv, und der Auswahlbalken steht auf dem soeben erfassten Artikel (PROB-002). DER ADRESSGRNDKRS LÄSST GRÜSSEN Wir haben absichtlich darauf verzichtet, den Grundkurs über Artikel ebenso ausführlich zu gestalten wie denjenigen für Adressen. Warum, haben wir Ihnen schon in der Lektion 3 erklärt. Die Funktionen sind ganz einfach wieder dieselben. Lektion 6 Rechnung erfassen Für die letzten drei Monate haben wir der Firma Sprachfuss AG einen unserer Büroräume vermietet. Den Mietzins stellen wir nun in Rechnung. Schliessen Sie alle Fenster, bis nur noch das Fenster Rechnungen offen ist. Wir haben noch keine Rechnung erfasst, so dass die Liste leer ist. 1 Wählen Sie Neu oder Bearbeiten+Neu Wir wollen der Sprachfuss AG natürlich nicht verraten, dass es sich um unsere erste Rechnung handelt. Wir übertippen deshalb die vorgeschlagene Rechnungsnummer. 2 Tippen Sie im Feld Rechnungsnummer 3 Mit im Feld Debitoradresse öffnen Sie das Adressfenster Handbuch Q3 Business 39

40 Wir wollen der Übung halber davon ausgehen, dass wir eine relativ grosse Adressdatei führen, und dass wir nicht durch die ganze Datei blättern wollen. 1 Wählen Sie Datei+Suchen+Gehe zu oder benutzen Sie die Schnelltaste & 2 Tippen Sie Sprachfuss im Feld Name 3 Starten Sie die Schnellsuche mit Suche starten 4 Wählen Sie die Sprachfuss AG Alle andern Felder der Rechnung lassen wir leer oder akzeptieren die Vorgabe. Bisher haben wir nur die Rahmenbedingungen unserer Rechnung erfasst. Deshalb zeigt das Feld Total auch noch den Wert 0 an. Wir wollen nun die einzelnen Positionen der Rechnung erfassen. 1 Wählen Sie Positionen Das Arbeitsfenster Positionen öffnet sich. Die Positionsliste ist noch leer. Da es sich nicht um sortierte Einträge handelt (wie beispielsweise bei der Adressliste), erscheint zuunterst eine Abschlusszeile. 2 Wählen Sie Neu 3 Öffnen Sie mit im Feld Positionstyp die Auswahl mit allen verfügbaren Positionstypen 4 Wählen Sie Text Je nach Positionstyp werden unterschiedliche Eingabefelder aktiv. Beim Positionstyp Text handelt es sich um reinen Text (ohne Betrag usw.). Deshalb ist nur das Text-Feld aktiv. 5 Tippen Sie Gemäss Vereinbarung vom stellen wir in Rechnung: im Feld Text 6 Sichern Sie die erste Positionszeile mit Sichern+Neu Eine erfasste Position wird immer an derjenigen Stelle eingefügt, an der sich zuvor der Auswahlbalken befand. Wollen Sie eine Position anhängen, so gehen Sie demnach auf die Abschlusszeile, bevor Sie neu wählen. Handbuch Q3 Business 40

41 Der erfasste Text erscheint in der Positionsliste und wir können sogleich die nächste Zeile erfassen. Wir wollen eine Leerzeile einfügen, bevor wir den Mietzins fakturieren. 1 Sichern Sie die leere Positionszeile vom Typ Text mit Sichern+Neu 2 Wählen Sie Menge im Feld Positionstyp 3 Tippen Sie Monatsmiete im Feld Text 4 Tippen Sie 3 im Feld Menge 5 Tippen Sie 400 im Feld Betrag Q3 Business Auftrag berechnet nun den Totalbetrag der Position und zeigt diesen ganz unten im Positionsfenster an. 6 Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern Die Menge-Position erscheint unter den Text-Positionen in der Positionsliste. Damit haben wir alle Positionen erfasst. 1 Kehren Sie mit Schliessen zurück in das Fenster Rechnungen 2 Sichern Sie die Rechnung mit Sichern Das Gesamttotal der Rechnung wird in der Liste angezeigt. Es beträgt Fr Nun wollen wir die Rechnung ausdrucken. 1 Wählen Sie Datei+Drucken oder Drucken 2 Tippen Sie Standard Standard im Feld Formular 3 Schalten Sie Ihren Drucker ein und wählen Sie Drucken Nun, die Rechnung ist ganz schön, doch fehlt uns darauf unsere Adresse leider ist uns das alte Briefpapier ausgegangen, und das neue mit angedruckter MWSt-Nummer ist noch nicht geliefert worden. Wenn die Ortschaft beim Rechnungsdatum fehlt, so erfassen Sie diese unter Datei+Konfigurationen. EIN FORMLAR ANPASSEN Q3 Business Auftrag bietet Ihnen die Möglichkeit, mittels Formularen Auswertungen und Dokumente individuell zu gestalten. Wir wollen ein neues Formular für Rechnungen gestalten. Handbuch Q3 Business 41

42 1 Wählen Sie Formulare im Druckfenster für Rechnungen Ein kleines Arbeitsfenster mit einer Liste aller mitgelieferten Formulare öffnet sich. Nebst dem Formular STA STANDARD DARD stehen weitere Formulare für Rechnungen zur Verfügung. Sie finden im Anhang eine Übersicht aller mitgelieferten Formulare. 2 Wählen Sie Neu 3 Tippen Sie PROBEAG im Feld Name (ACHTNG: kein Leerschlag) 4 Sichern Sie das neue Rechnungsformular mit Sichern Q3 Business Auftrag hat unter PROBEAG automatisch eine Kopie des mitgelieferten Formulars STANDARD erstellt. Dies erleichtert uns die Arbeit wesentlich: Wir müssen nicht das ganze Formular neu entwerfen, sondern brauchen nur das abzuändern, was nicht unseren Anforderungen entspricht. Sie sehen rechts im Formularfenster für verschiedene Bereiche des Formulars Schaltflächen. So auch für Kopfzeilen. Hier wollen wir die fehlende Anschrift unserer Adressangaben einsetzen. 1 Wählen Sie Detail+Kopf erste Seite Ein Textfenster öffnet sich. Wir finden darin unter anderem Platzhalter, wie wir sie schon bei der Definition eines Adressformulars kennengelernt haben. Die ersten paar Zeilen sind leer. Normalerweise überspringt der Drucker mit diesen Leerzeilen den Kopf des gedruckten Briefpapiers. Wir haben kein Briefpapier, also setzen wir unsere Anschrift von Hand ein. 2 Tippen Sie Probe AG in der ersten Textzeile und wechseln mit Home und auf die zweite Zeile Wir wechseln nicht mit Enter auf die nächste Zeile, damit keine neuen Leerzeilen eingefügt werden. 3 Tippen Sie Siebenstrasse 99 und wechseln Sie auf die nächste Zeile 4 Tippen Sie 0909 Nirgendwo und wechseln Sie auf die übernächste Zeile Handbuch Q3 Business 42

43 5 Tippen Sie Tel. 099 / und wechseln Sie auf die übernächste Zeile 6 Schliessen Sie das Textfenster mit Sichern Voilà das Rechnungsformular PROBEAG ist gesichert. Wir wollen sogleich die Rechnung nochmals ausdrucken und überprüfen, ob sie nun unseren Vorstellungen entspricht. 1 Schliessen Sie das Formularfenster im Feld Formular die Formular- 2 Öffnen Sie im Druckfenster mit wahl Sie sehen, dass zusätzlich zu den mitgelieferten Formularen nun auch das Formular PROBEAG in der Liste erscheint. 3 Wählen Sie das Formular PROBEAG 4 Wählen Sie Drucken im Druckfenster Neu wird also unsere Anschrift links oben in der Rechnung gedruckt. Damit sind wir zufrieden. 5 Schliessen Sie die Druckfenster Wir haben nur gerade das Rechnungformular angepasst. Wenn Sie die gleiche Anpassung auch für Quittungen, Offerten oder Mahnungen benötigen, so müssen Sie diese dort analog vornehmen. Lektion 7 Mehrwertsteuer Die Probe AG wird mehrwertsteuerpflichtig. Dies wollen wir Q3 Business Auftrag mitteilen, damit das Programm uns später Steuerberechnungen abnehmen kann. 1 Wählen Sie Datei+Konfiguration Q3 Business Auftrag öffnet das uns vom ersten Programmstart her bekannte Konfigurationsfenster. Die Probe AG darf die Mehrwersteuer vereinnahmt abrechnen, und hat zudem den Saldosteuersatz 5.9% bewilligt bekommen. Handbuch Q3 Business 43

44 2 Wählen Sie vereinnahmt im Feld Abrechnungsart 3 Aktivieren Sie das Feld Saldosteuersatz mit der Leertaste oder per Mausklick 5 Tippen Sie im Feld MwSt-Nummer 6 Wählen Sie semesterweise im Feld Abrechnungstermin 7 Schliessen Sie das Konfigurationsfenster mit Sichern Damit sind wir für die Mehrwertsteuer gerüstet. Lektion 8 Serienbrief Herr Immerfroh hat uns beauftragt, mit einem Rundschreiben all unseren Kunden und Lieferanten unsere MWSt-Nummer mitzuteilen und sie gleichzeitig darum zu bitten, uns doch ihre Nummer mitzuteilen. 1 Wählen Sie Funktionen+Texteditor Da wir bisher noch keinen Text bearbeitet haben, ist das Textfenster leer, und im Fenstertitel steht lediglich Textfenster. 2 Erfassen Sie folgenden Text: Handbuch Q3 Business 44

45 #Name1 #Adresse1 #Plz #Ort Sehr geehrter Kunde Gerne teilen wir Ihnen unsere MwSt-Nummer mit. Sie lautet: Dürfen wir Sie bitten, uns Ihre MwSt-Nummer ebenfalls mitzuteilen? Herzlichen Dank! Mit freundlichen Grüssen Probe AG Sie sehen, dass dort, wo Informationen aus den Adressen gedruckt werden soll, Feldnamen (beginnend mit dem Spezialzeichen #) eingesetzt sind. Diese müssen Sie nicht unbedingt von Hand schreiben: Wählen Sie im Feld Platzhalter einen Eintrag, so wird dieser automatisch an die aktuelle Cursor-Position geschrieben. Eine Auflistung aller Platzhalter finden Sie im Anhang. Bevor wir den Seriendruck starten, wollen wir zuerst einen Testdruck durchführen. 1 Wählen Sie Datei+Drucken 2 Wählen Sie im Feld Adressnummer die Seifenlust GmbH 3 Wählen Sie Vorschau Der Brief erscheint in der Druckvorschau. Sie sehen, dass die Platzhalter ersetzt wurden mit den Adressfeldern der Seifenlust GmbH. 4 Schliessen Sie die Druckvorschau 5 Schliessen Sie das Druckfenster Handbuch Q3 Business 45

46 Der Test verlief erfolgreich, also wollen wir den Serienbrief sichern. 1 Wählen Sie Speichern Da der aktuelle Text noch keinen Namen hat, öffnet sich ein Dateiwahlfenster, als hätten Sie Speichern unter gewählt. 2 Tippen Sie MWST im Feld Datei 3 Bestätigen Sie mit Speichern die Dateiwahl m Serienbriefe ausdrucken zu können, müssen wir ins Adressfenster wechseln. Dort ist direkt ersichtlich, welche Adressen berücksichtigt werden sollen (Liste des Arbeitsfensters). 1 Schliessen Sie das Textfenster 2 Wählen Sie Funktionen+Debitoradressen verwalten 3 Wählen Sie Adressfunktionen+Serienbrief 4 Öffnen Sie mit im Feld Brief die Dateiwahl 5 Wählen Sie den Brief MWST 6 Wählen Sie Vorschau Für jede Adresse der Adressdatei erscheint ein Brief. Wollen Sie den Serienbrief nicht an alle Adressen verschicken, so können Sie mit Datei+Selektion im Adressfenster die zu berücksichtigenden Adressen einschränken. Wenn Sie den Brief nur an ein paar wenige ausgewählte Adressen senden wollen, können Sie diese Adressen markieren (S+ oder S+ ) und sich den mweg über eine Selektion ersparen. 1 Schliessen Sie die Druckvorschau 2 Schliessen Sie das Druckfenster 3 Schliessen Sie das Adressenfenster Lektion 9 Offerte erfassen Die Firma Seifenlust GmbH hat wieder zugeschlagen. Ihr neuestes Produkt ist ein spezielles Dusch-Gel, das sie mit dem Slogan Nie mehr ab- Handbuch Q3 Business 46

47 trocknen auf den Markt bringen will. Das Produkt soll die bisher nicht für möglich gehaltene Wirkung haben, dass die Haut nach erfolgter Dusche innert weniger Sekunden von selbst trocknet. Die Seifenlust GmbH wünscht eine Offerte betreffend Test des neuen Produkts an 10 Personen. Dabei soll jede Person innerhalb von einem Monat achtmal das Dusch-Gel benutzen. In der Offerte eingeschlossen sein soll ein umfassender Testbericht. EINE OFFERTE ERFASSEN Nun werden anstelle von Rechnungen Offerten im Dokumentenfenster angezeigt. Wir haben noch keine Offerte erfasst, so dass die Liste leer ist. 1 Wählen Sie im Rechnungsfenster Offerten 2 Wählen Sie Neu Wir wollen der Seifenlust GmbH natürlich auch nicht verraten, dass es sich um unsere erste Offerte handelt. Wir übertippen deshalb die vorgeschlagene Offertnummer. 3 Tippen Sie im Feld Offertnummer (+T) 4 Mit im Feld Kunde öffnen Sie das Adressfenster 5 Wählen Sie die Seifenlust GmbH Die Probe AG ist bekanntlich neu mehrwertsteuerpflichtig. Deshalb ordnen wir der Rechnung den Steuersatz 7.6% zu: 1 Tippen Sie 7.6N im Feld MwSt. Dieser Steuerschlüssel wurde von Q3 Business Auftrag automatisch eröffnet. Er bedeutet, dass alle Beträge exkl. MwSt. erfasst werden, und dass der Steuersatz 7.6% beträgt. Ebenfalls verfügbare ist der Steuerschlüssel 7.6B (msatzsteuer 7.6% brutto), welcher dann zum Einsatz kommt, wenn die Beträge inkl. MwSt. erfasst werden sollen. Alle anderen Felder im Offertenfenster lassen wir leer oder akzeptieren die Vorgabe. Wir wollen nun die einzelnen Positionen der Offerte erfassen. 1 Wählen Sie Positionen Handbuch Q3 Business 47

48 2 Wählen Sie Neu 3 Wählen Sie den Positionstyp Artikel Gemäss Rücksprache mit Herrn Immerfroh müssen wir den Risikosatz offerieren. 4 Öffnen Sie mit im Feld Art.-Nr das Artikelfenster 5 Wählen Sie den Artikel PROB-002 (Risikosatz) mit Artikelnummer und Artikelbezeichnung (Feld Produkt ) sowie Preis (EP) werden in die Position übernommen. Herr Immerfroh hat kalkuliert, dass er für den Test selber pro Person 4 Stunden, also insgesamt 40 Stunden einsetzen muss. 6 Tippen Sie 40 im Feld Menge Q3 Business Auftrag berechnet nun den Bruttobetrag der Position. Davon werden die 4% Rabatt, die vom Adressstamm her übernommen wurden, abgezogen. Dies ergibt den Nettobetrag exkl. MwSt. (Fr ), da der Steuersatz 7.6N von einem Betrag exklusive MwSt. ausgeht (Nettoverbuchung). Zudem berechnet das Programm auch den Betrag inkl. MwSt. (Fr ). Wir bezeichnen diese beiden Beträge als Positionstotale. 7 Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern+Neu Die Artikel-Position erscheint in der Positionsliste. Für das Ausarbeiten eines Testberichts verrechnen wir jeweils eine Pauschale von Fr : 1 Tippen Sie Betrag im Feld Positionstyp 2 Tippen Sie Testbericht (pauschal) im Feld Text 3 Tippen Sie 1000 im Feld Preis 4 Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern Handbuch Q3 Business 48

49 Sie sehen für jede Position in der Positionsliste das Positionstotal. Sie können in der Positionsliste mit Anzeige MwSt. wählen, ob das Positionstotal inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angezeigt werden soll. Was der Kunde auf der Offerte zu sehen bekommt, hängt dagegen von der Definition im Formular ab. Das Gesamttotal wird ebenfalls anhand der Definition im Formular ausgegeben. In der Positionsliste muss es nicht als Position aufgeführt werden. Im Anhang finden Sie eine Liste aller mitgelieferten Formulare. Wir haben alle Positionen erfasst. 1 Kehren Sie mit Schliessen zurück ins Fenster Offerten 2 Sichern Sie die Offerte mit Sichern Das Gesamttotal der Offerte wird in der Offertliste angezeigt. Nun wollen wir die Offerte ausdrucken. 1 Wählen Sie Datei+Drucken 2 Tippen Sie RABATT-E im Feld Formular 3 Schalten Sie Ihren Drucker ein und wählen Sie Vorschau Sie sehen die Offerte exakt so, wie sie später ausgedruckt würde. Wir sparen Papier und verzichten auf den Ausdruck. Im Formular RABATT-E gibt eine Rabattspalte und Positionstotale exkl. MwSt aus. Möchten Sie die Positionstotale inkl. MwSt ausgeben, müssten Sie das Formular RABATT-I verwenden. Handbuch Q3 Business 49

50 EINE RECHNNG AB OFFERTE ERSTELLEN Die Seifenlust GmbH hat uns gemäss Offerte den Auftrag erteilt. Wir haben die Tests durchgeführt und mussten neidlos anerkennen, dass der Slogan Nie mehr abtrocknen tatsächlich eine neue Aera in des Menschen Duschgewohnheiten einläuten könnte. Für uns besonders erfreulich ist die Tatsache, dass keine unserer Testpersonen irgendwelche Probleme mit dem neuen Gel hatte. Mit dem guten Gefühl, ohne Komplikationen gutes Geld verdienen zu können, schreiben wir die Rechnung an die Seifenlust GmbH. Wir wollen die zuvor erfasste Offerte als Vorlage für die Rechnung verwenden. Prüfen Sie, ob im Dokumentenfenster der Titel Rechnungen steht. Wir wollen die zuvor erfasste Offerte als Vorlage für die Rechnung verwenden. 1 Wechseln Sie mit Rechnungen ins Dokumentenfenster Rechnungen 2 Wählen Sie Detail+Neu ab Offerte Ein Fenster mit allen verfügbaren Offerten öffnet sich. Da wir erst eine Offerte erfasst haben, ist in der Liste nur dieser eine Eintrag. 3 Wählen Sie die Offerte Alle relevanten Daten werden ab der Offerte in die Rechnung übernommen insbesondere die Positionen und der Kunde. Die Rechnung erscheint in der Liste des Rechnungsfensters. Das Rechnungsdatum ist mit dem heutigen Datum gesetzt. Das ist genau das, was wir wollten. Selbstverständlich könnten wir jetzt noch die Positionen verändern. Es kommt ja vor, dass ein Kunde nicht genau gemäss Offerte bestellt. Bei uns ist dies jedoch nicht der Fall. Wir brauchen die Rechnung also nur noch zu drucken. 4 Sichern Sie die Rechnung mit Sichern 5 Wählen Sie Drucken 6 Tippen Sie RABATT-E im Feld Formular 7 Wählen Sie Drucken Handbuch Q3 Business 50

51 Sie sehen, dass die Rechnung praktisch gleich gestaltet ist wie die Offerte. Allerdings fehlt, wie ursprünglich bei der Offerte auch, unsere Adresse im Formularkopf. Da uns unser neues Briefpapier inzwischen geliefert wurde, erübrigt sich eine Anpassung. Lektion 10 Mahnungen MAHNNG BEARBEITEN Mit Q3 Business Auftrag haben Sie weitreichende Möglichkeiten, Ihr Mahnwesen zu organisieren (Funktionen+Mahnwesen/Kontoauszüge). Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: individueller Mahntext pro Rechnung Mahnspesen pro Rechnung Automatisches Erhöhen der Mahnstufe für alle fälligen Rechnungen (dabei kann pro Mahnstufe ein eigener Ansatz Mahnspesen zugeordnet werden) Sie finden im Programm in der Online-Hilfe! unter 'Mahnwesen Hinweise zu den Möglichkeiten von Q3 Business Auftrag. Handbuch Q3 Business 51

52 Lektion 11 Zahlungseingang EINGEHENDE ZAHLNG VERBCHEN Die Seifenlust GmbH hat prompt innerhalb von 10 Tagen bezahlt und dabei einen Skontoabzug von 2% beansprucht. Wir wollen die Zahlung von Fr verbuchen. 1 Wählen Sie Zahlungseingang im Fenster Rechnungen (setzen Sie zuvor den Auswahlbalken auf die Rechnung der Seifenlust GmbH) Q3 Business Auftrag schlägt Ihnen den effektiven Rechnungsbetrag von Fr als Zahlungseingang vor. 2 Tippen Sie im Feld zahlt uns sfr. nd t im Feld per Valuta 3 Wählen Sie Buchen Q3 Business Auftrag merkt, dass der Zahlungseingang zu klein ist, und fragt nach, was geschehen soll. 4 Wählen Sie Skonto Voilà die Zahlung ist verbucht, die Rechnung ausgeglichen. Die Rechnung erscheint in der Liste des Arbeitsfensters als erledigt. Zudem fügt Q3 Business Auftrag automatisch eine Zahlung in das Bewegungsjournal ein. Dies können Sie unter Funktionen+Zahlungen überprüfen. Handbuch Q3 Business 52

53 Lektion 12 Kontrolle anhand des Bewegungsjournals Im Bewegungsjournal werden alle Auftragsbuchungen gespeichert: Offerten, Auftragsbestätigungen, Offerten, Rechnungen, Quittungen und Zahlungen. Zusätzlich werden darin auch Skontoabzüge und Verluste registriert. 1 Wählen Sie Auswertungen+Bewegungsjournal Sie sehen, dass Sie für alle Typen von Einträgen wählen können, ob sie mit berücksichtigt werden sollen oder nicht (Mausklick oder Leertaste). 2 Wählen Sie alle Dokumente an 3 Wählen Sie Vorschau Sie sehen nacheinander die fünf Einträge: die Offerte, die beiden Rechnungen, die zweite mit dem Skontoabzug und die Zahlung. Wollen Sie beispielsweise eine Liste aller Zahlungen ausdrucken, so schliessen Sie in der Selektion im Druckfenster ganz einfach die anderen Einträge aus. 4 Schliessen Sie die Druckvorschau 5 Schliessen Sie das Druckfenster Handbuch Q3 Business 53

54 Lektion 13 Standardauftrag / Dokumentenvorlage DOKMENTVORLAG ERSTELLEN Herr Immerfroh hat sich zum Ziel gesetzt, für das laufende Jahr einen zweistelligen msatz-zuwachs zu realisieren. Er weiss, dass dies ohne Werbung kaum zu erreichen ist. Also hat er kurzer Hand eine Inseratenkampagne aufgegeben. Wir haben ihn in seinem Ansinnen gar noch unterstützt wer konnte auch ahnen, dass wir ein derart grosses Echo erhalten würden. Wir offerieren praktisch nur noch. Wenn wir nicht in der Arbeit untergehen wollen, dann müssen wir unsere Abläufe optimieren. Q3 Business Auftrag unterstützt uns dabei. Wir können sogenannte Do- kumentvorlagen definieren, die wir jeweils als Vorlage einsetzen können. 1 Wählen Sie Funktionen+Dokumentvorlagen Da wir bisher noch keinen Dokumentvorlagen erfasst haben, ist die Liste leer. 2 Wählen Sie Bearbeiten+Neu Das Erfassungsbild ähnelt demjenigen der Offerte oder der Rechnung. Es sind jedoch nur solche Felder aktiv, die sich als Vorgabe eignen. 3 Tippen Sie Standardofferte im Feld Identifikation 4 Tippen Sie 7.6N im Feld MwSt Wenn Sie einem Kunden immer wieder Offerten, Rechnungen usw. verschicken, so können Sie eine Dokumentvorlagen speziell für diesen Kunden erfassen. Sie müssen dann die entsprechende Kundennummer im Feld Kunde einsetzen. Das Hauptbild enthält keine weiteren Eingabefelder, die wir vorgeben wollen. Wichtig sind uns die Positionen. 1 Wählen Sie Positionen 2 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 3 Wählen Sie Text im Feld Positionstyp 4 Tippen Sie Gerne offerieren wir Ihnen wie folgt: im Feld Text Handbuch Q3 Business 54

55 5 Sichern Sie die erste Positionszeile mit Sichern+Neu 6 Sichern Sie die leere Positionszeile vom Typ Text mit Sichern+Neu Wir wollen für beide Stundenansätze eine Positionszeile erfassen. Wenn wir später die Dokumentvorlage benutzen, wird es einfacher sein, Zeilen, die wir nicht benutzen, zu löschen, als neue Zeilen zu erfassen. 1 Wählen Sie Artikel im Feld Positionstyp 2 Öffnen Sie mit ò im Feld Artikel-Nr das Artikelfenster 3 Wählen Sie Artikel PROB-001 (Standardsatz) 4 Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern+Neu 5 Öffnen Sie mit im Feld Art.-Nr das Artikelfenster 6 Wählen Sie Artikel PROB-002 (Risikosatz) 7 Sichern Sie die Positionszeile mit Bearbeiten+Sichern 8 Kehren Sie mit Schliessen zurück ins Fenster Dokumentvorlagen 9 Sichern Sie die Dokumentvorlage mit Sichern Voilà unsere Dokumentvorlage ist fertig. Wir werden ihn vorab für Offerten einsetzen. Wir könnten ihn jedoch problemlos auch beim neu Erfassen von Rechnungen und Quittungen als Vorlage benutzen. Verrechnen Sie Ihren Kunden regelmässig Versandkosten, so können Sie in der Dokumentvorlage zusätzlich eine Zeile mit dem Positionstyp Betrag einsetzen. Falls Sie meistens den gleichen Betrag verrechnen, können Sie diesen direkt in der Dokumentvorlage einsetzen. OFFERTE AB DOKMENTVORLAGE ERFASSEN Wir dürfen der Sprachfuss AG offerieren. Ihre Erfindung ist jedoch derart geheim, dass uns unser Chef nicht darüber informieren will. Er hat uns lediglich mitgeteilt, dass wir 120 Stunden zum Standardsatz mit dem Vermerkt Projekt Ear Condition offerieren sollen. 1 Wählen Sie im Dokumentenfenster Offerten 2 Wählen Sie Detail+Neu ab Dokumentvorlage Ein Fenster mit allen verfügbaren Dokumentvorlagen öffnet sich. Da wir erst eine Dokumentvorlage erfasst haben, ist in der Liste nur der eine Auftrag. Handbuch Q3 Business 55

56 3 Wählen Sie die Dokumentvorlage Standardofferte Q3 Business Auftrag wechselt in den Modus Neu erfassen, als ob wir Neu gewählt hätten. 4 Wählen Sie die Sprachfuss AG im Feld Kunde 5 Wählen Sie Positionen Sie sehen, dass die zuvor in der Dokumentvorlage erfassten Positionen in der Liste aufgeführt sind. 1 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Zeile mit dem Artikel Risikosatz Probieren 2 Löschen Sie die Zeile mit Löschen 3 Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Zeile mit dem Artikel Standardsatz Probieren 4 Wählen Sie Neu 5 Wählen Sie Text im Feld Pos.-Typ 6 Wählen Sie Sichern+Neu 7 Tippen Sie Projekt Ear Condition im Feld Text 8 Wählen Sie Sichern+Neu 9 Wählen Sie Sichern Die erfassten Leerzeilen dienen lediglich der Gestaltung. Der Auswahlbalken sollte auf der Zeile mit dem Artikel Standardsatz Probieren stehen. 1 Wählen Sie Bearbeiten+Ändern 2 Tippen Sie 120 im Feld Menge 3 Sichern Sie die Positionszeile mit Sichern 4 Schliessen Sie das Positionenfenster 5 Sichern Sie die Offerte mit Bearbeiten+Sichern 6 Drucken Sie die Offerte mit der Schnelltaste F3 Das war s! So funktioniert effiziente Büroarbeit. Handbuch Q3 Business 56

57 Lektion 14 MwSt.-Abrechnung Normalerweise quartalsweise müssen Sie der MwSt.-Behörde eine Steuerabrechnung einsenden. Q3 Business Auftrag liefert Ihnen die Zahlen, die Sie in das Steuerformular übertragen können. Da wir den Steuerschlüssel 7.6N eingesetzt haben, ist das Erstellen der MwSt.- Abrechnung denkbar einfach. 1 Wählen Sie Funtionen+MwSt.-Abrechnung Als erstes bestimmen Sie die Abrechnungsperiode. Hier müssen wir etwas mogeln: Wir müssen den nächsten Monat als Stichmonat einsetzen ansonsten würde unsere Rechnung nicht in die Periode übernommen. Q3 Business Auftrag gibt den zuletzt abgelaufenen Monat als Stichmonat vor. Dies ist sinnvoll, da üblicherweise die MwSt-Abrechnung direkt nach Ablauf einer Periode erstellt wird. 1 Erhöhen Sie die Periode um einen Monat 2 Wählen Sie Aufrechnen Eine allfällige Abrechnung nach Saldosteuersatz spielt für das Aufrechnen keine Rolle. Beim Saldosteuersatz handelt es sich ja nicht um einen effektiven MwSt-Steuersatz, sondern lediglich um einen Prozentsatz, wieviel vom Bruttoumsatz abgeliefert werden muss. 3 Wählen Sie Drucken Das Druckfenster öffnet sich. Wir sparen Papier und schauen uns die Auswertung am Bildschirm an: 4 Wählen Sie Vorschau Sie sehen in der ersten Tabelle eine detaillierte Auflistung pro Steuersatz. Da wir nur gerade eine Rechnung mit dem Steuersatz 7.6% gestellt haben, erscheint nur eine Kolonne für diesen Steuersatz. Da wir weder Gutschriften noch Verluste gebucht haben, bleiben diese Spalten leer. Hingegen wird der Skontoabzug ausgewiesen. Alle Zahlen dieser ersten Tabelle verstehen sich inkl. MwSt. Handbuch Q3 Business 57

58 In der zweiten Tabelle wäre wiederum eine Kolonne pro Steuersatz ersichtlich, und wiederum erscheint natürlich nur die eine Kolonne mit 7.6%. Hier ist nun der effektive Steuerbetrag ausgewiesen. Die Totale inkl. MwSt sind von der ersten Tabelle übernommen. Da wir nach Saldosteuersatz abrechnen (7.6%), wollen wir uns die effektive Steuerschuld von Q3 Business Auftrag berechnen lassen. 1 Schliessen Sie die Druckvorschau 2 Schliessen Sie das Druckfenster 3 Wählen Sie den Saldosteuersatz mit Mausklick oder Leertaste 4 Tippen Sie 5.9 im Feld Saldosteuersatz 5 Wählen Sie Drucken 6 Wählen Sie Vorschau 7 Gehen Sie mit an das Ende der Auswertung Sie sehen, dass die Auswertung ergänzt wurde mit der Berechnung der Steuerschuld per Saldosteuersatz. KONTROLLE ANHAND DES MWST-JORNALS Die MwSt-Abrechnung ist eine Totalisierung aller Buchungen. Zur Kontrolle oder bei einer Revision muss ersichtlich sein, wie diese Totale berechnet worden sind. Dazu bedienen wir uns der Auswertung MwSt- Journal. 1 Wählen Sie Auswertungen+MwSt-Journal Gleich wie bei der MwSt-Abrechnung müssen Sie die MwSt- Periode bestimmen. 2 Setzen Sie die gleiche Periode ein, wie zuvor bei der MwSt- Abrechnung 3 Wählen Sie Vorschau Sie sehen beide erfassten Rechnungen im Journal. Rechts aussen ist die Periode angeschrieben, in welche die Rechnungen aufgenommen wurden. Zum Abschluss sehen Sie eine Totalisierung. Diese muss mit der MwSt-Abrechnung übereinstimmen. Handbuch Q3 Business 58

59 4 Schliessen Sie alle offenen Fenster, bis nur noch das Dokumentenfenster offen ist Lektion 15 Daten sichern Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten Daten. Wir empfehlen Ihnen, nach jeder erstellten Lohnabrechnung eine Datensicherung durchzuführen. Legen Sie einen Ordner «Sicherungen Sicherungen» auf einem Laufwerk an Wählen Sie Datei+Datensicherung Wählen Sie Daten sichern (Backup) im Feld Aktion und bestätigen Sie die Wahl mit Sicherung starten Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach Daten zurückspielen (restore) anstatt Daten sichern (Backup). Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen Sicherungen» aus und bestätigen Sie die Wahl mit Öffnen Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Q3 Business informiert Sie anschliessend über die erfolgreiche Datensicherung. Kopieren Sie die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl CD, DVD, Diskette oder Band. Die Datensicherung wird immer für den AKTELLEN MANDANTEN durchgeführt. Führen Sie mehrere Mandanten, so müssen Sie für jeden Mandanten eine eigene Datensicherung durchführen. Handbuch Q3 Business 59

60 Lektion 16 ESR Vorbereitungen Soeben ist unsere ESR-Anmeldung von unserer Bank bestätigt worden. nsere Teilnehmernummer lautet " ". Somit können wir den ESR installieren. 1 Wählen Sie Datei+Konfiguration 2 Wählen Sie Zahlstellen 3 Wählen Sie Bank als Zahlungsart Wir sehen die Stammdaten unserer Bank, der Schweizerischen Bankkasse in Nirgendwo. Da wir neu ESR lizenziert haben, erscheint zusätzlich die Schaltfläche BESR. Beim Drücken dieses Buttons öffnet sich eine Erfassungsmaske für die BESR eingaben. Wir werden zukünftig die Zahlungsdisketten via Diskettenlaufwerk a:\ einlesen. Als ESR-Belegart wählen wir ESR', da wir generell keinen Skontoabzug zulassen, und demnach jeweils den Betrag auf dem Einzahlungsschein fest vorgeben wollen. Als Endbegünstigtenadresse wird die Adresse aus dem Mandanten-Info vorgegeben. Auch dies entspricht unseren Vorstellungen. Erfassen müssen wir hier einzig den Dateinamen der Zahlungsdatei und die Teilnehmernummer. Beides wurde uns von unserer Bank mitgeteilt. 1 Tippen Sie "SBA-BESR.Voo" im Feld 'Name der Dateien' 2 Tippen Sie " " im Feld Teilnehmer-Nr. 3 Wählen Sie Referenz-Nr. Die Referenznummer dient als Identifikation, wenn ein Kunde eine Rechnung begleicht. Zwingend muss demnach die Referenznummer die Kundennummer enthalten. Dafür sorgt das Programm. Wir möchten jedoch auch noch die Rechnungsnummer in die Referenznummer integrieren. 1 Wählen Sie "Konstanter Text" im ersten Feld 'Feldtyp' 2 Tippen Sie,,212330" im ersten Feld 'Inhalt' Diese Nummer wurde uns von der Bank als "Identifikation der Bank" mitgeteilt. Gemäss der Bank muss Sie zwingend zu Beginn der Referenz- Handbuch Q3 Business 60

61 nummer stehen. Die Feldlänge (6) berechnet das Programm automatisch. 1 Wählen Sie "Konstanter Text" im zweiten Feld 'Feldtyp' 2 Tippen Sie 707 im ersten Feld 'Inhalt' Die Konstante 707 erscheint auf jedem Einzahlungsschein in der Codierzeile und identifiziert diesen als Einzahlungsschein der Demo AG. 1 Wählen Sie Rechnungsnummer im dritten Feld Feldtyp 2 Tippen Sie 7 im zugehörigen Feld Länge Nun sind wir mit der Referenznummer zufrieden. Das Rechnungsdatum wollen wir nicht einbeziehen. Schliessen Sie mit Sichern alle Fester, bis nur noch das Fenster Rechnungen offen ist. <!> Wir verwenden Rechnungsnummern bestehend aus Jahr, einem Bindestrich und einer 5-stelligen Nummer (z.b ). Dies ergibt total acht Stellen. Da die Referenznummer nur Zahlen enthalten darf; entfällt die Stelle für den Bindestrich. Deshalb wählen wir die Länge 7 für die Rechnungsnummer <!> Ausgenommen der Bankenidentifikation sind wir völlig frei, welche Zahlenfolge wir in der Referenznummer definieren. Wir dürfen allerdings die maximale Länge nicht überschreiten. Handbuch Q3 Business 61

62 Lektion 17 ESR Formular Wir haben unsere Druckerei beauftragt, uns Rechnungspapier zu drucken mit integriertem Einzahlungsschein. Da wir gewöhnlich nie mehr als zwei oder drei Positionen pro Rechnung fakturieren, hielten wir dies für die einfachste Variante. Sie können jetzt wie gewohnt eine Rechnung drucken, allerdings mit dem mitgelieferten Formular ESR-I oder ESR-E. Lektion 18 ESR Datendiskette einbuchen Endlich ist es soweit. Wir haben erstmals eine Datendiskette von unserer Bank erhalten, und können nun die eingetroffenen Zahlungen direkt von Q3 Business Auftrag-ESR abbuchen lassen. 1 Legen Sie die Diskette ins Laufwerk 2 Wählen Sie Detail+ESR Zahlungseingänge 3 Wählen Sie Einlesen (Vorgabe Zahlstellen) Da wir in der Mandantenkonfiguration den Dateinamen der Zahlungsdatei festgelegt haben, liest Q3 Business Auftrag-ESR sofort diese Datei ein und verarbeitet die darin enthaltenen Zahlungen. Sobald die Verarbeitung beendet ist, erscheint direkt das Druckbild für das Ausdrucken der Zahlungsliste (Kontrolliste). 1 Wählen Sie Drucken Die Kontrollliste enthält alle verarbeiteten Zahlungen. Anhand dieser Liste können Sie nun die bezahlten Rechnungen ablegen und allenfalls offene Zahlungen von Hand abbuchen. Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Ab jetzt beginnt für Sie der Alltag. Sie setzen mit Datei+Neuanfang neu auf und erfassen nun Ihre scharfen Daten. Handbuch Q3 Business 62

63 DATEN VON Q3 BSINESS AF- TRAG Q3 Programme sind einfach zu bedienen. Sie kommen kaum je in Berührung mit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich ausgereifte Technologie. Hier finden Sie Angaben zu den Datenbankfiles und wo diese bei einer Standardinstallation abgelegt werden. Basisdatenbanken im Programmverzeichnis: SWS_BASE.SQC SWA_PLZ.SQO Notizen, Programmeinstellungen Postleitzahlen, Ortschaften nter dem Namen Standard wird im Programmverzeichnis ein nterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt: SWS_MAND.SQC SWA_DEBJ.SQD SWA_ADR.SQA *.SQA SWA_ART.SQS SWA_TIME.SQJ Konfiguration Bewegungsjournal Hauptadressdatei Weitere Adressdateien Artikeldatei Termine, Pendenzen Geänderte oder neu erfasste Formulare werden im Programmverzeichnis abgelegt: *.RDD, *.QDD, *.ODD *.AFD, *.SFD *.1DD, *.2DD, *.3DD *.KDD Rechnung, Quittung, Offert Adressliste, Artikelliste 1. bis 3. Mahnung Kontoauszug (Kunde) Handbuch Q3 Business 63

64 Formulare Für Adressen, Artikel, Dokumente (Offerten, Rechnungen, Quittungen) und Mahnungen stellt Ihnen Q3 Business Auftrag Musterformulare bereit. Beachten Sie, dass für Q3 Business Auftrag und für Q3 Business Auftrag nicht alle Formulare verfügbar sind. Hier finden Sie eine Liste der wichtigsten Formulare. ADRESSFORMLARE LISTE ETI2x7 ETI3x7 NOTES Adressliste mit Telefon Adressetiketten 2x7 Adressetiketten 3x7 Adressliste mit Notizen ARTIKELFORMLARE LISTE PREIS-VP PREIS-EP INVENTAR ETI2x7 ETI3x7 Artikelliste mit Beschreibung, VP und EP Preisliste mit VP (Verkaufspreis) Preisliste mit EP Inventarliste Artikeletiketten 2x7 Artikeletiketten 3x7 MAHNFORMLARE ADVANCED Mahnung mit Standardtexten Handbuch Q3 Business 64

65 DOKMENTFORMLARE (OFFERTEN, RECHNNGEN, QITTNGEN) EASY ADVANCED MWST.-I MWST.-E RABATT-I RABATT-E LIEFER1 LIEFER2 ESR-I ESR-E Einfach gehalten, ohne MwSt., ohne Menge Einfach gehalten, ohne MwSt., mit Menge Einfach gehalten, mit Menge, Preise pro Position inkl. MwSt.. Preise pro Position exkl. MwSt., Total exkl. MwSt. und Total inkl. MwSt. Preise pro Position inkl. MwSt., Menge- und Rabattspalte Preise pro Position exkl. MwSt., Total exkl. MwSt. und Total inkl. MwSt., Menge- und Rabattspalte Ausprobieren... Lieferschein mit Menge (nur Rechnungen) Lieferschein mit Menge und Einheit (nur Rechnungen) Rechnung mit ESR-Einzahlungsschein inkl. MwSt. Rechnung mit ESR-Einzahlungsschein exkl. MwSt. Platzhalter Einige Formulare können Sie selber gestalten. Dazu stehen Ihnen Platzhalter für die wichtigen Felder zur Verfügung. Platzhalter sind gekennzeichnet mit einem #-Zeichen. Tagesdatum (heute) Aktuelle Zeit Aktuelle Seite Aktuelle Datei (vollständig mit Pfad) Name der aktuellen Datei Notizen #Datum #Zeit #Seite #Datei #Dateiname #Notes STAMMDATEN (DATEI+KONFIGRATION) #M_MWStNr, #M_Adr1, #M_Adr2, #M_Adr3, #M_Plz, #M_Ort, #M_Info1, #M_Info2 Handbuch Q3 Business 65

66 ADRESSE (ADRESSFENSTER) #AdressNr, #Anrede, #Vorname, #Name1, #Name2, #Adresse1, #Adresse2, #Plz, #Ort, #Text, #Telefon1, #Telefon2, #Telefax, #Natel, # , #WWW, #Gruppe, #Zustaendig, ADRESSEIGENSCHAFTEN (MITGLIED) #Kategorie, #Beitrag, #Bezahlt, #Amt, #Team Adresseigenschaften (Merkmale) #Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5 ADRESSEIGENSCHAFTEN (PERSÖNLICH) #Geschlecht, #Zivilstand, #Land, #Geburtstag, #ZZahl1, #ZZahl2, #ZDatum1, #Ident1, #ZText1 ARTIKEL (ARTIKELFENSTER) #S_ArtikelNr, #S_Produkt, #S_Gruppe, #S_Beschreibung, #S_EP, #S_VP, #S_VP2, #S_VP3, #S_Einheit, #S_Hinweis ARTIKELEIGENSCHAFTEN (MERKMALE) #Merkmal1, #Merkmal2, #Merkmal3, #Merkmal4, #Merkmal5 ARTIKEL (INVENTARFENSTER) #S_IP, #S_Bestand, #S_InventarPreis DOKMENT (RECHNNG, OFFERTE SW.) #Alt_Datum, #Alt_Status, #Alt_DokumentNr, #Alt_Valuta, #Alt_Referenz, #Alt_TotalBetrag, #Alt_OffenBetrag, #Alt_Hinweis, #Alt_Zahlungsfrist, #Alt_Gueltig, #Alt_Termin, #Alt_Text In Dokumenten stehen auch Adress- und Konfigurationsplatzhalter zur Verfügung. Bitte beachten Sie die Hinweise in der Online-Hilfe betreffend Platzierung und Formatierung von Platzhaltern. Handbuch Q3 Business 66

67 Handbuch Q3 Business 67

68 Handbuch Q3 Business 68

69 Q3 BSINESS KREDITOREN Handbuch Q3 Business 69

70 BEDIENNGSKONZEPT VORGEHEN Diese Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Business Kreditorvermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Business Kreditoram besten angehen. Mit dem Durcharbeiten dieses Kapitels legen Sie sich quasi das Fundament fest, um mit Q3 Business Kreditorarbeiten zu können. Zuerst werden Sie sich Ihren Adressstamm anlegen. Die Adressen werden Sie mit Informationen ergänzen, die die Verarbeitung bei der Zahlungsabwicklung vereinfachen (Zahstellen, Zahlungsfrist usw.). Diese Informationen dienen bei der Auftragserfassung als Vorgabe, können dort jedoch problemlos abgeändert werden. Wenn Sie das Programm erstmals starten, werden Sie Ihre Abrechnungsart gegenüber der Mehrwertsteuerbehörde festlegen (vereinnahmt oder vereinbart). nd dann beginnt der Alltag. Sie werden insbesondere Rechnungen erfassen, Mehrwertsteuer zuordnen, periodisch Ihre offenen Rechnungen durchgehen, und Zahlungen zu tätigen. Dabei unterstützt Sie Q3 Business Kreditorbei der optimalen Ausnützung der Zahlungskonditionen (insbesondere Skontoansprüche). Quartalsweise werden Sie durch Q3 Business Kreditoreine Mehrwertsteuerabrechnung erstellen lassen (falls Sie diese nicht mit Q3 Business Fibu erstellen). Q3 Business Kreditorberücksichtigt dabei, ob Sie vereinbart oder vereinnahmt abrechnen. Wahrscheinlich werden Sie auch auf die verschiedenen Statistiken zurückgreifen, die Ihnen Q3 Business Kreditorbereitstellt. Insbesondere werden Sie msatzzahlen Ihrer Lieferanten interessieren. MEHRWERTSTEER Jeder Position eines Auftrags wird ein Bezug auf einen Steuerschlüssel (z.b. Vorsteuer 7.6 brutto ) zugeordnet. Der Steuerschlüssel bestimmt, wie hoch der Steuersatz ist, ob die Verbuchung netto oder brutto erfolgen soll, und über welches Fibukonto der Steuerbetrag verbucht werden soll (sofern die Fibu aktiviert ist). Seite 70

71 ADRESSSTAMM Mit Funktionen+Adressen haben Sie universellen Zugriff auf Ihre Kreditoradressen. Im Adressfenster bearbeiten Sie Ihre Adressen (neu erfassen, ändern, löschen). Dabei bedienen Sie sich des Menüs Bearbeiten. Zusätzlich stehen Ihnen umfangreiche Funktionen im Menu Datei zur Verfügung. Zu jeder Kreditoradresse erfassen Sie im Kreditor-Modul Detailinformationen. Nebst den Einkaufs- und Zahlungskonditionen legen Sie insbesondere auch Vergütungsangaben fest (Zahlung auf PC-/Bankkonto, Zahlungsempfänger usw.). RECHNNG Eine Rechnung können Sie völlig neu erfassen. Haben Sie jedoch zuvor bereits einen Wareneingang eingebucht, können Sie diese als Vorlage übernehmen. ZAHLNGEN / VERGÜTNGEN Sie können Zahlungen (Vergütungen) anhand der offenen Rechnungen vorbereiten. Alle offenen Rechnungen, die Sie einem Vergütungsauftrag zuordnen, können entweder mittels Datenträger (DTA/EZAG) oder als schriftlicher Vergütungsauftrag der Bank oder der Post weitergeleitet werden. Trifft die Belastungsanzeige ein, können Sie anhand des gewählten Vergütungsauftrags die Zahlungen automatisch von Q3 Business Kreditorverbuchen lassen. Sie können selbstverständlich Zahlungen auch direkt einbuchen (z.b. Barzahlungen). Als Pendant zur Zahlung erlaubt Q3 Business Kreditoren, auch Rückzahlungen zu erfassen. Diese werden gleich behandelt wie Zahlungen allerdings sind Soll- und Habenseite vertauscht. QITTNGEN Die Quittung ist gleichzeitig eine Rechnung und eine Zahlung. Entsprechend wird sie auch in allen Auswertungen aufgeführt, die entweder Rechnungen oder Zahlungen enthalten. GTSCHRIFTEN Analog wie Rechnungen können auch Gutschriften erfasst werden. Die Gutschrift ist das Pendant zur Rechnung allerdings sind Soll- und Habenseite vertauscht. Handbuch Q3 Business 71

72 GRNDKRS Sie haben Q3 Business Kreditorinstalliert und das Bedienungskonzept von Q3 Business Kreditorgelesen. Dieser Grundkurs hilft Ihnen sich an Hand von Beispielen sorgfältig in die Anwendung von Q3 Business einzuarbeiten. Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch und der Grundkurs keine Einführung in die Konzepte der Mehrwertsteuer oder der Vergütungsabwicklung ist. Die erfolgreiche Arbeit mit Q3 Business setzt kaufmännische Kenntnisse voraus. nterstützung bieten wir Ihnen gerne an. Rufen Sie uns ganz einfach für ein unverbindliches Erstgespräch an. WER IST DIE PROBE AG? Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma Probe AG zum Leben. Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, hat Q3 Business Kreditorbeim erstmaligen Programmstart automatisch den Mandanten "Probe AG" angelegt. Solange Sie keinen weiteren Mandanten eröffnen, aktiviert Q3 Business Kreditordiesen jeweils bei jedem erneuten Programmstart. Wie im Basis-Grundkurs sollten Sie nun in die Haut einer Mitarbeiterin der Probe AG schlüpfen. Sie arbeiten im Sekretariat. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen. Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Probierens saftige Risikoprämien auf unsere Honorare. ns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte. Wir konnten dieses Jahr fünf neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einstellen. Herr Immerfroh, der Inhaber der Probe AG, wird Sie in die Auftragsverwaltung einarbeiten. Den zugrunde liegenden Basis-Grundkurs haben Sie bereits durchgearbeitet, so dass wir gleich den Einstieg in die Welt von Q3 Business Kreditorwagen. Handbuch Q3 Business 72

73 Lektion 1 Vorbereitungen Als erstes wollen wir die Konfiguration vornehmen. Wählen Sie Datei+Konfiguration Das Programm bietet uns Gelegenheit, die Abrechnungsart der Mehrwertsteuer festzulegen. Wer vereinnahmt abrechnen will, muss dies bei der Steuerbehörde beantragen. nser Chef will keine Extras und hat bestimmt, dass wir vereinbart abrechnen. Wählen Sie Sichern Falls Sie von der Steuerbehörde einen Saldosteuersatz zugeteilt bekommen haben, brauchen Sie kreditorseitig nicht abzurechnen. Lektion 2 Adressen Während der täglichen Arbeit werden wir Adressen bei Bedarf direkt beim Erfassen eines Auftrags erfassen. Wir wollen jedoch zuerst unseren Adressenstamm eingeben. Kreditoradressen erfassen wir im Modul Kreditor. Wählen Sie Funktionen+Adressen Das Arbeitsfenster Adressen öffnet sich. Es lässt sich gleich bedienen, wie die Arbeitsfenster Mandanten und Druckereinstellungen aus dem Grundlagenkurs. Der Einstieg erfolgt direkt oben in der Adressliste. Ein leerer Balken markiert, dass noch keine Adresse vorhanden ist. Es stehen Funktionen wie Datei+Öffnen oder Bearbeiten+Neu bereit. EINE ADRESSE ERFASSEN Wir erfassen unseren treuen Kunden und Lieferanten Seifenlust GmbH : Schliessen Sie das geöffnete Menü mit Wechseln Sie mit Neu in den Modus Neu erfassen Jede Adresse erhält eine Adressnummer. Sie bezeichnet die Kundenund/oder die Lieferantennummer. Q3 Business Kreditorgibt die Nummer vor. Handbuch Q3 Business 73

74 Überspringen Sie das Feld Adr.-Nr. Tippen Sie Seifenlust GmbH im ersten Feld Name 1 Tippen Sie Schmierstrasse 77 im ersten Feld Adresse 1 Tippen Sie CH im Feld Land (+ T) Da Q3 Business Kreditordas Land CH noch nicht kennt, öffnet sich das Arbeitsfenster zum Erfassen von Ländern. Tippen Sie Schweiz im Feld Bezeichnung Sichern Sie das neu erfasste Land mit Sichern Wählen Sie das neu erfasste Land mit E oder per Doppelklick Tippen Sie 4571 im Feld Plz (+T) Q3 Business Kreditorhat automatisch das Feld Ort mit Lüterkofen gefüllt. In einer Ort/Plz-Datei sind alle Ortschaften der Schweiz gespeichert. Mit im Feld Plz oder im Feld Ort öffnen Sie ein Arbeitsfenster mit diesen Ortschaften. Sie können nach Belieben neue Ortschaften erfassen - beispielsweise solche im Ausland. Alle anderen Einstellungen sind für uns momentan noch nicht wichtig. Schliessen Sie das Fenster Eigenschaften Sichern Sie die neu erfasste Adresse mit Sichern Die Adresse wird gesichert und die Seifenlust GmbH erscheint als bisher einziges Element in der Liste. Wollen Sie mehrere Adressen nacheinander erfassen, so spart Ihnen Sichern+Neu (anstelle von Sichern) einen Arbeitsgang. Erfassen Sie nun folgende Adresse: Sprachfuss AG Hörweg Mühlethurnen Gehen Sie dabei gleich vor wie bei der Seifenlust GmbH. EINE ADRESSE ÄNDERN Wir haben vergessen, die Telefonnummer der Seifenlust GmbH zu erfassen. Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Seifenlust GmbH Handbuch Q3 Business 74

75 Wechseln Sie mit Ändern in den Änderungsmodus Tippen Sie 099 / im Feld Telefon1 Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus Die Adressliste ist wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf der geänderten Adresse. EINE ADRESSE LÖSCHEN Diese Funktion wählen wir nur so zur Übung: Bewegen Sie den Auswahlbalken in der Adressliste zur Sprachfuss AG Wählen Sie Löschen nd weg ist sie, unsere Sprachfuss AG. Die Adresse ist jedoch auf unserer Liste der zu erfassenden Adressen, also müssen wir sie nochmals neu erfassen. Wenn s nicht anders geht Doch, es geht anders: Wählen Sie Bearbeiten+Rückgängig Voilà unsere Sprachfuss AG ist wieder da, als hätten wir sie nie gelöscht! Diese Rückgängig-Funktion wird uns wohl noch oft gute Dienste erweisen! ADRESSEN DRCKEN Wir haben alle unsere Adressen erfasst. Zur Kontrolle wollen wir eine Adressliste ausdrucken. Dies können wir direkt im Adressfenster oder ausserhalb mit Auswertungen+Adressliste erledigen. Wir bleiben im Adressfenster: Wählen Sie Datei+Drucken Das Druckfenster für Adressen öffnet sich. Der obere Teil beinhaltet adressspezifische Angaben, der untere die gewohnten Druckparameter. Öffnen Sie mit im Feld Formular eine Auswahl mit allen verfügbaren Adressformularen Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf Standard und wählen Sie dieses Formular mit E oder Mausklick. Schalten Sie den Drucker ein und wählen Sie Drucken Wenn Sie anstelle von Drucken, Vorschau wählen wird ihnen das Resultat am Bildschirm angezeigt. ADRESSEN MIT NOTIZEN DRCKEN Handbuch Q3 Business 75

76 Zu jeder Adresse können Sie eine Notiz verfassen, indem Sie im Adressfenster den Button Notizen wählen. Diese Notizen können Sie auch in einer Adressliste ausdrucken, sofern das gewählte Formular entsprechend angepasst ist. Wir wollen für unser Anliegen ein neues Formular unter dem Namen NOTIZEN definieren: Öffnen Sie im Adressfenster mit Datei+Drucken das Druckfenster und wählen Sie Formulare Ein Fenster mit einer Liste aller verfügbaren Adressformularen öffnet sich. Haben Sie noch keine eigenen Formulare entworfen, so sehen Sie u.a. die mitgelieferten Formulare Standard Standard, NOTES und ETIKETT. Wir wollen ein neues Formular entwerfen: Wählen Sie Neu Tippen Sie NOTIZEN im Feld Name Sichern Sie den Formulareintrag mit Sichern Q3 Business Kreditorhat als Vorlage das Formular Standard Standard in das Formular NOTIZEN kopiert. Pro Adresse wird eine Zeile mit Name, Adresse und Plz/Ort gedruckt, dazwischen jeweils eine Leerzeile. Wir wollen nun nach jeder Adresse die Notizen ausdrucken. Öffnen Sie mit A+I das Menü Detail Nebst den eigentlichen Zeilen pro Adresse können Sie für jedes Adressformular Kopf- und Fusszeilen definieren. Diese erscheinen jeweils auf jeder Seite. In den Kopfzeilen wollen wir anschreiben, dass es sich um eine Adressliste mit Notizen handelt: Wählen Sie Detail+Kopfzeilen Ein Textfenster öffnet sich. Sie sehen die vom Formular STANDARD STANDARD übernommenen Kopfzeilen. Links steht auf der ersten Zeile Adressliste. Diesen Titel wollen wir überschreiben. Tippen Sie Adressen mit Notizen und drücken Sie 20 mal D (Zeile wieder kürzen) Sichern Sie mit Sichern die Kopfzeilen Als nächstes wollen wir die Zeilen pro Adresse mit dem Platzhalter für Notizen ergänzen. Wählen Sie Detail+Zeilen pro Adresse Handbuch Q3 Business 76

77 Wiederum öffnet sich ein Textfenster. Sie sehen die verschiedenen Platzhalter für die Adressfelder auf der ersten Zeile. Die zweite Zeile ist leer. Dies ergibt jeweils eine Leerzeile zwischen den einzelnen Adressen. Der Name des Platzhalters für die Notizen ist #Notizen. Diesen Platzhalter wollen wir nun unterhalb des Platzhalters für die Adresse einsetzen. Die bestehende Leerzeile wollen wir beibehalten. Bewegen Sie den Cursor in die zweite Zeile und dort direkt unter den Platzhalter #Adresse1 Öffnen Sie das Feld Platzhalter oberhalb des Texts mit Tippen Sie n Der Auswahlbalken in der Liste springt zum ersten Platzhalter, der mit dem Buchstaben N beginnt. Es ist dies Name1. Bewegen Sie den Auswahlbalken bis zum Platzhalter Notizen und wählen Sie diesen Der Platzhalter wird zusammen mit dem Spezialzeichen # an die aktuelle Cursorposition geschrieben. Sie könnten auch direkt #Notizen im Text tippen, ohne über die Platzhalterwahl zu gehen. Beachten Sie jedoch, dass ein falsch eingetippter Platzhaltername von Q3 Business Kreditornicht verarbeitet werden kann. Erzeugen Sie mit E eine neue Leerzeile Sichern Sie mit Sichern die Zeilen pro Adresse Schliessen Sie das Formularfenster Damit wir unser Formular testen können, müssen wir bei unseren beiden Adressen je eine Notiz erfassen. Gehen Sie mit dem Auswahlbalken auf die Adresse Seifenlust GmbH Wählen Sie den Button Notizen Ein Textfenster öffnet sich. Da wir noch keine Notizen erfasst haben, ist der Text leer (keine Zeile). Tippen Sie Lieferant mit guten Konditionen Q3 Business Kreditorhat automatisch eine neue Zeile eingefügt. Wollen Sie selber neue Leerzeilen einfügen, so springen Sie mit F ans Ende einer Zeile. E erzeugt dann automatisch eine Leerzeile. Handbuch Q3 Business 77

78 Schliessen Sie das Textfenster mit Sichern Bewegen Sie den Auswahlbalken auf die Adresse Sprachfuss AG Wählen Sie Bearbeiten+Notizen Tippen Sie Lieferzeiten überwachen und wechseln Sie mit E auf die zweite Zeile Tippen Sie Ware gut kontrollieren und schliessen Sie mit Sichern das Textfenster Nun wollen wir prüfen, ob die Formularanpassung funktioniert. Wählen Sie Datei+Drucken oder C+P Wählen Sie im Feld Formular das neue Formular NOTIZEN Wählen Sie Vorschau im Druckfenster Sie sehen, dass die soeben erfassten Notizen bei beiden Adressen erscheinen. Schliessen Sie das Druckfenster Schliessen Sie das Adressfenster Im Lieferumfang ist das Formular NOTES enthalten. Dieses entspricht dem soeben erfassten Formular NOTIZEN. SELEKTION BESTIMMTER ADRESSEN Wenn Sie in der Adressliste blättern, begegnen Sie gewöhnlich allen verfügbaren Adressen. Oft wäre es jedoch schön, wenn nur diejenigen Adressen sichtbar wären, die einem bestimmten Kriterium genügen. Wir wollen als Beispiel nur Adressen mit der Postleitzahl 3127 in der Liste sehen. Wählen Sie Datei+Selektion oder F8 im Adressfenster Wählen Sie im ersten Selektionsfeld (Feldname) mit den Platzhalter Plz Überspringen Sie mit T das Vergleichsfeld Tippen Sie 3127 (Feldinhalt) Wählen Sie Anwenden Das Selektionsfenster wird geschlossen, und im Adressfenster sehen Sie nur noch die Adresse von der Sprachfuss AG. Die Selektion bleibt erhalten, bis Sie das Adressfenster schliessen oder eine neue Selektion wählen. Wenn Sie das nächste mal das Adressfenster öffnen, ist die Selektion noch nicht aktiv. Sie müssen zuerst wieder das Selektionsfenster öffnen und Anwenden wählen. Handbuch Q3 Business 78

79 Ist eine Selektion aktiv, und wählen Sie einen Menüpunkt des Datei-Menüs (Drucken, usw.), so werden nur die Adressen berücksichtigt, die der Selektion entsprechen. Lektion 3 Sattelfest Wir haben uns sehr ausführlich mit dem Adressfenster befasst. Das hat natürlich einen guten Grund. Wir treffen in allen Arbeitsfenstern in Q3 Business Kreditorimmer wieder auf die gleiche Bedienung. Neu erfassen, ändern, löschen, drucken usw. immer wieder werden Sie über das Datei-, das Bearbeiten- und das Detail-Menü die gleichen Arbeitsgänge erledigen. Üben Sie anhand des Adressfensters, bis Sie sich in allen Menüfunktionen sattelfest fühlen. Sie erleichtern sich so die Einarbeit in andere Funktionen wesentlich ja, Sie werden sogar oft das Gefühl haben, schon zu wissen, wie s geht. Lektion 4 Kreditorrechnung nser Chef ist vom neuen Dusch-Gel der Firma Seifenlust GmbH derart begeistert, dass er es unseren treuen Kunden als Weihnachtspräsent schenken will. Herr Immerfroh hat bereits vor ein paar Tagen telefonisch 200 Stück bestellt, und heute ist nun die Ware samt Rechnung eingetroffen. Wir brauchen keine Bestellung zu drucken, sondern können direkt die Rechnung erfassen. Die Seifenlust GmbH hat uns pro Gel Fr in Rechnung gestellt. Sie versteht diesen Betrag inkl. MWSt. EINE RECHNNG ERFASSEN Wenn Sie Q3 Business Kreditorstarten befinden Sie sich immer automatisch im Fenster Rechnungen. Wir haben noch keine eingehende Rechnung erfasst, so dass die Liste leer ist. Wählen Sie Neu Die Rechnungsnummer der Seifenlust GmbH ist , das Rechnungdatum ist auf das heutige Datum ausgestellt. Mit im Feld Kreditor öffnen Sie das Adressfenster Handbuch Q3 Business 79

80 Wählen Sie Suchen bzw. F5 Tippen Sie Seifenlust im Feld Suchtext Starten Sie die Schnellsuche mit Suche starten Da wir die Lieferantendaten der Seifenlust GmbH noch nicht erfasst haben müssen wir neu die Kreditor-Daten erfassen. Wählen Sie im Adressfenster Ändern Wählen Sie Eigenschaften+Zahlstelle 1 Einzahlen müssen wir auf das Postcheck-Konto Wählen Sie unter Zahlungsart PC-Konto Tippen Sie im Feld PC-Kontonummer Wir werden das Dusch-Gel nicht als Artikel in unseren Artikelstamm aufnehmen es handelt sich ja nur um eine einmalige Werbebestellung. Deshalb interessiert uns das Feld Preis nicht. Da die Fibu noch nicht aktiviert ist, lassen wir auch das Feld Konto leer. Schliessen Sie das Fenster Kreditorenadressen Sichern Sie die Adresse mit Sichern Wählen Sie die Seifenlust GmbH mit E oder Mausdoppelklick. Die Adresse wird nun ins Rechnungsfenster übernommen. Fahren Sie nun mit dem Erfassen der Rechnung wie folgt fort: Tippen Sie das Rechnungsdatum im Feld Rechnungsdatum sowie im Feld Rechnungsnummer ein Tippen Sie den Rechnungsbetrag im Feld Betrag ein und Erfassen Sie einen Hinweis zu dieser Rechnung Kreditorseitig müssen/können wir Positionen einer Rechnung erfassen. Allerdings genügt es oft, diese weniger detailliert als in der Originalrechnung aufzuführen. Die Rechnung der Seifenlust GmbH beinhaltet beispielsweise noch eine Zeile mit Versandkosten von Fr Da Versandkosten in dieser Grössenordnung der Mehrwertsteuer unterstellt sind, erübrigt sich für uns eine Aufteilung zwischen Warenund Versandkosten. Wir werden den Gesamtbetrag später so oder so als Werbeaufwand abbuchen. Wählen Sie Positionen bzw. F4 Wählen Sie Bearbeiten+Neu Handbuch Q3 Business 80

81 Wählen Sie Betrag im Feld Pos.-Typ Tippen Sie Dusch-Gel (Werbegeschenk) im Feld Text Tippen Sie 717 im Feld Preis Wir haben den neuen Positionstyp Betrag kennen gelernt. Dieser kommt vor allem kreditorseitig für Rechnungstotale eines MwSt.-Satzes zum Einsatz. Sobald eine eingehende Rechnung Positionen unterschiedlicher MwSt.-Sätze beinhaltet, müssen Sie diese auch separat erfassen. Nur so haben Sie Gewähr, dass Sie Vorsteuerabzüge richtig vornehmen können. Der Rechnung entnehmen wir, dass ein Steuersatz von 2,4% angewandt wurde. Die Seifenlust hat es scheinbar erreicht, das Dusch-Gel als Medikament zu deklarieren! Öffnen Sie mit im Feld MwSt das Steuerschlüsselfenster Wählen Sie V2.4B1 Vorsteuer 2.4 brutto (Material/Dienstl.) Q3 Business Kreditorerrechnet automatisch das Positionstotal exkl. MwSt (Fr ) Sichern Sie die Position mit Sichern Wir brauchen nicht mehr als diese eine Position zu erfassen und gehen deshalb zurück ins Hauptfenster Rechnungen. Schliessen Sie das Positionenfenster Sichern Sie die Rechnung mit Sichern Das Gesamttotal der Rechnung wird in der Rechnungsliste angezeigt. Vorerst war s das. Zahlen wollen wir erst in einem Monat. Schliessen Sie das Rechnungsfenster MANDANTENKONFIGRATION Wir werden bald einen Vergütungsauftrag drucken müssen, um die Rechnung der Seifenlust GmbH bezahlen zu können. Bisher haben wir weder unsere Anschrift, noch diejenige unserer Bank erfasst. Wir wollen das Versäumte nachholen. 1 Schliessen Sie alle offenen Fenster 2 Wählen Sie Datei+Kofiguration Handbuch Q3 Business 81

82 Ein Fenster mit den Basisdaten der Mandantenkonfiguration öffnet sich. Hier erfassen wir unsere Adresse. 1 Tippen Sie Probe AG im ersten Feld Adresse 2 Tippen Sie Siebenstrasse 99 im zweiten Feld Adresse 3 Tippen Sie 0909 im Plz-Feld der Adresse Die Ortschaft Nirgendwo ist in der mitgelieferten Ort/Plz-Datei enthalten. Sie wird vom Programm automatisch eingesetzt. Als letzte Konfiguration müssen wir die Adresse unserer Bank erfassen. Diese wird für den Ausdruck des Vergütungsauftrags benötigt. Wir bezahlen unsere Rechnungen über unser Bankkonto bei der SBK in Nirgendwo. Die SBK ist unsere einzige Zahlstelle. 1 Wählen Sie Zahlstellen Ein Fenster mit Informationen pro Zahlstelle (Post, Bank usw.) öffnet sich. Wir wollen als Zahlstelle 1 unsere Bank erfassen: 1 Tippen Sie Bank im Feld Zahlungsart 2 Tippen Sie im Feld Bankkontonr. 3 Tippen Sie 0987 im Feld Clearing-Nr. 4 Tippen Sie Schweizerische Bankkasse im ersten Feld Bankadresse 5 Tippen Sie Neunstrasse 17 im zweiten Feld Bankadresse 6 Tippen Sie 0909 im Plz-Feld der Adresse 4 Kehren Sie mit Sichern zurück zum Hauptfenster Mandantenkonfiguration Die Schaltfläche DTA benötigen wir nur dann, wenn wir via DTA (Datenträgeraustausch) unsere Zahlungen tätigen. Da die Fibu noch nicht aktiviert ist, lassen wir das Feld Zahlkonto leer. 7 Kehren Sie mit Sichern zurück zum Hauptfenster Konfiguration 8 Schliessen Sie mit Sichern das Konfigurationsfenster Handbuch Q3 Business 82

83 Damit haben wir die Voraussetzungen erfüllt, um einen Vergütungsauftrag erstellen zu können. RECHNNGEN FÜR VERGÜTNGSAFTRAG VORBEREITEN Der Monat ist vorüber. Da in der Zwischenzeit keine weitere Rechnung eingetroffen ist, haben wir nur die eine Rechnung der Seifenlust GmbH zu bezahlen. Wir senden dazu unserer Bank einen Vergütungsauftrag. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie mehrere Kreditorrechnungen zu einem Vergütungsauftrag verarbeiten wollen, Sie in der Online-Hilfe F1 unter dem Thema Offene Rechnungen (Kreditoren) eine genaue Anleitung für die Vorgehensweise zur Erstellung vorfinden. 1 Öffnen Sie mit Vergüten im Rechnungfenster das Arbeitsfenster Vergütungen Die offene Rechnung erscheint als einziger Eintrag in der Liste. 2 Wählen Sie Vergütungsaufträge 3 Wählen Sie Neu Ein Vergütungsauftrag legt den Rahmen einer Vergütung fest. Sie erfassen die gewünschte Zahlstelle, mit welcher Sie die Vergütung ausführen wollen, sowie Valutadatum und einen Vergütungstext. 4 Tippen Sie SBK Mai 2003 im Feld Identifikation 5 Tippen Sie im Feld Valuta 6 Wählen Sie Sichern 7 Kehren Sie mit Wählen zurück zum Hauptfenster Vergütungen Der Vergütungsauftrag ist nun vorbereitet, aber noch leer. 1 Wählen Sie 1 In Auftrag übernehmen Die Rechnung erhält den Status zu zahlen, und ist somit dem Vergütungsauftrag zugeordnet. Nun können wir mit Vergütungsprotokoll den Vergütungsauftrag ausdrucken (Formular Standard Standard ). DTA-AFTRAG ASGEBEN Handbuch Q3 Business 83

84 Soeben hat uns Herr Immerfroh mitgeteilt, dass wir zukünftig nicht mehr Vergütungsaufträge an unsere Bank verschicken. Ein Kostenvergleich hat ergeben, dass die Bank Zahlungsaufträge via DTA wesentlich günstiger ausführt. Herr Immerfroh hat inzwischen von unserer Bank die Absender-Identifikation DEMO1 zugeteilt bekommen. Bevor wir mit DTA-Zahlungen richtig loslegen können, verlangt die Bank einen Demolauf. Dazu verwenden wir den soeben erfassten Vergütungsauftrag. Als erstes wollen wir unsere Stammdaten (Mandantenkonfiguration) ergänzen. 1 Wählen Sie Datei+Konfiguration 2 Wählen Sie Zahlstellen Sie sehen die zuvor erfassten Stammdaten unserer Bank unter der Zahlstelle 1.Für den DTA-Zahlungsverkehr müssen wir nebst der Absender- Identifikation zusätzlich die Clearingnummer unserer Bank erfassen. nsere Bank hat uns mitgeteilt, dass ihre Clearingnummer 0987 lautet. 4 Tippen Sie 0987 im Feld Clearingnr. Wir wollen nun zusätzlich die Stammdaten für den DTA-Zahlungsverkehr erfassen. 1 Wählen Sie DTA Als erstes müssen wir festlegen, wohin die Datei mit den Zahlungsaufträgen gesichert werden soll. Vorgegeben wird das Diskettenlaufwerk A:. Diese Vorgabe akzeptieren wir. Wenn Sie die Zahlungen online übermitteln wollen, so können Sie anstelle des Laufwerks A: direkt den Datenpfad wählen, ab dem Ihre Übermittlungssoftware jeweils die Zahlungsdatei DTALSV überträgt. 2 Tippen Sie DEMO1 im Feld Identifikation 3 Schliessen Sie das DTA-Fenster mit Sichern 4 Schliessen Sie das Zahlstellenfenster mit Sichern 5 Schliessen Sie das Konfigurationsfenster mit Sichern Da wir die Zahlstelle der Seifenlust GmbH bereits erfasst haben (PC-Konto ), sind alle Vorbereitungen abgeschlossen. Wir können den Datenträger erstellen. Dazu benötigen Sie eine leere, formatierte Diskette. Handbuch Q3 Business 84

85 1 Legen Sie die leere Diskette ins Laufwerk A: 2 Wählen Sie im Rechungenfenster Vergüten 4 Wählen Sie DTA/EZAG-Auftrag Der zuvor erfasste Auftrag SBK Mai 2003 wird vorgegeben. Damit sind wir einverstanden. Als Valutadatum setzen wir das gleiche Datum wie beim Vergütungsauftrag ein. 2 Wählen Sie Erstellen Das Programm fordert Sie auf, eine Diskette einzulegen. Das haben wir bereits erledigt. 3 Wählen Sie Fortfahren Q3 Business Kreditorbeschreibt nun die Diskette mit der Datei DTALSV.PRO. Anschliessend können Sie via Druckfenster (Button Vergütungsprotokoll im Vergütungenfesnter. Benutzen Sie das Formular DTA. 4 Wählen Sie Drucken Der DTA-Auftrag unterscheidet sich stark von einem normalen Vergütungsauftrag. Die Zahlungen sind nicht einzeln aufgeführt nur gerade der Totalbetrag wird angedruckt. Diesen Auftrag müssen Sie unterschrieben an Ihre Bank schicken. Er dient als Gegenkontrolle für die Daten auf der Diskette. Die Diskette selber müssen Sie an das Rechenzentrum der Bank schicken. 5 Schliessen Sie alle offenen Fenster VERGÜTNGSAFTRAG VERBCHEN nsere Bank hat uns heute Morgen eine Belastungsanzeige über Fr zugestellt. Nun wollen wir die offene Rechnung als bezahlt abbuchen. 1 Wählen Sie Vergüten im Rechungenfenster 2 Wählen Sie Auftrag buchen Ein Vergütungsauftrag wird ebenso als Auftrag betrachtet wie ein DTA- oder EZAG-Auftrag. In beiden Fällen teilen wir der Bank/PTT das gewünschte Valuta-Datum mit, und die Bank/PTT teilt uns anschliessend ihrerseits mit, welches Valuta-Datum sie effektiv eingesetzt hat. Handbuch Q3 Business 85

86 3 Tippen Sie das zuvor gewählte Valutadatum ins Feld Valutadatum Auftrag Die Bank hat unser gewünschtes Valutadatum nicht halten können. Das effektive Valutadatum ist um zwei Tage verschoben. 4 Tippen Sie das um 2 Tage erhöhte Valutadatum ins Feld Effektives Valutadatum 5 Wählen Sie Verbuchen In unserem Fall wird nur gerade eine Rechnung abgebucht. Im alltäglichen Büroleben ist es jedoch üblich, dass periodisch bezahlt wird, und dass einige Rechnungen pro Zahltermin gleichzeitig verarbeitet werden. Q3 Business Kreditorhat automatisch eine Zahlung eingebucht. Dies können wir anhand des Zahlungsfensters oder der Auswertung Kreditorjournal überprüfen: 1 Wählen Sie Funktionen+Zahlungen im Kreditor-Modul Sie sehen in der Liste die von Q3 Business Kreditorverbuchte Zahlung. Als Auftragsnummer hat Q3 Business Kreditorautomatisch diejenige der Rechnung eingesetzt. Q3 Business Kreditorhat zudem die Rechnung ausgeglichen. Dies wollen wir ebenfalls überprüfen: 2 Schliessen Sie das Zahlungsfenster Sie sehen, dass die Rechnung den Vermerk erledigt anstelle des Vermerks zu zahlen erhalten hat. KONTROLLE ANHAND DES KREDITORJORNALS Im Kreditorjournal werden alle Auftragsbuchungen gespeichert, die Sie im Kreditor-Modul vornehmen: Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Rückzahlungen. Zusätzlich werden darin auch Skontoabzüge registriert. 1 Wählen Sie Auswertungen+Kreditorjournal Sie sehen, dass Sie für alle Typen von Einträgen wählen können, ob sie mitberücksichtigt werden sollen oder nicht. Q3 Business Kreditorgibt als Grundeinstellung vor, dass alle Einträge berücksichtigt werden. Wir akzeptieren diese Vorgabe. Handbuch Q3 Business 86

87 2 Wählen Sie Vorschau Sie sehen zwei Einträge: die Rechnung und die Zahlung. Wollen Sie beispielsweise eine Liste aller Zahlungen ausdrucken, so schliessen Sie in der Selektion im Druckfenster ganz einfach die anderen Einträge aus (mit Mausklick oder Leertaste). 3 Schliessen Sie alle offenen Fenster Handbuch Q3 Business 87

88 Lektion 5 MwSt.-Abrechnung Normalerweise quartalsweise müssen Sie der MwSt.-Behörde eine Steuerabrechnung einsenden. Q3 Business Kreditorliefert Ihnen die Zahlen, die Sie in das Steuerformular übertragen können. Da wir kreditorseitig Steuerschlüssel eingesetzt haben, ist das Erstellen der MwSt.-Abrechnung denkbar einfach. Sofern Sie die Auftragsverwaltung zusammen mit der FiBu einsetzen, empfehlen wir Ihnen unbedingt die MwSt.-Abrechnung in der FiBu durchzuführen!!! Ist dies der Fall, sind die nachfolgenden Punkte für Sie nicht relevant. ABRECHNNG Auch wenn Sie per Saldosteuersatz abrechnen, kann das Erstellen der MWSt.- Abrechnung kreditorseitig sinnvoll sein. Sie dient der Kontrolle, ob sich der Saldosteuersatz auch lohnt. 1 Wählen Sie Funktionen+MWSt-Abrechnung im Kreditor-Modul Wiederum bestimmen Sie als erstes die Abrechnungsperiode: 1 Erhöhen Sie die Periode um einen Monat 2 Wählen Sie Aufrechnen 3 Wählen Sie Drucken Das Druckfenster öffnet sich. Wiederum begnügen wir uns mit der Vorschau: 4 Wählen Sie Vorschau Sie sehen eine detaillierte Auflistung pro Steuersatz. Wir haben je eine Rechnung mit 2,4% MWSt. (Seifenlust GmbH) und eine mit 7.6% (Telecom) erhalten. Beide erscheinen in je einer separaten Kolonne. Alle Zahlen verstehen sich inkl. MWSt. KONTROLLE ANHAND DES MWST-JORNALS Die MwSt.-Abrechnung ist eine Totalisierung aller Buchungen. Zur Kontrolle oder bei einer Revision muss ersichtlich sein, wie diese Totale berechnet wor- Handbuch Q3 Business 88

89 den sind. Dazu bedienen wir uns der Auswertung MwSt.-Journal. Wir wollen diese Kontrolle kreditorseitig durchführen: 1 Wählen Sie Auswertungen+MwSt.-Journal im Kreditor-Modul Gleich wie bei der MwSt.-Abrechnung müssen Sie die MwSt.-Periode bestimmen. 2 Setzen Sie die gleiche Periode ein, wie zuvor bei der MwSt.-Abrechnung 3 Wählen Sie Vorschau Sie sehen beide erfassten Rechnungen im Journal. Rechts aussen ist die Periode angeschrieben, in welche die Rechnungen aufgenommen wurden. Zum Abschluss sehen Sie eine Totalisierung. Diese muss mit der MWSt.- Abrechnung übereinstimmen. 4 Schliessen Sie alle offenen Fenster Der Grundkurs nimmt hier sein Ende. Ab jetzt gilt es für Sie ernst. Sie wechseln in den Mandanten, den Sie für Ihre eigene Administration eröffnet haben (siehe Grundkurs). Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit. DATEN VON Q3 BSINESS KREDITOR Q3 Programme sind einfach zu bedienen. Sie kommen kaum je in Berührung mit dem Betriebssystem. Dahinter verbirgt sich ausgereifte Technologie. Hier finden Sie Angaben zu den Datenbankfiles und wo diese bei einer Standardinstallation abgelegt werden. Basisdatenbanken im Programmverzeichnis: SWS_BASE.SQC SWA_PLZ.SQO Notizen, Programmeinstellungen Postleitzahlen, Ortschaften nter dem Namen Standard wird im Programmverzeichnis ein nterverzeichnis angelegt. Dort werden folgende Dateien abgelegt: SWS_MAND.SQC SWA_KREJ.SQ J.SQK Konfiguration Bewegungsjournal Handbuch Q3 Business 89

90 SWA_ADR.SQA *.SQA SWA_ART.SQS SWA_TIME.SQJ Hauptadressdatei Weitere Adressdateien Artikeldatei Termine, Pendenzen Geänderte oder neu erfasste Formulare werden im Programmverzeichnis abgelegt: *.RDD, *.QDD, *.ODD *.AFD, *.SFD Rechnung, Quittung, Offert Adressliste, Artikelliste Handbuch Q3 Business 90

91 Q3 BSINESS FIB Handbuch Q3 Business 91

92 BEDIENNGSKONZEPT VORGEHEN Dieses Kapitel will Ihnen einen Überblick über Funktionalität und mfang von Q3 Business Fibu vermitteln. Auch finden Sie darin in groben Zügen, wie Sie die Arbeit mit Q3 Business Fibu beginnen sollten. Mit diesem Kapitel legen Sie sich quasi das Fundament, um mit Q3 Business Fibu arbeiten zu können. Wenn Sie Q3 Business Finanzbuchhaltung erstmals starten oder einen neuen Mandanten einrichten, legen Sie das Eröffnungsdatum und - falls Sie Mehrwertsteuer abrechnen - die Abrechnungsart fest. Zudem können Sie bei Bedarf direkt einen der vordefinierten Kontenrahmen einlesen. Nach erfolgreicher Install-ation der Buchhaltung und später bei jedem erneuten Programmstart öffnet Q3 Business Fibu das Buchenfenster. Dieses bleibt offen, bis Sie das Programm verlassen. Eröffnungsdatum, Abrechnungsart und Name der Buchhaltung können Sie bei Bedarf später unter Datei+Konfiguration ändern. Erstmals in der Anwendung, werden Sie sich Ihren individuellen Kontenrahmen zurechtlegen. Wenn Sie Mehrwertsteuer abrechnen müssen, werden Sie besonderes Augenmerk richten auf Konten, die mehrwertsteuerpflichtig sind. Die gängigen Steuersätze gibt Q3 Business Fibu in einer Tabelle vor. Zur Kontrolle sollten Sie den fertig gestellten Kontenrahmen ausdrucken. Entspricht der Kontenrahmen Ihren Anforderungen, stehen die Eröffnungsbuchungen an. Sie erfassen dazu vorgängig die Eröffnungssalden (Vorjahressalden). Anschliessend überlassen Sie Q3 Business Fibu die Arbeit. Das Programm bucht anhand der Eröffnungssaldi automatisch Eröffnungsbuchungen ein. Ist die Eröffnungsbilanz vollständig, sollten Sie diese ausdrucken. nd dann beginnt der Alltag. Sie werden Buchungen erfassen. Gelegentlich werden Sie ein neues Konto eröffnen, Zwischenbilanzen ausdrucken usw. Alle Auswertungen können Sie über das Menü Auswertungen abrufen, zuerst in der Vorschau kontrollieren oder direkt drucken. Ist das Geschäftsjahr zu Ende, werden Sie alle Abschlussbuchungen (Abschreibungen, Bewertungen usw.) vornehmen und das Programm das alte Geschäftsjahr abschliessen sowie das neue eröffnen lassen. Handbuch Q3 Business 92

93 Oder aber Sie buchen ganz einfach bereits im neuen Geschäftsjahr und warten mit dem Abschluss des alten. Dies ist mit Q3 Business Fibu problemlos möglich. Buchungen gelten für Q3 Business Fibu erst dann als definitiv verbucht, wenn ein Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Ausserdem lassen sich Buchungen jederzeit korrigieren oder löschen. Stornobuchungen, nur weil über ein falsches Konto gebucht wurde, gehören der Vergangenheit an. KONTENRAHMEN Der Kontenrahmen kann unbeschränkt viele Konten aufnehmen. Im Lieferumfang sind einige Standardkontenrahmen enthalten. Sie können einen solchen einlesen und Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder aber vollständig einen eigenen erfassen. Der Kontenrahmen kann während der Arbeit mit Q3 Business Fibu jederzeit ergänzt und angepasst werden. Sobald Sie über ein Konto gebucht haben, kann es nicht mehr gelöscht werden. Ebenso kann nur noch der Kontoname geändert werden. Die Konten lassen sich mit Funktion+Kontenrahmen mannigfaltig gliedern. Sie können die Übersichtlichkeit und Aussagekraft Ihres Kontenrahmens mit Titeln, Leerzeilen und Totalisierungskonten deutlich erhöhen. Neben den vier Hauptkategorien Aktiven, Passiven, Aufwand und Ertrag verwaltet Q3 Business Fibu die Kategorie Spezialkonti. Hier werden vom Programm Abschluss- und Eröffnungskonten geführt. Sie können aber auch eigene Konten in dieser Kategorie eröffnen und so Nebenbuchhaltungen führen. ERÖFFNNGSBILANZ Bearbeiten Sie das erste Geschäftsjahr mit Q3 Business Fibu (und übernehmen keine Daten aus einer älteren Programmversion), so gibt Ihnen das Programm die Möglichkeit, Vorjahreszahlen manuell zu erfassen. Anhand dieser Vorjahreszahlen bucht es automatisch die Eröffnungsbuchungen. Für eine Aktiengesellschaft, AG, ist ein Vorjahresvergleich beim Abschluss gesetzlich erforderlich. Das manuelle Erfassen der Vorjahreszahlen unterstützt Sie, diese Forderung zu erfüllen. BCHEN Handbuch Q3 Business 93

94 Das bei der Erstinstallation erfasste Eröffnungsdatum legt das frühest mögliche Buchungsdatum fest. Solange noch kein Abschluss durchgeführt wurde, lässt sich dieses Datum in der Fibu-Konfiguration ändern. Vergeben Sie in der Fibu-Konfiguration eine Buchungsperiode, sind Buchungen ausserhalb dieser Periode nicht möglich unabhängig vom Eröffnungsdatum. Pro Buchung erfassen Sie Datum, Belegnummer, Soll- und Habenkonto, Betrag, Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer) und einen beliebigen Text. Lassen Sie entweder Soll- oder Habenkonto weg, leitet Q3 Business Fibu eine Sammelbuchung ein. Es wird nur das Hauptjournal geführt. Buchungen im Hauptjournal lassen sich jederzeit ändern und löschen bis zum definitiven Abschluss eines Geschäftsjahres. Eine nterscheidung zwischen provisorisch und definitiv verbucht kennt Q3 Business Fibu nicht. Sie haben beim Buchen vollen Zugriff auf Konten und Steuerschlüssel. Fehlt Ihnen beispielsweise ein Konto, können Sie dieses direkt über Kontenfelder während dem Erfassen einer Buchung neu anlegen. STANDARDBCHNGEN Mit Funktion+Standardbuchungen können Vorgaben für immer wiederkehrende Buchungen definiert werden. Sie können auch nur Teile einer Buchung erfassen und den Rest beim Buchen ergänzen. Die Standardbuchungen werden nach Laufnummern sortiert. Sie können mit Detail+Neu ab Standardbuchung eine Standardbuchung als Vorgabe für eine neue Buchung wählen. HAPTJORNAL Das Hauptjournal ist Drehscheibe aller Funktionen im Programm. Jede Auswertung wird anhand des Hauptjournals aufgerechnet auch Bilanz und Erfolgsrechnung. Dies ermöglicht höchste Datensicherheit auf eine Funktion Datenreorganisation kann verzichtet werden. Das Hauptjournal kann Buchungen über mehrere Bilanzperioden enthalten. Sie können problemlos gleichzeitig in verschiedenen Perioden buchen. Die Auswertung Hauptjournal erlaubt einen Auszug über einen bestimmten Zeitraum, so beispielsweise auch über den Zeitraum einer Bilanzperiode. Dasselbe gilt natürlich für die Auswertung Kontoauszug. Handbuch Q3 Business 94

95 BILANZ/ERFOLGSRECHNNG Bilanz und Erfolgsrechnung lassen sich per beliebigem Stichdatum ausdrucken oder in einer Vorschau überprüfen. Führen Sie mehrere Bilanzperioden gleichzeitig, ist jederzeit der Ausdruck aller Bilanzen möglich. MEHRWERTSTEER/STEERSCHLÜSSEL BDGET Jedem Konto wird zugeordnet, ob es steuerpflichtig ist oder nicht. Ein Bezug auf einen Steuerschlüssel (z.b. msatzsteuer 7.6 brutto ) bestimmt bei einem steuerpflichtigen Konto, wie hoch der Steuersatz ist, ob die Verbuchung netto oder brutto erfolgen soll, und über welches Steuerkonto der Steuerbetrag verbucht werden soll. Buchen Sie über ein steuerpflichtiges Konto, berechnet das Programm automatisch den Steuerbetrag und verbucht diesen über das angehängte Steuerkonto. Rechnen Sie die Mehrwertsteuer mit Saldosteuersatz ab, so richtet Q3 Business Fibu einen einzigen Steuerschlüssel mit eben diesem Saldosatz ein. Es wird kein Steuerbetrag zusätzlich verbucht. Das Journal bleibt knapp und übersichtlich. Sie müssen lediglich nach erfolgter MwSt.-Abrechnung den geschuldeten Betrag als Aufwand abbuchen. Sie können sowohl für die Bilanz wie auch für die Erfolgsrechnung ein Budget erstellen. Wahlweise lassen sich aktuelle Kontensaldi als Budgetvorgaben übernehmen. Q3 Business Fibu erlaubt das Führen von bis zu vier verschiedenen Budgets. VORJAHRESVERGLEICH PERIODEN Beim Abschluss druckt Q3 Business Fibu automatisch einen Vorjahresvergleich für Bilanz und Erfolgsrechnung aus. Die Vorjahreszahlen werden nach einem Abschluss automatisch vom Programm eingebucht. Bei der Erstinstallation müssen die Vorjahreszahlen (wenn vorhanden) manuell erfasst werden. Mit Q3 Business Fibu steht Ihnen diese Auswertung jederzeit für Bilanz und Erfolgsrechnung getrennt oder zusammen zur Verfügung. Handbuch Q3 Business 95

96 GRAFIKEN Dank jederzeit anpassbarer Konfiguration können Sie die Buchungsperiode bestimmen, ausserhalb derer buchen nicht möglich ist. Die Buchungsperiode kann sich auch über mehrere Geschäftsjahre erstrecken. In Q3 Business Fibu können Sie somit beliebig viele Buchhaltungsperioden (Geschäftsjahre) gleichzeitig bearbeiten. Q3 Business Fibu bietet zwei grafische Auswertungen an: Der Kontoauszug ei-e nes einzelnen Kontos zeigt in monatlichen Intervallen die Entwicklung des Saldos. Die Kontenübersicht liefert einen Vergleich ausgewählter Konten oder Kontengruppen per Stichdatum. Die Grafiken selber können Sie wahlweise beschriften, farblich anpassen und in verschiedenen Arten (Torten, Balken, Kurven usw.) anzeigen lassen. Alle Grafiken lassen sich ausdrucken oder in andere Programme übernehmen. ABSCHLSS Beim Abschluss legen Sie das Ende der abzuschliessenden Bilanzperiode fest. Gleichzeitig teilen Sie Q3 Business Fibu mit, welche Konten für das Ausbuchen von Bilanz und Erfolgsrechnung und für das Einbuchen des Erfolgs (Gewinn/Verlust) verwendet werden sollen. Anschliessend übernimmt Q3 Business Fibu die vollständige Kontrolle, bucht Abschlussbuchungen, erstellt die Schlussbilanz, verbucht den Erfolg und bucht die Eröffnungsbuchungen. Vorjahresvergleich und Hauptjournal müssen zwingend ausgedruckt werden. ACHTNG! Die Buchungen eines abgeschlossenen Geschäftsjahres werden im Hauptjournal gelöscht. Wollen Sie vielleicht später auf ein abgeschlossenes Geschäftsjahr zurückgreifen, sollten Sie vor dem Abschluss eine Datensicherung durchführen. Handbuch Q3 Business 96

97 GRNDKRS Sie haben Q3 Business Fibu installiert und das Bedienungskonzept von Q3 Business Fibu gelesen. Dieser Grundkurs hilft Ihnen sich an Hand von Beispielen sorgfältig in die Anwendung von Q3 Business einzuarbeiten. Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch und der Grundkurs keine Einführung in die Konzepte der doppelten Buchhaltung, der Kostenrechnung oder der Mehrwertsteuer ist. Die erfolgreiche Arbeit mit Q3 Business setzt kaufmännische Kenntnisse voraus. nterstützung bieten wir Ihnen gerne an. Rufen Sie uns ganz einfach für ein unverbindliches Erstgespräch an. Starten Sie das Programm und erfassen Sie Programmversion und Lizenznummer. Das Eingabefenster für die Konfiguration (Eröffnungsdatum usw.) erscheint. Hier beginnt der Grundkurs: WER IST DIE PROBE AG? Für unseren Grundkurs erwecken wir die fiktive Firma Probe AG zum Leben. Sie können für die Probe AG eine Buchhaltung führen, bis Sie sich in der Anwendung sicher fühlen. Dann können Sie mit Datei+Neuanfang die Probedaten löschen und mit Ihrer eigenen Buchhaltung beginnen. Das Lernen mit diesem Grundkurs wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie vorübergehend in die Haut einer Mitarbeiterin der Firma Probe AG schlüpfen sicher macht es Ihnen sogar ein wenig Spass. Wie dem Namen zu entnehmen ist, verdient unsere Firma ihr Geld damit, die Dienstleistung Ausprobieren anzubieten. Es gibt nichts, was wir nicht probieren würden: von Kleidern über neue Medikamente bis hin zu genmanipulierten Orangen. Einzig auf Aufträge, die in irgendeiner Form kriegerischen Zwecken dienen, lassen wir uns nicht ein. Natürlich schlagen wir je nach Gefährlichkeit des Ausprobierens saftige Risikoprämien auf unsere Honorare. ns plagen deshalb kaum finanzielle Nöte. nser Chef, Herr Immerfroh, hat entschieden, das Programm Q3 Business Fibu in unserer Büroadministration einzusetzen. Er überlässt die Arbeit jedoch lieber Ihnen. Let's go. Lernen wir das Programm kennen! Handbuch Q3 Business 97

98 Lektion 1 Online-Hilfe Vor allem in der Einarbeitungsphase wird die Online-Hilfe für Sie eine treue Begleiterin sein. Nach dem ersten Programmstart erscheint das Lizenzfenster. Bereits hier ist die Online-Hilfe aktiv. Wir möchten zu Beginn erfahren, wie wir das Programm wieder verlassen können. 1 Öffnen Sie mit! oder mit?+hilfe das Hilfe-Fenster 2 Klicken Sie mit der Maus auf Suchen 3 Tippen Sie beenden 4 Klicken Sie mit der Maus auf Suche starten Es erscheint ein Hilfefenster Datei-Menü mit grün unterstrichenen Hinweisen. Einer davon heisst Programm verlassen. Wenn Sie den Mauszeiger über diesen Hinweis setzen, erscheint eine Hand. Das bedeutet, dass sich hinter diesem Begriff eine weitere Erklärung versteckt. 1 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Programm verlassen Das Programm springt zum Hilfetext Programm verlassen. Hier finden wir die benötigte Information. 2 Schliessen Sie das Hilfefenster Lektion 2 Vorbereitungen Da wir Q3 Business Fibu zum ersten Mal gestartet haben, bietet uns das Programm Gelegenheit, die zu führende Buchhaltung zu installieren. Die meisten Konfigurationswerte (z.b. Abrechnungsart) können Sie später im Programm mit Datei+Konfiguration ändern. Bevor wir eine Buchhaltung führen können, müssen wir das Eröffnungsdatum unserer Bilanzperiode (Geschäftsjahr) festlegen. nser Chef hat uns beauftragt, das Geschäftsjahr 1998 vollständig mit Q3 Business Fibu nachzubuchen. 1 Tippen Sie im Feld 'Eröffnungsdatum' (+T) Es ist wichtig, dass Sie genau dieses Datum eintippen ( ). Ansonsten können Sie den Grundkurs nicht mehr exakt Schritt für Schritt nachvollziehen. Handbuch Q3 Business 98

99 Das Abschlussdatum brauchen Sie jetzt noch nicht festzulegen. Q3 Business Fibu benötigt dieses Datum erst beim Durchführen des Abschlusses. Für den Moment sorgt Q3 Business Fibu dafür, dass Sie unbeschränkt in die Zukunft buchen können. Das Feld 'Kontenrahmen' ist aktiv. Zum Glück müssen wir nicht den ganzen Kontenrahmen erfassen. Q3 Business Fibu liefert verschiedene Kontenrahmen mit (in Anlehnung an Käfer). Die Firma Probe AG ist eine Einzelfirma mit einfachem Kontenrahmen, also wählen wir den Standardkontenrahmen für Einzelfirmen. 2 Öffnen Sie das Feld Kontenrahmen mit einem Mausklick auf den Pfeil rechts vom Feld 3 Bewegen Sie den Cursor auf 'EINZEL' und schliessen Sie mit einem Doppelklick das Auswahlfenster wieder Im Feld Abrechnungsart bestimmen Sie, ob und wie Sie Mehrwertsteuer abrechnen. Die Firma Probe AG ist mehrwertsteuerpflichtig und rechnet vereinnahmt ab. 4 Öffnen Sie mit einem Mausklick das Feld 'Abrechnungsart' 5 Bewegen Sie den Cursor auf 'vereinnahmt' und schliessen Sie mit einem Mausdoppelklick das Auswahlfenster wieder Sind Sie selber nicht mehrwertsteuerpflichtig, können Sie im Feld Abrechnungsart nicht pflichtig wählen. Der Grundkurs lässt sich auch ohne Mehrwertsteuer gut durcharbeiten. Herr Immerfroh will sich aufs Wesentliche konzentrieren, und rechnet deshalb die Mehrwertsteuer vereinfacht nach Saldosteuersatz 6.0% ab. Seinen Kunden muss er aber seine Arbeitsleistung mit 8.0% verrechnen. 6 Aktivieren Sie den Satz 8.0% und zusätzlich den Saldosteuersatz, indem Sie mit der Maus zuerst ins Kästchen links von 8.0% und danach ins Kästchen links von Saldosteuersatz klicken. Das Eingabefeld rechts von Saldosteuersatz wird aktiv. Hier erfassen Sie den Prozentsatz. 7 Tippen Sie 6.0 im Feld Saldosteuersatz Handbuch Q3 Business 99

100 Rechnen Sie mit Saldosteuersatz ab, so sollten Sie dies unbedingt dem Programm hier mitteilen. Anhand dieser Angabe richtet Q3 Business Fibu den Kontenrahmen ein, und Sie sparen sich so viel Zeit für die Zukunft. 8 Wählen Sie Installieren Handbuch Q3 Business 100

101 Wir warten kurz, bis Q3 Business Fibu den gewählten Kontenrahmen eingelesen hat. Voilà uns präsentiert sich erstmals das Buchenfenster. Es ist Ausgangspunkt für alle weiteren Arbeiten. Sollten Ihnen hier verwendete Begriffe (wie z.b. Bilanzperiode) nicht geläufig sein, oder interessiert Sie die vielleicht etwas spezifische Bedeutung in der Q3 Business Fibu, so suchen Sie jeweils in der Online-Hilfe nach diesem Begriff. Solche kurzen Abstecher tragen oft viel zum besseren Verständnis bei. Lektion 3 Kontenrahmen Bevor wir mit Buchen beginnen können, wollen wir zuerst den Kontenrahmen unseren Bedürfnissen anpassen. 1 Wählen Sie Funktion+Kontenrahmen Wir haben bei der Installation ja bereits den Kontenrahmen für Einzelfirmen eingelesen. Dessen Konten erscheinen im oberen Teil des Arbeitsfensters (Kontenliste). Im unteren Bereich werden jeweils Detailinformationen zu demjenigen Konto angezeigt, auf dem sich der Auswahlbalken gerade befindet. Handbuch Q3 Business 101

102 Der untere Bereich dient auch dem Ändern und Neuerfassen von Konten. Der Einstieg erfolgt direkt in der Kontenliste. Es stehen Funktionen wie Datei+Suchen oder Bearbeiten+Ändern bereit. 2 Öffnen Sie das Bearbeiten-Menü mit A+b oder per Maus Alle zur Verfügung stehenden Menüpunkte sind schwarz geschrieben 3 Öffnen Sie das Datei-Menü mit A+d Auch hier sind alle aktiven Menüpunkte schwarz geschrieben. Die Menüpunkte dieser beiden Menüs sind in jedem Arbeitsfenster gültig. 4 Öffnen Sie das Detail-Menü mit A+i Dieses Menü enthält spezifische Menüpunkte zum Kontenrahmen. Auch hier sind die aktiven Punkte schwarz geschrieben. Sie haben sich nun einen kleinen Überblick verschafft, was denn eigentlich so alles möglich wäre. Konkret wollen wir vorab den Kontenrahmen unseren Bedürfnissen anpassen. EIN KONTO ÄNDERN Wir wollen unsere Konten beim Namen nennen. Wir führen zwei Bankkonten bei der SBK (Schweizerische Bankkasse). Der Kontenrahmen für Einzelfirmen enthält das Bankkonto Den Namen dieses Kontos ändern wir: 1 Schliessen Sie das geöffnete Menü mit (zweimal) 2 Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1020 (Bank CHF) 3 Wechseln Sie mit Bearbeiten+Ändern in den Änderungsmodus 4 Gehen Sie mit T zum Feld 'Bezeichnung' 5 Tippen Sie Bank SBK, Konto Verlassen Sie mit Sichern den Änderungsmodus. Die Kontenliste wird wieder aktiv und der Auswahlbalken steht auf dem geänderten Konto. Handbuch Q3 Business 102

103 EIN KONTO LÖSCHEN Weiter unten folgt das Konto 1024 (WIR). Wir löschen dieses für uns überflüssige Konto. 1 Bewegen Sie den Auswahlcursor auf das Konto 1024 (WIR) 2 Wählen Sie Bearbeiten+Löschen Haben Sie ein Konto aus Versehen gelöscht, hilft Bearbeiten+Rückgängig. EIN NEES KONTO HINZFÜGEN Mit den Bilanzkonten sind wir nun zufrieden. Hingegen entsprechen die Erfolgskonten noch nicht unseren Bedürfnissen. Im ausserordentlichen Aufwand benötigen wir das Spezialkonto Rekrutierung. Da Herr Immerfroh kein fest angestelltes Probierpersonal einstellen will er will das Risiko von Langzeitschäden möglichst tief halten fallen regelmässig Ausgaben im Bereich der Personalrekrutierung an. 1 Wechseln Sie mit Bearbeiten+Neu in den Erfassungsmodus 2 Tippen Sie 4950 im Feld Konto' (+T) 3 Tippen Sie Personalrekrutierung im Feld 'Bezeichnung' (+T) 4 Tippen Sie Aufwand im Feld 'Kategorie' (+T) 5 Sichern Sie das neu erfasste Konto mit Sichern. Es erscheint in der Kontenliste. Die Firma Probe AG rechnet mit Saldosteuersatz ab (reduzierte msatzsteuer; keine Vorsteuer). Deshalb ist es nicht nötig, dem gerade erfassten Aufwandkonto einen Steuersatz zuzuordnen. Wir sind eine nicht ganz alltägliche Firma, und so ist es kaum verwunderlich, dass wir auch aussergewöhnliche Ertragskonten führen. Wir erfassen zwei neue Konten: 1 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 2 Tippen Sie 6300 im Feld 'Konto' (+T) 3 Tippen Sie Probieren-Honorare im Feld 'Bezeichnung' (+T) 4 Tippen Sie Ertrag im Feld 'Kategorie' (+T) Handbuch Q3 Business 103

104 Da wir mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen wir den pflichtigen Ertragskonten einen Steuersatz zuordnen. Wir rechnen mit Saldo-steuersatz 6.0 ab. Dieser Steuersatz ist bereits vordefiniert, und wir müssen ihn nur noch dem Ertragskonto zuordnen. Wenn Sie selber keine Mehrwertsteuer abrechnen müssen, so können Sie die nächsten zwei Schritte überspringen. 5 Tippen Sie fix im Feld 'Steuertyp' (+T) 6 Tippen Sie 8.0B im Feld 'Schlüssel' (+T) 7 Sichern Sie das neue Konto mit Sichern Wir erfassen das zweite Ertragskonto: 1 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 2 Tippen Sie 6301 im Feld Konto' 3 Tippen Sie Risikoprämien im Feld 'Bezeichnung' 4 Tippen Sie Ertrag im Feld 'Kategorie'...und, wenn Sie selber mehrwertsteuerpflichtig sind: 5 Tippen Sie fix im Feld 'Steuertyp' 6 Tippen Sie 8.0B im Feld 'Schlüssel' 7 Sichern Sie das neue Konto mit Sichern Wenn Sie normal (nicht mit Saldosteuersatz) abrechnen, so müssen Sie sowohl allen steuerpflichtigen Aufwandkonten, wie auch allen steuerpflichtigen Ertragskonten einen Steuerschlüssel zuordnen. Der Ablauf ist immer so, wie oben beschrieben, jedoch erhalten Aufwandkonten V -Schlüssel (z.b. V2.5B1 ) zugeordnet. Haben Sie einen vordefinierten Kontenrahmen eingelesen, sind den steuerpflichtigen Konten bereits Steuerschlüssel zugeordnet, und Sie sparen sich viel Arbeit. EIN TITELKONTO EINFÜGEN Wir wollen unsere beiden neuen Ertragskonten separat gruppieren, und fügen eine zusätzliche Leerzeile nach dem Konto 6301 sowie einen Titel ein. 1 Wählen Sie Leerzeile nachher 2 Wählen Sie Bearbeiten+Neu Handbuch Q3 Business 104

105 3 Tippen Sie 630 im Feld Konto' (+T) 4 Tippen Sie Erlös aus Probieren im Feld Bezeichnung' (+T) 5 Tippen Sie Ertrag im Feld 'Kategorie' (+T) 6 Tippen Sie Titel im Feld 'Kontentyp (+T) 7 Sichern Sie das neue Konto mit Sichern Ein Titel wird also wie ein normales Konto mit einer Kontonummer erfasst. Q3 Business Fibu hat automatisch eine Leerzeile vor dem Titel eingefügt. 8 Mit Schliessen verlassen Sie das Arbeitsfenster Kontenrahmen. Mit Q3 Business Fibu können Sie Ihren Kontenrahmen noch besser gliedern. Nebst Titel und Total stehen zusätzlich die Kontentypen ntertitel und ntertotal zur Verfügung. Beachten Sie dazu auch die Hinweise in der Onlinehilfe. Lektion 4 Eröffnungsbilanz Es wäre problemlos möglich, die Eröffnungsbilanz manuell einzubuchen. Falls Sie das erste Geschäftsjahr für Ihre Firma verbuchen müssten, wäre dies sogar unumgänglich das Zurückgreifen auf ein Vorjahr wäre nicht möglich. Die Firma Probe AG gibt es aber schon einige Jahre und die Zahlen von 2011 liegen vor. Diese wollen wir nun erfassen. 1 Wählen Sie Funktion+Eröffnungs-/Vorjahressaldi Für einmal bedeckt die Kontenliste das ganze Arbeitsfenster und wir können direkt in der Liste die Saldofelder bearbeiten. 2 Tippen Sie 500 im Saldofeld des Kontos Kasse und springen Sie mit T zum Saldofeld des Kontos Postcheck. 3 Tippen Sie 2500 im Saldofeld des Kontos Postcheck (+T) Erfassen Sie weitere Kontensalden, wie oben beschrieben: Konto CHF Handbuch Q3 Business 105

106 1020 Bank SBK CHF Wertschriften Debitoren Büromobilien Fahrzeuge Total Aktiven Kreditoren Kapital Privatbezüge Total Passiven Löhne Geschäftsmiete Telefon, Telefax Übriger Büro- und Verwalt Total Aufwand Probieren-Honorare Risikoprämien Total Ertrag Handbuch Q3 Business 106

107 Natürlich haben wir uns für diesen Grundkurs auf einige wenige Konten beschränkt. Alle anderen belassen wir mit dem Saldo 0. Wir haben letztes Jahr einen Gewinn von CHF 120'000 erwirtschaftet. Dies geht aus obigen Kontensaldi hervor. Jetzt wollen wir die Eröffnungsbilanz einbuchen. 4 Schliessen Sie das Arbeitsfenster mit Schliessen 5 Wählen Sie Neu Q3 Business Fibu erkundigt sich, ob Sie nun anhand der erfassten Vorjahreszahlen automatisch Eröffnungsbuchungen generieren lassen wollen. 6 Bestätigen Sie dies mit Automatisch Q3 Business Fibu benötigt zwei Konten. Eines für die Eröffnungsbilanz und eines für das Einbuchen des Vorjahresgewinns in die Eröffnungsbilanz. Die Vorgaben von Q3 Business Fibu wollen wir übernehmen. 7 Bestätigen Sie die Konten mit Buchungen generieren Sollte Q3 Business Fibu eine Fehlermeldung bringen, so kontrollieren Sie die erfassten Kontensaldi. Saldo von Bilanz und Erfolgsrechnung müssen übereinstimmen. Handbuch Q3 Business 107

108 Sobald Q3 Business Fibu anhand der Vorjahressalden die Eröffnungsbuchungen generiert hat, sehen Sie diese in der Buchungsliste des Buchenfensters. Q3 Business Fibu ist nun bereit, die erste richtige Buchung aufzunehmen. Doch bevor wir mit Buchen im Geschäftsjahr 2012 beginnen wollen, möchten wir uns kurz Hauptjournal und Eröffnungsbilanz ansehen. Lektion 5 Journal ausgeben Q3 Business Fibu erlaubt, das Hauptjournal insgesamt oder über eine gewisse Zeitspanne (Periode) auszugeben. Für unser Eröffnungsjournal machen wir von dieser Möglichkeit jedoch keinen Gebrauch. 1 Öffnen Sie mit Auswertung+Hauptjournal das Druckfenster 2 Wählen Sie Vorschau Sie sehen, dass alle Eröffnungsbuchungen mit dem Datum und ohne Belegnummer eingebucht worden sind. Sie können in der Druckvorschau (wie in jeder Liste auch) vorwärts- und zurückblättern. Die letzte Buchung verbucht den Gewinn des Vorjahres auf das Bilanzvortragskonto Verlassen Sie mit Schliessen die Druckvorschau 4 Verlassen Sie mit Schliessen das Druckfenster Lektion 6 Bilanz ausgeben Handbuch Q3 Business 108

109 Die Bilanz lässt sich jederzeit per Stichdatum abrufen. Die aktuelle Bilanz ist der Normalfall, so dass das späteste Buchungsdatum als Stichtag vorgegeben wird. 1 Öffnen Sie mit Auswertung+Bilanz das Druckfenster 2 Wählen Sie Vorschau Sie sehen, dass die Bilanz den Saldo 0 ausweist. Der Gewinn des Vorjahres wurde auf das Bilanzvortragskonto 2140 verbucht und erscheint dementsprechend als Saldo in diesem Konto. Möchten Sie jetzt die Bilanz ausdrucken? 3 Wählen Sie Drucken Wenn Sie keine Vorschau benötigen, können Sie auch direkt im Druckfenster Drucken wählen. 4 Warten Sie, bis der Ausdruck beendet ist Das Vorschaufenster schliesst automatisch und das Druckfenster ist wieder aktiv. 5 Schliessen Sie mit Schliessen das Druckfenster Die Eröffnungsbilanz lässt sich mit Q3 Business Fibu auch direkt mit Auswertung+Eröffnungsbilanz ausgeben. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie bereits gebucht haben, und die Eröffnungsbilanz nachträglich ausgeben wollen. Diese Auswertung bezieht sich aber nur auf automatisch generierte Eröffnungs-buchungen. Handbuch Q3 Business 109

110 Lektion 7 Buchen Q3 Business Fibu legt alle Buchungen direkt im Hauptjournal ab. Sie haben im Buchenfenster jederzeit Zugriff auf diese Buchungen. Erst nach dem Abschluss gelten Buchungen als definitiv verbucht. Im oberen Bereich des Buchenfensters sehen Sie die Buchungsliste eine komprimierte Form des Hauptjournals. Der untere Teil liefert Detailinformationen zu jeder Buchung und dient als Erfassungsmaske. Nun, wir haben bisher noch keine Buchung erfasst, so dass in der Buchungsliste nur gerade die Eröffnungsbuchungen erscheinen. EINE BCHNG ERFASSEN Mit der ersten Buchung nach der Neueröffnung verteilen wir den Bilanzvortrag. m es einfach zu machen, buchen wir den ganzen Gewinn auf das Konto 2120 (Allgemeine Reserven). 1 Wählen Sie Bearbeiten+Neu 2 Tippen Sie im Feld Datum (+T) 3 Tippen Sie 2140 im ersten Feld Buchung (Sollkonto) und drücken Sie T Q3 Business Fibu schlägt Ihnen eine sinnvolle Belegnummer vor. Sie können die vorgegebene Belegnummer ändern. Für die nachfolgend erfassten Buchungen erhöht Q3 Business Fibu die zuletzt verwendete Nummer jeweils um eins. Q3 Business Fibu überprüft, ob unter der eingegebenen Kontonummer ein Konto vorhanden ist. nter 2140 existiert in unserem Kontenrahmen das Konto Bilanzvortrag. Q3 Business Fibu zeigt sich nett und schreibt den Kontennamen unterhalb der Kontennummer an. 4 Tippen Sie 2120 im zweiten Feld Buchung (Habenkonto) und drücken Sie T 5 Tippen Sie im Feld Betrag und springen Sie mit T zum Feld Text Handbuch Q3 Business 110

111 6 Tippen Sie Gewinnverteilung 2011 im Feld Text (+T) 7 Sichern Sie die Buchung mit Sichern+Neu (=Sichern +nächste neue Buchung) Es ist die Regel, dass Sie mehrere Buchungen gleichzeitig erfassen, darum bleibt Q3 Business Fibu in der Erfassungsmaske Sie können direkt eine weitere Buchung erfassen. Für die Firma Seifenlust GmbH sollen wir ein neuentwickeltes Schaumbad testen, das die Blutzirkulation anregt. Laut Seifenlust GmbH soll bereits ein halbstündiges Bad eine Gewichtsabnahme von einem Kilo bewirken. Wir verlangen eine Vorauszahlung von CHF 2' Tippen Sie im Feld Datum (+T) 2 Tippen Sie 1050 im ersten Feld 'Buchung' (Sollkonto) und drücken Sie T. Die Kontennummer des Ertragskontos wissen wir nicht auswendig, also öffnen wir eine Kontenauswahl. 3 Klicken Sie auf den Pfeil rechts vom zweiten Feld Buchung (Habenkonto) Eine Kontenauswahl analog dem Arbeitsfenster Kontenrahmen öffnet sich. 4 Tippen Sie 6" Der Auswahlbalken springt direkt auf das Konto Wir haben uns so ein mühsames Blättern durch Aktiven, Passiven und Aufwand hindurch erspart. 5 Bewegen Sie den Auswahlbalken zum Konto 6300 (Probieren-Honorare) und wählen Sie dieses mit E 6 Tippen Sie 2000" im Feld 'Betrag' und springen Sie mit T zum Feld 'Text' 7 Tippen Sie Vorauszahlung Seifenlust GmbH" im Feld Text (+ T) 8 Sichern Sie die Buchung mit Sichern Da wir Sichern und nicht Sichern+Neu gewählt haben, ist nun wieder die Buchungsliste aktiv. Wenn Sie in Lektion 3 (Konten) dieses Grundkurses den beiden Ertragskonten den Steuersatz 8.0B zugeordnet haben, so haben Sie sicher bemerkt, dass Handbuch Q3 Business 111

112 dieser Steuerschlüssel automatisch ins Buchenfenster übernommen worden ist. Da wir seinerseits den Ertragskonten den Steuertyp fix zugeordnet haben, lässt sich dieser Schlüssel im Buchenfenster jedoch nicht mehr ändern. EINE BCHNG ÄNDERN Die Firma Seifenlust GmbH hat reklamiert, es seien nur CHF Vorauszahlung vereinbart. Eine Rücksprache mit Herrn Immerfroh ergab, dass er tatsächlich mündlich eine Spezialofferte ausgehandelt hat. Wir wollen die entsprechende Buchung ändern. 1 Vergewissern Sie sich, dass sich der Auswahlbalken auf der soeben erfassten Buchung befindet. 2 Mit Bearbeiten+Ändern wechseln Sie in den Änderungsmodus 3 Springen Sie mit T bis zum Feld 'Betrag' 4 Tippen Sie Sichern Sie die Änderung mit Sichern Mit Detail+Kontensalden oder Saldi können Sie jederzeit die aktuellen Kontensalden der beteiligten Konten abrufen. Lektion 8 Budget BDGETZAHLEN ERFASSEN Herr Immerfroh erstellt jeweils Anfangs Jahr ein Budget und ist besonders stolz, wenn die Realität möglichst nah beim Budget ist. Im Büro wird gar gemunkelt, dass ihm das Einhalten des Budgets beinahe lieber ist, als das Übertreffen der budgetierten Erträge. Nun hat uns Herr Immerfroh beauftragt, die Budgetzahlen in Q3 Business Fibu zu erfassen. 1 Wählen Sie Funktion+Budgetzahlen 2 Bewegen Sie den Eingabebalken nach unten, bis das Konto 6300 aktiv ist 3 Tippen Sie 800 im Eingabefeld des Kontos 6300 (Probieren-Honorare) 4 Wechseln Sie mit T zum Eingabefeld des Kontos 6301 (Risikoprämien) 5 Schliessen Sie das Budgetfenster mit Schliessen Handbuch Q3 Business 112

113 Mit Q3 Business Fibu können Sie bis zu vier verschiedene Budgets verwalten. Für den Wechsel von einem zum anderen Budget klicken Sie einfach in die entsprechende Schaltfläche. BDGETVERGLEICH Budgetzahlen bringen erst dann einen Nutzen, wenn sie mit den effektiven Zahlen verglichen werden. Herr Immerfroh will jeweils per Ende Monat einen aktuellen Budgetvergleich für die Erfolgskonten (Aufwand und Ertrag) in gedruckter Form. 1 Wählen Sie Auswertung+Budgetvergleich 2 Wählen Sie Erfolgsrechnung im Eingabefeld neben mfang (+T) 3 Wählen Sie Drucken Warten Sie, bis der Budgetvergleich ausgedruckt ist 4 Schliessen Sie das Druckfenster mit Abbrechen Da wir im Grundkurs nur wenige Budgetzahlen erfasst haben, ist der gedruckte Budgetvergleich natürlich etwas spärlich. Wenn Sie etwas mehr üben wollen, so erfassen Sie einfach zuerst ein paar zusätzliche Budgetzahlen, um dann erneut einen Budgetvergleich auszudrucken. Handbuch Q3 Business 113

114 Lektion 9 Grafik erstellen Q3 Business Fibu kennt zwei Typen von grafischen Diagrammen: Kontenvergleich (Gegenüberstellung von Salden verschiedener Konten) Kontoauszug (Entwicklung des Saldos eines Kontos) Q3 Business Fibu liefert Ihnen auf Wunsch den Kontenvergleich zusätzlich mit Budget- und Vorjahreszahlen. Wir wollen uns eine Gegenüberstellung aller Aktivkonten ansehen: 1 Wählen Sie Auswertung+Grafiken+Kontenvergleich 2 Klicken Sie mit der Maus ins Feld Aktiven (oder drücken Sie die Leertaste) so, dass ein kleines Häkchen in diesem Feld erscheint 3 Klicken Sie mit der Maus ins Feld Vorjahr 4 Öffnen Sie mit Grafik erstellen das Grafikfenster Sie sehen die Grafik selber und darüber jede Menge Symbole. Die Grafik lässt damit in unzählig vielen verschiedenen Varianten darstellen. Herr Immerfroh möchte die Grafik in grün und blau ausgedruckt wobei hier blau für das Budget steht. Handbuch Q3 Business 114

115 1 Klicken Sie mit der Maus in die Pfeiltaste oben links von der Grafik solange, bis die grünen Farbtöne erscheinen 2 Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Farbe, die Ihnen gut gefällt, und halten Sie die Maustaste gedrückt 3 Ziehen Sie die Farbe bei gedrückter Maustaste über einen Balken des Diagramms und lassen Sie anschliessend die Maustaste wieder los. Farben können Sie für jede Balkenebene und für den Hintergrund der Grafik setzen. Die vertikale Balkengrafik gefällt uns zwar, doch möchten wir die Aktiven auch noch in einer horizontalen Balkengrafik sehen. 4 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das zweite Symbol in der Symbolleiste (horizontales Balkendiagramm). Die Beschriftung des Balkendiagramms ist nicht vollständig lesbar. Dem kann ganz einfach abgeholfen werden. 5 Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Trennlinie zwischen Beschriftung und Balken 6 Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste die Linie soweit nach rechts, bis alle Beschriftungen gut lesbar sind. Die meisten Beschriftungen lassen sich auf diese Weise optimieren. 7 Schliessen Sie gegen Mitternacht das Grafikfenster mit Schliessen Arbeiten Sie mit Q3 Business Fibu, können Sie die aktuellen Salden mit den Vorjahressalden und mit allen Budgetzahlen grafisch vergleichen. Lektion 10 MWST-Abrechnung Herr Immerfroh muss dank Saldosteuersatz nur zweimal pro Jahr MWST abrechnen. Die erste Abrechnung ist per fällig. 1 Wählen Sie Auswertung+MWST-Abrechnung 2 Tippen Sie im ersten Datumsfeld Handbuch Q3 Business 115

116 3 Tippen Sie im zweiten Datumsfeld 4 Wählen Sie Drucken Q3 Business Fibu berechnet anhand der Formular-Zeile in den Steuerschlüsseln automatisch die für das Abrechnungsformular benötigten Zahlen. Bei vielen Druckern kann der Ausdruck direkt auf das Mehrwertsteuerformular erfolgen. Klappt dies bei Ihnen nicht, können Sie mit Funktion+MWST-Statistik eine MWST-Übersicht drucken, und die Zahlen von Hand in das Abrechnungsformular übertragen. Lektion 11 Daten sichern Je intensiver Sie an Ihrem Computer arbeiten, um so wertvoller werden die gespeicherten Daten. Wir empfehlen Ihnen, nach jeder erstellten Lohnabrechnung eine Datensicherung durchzuführen. Legen Sie einen Ordner «Sicherungen Sicherungen» auf einem Laufwerk an Wählen Sie Datei+Datensicherung Wählen Sie Daten sichern (Backup) im Feld gewünschte Aktion und bestätigen Sie die Wahl mit Sicherung starten ten Falls Sie je darauf angewiesen sein sollten, eine Datensicherung wieder einzulesen, so erledigen Sie dies ebenfalls mit Datei+Datensicherung. Wählen Sie per Mausklick einfach Daten zurückspielen (restore) anstatt Daten sichern (Backup). Wählen Sie im Datei-Dialog Ihren Ordner «Sicherungen Sicherungen» aus und bestätigen Sie die Wahl mit Öffnen Es dauert einige Sekunden, bis die Daten gesichert sind. Das Programm informiert uns über die erfolgreiche Datensicherung. Kopieren Sie nun die gesicherten Dateien nun auf ein Medium Ihrer Wahl (CD, DVD, Memory Stick usw.). Die Datensicherung wird immer für den AKTELLEN MANDANTEN durchgeführt. Führen Sie mehrere Mandanten, so müssen Sie für jeden Mandanten eine eigene Datensicherung durchführen. Handbuch Q3 Business 116

117 Handbuch Q3 Business 117

118 Lektion 12 Abschluss durchführen Herr Immerfroh hat die Tipps des Steuerberaters befolgt, und unsere Treuhandfirma hat unsere Buchhaltung als korrekt befunden. Wir können nun das Geschäftsjahr 2012 abschliessen. Eine Datensicherung haben wir ebenso bereits hinter uns gebracht, wie das Ausdrucken des Hauptjournals, sämtlicher Kontoauszüge, sowie der Bilanz und der Erfolgsrechnung. 1 Wählen Sie Funktion+Bilanzperiode abschliessen Q3 Business Fibu benötigt drei Konten, um den Abschluss korrekt durchzuführen. Eines, um die Erfolgsrechnung auszubuchen, eines, um den Gewinn bzw. den Verlust zu buchen und eines, um die Schlussbilanz aus- und die Eröffnungsbilanz einzubuchen. Die Vorgaben von Q3 Business Fibu wollen wir übernehmen. 2 Tippen Sie im Feld Abschlussdatum (+T) 3 Wählen Sie Abschluss durchführen Wir überprüfen, ob unser Drucker eingeschaltet ist, und ob genügend Papier vorhanden ist. 4 Wählen Sie Drucken im Druckfenster Handbuch Q3 Business 118