swissdigin-forum 25. Juni swissdigin-forum Kosten-/Nutzenbetrachtungen im E-Invoicing Basel, 25. Juni 2008 Christian Tanner / Ralf Wölfle

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1 6. swissdigin-forum Kosten-/Nutzenbetrachtungen im E-Invoicing Basel, 25. Juni 2008 Christian Tanner / Ralf Wölfle Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum swissdigin-forum vom 25. Juni 2008 Agenda Begrüssung und Einführung Wölfle/Tanner Kosten-/Nutzenbetrachtung in der Kunden-/Lieferantenbeziehung Case Möbel Pfister U. Bohner Case Stoll Giroflex Th. Kraus Erfahrungen eines Rechnungsstellers im Elektrohandel Case Elektro-Material P. Ammann Einführung in Bewertungsschema und Workshop Ch. Tanner Kaffeepause ( h) Moderierter Workshop: Kritische Prüfung von Kosten-/ Nutzenargumenten und des Bewertungsmodells Gruppe A: Perspektive des Rechnungsstellers (Raum 3.13) R. Wölfle Gruppe B: Perspektive des Rechnungsempfängers (Aula) Ch. Tanner Vorstellung der Gruppenergebnisse Wölfle/Tanner Aktuelles zu E-Invoicing, Ausblick Ch. Tanner Networking-Apéro (ab 17.00) Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 2 1

2 swissdigin-forum Förderung von E-Invoicing in der Schweiz Plattform zur branchenneutralen Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen in der Schweiz E-Invoicing Stakeholder (Behörden, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger, IT- Anbieter, Berater, Verbände, ) Empfehlungen Standards Veranstaltungen Leitfäden -Forum Teilnehmer Partner Arbeitsgruppe Rollen im swissdigin-forum und ihre Aktionsschwerpunkte CCEB/FHNW: Leitung und Koordination Partner: Inhaltliche Ausgestaltung und finanzielle Trägerschaft, Teilnahme an Partnermeetings und Veranstaltungen Teilnehmer: Inhaltliche, öffentlich sichtbare Unterstützung und Förderung, Teilnahme an Forum-Veranstaltungen Arbeitsgruppe: Inhaltliche Vertiefung in einem Spezialthema Stakeholder: Nutzung der Ergebnisse, Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen swissdigin-forum Partner: Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 3 swissdigin-forum Sensibilisierung, Einführung und Austausch Forumsveranstaltungen & Website Inhaltsstandard & Leitfaden Handlungsempfehlungen Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 4 2

3 swissdigin-forum Wissensvermittlung im E-Invoicing seit 2005 swissdigin-inhaltsstandard Leitfaden für Rechnungssteller Leitfaden für Anbieter von Fakturierungslösungen Merkblätter Archivierung der elektronischen Rechnung Elektronischer Rechnungseingang Roll-out von E-Invoicing-Lösungen Lösungsszenarien für Rechnungssteller Bedeutung der vorgelagerten Prozesse Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 5 Aktuelles swissdigin 68 Teilnehmende haben Feedback und Input für das Merkblatt zum Forum vom 28. November 2008 gegeben Merkblatt mit Empfehlungen zu den vorgelagerten Prozessen im E-Invoicing im März 2008 publiziert GS1 referenziert in der EANCOM Invoice Ideal Message für Betriebsmittelrechnung auf swissdigin-inhaltsstandard TopSoft Business Software-Datenbank wurde um E-Invoicing/swissDIGIN Suchfelder ausgebaut Auftritt an der TopSoft Messe im März 2008 mit Referat Keine Änderungen am Inhaltsstandard beantragt Neuigkeiten aus swissdigin-website können als RSS-Feed abonniert werden (z.b. mit Google Reader) Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 6 3

4 Einführung Kosten-/Nutzenbetrachtungen im E-Invoicing Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 7 Euro2008: Hohe Erwartungen, das grosse Geschäft! Und die Realität? Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 8 4

5 Euro2008: Hohe Erwartungen, das grosse Geschäft! Und die Realität? Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 9 Kosten-/Nutzenbewertung von E-Invoicing als Investitionsrechnung Kosten-/Nutzen (quantifizierbar) Quantifizierbarer Nutzen Abgezinster Wert von E-Invoicing Kosten einmalige/wiederkehrende Kosten Qualitativer Nutzen für Argumentation bei negativem Wert Jahr Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 10 5

6 Verteilter Prozess der manuellen und elektronischen Rechnungsabwicklung Rechnungssteller Leistungsverrechnung Rechnungsdaten zusammenstellen Elektronische Rechnung erzeugen und übermitteln Papierrechnung erzeugen und versenden Zahlungseingang verbuchen Dokumente archivieren Elektronische Rechnung Service Provider Papierrechnung Bank 2 Bank 1 Manuelle Rechnungsabwicklung Rechnung empfangen Rechnung zuordnen Rechnung kontrollieren Rechnung kontieren Rechnung freigeben Rechnung erfassen Rechnung bezahlen Rechnung archivieren Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungsabwicklung Rechnungseingang automatisch bearbeiten Rechnungen mit Bestellbezug automatisch kontrollieren Rechnungen ohne Bestellbezug im Workflowprozess bearbeiten Zahlung automatisch auslösen Rechnung automatisch archivieren Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 11 Kosten-/Nutzenbetrachtungen im E-Invoicing Drei Berichte aus Unternehmen Möbel Pfister als Rechnungsempfänger Urs Bohner, Leiter Finanzen & Administration Stoll Giroflex als Rechnungssteller Theodor Kraus, Leiter SAP Elektro-Material als Rechnungssteller Peter Ammann, Informatik Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 12 6

7 Zielsetzung und Einsatz Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 13 Zielsetzung und Einsatz Ziele Strukturierte Auseinandersetzung mit Kosten und potenziellen Nutzen Behandlung von E-Invoicing als Investition Transparenz bei der Diskussion und Bewertung der Lösung bzw. von Lösungsvarianten Ausgewogenheit des Schemas bezüglich Einfachheit und Komplexität Einsatz Bei der Planung eines E-Invoicing Projektes mittels eines Service Providers Für Vergleiche verschiedener Lösungsszenarien Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 14 7

8 Genereller Aufbau Geplante/erwartete E-Invoicing Anbindungen und Volumen Unternehmensinterne Ansätze Erwartete Nutzen Erwartete Prozessveränderungen Projekt- und Betriebskosten Auswertung inkl. abgezinster Wert von E-Invoicing Auflistung und Bewertung von nicht quantifizierbaren Nutzen Dynamische Bewertung auf 3 Jahre Werte/Bereiche die nicht zutreffen, können leer gelassen werden Blaue Zellen = Eingabefelder Gelbe Zellen = Berechnete Felder Vorausgefüllte Werte sind (noch) keine Erfahrungswerte Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 15 Genereller Aufbau Geplante/erwartete E-Invoicing neue Anbindungen und ihre Volumina für kommende 3 Jahre Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 16 8

9 Genereller Aufbau Unternehmensinterne Ansätze Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 17 Genereller Aufbau Erwartete Nutzen Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 18 9

10 Genereller Aufbau Erwartete Prozessveränderungen Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 19 Genereller Aufbau Projekt- und Betriebskosten Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 20 10

11 Genereller Aufbau Auswertung inkl. abgezinster Wert von E-Invoicing Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 21 Genereller Aufbau Auflistung und Bewertung von nicht quantifizierbaren Nutzen Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 22 11

12 Workshop: Kosten-/Nutzenbewertung Zielsetzungen Verständlichkeit / Korrektheit Ist das Schema verständlich? Sind die Annahmen korrekt? Was sind Ihre empfohlenen Basiswerte? Vollständigkeit Fehlen Ihnen Aspekte? Einsetzbarkeit Ist ein solches Instrument für die Bewertung eines E-Invoicing Projektes nützlich? Grobe Validierung und Verfeinerung des Instruments Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 23 Workshop: Kosten-/Nutzenbewertung Vorgehen Aufteilung in 2 Gruppen Rechnungssteller Raum 2.13 / Ralf Wölfle Rechnungsempfänger Aula / Christian Tanner Beginn um Uhr Vorgehen Durchgehen des Bewertungsschemas Klären von Fragen Ihre Erfahrungswerte sammeln! Anregungen für jeweils andere Gruppe melden Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 24 12

13 Optimierung des Kosten-/Nutzenverhältnisses von E-Invoicing Nutzen steigernde Faktoren Verbreitung/Abdeckung Kosten senkende Faktoren Roaming/Interoperabilität zwischen Service Providern Business Software mit E-Invoicing Schnittstellen Nutzung von Standards Verfügbarkeit von Wissen bei der Konzeption Verfahren im Roll-out dokumentieren und standardisieren Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 26 Diverses und Ausblick E-Invoicing Situation in der Schweiz Service Provider melden, dass Nachfrage anzieht Roaming von elektronischen B2B-Rechnung wenig Bewegung in der Schweiz Roaming zwischen PENTAG und PostFinance seit April 2008 produktiv Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 27 13

14 Diverses und Ausblick E-Invoicing Situation international Internationales E-Invoicing Roaming ist in Europa ein grosses Thema Nationale E-Invoicing Foren: AT, ES, FI, GR, NL Grenzüberschreitende Projekte v.a. zwischen Konzerngesellschaften Europäische Initiativen E-Invoicing Expert Group der Europäischen Kommission (30 Personen) CEN/ISSS E-Invoicing Workshop Phase II Unterstützung der Einhaltung der EU-Richtlinien sowie der nationalen Gesetzgebungen, Anpassung an aufkommende technologische Verfahren, Schaffen von Rahmenbedingungen für Roaming in Europa CEN/WS BII: Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe Anpassung von UBL 2.0 und UN/Cefact Technisches Rahmenwerk mit Pilotanwendungen EU CIP PEPPOL: Public E-Procurement & E-Invoicing Programm zur Förderung der Informationsgesellschaft zur Erreichung der Lissabon-Agenda 2010 Umsetzung von grenzüberschreitenden Pilotprojekten Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 28 Diverses und Ausblick Anlässe 7. swissdigin-forum, 26. November 2008 Thema wird Ende September 2008 ausgewählt topsoft Business Software Messe 23./24. September 2008 in Winterthur EXPP-Summit 29./30. September 2008 in Frankfurt Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 29 14

15 Diverses und Ausblick experience-event am 9. September 2008 Thema: Wettbewerbsvorteile in der Kundenbeziehung durch Business Software Sonderkonditionen für swissdigin-partner & -Teilnehmer Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 30 Diverses und Ausblick Nächste Schritte bei swissdigin Feedback / Anregungen / Themensammlung Auswertung Event und Feedback Überarbeitung Newsletter sobald Ergebnis publizierbar Publikation des s Partnermeeting am 17. September 2008 Themenauswahl für Herbstforum 7. swissdigin-forum, 26. November 2008 Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 31 15

16 Basel als Host City hat heute Einiges zu bieten Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 32 Kontakt Prof. Christian Tanner, Prof. Ralf Wölfle Competence Center E-Business Basel Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW Hochschule für Wirtschaft Institut für Wirtschaftsinformatik Peter Merian-Strasse 86 CH-4002 Basel T 061 / F 061 / info@swissdigin.ch christian.tanner@fhnw.ch, ralf.woelfle@fhnw.ch swissdigin-forum Partner Prof. Christian Tanner FHNW Competence Center E-Business Basel 33 16