European Contract Logistics

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1 European Contract Logistics Handbuch e-bex elektronisches BEX Version 2.11 Stand Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Technische Voraussetzungen Datenbereitstellung / Datenübertragung Allgemeine Systemeigenschaften Fehler- / Statusmeldungen Menüseite Hilfe Verlassen der Applikation Neuen User anlegen / anmelden Useranlage Adressanlage / Adressverwaltung Auftragserfassung Auftragsliste Auftragssuche Leeren der Suchmaske Auftragsdruck Arbeiten mit Vorlagen Übertragen erfasster Aufträge Neuerfassung von Aufträgen Vorlagen Gefahrguterfassung Hinweiserfassung Auftragsstati Passwort vergessen Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 2

3 Änderungen in dieser Ausgabe (Februar 2015) gültig ab Version Die Auftragsmaske wird um die Eingabe der Empfängerreferenz erweitert. Diese wird nicht auf Bezettelung und Übernahmeliste angedruckt sondern nur an EC-Logistics übermittelt und dort auf das Zustellbordero gedruckt. - In der Auftragsliste kann zusätzlich nach dem Absendernamen gesucht werden Einleitung Im Folgenden werden die Benutzeroberfläche und die Anwendung der Applikation elektronisches BEX (e- BEX) erläutert. Die Anwendung der Applikation wurde möglichst einfach und praktikabel gestaltet. Sollten Sie Fragen zur Anwendung der Applikation haben, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Transportberater. Der Einstieg erfolgt über das Hauptmenü. Die Applikation kann sowohl mit der Maus als auch mit der ENTER- und TABULATOR-Taste bedient werden. Mit ENTER werden Buttons und Schaltflächen ausgelöst (bedeutet meist, dass die Daten gespeichert werden) und mit TABULATOR wird von Feld zu Feld gesprungen. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 3

4 1 Technische Voraussetzungen Mindestanforderungen : -Bildschirmauflösung von mind. 1024x768 Pixel -Browser Internet Explorer 5.0, Netscape 6.0 und höher -PDF Reader fürs Drucken. 2 Datenbereitstellung / Datenübertragung Die Auftragsdaten werden an die Logistiksoftware von Rail Cargo Austria übergeben natürlich nur bei einem entsprechenden Status ( Zum Übertragen markiert ). Bei Abholaufträgen wird sich der Disponent danach mit Ihnen in Verbindung setzten, wann die Sendung abgeholt wird. Nachnahme-Informationen werden erst nach der Übergabe an die Logistiksoftware des Transportdienstleisters geprüft. Die Auftragsdaten stehen in der ebex für 3 Monate zur Verfügung. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 4

5 3 Allgemeine Systemeigenschaften 3.1 Fehler- / Statusmeldungen Fehler- bzw. Statusmeldungen können durch unterschiedliche Events (speichern, hinterlegen einer falschen Nummer...) ausgelöst werden. Sie erscheinen im Bildschirm grundsätzlich im oberen linken Bildschirmbereich. 3.2 Menüseite Wird die Option Menü (vormals Home) in der Statusleiste aktiviert, öffnet sich die Menüseite. Dort können diverse Programmoptionen gewählt werden. Bei der Adressverwaltung können Sie Ihre Adressen bearbeiten. Bei Auftragsliste kommen sie zurück in die Auftragsliste. Bei User bearbeiten können Sie die Daten, die Sie bei der Anmeldung gemacht haben anpassen. (z.b. Passwort ändern, zwischen Profi- und Standardversion wechseln,...) Mit Neuer User für diesen Mandanten anlegen kann innerhalb der Firma ein eigener Login je User vergeben werden. 3.3 Hilfe Die Onlinehilfe wird aktiviert, indem in der Statusleiste das Wort Hilfe oder das Fragezeichensymbol angeklickt wird. 3.4 Verlassen der Applikation In der Statusleiste (oberer Bildschirmrand) befindet sich die Option Abmelden. Wird diese aktiviert, wird das Programm beendet, wobei dann wieder die Anmeldemaske angezeigt wird. Das Programm wird aber auch automatisch verlassen, wenn länger als 30 Minuten keine aktiven Eingaben durch den Benutzer stattfinden, auch dann wird die Anmeldemaske wieder angezeigt. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 5

6 4 Neuen User anlegen / anmelden Wenn noch kein Username / Passwort vorhanden ist, klicken Sie bitte auf den Button Neuen User anlegen (unter Sie werden dann auf folgende Seite weitergeleitet: 4.1 Useranlage Mit einem Sternchen (*) gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder, müssen dementsprechend in jedem Fall ausgefüllt werden. Sind Username und Passwort bereits vorhanden geben Sie den Usernamen und das Passwort vor und aktivieren Sie Login. Sie gelangen dann in die e-bex-auftragsliste. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 6

7 Hinweis zum Matchcode: Der Matchcode ist die interne Kundennummer, mit der in der Logistiksoftware von Rail Cargo Austria gearbeitet wird. Er wird den hier erfassten Adressen entweder zugeordnet, wenn diese in der Software bereits vorhanden waren oder er wird neu gebildet. Danach wird er in die e-bex zurückgegeben. Hat dieser Abgleich stattgefunden, kann die Adresse nicht mehr verändert werden, weil dann eine eindeutige Zuordnung dieser Adresse im System von Rail Cargo Austria nicht mehr gewährleistet wäre. Sollten Sie die Adresse ändern wollen, so müssten Sie diese bitte kopieren bzw. neu anlegen. Mit Übernehmen wird die Adresse gespeichert und in die Adress- oder Userverwaltung übernommen. Aktivieren Sie Abbrechen, werden die Eingaben gelöscht und die Adressverwaltung wird verlassen. Nach der User-Registrierung wird ein Link an die vergebene -adresse gesendet. Innerhalb von 24 Stunden muss der Benutzer diesem Link folgen, um die Registrierung zu aktivieren. Anderenfalls wird die Registrierung gelöscht. Bis die Registrierung abgeschlossen ist erhalten Sie nach dem Login die Meldung: Hinweis Die dokumentierte Adressanlage gilt nicht nur für die Useradressen, sondern für alle im System verwendeten Adressen! Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 7

8 Die Felder sind wie folgt zu füllen: Name des Mandanten: Username: Passwort: Passwort wiederholen: Version: Sprache: Tabellenzeilen: Drucker/Bezettelung Einmaladressen ausblenden Lademittel anzeigen: An dieser Stelle wird der Name des Mandanten (Unternehmensname) hinterlegt. An dieser Stelle wird der Name des Users hinterlegt, wobei für einen Mandanten selbstverständlich mehrere User registriert werden können. Der Username ist in Folge der Login. Das Passwort muss mindestens 6, maximal 12 Zeichen beinhalten. Es kann alphanumerisch gebildet werden. Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden. Bitte wiederholen Sie hier noch einmal das vergebene Passwort. An die hier hinterlegte Mailadresse werden die Userdaten automatisch verschickt, der Link im Mail muss zur Freischaltung bestätigt werden. An dieser Stelle kann zwischen Standard- und Profiversion ausgewählt werden. Die Profiversion bietet einige Felder mehr als die Standard Version (z. B. Nachnahme, Lademittel,...). Hier muss aus den Vorgaben die Sprache ausgewählt werden, in welcher der User angelegt werden soll. Dieser Wert steuert, wie viele Datensätze jeweils angezeigt werden: z.b. 10 Adressen oder 10 Aufträge usw. Hier können Sie wählen in welchem Format das PDF-File für die Bezettelung gedruckt werden soll A4 oder A5 Wenn Sie die Checkbox aktivieren werden alle Einmaladressen ausgeblendet, können aber immer noch verwendet werden Für alle bestehenden Kunden werden die Einmaladressen vorerst ausgeblendet. Bei der Neuanlage eines Users bitte selbst berücksichtigen. Diese Option ist für eine bestimmte Kundengruppe bestimmt. Es werden die in TLS erfassten Lademittel angezeigt. Jedem User muss eine gültige Adresse zugeordnet werden. Im mittleren Bereich der Programmmaske befindet sich das Suche-Icon : Aktivieren Sie dieses, verzweigen Sie in die Adressanlage. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 8

9 4.2 Adressanlage / Adressverwaltung Bedeutung der verwendeten Icons in diesem Programmteil: Bearbeiten Löschen Übernehmen Kopieren Aktivieren Sie dieses Icon, wird die entsprechende Adresse im oberen Bereich des Bildschirms angezeigt und kann bearbeitet werden. Löschen der kompletten Adresse Übernehmen des Datensatzes in einen anderen Programmteil z.b. in die Auftragserfassung oder Useranlage. Kopieren der Adresse Die vorhandenen Adressen werden im unteren Bildschirmbereich in Listenform angezeigt. Es besteht die Möglichkeit, die Adressanzeige zu sortieren: Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 9

10 Im Tabellenkopf befinden sich in den sortierbaren Spalten kleine Grafiken (Quadrate), solange diese angezeigt werden, erfolgt die Anzeige sortiert nach der Spalte Name. Werden diese angeklickt, wird die Sortierfunktion je nach angeklickter Spalte - ausgelöst. Das ausgewählte Quadrat verändert sich dann in ein Dreieck mit Spitze nach unten = Sortierung aufwärts (z.b. A bis Z) ein Dreieck mit Spitze nach oben = Sortierung abwärts (z.b. Z bis A) Soll eine vorhandene Adresse in den Auftrag übernommen werden, muss in dieser Zeile das Übernehmen- Icon aktiviert (angeklickt) werden. Zur Adressbearbeitung markieren Sie die gewünschte Adresse (Doppelklick oder Bleistift-Icon); dann erscheint sie oben in der Adressmaske. An dieser Stelle können die Einträge geändert bzw. vervollständigt werden. Wird der Suche-Button aktiviert, kann mit diversen Vorgaben (z.b. LKZ, Ort...) nach bereits hinterlegten Adressen gesucht werden. Beispiele für Suche: Im Feld Namen: M alle Namen mit M beginnen werden gefunden Im Feld Namen: %M alle Namen, die M enthalten werden gefunden Im Feld PLZ: 67 alle Postleitzahlen, die mit 67 beginnen werden gefunden Wird der Neu-Button aktiviert, kann eine neue Adresse hinterlegt werden. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 10

11 Die Felder sind wie folgt zu füllen: Nummer (neuen User anlegen): Bei der Anmeldung geben Sie bitte hier Ihre RCA- Kundennummer,ein. Sollten Sie keine RCA-Kundennummer besitzen, bitte das Feld frei lassen. Nummer (Adressverwaltung): Name: Straße: LKZ / PLZ / Ort: Kontakt: Beim Anlegen Ihrer Empfängeradressen können Sie eine eindeutige interne Kundennummer (Kundennummer aus Ihrem System) eingeben (alphanumerisch möglich) oder die Nummer vom System generieren lassen (numerisch aufsteigend). Vergeben Sie den Kundennamen. Wenn gewünscht, auch in den folgenden zwei Zeilen. An dieser Stelle wird der Straßenname hinterlegt. Hierbei kann eine Plausibilitätsprüfung stattfinden, indem mit dem Suche-Icon geprüft wird, ob dieser Straßenname mit der entsprechenden PLZ in unserer Datenbank vorhanden ist. Wird das Icon aktiviert, erscheinen im unteren Bildschirmbereich in Listenform die existenten Straßennamen. Die Suche kann eingeschränkt werden, in dem man nur mit den ersten Buchstaben des Straßennamen sucht. Es kann keine Prüfung stattfinden wenn eine Hausnummer mit eingegeben wird, deshalb wird diese in einem separaten Feld hinterlegt. LKZ, PLZ und Ort können ebenfalls manuell vorgegeben und auf Plausibilität geprüft werden. Aktivieren Sie hierfür ebenfalls das Suche- Icon. Auch hier kann man das Suchergebnis einschränken, wenn Sie z. B. die Postleitzahl wissen und beim Ort den Suchen-Button benützen bzw. beim Ort mit den ersten Buchstaben wieder suchen. Geben Sie hier den Namen der Kontaktperson / des Ansprechpartners vor. Telefonnummer: Einmaladresse: An dieser Stelle wird die Telefonnummer des Ansprechpartners hinterlegt. Wird dieses Feld angehakt, erfolgt die Speicherung der Adresse nur für den entsprechenden Auftrag nicht in der Adressverwaltung. Nach vollständiger Bearbeitung des Auftrages wird diese Adresse wieder gelöscht. In Menü - User bearbeiten können Sie einstellen, ob Sie die Einmaladressen in der Adressverwaltung sehen möchten oder nicht. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 11

12 5 Auftragserfassung 5.1 Auftragsliste In der Auftragsliste sind das Gewicht und die Anzahl der Colli ersichtlich. Nach dem Login bzw. über den Menüpunkt Auftragsliste gelangen Sie in die e-bex-auftragserfassung., dort sind folgende Funktionalitäten integriert: Auftragssuche nach Datum, Status, BEX-Nummer, Absenderreferenz, Absendername, Empfängername oder Empfangskundennummer (Kundennummer des Empfängers nicht der Matchcode!) Leeren der Suchmaske Neuerfassung von Aufträgen Aktivieren von Vorlagen Drucken von Aufträgen Export der Daten ins Excel Übertragen erfasster Aufträge zu Rail Cargo Austria Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 12

13 Bedeutung der verwendeten Icons in diesem Programmteil: Bearbeiten Drucken Löschen Alle markieren Historie Ablieferungsnachweis Aktivieren Sie dieses Icon, verzweigen Sie in den Auftrag und können diesen bearbeiten. Aktivieren Sie dieses Icon, gelangen Sie in die Druckauswahl, d.h. Sie können entweder den BEX-Schein oder die Bezettelung oder auch beide Formulare für den jeweiligen Auftrag ausdrucken. Löschen des Auftrages. Die Warnmeldung: Soll der Auftrag wirklich gelöscht werden? wird angezeigt und kann mit OK oder Abbrechen beantwortet werden. Wird dieses Symbol aktiviert, werden alle Aufträge der Liste markiert und können mit den anderen Symbolen weiter bearbeitet werden. Über dieses Icon kann in die Auftragshistorie (Tracking & Tracing) verzweigt werden. Über dieses Icon können Sie sich den Ablieferungsnachweis als PDF-File ansehen. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 13

14 5.1.1 Auftragssuche Die Auftragssuche kann mit Hilfe der Datumsvorgabe und des Auftragsstatus eingegrenzt werden. Wählen Sie den entsprechenden Operator / Status aus den Comboboxen aus, indem Sie mit der Maus auf das kleine Dreieck am Ende des Feldes klicken. Danach aktivieren Sie bitte den Suche - Button! Sie bekommen dann alle Aufträge angezeigt, die den entsprechenden Status haben und im angegebenen Zeitraum erfasst wurden. Außerdem können Sie mit Vorgabe der BEX-Nummer und Absenderreferenz suchen. Achten Sie auf das korrekte Versanddatum als Filterkriterium. Änderungen ab der Version : Bei der Datumseingabe kann nun zusätzlich zwischen 2 Tagen, 7 Tagen, 30 Tagen und allen Sendungen gewählt werden. Das Auswahlkriterium ist bei den Statusmeldungen auf Sendungsstati erweitert worden. Hier können Sie nun nach dem Status der Sendung filtern, wie Ware beim Empfänger. Änderung ab der Version 11.11: Nun kann man auch nach dem Empfänger und der Empfangskundennummer suchen. Änderung ab der Version Die Suche wurde um den Absendernamen erweitert Leeren der Suchmaske Aktivieren Sie den Button Leeren, werden die Vorgaben gelöscht. Die Felder können dann neu belegt werden. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 14

15 5.1.3 Auftragsdruck Sie finden in der Auftragsliste zwei verschieden Druck-Icons. erzeugt einen Vorabdruck d. h. die Daten könnten noch geändert werden. wird erst dann angezeigt, wenn die Sendung bereits Zum Übertragen markiert ist. Aktivieren Sie den Button oder das Icon Drucken, verzweigen Sie in ein Unterfenster, in welchem ausgewählt werden kann, ob der BEX Schein die Bezettelung die Übernahmeliste (kann nicht als Vorabdruck gedruckt werden) bzw. mehrere Formulare gedruckt werden sollen. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 15

16 Gedruckt wird entweder für einen einzelnen Auftrag, wenn dieser markiert ist oder für alle Aufträge, wenn alle markiert sind! Für alle markierten Aufträge kann der Druck aber auch wirklich nur über den Druckbutton gestartet werden. Wird das Druck-Icon in einer Auftragszeile aktiviert, können auch nur Formulare für diesen einen Auftrag gedruckt werden, unabhängig davon, ob alle Aufträge über die Checkbox markiert sind! Beispiel BEX-Scheindruck: Beim Druck der Adressdaten werden der Name, der Kontakt und die Telefonnr. sowohl auf den Bexschein als auch auf die Bezettelung gedruckt. Die Zeile 2 und die Zeile 3 werden nicht angedruckt. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 16

17 Die Bezettelung wird im PDF als A5 Format erstellt. Übernahmeliste: Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 17

18 5.1.4 Arbeiten mit Vorlagen Aktivieren Sie den Button Vorlagen, werden alle (für diesen Mandanten) im System vorhandenen Vorlagen angezeigt. Mit dem Bearbeiten-Icon wird in die Vorlage verzweigt. In diesem Moment erstellt das System automatisch eine Kopie, welche als Auftrag verändert werden kann und dann mit einer neuen BEX-Nummer gespeichert wird. Die Vorlagen können auch über die Auftragserfassung aufgerufen werden Übertragen erfasster Aufträge Alle Aufträge, die übertragen werden sollen, müssen zuerst gekennzeichnet werden. Danach wird der Button Zum Übertragen markieren aktiviert. Die Aufträge erhalten dann genau diesen Status und werden bei der nächsten automatischen Übertragung (erfolgt alle 10 Minuten) mit berücksichtigt. Änderungen zu diesem Auftrag bzw. Stornierungen können nur mehr über ihr zuständiges Versand-Logistik- Center erfolgen. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 18

19 5.1.6 Neuerfassung von Aufträgen Mit Neu verzweigen Sie in die Auftragsmaske: Standardversion: Profiversion: Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 19

20 Auftragskopf Die Felder sind wie folgt zu füllen: Grau markierte Felder sind nur in der Profiversion sichtbar. Datum / Uhrzeit: DLA: Frankatur: BEX: REF ABS: REF Empf: Dispohinweis: Absender: abw. Abholung: Rechnung (für den Absender): Empfänger: Beide Felder werden mit den aktuellen Daten vorbelegt, können aber manuell bearbeitet werden. Wählen Sie im Drop-Down-Feld DLA (Dienstleistungsart) den entsprechenden Eintrag aus. Sie können entweder mit der Maus oder mit der Tastatur arbeiten. Wählen sie den Anfangsbuchstaben, werden die Einträge angezeigt: Standardwert ist 10 BEX Ist die Ware ins Ausland zu transportieren, so ist die DLA: 30 RS (Rail Standard) oder 50 REX (Rail Express) zu verwenden. Auch hier können Sie aus dem Drop-Down-Feld auswählen: 11 franko DDU (frankiert Absender ist Rechnungsempfänger) Standardwert oder 90 unfrankiert EXW die Sendung ist überwiesen, der Empfänger ist Rechnungsempfänger Bei der Neuerfassung eines Auftrages ist dieses Feld noch nicht gefüllt. Die Nummer wird vom System generiert, sobald der Auftrag gespeichert wird. Hier kann eine Referenznummer des Absenders hinterlegt werden. Hier kann eine Referenznummer für den Empfänger hinterlegt werden. Achtung die Empfängerreferenz wird in der ebex nicht angedruckt. Erst am Empfangsbordero für den Empfänger! Hier können für die Disposition wichtige Daten hinterlegt werde. Abzuliefern wann/bei.. Tel. Aviso erwünscht Die Absenderadresse wird vom System vorgegeben und kann in bestimmten Fällen geändert werden. Hier ist nur eine Adresse vorzugeben, wenn die Ware nicht bei der Absenderadresse abgeholt werden muss. Adressen können entweder manuell vorgegeben, indem die interne Nummer hinterlegt und die Enter Taste betätigt wird oder durch Auswahl mit dem Suche-Icon aus der Adressverwaltung ausgewählt werden. Wenn weder Absender- noch Empfängeradresse die Rechnungsadresse ist, kann hier der Rechnungsempfänger angegeben werden. Vorgabe der Empfängeradresse Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 20

21 Rechnung (für den Empfänger): NN-Empfänger: NN-Betrag: / EUR: BIC/IBAN Selbstauflieferung: Abholung: Bahnlagernd: Status: Klassifizierung: Tauschgeräte: RID: Wenn weder Absender- noch Empfängeradresse die Rechnungsadresse ist, kann hier der Rechnungsempfänger angegeben werden. In diesem Feld wird der Nachnahmeempfänger hinterlegt. Hier wird der Nachnahmebetrag mit der entsprechenden Währung hinterlegt. BIC und IBAN auf die der Nachnahmebetrag eingezahlt werden soll. Wird die Ware vom Absender selbst angeliefert, muss der Eintrag Selbstauflieferer mit dem entsprechenden LC-Standort gewählt werden. Hier wird von Ihrem Logistik-Center das ermittelte Abholdatum hinterlegt. Soll die Sendung Bahnlagernd gestellt werden, so kann man das hier definieren. Weiters kann man hier das Service für BEX10 Zustellung bis 10 Uhr und BEX12 Zustellung bis 12 Uhr auswählen. Die Preise und zulässigen Postleitzahlen finden Sie im ÖGT für Stückgut siehe Seite 23 in diesem Dokument. Der Status wird vom System automatisch generiert. In diesem Drop-Down-Feld werden die Klassifizierungsmerkmale ausgewählt. L = Langgut P = palettiert für Tarif 038 KEP ab Absender KEP ab VERSANDLC In Bezug auf die Klassifizierungsmerkmale KEP wird sich unser Vertriebsmitarbeiter mit Ihnen in Verbindung setzen Enthält die Sendung Tauschgeräte, müssen diese hier hinterlegt werden. Bedeutung: PA = Europalette TR = Tauschrahmen TB = Tauschbrett Y = Gitterbox Enthält die Sendung Gefahrgut, wird diese Checkbox nach Eintrag und Speicherung der RID Klasse aktiviert Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 21

22 Auftragspositionen Die Felder sind wie folgt zu füllen: Anzahl Colli: Inhalt: Gewicht: Artikelnr.: TV.Wert SVS.Wert Cbm/Volumen: Länge / Breite / Höhe: Es können bis zu 999 Colli hinterlegt werden; aus dem Drop-Down-Menü wird die jeweilige Verpackungsart ausgewählt. Geben Sie hier die Warenbezeichnung vor. An dieser Stelle wird das Gewicht der Sendung hinterlegt. Die Artikelnummer kann hier hinterlegt werden. Hier wird für eine ev. Zusatzversicherung der Versicherungswert mit der dazugehörigen Währung hinterlegt. Realer Warenwert, der für die SVS (Speditionsversicherungsschein) herangezogen wird Das Volumen in Kubikmeter der Sendung wird in diesem Feld hinterlegt, wenn Sie Länge, Breite und Höhe eingeben, wird dieses Feld automatisch berechnet. Die Sendungsmaße können hier in cm eingegeben werden. Werden Länge, Breite und Höhe eingegeben, so wird bei der Übergabe der Sendungen das Volumen automatisch berechnet. Achtung neues Speicherverhalten: Ab dieser Version können Sie alle Daten erfassen (mehrere Positionen, Hinweise) und erst zum Schluß den Speichern -Button betätigen. Verwenden Sie die Enter-Taste so navigieren Sie ins nächste Pflichtfeld. Achtung vergessen Sie auf das Speichern und gehen in die Auftragsliste zurück oder betätigen Neuen Auftrag, so sind Ihre bisher getätigten Eingaben verloren. Es können die Positionen erfasst werden, in dem die Positionszeilen im unteren Bereich gefüllt und die Eingaben mit dem Übernehmen - Pfeil (rechte Bildschirmseite) gespeichert werden. Positionen hinzufügen Natürlich kann man auch einfach den Speichern - Button aktivieren. Am unteren Ende der Maske befindet sich die Anzeige, wie viel Positionen zu diesem Auftrag erfasst wurden und welche Positionen angezeigt werden z.b. 1-3 (3). Durch Aktivieren des Buttons Auftragsliste wird der Auftrag ab der Version 1.33 NICHT gespeichert, danach wird das Programm verlassen und in die Auftragsliste verzweigt. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 22

23 5.1.7 Vorlagen Sie können direkt in der Auftragserfassung einen Auftrag als Vorlage speichern. Das bietet sich an, wenn für einen Kunden immer wieder die gleichen Aufträge erfasst werden müssen. Diese Vorlage wird dann immer wieder aktiviert (über die Auftragsliste) und mit neuen Auftragspositionen gefüllt, das erspart die ständig wiederkehrende Erfassung des Gesamtauftrages. Geben Sie der Vorlage in dem dafür vorgesehenen Feld einen eindeutigen Namen, das erleichtert später das Wiederaufrufen dieses Auftrages. Anlage der Vorlage: Der Name der Vorlage kann bis zu 50 Zeichen betragen Aktiviert man bei der Prüfung J/N die Checkbox, so werden die Pflichtfelder bei den Positionen nicht geprüft. Das Unterdrücken der Plausibilisierung der Pflichtfelder ist nur für das Speichern der Vorlagen gedacht und sollte auch nur hier aktiviert werden, da es ansonsten zu Fehlern bei der Übertragung ins BEX-System kommt. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 23

24 Auswahl der Vorlage: Der Aufruf der Vorlagen kann über die Auftragsliste oder über die Auftragserfassung erfolgen Gefahrguterfassung Auswahl des Gefahrguts Erfaßte Gefahrgüter Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 24

25 Beschreibung der Felder: Anzahl Verpackung: Verpackungsart UNNR.: Gefahrgut: Netto: Brutto: Liter: Begrenzte Menge Umweltgefährdend Technische Benennung: An dieser Stelle wird die Anzahl der Verpackungen hinterlegt, in denen Gefahrgut transportiert wird. DropDown-Liste mit den möglichen RID-Verpackungen Hier wird die gültige UNNR manuell hinterlegt oder durch Verzweigen in die Gefahrgutdatenbank selektiert und übernommen. siehe UNNR Zu hinterlegen ist das Nettogewicht des Gefahrgutes. Zu hinterlegen ist das Bruttogewicht des Gefahrgutes. Falls es sich um flüssiges Gefahrgut handelt, wird hier die Menge in Litern hinterlegt. Checkbox für begrenzte Mengen Checkbox für RID, das umweltgefährdend ist Sollte eine Technische Benennung notwendig sein, so ist diese hier einzutragen Hinweiserfassung Zu jedem Auftrag können auch Hinweise erfasst werden. In der Auftragsmaske befindet sich der Button Hinweise. Wird dieser aktiviert, öffnet sich ein neuer Bildschirm. Dort können sowohl Hinweise (ehemals Erklärung des Absenders) als auch Zollvermerke hinterlegt werden. Es stehen jeweils 5 Zeilen mit 70 Zeichen für die Texteingabe zur Verfügung. Die hinterlegten Hinweise werden auf den entsprechenden Formularen mit angedruckt. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 25

26 5.2 Auftragsstati Sowohl in der Auftragsliste als auch in der Historie (Tracking & Tracing) und natürlich auch beim Ansehen der einzelnen Sendungen werden die Auftragsstati mit angezeigt. Hier ein Auszug der wichtigsten Stati: Erfasst Internet der Auftrag ist erfasst und kann noch von geändert und gelöscht werden Übertragen der Auftrag wurde übertragen Transportdaten übertragen der Auftrag ist bei RCA eingelangt. Auftrag wurde in 211/214 storniert RCA hat den Auftrag storniert Sendung im VersandLC /Sendung im VersandLC (Sc) Ware ist im VersandLC eingelangt Sendung ist verladen Auftrag ist auf einer Zustelltour Nichtablieferungsgründe wie 1.4 Fehlt bei Beladung E-Tour sind die Gründe, warum die Ware nicht zugestellt werden konnte Ware beim Empfänger die Ware wurde abgeliefert Waren an Partner übergeben die Waren wurde bei Auslandssendungen an unseren Partner übergeben Anfrage KSC KSC prüft ob der Auftrag durchführbar ist Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 26

27 6 Passwort vergessen Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, so kommen Sie bei einem falschen Login auf folgende Seite: Mit dem Button Passwort vergessen können Sie mit Hilfe Ihrer Mailadressen, die sie bei Ihrer Anmeldung vergeben haben wieder ein neues Passwort erhalten. Erstellt von: Brigitte Rhabek, BCC-E-APM Seite 27