FAQs on Travel. Bisher wurde bei grenzüberschreitenden Bahntickets nichts abgezogen, bis auf die in den vier Belegen ausgewiesene MwSt.

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1 FAQs on Travel Frage Muss ich auf den Zugtickets die für Deutschland ausgewiesene MWst angeben oder die lt. EU- MwSt.-Tabelle für Innergemeinschaftliche und international? (ich habe den internationalen Satz für Belgien von 6% genommen) Auf der Taxirechnung (und am 72-Studnen Ticket) ist keine MwSt angeführt welchen %- Satz muss ich nehmen? Muss dann überhaupt die Steuer herausgerechnet werden? Ebenso ist auf der Hotelrechnung keine MwSt angegeben. Muss sie herausgerechnet werden? RATP-Belege: keine MwSt ist angegeben muss sie herausgerechnet werden? Auf dem Zugticket Innsbruck-Padua-Innsbruck ist 1 österr. USt angegeben. Ich habe insgesamt 10% MwSt abgezogen, was wahrscheinlich nicht stimmt. Muss dieser eine Euro herausgerechnet werden? Wie schaut es mit der italienischen MwSt aus? Antwort Bisher wurde bei grenzüberschreitenden Bahntickets nichts abgezogen, bis auf die in den vier Belegen ausgewiesene MwSt. Taxi: in Belgien 6% muss abgezogen werden. Für das 72-Stunden-Ticket würde ich auch die 6% abziehen (Domestic transport ist in Belgien immer 6%). Ja, bei Hotels in Belgien 6% abziehen. Ja, Domestic transport rail/road in Frankreich 7%. Bitte von den angegebenen Beträgen lediglich den Betrag 1,-- abziehen, auf italienischer Seite nichts rausrechnen.

2 Bei einer Taxirechnung aus den USA und einer Hotelrechnung aus Indien sind keine Steuern ausgewiesen. In den USA gelten ja teilw. unterschiedliche Steuersätze in den jeweiligen Bundesstaaten etc. Ist es in Ordnung einfach den auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag zu übernehmen? Umsatzsteuern innerhalb der EU müssen immer herausgerechnet werden, da diese nicht förderbar sind. Außerhalb der EU ist es davon abhängig, ob diese auf den Belegen angeführt sind oder nicht. Werden Dienstreisen zur Arbeitszeit gerechnet, und wie vermerke ich die Dienstreise im Timesheet? Die gesamte projektrelevante und aufgewendete Arbeitszeit, inklusiv Reisezeit, ist als direct eligible costs im Projekt abrechenbar, nicht bloß die Tagesordnungspunkte, die für die eigenen WPs relevant sind. Im Fall von ÖAW-Mitarbeitern ist die gesetzliche Mittagspause von mind. 30 Minuten (ab einer tägl. Arbeitszeit von 6 oder mehr Stunden) auch bei Projektdienstreisen einzuhalten und entsprechend von der Arbeitszeit während der Projektdienstreise abzuziehen; Kaffeepausen während einer Projektmeeting-Dienstreise müssen hingegen nicht abgezogen werden und können in der Arbeitszeit inkludiert bleiben, da dies der gängigen Praxis in FP7- Projekten entspricht, diese in der Arbeitszeit stattfinden und überdies vielfach der weiteren Diskussion und dem Networking zwischen den Projektpartnern dienen. Prinzipiell werden Projekt-Dienstreisen aufgrund der für die ÖAW maßgeblichen Bestimmungen daher voll als Projekt-Arbeitszeit gerechnet. Ihr Koordinator mag anderen nationalen/betrieblichen Bestimmungen unterliegen, diese sind für die Beteiligung der ÖAW an FP7-Projekten allerdings nicht relevant (jeder Projektpartner handhabt das 1. im Lichte der Financial Guidelines und 2. im Lichte der eigenen, nationalen oder betrieblichen Bestimmungen; wenn zweiterer mitunter strenger sind als die Projektrichtlinien selbst, so ist das das Problem des konkreten Partners, aber nicht des ganzen Konsortiums/der übrigen Partner). Für ÖAW-Dienstreisen und damit für FP7-Projektdiesntreisen von ÖAW-Mitarbeitern gilt im Speziellen: Die Reisezeit beginnt mit Verlassen der Arbeitsstätte/oder Wohnung und endet mit Ankunft am Zielort/Hotel und wird als Arbeitszeit verrechnet. Die Arbeitszeit beginnt dann wiederum mit offiziellem Beginn des Projektmeetings, diese gilt auch für eine Registrierung vor dem Meeting (eben ab dem Zeitpunkt, wo die Mitarbeiter bei der Registrierung eintreffen). Beispiel: die Agenda

3 sagt 8:30 bis 9:00 Registrierung, 9:00 erster TOP; und die Mitarbeiter treffen am 8:45 zur Registrierung ein, dann beginn die Arbeitszeit an diesem Tag für sie um 8:45. Die Reisezeit soll möglichst in der Normalarbeitszeit vollzogen werden; falls das nicht möglich ist aufgrund mangelnder Anreisemöglichkeit etc. soll der zeitnahste Termin zum Meeting herangezogen werden (zb: Meeting beginnt am Montag um 9:00; einzige Flugverbindung um rechtzeitig einzutreffen ist aber Sonntag Mittag). Dauert die An-/Abreise länger als die Normalarbeitszeit oder liegt außerhalb der Normalarbeitszeit (wie etwa beim Beispiel, wo am Sonntag geflogen werden muss, um rechtzeitig zum Meeting-Beginn vor Ort zu sein), gilt diese ebenfalls als Arbeitszeit und ist diese lt anwendbaren arbeitsrechtlichen Bestimmungen angeordnete Überstunden, die dem Projekt verrechnet werden. Zur Zeitaufzeichnung: Die Reisezeit muss daher ebenfalls im Timesheet als Travel vermerkt sein. Zum Nachweis für Projektdientsreisen (dass die Dienstreise einen Projektzweck hatte) sind darüber hinaus sämtliche Meeting-Unterlagen aufzubewahren (Agenda, Protokoll, Präsentationen, Mail- Verkehr zur Vor-/Nachbereitung des Meetings, etc.). Wie wird Reisezeit während des Wochenendes aufgezeichnet, bzw. wie werden die entstanden Überstunden entgeltet? RECHENBEISPIEL Dienstreise 1 MERKE Abgeltung Überstunden: - Samstag Anzahl der Stunden x 1,5 (+50% zum Grundentgelt) - Sonntag und Feiertag Anzahl der Stunde x2 bis 8 Stunden (+ 100% zum Grundentgelt), ab der neunten Stunde x3 (+200% zum Grundentgelt) - Nacht Montag bis Samstag zwischen h x2 (+100% zum Grundentgelt) - Nacht Sonntag zwischen h x3 (+200% zum Grundentgelt) Im Kollektivtrag steht folgendes zur Reisezeit außerhalb der Normalarbeitszeit 12 (6): Für Reisen im dienstlichen Auftrag außerhalb der normalen Arbeitszeit, bei denen die Reisezeit 2 Stunden überschreitet, gelten 50 Prozent der Gesamtreisezeit als Arbeitszeit. Durch Reisezeiten können die Höchstgrenzen der täglichen bzw. wöchentlichen Normalarbeitszeit überschritten werden. Bezogen auf ihr Beispiel wird folgende Arbeitszeit berechnet: ANREISE: Abfahrt Sa, h, Ankunft So, h 24.15h Reisezeit davon 50% (da Überschreitung der 2h Reisezeit) = 12.08h (die Stunden werden aliquot im Timesheet als Reisezeit vermerkt) gültig als Arbeitszeit Pausen werden bei der Anwendung der 50% nicht mehr einberechnet, da schon 50% in die Freizeit fallen. Sa, h-00.00h: 4.08 Stunden Reisezeit So, h-16.00h: 7.00 Stunden Reisezeit ABREISE:

4 Abfahrt Fr, h, Ankunft Sa, h 20.00h Reisezeit davon 50% (da Überschreitung der 2h Reisezeit) = 10.00h (die Stunden werden aliquot im Timesheet als Reisezeit vermerkt) gültig als Arbeitszeit Pausen werden bei der Anwendung der 50% nicht mehr einberechnet, da schon 50% in die Freizeit fallen. Fr, h-14.00h: 5.00 Stunden Normalarbeitszeit (Workshop) Fr, h-00.00h: 5.00 Stunden Reisezeit Sa, h-10.00h: 5.00 Stunden Reisezeit Für die Abgeltung der Überstunden außerhalb der Normalarbeitszeit steht im Kollektivvertrag 15 (2), (3), (4) folgendes: (2) Das Grundstundenentgelt für Überstunden beträgt 1/150 des Bruttogehalts (plus allfälliger Gefahrenzulage). Der Überstundenzuschlag für Überstunden außerhalb der Nachtzeit beträgt 50 % des Grundstundenentgelts. (3) Für Überstunden während der Nachtzeit (22:00 bis 6:00 Uhr) beträgt dieser Zuschlag 100 % des Grundstundenentgelts. (4) Für jede 1 Stunde der Arbeitsleistung an einem Sonntag oder gesetzlichen Feiertag gebührt eine Sonn- und Feiertagsvergütung. Diese besteht aus dem Grundstundenentgelt gemäß Absatz 2 und einem Zuschlag. Der Zuschlag beträgt für Arbeitsleistungen bis einschließlich der achten Stunde 100 % und ab der neunten Stunde 200 % des Grundstundenentgelts. Berechnung für Zeitausgleich: Sa, h-00.00h: 4 Stunden Reisezeit Liegt außerhalb der Normalarbeitszeit, + 50% Abgeltung (x1,5) h: 3 Stunden (weil 50% Reisezeit) x1,5= 4,5 Stunden Zeitausgleich h: 1 Stunde x 2= 2 Stunden Zeitausgleich Insgesamt für Samstag Stunden Zeitausgleich So, h-16.00h: 8 Stunden Reisezeit Liegt außerhalb der Normalarbeitszeit, + 200% Abgeltung (3) für Sonntag, +100% Abgeltung für Samstagnacht (x2) 00.00h-06.00h (Nachtzeit): 3 Stunden (weil 50% Reisezeit) x 2 = 6 Stunden 06.00h-16.00h: 5 Stunden x 3 = 12 Stunden Zeitausgleich

5 RECHENBEISPIEL Dienstreise 2 Insgesamt für Sonntag 12.1., 18h Stunden Zeitausgleich Fr, h-00.00h: 5.00 Stunden Reisezeit Liegt außerhalb der Normalarbeitszeit, + 150% Abgeltung (x1,5) 14.00h-22.00h: 4 Stunden (weil 50% Reisezeit) x 1,5 = 6 Stunden 22.00h-00.00h: 1 Stunde x 2 = 2 Stunden Zeitausgleich Insgesamt für Freitag 17.1., 8 Stunden Zeitausgleich Sa, h-10.00h: 5.00 Stunden Reisezeit Liegt außerhalb der Normalarbeitszeit, +50% Abgeltung 00.00h-06.00h: 3 Stunden (weil 50% Reisezeit) x 2 = 6 Stunden 06.00h-10.00h: 2 Stunden x 1,5 = 3 Stunden insgesamt für Sa 18.1., 9 Stunden Zeitausgleich ANREISE: Mi, 8.00h-12.00h Meeting, Reise 12.00h-18.00h Zugfahrt h: 8h Normalarbeitszeit (NA) -0,5h Pause 16.00h-18.00h: Reisezeit liegen außerhalb der NA = 2 Stunden Zeitausgleich Abgeltung: 2 Stunden außerhalb der NA x1,5 = 3 Stunden Zeitausgleich ABREISE: Do, 9.00h-17.00h Meeting, 17.30h-23.30h Zugfahrt 9.00h-17.00h: 8 Stunden Normalarbeitszeit -0,5h Pause h: 6,5 Stunden (davon 50% da außerhalb der NA und über 2 Reisezeit) 3,25 Stunden Arbeitszeit Zeitausgleich Abgeltung: = 2h x1,5 = 3 Stunden h (Nacht) = 0,75 x2 =1,5 Stunden insgesamt 4,5 Stunden Zeitausgleich

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