Das heutige Direktionsgebäude an der Bundesgasse in Bern

Transkript

1 Das heutige Direktionsgebäude an der Bundesgasse in Bern

2 1. Inhaltsverzeichnis Flussdiagramm Kurzer Einstieg Ein Nachweis Prozess Ablauf Gesichtspunkt Zeiteinteilung Prioritäten Schlusswort

3 Flussdiagramm Start Datenaufnahme Nachweis mit Programm Host erstellen Wohin mit dem Nachweis? Direktzustellung an Versicherungsnehmer / Kunde Nachweis an Garage faxen Ein Auftrag An den Versicherungsberater? Der Nachweis wird an eine andere Generalagentur geschickt Eine Deckungszusage? Nur einen Auftrag an den Versicherungsberater Halbfabrikat für den Versicherungsberater Ende 3

4 Kurzer Einstieg Anfangs August 2004 begann ich die Lehre bei der Mobiliar-Versicherung. Schon nach kurzer Zeit musste ich die ersten Telefonate entgegennehmen. Eine meiner ersten Aufgaben war die fehlerlose Aufnahme von Fahrzeugdaten für einen Versicherungsnachweis. Unsere Kunden, Privatpersonen oder Garagisten teilen uns die Daten telefonisch mit oder erscheinen mit einem Fahrzeugausweis persönlich auf der Generalagentur. Nach der Erstellung eines Versicherungsnachweises wird dieser per Post oder per Fax übermittelt oder persönlich übergeben. Heute gelingt es mir innerhalb kürzester Zeit einen Nachweis fehlerlos auszustellen. Nun die Frage: Was ist ein Versicherungsnachweis und wofür wird er überhaupt benötigt? Ein Nachweis Kein Kontrollschild ohne Versicherungsnachweis! Kein Fahrzeug darf in den öffentlichen Verkehr gebracht werden ohne dass dafür eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen ist. Der Versicherungsnachweis ist der Beleg für das Strassenverkehrsamt, dass der Halter des Fahrzeugs gegen Haftpflichtrisiken bei einer Versicherungsgesellschaft gedeckt ist. Das heisst, nur wer einen Versicherungsnachweis vorweisen kann, hat das Recht ein Kontrollschild für sein Fahrzeug zu erhalten. Ein Versicherungsnachweis ist für alle Motorfahrzeuge, Personentransportanhänger und Anhänger zum Transport gefährlicher Güter erforderlich. 4

5 Prozess - Ablauf In meiner ersten Prozesseinheit werde ich den Ablauf von der Nachweisaufnahme bis zum Halbfabrikat erläutern. Diese Arbeit macht mir meist viel Spass und dauert nicht all zu lange. Dieser Prozess startet mit der Nachweisaufnahme. Meistens geschieht dies über die Garagisten per Telefon. Ab und zu kommen auch Kunden auf unsere Generalagentur persönlich vorbei. Um einen Nachweis ausstellen zu können muss der Kunde zuerst einmal eine Versicherungspolice haben. Jeder Kunde der eine Versicherung abgeschlossen hat, hat seine eigene Policennummer (z.b ). Wenn ein Kunde noch nicht bei uns versichert ist, erhält er eine neue Vertragsnummer. Im Gespräch mit dem Garagisten oder mit dem Kunden notiere ich mir alle nötigen Daten um einen Versicherungsnachweis zu erstellen. Aus welchem Grund (Fahrzeugwechsel, Wechselschild, Neueinlösung, Kantonswechsel etc.) wird ein Versicherungsnachweis benötigt? Dies ist eine zentrale Frage, welche ich zur Erfassung des Nachweises benötige. Weiter brauche ich noch Angaben betreffend das Fahrzeug. Wichtig sind hier die Stamm-, Typen- und Fahrgestellnummer, die erste Inverkehrssetzung, der Hubraum, der Katalogpreis, die genaue Marke. Wird das Fahrzeug geleast und besitzt das Fahrzeug eine elektronische Wegfahrsperre? Zusätzlich muss ich auch wissen, ab wann der Versicherungsnachweis gültig sein soll. Wenn die Nachweisaufnahme beendet ist, erfasse ich alle Daten über das Programm Host und drucke den Versicherungsausweis für den Kunden aus. Der Nachweis wird nun an den Garagisten per Fax übermittelt oder persönlich dem Kunden übergeben. Falls es sich nicht um einen Kunden der Generalagentur Düdingen, handelt werden der Versicherungsnachweis und die übrigen Unterlagen per Post der entsprechenden Generalagentur zugestellt. Da die Fahrzeugdaten aber meistens unsere eigene Agentur betreffen, wird im Programm Host dem entsprechenden Berater ein Auftrag zur weiteren Verarbeitung erteilt. Bei einem Auto, das erst vier Jahre oder weniger im Verkehr ist, wird zusätzlich noch eine Deckungszusage gemacht. Eine Deckungszusage wird deshalb im System notiert, um damit die neueren Fahrzeuge ab dem Zeitpunkt der Nachweisaushändigung mit Vollkasko und eventuell mit Parkschaden zu versichern. Bis ein Versicherungsberater den Kunden kontaktiert hat, um den gewünschten Versicherungsschutz abzuklären, kann einige Zeit vergehen. Wenn jetzt in dieser Zeitspanne ein Kaskoschaden eintritt, wäre der Kunde ausreichend versichert. Zusätzlich wird im Programm Elan ein Halbfabrikat übermittelt. So wird dem Berater die Erfassung der Fahrzeugdaten bereits abgenommen. Durch das Versenden des Halbfabrikats ist dieser Arbeitsprozess für mich erledigt. 5

6 Gesichtspunkt Ich habe den Gesichtspunkt Betriebliche Abstimmung ausgewählt. Bei diesem Prozess gibt es fast nichts zu bemängeln. Doch habe ich einen Verbesserungsvorschlag. 1. Bei unserer Generalagentur wird das Telefon von mehren Personen abgenommen. Alle Mitarbeiter können die nötigen Fahrzeugdaten aufnehmen, kennen aber nicht den ganzen Prozess. Nur vier Personen beherrschen den ganzen Prozess. Die Mitarbeiter, die den Prozess nicht kennen oder nicht machen müssen, geben die Fahrzeugdaten an uns weiter. Die Aufnahme erfolgt anhand einer Checkliste welche von Hand ausgefüllt wird. Nicht alle auf dieser Liste aufgeführten Punkte werden für eine Nachweiserfassung benötigt. Dies kann dazu führen, dass nach gewissen Informationen nicht gefragt wird. Mein Verbesserungsvorschlag wäre, dass die Nachweisaufnahme nicht mehr per Hand erfolgt, sonder über ein Programm, das alle nötigen Fragen nacheinander auflistet und es möglich macht, den Nachweis direkt auszudrucken. Alle Mitarbeiter wären im Stande einen Nachweis zu erstellen und weiterzuleiten. Dies hätte den Vorteil, dass nur noch ein Arbeitsschritt nötig wäre, anstatt den Nachweis von Hand aufzunehmen und ihn dann über den Computer zu erfassen. Dies würde verhindern, dass Fragen vergessen gehen. 2. Ein positiver Teilschritt ist, wenn Garagisten anrufen und Nachweise für Kunden anderer Generalagenturen verlangen. Obwohl man eigentlich nicht für diese Nachweise zuständig wäre, wird diese Arbeit selbstverständlich erledigt. 3. Der zweite positive Teilschritt ist die provisorische Deckungszusage. Bis ein Versicherungsberater den Kunden kontaktiert hat, um den gewünschten Versicherungsschutz abzuklären, kann einige Zeit vergehen. Wenn jetzt in dieser Zeitspanne ein Kaskoschaden eintritt, wäre der Kunde ausreichend versichert. 6

7 Zeiteinteilung Flussdiagramm: ca. 1 Stunden Ende Dezember Prozess + Gesichtspunkt: ca. 3 Stunden Ende Februar Inhaltsverzeichnis + Titelblatt: ca. 1 Stunde Mitte März PE Überarbeiten ca. 4 Stunden Ende März Zusatzmaterial auftreiben ca. 1 Stunde Anfangs April Arbeit auf Insuranceatwork.ch ca. 2 Stunde Dezember 2004 April 2005 Total ca.12 Stunden Beim Flussdiagramm war die Schwierigkeit, keinen Punkt zu vergessen. Beim Kurzbericht war es grundsätzlich nicht einfach den Kurzbericht fachlich korrekt und verständlich zu schreiben. Das Titelblatt und das Inhaltsverzeichnis waren schnell entworfen. Alles zu überprüfen und die Fehler zu verbessern ist schwierig, deshalb habe ich dort am meisten Zeit investiert. Der Auswertungsbogen fand ich gut, weil man sich Gedanken machen musste, was schwierig an diesem Prozess war und was nicht. Prioritäten Die Prioritäten zu setzten fand ich nicht sehr einfach. 1. Erste Priorität hatte für mich das Flussdiagramm. Denn anhand vom Flussdiagramm konnte ich viel einfacher den Kurzbericht verfassen. Es war eine Art Anhaltspunkt. 2. Zweite Priorität hatte für mich der Kurzbericht. In einer Prozesseinheit ist der Kurzbericht sehr wichtig, da wir den Prozess detailliert beschreiben. 3. Dritte Priorität hatte für mich, die Gestaltung des Dossiers und der Präsentation. 7

8 Schlusswort Hiermit wäre meine erste Prozesseinheit beendet. Es hat mir meist viel Freude bereitet an diesem Prozess zu arbeiten. Ich gab mein Bestes und versuchte den Prozess "Von der Nachweisaufnahme bis zum Halbfabrikat" so gut wie möglich zu erläutern und aufzuzeigen. Doch empfand ich das als eine anspruchsvolle Aufgabe. Während der Bearbeitung des Dossiers hatte ich eigentlich keine grösseren Probleme. Diese entstanden erst, als ich mit dem insuranceatwork.ch anfing zu arbeiten. Um wirklich alles zu verstehen musste ich mehrmals eine Schulkollegin um Hilf bitten. Denn mir wurde nie genauer erklärt was man auf insuranceatwork.ch alles erledigt haben muss. Noch jetzt weiss ich nicht genau, ob ich wirklich alles bearbeitet habe. 8