SHAREPOINT ALS WERKZEUG FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT

Transkript

1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen SHAREPOINT ALS WERKZEUG FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT Hamburg, den

2 Themenpool TOP 1 Einleitung TOP 2 Microsoft Werkzeuge für das Projektmanagement TOP 3 Funktionsüberblick SharePoint 2013 TOP 4 Projektmanagement Basics mit SharePoint 2013 TOP 5 Projektbeispiele 2 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

3 EINLEITUNG Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

4 Das Vorgehensmodell der Bechtle egov Leistungsportfolio SharePoint/.NET SharePoint Infrastruktur Lösungen Planung, Konzeption und Umsetzung von SharePoint und Office 365 Projekten Migrationsplanung und Umsetzung Migration bestehender SharePoint Farmen Migration nach Office 365 Migration von DOMEA alt Systemen Toolgestützte Migrationen Enterprise-Application-Integration BizTalk SAP, Navision Integration bestehender DOMEA alt Plattformen Betriebsunterstützung (nach ITIL) Integration und Lieferung von passender Hardware und Lizenzen 4 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

5 Das Vorgehensmodell der Bechtle egov Leistungsportfolio SharePoint/.NET Lösungsthemen in der SharePoint/.NET Entwicklung Portallösungen Intranet und Internet Content Management Dokumentenmanagement Kollaboration Suche, Wiki, Blog, Social Wissensmanagement Identity Management Projektmanagement mit und ohne Microsoft Project Server Formularwesen, Prozesse und Workflow Azure Third Party (Nintex, K2) Reporting auf Basis Microsoft SQL Server 5 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

6 Das Vorgehensmodell der Bechtle Technologie-, Consulting- und Entwicklungspartner Enterprise Agreement Voucher für: SDPS - SharePoint Deployment Planning Services DDPS - Desktop Deployment Planning Services 6 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

7 Das Vorgehensmodell der Bechtle Verbindung notwendiger Disziplinen in einer Abteilung Leitung egov Solutions Business Development, Kooperationen, Strategische Ausrichtung und Administrative Aufgaben Leitung Sales & Consulting egov Solutions Produktmanagement, Technologische Expertise und Entwicklung Dienstleistungs- Leitung Organisationsberatung und Projektmanagement Veränderungsmanagement und Schulungen Anforderungsmanagement mit B5.2 Stratos Test Center IT-Sicherheitsmanagement nach BSI Grundschutz Dienstleistungs- Leitung Individualentwicklung efachanwendungen EMC² Solutions Standard-Lösungen Software Solutions B5.2 Stratos B2.9 EMM B3.5 BaSys eakte evorgangsbearbeitung ezusammenarbeit Microsoft Solutions 7 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

8 Die Bechtle AG: Vorgehensweise und Methodik 8 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

9 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen MICROSOFT WERKZEUGE FÜR DAS PROJEKTMANAGEMENT

10 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Warum es nicht funktioniert 10 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

11 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Was ist das wichtigste in einem Projektmanagement? Projektmanagement Prozesse q PRINCE2 PMI C V-Modell XT GPM Projektmanagementhandbuch 11 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

12 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Warum Project Server 2013 Projekte Projekte 12 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

13 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Anforderungen an eine Projektmanagementsoftware q M Risikomanagement Workflows? Q Web Mobil 8 Konfigurationsmanagement 3 Anforderungsmanagement V Anforderungen Kommunikation L Qualitätsmanagement 6 Gantt-Chart $ IT-Budget Controlling 13 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

14 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Beispiel am Thema Risikomanagement Ermitteln von Vorgängen mit hohem Risiko Reagieren auf Risikoereignisse Ermitteln von Vorgängen mit hohem Risiko Ermitteln der Budgetrisike Ermitteln der Ressourcenrisiken Bestimmen und Analysieren von Risiken Überwachen des Risikostatus Ermitteln neuer Risiken 14 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

15 Abgrenzung Microsoft SharePoint vs. Project Server Dokumente in einer Projektumgebung laut PRINCE2 Arbeitspaket Business Case Konfigurationsm anagementstrate gie Kommunikations -managementstrategie Nutzenrevisionsplan Plan (Projekt-, Phase- und Teampläne) Produktbeschrei bung Produktbeschrei bung des Produkt Projektbegleitdo kument Qualitätsmanagementstrategie Projektbeschreibung Risikomanagementstrategie Erfahrungsprotokoll Konfigurationsdatensatz Projekttagebuch Qualitätsregister Register offener Punkte Risikoregister Ausnahmebericht Erfahrungsbericht Phasenabschlussbericht Produktstatusauskunft Projektabschlussbericht Projektstatusbericht Teamstatusbericht Offene Punkte Bericht 15 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

16 Das Produkt Microsoft Project Produktübersicht Project 2013 N Outlook 2013 Excel 2013 Visio 2013 Access 2013 Power Point 2013 Word 2013 OneNote 2013 Microsoft Project online Microsoft Project 2013, die nächste Generation Microsoft Project 2013 Professional Microsoft Project 2013 Standard Microsoft Project Server 2013 Microsoft SharePoint Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

17 Microsoft Project Server 2013 die nächste Generation Von beidem das Beste Demand Management BI & Reporting Projektteam Zusammenarbeit Zeitmanagement Ressourcenmanagement Portfolioauswahl Formulare und Workflow Business Intelligence Content- Management Search Portal Collaboration 17 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

18 FUNKTIONSÜBERBLICK SHAREPOINT 2013 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

19 Funktionen: SharePoint Server 2013 Standardfunktionen Web-Content-Management Webanwendungen Dienstanwendungen Websitesammlung und Webseiten Dokumentenmanagement Zusammenarbeit Arbeitsbereiche Unternehmenssuche Projekte 19 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

20 PROJEKTMANAGEMENT MIT SHAREPOINT 2013 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

21 PM Funktionen: Projekt Dashboard Anpassbare Ansichten für PL und Teilnehmer Beliebige Inhalte können mit beliebigen Browsern auf einem Dashboard angezeigt werden Anwender haben nur Zugriff auf freigegebene Inhalte Externe Projektteilnehmer können unkompliziert auf alle Funktionen via HTTPS zugreifen Über die integrierte Suche kann jederzeit schnell auf beliebige Dokumente und sonstige Inhalte zugegriffen werden 21 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

22 SHAREPOINT 2013 PM DASHBOARD

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24 BERECHTIGUNGEN ERTEILEN

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26 WEBSITES ANPASSEN

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28 SUCHEN UND FINDEN

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31 ABLAGERAHMENPLAN FÜR PROJEKTE

32 PM Funktionen: Dokumentenverwaltung Standardfunktionen Checkin/Checkout, Schutz vor gleichzeitiger Bearbeitung Versionierung Inhaltsgenehmigung, Entwurfssicherheit Moderation/ Freigabe, z. B. im Rahmen eines Workflows Aktenverwaltung (Document-Sets) Eindeutige Dokumenten ID Office Integration, z. B. Dokumente offline in Outlook 35 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

33 PM Funktionen: Dokumentenverwaltung Standardfunktionen Zugriffsrechte auf verschiedenen Ebenen (steuerbar bis auf ein einzelnes Dokument), Lese- und Schreibrechte Veröffentlichen Archivieren (entsprechend Anforderungen ggf. Zusatzprodukte erforderlich) Taxonomie & Metadaten Management Records Management entsprechend Inhaltstyp (Nachverfolgen, Verfallsdatum, automatisches Auslösen von Workflows) 36 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

34 PM Funktionen: Dokumentenverwaltung Standardfunktionen Auditierungsfunktionen Information Rights Management (IRM) z. B. seitlich begrenzte Offline-Nutzung, Drucken Business Connectivity Services (externe Geschäftsdaten können angebunden werden) Detaillierte Suche, auch Inhalte und Metadaten Performance und Skalierbarkeit 37 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

35 DIE OFFICE WEBAPPS

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39 VERSIONIERUNG VON DOKUMENTEN

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44 AUS- UND EINCHECKEN

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46 SKYDRIVE PRO

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50 PM Funktionen: Aufgabenmanagement Standardfunktionen Anlegen und zuweisen von Aufgaben direkt in SharePoint (via Browser) Zugriff zum Lesen und Ändern auf alle Daten via Outlook Client Anwendung Erweiterung der Metadaten ohne Programmieraufwand möglich 55 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

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53 PM Funktionen: Kalender / Termine Standardfunktionen Anlegen von Terminen direkt in SharePoint (via Browser) Zugriff zum Lesen und Ändern auf alle Daten via Outlook Client Anwendung Erweiterung der Metadaten ohne Programmieraufwand möglich 58 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

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57 PM Funktionen: Kontakte / Stakeholder Standardfunktionen Anlegen und Verwalten von Kontakten direkt in SharePoint (via Browser) Zugriff zum Lesen und Ändern auf alle Daten via Outlook Client Anwendung Import von Excel Sheets oder vcards ohne Anpassungsaufwand möglich Erweiterung der Metadaten ohne Programmieraufwand möglich 62 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

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60 SYNCHRONISATION MIT PROJECT

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64 VIELEN DANK FÜR IHR INTERESSE! Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

65 SharePoint als Kollaborationsplattform Die SharePoint-Plattform bietet gute Voraussetzungen SharePoint ist eine akzeptierte Plattform für Zusammenarbeit, Portale und Integration von Business Anwendungen Schnittstellen für Records Management/Archivierung, Routing und vorgangsbasierte Arbeit mit Dokumenten, als Voraussetzung für die Umsetzung einer eakte inkl. Archivierung existieren, werden aber von Drittanbietern nicht konsequent genutzt Nutzung der SharePoint Plattform + minimal invasive Entwicklung für bedarfsgerechte Lösungen 70 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

66 SHAREPOINT BEI DER GWDG Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

67 GWDG: Beratung, Implementierung und zukünftiger Betrieb von SharePoint 2013 Leistungen von egov Solutions Planung und Sizing einer hochverfügbaren SharePoint 2013 Farm (2 RZ, VMWare, SQL Server 2012) Integration des SQL Servers als Always-On Lösung Auslegung auf User Gewährleistung einer Mandantenfähigkeit Implementierung der geplanten Lösung Migration SP 2007 auf SP 2013 (Uni Göttingen) Verwendung von AvePoint Migrations-Tools Bereitstellung der Office Web Apps Beratungstermin bei der MPG gemeinsam mit GWDG Unterstützung beim Übergang in den Wirkbetrieb 72 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

68 GWDG: Beratung, Implementierung und zukünftiger Betrieb von SharePoint 2013 Kunde nutzt SharePoint für Gruppenkalender Dokumentenbibliotheken Listen (Ankündigungen, Hyperlinks, Aufgaben, Projektaufgaben, Problemverfolgung, Umfragen) Bildbibliotheken Teamarbeitsbereiche Einfache Gantt-Charts für Projekte Dokumentenarbeitsbereiche Besprechungsbereiche Wikibibliothek oder -arbeitsbereiche Blogbereich Mailbenachrichtigung aus Bibliotheken, Arbeitsbereichen und Listen RSS-Feeds 73 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter

69 GWDG: Beratung, Implementierung und zukünftiger Betrieb von SharePoint 2013 Nächste gemeinsame Schritte Ausarbeitung eines Supportvertrages für Entwicklungs und Betriebsunterstützung Perspektivische Einführung von Projekt Server 2013 Implementierung von AvePoint Backup Lösung 74 Bechtle Bonn/Köln Hamburg, den André Alfter