VORWORT 1. 1 HISCOB-Controlling-Baustein im Überblick 2. 2 HISCOB und die Finanz-, Personal-, Studierenden- und Sachmittelverwaltung 3

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2 Inhalt VORWORT 1 1 HISCOB-Controlling-Baustein im Überblick 2 2 HISCOB und die Finanz-, Personal-, Studierenden- und Sachmittelverwaltung 3 3 Inhaltliche Basis für HISCOB Kostenarten und Erlöse Kostenstellen Kostenträger 6 4 Kostenartenrechnung Anliegen Kostenerfassung, Kostenermittlung Personalkosten Ausgabengleiche Kosten und einnahmegleiche Erlöse Kalkulatorische Abschreibungen Kalkulatorische Mieten 4.3 Verfahren und Ergebnisse der Kostenartenrechnung in HISCOB 12 5 Kostenstellenrechnung Anliegen Erzeugung von Leistungsarten und Umlageschlüsseln Beschäftigungsverhältnisse aus HISSVA-GX Flächen aus HISBAU oder aus HISRPA Fachfälle aus HISSOS 5.3 Definition von Verteilmodi Verfahren und Ergebnisse der Kostenstellenrechnung in HISCOB 17 6 Kostenträgerrechnung Anliegen Kostenträgerrechnung A - Verteilung ohne Lehre Abfrage der Aufteilungsvorschrift je Kostenstelle Verfahren der Kostenträgerrechnung A in HISCOB 6.3 Kostenträgerrechnung B - Verteilung innerhalb der Lehre Erzeugung des Umlageschlüssels "Lehrmengen" Verfahren und Ergebnisse der Kostenträgerrechnung B in HISCOB 7 Leistungsberichte für die Lehre 23 8 Architektur, technische Basis und Modularisierung von HISCOB 24 9 Hard- und Softwarevoraussetzungen für HISCOB 26

3 1 VORWORT In einer Reihe von Veröffentlichungen hat HIS die Grundzüge einer auf die hochschulspezifischen Besonderheiten abgestellten Kosten- und Leistungsrechnung publiziert. Die hiermit vorgelegte Kurzinformation soll ergänzend einen Überblick über die softwaremäßige Unterstützung der Kosten- und Leistungsrechnung auf Hochschulebene geben. Das von HIS entwickelte Anwendungssystem "HISCOB-GX", das mit einem ausgewählten Kreis innovativer Hochschulen aus drei Bundesländern (TU Dresden, FH Dortmund, FH Esslingen und FH Niederrhein) entwickelt wurde, basiert auf dem kameralistischen Rechnungswesen. Es wurde mit der Maßgabe entwickelt, einen Paradigmenwechsel der Rechnungswesenbasis (Kameralistik versus Finanzbuchhaltung ) nicht vorauszusetzen und sich insbesondere in einen bestehenden Verbund vorhandener an den Hochschulen im Einsatz befindlicher HIS-Systeme einzugliedern. Durch diese "Philosophie" ist sichergestellt, daß das Instrument der Kosten- und Leistungsrechnung selbst Wirtschaftlichkeitsanforderungen genügt: Beispielsweise liefern die kameralistisch basierten HIS-Mittelbewirtschaftungs- und Haushaltssysteme einen erheblichen Teil der Datenbasis für HISCOB-GX. HISCOB-GX berücksichtigt selbstverständlich hochschulspezifische Lehrverflechtungen und ermittelt Kennzahlen für Hochschulsteuerung und Hochschulfinanzierung. Die folgende Darstellung gibt einen Überblick über den Funktionsumfang von HISCOB-GX sowie über dessen DV-technische Realisierung. Sie weist außerdem den Verbund mit den übrigen HIS-Basissystemen aus und legt dar, welche Auswertungsmöglichkeiten das System bietet. Die HIS-Planungen sehen vor, HISCOB-GX im April 1999 bundesweit freizugeben. Dr. Jürgen Ederleh HIS-Geschäftsführer

4 2 1 HISCOB Controlling-Baustein im Überblick HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB HISCOB ist ein System zur Kosten- und Leistungsrechnung mit direktem Zuschnitt auf den Spezialfall Hochschule. ist flexibel einsetzbar und in der Lage, mit unterschiedlichen Buchführungs- und Nebenrechnungssystemen der Hochschulverwaltung zusammenzuarbeiten. stellt Kosten und Leistungen einander gegenüber, beliefert darüber hinaus das Berichtswesen mit Auskünften über Ressourcen sowie die interne Dienstleistungs- und Lehrverflechtung. ermöglicht die Vollkosten- oder die Teilkostenrechnung. unterstützt den Vergleich zwischen Kostenrechnungsbudgets und Istkosten. ermittelt Selbstkostenpreise für interne Dienstleistungen. berechnet kalkulatorische Kosten aus Ressourcendaten und Kalkulationssätzen. generiert ein Vielzahl unterschiedlich nuancierter Umlageschlüssel aus den Ressourcendaten der Verwaltungsbereiche Personal, Studierende, Flächen. nimmt verursachungsgerechte Kostenverteilungen vor und weist im Ergebnis der Kostenstellenrechnung die Kostenbelastung bzw. entlastung je Kostenstelle aus. unterstützt die Kostenträger- und Kennzahlenrechnung für Hochschulen und informiert über die Kosten je Studiengang, je Forschungsvorhaben etc. Mit der Verbindung, die zum Studierendenverwaltungssystem geschaffen wurde, kann gleichermaßen die Quantität der Lehrleistung ins Blickfeld genommen werden. Abbildung 1: Anwenderspezifisch konfiguriertes Menü mit Aufgabenleisten für die Bearbeitungsdialoge

5 3 2 HISCOB und die Finanz-, Personal-, Studierenden- und Sachmittelverwaltung HISCOB-GX ist ein Softwaresystem, das seine Daten in der Hauptsache aus den operativen Basissystemen der Mittelbewirtschaftung, der Personalverwaltung, der Inventarverwaltung, der Bauverwaltung sowie der Studenten- und Prüfungsverwaltung bezieht. Es fungiert als Sammelpool für die mit Kosten und Leistungen im Zusammenhang stehenden Daten. HISCOB nimmt diese Daten nicht nur zum Zwecke der Zusammenführung auf. HISCOB ist gleichermaßen in der Lage, die angefallenen Kosten verursachungsgerecht zu verteilen und damit eine Sicht auf die Datensammlung zu legen, die von der Haushaltsrechnung abweicht (in der es um die lückenlose Erfassung der mit Einnahmen und Ausgaben zusammenhängenden Geschäftsvorfälle und deren Zuordnung zu Haushaltsbudgets geht). HISCOB kann seine Basisdaten auf automatisiertem Wege beziehen, bietet jedoch auch Dialogfunktionalität an, é um jenen Anwendern gerecht zu werden, die nicht über die genannten Basissysteme verfügen und deshalb zur direkten Datenerfassung mit HISCOB gezwungen sind, é um Buchungen auslösen zu können, die nur für die Kostenrechnung relevant sind. HISCOB wurde darüber hinaus und im Gegensatz zu den Kostenrechnungssystemen des freien Marktes speziell zugeschnitten auf die Ansprüche einer Hochschule als Erbringer von Leistungen in Lehre und Forschung. Es nimmt die Leistungsdaten des Bereiches L e h r e auf (Studierendenzahlen und Lehrverflechtung) und läßt sie zum einen einfließen in die Berechnung der Kosten für Studiengänge und stellt sie andererseits für die Ermittlung diverser Kennzahlen zur Verfügung. HIS-BASISSYSTEME, SONSTIGE QUELLEN DATENÜBER-/-EINGABE HISCOB-GX HISMBS Pflege der Haushaltskonten * Import und Dialogbearbeitung von: Buchung/Überwachung des Budgets Stammdaten Buchung von Einnahmen ausgabengleiche Kosten innerhochschulischen Leistungsflüssen Buchung von Ausgaben <> Kosten einnahmengleiche Erlöse Bezugsgrößen zur Kostenverteilung Buchung von Ausgaben = Kosten Primärkosten und Primärerlösen budgetrelevante Umbuchungen Studierendenzahlen HISIVS Inventarisierung von Geräten * Erfassung von Kalkulationssätzen und und Anlagen kalk. Abschreibungskosten * Ermittlung von Personalnormalkosten * Erfassung von Vergleichsmietsätzen und HISSVA-GX Verwaltung von Personaldaten Stellen * Ermittlung von kalkulatorischen Mieten Verwaltung von Stellendaten Personalistkosten * Ermittlung von Verrechnungspreisen nach Verwaltung von Stellenbesetzungsdaten Beschäftig.verhältnisse dem Gleichungsverfahren * Kostenverteilung nach Leistungsflüssen oder HISBAU-PC Verwaltung von Flächendaten Bezugsgrößen in Parallelvarianten HISRPA-PC Verwaltung von Gebäudedaten * Berücksichtigung der Lehrverflechtung in der Verwaltung von Raumdaten Flächen Kostenträgerrechnung * Standardauswertungen der HISSOS/POS Verwaltung von Studierendendaten Studierende/Absolventen Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung, Lehrverflechtungsmatrix Kostenträger- und Kennzahlenrechnung HISISY-GX Datenbankauswertungen * Flexible "ad hoc"-auswertungen Abbildung 2: Überblick über die Beziehung zwischen operativen HIS-Basissystemen und HISCOB Der Aufwand, der in Kauf genommen werden muß, um nach dem skizzierten Modell Kostenrechnung zu betreiben, liegt darin, die an der Hochschule verteilt vorliegenden und verteilt, d.h. in unterschiedlichen Organisationsbereichen, gepflegten Daten so zu organisieren, daß sie zusammenführbar werden. Der Vorteil einsatzes von HISCOB besteht darin, daß auf die hochschulischen Besonderheiten Rücksicht genommen werden kann und weder generelles Umdenken noch Neustrukturierung im Bereich der Finanzverwaltung verlangt werden.

6 4 3 Inhaltliche Basis für HISCOB Jeder Anwender von HISCOB wird mit dem Einsatz dieses Systems das Ziel verbinden, eine Kostenund Leistungsrechnung zu betreiben, é é é é die Informationen zur Wirtschaftlichkeit liefert, die Informationen für die interne operative und strategische Steuerung bietet, die mehr Kostenbewußtsein durch Kostentransparenz zu schaffen hilft, die die Preiskalkulation für eigene, intern oder extern angebotene Leistungen unterstützen kann. Um das zu erreichen, sind inhaltliche Vorüberlegungen zur Datenstruktur erforderlich. Ausgehend von den betriebswirtschaftlichen Begriffsdefinitionen 1 wird man zunächst eine Abgrenzung vornehmen zwischen den monetären Größen der Mittelbewirtschaftung und jenen Größen, die in die Kosten- und Leistungsrechnung einzugehen haben. Dabei läßt sich feststellen, daß die Haushaltsmittelbewirtschaftung im wesentlichen mit Einnahmen und Ausgaben operiert, von denen der Kostenrechnung nur Teile zugeführt werden dürfen. Lediglich die Buchungspositionen der Mittelbewirtschaftung, die als kostengleiche Ausgaben bzw. erlösgleiche Einnahmen identifiziert werden, dürfen in die Kosten- und Leistungsrechnung eingehen. Außerdem ist zu berücksichtigen, daß die aus der Mittelbewirtschaftung stammenden Buchungssätze wiederum nur einen Teil der für die Kosten- und Leistungsrechnung benötigten Informationen ausmachen. Weitere Arten von Kosten, insbesondere die Personalkosten, die kalkulatorischen Abschreibungen und die kalkulatorischen Mieten werden benötigt. Zu deren Gewinnung sind Datenlieferungen aus anderen Bereichen der Hochschulverwaltung erforderlich. Um eine möglichst automatisierte Zulieferung zu unterstützen, sind die HIS-Basissysteme erweitert worden, in denen Informationen vorgehalten werden, die der Ermittlung der noch fehlenden Kostenblöcke dienen (siehe Abbildung 2). Zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der universitären Leistungserstellung werden nicht nur die Kosten, sondern auch Informationen über die erbrachten Leistungen benötigt. Sollen Gemeinkosten verursachungsgerecht verteilt werden, dann müssen Bezugsgrößen für Umlagen definiert und der Kostenrechnungssoftware bekannt gemacht werden. Verfolgt man zudem das Ziel, die auf zentralen Einheiten angefallenen Kosten nach internen Leistungsflüssen von den zentralen auf die fachlichen Einheiten zu verteilen, sind die entsprechenden Leistungsflüsse periodenbezogen zu erfassen und in der Kostenrechnungssoftware abzubilden. Eine Vielzahl von Bezugsgrößen zur Kostenverteilung kann aus den Basissystemen selektiert und an HISCOB übertragen werden, so z.b. die Fläche je Kostenstelle, die Beschäftigungsverhältnisse je Kostenstelle, die Studierendenzahl je Studiengang oder die Studierenden-Vollzeitäuivalente je Lehreinheit. 1 EINZAHLUNGEN/AUSZAHLUNGEN führen zur Veränderung des Zahlungsmittelbestandes. EINNAHMEN/AUSGABEN führen zur Veränderung des Geldvermögens. ERTRAG/AUFWAND führen zur Veränderung des Gesamtvermögens eines Unternehmens durch innerbetrieblich verursachten oder außerbetrieblich bedingten Wertzuwachs/Werteverzehr von Gütern und Dienstleistungen. LEISTUNG/KOSTEN führen zur Veränderung des Betriebsergebnisses, das aus der Differenz von Kosten und Leistungen hervorgeht. LEISTUNGEN sind das Ergebnis der betrieblichen Tätigkeit, d.h. die in Geld bewerteten Güter und Dienstleistungen, die im Produktionsprozeß entstanden sind. Leistungswert ist entweder der Kostenwert (Herstellungskosten, Verrechnungspreise) der erzeugten Güter oder der ERLÖS für die abgesetzten und der Kostenwert der noch im Betrieb befindlichen Güter. KOSTEN sind der in Geld bewertete Güter- und Dienstleistungsverzehr, den die betriebliche Tätigkeit verursacht hat.

7 5 3.1 Kostenarten und Erlöse Die Aufstellung eines Kosten- und Erlösartenverzeichnisses ist einer der ersten Schritte bei der Einführung der Kostenrechnung an der Hochschule. Da die im Kosten-/Erlösartenverzeichnis enthaltenen Kostenarten nicht nur von HISCOB, sondern auch von den datenliefernden Basissystemen (wie der Mittelbewirtschaftung, der Personal- und Stellenverwaltung, der Inventarverwaltung/Anlagenbuchhaltung, der Flächenverwaltung) benutzt werden müssen, ist deren Definition und Strukturierung die gemeinsame Aufgabe der datenliefernden Verwaltungsbereiche. Das Kostenartenverzeichnis ist eine von der kameralistischen Ausgabensystematik, die geprägt wird durch Titel und Untertitel, unabhängige Gliederung. In der Literatur wird empfohlen, sich bei der Kostenartendefinition an der Art und dem Umfang der Kostengüter zu orientieren, die in den Hochschulen für sachlich abgegrenzte Dienstleistungen eingesetzt und verzehrt werden, wie Personalkosten, Betriebsmittelkosten, Material- und Werkstoffkosten und sonstige Kosten. Ziel der Kostenartenrechnung ist die Beantwortung der Frage: FÜR DEN VERBRAUCH WELCHER GÜTER SIND DIE KOSTEN ENTSTANDEN? Das Kosten-/Erlösartenverzeichnis muß alle anfallenden Kosten- und Erlösarten enthalten, sowohl tatsächlich verausgabte (pagatorische) als auch kalkulatorische. Mit der Definition zusätzlicher Aggregationsebenen wächst der Auswertungskomfort. HISCOB stellt einen Pflegedialog für das Kosten-/Erlösartenverzeichnis zur Verfügung. Aufgrund der zentralen Bedeutung sollten Veränderungen am Kostenartenverzeichnis nur einem Systemkoordinator eingeräumt werden. 3.2 Kostenstellen Es müssen eine Kostenstellenstruktur aufgestellt und daraus ein Kostenstellenverzeichnis abgeleitet werden, das Endkostenstellen 2, Vorkostenstellen 3 und eventuell Verrechnungskostenstellen umfaßt. Zur Kostenstellendefinition können organisatorische, räumliche und funktionelle Aspekte herangezogen werden; als Leitfaden sollte das Anliegen der Kostenstellenrechnung dienen: WO SIND DIE KOSTEN ANGEFALLEN? bzw. WER HAT DIE KOSTEN VERURSACHT? Das heißt, als Kostenstellen sollten Einheiten definiert werden, denen die Kosten direkt zugeordnet oder indirekt zugerechnet werden können und deren Kostenhöhe, deren Anteile an den Gesamtkosten, deren Anteile an den externen Leistungen des Unternehmens von Interesse sind. Unter optimalen Bedingungen wird HISCOB einen Teil seiner Daten regelmäßig und automatisch aus Vorsystemen wie HISMBS beziehen. Das bedeutet, die als Kostenstellen für die Kostenrechnung identifizierten Einheiten müssen bereits in den vorverarbeitenden Systemen Berücksichtigung finden. Kostenrechnungsrelevante Haushaltsbuchungen müssen demzufolge kostenstellenbezogen (bzw. kostenträgerbezogen) erfolgen. Dazu ist entweder auf einem Kostenstellenkonto (bzw. Kostenträgerkonto) zu buchen oder dem Buchungssatz ist die Kostenstelle (bzw. der Kostenträger) als Zusatzmerkmal hinzuzufügen. 2 3 In der Regel sind die Hauptkostenstellen auch Endkostenstellen. Als Synonym für Hilfskostenstellen benutzt; eine Untergliederung in allgemeine Kostenstellen und Nebenkostenstellen ist möglich.

8 6 Für HISCOB ist es erforderlich, daß die Daten mehrerer Mandanten, z.b. von Standort A und von Standort B einer Hochschule zusammengeführt werden können und dennoch unterscheidbar sind. Deshalb wurden Voraussetzungen geschaffen, mehrere Kostenstellen (die entweder aus HIS- Basissystemen übernommen oder gemeinsam mit HIS-Basissystemen genutzt werden) unter einer Mandantenummer zusammenzufassen. Beispiel: Die Hochschulbibliothek versorgt die Kostenstellen in Standort A und in Standort B mit Bibliotheksleistungen. Innerhalb der Kostenstellenrechnung sollen demzufolge die Bibliothekskosten leistungsgerecht auf beide Mandanten, d.h. auf Standort A und auf Standort B, verteilt werden. In Auswertungen sollen jedoch die Kosten von Standort A parallel zu dem Kostenblock von Standort B ausgewiesen werden. Jeder Kostenstelle können mehrere Kostenträger zugeordnet werden. Kostenstellen sind hierarchisch miteinander verknüpfbar. Eine beliebig wählbare Aggregationstiefe erlaubt den Abruf verdichteter Kosteninformationen. Kostenstellen, die der gleichen Ebene innerhalb der Organisationsstruktur angehören, lassen sich zu Gruppen zusammenfassen. Mit Hilfe dieser Gruppen kann die Kostenstellenrechnung bei Bedarf in mehrere Zwischenschritte gestückelt werden. Es ist nicht zwingend, daß bei der Verteilung der Kostenstellengemeinkosten und bei der Abbildung der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung von den Vorkostenstellen direkt und in einem EINZIGEN Schritt auf ALLE Empfängerkostenstellen verteilt wird. HISCOB stellt einen Pflegedialog für das Kostenstellenverzeichnis zur Verfügung gestellt. Aufgrund der zentralen Bedeutung sollten Veränderungen am Kostenstellenverzeichnis nur einem Systemkoordinator eingeräumt werden. 3.3 Kostenträger Sollen die Kosten nicht nur den Stellen ihrer Entstehung zugerechnet und nach Arten differenziert werden, sondern verfolgt man darüber hinaus das Ziel einer produkt bezogenen Kostenzurechnung, dann ist es notwendig, die Produkte der Dienstleistungseinrichtung Hochschule zu identifizieren und als Kostenträger aufzustellen. Das Ziel der Kostenträgerrechnung ist die Beantwortung der Frage: WOFÜR SIND DIE KOSTEN ENTSTANDEN? BZW. WIEVIEL KOSTET EIN ENDPRODUKT? In der Mittelbewirtschaftung mit HISMBS werden Kostenträger der Forschung bereits jetzt unter der Bezeichnung Forschungsprojekt geführt. Im Bereich der Ausbildungsleistungen bedient man sich der Studiengänge als Kostenträger, da sie eine Zwischengröße für die Kostenermittlung je Studienplatz darstellen. Kostenträger in Forschung und Verwaltung Zum Einrichten und Pflegen eines Verzeichnisses für die Kostenträger der Forschung und weiterer Kostenträger, die nicht der Lehre zuzuordnen sind (z.b. Verwaltung und Management), stellt HISCOB eine eigene Aktivität zur Verfügung. Der Merkmalsumfang für dieses Verzeichnis resultiert komplett aus den Vorgaben der Drittmittelverwaltung als dem Bereich, dem die Pflege der Forschungsprojekte obliegt. Es wird davon ausgegangen, daß die Vielzahl der zur vollständigen Charakterisierung eines Forschungsprojektes notwendigen Merkmale gleichermaßen eine Merkmalsobermenge bildet, die die Charakteristika der übrigen Kostenträger, die nicht der Lehre zuzuordnen sind, einschließt. Aufgrund seiner zentralen Bedeutung sollten auch die Veränderungen am Kostenträgerbestand nur nach systemübergreifender Abstimmung durchgeführt werden.

9 7 Kostenträger der Lehre Da die Kostenträger der Lehre in den für sie relevanten Merkmalen stark abweichen von allen anderen Kostenträgern, steht für sie ein eigenes Verzeichnis zu Verfügung. Bei den Kostenträgern der Lehre handelt es sich im wesentlichen um Studiengänge, die bisher in keinem Vorsystem vorliegen. HISCOB bietet einen eigenen Pflegedialog an.

10 8 4. Kostenartenrechnung 4.1 Anliegen Das Ziel der Kostenartenrechnung ist die systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung interner und externer Kostenträger entstehen. Die Kostenerfassung erfolgt in verschiedenen Verwaltungsbereichen der Hochschule, insbesondere der Mittelbewirtschaftung, der Inventarverwaltung, der Personalverwaltung und der Baudatenverwaltung. Nach der Herkunft der Kostengüter lassen sich primäre (ursprüngliche) und sekundäre Kostenarten unterscheiden. Primäre Kostenarten spiegeln den Kostenverbrauch für Güter und Leistungen wider, die die Hochschule von Externen bezogen hat. Sekundäre Kostenarten sind der geldmäßige Gegenwert für die verbrauchten innerhochschulischen (Dienst-)Leistungen. In der Kostenartenrechnung werden die gesamten Primärkosten einer Abrechnungsperiode, sortiert nach den Arten ihrer Entstehung, ausgewiesen. Sekundärkosten entstehen erst in der Kostenstellenrechnung. 4.2 Kostenerfassung, Kostenermittlung Nach der Art der Kostenerfassung/-ermittlung können ausgabengleiche und kalkulatorische Kostenarten unterschieden werden. Zu den ausgabengleichen Kosten gehören u.a. die Personal-Ist- und die Sachmittelkosten. Kalkulatorische Kosten sind dadurch gekennzeichnet, daß der durch sie erfaßte Werteverzehr in der (finanzbuchhalterischen wie auch kameralistischen) Buchführung gar nicht oder in anderer Höhe angesetzt wird. Kalkulatorische Kosten sind z.b. kalkulatorische Abschreibungen, kalkulatorische Mieten, Personal-Durchschnittskosten Personalkosten Um den größten Kostenblock in die Kostenrechnung einfließen zu lassen, sind mehrere Alternativen möglich. HISCOB-GX errechnet Personal-Durchschnittskosten Basierend auf Beschäftigungsvollzeitäquivalenten 4 importiert aus HISSVA-GX und einem je Vergütungsgruppe festgelegten Kalkulationssatz (aus Grundbetrag und prozentualem Zuschlag), ermittelt HISCOB die Summe der Personal-Durchschnittskosten je Kostenrechnungsperiode, Kostenstelle und Kostenart. HISCOB-GX importiert Personal-Ist-Kosten Hochschulen, die es vorziehen, mit den tatsächlichen Personalkosten zu arbeiten, können diese direkt im HISCOB-Dialog buchen. Eine zweite, weniger eingabeaufwendige Lösung besteht darin, die Rücklaufdaten des Landesamtes für Besoldung und Vergütung (bzw. vergleichbarer Einrichtungen) auf Paßfähigkeit zu prüfen und ggf. zunächst in HISSVA oder HISMBS zu importieren und von dort an HISCOB zu liefern. HISCOB ermöglicht die parallele Verarbeitung von Personal-Ist-Kosten und von Personaldurchschnittskosten. Zur Unterscheidung bietet HISCOB eine Möglichkeit zur Zusammenfassung der Kostenarten, die als Ist-Kosten bzw. als parallel zu führende Kosten zu behandeln sind. 4 Zum Beispiel beträgt das Vollzeitäquivalent (VZÄ) eines auf einen halben Monat befristesten Beschäftigungsverhältnisses mit voller tariflicher Arbeitszeit 0,5; ebenso das VZÄ eines Beschäftigungsverhätnisses, das sich über einen gesamten Monat erstreckt, jedoch nur auf 50% der tariflichen Arbeitszeit beruht

11 Ausgabengleiche Kosten und einnahmengleiche Erlöse Sofern HISCOB eingebettet ist in den HIS-Systemverbund Kostenrechnung, wird dieser Kostenblock im Mittelbwirtschaftungssystem HISMBS-PC, -UNIX oder -GX im wesentlichen in Form von Auszahlungsanordnungen erfaßt. Mit den Erweiterungen von HISMBS zur Eingabe von Kostenart, Kostenstelle, Kostenträger, Kostenrechnungsperiode ist es gelungen, die ursprünglich ausschließlich kameralistisch ausgerichteten Buchungen kostenrechnungstauglich werden zu lassen. Sie können in die Kostenrechnung überführt und dort weiterverwendet werden. Kostenrechnungselemente in HISMBS é é é é é é Ausprägungen zur differenzierten KENNZEICHNUNG VON KOSTEN- UND ERLÖSARTEN, einzugeben bei der Schlüsselpflege (nur HISMBS-UNIX). Zwei Felder für die KORE-PERIODE in einem Zusatzfenster der Buchungsmaske (nur HISMBS-UNIX) Nutzungsbeispiel: Die Buchungsperioden der Mittelbewirtschaftung und der Kostenrechung weichen voneinander ab. Ein kontenunabhängiges Zusatzfeld KOSTENSTELLE in der Buchungsmaske Nutzungsbeispiel: Es gibt kein MBS-Konto für die Kostenstelle, der in COB die Kosten zugeschrieben werden sollen. Das MBS-Buchungskonto bezieht sich auf eine aggregierte Organisationseinheitenebene. Ein kontenunabhängiges Zusatzfeld KOSTENTRÄGER in der Buchungsmaske Nutzungsbeispiel: Die MBS-Buchung soll nicht, die COB-Buchung soll auf einem Kostenträgerkonto erfolgen. Mehrere Listen mit den SUMMEN PRO KOSTEN-/ERLÖSART FUNKTIONALITÄT zur Aufbereitung und Übergabe der kostenrechnerisch wichtigen (bzw. der für den Ausstattungsvergleich erforderlichen) Daten an HISCOB. Rechnungsbearbeitung in HISMBS Bereits beim Einrichten der HISMBS-Konten sollte die kostenrechnerische Sicht Berücksichtigung finden. Soweit dies möglich und aus Überwachungsgesichtspunkten heraus sinnvoll erscheint, können Konten für Kostenstellen, Kostenarten, Kostenträger eingerichtet werden, wobei die einheitlichen, mit der Kostenrechnung abgestimmten Schlüssel herangezogen werden müssen. Kostenrechnungsmerkmale, die nicht in den Konten abgelegt werden, sind dem Buchungssatz hinzuzufügen; beispielsweise, wenn die Kostenrechnung eine feinere Untergliederung der Kostenstellen fordert als die Mittelbewirtschaftung benötigt oder als HISMBS zuläßt.

12 10 Prinzip der Erfassung kostenrechnungsrelevanter Daten in HISMBS Merkmale im Merkmale im Merkmale im MBS-Konto MBS-Buchungssatz COB-Buchungssatz Jahr Jahr Kapitel Kapitel Kapitel 5 Titel Titel Titel Untertitel Untertitel Fachbereich Fachbereich Institut Institut automatische oder manuelle Ergänzung um: Kostenrechnungsperiode Kostenrechnungsperiode Kostenstelle/-träger Kostenstelle/-träger Kostenart Kostenart automatische Ergänzung um: COB-Buchungsnummer MBS-Identifikationsnummer MBS-Identifikationsnummer etc. etc. etc. Alle in HISMBS vorgenommenen Buchungen, die der Kostenrechnung zugeleitet werden sollen, werden mit dem kompletten Merkmalsset aus Kostenstelle/Kostenträger, Kosten-/Erlösart und Kostenrechnungsperiode versehen. Die Buchungsperiode wird aus dem Buchungs-, Fälligkeits- bzw. Geldeingangsdatum abgeleitet. Je nach Systemeinstellung erfolgt eine Datenvorbesetzung mit Erlaubnis zur manuellen Präzisierung. Die MBS-Identifikationsnummer wird automatisch vom HISMBS-Programm ergänzt, sie ermöglicht bei Bedarf die rekursive Kostenanalyse. Die Buchungen der Mittelbewirtschaftung werden entweder kostenstellen- ODER kostenträgerbezogen angelegt. Dies resultiert daraus, daß HISCOB die klassische Kostenrechnung unterstützt, indem es zunächst innerhalb der Kostenstellenrechnung eine Umwälzung von Gemeinkosten und Kosten zentraler Einrichtungen auf die Hauptkostenstellen vornimmt und in der sich anschließenden Kostenträgerrechnung die Kostenträgergemeinkosten (=Gesamtkosten der Hauptkostenstellen) den externen Kostenträgern zurechnet. Vorteile dieses Vorgehens bestehen darin, daß die Kostenersterfassung (z.b. im Fachbereich oder in der zentralen Haushaltsabteilung) weniger aufwendig (eingabeintensiv) ist als bei gleichzeitiger Benennung von Kostenstelle und Kostenträger, die Notwendigkeit zum Rechnungssplitting geringer ist und desweiteren die ex post Angabe zur Verwendung eines angeschafften Gutes realistischer ist als die ex ante Angabe bei der Rechnungsbearbeitung. HISMBS bietet zur Aufteilung von Rechnungsbeträgen die Buchungstypen Sammelanordnung, Verbund- und Splitbuchung an. Für Kostenstellengemeinkosten, also jenen Kostenanteil, der zunächst den Kostenverursachern nicht exakt zugeordnet werden kann, empfiehlt sich die Buchung auf einer Verrechnungskostenstelle. 5 Kapitel und Titel sind für die Kostenrechnung zunächst ohne Belang. Sie gewinnen jedoch dann an Bedeutung (z.b. für Haushaltsverhandlungen), wenn ausschließlich die Kosten betrachtet werden sollen, die aus Mitteln bestimmter Herkunft finanziert worden sind. Um HISCOB-Kostenberichte für Haushaltsverhandlungen nutzen zu können, müssen auch abzuschreibende Güter und Beschäftigungsverhältnisse bereits in den Basissystemen um Informationen über die Mittelherkunft ergänzt werden. Ausgabengleiche Kosten, kalkulatorische Abschreibungen und Personaldurchschnittskosten können damit in HISCOB nach ihrer Mittelherkunft unterschieden und separat behandelt werden.

13 Kalkulatorische Abschreibungen Es wäre kostenrechnerisch falsch, Investitionen nur der Kostenrechnungsperiode zuzurechnen, in der sie getätigt wurden. Mit Hilfe der kalkulatorischen Abschreibungen soll die tatsächliche Wertminderung des Anlagevermögens ausgedrückt und die substantielle Kapitalerhaltung gewährleistet werden. Die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsgutes werden dazu auf die Jahre der tatsächlichen Nutzung verteilt. Kalkulatorische Abschreibungen können, im Gegensatz zu den bilanziellen, auch nach der Amortisation des Wirtschaftsgutes fortgesetzt werden. Die Inventarverwaltungssysteme HISIVS-PC, -UNIX und -GX enthalten entsprechende Funktionalität. Als systemweit gültige Größe kann die Wertgrenze für Abschreibungen fixiert werden. Zu jedem Inventarisierungsgut können u.a. Inbetriebnahmedatum, Nutzungsdauer, Kostenstelle, Kostenart, Anschaffungskosten, Auftragsnummer, Aussonderungsdaten hinterlegt werden. In perioden-, d.h. monatsbezogenen Berechnungsläufen wird der Datenbestand durchsucht nach Inventargegenständen, die in der angegebenen Periode abzuschreiben sind. Die nach der linearen Abschreibungsmethode ermittelten Beträge gehen als Summe je Kostenstelle und je Kostenart in HISCOB ein Kalkulatorische Mieten Pagatorische Mieten gehen aus der Mittelbewirtschaftung hervor, da es sich bei ihnen um ausgabengleiche Kosten handelt. Für Raumflächen, die jedoch von der Hochschule ohne Mietzahlung genutzt werden, ist eine kalkulatorische Miete anzusetzen. Die Höhe der kalkulatorischen Miete soll dem Mietaufwand entsprechen, der bei Anmietung vergleichbarer Räume entstehen würde. Basierend auf den Flächendaten, importiert aus HISBAU oder HISRPA und einem in HISCOB-GX erfaßten Vergleichskaltmietsatz (aus Nettobetrag plus Zuschlag bzw. Nettobetrag mal Gewichtungsfaktor), ermittelt HISCOB-GX die Summe der kalkulatorischen Miete je Kostenrechnungsperiode, Kostenstelle, Kostenart und Nutzungsart nach DIN 277 (oder je Kostenrechnungsperiode, Kostenstelle, Kostenart und Kostenflächenart). Abbildung 3: HISCOB-Fenster zur Erfassung der Kaltmietsätze Für Techn. Labors, Ateliers wurde ein Kaltmietpreis von DM je Quadratmeter fixiert; er wird gebildet aus dem Mietgrundwert von DM und dem kostenflächenartabhängigen Gewichtungsfaktor von 2,3.

14 12 Flächennutzungsarten spiegeln die Gruppierung von Raumnutzungsarten gemäß DIN 277 wider. Der Zusammenfassung von Raumnutzungsarten zu Kostenflächenarten liegt ein anderes Gruppierungsschema zugrunde. In HISBAU (nicht aber in HISRPA) kann zusätzlich für jedes Gebäude eine qualitative Einstufung vorgenommen werden, indem ein Qualitätsfaktor vergeben wird, der mit den Flächendaten in den HISCOB-Datenbestand übergeht und sich bei der Mietberechnung kostenregulierend auswirkt. Mit dem Qualitätskennzeichen lassen sich die Bausubstanz und/oder die Lage eines Gebäudes je nach Bedarf in die Berechnung der kalkulatorischen Mietkosten einbeziehen. HISCOB ermöglicht die parallele Verarbeitung von pagatorischen und kalkulatorischen Mieten. Zur Unterscheidung bietet HISCOB eine Möglichkeit zur Zusammenfassung der Kostenarten, die als Ist- Kosten bzw. als parallel zu führende Kosten zu behandeln und auszuweisen sind. 4.3 Verfahren und Ergebnisse der Kostenartenrechnung in HISCOB Primärkosten können, wie oben beschrieben, in Vorsystemen erfaßt und an HISCOB übergeben oder durch Direktbuchung im HISCOB-Dialog erzeugt werden. Für alle Primärbuchungen gelten gleiche Buchungsprinzipien. Buchungsprinzipien und Auskunftserteilung a) Alle Buchungen erhalten IDENTIFIKATIONSKENNZEICHEN, und zwar: ein Kennzeichen, aus dem die Herkunft des Buchungssatzes hervorgeht, Merkmale, die die eindeutige Identifikation jeder Buchung ermöglichen und ggf. rekursive Analysen bis hin zur Rechnungsbearbeitung in der Mittelbewirtschaftung unterstützen, ein Merkmal, das zusammenhängende Positionen eines Buchungsvorganges verbindet; das gilt insbesondere für Buchungen, die erst in HISCOB auf mehrere Kostenrechnungsperioden gesplittet werden und ein Merkmal, das den Buchungstyp erkennen läßt. b) Primärbuchungen werden PERIODENBEZOGEN getätigt. Eine Buchungsperiode entspricht einem KALENDERMONAT. c) Die aktuellen Primärkosten- und -erlössummen für Kostenstellen und Kostenträger sind demzufolge periodenbezogen abrufbar. d) HISCOB läßt die parallele Bearbeitung von pagatorischen und kalkulatorischen bzw. Durchschnitts-kosten zu. e) Kostenrechnungsbudgets können als Plankosten gebucht und den Ist-Kosten gegenübergestellt werden.

15 13 Abbildung 4: HISCOB-Fenster zur Dialogbuchung von Primärkosten, Primärerlösen Die beispielhaft ausgewählte Buchung stammt aus HISMBS-UNIX. Sie zeigt Personalistkosten, gebucht als Kostenträgereinzelkosten. Sobald die primären Kosten einer Abrechnungsperiode in HISCOB vorliegen, kann die Kostenartenrechnung angestoßen werden. HISCOB erzeugt kostenstellenbezogene, wie auch kostenstellenunabhängige Aufstellungen, in denen die Kostensummen für alle im Auswertungszeitraum gebuchten Kostenarten enthalten sind. Da für eine Vielzahl von Auswertungen die feingliedrige Darstellung des gesamten Kostenartenspektrums nicht erforderlich ist, vielleicht sogar störend wirkt, bietet HISCOB den Kostenartenbaum. Damit wird die variable Sicht auf die Kostenartenstruktur ermöglicht. Einzelne Verzweigungen, von denen nur die Kostensumme interessiert, können temporär ausgeblendet werden. Abbildung 5: Auszug aus einem HISCOB-Kostenartenbericht

16 14 5 Kostenstellenrechnung 5.1 Anliegen An die Kostenartenrechnung schließt sich die Kostenstellenrechnung an, die die verursachungsgerechte Verteilung der Kosten innerhalb der Hochschule zum Ziel hat. Dazu gehören die Abbildung der innerhochschulischen Leistungsbeziehungen wie auch die Verteilung von Kostenstellengemeinkosten. Innerhochschulische Dienstleistungsflüsse Sie können entstehen: zwischen zentralen Einrichtungen z.b. gegenseitiger Leistungsaustausch zwischen Hochschulbibliothek und Hochschulrechenzentrum wie auch zwischen zentralen und fachlichen Einrichtungen z.b. Leistungsaustausch zwischen Hochschulbibliohthek und Professur oder Leistungsaustausch zwischen Dekanat und Professur Kostenstellengemeinkosten Kostenstellengemeinkosten, z.b. die Bewirtschaftungskosten, die im Zuge der Rechnungsbearbeitung zunächst auf Verrechnungkostenstellen gebucht wurden, sind mit geeigneten Schlüsseln auf die Kostenstellen zu verteilen, in denen sie entstanden sind. Dabei ist zu beachten, daß Gemeinkostenumlagen MIT EINFLUß AUF DAS HAUSHALTSBUDGET der betroffenen Kostenstellen bereits im Mittelbewirtschaftungssystem vorgenommen werden müssen und erst danach an HISCOB übertragen werden dürfen. Das ist dann der Fall, wenn für die betroffenen Kostenstellen ein MBS-Konto eingerichtet und mit einem Ausgabenbudget versehen wurde. Gemeinkostenumlagen, die sich hingegen ausschließlich auf das Kostenrechnungsbudget auswirken und OHNE EINFLUß AUF DAS AUSGABENBUDGET bleiben, können direkt in HISCOB durchgeführt werden. 5.2 Erzeugung von Leistungsarten und Umlageschlüsseln Um die Kostenstellenrechnung durchführen zu können, sind Leistungsarten und Umlageschlüssel (L/U-Schlüssel) zu definieren und mit Bezugsgrößen zu versehen. Bezugsgrößen müssen sich möglichst proportional zur Kostenverursachung verhalten, da von ihnen die Genauigkeit der Kostenstellenrechnung abhängt. In HISCOB lassen sich direkte Bezugsgrößen (hervorgehend aus den Mengen abgegebener Leistungen) und indirekte Bezugsgrößen (sich zum Kostenverlauf proportional verhaltende Meßgrößen) unterscheiden. Gebräuchliche L/U-Schlüssel sind z.b. Zahl der Beschäftigten je Kostenstelle Zahl der Beschäftigten-Vollzeitäquivalente je Kostenstelle Hauptnutzfläche je Kostenstelle Zahl der Studierenden je Lehreinheit Zahl der Studierenden-Vollzeitäquivalente je Lehreinheit. Weitere Verteilschlüssel können sein: gefahrene Kilometer geleistete Stunden etc. Sofern HISCOB eingebettet ist in den kompletten HIS-Systemverbund Kostenrechnung, ist es in der Lage, die meisten der o.g. Verteilschlüssel systemgestützt, d.h. ohne manuellen Erfassungsaufwand zu erzeugen, und zwar auf der Grundlage von Informationen, die aus den Basissystemen HISSVA, HISSOS, HISBAU/HISRPA bezogen werden.

17 Beschäftigungsverhältnisse aus HISSVA-GX Aus HISSVA werden Beschäftigungsverhältnisse je Periode, je Kostenstelle und je Kostenart importiert. Sie gelten jeweils für den Zeitraum eines Monats und geben den Anteil an der tariflichen Arbeitszeit innerhalb dieser Kostenrechnungsperiode an. Mit den quantitativen Anteilswerten werden weitere Daten, wie Amts-/Dienst-/Tätigkeitsbezeichnung, Vergütungsgruppe, Laufbahngruppe und Dienstart übergeben. Dadurch ist die Doppelnutzung der übernommenen Daten als Bezugsgrößen für die Kostenverteilung und als Größe zur Errechnung der Personaldurchschnittskosten gegeben. Abbildung 6: HISCOB-Fenster zur manuellen Pflege von Leistungsflüssen und zum Abruf automatisch erzeugter Umlageschlüssel Abgebildet sind die Monatswerte des automatisch von HISCOB ermittelten Umlageschlüssels Voll zeitäquivalente aus Beschäftigungsverhältnissen je Kostenstelle. Die monatlichen Abweichungen resultieren aus Fluktuation, veränderten Arbeitszeiten u.ä Flächen aus HISBAU oder aus HISRPA Flächen aus HISBAU Bei den aus HISBAU importierten Flächen ist die Nutzung durch mehrere Kostenstellen bisher unberücksichtigt geblieben. Die Mehrfachnutzung einer Fläche, beispielsweise eines Hörsaales, muß demzufolge in HISCOB vermerkt werden, sofern sie sich in der Kostenverteilung niederschlagen soll. Derartige Flächen sollten deshalb korrekterweise bereits in HISBAU einer Verrechnungskostenstelle (z.b. "Hörsaal 1") zugeordnet werden. Die auf der Kostenstelle anfallenden Kosten können dann innerhalb der HISCOB- Kostenstellenrechnung nach einem geeigneten Verteilschlüssel den nutzenden Kostenstellen zugerechnet werden.

18 16 Flächen aus HISRPA In die aus HISRPA importierten Flächen ist die Mehrfachnutzung bereits eingangen. Das heißt, die Fläche eines mehrfach genutzten Raumes ist bereits auf die nutzenden Kostenstellen aufgeteilt worden. Über die Raum- und Gebäudezuordnung einer Kostenstelle ist es jedoch möglich, alle einen Raum oder ein Gebäude nutzenden Kostenstellen wieder zusammenzuführen. Für die Erzeugung von flächenbasierten Verteilschlüsseln können deshalb Raum-Id oder Gebäude-Id herangezogen werden Fachfälle aus HISSOS Aus den gelieferten Fachfallzahlen Studierender werden durch spezielle Auswertungen und teilweise mit Hilfe von Gewichtungsfaktoren mehrere studiengangspezifische wie auch lehreinheitenbezogene Größen errechnet. Sie sind je nach Bedarf als Verteilschlüssel für die Kostenstellenrechnung verwendbar, gehen in die Lehrmengenberechnung ein und stehen zur Kennzahlenbildung zur Verfügung. Fachfälle gesamt ) jeweils ungewichtet und Fachfälle in der Regelstudienzeit ) mit abschlußabhängiger Gewichtung Fachfälle im Fachsemester ) Vollzeitäquivalente gesamt Vollzeitäquivalente in der Regelstudienzeit Vollzeitäquivalente im Fachsemester ) jeweils ohne besondere Berücksichtigung ) von Doppelstudium und mit Berücksichtigung ) von Doppelstudium Kopfzahlen gesamt ) jeweils ohne Gewichtung Kopfzahlen in der Regelstudienzeit ) Kopfzahlen im Fachsemester ) 5.3. Definition von Verteilmodi Umfang und Auswahl der Kostenstellen (Vor- und Verrechnungskostenstellen), deren Kosten verteilt werden sollen, liegt im Ermessen der Hochschule. Für jede leistungsabgebende Kostenstelle ist ein beliebig wählbarer Verteilmodus festzulegen. Aus dem Verteilmodus gehen hervor: der oder die Umlageschlüssel, die zur Verteilung der Kostenstellenkosten herangezogen werden sollen und eventuelle Ausschlußanteile, die nicht in die Verteilung einfließen, sondern auf der Kostenstelle verbleiben sollen, z.b.fixkostenanteile bei Teilkostenrechnung Die von der Verteilung auszuschließenden Kostenanteile können ebenso wie die nach unterschiedlichen Leistungsarten/Umlageschlüsseln zu verteilenden Kostenanteile entweder als Kostenart, als absoluter Betrag oder als Prozentwert (bei Ausschlüssen bezogen auf den Kontostand, bei Verteilungen bezogen auf den Kostenblock nach Abzug der absoluten und der Kostenartenbeträge) angegeben werden. Die vollständige Kostenverteilung (ohne Ausschlüsse) führt nur dann zu einer 100%igen Entlastung des abgebenden Kostenhalters, wenn die Kostenanteile in Prozentwerten angegeben werden, andernfalls können im Ergebnis Über- oder Unterdeckungen auftreten.

19 17 Abbildung 7: HISCOB-Fenster zur Definition der Verteilmodi Im Beispiel werden die Kosten des Rechenzentrums nach einer Kombination aus zwei Umlageschlüsseln verteilt. Dabei gilt, daß 50% proportional zur Anzahl der Beschäftigngsverhältnisse auf die Kostenstellen zu verteilen sind und die restlichen 50% proportional zur Anzahl Studierender den Lehreinheiten zugerechnet werden sollen. 5.4 Verfahren und Ergebnisse der Kostenstellenrechnung in HISCOB Nachdem die benötigten Leistungsarten und Umlageschlüssel komplett mit Bezugsgrößen vorliegen und die Verteilmodi fixiert worden sind, kann die Kostenverteilung als Simulationsvariante oder für einen Verteilschritt angestoßen werden. Alle Kostenverteilbuchungen und die ihnen zugrundeliegenden Verteilvorschriften werden entweder mit Bezug zu einer Simulationsvariante oder mit Bezug auf auf einen Verteilschritt abgelegt. Die zu bearbeitende Variante bzw. der Verteilschritt sind beim Starten der Anwendung auswählbar und anschließend für die Dauer der Sitzung in der Kopfzeile sichtbar. Informationen und Ergebnisse beliebig vieler Simulationsvarianten können parallel vorgehalten und abgerufen werden. Die Kostenstellenrechnung mit HISCOB kann in einem einzigen Schritt nach dem GLEICHUNGSVERFAHREN (auch als Simultan- oder mathematisches Verfahren bezeichnet) durchgeführt werden. Mit Hilfe des Gleichungssystems ist es möglich, die Kosten der innerbetrieblichen Leistungen unter Berücksichtigung eines gegenseitigen Austausches exakt zu bestimmen, während anderen Verfahren zur Verrechnung der innerbetrieblichen Leistungen der Nachteil anhaftet, daß der gegenseitige Leistungsaustausch zwischen den Kostenstellen nicht oder nur in ungenügender Weise berücksichtigt wird. 6 Das Gleichungsverfahren erfaßt die innerbetriebliche Leistungsverflechtung durch ein System linearer Gleichungen, dessen Gleichungszahl mit der Anzahl der Leistungserbringer bzw. kostenabgebenden Stellen (z.b. Vorkostenstellen) übereinstimmt. Aus den Primärkosten einer Kostenstelle, der 6 G. Wöhe Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre, Verlag Franz Vahlen GmbH München 1993

20 18 Summe ihrer Eigenleistung und den empfangenen Leistungseinheiten wird ein Verrechnungssatz, der Selbstkostenpreis je Leistungseinheit, ermittelt. Während z.b. das Stufenleiterverfahren nur dann zu richtigen Ergebnissen führt, wenn vorgelagerte Stellen keine Leistungen nachgelagerter Stellen empfangen, führt das Gleichungsverfahren unabhängig von der Komplexität der innerbetrieblichen Leistungsverflechtungen, auch wenn kein gegenseitiger Leistungsaustausch vorliegt, zu exakten Lösungen. 6 Als Alternative zur Kostenstellenrechnung IN EINEM SCHRITT bietet HISCOB auch die Möglichkeit, die Kostenstellenrechnung mit mehreren hintereinandergeschalteten Verteilschritten durchzuführen.. Beim VERFAHREN MIT TEILSCHRITTEN setzen sich die zu verteilenden Kosten einer Kostenstelle zusammen aus ihren Primärkosten, den Sekundärkosten, mit denen sie durch den(die) vorangegangenen Verteilschritt(e) belastet wurde, abzüglich den aus dem(den) vorangegangenen Verteilschritt(en) resultierenden Sekundärerlösen. Verrechnungssätze (Selbstkostenpreise) und anwenderkalkulierte Festpreise je Leistungsart können gegenübergestellt und wahlweise für die Verteilbuchungen herangezogen werden. (Achtung: Bei der Benutzung von Festpreisen sind Über- oder Unterdeckungen möglich.) Ebenso wie den Primärbuchungen liegen auch den Verteilbuchungen mehrere Prinzipien zugrunde. Buchungsprinzipien und Auskunftserteilung a) Verteilbuchungen beruhen auf Verrechnungssätzen oder Festpreisen. b) Verteilbuchungen bestehen aus mehreren Einzelbuchungspositionen, die einerseits zur Entlastung eines Kostenhalters 7 und andererseits zur Belastung beliebig vieler anderer Kostenhalter führen. Die daraus hervorgehenden Sekundärerlöse kommen dem entlasteten Kostenhalter zugute, die Empfänger werden mit den Sekundärkosten belastet. c) Verteilbuchungen, wie auch die zugrundeliegenden Verteilinformationen, werden mit Bezug zu einer Simulationsvariante oder einem Verteilschritt geführt. Dadurch ist es möglich, mehrere Verteilmuster einschließlich ihrer Ergebnisse parallel vorzuhalten und auszuwerten. d) Verteilbuchungen sind durch Löschung rücknehmbar. e) Sekundärerlöse und Sekundärkosten werden gesondert abgelegt, dadurch können Kostenauswertungen MIT und OHNE Einbeziehung der Sekundärerlöse/-kosten angeboten werden. f) Auskünfte über die Sekundärkostenhöhe, die aus der Entlastung eines bestimmten Kostenhalters resultiert sind jederzeit abrufbar, ebenso die Einzelbuchungspositionen aus denen sich die Sekundärerlössumme eines Kostenhalters zusammensetzt Zum Abruf der Ergebnisse der Kostenstellenrechnung stehen mehrere unterschiedliche Berichte zur Verfügung. 7 Kostenhalter ist ein Sammelbegriff für die Objekte der Kostenrechnung, die über Kosten verfügen. Dazu gehören Kostenstellen, Lehreinheiten (als ein Aggregationsprodukt mehrerer Kostenstellen) und Kostenträger.

21 Abbildung 8: Auszug aus einer Gesamtkostenübersicht für mehrere Kostenstellen 19

22 20 6. Kostenträgerrechnung 6.1 Anliegen In der Kostenträgerrechnung erfolgt die genaue Zurechnung der Kosten auf die Leistungen der Periode. Eine hochschulische Kostenträgerrechnung verfolgt z.b. den Zweck, Auskunft zu erteilen über die Kosten, die für die Ausbildung der Studierenden in den jeweils angebotenen Studiengängen je Semester angefallen sind sowie über die Kosten, die zur Erbringung der Forschungsleistungen entstanden sind. 6.2 Kostenträgerrechnung A Verteilung ohne Lehre Die einem Kostenträger genau zurechenbaren Einzelkosten werden bereits im Rahmen der Rechnungsbearbeitung (z.b. in HISMBS) mit Bezug zum Kostenträger erfaßt. Kostenträgergemeinkosten hingegen werden zur Erreichung einer hohen Genauigkeit zunächst den Kostenstellen zugerechnet und von dort auf die Kostenträger verteilt Abfrage der Aufteilungsvorschrift je Kostenstelle Zur Durchführung der Verteilung werden demzufolge Informationen von den Kostenstellenverantwortlichen benötigt über das Verhältnis, in dem ihre Kostenstelle tätig war an der Erzeugung der Kostenträger (in den Gruppen Lehre, Forschung und ggf. Dienstleistung/Transfer, Management, sonstige Kostenträger). Für diese Erhebung erzeugt HISCOB Kostenstellenblätter mit Kostenträgerinformation, Abbildung 9: Auszug aus einem Kostenstellenblatt mit Kostenträgerinformation Die Aufteilungsvorschrift der Kostenstelle der "Telekommunikation" besagt, daß 40% der Kosten auf die Lehre entfallen und mehrere Forschungsprojekte mit je 10% der Kosten zu belasten sind. Die der Verteilung dienenden Anteile können durch den Kostenstellenverantwortlichen bzw. einen Mitarbeiter seiner Kostenstelle direkt auf dem übergebenen Kostenstellenblatt in MS-Excel notiert und anschließend als Datei an die Controllingabteilung zurückgeliefert werden.

23 21 Die Kostenstellen sind bei diesem Vorgehen unabhängig von jeglicher HISCOBund Netzverfügbarkeit, HISCOB-Kenntnisse werden nicht vorausgesetzt Verfahren der Kostenträgerrechnung A in HISCOB Nach dem erfolgreichen Reimport der von den Kostenstellen übergebenen Kostenstellenblätter wandelt HISCOB die Zurechnungsanteile in absolute Beträge um und rechnet sie den Kostenträgern zu. Im ersten Schritt wird ausschließlich auf die Kostenträger (aus Forschung, Dienstleistung/Transfer, Management und sonstige Kostenträger) AUßERHALB der Lehre verteilt. 6.3 Kostenträgerrechnung B Verteilung innerhalb der Lehre Da die Leistungsdaten der Lehre (z.b. Studierendenzahlen) je Studiengang vorliegen, die Kosten aber je Kostenstelle, bedarf es einer gemeinsamen Bezugsbasis. Über die Lehreinheit lassen sich die benötigten Verbindungen herstellen. Dazu sind die Kostenstellen den Lehreinheiten zuzuordnen und die Leistungsbeziehungen zu definieren, die zwischen den Lehreinheiten und den Studiengängen bestehen. Die zwischen Kostenstellen (z.b. Lehrstühlen, Instituten) und Lehreinheiten existierenden Beziehungen werden in der Kostenstellen- und Organisationsstruktur abgelegt. Die zwischen Lehreinheiten und Studiengängen bestehenden Leistungsbeziehungen lassen sind entweder beim Studiengang speziell als Lehrverflechtung abbilden oder analog zum Vorgehen in der Kostenstellenrechnung durch Leistungsarten und zugehörige Bezugsgrößen erfassen Erzeugung des Umlageschlüssels Lehrmengen Die auf die Lehre entfallenden Kosten können bei Bedarf mit einem automatisch von HISCOB generierten Umlageschlüssel, der die Lehrverflechtung widerspiegelt, verteilt werden. Dessen Bezugswerte sind die von den Studiengängen bei den Lehreinheiten nachgefragten Lehrmengen. Zur Berechnung werden die Curricular-Anteilswerte (CA-Wert) aus der Kapazitätsrechnung, die Studierendenvollzeit-äquivalente und die Regelstudienzeit je Studiengang benötigt. Curricular-Anteilswerte und Regelstudienzeit Jedem Studiengang können im HISCOB-Dialog die Lehreinheiten, von denen er Lehrleistungen bezieht, mit dem entsprechenden Curricular-Anteilswert hingefügt werden. Abbildung 10: HISCOB-Fenster zur Pflege von Studiengangverzeichnis und Lehrverflechtung

24 22 Der Studiengang Mathematik-Diplom gehört zur Lehreinheit Mathematik und bezieht Lehrleistung aus den Lehreinheiten Maschinenbau, Elektrotechnik u.a., seine Regelstudienzeit sind 10 Semester. Der mit der Eingabe einhergehende Vergleich von Curricular-Normwert (CNW) und CA-Summe dient der Vollständigkeits- und Korrektheitsprüfung der eingetragenen Werte. Die CA-Werte sind korrekt, sobald CA-Summe und CNW übereinstimmen. Fachfälle aus HISSOS und Vollzeitäquivalente in HISCOB Die Vollzeitäquivalente für Studierende etrmitelt HISCOB aus den importierten Fachfällen je Studiengang. Zu jedem aus HISSOS übernommenen Fachfall gehört ein obligatorisches Merkmalsset aus Fach, Abschluß, Studienart, Studienform etc. Mit Hilfe von Zuordnungs- und Gewichtungsvorschriften, deren Detaillierungsgrad vom Anwender steuerbar ist, wird die automatisierte Zuordnung der Fachfälle zu den Studiengängen erreicht und eine Fachfall-Gewichtung ermöglicht, die unterschiedlicher Lehrnachfrage Rechnung trägt. Unterschiede in der Lehrnachfrage ergeben sich in Abhängigkeit vom Abschluß z.b. Diplom- vs. Lehramtsstudium von der Studienform z.b. Präsenz- vs. Fernstudium von der Studienart z.b. Erst- vs. Zusatzstudium von der Anzahl gleichzeitig belegter Studiengänge z.b. Einfach- vs. Doppelstudium Verfahren und Ergebnisse der Kostenträgerrechnung B in HISCOB Nachdem die Lehrmengen bekannt sind oder ein adäquater Schlüssel (ggf. sogar eine Kombination aus mehreren Schlüsseln) für die Verteilung eingerichtet wurde, kann der zweite Schritt innerhalb der Kostenträgerrechnung ablaufen. Dabei werden die je Lehreinheit aggregierten auf die Lehre entfallenden Kosten den Studiengängen zugerechnet. Auch die Ergebnisse der Kostenträgerrechnung und die ihnen zugrundeliegenden Verteilmuster (außer den Lehrmengen) werden entweder mit Bezug zu einer Simulationsvariante oder einen Verteilschritt abgelegt (vgl. Kapitel Kostenstellenrechnung, Verfahren ). Nach Abschluß der gesamten Kostenumwälzung können Kostenberichte für Studiengänge, für Forschungsprojekte und ggf. für andere Kostenträger abgerufen werden.