GoBD. Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Agenda:

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1 GoBD Klarstellende Anforderungen oder missverständliche Änderungen? Dipl.-Finanzwirt (FH) Martin Henn Sachgebietsleiter im Finanzamt Köln Altstadt Dozent und (Mit)Verfasser der GoBD Agenda: Ausgangslage Rechtsfolgen bei Missachtung der Ordnungsvorschriften Form und Umfang der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Allgemeine Anforderungen Aufbewahrung Aktuelle Rechtsprechung zu den Themen und Auswirkungen für die Praxis 2 1

2 Ausgangslage 3 Ordnungsvorschriften ( AO) seit 2002 im Wesentlichen unverändert (Einführung Datenzugriffsrecht, Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit) Seit Jahrzehnten müssen Buchungen / Aufzeichnungen nachvollziehbar / nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht (früher: fortlaufend), geordnet und unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) sein. 2

3 Handelsrechtliche GoB / Ordnungsvorschriften ( AO) BMF GoBS GDPdU FAQ GoBD AWV Entwurf GoBiT IDW RS FAIT GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 3

4 Unterschiede zwischen handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften (Auswahl) Ordnungsvorschrift Inhalt Nur im Steuerrecht 145 Abs. 2 AO 146 Abs. 1 S. 2 AO 147 Abs. 1 Nr. 5 AO 147 Abs. 2 Nr. 2 AO 147 Abs. 6 AO 146 Abs. 2a AO 146 Abs. 2b AO Allgemeine Anforderungen an Aufzeichnungen Tägliches Festhalten der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung Maschinelle Auswertbarkeit Datenzugriffsrecht Verlagerung der Buchführung in das Ausland Verzögerungsgeld Zielsetzung FinVerw: Einhaltung und Auslegung der Ordnungsvorschriften gem AO 146 Abs. 5 AO: Bücher / Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern geführt werden, soweit GoB und Besteuerungszweck erfüllt werden Zielgruppe: Prüfer/innen der Finanzverwaltung! Zielsetzung von Politik, Wirtschaft, Verbänden: Bürokratieabbau Anpassung des Rechts an aktuellen Stand der Technik Legitimation technischer Verfahren durch Gesetz oder FinVerw Durchsetzung wirtschaftlicher oder Verbandsinteressen 4

5 Fachliche Stellungnahmen bleiben unberührt, z.b.: IDW RS FAIT 1 bis 4 GoBIT der AWV Fokus: Handelsrecht (Technische) Stellungnahmen bleiben unberührt, z.b. : IT-Grundschutz (BSI Bundesamt für Sicherheit in der IT) BSI TR D BSI TR Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente BSI TR Ersetzendes Scannen (RESISCAN) Aufbau und Regelungsinhalt der GoBD im Vergleich mit den GoBS / GDPdU GoBD GoBS / GDPdU 1. Allgemeines 2. Verantwortlichkeit 3. Allgemeine Anforderungen 4. Belegwesen (Belegfunktion) 1. Anwendungsbereich 9. Verantwortlichkeit 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle 2. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung (Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und Kontenfunktion 6. Internes Kontrollsystem (IKS) 4. Internes Kontrollsystem (IKS) 7. Datensicherheit 5. Datensicherheit 5

6 Aufbau und Regelungsinhalt der GoBD im Vergleich mit den GoBS / GDPdU GoBD GoBS / GDPdU 8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen 9. Aufbewahrung 10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 11. Datenzugriff 12. Zertifizierung und Software-Testate 7. Aufbewahrungsfristen 8. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen 6. Dokumentation und Prüfbarkeit GDPdU FAQ Datenzugriff 13. Anwendungsregelung Kritik Die GoBD führen in zahlreichen Punkten zu Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung, ohne dass hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht 12 6

7 Verschärfungen können sich nur aus einer Gesetzesänderung ergeben oder aus geänderter Rechtsprechung resultieren. Ein BMF-Schreiben gibt die Verwaltungsauffassung wieder. Die GoBD legen die Ordnungsvorschriften der 145 bis 147 AO aus. Stichwort: Verschärfungen gegenüber der heutigen praktischen Übung BFH-Urteil vom (BStBl III 1966, 372) Gewohnheiten und Bräuche der Kaufmannschaft sind dabei zwar von besonderer Bedeutung sofern sie sich nicht als Missbrauch, als Willkür oder als Lässigkeit in der Erfüllung der Buchführungspflichten darstellen oder mit positiv-rechtlichen Regelungen im Widerspruch stehen, können aus ihnen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung hergeleitet werden. Sie sind aber nicht ohne weiteres selbst schon dann den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gleichzusetzen, wenn sie von den meisten Kaufleuten lange Zeit hindurch unangefochten geübt werden. 7

8 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen Rechtsfolgen bei Missachtung der GoBD 15 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen / Darstellung von Beanstandungen durch die FinVerw Typische Einwendungen: Das System ist sicher. Das System lässt keine Fehleingaben zu. Programmfehler würden bei der großen Anzahl von Installationen und Anwendern auffallen. Das System wurde durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft begutachtet und mit einem Testat versehen. Richtige Ergebnisse nur bei richtigen und vollständigen Stamm- und Bewegungsdaten richtigen und sachlogischen Verarbeitungsgängen 8

9 Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen / Darstellung von Beanstandungen durch die FinVerw Prüfungserfahrungen bei DV-gestützten Büchern und Aufzeichnungen: Fehlendes Problembewusstsein bei Softwarehäusern und Anwendern Unvollständige oder nicht zeitgerechte Buchungen oder Aufzeichnungen Fehlverwendung oder Missbrauch von Menüfunktionalitäten Einsatz von Phantomware, Zappern Löschung von Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation bei Zweifeln an der Ordnungsmäßigkeit Keine Einführung neuer Rechtsfolgen durch ein BMF-Schreiben (GoBD), aber Beachtung der geltenden Rechtlage Gemäß 158 AO ist die Buchführung, die den Vorschriften der 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zu Grunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalles kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. (vgl. BFH-Urteil vom , VIII R 9/96, BStBl II 1998, 51) 9

10 162 Abs. 1 und 2 AO (1) Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. (2) Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder... Das Gleiche gilt, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach 158 zugrunde gelegt werden oder.... Eine Verletzung der Mitwirkungspflicht (Stpfl.) rechtfertigt eine Minderung der Sachaufklärungspflicht (FinVerw) Sicherheitszuschlag als griffweise Schätzung, die in einem vernünftigen Verhältnis zu den erklärten oder nicht verbuchten Umsätzen steht (BFH-Beschluss vom , III B 78/97, BFH/NV 1999, 741; BFH-Urteil vom , X R 114/92, BFH/NV 1995, 373; BFH-Beschluss vom , X B 4/07; BFH/NV 2008, 587; BFH-Beschluss vom , III B 101/13, juris) Bei einer Schätzung bejaht der BFH eine objektive Willkür nur dann, wenn das gefundene Schätzungsergebnis schlechthin unvertretbar (wirtschaftlich unmöglich) ist oder krass von den tatsächlichen Gegebenheiten abweicht und in keiner Weise erkennbar ist, dass überhaupt Schätzungserwägungen angestellt worden sind (BFH-Beschluss vom , X B 198/09, BFH/NV 2010, 2102; BFH-Beschluss vom , III B 101/13 - Sicherheitszuschlag in Höhe von 15% der Außer-Haus-Umsätze). 10

11 Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen 21 Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 3 die für die Besteuerung von Bedeutung sind ( 140 AO) branchenspezifisch gewerberechtlich UStG USDV EStG EStDV Steuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 4 HGB LStDV AO Kostenstellen Mengen- oder Wertangaben Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen, Rz. 5 11

12 Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten Zu den außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten gehören u. a. HGB, Aktiengesetz, GmbH-Gesetz, Genossenschaftsgesetz sowie zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Vorschriften wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, 26 Kreditwesengesetz, 55 Versicherungsaufsichtsgesetz. GoBD Rz. 3 Abgabenordnung 90 Abs. 3 AO 141 bis 142 AO: Buchführungspflicht bestimmter Stpfl. 143 bis 144 AO: Aufzeichnung Wareneingang / Warenausgang Einzelsteuergesetze (Auswahl) 22 UStG, 63 ff. UStDV: Aufzeichnungspflichten 12 UStG: Steuersatz 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen 31 ff. UStDV: Angaben in der Rechnung, Vereinfachungsregelungen 4 Abs. 3 S. 5, 4 Abs. 4a S. 6, Abs. 5 S. 1 Nr. 1 bis 4, 6b, 7 und Abs. 7 EStG 5b EStG: Elektronische Übermittlung von Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen 41 EStG: Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug 4 LStDV: Lohnkonto 12

13 Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind Kostenstellen, soweit sie zur Erläuterung steuerlicher Sachverhalte benötigt werden (Bewertung von Wirtschaftsgütern, von Rückstellungen oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen). (vgl. Urteil FG Münster vom ; EFG 2001, 4; Urteil FG Rheinland-Pfalz vom , 1 K 1743/05, EFG 2006, 1634) Protokolle über die Sitzungen des Vorstands und des Aufsichtsrats. - Eine Vorlegung en bloc wird im Allgemeinen nicht in Betracht kommen. (vgl. BFH-Urteil GrS vom ; GrS 5/67, BStBl II 1968, 365; BFH-Urteil vom , VII 243/63, BStBl II 1968, 592) Zweifelhaft: Vollständige Vorlage eines Due-Diligence-Berichts mit nur einer möglicherweise steuerlich relevanten Aussage. (vgl. Beschluss FG Münster vom , 6 V 1932/14 AO, juris) Aufzeichnungen für Forschung und Entwicklung ohne Bezug zum Rechnungswesen Interne betriebliche Statistiken Personalakten mit Inhalten ohne Bezug zur Lohnbuchhaltung oder zum Rechnungswesen Technische Anleitungen ohne Bezug zur Verfahrensdokumentation Private s oder Schriftstücke 13

14 BDE COM COLD EDI EBPP E-Fax Internet Aufbereitung Eingabe Belege Verarbeitung Belegfunktion Grundaufzeichnungsfunktion Journalfunktion Kontenfunktion Speicherung Archivierung COM COLD DMS Archiv GoBD Rzn. 20, 161 Ausgabe Nachbereitung EDI E-Fax Internet Kasse PC-Kasse Scannerkasse Lager Warenwirtschaft Materialwirtschaft Inventur Personal Personaldaten Lohnbuchhaltung Zeiterfassung Vertrieb Kundendaten Bestellwesen Fakturierung E-Billing Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Buchungsjournal Sach- / Personenkonten Bilanz / GuV, Steuerdaten Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen 14

15 Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen 15

16 Qualifizierung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen Buchführung einer Genossenschaftsbank / Volksbank ( 102 und 104 AO gelten nicht! - 30a Abs. 3 AO kein Hinderungsrund) Vorlagepflicht? Urteil FG Rheinland-Pfalz vom , 4 K 2167/04; Urteil FG Sachsen vom , 1 K 246/08 Steuerberater mit Gewinnermittlung nach 4 Abs. 1 EStG (Revision, Az. BFH VIII R 44/09 - erledigt durch Beschluss vom ) Urteil FG Nürnberg vom , 6 K 1286/2008 GmbH mit Krankenhausbetrieb (Revision, Az. BFH VIII 44/09 - erledigt durch Beschluss vom ) Urteil FG Baden-Württemberg vom , 4 K 4819/08 16

17 BFH-Urteile vom (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Das Erstqualifikationsrecht obliegt dem Steuerpflichtigen (Bezugnahme auf Rzn. 160 ff. GoBD). Sind in der Datei patientenbezogene Daten abgelegt, deren Herausgabe der Steuerpflichtige nach 102 Abs. 1 AO verweigern darf, kann er diese aus der Datei entfernen. Ist ihm das nicht möglich, kann er den Zugriff auf die Verkaufsdatei mit den Kasseneinzeldaten nicht verweigern. Der Steuerpflichtige trägt das Risiko, wenn er steuerrelevante und nicht steuerrelevante Daten ununterscheidbar vermengt haben sollte. Ermessensfehler sind nicht erkennbar und wurden nicht geltend gemacht. BFH-Urteile vom (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Eine detaillierte Auflistung der einzelnen Datensätze würde voraussetzen, dass die Finanzverwaltung nicht nur den Anbieter sowie das System bzw. Programm mit seinem Inhalt und der jeweiligen Arbeitsweise, sondern bspw. auch die Programmversion im Einzelnen kennt. Bei der Vielzahl der auf dem Markt vorhandenen unterschiedlichen Systeme und Programme und ihrer Schnelllebigkeit wird der Finanzverwaltung dies regelmäßig nicht möglich sein. Die Anforderungen an die Verwaltung würden überspannt. 17

18 Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Betrag Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Steuernummer Erfassungsdatum Mengen-/Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags Einzelpreis Valuta, Fälligkeit Angaben zu Skonti, Rabatten Zahlungsart (bar, unbar) Angaben zu einer Steuerbefreiung Eindeutige Belegnummer Belegaussteller und -empfänger Buchungsbetrag Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Belegdatum Verantwortlicher Aussteller Umsatzsteuersatz Steuerschlüssel soweit vorhanden Umsatzsteuerbetrag Umsatzsteuerkonto Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Steuernummer Erfassungsdatum Buchungsdatum Autorisierung (soweit vorhanden) Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum Konto und Gegenkonto Buchungsschlüssel (soweit vorhanden) Soll- und Haben-Betrag eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls 18

19 eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls Atomisierung von Geschäftsvorfällen In ERP-Systemen werden teilweise die Geschäftsvorfälle so atomisiert, dass eine Zuordnung schwer fällt oder unmöglich wird. Beispiel: Umsatzsteuerpflichtiger Warenverkauf an einen Kunden auf Ziel. eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls Buchungssatz (in einem FiBu-System): Forderung an Warenverkauf und Umsatzsteuer Darstellung im ERP-System: ID11 ID11 ID11 ID11 Forderung an Verrechnungskonto 1 Verrechnungskonto 1 an Sammelkonto Sammelkonto an Verrechnungskonto 2 Verrechnungskonto 2 an Warenverkauf und Umsatzsteuer 19

20 Allgemeine Anforderungen 39 Ordnungsvorschriften, 145 bis 147 AO Bücher, Aufzeichnungen Belege Angebot Lieferschein Rechnung Ordnungsmäßigkeit nach den gleichen Prinzipien! Aufbewahrung 20

21 Allgemeine Anforderungen Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit 41 Das Jahrhundertproblem der Informatik besteht in der Bewältigung des Datenchaos, das infolge historisch, mitunter auch hysterisch und archaisch, sicher aber unkontrolliert gewachsener Datenbestände fast überall entstanden ist. Quelle: Vetter, Max: Das Jahrhundertproblem der Informatik, in: Müller-Ettrich (Hrsg.): Effektives Datenbankdesign, Köln 1989, S

22 Probleme im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung - ERP-Systeme Keine Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen (keine ID, halbe Buchungssätze, Interimskonten, Zusammenfassung des Buchungsstoffs in großen Batches, keine hinreichende Erläuterung) Keine Nachvollziehbarkeit der USt (USt-Berechnung in diversen Vorsystemen, kein Schlüsselungssystem, keine Nachvollziehbarkeit einzelner USt-Vorgänge im Hauptbuch) Schwer oder nicht nachvollziehbare Überleitungen, Konsolidierungen (fehlende Abstimmbarkeit mit deutscher Steuerbilanz) Fehlendes Nebenbuch / Nebenbuch nicht rekonstruierbar Journal Vorsystem Grundaufzeichnung Beleg progressiv Journal Hauptsystem Konto Bilanz GuV Steueranmeldung Steuererklärung retrograd 22

23 Beispiele: Progressive Prüfbarkeit ohne Kontierung oder eindeutigen Index oder andere eindeutige Merkmale? DokID Retrograde Prüfbarkeit ohne Belegnummer oder Buchungstext oder andere eindeutige Merkmale? 23

24 Progressive / retrograde Prüfung - Wechsel der Ordnungskriterien System A Konto A Konto B Konto C Konto D System B Konto 1 Konto 2 Konto E Konto 3 Konto 4 Konto 5 Progressive / retrograde Prüfung - Wechsel der Ordnungskriterien Kontenplan System A Salden System A Kontenplan System B EB-Werte System B Differenz , ,00 0, , , , , , , ,00 0, , , , ,00 24

25 Konsolidierung im Konzern ERP-System mit - eigenen Konsolidierungs-Werkzeugen - Werkzeugen von Drittanbietern M T1 T2 E11 E12 E21 IDW RS FAIT 4 - Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse Tz. 7 Für die Aufstellung von Konzernabschlüssen mit einer überschaubaren Anzahl einzubeziehender Einzelabschlüsse und einer geringen Anzahl konsolidierungsbedingter Anpassungsmaßnahmen werden in der Praxis häufig keine speziellen IT-Anwendungen zur Konsolidierung, sondern bspw. Tabellenkalkulationsprogramme oder allgemeine Datenbankanwendungen eingesetzt. 25

26 IDW RS FAIT 4 - Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit IT-gestützter Konsolidierungsprozesse Ordnungsmäßigkeit nach den gleichen Tz. 7 Prinzipien? Diese Programme verfügen i.d.r. über keine programmierten Konsolidierungslogiken oder -funktionen für eine (weitgehende) automatisierte Durchführung von konsolidierungsbedingten Anpassungsmaßnahmen. Soweit solche Programme eingesetzt werden, handelt es sich aufgrund der lediglich unterstützenden Funktionalitäten der eingesetzten IT um manuelle Konsolidierungsverfahren, für die die Regelungen dieser IDW-Stellungnahme zur Rechnungslegung nicht anzuwenden sind. Allgemeine Anforderungen Vollständigkeit 52 26

27 Maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriffsrecht Datenextrakt unter Verletzung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten unzulässig 27

28 BFH-Urteile vom (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Einzelaufzeichnungspflicht ergibt sich aus 238 Abs. 1 S. 1 HGB (Handelsgeschäfte sind ersichtlich zu machen) Über 140 AO gelten die Kaufleuten obliegenden handelsrechtlichen Buchführungspflichten auch für die Besteuerung Zumutbarkeit gegeben, wenn entsprechende Vorsysteme eingesetzt werden, in denen Kassenvorgänge einzeln und detailliert aufgezeichnet und aufbewahrt werden Durch 145 AO wird die Geltung der (handelsrechtlichen) GoB im Steuerrecht nicht eingeschränkt die steuerrechtlichen Anforderungen sind mit den handelsrechtlichen GoB abgestimmt BFH-Urteile vom (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Die mittels der PC-Kasse gefertigten Aufzeichnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht des 147 Abs. 1 Nr.1 AO (d.h. Grundaufzeichnungen keine freiwilligen Aufzeichnungen) Davon unabhängig sind gem. 147 Abs. 1 Nr. 4 AO auch die Tagesendsummenbons als Beleg über die Buchung der verdichteten Tagessummen aufzubewahren. Das FA durfte im Rahmen der Außenprüfung gem. 147 Abs. 6 S. 2 Alternative 2 i.v.m. Abs. 1 Nr. 1 AO die mit Hilfe des DV-Systems (PC-Kasse) erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anfordern. 28

29 BFH-Urteile vom (Az. X R 29/13, X R 42/13 und X R 47/13) Dem Datenzugriff unterfallen grundsätzlich auch die Daten aus vorgeschalteten Systemen oder Nebensystemen Das ist jedenfalls dann der Fall, wenn die in einem Vorsystem erzeugten Daten in verdichteter Form in das eigentliche Buchführungssystem übergeben werden (Bezugnahme auf GoBD, Rz. 20) Datenzugriffsrecht setzt voraus, dass die zunächst flüchtigen Daten systematisch in einer Datei abgelegt werden und so erhalten bleiben. Allgemeine Anforderungen Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung 58 29

30 Unterscheide hier zwischen Entstehung eines Geschäftsvorfalls Erfassung des Geschäftsvorfalls Buchung des Geschäftsvorfalls Nach seiner Entstehung ist der unbare Geschäftsvorfall unmittelbar (max. 10 Tage) journalmäßig in den Grund(buch)aufzeichnungen zu erfassen Belegsicherung, Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls Nach grundbuchmäßiger Erfassung ist der Geschäftsvorfall dann zeitnah (innerhalb des Folgemonats) zu buchen Quelle: Gerd Achilles, Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen Unbarer Geschäftsvorfall Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal FiBu <= 10 Tage - unbedenklich > 10 Tage - prüfen 146 I AO / 146 IV AO: - vollständig, richtig, zeitgerecht... - unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle 30

31 Barer Geschäftsvorfall Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal FiBu < 1 Tag unbedenklich 146 I AO / 146 IV AO: - vollständig, richtig, zeitgerecht... >= 1 Tag - prüfen - unveränderbar (bzw. Änderungen protokolliert) Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Allgemeine Anforderungen Unveränderbarkeit 62 31

32 Beispiel Inanspruchnahme des Gehilfen einer Steuerhinterziehung (hier Softwarehersteller von Kassensystemen einschließlich Manipulationstool für Kassensoftware) durch Haftungsbescheid ist zulässig. Nach 71 AO 1977 haftet für verkürzte Steuern, wer eine Steuerhinterziehung begeht oder an einer solchen Tat teilnimmt. Er kann gemäß 191 AO durch Haftungsbescheid in Anspruch genommen werden. Beschluss FG Rheinland-Pfalz vom , 5 V 2068/14, juris zum Kassensystem Ariadne NT (Eiscafés) Beispiel: Elektronisch aufbewahrte Rechnungen werden lesbar gemacht Zeitpunkt 01 Debitor A Debitor B Debitor C Debitor D - Umfirmierung - Verschmelzung - Spaltung Zeitpunkt 02 Debitor V Debitor W Debitor E Debitor X Debitor Y Debitor Z Rechnung Rechnung 32

33 Beispiel: Informationen zur Umsatzsteuer in einem SAP-System Mandant Schlüssel TEXT 001 AMO Umsatzsteuer 0% 001 AMU01 Umsatzsteuer 15% 001 AMU02 Umsatzsteuer 16% UEG01 Umsatzsteuer 15% EG-Erwerbe 001 UEG02 Umsatzsteuer 16% EG-Erwerbe 001 EUST01 Einfuhrumsatzsteuer 15% 001 EUST02 Einfuhrumsatzsteuer 16% 001 VOST00 Vorsteuer 0% 001 VOST01 Vorsteuer 15% 001 VOST02 Vorsteuer 16% 001 Wirtschaftsjahre nach 2006? 33

34 Beispiel für Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch Versionierung in einem DMS Aufbewahrung 68 34

35 Keine Pflicht zur Digitalisierung! Pflicht zur Aufbewahrung des Scanergebnisses! 35

36 Pflicht zur Aufbewahrung des Scanergebnisses! Pflicht zur Aufbewahrung der Volltextinformationen mit denen per OCR-Verfahren die gescannten Dokumente angereichert worden sind! Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! 36

37 Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! Pflicht zur Aufbewahrung der Volltextinformationen mit denen per OCR-Verfahren die eingegangenen elektronischen Dokumente angereichert worden sind! Pflicht zur Aufbewahrung im Format des Eingangs!! 37

38 Pflicht zur Aufbewahrung im Format der Entstehung! 38

39 Zusammenfassung 77 Die Ordnungsvorschriften ( AO) bleiben unverändert Die GoBD fassen die Aussagen aus zwei BMF-Schreiben ( GoBS, GDPdU ) und aus dem FAQ des BMF zum Datenzugriffsrecht in einer Stellungnahme zusammen Durch die GoBD tritt keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung ein Zwischen Finanzverwaltung und Unternehmen verbleiben Diskussionspunkte, die ggf. durch die Rechtsprechung (BFH) geklärt werden müssen 39

40 Raven17 - Fotolia.com - Möwe Scanrail - Fotolia.com - Modern mobile devices M. Schuppich - Fotolia.com - D-Mark Artur Marciniec - Fotolia.com - NFC - Near field communication thanatip - Fotolia.com - Using a credit card. Online shopping. Wieselpixx - Fotolia.com - Registrierkasse Stefan Rajewski - Fotolia.com - Kasse cashreg neirfy - Fotolia.com - credit card in PC tablet pixelrobot - Fotolia.com - Stack Of Files jossdim - Fotolia.com - Scanner vangert - Fotolia.com - Old mobile telephone aey - Fotolia.com - Smartphone with apps fotomek - Fotolia.com - Telefon halten Stefan Rajewski - Fotolia.com - lupe_bilanz Viktor Gmyria - Fotolia.com - PC Dark Vectorangel - Fotolia.com - Stoppschild Fotolia.com - grüner Haken fotomek - Fotolia.com - Tageskalender luther2k - Fotolia.com - Digitaler Fingerabdruck schräg ernsthermann - Fotolia.com - Digitaler fotoman_65 - Fotolia.com - Code Alexander Shunkov - Fotolia.com - Datenträger Orlando Florin Rosu - Fotolia.com - Pencil and Check Gina Sanders - Fotolia.com - Paragraph Symbol Spencer - Fotolia.com - Ordnerausgabe - 3D Man with Folder Spencer - Fotolia.com - Ordnerschrank - 3D Man Documents treenabeena - Fotolia.com - Kommunikationssymbole Blueminiu - Fotolia.com - Datenkabel Michael Möller - Fotolia.com - HGB Steve Young - Fotolia.com - For Sale Texelart - Fotolia.com - Einkäufer mit Einkaufswagen ferkelraggae - Fotolia.com - Siegel Scanrail - Fotolia.com - www PictureP. - Fotolia.com - briefe (VfD) Konstantinos Kokkinis - Fotolia.com - Computerfigur Konstantinos Kokkinis - Fotolia.com - Computerfiguren styleuneed - Fotolia.com - Finanzamt - Look up 4 Finanzamt Gina Sanders - Fotolia.com - Paragraph Symbol bloomua - Fotolia.com - Cloud - Cloud Computing Wordcloud Isolated On White koya79 - Fotolia.com - Eurokarte - european countries - continent marked with flags Fenton - Fotolia.com - Cloud-LAN - Laptop Cloud Connection nicotombo - Fotolia.com - 3d laptop, magnifying glass and computer Style Media & Design - Fotolia.com - Database Gears mtzsv - Fotolia.com - # (Firmengebäude) CaliCirilo - Fotolia.com - Dateitypen Iconset #2 Powermac /2 By Alexander Schaelss (Own work) [GFDL ( or CC-BY-SA-3.0 ( via Wikimedia Commons from Wikimedia Commons IBM von Oliver.obi (Eigenes Werk) [CC-BY-SA-3.0 ( via Wikimedia Commons vom Wikimedia Commons Quorion concerto.jpg von Tokaito (Eigenes Werk) [CC BY-SA 3.0 ( via Wikimedia Commons 40

41 Die zur Verfügung gestellten Informationen können naturgemäß weder allumfassend noch auf die speziellen Bedürfnisse eines bestimmten Einzelfalls zugeschnitten sein. Sie begründen keine Beratung, keine andere Form rechtsverbindlicher Auskünfte oder ein rechtsverbindliches Angebot meinerseits. Die Präsentation gibt meine Interpretation der relevanten steuergesetzlichen Bestimmungen, die hierzu ergangene Rechtsprechung sowie die hierzu ergangenen Verlautbarungen der Finanzverwaltung wieder. Die vorliegende Präsentation beruht auf dem Rechtsstand zum Zeitpunkt des Datums der Präsentation. Im Zeitablauf treten Änderungen bei Steuergesetzen, Verwaltungsanweisungen, der Interpretation dieser Rechtsquellen sowie in der Rechtsprechung ein. Derartige Änderungen können die Gültigkeit der Aussagen dieser Präsentation beeinflussen. Ich bin nicht verpflichtet, Sie auf Änderungen in der rechtlichen Beurteilung von Themen hinzuweisen, die ich in dieser Präsentation behandelt habe. Ich übernehme keine Gewährleistung oder Garantie für Richtigkeit oder Vollständigkeit der Inhalte dieser Präsentation. Soweit gesetzlich zulässig, übernehme ich keine Haftung für ein Tun oder Unterlassen, das Sie allein auf Informationen aus dieser Präsentation gestützt haben. Dies gilt auch dann, wenn diese Informationen ungenau oder unrichtig gewesen sein sollten. Der Vortrag sowie das Handout ersetzen keine Steuerberatung. Für Inhalte der in dieser Präsentation enthaltenen aber nicht von uns erstellten Folien ist nur der jeweilige in ihr genannte Urheber verantwortlich und nicht wir. Copyright: Dirk-Peter Kuballa und Martin Henn Die Wiedergabe, Vervielfältigung, Verbreitung und/oder Bearbeitung sämtlicher Inhalte und Darstellungen des Beitrages sowie jegliche sonstige Nutzung ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung unsererseits gestattet. 41

42 GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Rainer Vedder, Ralph Krüger Berlin, 18. Juni 2015 Inhalt 2 1. Umsetzung der GoBD im Unternehmen 2. Typische Situation im Unternehmen 3. Highlights der Betriebsprüfung 4. Konkretisierungen Primärqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen Aufbewahrung von elektronischen Belegen Verfahrensdokumentation Maschinelle Auswertbarkeit 5. RBSM-Leistungsspektrum 6. Podiumsdiskussion

43 Umsetzung der GoBD im Unternehmen 3 Relevante Teilbereiche des Unternehmens Richtlinien Wissensverwaltung Geschäftsprozesse Anwendungssysteme Finanzen Mitarbeiter Vorgehensweise Transparenz schaffen Anforderungen interpretieren Projekt definieren Verantwortliche bestimmen Dokumentieren Kontrollieren Konkretisierung/Änderung der Anforderungen zu Nachvollziehbarkeit Verfahrensdokumentation Unveränderbarkeit Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Aufbewahrung Zeitnahe Erfassung IKS Prämissen Anforderungen der Finanzverwaltung nicht beeinflussbar Umsetzung so gut wie nötig, nicht so gut wie möglich Professionalisierung Chancen zur Prozessoptimierung/Digitalisierung nutzen Typische Situation im Unternehmen 1 4 Unsicherheit über gesetzliche Anforderungen/GoBD (z. B. archivierung, ersetzendes Scannen, Behandlung elektronischer Rechnungen) Zunehmende Verbreitung elektronischer Dokumente Heterogener Informations- und Belegfluss mit Medienbrüchen (Anwendungssoftware, MS Excel, Papierbelege) Informelle Verfahrensfestlegungen/lückenhafte Dokumentation IKS nicht ausreichend dokumentiert/nicht durchgeführt Hohe Komplexität und Umfänge der Geschäftsvorfälle (z. B. USt und Bestandsbewertung) Auslagerung (z. B. Buchhaltung, Zentralregulierung und Logistik)

44 Typische Situation im Unternehmen 2 5 Trennung zwischen technisch orientierter IT- Abteilung und Fachabteilungen Heterogene und komplexe Software-Struktur (häufig historisch gewachsen ) Einsatz von End-User-Computing und Cloud-Nutzung ( MS Excel -Nutzung) Wechsel von Software-Systemen/Altsystemabschaltung Fehlende Software-Funktionen für Erfüllung der GoBD-Anforderungen Beanstandungen bei laufender Betriebsprüfung (zeitkritisch) Highlights der Betriebsprüfung 1 Buchhaltung im Inland 6

45 Highlights der Betriebsprüfung 2 Maschinelle Auswertbarkeit 7 Highlights der Betriebsprüfung 3 Beispiel Verfahrensdokumentation 8

46 Highlights der Betriebsprüfung 4 Beispiel Verfahrensdokumentation/Datenanforderung 9 Highlights der Betriebsprüfung 5 Beispiel Datenträgerüberlassung 10 Inhalte der Verfahrensdokumentation anhand des GDPdU-Fragebogens der Finanzverwaltung Hessen

47 Highlights der Betriebsprüfung 6 Beispiel Datenträgerüberlassung 11 Highlights der Betriebsprüfung 7 Beispiel Datenanalyse (Benford-Analyse/Chi-Quadrat-Test) 12

48 Konkretisierungen 1 Primärqualifikationsrecht des Steuerpflichtigen 13 GoBD-Anforderungen Identifikation von relevanten Haupt- und Nebensystemen Bestimmung aufbewahrungspflichtiger Dokumente/Daten über Geschäftsvorfälle der zum Verständnis und zur Überprüfung erforderlichen Unterlagen Abgrenzung von schutzwürdigen nicht vorlagepflichtigen Daten Betroffene Unternehmensbereiche Sämtliche Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen -, Archivierungs- und DMS-Systeme Belegablage/Archivierung RBSM GoBD-Check Verfahrensdokumentation BP-Betreuung Konkretisierungen 2 Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen 14 GoBD-Anforderung Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung ( ist unbedenklich ) Tägliche Aufzeichnung bei Bargeschäften ( 146 AO) Journalbuchung/-festschreibung bis zum Ende des Folgemonats Belegerfassung in Grundaufzeichnungen (geordnete Belegablage, Sicherung gegen Verlust oder unprotokollierte Änderungen) Betroffene Unternehmensbereiche Alle Geschäftspost (Papier/elektronisch) empfangenden/erzeugenden Bereiche Organisation des Informations- und Belegflusses Ausgelagerte Rechnungswesen-Funktionen Verfahrensfestlegung RBSM Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen Verfahrensdokumentation Übernahme von Buchhaltungsleistungen

49 Konkretisierungen 3 Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und Buchungen 15 GoBD-Anforderung Unveränderliche Belegerfassung ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Aufzeichnung (nicht zwingend IT-gestützt) Festschreibung der Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats (Termin der USt- Voranmeldung) Änderungshistorie für Stammdaten Unveränderbare und indexierte Aufbewahrung von digitalen Belegen Betroffene Unternehmensbereiche Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme (z. B. Warenwirtschaft, Lohnabrechnung) End-User-Computing IT-Betrieb (Datensicherung und Zugriffsschutz) Belegablage/Archivierung Stammdatenprotokollierung Verfahrensfestlegung RBSM GoBD-Check Einführung/Zertifizierung DMS-System Software- und Schnittstellenzertifizierung Verfahrensdokumentation Konkretisierungen 4 Aufbewahrung von elektronischen Belegen 16 GoBD-Anforderungen Unveränderbare Aufbewahrung sämtlicher im Unternehmen entstandener oder in digitaler Form eingegangener aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtiger Daten, Datensätze und elektronischer Dokumente Einzelaufzeichnungspflicht Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist Verbot unprotokollierter Änderungen von Belegen, Aufzeichnungen und Buchungssätzen Betroffene Unternehmensbereiche Haupt- und Nebenbuchhaltungssysteme Bewegungsdaten/Einzelaufzeichnungen Stammdaten Datenstrukturen Belegablage/Archivierung RBSM Einführung/Zertifizierung DMS-System Durchführung von BP- Simulationen/GDPdU- Check Verfahrensdokumentation

50 Konkretisierungen 5 Verfahrensdokumentation 17 GoBD-Anforderungen Nachvollziehbarkeit des Gesamtverfahrens Anwender-, System- und Betriebsdokumentation Aufbewahrungspflicht Versionierung Aktualität Unternehmensspezifische Richtlinien, Verfahren und Kontrollen (IKS) Betroffene Unternehmensbereiche Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen IT-Systeme und -Verfahren Outsourcing RBSM Einführung skalierbarer Prozesse im Rechnungswesen Einrichtung Kontrollsystem Vertragsgestaltung Verfahrensdokumentation Konkretisierungen 6 Maschinelle Auswertbarkeit 18 GoBD-Anforderungen Anforderung zur Aufbewahrung von elektronischen Daten im Ursprungsformat und ggf. konvertierten Formaten Verlustfreie Aufbewahrung auch nach Konvertierung ( Inhouse-Format ) Systemwechsel und Migration Altsystem-Abschaltung Betroffene Unternehmensbereiche Alle Unternehmensbereiche mit Bezug zu Geschäftsvorfällen Archivierungs- und DMS-Systeme Dateiablage RBSM GoBD-Check Verfahrensdokumentation BP-Betreuung Einführung/Zertifizierung DMS-System

51 RBSM-Leistungsspektrum 19 Prozessberatung Buchhaltung Prozessreorganisation Buchhaltungsleistungen Erstellung von Organisationshandbüchern Interne Festlegungen Geschäftsprozess Finanzen Simulation der Betriebsprüfung Erstellung von Verfahrensdokumentationen Anwendungssysteme Wissensverwaltung Mitarbeiter Prüfung von USt-Risiken Einführung/Zertifizierung relevanter IT-Systeme (DMS, Archiv, Fibu,...) Betreuung der Betriebsprüfung Podiumsdiskussion 20

52 Ihre Ansprechpartner 21 Rainer Vedder Diplom-Kaufmann Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Partner Dipl.-Inform./Dipl.-Finanzw./CISA RBS RoeverBroennerSusat Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Auguste-Viktoria-Straße Berlin T F E rainer.vedder@mazars.de RBS RoeverBroennerSusat Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Auguste-Viktoria-Straße Berlin T F E ralph.krueger@mazars.de