Sehr geehrter HAPAK-Anwender, lieber Kunde,

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1 Uwe Gasiecki GOBD Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

2 Uwe Gasiecki Thema: "" Sehr geehrter HAPAK-Anwender, lieber Kunde, Die GOBD gilt seit ! Es wurden 1600 Mitarbeiter eingestellt, die die Einhaltung dieser Grundsätze kontrollieren sollen. Die Grundsätze beziehen sich auf - die Abgabenordnung (AO) als auch auf - Einzelsteuergesetze (UStG, EStG...) und - Handelsgesetzbuch (HGB). "Es sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind. Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde." Insbesondere sind Daten aus dem Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungsprogramm, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokument-Management-System sowie deren Schnittstellen für die Prüfer der GOBD interessant. Dies bedeutet, dass Sie die Dokumente (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Arbeitsaufträge, Nachweise und Listen aus der Stundenerfassung, Bestellungen, Kassenbelege...), die Sie mit der EDV und einem beliebigen Programm erzeugen, digital und revisionssicher 10 Jahre aufzubewahren haben. Auch s zählen dazu! Für die Ordnungsmäßigkeit der Aufbewahrung ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Der oft gehegte Wunsch, 2

3 Uwe Gasiecki Thema: "" dass "der Hersteller meiner Software dafür schon was einbauen wird und das wird dann alles automatisch gehen", wird wohl immer ein Wunsch bleiben. Die Softwarehersteller werden sich sicher nicht der Gefahr aussetzen, zur Verantwortung gezogen zu werden, wenn der Steuerpflichtige gegen die GOBD verstößt. Deshalb sind die Unterstützungswerkzeuge, die die Softwarehersteller in dieser Richtung anbieten und in ihre Software integrieren nur Werkzeuge, um dem Steuerpflichtigen den Umgang mit ihrer Software und den Anforderungen an die GOBD etwas zu erleichtern. Jedes Unternehmen (egal ob EÜR-Rechner oder GUV-Ermittler mit doppelter Buchführung) haben sich an die GOBD zu halten. Zu den steuerlich relevanten Daten gehören auch Wareneingänge (Eingangslieferscheine) Kontoauszüge, sogar Spendennachweise etc. Belege sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Eingangsrechnungen sollten innerhalb von 8 Tagen, Kassenbelege täglich verarbeitet werden. Rechnungen, die Sie auf dem elektronischen Weg erhalten, müssen gleichfalls 10 Jahre ohne Änderungsmöglichkeit aufbewahrt werden. Die , die nur als Transportmittel für die jeweilige Rechnung gilt, müssen Sie nicht aufbewahren. Wie sollen also die gesetzlichen Vorschriften am besten erfüllt werden? Jeder Steuerpflichtige muss sich über ein System der revisionssicheren Aufbewahrung/ Archivierung Gedanken machen und es umsetzen. 3

4 Uwe Gasiecki Thema: "" Was ist zu beachten? Es muss eine Verfahrungsdokumentation im Unternehmen existieren, in der Sie festschreiben, wer wie was wann zu archivieren hat und wie der Prozess der Datenentstehung bis zur nichtveränderlichen Aufbewahrung funktioniert und welche Sicherheitsmechanismen (Zugriffsschutz, Datensicherung) eingebaut sind. Hier sind also solche Szenarien zu beschreiben, die durchlaufen werden bei Rechnungseingängen, bei Anfallen von Kassenbelegen, bei Arbeit mit Kundenprojekten, bei der Übergabe von Daten an den Steuerberater etc. Ziel dieser Verfahrensdokumentation soll sein, dass ein außenstehender Dritter mit Ihren Daten etwas anfangen kann. Schwerpunkte der GOBD Die GOBD verwendet neben Absatznummerierungen auch sogenannte Randziffern, mit denen man schnell die jeweiligen Inhalte findet. Im Weiteren wird hier auch der Begriff der "Rzn." verwendet. 1.3 Aufbewahrung von Unterlagen... Rzn. 5 Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Hierbei kann es sich auch um Kalkulationen von künftigen Rechnungspositionen, kpl. Leistungsverzeichnissen, Arbeitszeitlisten u.ä handeln. Möchte also ein Prüfer eines Ihrer Bauvorhaben überprüfen, fängt er sicher nicht bei der Rechnung, sondern bei der Auftragsbestätigung (Angebot) an... 4

5 Uwe Gasiecki Thema: "" 1.4 Ordnungsvorschriften Rzn. 9 Somit sind alle Unternehmensbereiche betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und ein Datenverarbeitungssystem (DV-System, siehe auch Rz. 20) für die Erfüllung der in den Rzn. 3 bis 5 bezeichneten außersteuerlichen oder steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird (siehe auch unter 11.1 zum Datenzugriffsrecht). Somit spricht das schon allein für sich Geschäftsvorfälle Rzn. 16 Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder beeinflussen bzw. verändern (z. B. zu einer Veränderung des Anlage- und Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen). Die Finanzverwaltung hat sich noch nicht abschliessend festgelegt, was explizit zu den Geschäftsvorfällen zählt und stellt auf den Einzelfall ab. Ob es sich hierbei dann um einen Vorteil oder um einen Nachteil handelt? Was meinen Sie? 1.11 Datenverarbeitungssystem; Haupt-, Vor- und Nebensysteme Rzn. 20 Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Hier liegt HAPAK schon in den Begriffen "Warenwirtschaftssystem", "Materialwirtschaft" 5

6 Uwe Gasiecki Thema: "" und "Zeiterfassung" voll drin. Und wenn Sie die Daten aus den Geldmodulen an Ihre Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben, dann auch unsere DATEV-Schnittstelle. 2. Verantwortlichkeit Rzn. 21 Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen im Sinne der Rzn. 3 bis 5, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum). Wie oben schon mal erwähnt, kann sich kein Steuerpflichtiger auf Softwarehersteller oder Steuerberater und Buchhalter verlassen. Die Softwarehersteller werden ganz sicher nicht die Verantwortung dafür tragen wollen, was Sie mit erzeugten Daten oder Dokumenten anstellen und die Steuerberater haben hier einen Freibrief erhalten. Anders kann ich das zumindest nicht sehen. Sehr interessant in dieser Angelegenheit ist, dass bisher fast alle befragten Steuerberater und deren Buchhalter(innen) sehr wenig über die GOBD wussten und das Problem herunterspielten, obwohl in der Branche sehr wohl davon ausgegangen wird, dass die lapidaren Bestimmungen der alten GDPdU nun präzisiert wurden und somit auch prüfbar gemacht worden sind... Immerhin sind ja 1600 Leute eingestellt worden... Selbst DATEV weist daraufhin und veröffentlicht mit Nachdruck die Neuerungen der GOBD... 6

7 Uwe Gasiecki Thema: "" 3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit Rzn. 34 Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1),... Es gibt ein Muster einer Verfahrensdokumentation. Die beschreibt also inhaltliche Schwerpunkte, muss also durch Ihre Inhalte ergänzt werden und besitzt als Rahmen einer Dokumentation schon mal 19 DIN A4-Seiten. Ich frage mich, welcher (z.b. HAPAK-Anwender) in der Lage ist, eine solche Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ich traue es durchaus 10 % der mir bekannten HAPAK-User zu... Im Absatz wird dargelegt: Rzn. 153 Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Fakt ist: Die Mehrheit wird ohne IT- Unternehmen, Softwarehersteller, Unternehmensberater und Steuerberater nicht dazu in der Lage sein. Eine Unternehmensberatung im Internet spricht dann von Kosten zwischen 3 und 12 Tausend Euro. Diese Verfahrensdokumentation muss ständig bei jeder kleinen Änderung im Unternehmen angepasst werden und diese Anpassung muss nachgewiesen und die Dokumentation versioniert aufbewahrt werden. Eine Historie muss also entstehen. Solche Änderungen passieren z.b., wenn sich Ihre EDV-Umgebung ändert: - Sie besorgen sich einen neuen Dokumentenscanner; - Sie stellen neue Mitarbeiter ein; - Sie stellen um auf ein automatisiertes Backupsystem; - Sie tauschen Rechner aus; - Sie wechseln das Betriebssystem und dadurch Abläufe; - Sie tauschen Software aus;

8 Uwe Gasiecki Thema: "" Ich schreibe gerade an meiner eigenen Verfahrensdokumentation und die wird sicher irgendwo zwischen 50 und 100 Seiten liegen. Da diese lt. GOBD "aussagekräftig und vollständig" sein soll, ist das sicher noch "tiefgestapelt". Und wie sieht Ihre zu beschreibende Netzwerkumgebung aus? Auf alle Fälle können Sie bei mir künftig eine Muster-Verfahrensdokumentation für HAPAK- Anwender für einen Bruchteil der oben avisierten Kosten erwerben. Und wir stehen sogar bereit für die Änderungshistorie. 4. Belegwesen Rzn. 62 Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig. Hier wird erstmals konkret also auch von Dokumenten ausserhalb der Buchhaltung (Aufträge, Auftragsbestätigungen...) gesprochen. Aufträge ändern sich. Sie müssen diese Änderungen protokollieren und nachweisen können. Diese Versionierung müssen Sie außerhalb von HAPAK machen. 6. Internes Kontrollsystem Rzn. 100 Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs- und Zugriffsberechtigungen), Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen), Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe, Verarbeitungskontrollen, Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten. 8

9 Uwe Gasiecki Thema: "" Dieses Kontrollsystem ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation und sollte auch einer ständigen Hinterfragung und Präzisierung unterliegen. Fazit Die GOBD zwingt uns alle, etwas für die Aufbewahrung zu tun. Solche und ähnliche Grundsätze gab es schon in der alten GOBS und der alten GDPdU. Kontrolliert wurde dies nie so richtig, weil nicht festgelegt war, wie wer was wann aufzubewahren hat. Mit der Entwicklung der IT-Systeme konnte der Gesetzgeber nach ca. 20 Jahren nachbessern und fordert nun das, was er schon immer wollte. Vielleicht wittert er dadurch auch Mehreinnahmen in Form von Bussgeldern, wer weiß... Von mir bekommt er diese definitiv nicht... Wir kommen also um ein Archivierungssystem nicht herum. Und auch da habe ich mittlerweile vorgesorgt. Nachdem ich ein Archiv-System bei einem sehr guten Kunden mit viel zu hohem Aufwand und keiner 100%igen Kundenzufriedenheit eingeführt habe, musste ich mich umorientieren und habe ein System für mich (und vielleicht auch für Sie) entdeckt, dass leicht einzurichten, zu erklären und zu handhaben und noch dazu verdammt preiswert ist. Für kleine 1-PC-Anwender bis zu größeren Netzwerken ist alles dabei. Der Zwang für ein solches Archiv resultiert einerseits aus der Vielzahl von Dokumenten, die 9

10 Uwe Gasiecki Thema: "" man alle unmöglich je in Papierordner stopfen könnte, deren Suche unendlich viel Zeit kosten und deren Ausdrucke Unmengen an Aufwand für Papier und Drucker verschwenden würden. Andererseits ist die Versionierung von geänderten Dokumenten ebenso ein Zwang für ein elektronisches Archiv. Wenn Sie wollen, lassen Sie sich einfach von uns beraten. Mittlerweile rufen bei mir schon Steuerberater an und die gehören nicht zu meinen Kunden... Außerdem: Wer unbedingt mit dem "ZUGFerd" "reiten" möchte, auch da bin ich gewappnet. Diese Art der elektronischen Rechnung wird so langsam zum Standard erhoben und sogar schon von einigen Innungen gefordert. Wer also von seinen Auftraggebern zu solchen Rechnungen im ZUGFerd-Format "gezwungen" wird, kann ganz entspannt sein... Sprechen Sie uns auch dazu an! Ich wünsche Ihnen neben dem ersten Frust über das hier Beschriebene dennoch Erfolg und vielleicht auch eine gute "archivbasierte" Zusammenarbeit. 10

11 Uwe Gasiecki Thema: "" Urheberrecht Eigentlich muss ich das nicht unbedingt hier separat erwähnen, weil dies von Gesetzeskraft so ist, aber ich tue es dennoch: Diese Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Reproduktion, Duplikation, Kopien und Weitergabe sowie der Vertrieb dieses Schriftsatzes, ist weder ganz noch auszugsweise gestattet. Es ist strengstens untersagt, eine elektronische, digitale, gedruckte, mechanische oder sonstige Technik zur Vervielfältigung anzuwenden. Ausgenommen davon sind eine Sicherheitskopie auf dem eigenen EDV-System sowie das schriftliche Einverständnis des Autors zur Vervielfältigung, dass aber die Zahlung von Lizenzgebühren voraussetzt. Die Verletzung des Urheberrechts wird strafrechtlich verfolgt. Wir alle investieren viel Arbeit und Zeit in unsere Aus- und Weiterbildung. Insofern stellt die Verletzung der hier beschriebenen Urheberrichtlinien geistigen Diebstahl dar und wäre außerdem noch total unfair. Liebe Leserinnen und Leser, bringen Sie nicht meine Ratgeber quasi mit eigenen Worten unter anderem Namen heraus. Herzlichen Dank. Ihr Uwe Gasiecki 11