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Matthias Beyer
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1 Software zur Unterstützung der Förderprozesse Dr. Sønke Burmeister Clemens Kurek Forum Förderstiftungen, 23./24. November 2017 Seite 1

Rahmendaten der Stiftung Niedersächsische Lotto-Sport-Stiftung Gründung 2009 durch nds.

Integration) 2 ehrenamtliche Gremien (Vorstand; Stiftungsrat) 1 Geschäftsstelle (3

Buchhaltung (Finanz- und Lohnbuchhaltung) 2 Mio.

2 Rahmendaten der Stiftung Niedersächsische Lotto-Sport-Stiftung Gründung 2009 durch nds. Landesregierung (selbständige Stiftung bürgerlichen Rechts) 2 Satzungszwecke (Sport; Integration) 2 ehrenamtliche Gremien (Vorstand; Stiftungsrat) 1 Geschäftsstelle (3 Stammpersonal; 1-2 Projektmitarbeiterinnen) 1 ext. Buchhaltung (Finanz- und Lohnbuchhaltung) 2 Mio. Euro Vermögen (angelegt in Aktienfonds) 3-3,5 Mio. Euro Erträge (gesetzlich geregelt) Elektronisches Antragsverfahren (PDF; Online) Ext. Prüfungen (Jahresabschluss/Landesrechnungshof ) Seite 2

Förderzahlen der Stiftung Anträge und Projekte

500 Anträge/Jahr 600-800 Förderprojekte/Jahr

Euro) Durchschnittliche Förderhöhe/Projekt: 3.

3 Förderzahlen der Stiftung Anträge und Projekte Anträge/Jahr Förderprojekte/Jahr (50 Euro Euro) Eigene Förderprogramme ( Euro - 1,4 Mio. Euro) Durchschnittliche Förderhöhe/Projekt: Euro Insg Projekte / 20 Mio. Euro Entscheidungsrahmen Bis Euro: GF + Vorstandsvorsitzender Euro: Vorstand Ab Euro: Stiftungsrat

Anforderungen an eine Datenbank der Lotto-Sport-Stiftung (vereinfacht) Förderdatenbank Elektronische Antragsdaten (html-dateien) Workflow von der Anfrage bis zum

satzungskonforme Mittelverwendung) Vorbereitung der Gremienunterlagen Finanzen KuF; Projektbudgets; Mittelabrufe; Überweisungen, Buchhaltung Budget- und Rahmenplanungen

4 Anforderungen an eine Datenbank der Lotto-Sport-Stiftung (vereinfacht) Förderdatenbank Elektronische Antragsdaten (html-dateien) Workflow von der Anfrage bis zum Abschluss (Freie) Attribute für jedes Projekt Statistische Auswertungen (inkl. satzungskonforme Mittelverwendung) Vorbereitung der Gremienunterlagen Finanzen KuF; Projektbudgets; Mittelabrufe; Überweisungen, Buchhaltung Budget- und Rahmenplanungen für eigene Programme Sonstiges Adressen, Termine, Aufgaben Dokumentenverarbeitung ( , PDF, Word ) Schnittstellen zu gängigen Systemen und Programmen (Buchhaltung, Online-Banking, MS- Produkte ) >> Datenbankunterstützung für alle Geschäftsprozesse der Stiftung Seite 4

Projektvita: Von der Idee bis zum Abschluss Antragsphase Antragsphase Antragsphase Entscheidung Idee/ Konzept / Anfrage Antragsberatung Antrag Prüfung Geschäftsstelle Externe Stellungnahmen Gremien

000 : Stiftungsrat Förderung, Absage, Vertagung Absagen Projektphase Projektphase Anschlussförderung Projektumsetzung Projektbegleitung Abschluss Projektträger Abschluss Förderung Folgeantrag

5 Projektvita: Von der Idee bis zum Abschluss Antragsphase Antragsphase Antragsphase Entscheidung Idee/ Konzept / Anfrage Antragsberatung Antrag Prüfung Geschäftsstelle Externe Stellungnahmen Gremien Projektträger Termine Veranstaltungen Online- Antrag Schriftliche Fassung Vollständigkeit Satzungskonformität Zweckidentität Zuständigkeit Ext. Stellungnahmen : VV + GF : Vorstand > : Stiftungsrat Förderung, Absage, Vertagung Absagen Projektphase Projektphase Anschlussförderung Projektumsetzung Projektbegleitung Abschluss Projektträger Abschluss Förderung Folgeantrag Anschluss förderung Projektträger Förderbedingungen Inhaltliche Begleitung (Projekt-PR; Berichte; sonstige Beteiligungen) Controlling (Mittelabrufe /-kontrolle) Prolongierung, Abbruch, Restmittel Abschlussbericht Mittelverwendungsnachweis Prüfung MV- Nachweis und Bericht/ Dokumentation Ggf. Rückforderungen Abschluss Erfolges Erstprojekt Versch. Kriterien (Verlängerung, Rollout usw.) Gremienbeschluss zur Fortsetzung/ Verlängerung Abbruch Seite 5

6 Leistungen des Anbieters (Systemgruppe Syprof) Syprof MS SQL Oracle Anfragen Anträge Bewilligungen Adressen Aufgaben Termine Freie Notizen Dokumentenmanagement Freie Attributierungen Mittelabrufe Kosten- & Finanzierung Projektbewertung Budgetplanung Buchhaltungsdaten Rahmenbewilligung Spenden MS Word MS Outlook Lotus Notes Sage (KHK) SAP MS Excel MS Exchange Lexware Entire etc. Sypress Broschüren Newsletter Internet PDF - weitere Veröffentlichungen mips Listen & Statistiken Serienbriefe Datenexport Indesign Publishing vielfältige Darstellungsoptionen Seite 6

7 Benutzeroberfläche Antragsmaske Seite 7

8 Ausschnitt: Antragsmaske Seite 8

9 Benutzeroberfläche - Bewilligungsmaske Seite 9

10 Benutzeroberfläche - Bewilligungsmaske Seite 10

11 Benutzeroberfläche - Attribute Seite 11

12 Benutzeroberfläche - Dokumentvorlagen Seite 12

13 Syprof 9 Neue Benutzeroberfläche

14 Syprof 9 Elemente & Arbeitsprozesse

15 Ergebnisse Erkenntnisse Individualisierte Lösung Schärfung der Prozesse und Abläufe in Stiftungsabläufen Arbeitserleichterung durch div. Vorlagen/Abfragemöglichkeiten Komplexe Datenbank, notwendige Schulung Kosten für Lotto-Sport-Stiftung vgl. hoch (Einrichtung Euro; jährl. Lizenzen: Euro; Kosten bei zusätzlichen Features) Lohnt erst ab gewisser Größe oder Komplexität der Abläufe (mgl Anträge/Projekte) Ziel: vollautomatischer Workflow insbesondere für Förderprozesse Seite 15

16 Ansprechpartner für Rückfragen Dr. Sønke Burmeister Geschäftsführer Telefon: Clemens Kurek Leiter Förderabteilung Telefon: Seite 16

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