Elektronische Krankschreibungen Eine Praxis des Aufsichtsamtes der sozialen Sicherheit

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1 Gute Praxis in der sozialen Sicherheit Gute Praxis umgesetzt ab: 2007 Elektronische Krankschreibungen Eine Praxis des Aufsichtsamtes der sozialen Sicherheit Aufsichtsamt der sozialen Sicherheit Chile Erscheinungsjahr:

2 1 Zusammenfassung Im chilenischen System der sozialen Sicherheit haben Arbeitnehmer das Recht, von ihrem Arbeitsplatz fernzubleiben oder ihre Arbeitszeit zu verkürzen, wenn sie eine Krankheit haben, die eine vorübergehende Arbeitsunfähigkeit zur Folge hat. Dieses Recht ist materialisiert in einem Instrument namens Krankschreibung, dessen persönliches Übermitteln in Papierform jedoch umständlich und ineffizient ist. Die neue elektronische Krankschreibung erleichtert die Vergabe und Übermittlung von Krankschreibungen als elektronische Dokumente mittels elektronischer Übertragung, bei gleichbleibenden Rechten und Pflichten der am Prozess beteiligten Akteure. Die Verwendung ist freiwillig, und die Vergabe hat keinerlei Veränderungen oder Gebühren seitens des Arbeitnehmers zur Folge, da der Verwaltungsablauf vollkommen kostenlos ist. Das Aufsichtsamt der sozialen Sicherheit hat dieses Projekt mit umfangreicher Wirkung, großem öffentlichem Wert und vielen Vorteilen in Angriff genommen, um Schwierigkeiten in einem komplexen Kontext zu lösen und eine schnellere, kostengünstigere und sicherere Übermittlung der Krankschreibungen mit besseren Möglichkeiten der Kontrolle einzurichten. KRITERIUM 1 Auf welche Frage/Problematik/Herausforderung geht Ihre gute Praxis ein? Arbeitnehmer erhalten eine Krankschreibung, damit sie für einen begrenzten Zeitraum von ihrem Arbeitsplatz fernbleiben oder ihre Arbeitszeit verkürzen können, um ihre Gesundheit wiederherzustellen. Eine bewilligte Krankschreibung kann Anrecht auf die Auszahlung einer Entschädigung wegen Arbeitsunfähigkeit oder auf Lohnfortzahlung geben. Die Vorgehensweise mit Papierformularen verursachte jedoch hohe Transaktionskosten für die beteiligten Personen und Instanzen, und die Überwachung und Kontrolle der Krankschreibungen waren zudem wegen schlechten Informationszugriffs erschwert. Die persönliche Einreichung von Krankschreibungen in Papierform ist in der Tat komplex, aufwendig und ineffizient. Außerdem bieten sich Betrugsmöglichkeiten, der Schutz der Privatsphäre der Arbeitnehmer ist nicht gesichert, ein Aufwand seitens der erkrankten Person ist nötig und allgemein sind hohe Transaktionskosten damit verbunden. Die Herausforderung lag nun darin, ein komplexes Verfahren zu ändern, an dem zahlreiche Akteure beteiligt sind, das ohne große Änderungen über längere Zeit funktioniert hat und das einen Großteil der Arbeitnehmer und ihrer Familien betrifft. Zudem ist damit die Auszahlung einer Entschädigung wegen Arbeitsunfähigkeit verbunden, die während des Fernbleibens vom Arbeitsplatz das Einkommen ersetzt.

3 2 Die Schwierigkeit war, eine Vorgehensweise zu finden, die die Einführung eines neuen elektronischen Verfahrens durch eine umfangreiche technische Unterstützung erlaubt und die Mehrheit der festgestellten Mängel behebt, ohne das hierfür zu viele öffentliche Mittel nötig wären. KRITERIUM 2 Was waren die Hauptziele und die erwarteten Ergebnisse? Im Prinzip ging es darum, die Verfahren bei beeinträchtigter Gesundheit der Arbeitnehmer zu vereinfachen und damit die genannten hohen Transaktionskosten zu verringern oder ganz zu vermeiden. Hierfür wurden drei Hauptziele formuliert: 1. Der Arbeitnehmer soll sich an einen Ort der Ruhe begeben und frühestmöglich seine Erholung und Heilung einleiten können, ohne dass er einen in seinem Gesundheitszustand schwierigen Verwaltungsgang vornehmen muss. 2. Das Verfahren soll sich viel weniger als früher verzögern, so dass die Arbeitnehmer im Anspruchsfall schneller ihre Entschädigung erhalten. 3. Es soll von Anfang an eine Überwachungsfähigkeit für die Bearbeitung bestehen und die Möglichkeit und Qualität des Zugangs zu Daten und Informationen soll optimiert werden. KRITERIUM 3 Welche/r innovative Ansatz/Strategie wurde zum Erreichen der Ziele verfolgt? Um diese Ziele zu erreichen, war die Einrichtung eines elektronischen Messengers nötig, der das Verfahren steuert und einen kontinuierlichen und sicheren Informationsfluss erlaubt. Die nötige Technologie war zwar bereits vorhanden, doch wirklich innovativ war einer Privatfirma als Betreiber, mit dem die Dienstleistungen in großer Zahl abgewickelt werden konnten und der gleichzeitig eine flüssige Kommunikation, eine hohe Datensicherheit und eine gute Kontrolle erlaubte. Das neue elektronische Verfahren, dessen Transaktionskosten vom Betreiber getragen werden, verursacht keine Kosten für den Staat, da die Umsetzungskosten gänzlich vom privatwirtschaftlichen Betreiber getragen werden. Es gab zwar Einwände gegen eine Übertragung des Verfahrens an einen privaten Anbieter, aber seine Tätigkeit unterliegt in der Praxis strengen Auflagen bezüglich Sicherheit und Datenschutz, so dass die privaten Informationen der Arbeitnehmer geschützt sind und kein Unbefugter unbemerkt auf diese Daten zugreifen kann.

4 3 KRITERIUM 4 Wurden Ressourcen und Inputs optimal eingesetzt, um die Ziele und erwarteten Ergebnisse zu erreichen? Bitte geben Sie an, welche internen oder externen Evaluationen der guten Praxis durchgeführt wurden und welche Auswirkungen/Resultate bisher erkannt/erzielt wurden. Für das Projekt war kein direkter Ressourceneinsatz nötig außer der Finanzierung der Einheit, die am Entwurf und an der Umsetzung teilnahm, und der Einrichtung des Überwachungsausschusses, der die Kontrolle übernahm. Aus diesem Grund und angesichts der gegenwärtigen Resultate sowie der großen Zahl derer, welche die Dienstleistung heute nutzen, kann der Einsatz der Ressourcen als optimal bezeichnet werden. Betreffend die Evaluation führt das Aufsichtsamt der sozialen Sicherheit in seiner Rolle als Überwachungsinstanz des gesamten Prozesses laufend Evaluationen zum Funktionieren der elektronischen Krankschreibungen durch, und die Ergebnisse werden wiederum zur Aktualisierung und ständigen Verbesserung der Prozesse verwendet. Bislang wurden über 5 Millionen elektronische Krankschreibungen ausgestellt. Bei den privaten Krankenversicherern haben sich die wichtigsten Institutionen der Gesundheitsvorsorge im Land dem System der elektronischen Krankschreibungen angegliedert (was 98 Prozent aller privat Versicherten entspricht), und über Ärzte nutzen heute das neue System. Arbeitnehmer, die in Unternehmen mit elektronischem System beschäftigt sind, profitieren insbesondere von der schnelleren Ausstellung der elektronischen Krankschreibung (gegenwärtig annähernd 50 Prozent der ausgestellten Krankschreibungen). Eine elektronische Krankschreibung benötigt im Mittel vier Tage nach der Ausstellung durch den behandelnden Arzt bis zur Bestätigung durch die Institution der Gesundheitsvorsorge, was um ein Vielfaches schneller ist als mit Papierformularen. Aber auch für die Beitragszahler des öffentlichen Gesundheitssystems werden die elektronischen Krankschreibungen effizienter bearbeitet, und die Zahlung erfolgt schneller und prompter als bei der Bearbeitung auf Papier. Zusammengefasst besteht der Vorteil der elektronischen Krankschreibungen für die beteiligten Akteure in einer Straffung der internen Verwaltungsprozesse, einer Verbesserung der Kundenfreundlichkeit und einer Optimierung der Kontrollprozesse, und all dies sendet wichtige Signale der Modernisierung aus. Es zeigte sich, dass die elektronischen Krankschreibungen sicherer sind als Papierformulare, da durch die Nutzung moderner Technologien die Authentizität und Nicht-Abweisung der beteiligten Personen sichergestellt ist (es wird überprüft, ob die beteiligten Personen diejenigen sind, für die sie sich ausgeben, und sie können dies nicht bestreiten) sowie die Integrität des Dokuments (es kann nicht unentdeckt geändert werden) und die Vertraulichkeit sensibler persönlicher Daten (ärztliche Diagnose) gewahrt werden. Dank dieser Vorteile tragen die elektronischen Krankschreibungen dazu bei, dass betrügerischen Verhaltensweisen mit falschen Identitäten und gefälschten Angaben vorgebeugt werden kann. Weitere Informationen auf:

5 4 KRITERIUM 5 Welche Lehren wurden gezogen? Inwieweit eignet sich Ihre gute Praxis für die Replikation durch andere Institutionen der sozialen Sicherheit? Es gibt zwei wichtige Lehren. Die Erste lautet, dass es durch die Veränderung von Prozessen anhand von Technologien und innovativen Ansätzen möglich ist, die Umsetzung und die Kontrolle zu verbessern sowie allgemein Probleme der Papierversion wie lange Bearbeitungszeiten und schlechte Datenqualität zu beseitigen. Die Herausforderung lag darin, dass für ein komplexes Verfahren mit großer Reichweite Mechanismen und Räume für erhebliche Verbesserungen gefunden werden mussten, wobei gleichzeitig an die Erleichterung der Umsetzung gedacht und die Probleme der Endnutzer gelöst werden mussten. Die zweite Lehre hingegen lautete, dass es nicht reicht, ein komplexes Verfahren nur zu straffen, ohne es auch selbst zu verändern. Denn in der Praxis kann von einer elektronischen Anwendung nicht viel mehr verlangt werden als von einem papierbasierten Verfahren. Wenn das Verfahren nicht verändert wird, kann es sein, dass intrinsische Fehler der papierbasierten Bearbeitung übernommen werden. Deshalb ist eine komplette Neugestaltung der Prozesse nötig, und allein eine Umstellung auf elektronische Verfahren reicht nicht aus. Die beiden Lehren zeigen zwei Seiten desselben Problems. Die größte Herausforderung besteht deshalb darin, ein Gleichgewicht zu finden, so dass bei der Einführung umfassender Verbesserungen nicht sofort eine perfekte Lösung erhofft werden darf, bei der alle Fehler ausgemerzt werden, sondern die auch erkennt, welche Schwächen beibehalten werden können. Im Fall der elektronischen Krankschreibungen fällt dieses Gleichgewicht sehr gelungen aus, da sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch die erleichterte Bearbeitung große Vorteile ergeben, welche die noch bestehenden Probleme bei weitem übertreffen.