Anwender-Dokumentation. SEPA (Stufe 1) Version SEPA. Version SEPA

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1 Anwender-Dokumentation (Stufe 1) Version Version

2 Allgemein Der Begriff bezeichnet im Bankwesen das Projekt eines europaweit einheitlichen Zahlungsraums für Transaktionen in Euro. Ziel des Projektes ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmerländer so zu standardisieren, dass es für die Bankkunden keine Unterschiede mehr zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen gibt. Die Umsetzung im FORMEL 1 classic bzw. FORMEL 1 evolution erfolgt in zwei Stufen. Mit dem heutigen Update erhalten Sie die Stufe I. Damit werden neue Felder in den Stammdaten der Kunden und Lieferanten angelegt und soweit möglich - automatisch gefüllt. Außerdem stellen wir ein Tool zur Verfügung, mit dem Sie auf Knopfdruck gezielt einzelne Bankverbindungen in eine gültige IBAN konvertieren können. Mit der zweiten Stufe wird es dann möglich sein, XML-Dateien für das -Zahlverfahren zu erstellen, da es das bisherige DTAUS-Format ab dem 1. Februar 2014 nicht mehr gibt. Begriffe im -Umfeld: IBAN: SWIFT: BIC: : International Bank Account Number Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Business Identifier Code Single Euro Payments Area Basis-Mandat: Für das Basis-Mandat können sich Privatpersonen, aber auch Firmen entscheiden. Es entspricht in weiten Teilen der früheren Einzugsermächtigung. Firmen-Mandat: Das Firmen-Mandat ist Firmen vorbehalten. Wesentlicher Unterschied zum Basis-Mandat: Eine Abbuchung kann nicht rückbelastet werden. Kombi-Mandat: Ein KOMBI-Mandat ist während der Übergangsphase bis zur Umstellung auf möglich, gilt also für das bisherige Lastschriftverfahren und gleichzeitig für, d.h. der Kunde muss nicht erneut angeschrieben werden. Bestehende schriftlich vorliegende Einzugsermächtigungen können seit dem als -Mandat übernommen werden. Die bisherige Unterscheidung Lastschriftauftrag / Abbuchungsauftrag gibt es nicht mehr. Ein Abbuchungsauftrag ist nicht mehr möglich. Mandatsreferenznummer: Bei jeder Lastschrift muss eine Mandatsreferenznummer mitgegeben werden. Das kann die Kundennummer oder jedes andere Merkmal, z.b. die IBAN selbst sein. Datum des Mandats: Das ist das Datum zu dem Ihr Kunde sein Mandat erteilt hat oder bei bereits bestehenden Mandaten, das Datum zu dem Sie den betreffenden Kunden über die Umstellung auf informiert haben. Dieses Datum muss bei jeder Lastschrift mitgegeben werden. Lastschriftart: Mit müssen Sie unterscheiden, ob eine Lastschrift `einmalig, `erstmalig, `wiederholt oder `letzte Lastschrift ist. Dieses Datum hat Einfluss auf die Einreichungsfrist bei Ihrer Bank. Wahrscheinlich wird dieses Feld aber nicht benötigt, da es zum Jahresende eine sogenannte `COR1-Lastschrift geben soll, die wie bisher nach Vorlage bei der Bank eingelöst wird CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 1 / 13

3 Gläubigeridentifikationsnummer: Die Gläubiger-Identifikationsnummer erhalten Unternehmen kostenlos bei der Deutschen Bundesbank. Auch diese Nummer muss bei jeder Lastschrift mitgeliefert werden. IBAN only: Ab dem wird für den innerdeutschen Zahlungsverkehr keine BIC mehr benötigt, da alle Daten in der IBAN enthalten sind. Ab dem soll das auch für grenzüberschreitende Zahlungen gelten. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank unter der angeschlossenen Kreditinstitute oder Sie sprechen einfach die Mitarbeiter Ihrer Hausbank an. Updatelauf Beim Einspielen des vorliegenden Updates werden im Hintergrund einige Veränderungen an verschiedenen Datensätzen und Dateien vorgenommen. Wichtig für Sie als Anwender sind dabei folgende Anpassungen: Alle bestehenden Bankverbindungen werden in eine gültige IBAN umgewandelt. Fehlgeschlagene Generierungsversuche erscheinen in einer Liste, die im trans- Verzeichnis abgelegt wird. Diese Liste ist firmengetrennt und heißt `_GEN_LOG. Sie enthält sowohl Lieferanten als auch Kunden. Die dort genannten Bankverbindungen weisen Fehler auf, so dass der Updatelaufe sie nicht umwandeln konnte. Die Hinterlegungen sind zu überprüfen und ggf. manuell zu berichtigen. Korrigierte Daten können dann auf Knopfdruck in eine gültige IBAN konvertiert werden. Alle Lieferanten werden zunächst mit dem Landeskennzeichen `D für Deutschland vorbelegt. Das ist wichtig, damit die Bankverbindungen in das -Format umgewandelt werden können. Hier wird eine Liste mit der Bezeichnung `_LIEF_LOG erstellt, die ebenfalls im trans-verzeichnis zu finden ist. Bitte kontrollieren Sie, ob sich unter den Lieferanten eventuell ausländische Zulieferer befinden, wo das Kennzeichen `D falsch wäre und ändern Sie diese Sätze bitte wieder auf das richtige Herkunftsland zurück. Auch diese Liste ist nach Firmen getrennt. Durch den Updatelauf wird keine `Ur-Ladung an die Buchhaltungen bzw. Schnittstellen übergeben. Das passiert ausschließlich bei einer Neuinstallation von F1-Evolution-Finance. Übertragen werden nur explizit geänderte Bankdaten, Daten von Neukunden und Daten von bestehenden Kunden für die eine Rechnung fakturiert wurde CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 2 / 13

4 3. Änderungen in den Stammdaten Formel 1-classic Kundenstamm >1.2< Die Bankverbindungen befinden sich im Kundenstamm unter >1.2< in den Zahlungsbedingungen im Minimenü. Dort wurden einige Punkte neu angeordnet bzw. in ein neues Untermenü ` verschoben. Wenn bei einem Kunden Kontonummer und Bankleitzahl hinterlegt sind UND das Bank- Länderkennzeichen auf `D steht, lässt sich diese Bankverbindung durch Drücken der `F3- Taste konvertieren, dazu muss der Cursor im Feld 14 `IBAN stehen! Sie gelangen dorthin über den Änderungsmodus. Die generierte IBAN wird dann automatisch in das neue Feld eingetragen CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 3 / 13

5 Sollte eine Umwandlung nicht möglich sein, wird der Grund dafür nach Drücken der `F3- Taste genannt. Der Änderungsmodus kann über den Punkt `Ignorieren beendet werden. Eingegebene Daten werden dann nicht gespeichert. Neu ist das Feld `Mandat. Es enthält das Datum, wann der Kunde sein Mandat erklärt hat bzw. wann er von Ihnen über die Umstellung auf informiert wurde und um welche Lastschriftart es sich handelt. Wird kein bestimmtes Datum erfasst, wird das Feld nach Betätigen von >CR< mit dem aktuellen Tagesdatum vorbelegt. Die Mandatsreferenznummer kann nur ein Mal pro Kunde vergeben werden. 35 Zeichen sind möglich. Leere Felder werden vom Programm mit der Kundennummer vorbelegt und mit dem Tagesabschluss an die Buchhaltungen und die INTERCASH-Schnittstelle übergeben. Eine Übergabe an SBS erfolgt aber nur, wenn alle Felder gefüllt sind, also Mandat, Datum und Lastschriftart. Ebenfalls neu ist das Feld `letzte Lastschrift. Dieses Feld wird später automatisch durch den Lastschriftlauf in der Buchhaltung gefüllt und ist manuell nicht änderbar. Gleichzeitig wurden die Felder für Kreditkarten aus der Maske entfernt CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 4 / 13

6 CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 5 / 13

7 Lieferantenstamm >1.15< Im Lieferantenstamm gibt es zwei neue Felder `BIC und `IBAN. Das Feld für die Umsatzsteuer-Identnummer wurde nach unten verschoben. Wenn bei einem Lieferanten Kontonummer und Bankleitzahl eingetragen sind, kann mit der `F3-Taste automatisch eine IBAN generiert werden. Der Cursor muss dazu im Feld 22 `IBAN stehen. Wenn eine Umwandlung nicht möglich ist, wird das Feld verlassen. Mögliche Fehlerquellen können zum Beispiel sein: fehlende Kontonummer oder BLZ falsche Stellenanzahl Kontonummer (>10 Stellen) ungültige Zeichen in Kontonummer oder BLZ CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 6 / 13

8 Zahlungsbedingungen VK >1.9.4< In diesem Menüpunkt ist die Auswahl zum Andruck eines speziellen -Textblockes hinzugekommen. Durch die Aktivierung dieses Punktes, wird neben der ursprünglichen Zahlungsbedingung der Termin der bevorstehenden Lastschrift mit der Mandatsreferenz, IBAN und der Gläubiger-Identifikationsnummer auf der Rechnung angedruckt: Der Rechnungsbetrag wird zum <Datum> mit der Mandatsreferenznummer <XY> und der Gläubigeridentifikationsnummer <XY> von dem Bankkonto IBAN <XY> und der BIC <XY> abgebucht. Lastschrift / Zahlschein >3.5< Auf einer Lastschrift bzw. einem Zahlschein wird nun statt BLZ und Kontonummer, die IBAN und BIC gedruckt und die Druckpositionen des Firmen-Banknamens und des Kunden- Banknamens auf `0/0 gesetzt. Wenn Sie diese Ausdrucke weiterhin benutzen möchten, sind die Felder in der Formulardefinition unter > < zu pflegen. Außerdem wurden folgende Felder umbenannt: Firma-Bank Firma-BIC Firma-Konto Firma-IBAN Kunden-BLZ Kunden-BIC Kunden-Konto Kunden-IBAN Kundeninfoblatt >6.1< Im Kundeninfoblatt wurde die Anzeige der Bankdaten um die -Felder ergänzt. Die Kreditkarten-Daten wurden aus der Anzeige entfernt CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 7 / 13

9 Eigene Bankverbindung > < Auf der Seite 1 der eigenen Bankverbindungen wurden die Felder 2 und 4 `Bank-Konto- Nummer und `BLZ in `IBAN und `BIC umbenannt. Auf der Seite 2 im gleichen Menüpunkt wurden die Bezeichnungen der Felder 25, 26, 36 und 37 ebenfalls getauscht. Die neue Seite 3 enthält ein neues Feld 40 mit der Gläubigeridentifikationsnummer. Bankenparameter >1.9.13< In den Bankenparametern wurden die Felder 2 und 3 von Bankleitzahl und Firmenkontonummer in BIC und IBAN umbenannt. Bei der Eingabe kann kein führendes Länderkennzeichen `DE eingegeben werden, da dieses auf den Formularen bereits vorgedruckt ist. Die Buchstaben `DE gehören noch zur Maske. Die Eingabe beginnt dahinter mit Ziffern. DTAUS ausgeben >11.6.9< Der Menüpunkt wurde in ` ausgeben umbenannt. Die Funktionsweise des Programmpunktes verändert sich dadurch erst einmal nicht. Überweisungen / Schecks drucken >11.6.4< In diesem Menüpunkt wurde der Unterpunkt 3 von `DTA-Datei in `-Datei umbenannt. Die Funktionsweise des Programmpunktes verändert sich dadurch nicht. Lastschriften drucken > < Der Unterpunkt 2 wurde in `-Datei umbenannt. Die Funktionsweise des Programmpunktes verändert sich dadurch nicht CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 8 / 13

10 4. Änderungen in den Stammdaten Formel 1-Evolution Kundenstamm Im Kundenstamm wurde die Maske unter dem TAB `Finanzdaten erweitert bzw. angepasst. Per Knopfdruck kann in den `Bankdaten 1 bzw. `Bankdaten 2 automatisch eine IBAN generiert werden. Hier wird das Toolprogramm aufgerufen. Der Button ist nur bei dem hinterlegten Länderkennzeichen `D aktiv. Ausländische Bankverbindungen können nicht konvertiert werden. Sind die eingegebenen Bankdaten ungültig, erscheint eine Meldung dass eine IBAN nicht generiert werden konnte: CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 9 / 13

11 Bei dem Versuch eine ungültige IBAN zu speichern, bekommt der Anwender eine Hinweismeldung, dass die eingegebene IBAN nicht validiert werden konnte. Der Speichervorgang wird dabei allerdings nicht unterdrückt! Wenn das Landeskennzeichen nicht zu dem Landeskennzeichen in der hinterlegten IBAN passt, erscheint eine entsprechende Meldung: CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 10 / 13

12 Lieferantenstamm Die Maske des Lieferantenstamms wurde ebenfalls um die neuen Felder Länderkennzeichen, BIC und IBAN erweitert. Der gesamte Vorgang des Validierens bzw. Generierens der IBAN läuft analog wie im Kundenstamm ab CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 11 / 13

13 Zahlungsbedingungen VK Die Datei der Zahlungsbedingungszusätze wurde um das Feld erweitert. So lässt sich jede Zahlungsbedingung mit Hilfe einer Checkbox als -Zahlung kennzeichnen. Die übrigen Felder bleiben davon unberührt. Ist das Häkchen in der Checkbox gesetzt, erscheint der entsprechende Hinweistext in der Vorschau. Infobereich Im Infobereich wurde das Lieferanten-TAB um die Bankdaten erweitert, also das Landeskennzeichen, die IBAN und der BIC. Bitte beachten Sie, dass etliche Funktionalitäten erst mit der 2. Stufe, also mit einem weiteren Update ermöglicht werden, insbesondere sind das die -Hinweistexte auf den Rechnungen und die Erstellung der Zahlungsverkehrsdateien in der Buchhaltung in FORMEL 1 classic CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 12 / 13

14 Mandatsverwaltung Auf einen expliziten Menüpunkt zur Mandatsverwaltung wurde verzichtet. Eine Auswertung der Mandate ist jedoch mit einer Selektion über den Listgenerator möglich. Mit dem Update erhalten Sie eine neue Datei `Kundenstamm Bankdaten, die folgende Daten enthält: Die Datei enthält die Felder der Kunden-Zahlungsbedingungen. Die Bezeichnungen sind identisch. Das Feld `laufende Nummer kann `1 oder `2 sein. Die `1 bedeutet, dass eine Bankverbindung bei diesem Kunden erfasst ist, eine `2, dass zwei Bankverbindungen hinterlegt sind. Sonstiges Für FORMEL 1 evolution-finance-anwender hier noch der Hinweis, dass - unabhängig von Formel 1 - -Mandate innerhalb des Kunden- bzw. Lieferantenstamms von SBS verwaltet werden können. Beachten Sie dazu bitte auch die Hinweise der SBS Software GmbH im Pflegeschreiben_V vom auf den Seiten 22 und CARDIS Reynolds, Murnau, 2013 Seite 13 / 13