Mareon Handwerkeranbindung Aufträge und Rechnungen Dokumentation für Wohnungsunternehmen

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1 Mareon Handwerkeranbindung Aufträge und Rechnungen Dokumentation für Wohnungsunternehmen Stand: Mai 2015

2 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Jede Ähnlichkeit mit bestehenden Firmen, Organisationen, Produkten, Personen etc. ist rein zufällig. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der Aareon AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt, verarbeitet oder verbreitet werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw. dies geschieht. Die aufgeführten tatsächlichen Produktbezeichnungen, Firmennamen und Logos sind zugunsten der jeweiligen Hersteller bzw. Firmen als Marken oder eingetragene Marken geschützt. Seite 2 von 44

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Aktuelle Änderungen Technische Voraussetzungen Die Homepage Allgemeine Vorgehensweise und Mareon-Funktionen Schnittstelle zu Handwerkerprogrammen Gesperrte Dateitypen Registrierung Teilnahme an der Handwerkeranbindung Benutzer-Registrierung Büro Übersicht Aktivierungscode Einstellungen Persönlich Zugangsdaten Persönliche Daten Benachrichtigungen Konfiguration Unternehmen Mitarbeiterverwaltung Handwerker Wirtschaftseinheiten Unternehmenseinstellungen Logo Aufträge & Rechnungen Übersichtskonfiguration Auftrag Auftragsanhänge Beauftragungslimit Vertrag Mareon Büro Übersicht Benachrichtigungen Handwerkeranbindung Aufträge & Rechnungen Auftragsarten Seite 3 von 44

4 6.1.2 Aufträge suchen/sortieren/filtern Auftragsstatus Auftragshistorie Auftragsanhänge Rechnungen Rechnungsanhänge Archiv Rechnungen und Leistungsnachweise Übersicht Rechnungen Filter setzen Sortieren Suchen Suche nach Auftragswert Rechnungsanhänge Anhänge als Fax schicken Anhänge als Datei hochladen Auftragseröffnung Drucken in der Übersicht Auftragsanhänge Anhang Importieren Bestandsdatenmanagement Auswertungen Exposé-Schnittstelle Digitale Signatur Was ist die Digitale Signatur? Digital signierte Rechnungen bei Mareon Voraussetzungen und Einrichtung der Digitalen Signatur Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit Supportmeldungen Seite 4 von 44

5 1 Einführung Herzlich willkommen bei Mareon! Wir freuen uns, dass Sie sich entschlossen haben, mit unserem Produkt Mareon Handwerkeranbindung zu arbeiten. Mareon Handwerkeranbindung ist ein Internetportal, über das Wohnungsunternehmen und angeschlossene Handwerksunternehmen miteinander vernetzt werden. In Zukunft erhalten Handwerksbetriebe, die auch Mareon im Einsatz haben, Ihre Aufträge nur noch über das Internet. Sie erteilen Ihre Aufträge weiterhin in Ihrem ERP-System und finden diese im Elektronischen Aktenordner der Handwerkeranbindung. Im Gegenzug erstellen die Handwerksbetriebe ihre Rechnungen auf Mareon und leiten diese über das Internet an ihre Auftraggeber weiter. Mareon automatisiert also die Abwicklung von Aufträgen und Rechnungen, um diese erheblich zu beschleunigen. Lästiges Ausdrucken und Postwege entfallen. Da Mareon ein Internetportal ist, bedarf es auf Ihrer Seite keiner Softwareinstallation. Die Aufträge stehen sofort und natürlich nur für die ausgewählten Handwerksbetriebe einsehbar im Internet zur Verfügung. Diese Dokumentation soll Ihnen helfen, sich in unserem Produkt schnell zurechtzufinden. Da wir unser Produkt stets weiterentwickeln, können Sie die aktuellste Version der Dokumentation jederzeit in elektronischer Form auf unserer Homepage einsehen, herunterladen oder ausdrucken. Die Dokumentation wird jeweils der aktuellen Version des Produkts angepasst. Über das Inhaltsverzeichnis, den Index (in dem alle wichtigen Begriffe zu finden sind) und Verweise im Text gelangen Sie in der Onlineversion per Mausklick schnell zum gewünschten Kapitel. Wir haben versucht, unser Produkt möglichst selbsterklärend zu gestalten. Wenn sich dennoch eine Frage ergibt, können Sie auch über den Hilfe-Bereich auf unserer Homepage zusätzliche aktuelle Informationen erhalten. Haben Sie Anregungen oder Wünsche zu unserem Produkt oder dieser Dokumentation, dann senden Sie bitte eine an Gerne beantwortet Ihnen unsere Kundenbetreuung auch Fragen unter der Telefonnummer *. * 9 Cent pro Minute aus dem bundesdeutschen Festnetz. Mobilfunkpreise können abweichen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Arbeiten mit Mareon! Seite 5 von 44

6 1.1 Aktuelle Änderungen Hier finden Sie eine Beschreibung der Dokumentationsänderungen. Stand Mai 2015 Änderung Neu: Gesperrte Dateitypen 1.2 Technische Voraussetzungen Die jeweils gültigen aktuellen technischen Voraussetzungen finden Sie auf der Mareon-Homepage unter Hilfe -> FAQs -> Allgemein. Im Rahmen der Weiterentwicklung des Service-Portals Mareon kann es zu technisch bedingten Anpassungen der allgemeinen Systemvoraussetzungen kommen. Aareon wird auf Änderungen der Systemanforderungen auf der Mareon-Homepage (siehe oben) hinweisen. 1.3 Die Homepage Durch den Aufruf der Adresse gelangen Sie zu unserer Startseite. Sind Sie bereits registrierter Mareon-Benutzer, klicken Sie nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Passworts rechts oben auf der Bildschirmseite den Button Anmelden. 1.4 Allgemeine Vorgehensweise und Mareon-Funktionen Das Wohnungsunternehmen entscheidet sich, an der Mareon Handwerkeranbindung teilzunehmen, um in Zukunft alle Aufträge mithilfe des Internets an die Handwerksbetriebe weiterzuleiten und im Gegenzug die Rechnungen auch online zu erhalten. Für Sie bedeutet das, dass Sie Ihre Aufträge in Zukunft nur noch über das Mareon-Internetportal verschicken. Der Handwerker meldet sich dann einfach auf Mareon an, ruft die Auftragsdaten ab und kann den Auftrag bestätigen oder ablehnen. Diese Information wird automatisch an Sie zurückgemeldet. Hat der Handwerker seine Arbeiten erledigt, kann er sie Ihnen als ausgeführt rückmelden, seine Rechnung schreiben und diese aus Mareon heraus an Sie weiterleiten. Hier stehen dem Handwerker diverse Funktionen zur Verfügung, um das Erstellen der Rechnung so einfach wie möglich zu gestalten. Die mit den verschiedenen Handwerksbetrieben abgeschlossenen Einheitspreisabkommen (kurz EPA) stehen den Handwerkern bei Erteilung eines Auftrags zu einem EPA automatisch zur Verfügung. Im Vorfeld sollten Sie zur Einführung von Mareon eine Schulungsveranstaltung durchführen, zu der Sie Ihre Handwerkerbetriebe einladen. Seite 6 von 44

7 Auf den folgenden Seiten der Dokumentation können Sie sich einen Überblick verschaffen über: Registrierung Was muss ich machen? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Wie läuft die Freischaltung? Aufträge Wo finde ich meine Aufträge? Was kann ich mit den Aufträgen alles machen? Wo finde ich die Auftragsdokumente? Rechnungen Wo finde ich die Rechnungen? Wo finde ich die Rechnungsdokumente? Wie kann ich die Rechnungen archivieren? 1.5 Schnittstelle zu Handwerkerprogrammen Damit die Handwerkerbetriebe ihre Rechnungen nicht doppelt auf Mareon und in ihrem Handwerkerprogramm erfassen müssen, bietet Mareon den Handwerkern in Zusammenarbeit mit den Herstellern von Handwerkerprogrammen die Mareon-Schnittstelle (Webservices genannt) an. Handwerkerprogramme, die diese Mareon-Schnittstelle bedienen, können ganz einfach auf Mareon zugreifen und Auftrags- und Rechnungsdaten zwischen Mareon und dem Handwerkerprogramm austauschen. Eine Übersicht der Softwarefirmen, die bereits mit der Mareon-Schnittstelle arbeiten, finden Sie auf der Mareon-Homepage im Menü Hilfe - > Webservices -> Information für Handwerker -> Zur Herstellerübersicht. Sollte der Hersteller eines Handwerkerprogramms noch keine Schnittstelle haben, empfehlen wir dem Handwerker, sich mit ihm in Verbindung zu setzen und nach einer Umsetzung zu fragen. 1.6 Gesperrte Dateitypen Mareon nimmt als zusätzlichen Anhang Dateien fast jeden Typs entgegen. Zum Schutz der Benutzer werden jedoch bestimmte Dateien, wie zum Beispiel Dateien mit Erweiterungen, die auf eine ausführbare Datei schließen lassen, gesperrt. Folgende Dateinamenserweiterungen sind gesperrt: APK, APP, BAT, BIN, CMD, COM, COMMAND, CPL, CSH, EXE, GADGET, INF1, INS, INX, IPA, ISU, JAR, JOB, JSE, KSH, LNK, MSC, MSI, MSP, MST, OSX, OUT, PAF, PIF, PRG, PS1, REG, RGS, RUN, SCT, SH, SHB, SHS, U3P, VB, VBE, VBS, VBSCRIPT, WORKFLOW, WS, WSF Seite 7 von 44

8 2 Registrierung Teilnahme an der Handwerkeranbindung 2.1 Benutzer-Registrierung Die Registrierung auf Mareon können Sie von unserer Homepage aus starten. Dazu klicken Sie oben auf der rechten Bildschirmseite auf den Link Registrieren. Sie werden dann in vier Schritten durch die Registrierung geführt. Hier können Sie Angaben zu Ihrer Adresse, Ihrem Zahlungswunsch etc. machen sowie Ihren persönlichen Benutzernamen und Ihr Passwort festlegen. Achten Sie bei der Vergabe des Passworts darauf, dass es ein starkes Passwort ist. Der Passwortprüfer auf der Seite hilft Ihnen bei der Wahl eines starken Passworts. Nach abgeschlossener Registrierung erhalten Sie eine Registrierungs- an die - Adresse, die Sie bei der Registrierung angegeben haben und werden anschließend in Ihr virtuelles Büro geführt. Seite 8 von 44

9 3 Büro 3.1 Übersicht Aktivierungscode Was ist ein Aktivierungscode? Der Aktivierungscode dient dazu, Ihnen bestimmte Funktionen auf Mareon freizuschalten. Nach erfolgreicher Eingabe des Aktivierungscodes wird die Funktion freigeschaltet und der Aktivierungscode wird ungültig. Jeder Aktivierungscode ist nur einmalig verwendbar. Beim erstmaligen Login, werden Sie aufgefordert einen neuen Aktivierungscode einzugeben. Tragen Sie den Aktivierungscode ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Ok. Wie erhalte ich den Aktivierungscode, wann und von wem? Der Aktivierungscode wird beim Einrichten des Wohnungsunternehmens erzeugt und vom Mareon-Support je nach Absprache an den zuständigen Consulter bzw. an den Super-User des Wohnungsunternehmens verschickt. Seite 9 von 44

10 4 Einstellungen Nach erfolgreicher Registrierung können Sie jederzeit Ihre Zugangsdaten und/oder Ihre Persönliche Daten ändern. Gehen Sie hierzu über das UserMenü -> Einstellungen -> Zugangsdaten. 4.1 Persönlich Zugangsdaten Auf diesen Seiten können Sie Ihre die Informationen wie zum Beispiel Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ändern. Hier finden Sie zum Teil die Informationen, die Sie bei Ihrer Registrierung angegeben haben Persönliche Daten In diesem Bereich können Sie Ihre persönlichen Daten erfassen. Alle Felder mit die mit gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Hinweis: Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen abschließend abzuspeichern, indem Sie auf den Button Speichern klicken. Seite 10 von 44

11 4.1.3 Benachrichtigungen Hier legen Sie fest, über welchen Kanal (Mail oder SMS) Sie über verschiedene Ereignisse informiert werden möchten Konfiguration In der Konfiguration legen Sie die Startseite nach Anmeldung auf Mareon fest, ob Sie die Benachrichtigungen auf Büro Übersichtsseite anzeigen lassen möchten und die Anwendungsmitteilungen automatisch ausblenden. 4.2 Unternehmen Mitarbeiterverwaltung Mareon bietet Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu Ihrem Erstbenutzer (dem sogenannten Super- User ) weitere Benutzer anzulegen, um dadurch auch Ihren Mitarbeitern Zugriff auf Ihre Aufträge zu gewähren. Öffnen Sie Unternehmen in der linken Menüleiste und klicken Sie dort auf Mitarbeiterverwaltung. In der Mitarbeiterverwaltung können Sie Mitarbeiter einladen, freischalten sperren und löschen. Laden Sie Ihren Mitarbeiter mit einem Klick auf Neuen Mitarbeiter einladen ein. In dem sich öffnenden Fenster Neuen Mitarbeiter einladen geben Sie den Namen des Mitarbeiters an sowie die -Adresse und/oder die Faxnummer, an die die Einladung verschickt werden soll. Es können auch beide Informationskanäle ausgefüllt werden. Seite 11 von 44

12 Nachdem Sie den Mitarbeiter eingeladen haben, wird ein Einladungsschreiben erzeugt, in dem ein Aktivierungscode enthalten ist. Nachdem der Mitarbeiter sich selbst auf Mareon registriert und den Aktivierungscode eingegeben hat, steht er zur Freischaltung ebenfalls unter Unternehmen -> Mitarbeiterverwaltung durch Sie als Super-User zur Verfügung. Nach Freischaltung kann der Mitarbeiter dann kostenpflichtige Dienste von Mareon im Rahmen Ihrer Zahlungsvereinbarungen als Unternehmen nutzen. Die in der Mitarbeiterverwaltung durch den Super-User des Wohnungsunternehmens gesperrten Mitarbeiter erhalten bei ihrer Anmeldung im Büro eine Sperrungsmeldung und haben keinen Zugriff auf Daten Handwerker Hier können Sie alle Handwerker sehen, die Sie in Ihrem ERP-System angelegt haben. Bitte beachten Sie, dass beim Anlegen eines Handwerkers in Ihrem ERP-System die korrekte Faxnummer und die -Adresse anzugeben sind. Diese Daten werden an den Mareon- Support übertragen und dienen der Übermittlung des Aktivierungscodes an den Handwerker. In der Liste der Handwerker haben Sie die Möglichkeit, über einen Filter nach Status bzw. über die Suchfunktion gezielt nach Handwerkern zu suchen. Haben Sie einen Handwerker in Ihrem ERP-System angelegt, so erhält er in der Liste der Handwerker den Status noch nicht eingeladen. Dies ist der Grundzustand eines neuen Seite 12 von 44

13 Handwerkers. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, den Handwerker über den Button Einladen einzuladen. Dadurch erhält er den Status Einladung angefordert. Der Mareon-Support schaltet den Handwerker frei, dieser erhält den Status eingeladen. Der Aktivierungscode wird erzeugt und dem Handwerker übermittelt. Durch Eingabe des Aktivierungscodes erhält der Handwerker den Status aktiv und hat Zugriff auf alle Aufträge und Rechnungen. Zusätzlich haben Sie auch die Möglichkeit, einen Handwerker zu sperren. Der Handwerker hat dann nur noch eine Lese-Ansicht und kann an seinen Aufträgen und Rechnungen keinerlei Veränderungen durchführen. In diesem Bereich können Sie auch Handwerker wieder entsperren oder löschen Wirtschaftseinheiten Hier können Sie die Wirtschaftseinheiten des Unternehmens bearbeiten. Im UserMenü Einstellungen -> Unternehmen -> Wirtschaftseinheiten können Sie Wirtschaftseinheiten neu anlegen, importieren, ändern und löschen. Seite 13 von 44

14 Wirtschaftseinheiten-Zuordnung Über das UserMenü gelangen Sie zu den Einstellungen -> Unternehmen -> Mitarbeiterverwaltung. Dort können Sie Wirtschaftseinheiten einzelnen Mitarbeitern/Sachbearbeitern zugeordnet werden, die nur einen beschränkten Zugriff auf den elektronischen Aktenordner haben. Diese Beschränkung wird auf UNR/WI-Ebene festgelegt. Im Folgenden erhält der jeweilige Mitarbeiter/Sachbearbeiter nur Zugriff auf die Auftrags-/Rechnungsliste für die entsprechend freigeschalteten WI eines Unternehmens Unternehmenseinstellungen Die folgenden Einstellungen werden automatisch für alle, in Mareon, erzeugten Geschäftsbriefe genutzt. Diese werden in den vom Mareon Portal erzeugten Geschäftsbriefen berücksichtigt. Genauere Informationen finden Sie im Bereich "Hilfe" auf unserer Website Logo Unter dem UserMenü -> Einstellungen -> Unternehmen -> Logo haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo hochzuladen, das in die Ausdrucke und PDFs Ihrer Aufträge integriert wird. Als Logo können Sie Bilder in den Formaten:.png,.jpg,.jpeg oder.gif verwenden, wobei eine Dateigröße von 100 KB nicht überschritten werden darf. Logos, die größer als 300 x 50 Pixel (Breite x Höhe) sind, werden automatisch verkleinert. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, dieses Logo für alle Sub-UNRn und/bzw. ein Logo je Sub- UNR zu verwenden. Seite 14 von 44

15 4.3 Aufträge & Rechnungen Übersichtskonfiguration Übersichtslisten für Aufträge und Rechnungen können Sie individuell gestalten. Gehen Sie bitte rechts oben über das UserMenü -> Einstellungen-> Aufträge & Rechnungen. Sie zeigt, getrennt nach Auftrag und Rechnung, alle verfügbaren Spalten für die Übersicht. Jede Spalte kann mittels Doppelklick rechts auf die Seite der anzuzeigenden Spalten verschoben werden. Durch Klicken und Ziehen kann man einzelne Spalten an eine andere Stelle verschieben. Auf der Auftragsseite stehen die Spalten Auftrag und Adresse immer am Anfang und lassen sich nicht verschieben. Auf der Rechnungsseite steht immer Rechnung am Anfang und lässt sich nicht verschieben. Mit der Standardeinstellung wird die Konfiguration wieder in ihren Ursprungszustand zurückgesetzt. Seite 15 von 44

16 4.3.2 Auftrag Die gleiche Vorgehensweise ist für Rechnungen möglich. Diese Dynamisierung erleichtert Handwerks- und Wohnungsunternehmen das Arbeiten zumal die Liste über den Standardspalten weitere Optionen bietet. So können Sie auch innerhalb der Spalten suchen, filtern und sortieren für noch mehr Übersichtlichkeit nach Maß. Der Standard-Zusatztext wird automatisch jedem Auftrag angehängt und wird in der Auftragsdetailansicht, -druck und PDF angezeigt. Er ist nicht Bestandteil des Stundenzettels Auftragsanhänge Die hier angezeigten Dokumente werden jedem Auftrag automatisch angehängt Beauftragungslimit Diese Funktion dient der Bearbeitung von Beauftragungslimits im Unternehmen für einzelne Mitarbeiter. Sie können je Sachbearbeiter für die Mareon Auftragseröffnung Beträge vorgeben, bis zu der ein Auftrag erteilt werden darf. Haben Sie keinen Betrag vorgegeben, liegt keine Begrenzung für den Sachbearbeiter vor. Ein Auftragslimit von 0 EUR bedeutet, dass dieser Sachbearbeiter keine Aufträge mehr eröffnen darf. Hinweis: In dieser Liste werden nur Mitarbeiter angezeigt, die mindestens den Status "Wartet auf Freischaltung" haben, bisher nur eingeladenen Mitarbeitern, die noch keinen eigenen Benutzernamen haben, kann aus technischen Gründen kein Auftragslimit zugeordnet werden. 4.4 Vertrag Mareon Hier werden alle Unternehmensspezifische Angaben basierend auf dem Teilnahmevertrag hinterlegt. Aktualisierungen werden automatisch an die Aareon Vertragsverwaltung übergeben. Seite 16 von 44

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18 5 Büro 5.1 Übersicht In dieser Übersicht finden Sie das Unternehmen, die Handwerkerstatistik und Benachrichtigungen. 5.2 Benachrichtigungen Hier sind alle Nachrichten zu finden zu den Vorgängen. Seite 18 von 44

19 6 Handwerkeranbindung 6.1 Aufträge & Rechnungen Ihre Aufträge, die Sie über Mareon erteilt haben, können Sie jederzeit unter nach Angabe Ihres Benutzernamens und Ihres Passworts einsehen. Mit einem Klick durch Aufträge und Rechnungen blättern Ein Pfeilpaar erlaubt es, von einem Dokument direkt zum nächsten zu springen ohne lästigen Umweg über die Übersichtsliste. Das hilft Ihnen auch, wenn Sie sich einen detaillierten Überblick verschaffen wollen: Sie blättern einfach nach Belieben vor und zurück. Ansicht der Aufträge in der Übersicht Legen Sie auf der rechten Seite fest, wie viel Einträge Sie pro Seite sehen möchten. Blättern Sie mit den Pfeiltasten, oder Sie klicken die entsprechende Seitenzahl direkt an. Legen Sie auf der rechten Seite fest, wie viel Einträge Sie pro Seite sehen möchten. Seite 19 von 44

20 Die Reihenfolge, in der Rechnungen und Aufträge dabei angezeigt werden, bestimmen Sie selbst. In der Übersicht haben Sie diese zuvor durch Filtern oder Sortieren festgelegt Auftragsarten Über Mareon können Sie verschiedene Arten von Aufträgen erteilen, die ein unterschiedliches Verhalten bei der Auftrags- und/oder Rechnungsbearbeitung hervorrufen können. Standard-Aufträge Telefonisch erteilte Aufträge : Telefonisch erteilte Aufträge werden in der Aufträge-und- Rechnungen-Übersichtsliste bereits mit dem Status angenommen angezeigt. Aufträge mit Einheitspreisabkommen : Hier sind die Möglichkeiten für den Handwerker bei der Rechnungslegung begrenzt. Die mit Ihnen vereinbarten Einheitspreise werden direkt mit dem Auftrag an Ihren Auftragnehmer mitgeliefert. Gewährleistungsaufträge : Hier ist die Möglichkeit für den Handwerker, eine Rechnung zu dem Auftrag zu stellen, unterbunden. Projektaufträge : Meist handelt es sich hierbei um Aufträge mit einem größeren Auftragsvolumen. Hier kann der Handwerker zu diesen Aufträgen mehrere Abschlags- und eine Schlussrechnung stellen. Versicherungsaufträge : Sie stellen den Auftrag an den Handwerker, doch können die Leistungen auch direkt von der Versicherung bezahlt werden. Haben Sie mehrere Aufträge an verschiedene Handwerker erteilt, können Sie bequem zwischen den verschiedenen Handwerkern wechseln, indem Sie auf der Seite der Übersichtsliste in der Auswahlliste Handwerker den Namen des entsprechenden Auftragnehmers auswählen. In der Übersichtsliste sehen Sie dann die Aufträge zum ausgewählten Handwerksunternehmen. Seite 20 von 44

21 6.1.2 Aufträge suchen/sortieren/filtern Um einen bestimmten Auftrag zu suchen, stehen Ihnen auf der linken Seite der Übersicht oberhalb der Liste der Aufträge diverse Suchfelder zur Verfügung. Suchen Sie nach einer bestimmten Auftragsnummer, geben Sie einfach die Auftragsnummer im Feld Auftrag an und drücken Ihre Enter -Taste. Der von Ihnen gesuchte Auftrag erscheint dann als oberster Eintrag in der Auftragsliste. Um Ihre Aufträge sortieren zu lassen, klicken Sie auf den gewünschten Spaltentitel, zum Beispiel Datum. Die Liste wird aktualisiert und ist nun nach Datum sortiert. Bei einem erneuten Klick auf den Spaltentitel wird die Sortierung umgekehrt, beispielsweise von absteigend auf aufsteigend. Nach welchem Kriterium gerade sortiert wird, erkennen Sie an dem grauen Dreieck, das hinter dem Spaltentitel angezeigt wird. Sie können sich auch nur bestimmte Aufträge mit einem bestimmten Auftragsstatus anzeigen lassen, indem Sie die Aufträge filtern. Hierfür klicken Sie rechts oben das Filtersymbol Und es öffnet sich das Auswahlmenü. Wählen Sie entsprechend die Kriterien aus und bestätigen Sie mit Fertig. Die Liste wird aktualisiert und es werden nur noch die Aufträge angezeigt, die dem Filterkriterium entsprechen Auftragsstatus Aufträge können folgenden Status haben (Auszug): erteilt der Auftrag wurde neu ausgestellt gesehen die Detailansicht des Auftrags wurde bereits aufgerufen geparkt der Auftrag wurde angenommen, wird aber zu einen späteren Zeitpunkt bearbeitet bestätigt der Auftrag wurde angenommen Leistung erbracht die beauftragten Arbeiten wurden ausgeführt erledigt für diesen Auftrag wurde eine Rechnung/ein Leistungsnachweis erstellt abgelehnt der Auftrag wurde vom Handwerker abgelehnt storniert der Auftrag wurde durch Sie storniert Seite 21 von 44

22 Auftragsentwurf - Entwurf Neue Aufträge haben den Auftragsstatus erteilt. Sollten Sie einen Auftrag schon telefonisch erteilt haben, so erhält der Auftragnehmer den neuen Auftrag bereits mit dem Status bestätigt mit einem Telefonsymbol dahinter. Die Handwerker sollten alle Aufträge zeitnah bearbeiten, um Ihnen Rückmeldung zu geben, ob Sie die Aufträge ausführen können. Änderungen im Auftragsstatus werden immer auch an Sie weitergeleitet Auftragshistorie Zu jedem Auftrag, den Sie erteilen, können Sie eine Historie abrufen, anhand derer Sie nachvollziehen können, in welchem Bearbeitungsstand sich der jeweilige Auftrag befindet. Die Historie des Auftrags rufen Sie ab, indem Sie in der Übersichtsliste unterhalb der Auftragsnummer auf den angezeigten aktuellen Status (hier: erledigt) klicken: Sie werden dann zur ausführlichen Statushistorie weitergeleitet. Alternativ steht Ihnen diese Funktion in der Auftragsdetailansicht über den Aktionsbutton Statushistorie zur Verfügung. Seite 22 von 44

23 Detailansicht des Auftrags Um auf die Detailansicht des Auftrags zu kommen, klicken Sie, wenn Sie in der Übersicht sind, einfach auf die Auftragsnummer Auftragsanhänge Dokumente zum Auftrag Sie bzw. Ihre Auftragnehmer können bei Nutzung des Elektronischen Aktenordners an jeden Auftrag beliebig viele Dokumente anhängen. Zusätzlich können Sie sich jeden Auftrag als Datei im PDF-Format herunterladen. Die Auftrags-PDF und die eventuell von Ihnen zum Auftrag gespeicherten Dokumente finden Sie alle in der Auftragsdetailansicht. Diese öffnen Sie wie gewohnt mit einem Klick auf die Auftragsnummer. Über Dokumente gelangen Sie zu dem Auftrags-PDF. Dieses wird bei Verwendung des ELAs grundsätzlich erstellt und kann nicht gelöscht oder verändert werden. Sie können in der Auftragsdetails Dokumente manuell an den Auftrag hängen. Das Hochladen erfolgt über den Aktionsbutton Durchsuchen. Mit Klick auf Durchsuchen öffnet sich ein Fenster Datei zum Hochladen auswählen und mit Hochladen bestätigen. Seite 23 von 44

24 Zu jedem Dokument steht Ihnen auch eine Historie zur Verfügung, um so zum Beispiel nachvollziehen zu können, wer das Dokument erstellt hat oder wann es heruntergeladen wurde. Dazu klicken Sie bitte auf das Erstellungsdatum des Dokuments. Sollte sich später herausstellen, dass ein Dokument nicht mehr vorgangsrelevant ist, können Sie dieses Dokument entsprechend mit Klick auf das Icon durchstreichen, bleibt aber aus Gründen der Nachvollziehbarkeit weiterhin zum Download verfügbar. Jedes hochgeladenen Dokument generiert bei entsprechender Einstellung eine mit dem Auftragsanhang an die jeweils andere Vertragspartei. Zwei Icons markieren, ob bei Aufträgen Anhänge zu beachten sind: Die Büroklammer zeigt, dass es einen Anhang gibt. Hat die Klammer zusätzlich ein Sternchen, heißt das: Der Anhang ist neu. Das Sternchen wird automatisch ausgeblendet, sobald Sie die Detailansicht aufgerufen haben. Nachrichten zum Auftrag Auftraggeber und Auftragnehmer können zu einem Vorgang aus dem Auftrag oder der Rechnung eine Nachricht hinterlegen. Öffnen Sie hierzu die Detailansicht des Auftrags. Über Nachrichten gelangen Sie zu den Nachrichten. Hinweis: Nachrichten, die Sie hier erfassen werden hier dokumentiert und bleiben Ihnen erhalten. In der Übersicht, sehen Sie, dass Nachrichten zu diesem Auftrag vorhanden sind. Seite 24 von 44

25 6.2 Rechnungen Rechnungsanhänge Sie als Auftraggeber haben nicht die Berechtigung Dokumente an die Rechnungen zu hängen. Nachrichten können Sie über die Rechnung an den Auftragnehmer versenden. Sie können Ihre Aufträge oder Rechnungen in der Übersicht nach verschiedenen Kriterien filtern, entweder nach Status oder nach Eigenschaften. Die Filter können getrennt oder kombiniert werden. Seite 25 von 44

26 6.2.2 Archiv Aufträge können nicht gelöscht werden. Allerdings können Aufträge, die abgerechnet und bezahlt, abgelehnt sind oder die storniert wurden, durch das Handwerksunternehmen in das Mareon-Archiv verschoben werden. Damit werden sie auch aus Ihrer Übersicht entfernt und in das Archiv verschoben. Das Mareon-Archiv können Sie jederzeit einsehen, indem Sie in der oberen Menüleiste auf Archiv klicken. Hier stehen Ihnen die gleichen Sortiermöglichkeiten wie in der Übersicht zur Verfügung. Seite 26 von 44

27 7 Rechnungen und Leistungsnachweise Das folgende Kapitel befasst sich mit der Rechnungslegung für über Mareon übermittelte Aufträge. Der Gesetzgeber stellt an eine elektronisch weitergeleitete Rechnung sehr hohe Anforderungen, u.a. ist eine Digitale Signatur zwingend notwendig. Diese bietet Mareon nur an, wenn Sie sie zusätzlich bestellen. Sollte ein Handwerksbetrieb für mehrere Auftraggeber über Mareon tätig sein, kann es also vorkommen, dass er für einen Auftraggeber Leistungsnachweise und für die anderen Rechnungen erstellt. Hat der Handwerksbetrieb die Digitale Signatur im Einsatz, erstellt er auf Mareon Rechnungen. Setzt er keine Digitale Signatur ein, so werden durch Mareon Leistungsnachweise erstellt. Beide Arten der Rechnungslegung werden an Sie über Mareon weitergeleitet. Für jede Rechnung erstellt Mareon automatisch nach Weiterleitung eine Rechnungsdatei im PDF- Format, die danach von Mareon auch automatisch mit einer elektronischen Signatur versehen wird. Die Rechnungsdatei wird beim Finanzamt als Originalrechnung anerkannt. Erstellt der Handwerksbetrieb über Mareon Leistungsnachweise, so muss er zusätzlich zu den einzelnen Leistungsnachweisen, die über Mareon an Sie weitergeleitet werden, jeweils am Ende des Monats eine Monatsabrechnung erstellen, unterschreiben und Ihnen auf dem Postwege zukommen lassen. Die einzelnen Leistungsnachweise sind beim Finanzamt allerdings nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Um die Vorsteuer beim Finanzamt auszuweisen, gibt es stattdessen die Monatsabrechnung. In der Monatsabrechnung sind alle in einem Monat weitergeleiteten Leistungsnachweise enthalten. Sie muss ausgedruckt und unterschrieben per Post an Sie geschickt werden. Ausschließlich diese Monatsabrechnung in Verbindung mit den Leistungsnachweisen ist eine Rechnung, die vom Finanzamt anerkannt wird. Die meisten Funktionen für die Rechnungslegung (gleich ob Rechnung oder Leistungsnachweis) sind identisch, daher werden sie im Folgenden gemeinsam beschrieben. Treffen verschiedene Funktionen nur auf Rechnungen oder Leistungsnachweise zu, wird dies entsprechend gekennzeichnet. Betrifft ein gesamtes Kapitel nur Rechnungen oder nur Leistungsnachweise, so wird dies gleich nach der Kapitelüberschrift kenntlich gemacht. Der Einfachheit halber werden bei identischen Funktionen nur Rechnungen erwähnt; das heißt die im nachfolgenden Kapitel beschriebene Funktion der Rechnungserstellung trifft identisch auch auf die Erstellung von Leistungsnachweisen zu. Seite 27 von 44

28 7.1 Übersicht Rechnungen Filter setzen Sie können Ihre Rechnungen in der Übersicht nach verschiedenen Kriterien filtern, entweder nach Status oder nach Eigenschaften. Die beiden Filter können getrennt oder kombiniert werden. Folgende Filter stehen Ihnen zur Verfügung: Filtern nach Status: Alle Status: Alle Rechnungen werden angezeigt. Weitergeleitete Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status weitergeleitet haben. Zur Prüfung vorgesehene Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status zur Prüfung vorgesehen haben. Geprüfte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status geprüft haben. Nicht bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt wurden, das heißt die den Status weitergeleitet, zur Prüfung vorgesehen oder geprüft haben. Bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status bezahlt haben. Zahlung durch Versicherung: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status Zahlung durch Versicherung haben. Seite 28 von 44

29 7.1.2 Sortieren Durch Versicherung bezahlte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status durch Versicherung bezahlt haben. Stornierte Rechnungen: Es werden nur Rechnungen angezeigt, die den Status storniert haben. Filtern nach Eigenschaften: Alle Eigenschaften: Alle Eigenschaften werden angezeigt. Alle Rechnungen: Alle Rechnungen werden angezeigt. Aufträge mit stornierten Rechnungen: Es werden alle Aufträge mit stornierten Rechnungen angezeigt. Aufträge ohne Rechnungen: Es werden alle Aufträge ohne Rechnungen angezeigt. Rechnungen ohne Auftrag: Es werden alle Rechnungen ohne Auftrag angezeigt. Rechnungen mit neuem Fax: Es werden alle Rechnungen mit neuem Fax angezeigt. Rechnungen mit vorhandenem Fax: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenem Fax angezeigt. Rechnungen mit vorhandenem PDF: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenem PDF angezeigt. Neue Rechnungsanhänge: Es werden alle Rechnungen mit neuen Rechnungsanhängen angezeigt. Vorhandene Rechnungsanhänge: Es werden alle Rechnungen mit vorhandenen Rechnungsanhängen angezeigt. Rechnung mit Mieterverschulden: Es werden alle Rechnungen mit Mieterverschulden angezeigt. Indem Sie auf die Spaltenüberschriften über den Rechnungen klicken, werden die Rechnungen nach dem jeweiligen Kriterium sortiert. Die aktuelle Sortierung wird durch einen Pfeil (absteigend oder aufsteigend) und durch die graue Hintergrundfarbe markiert. Hier wurde nach Handwerker absteigend sortiert. Seite 29 von 44

30 7.1.3 Suchen Sie haben auch die Möglichkeit, direkt nach einzelnen Rechnungen zu suchen, indem Sie in die Felder unter den Spaltenüberschriften Ihren Suchwert eintragen oder im Falle des Datums einen Zeitraum aus der Auswahlbox wählen. Suche nach mehreren Angaben wie zum Beispiel Name und Ort sind in Verbindung mit * möglich. Seite 30 von 44

31 7.1.4 Suche nach Auftragswert Sie haben die Möglichkeit nach <, > = und genauen Auftragswerten zu suchen. 7.2 Rechnungsanhänge Hinweis: Nur für Rechnungen! Wenn Sie Ihrem Auftragnehmer, mit dem Sie auf Mareon zusammenarbeiten, die Elektronische Signatur und den Aktenordner anbieten, hat er die Möglichkeit, seinen auf Mareon erstellten Rechnungen beliebige Anhänge beizufügen. So kann er Ihnen zum Beispiel vom Mieter unterschriebene Stundenzettel oder sonstige rechnungsrelevante Unterlagen zur Verfügung stellen. Anhänge zu einer Rechnung kann das Handwerksunternehmen auf zwei Wegen erzeugen: 1. Wenn Ihrem Auftragnehmer die Dokumente nur auf Papier vorliegen, kann er diese ganz einfach per Fax an Mareon schicken. Die Faxe werden dann automatisch an seine Rechnung angehängt. Voraussetzung hierzu ist ein mit einem Barcode versehenes Deckblatt, wie im nächsten Kapitel beschrieben. 2. Hat der Handwerker rechnungsrelevante Informationen in digitaler Form vorliegen, kann er diese direkt von seinem Computer an Mareon hochladen Anhänge als Fax schicken Hinweis: Nur für Rechnungen! Dokumente auf Papier kann der Handwerker als Fax an Mareon schicken. Mareon ordnet die Dokumente nach Empfang automatisch der entsprechenden Rechnung zu. Allerdings wird empfohlen, die Dokumente digital hochzuladen. Seite 31 von 44

32 Generell gilt: Insgesamt vier Icons markieren, ob bei Rechnungen Anhänge zu beachten sind: Die Büroklammer zeigt, dass es einen Anhang gibt. Hat die Klammer ein Sternchen, heißt das: Der Anhang ist neu. Dieses Symbol besagt, dass es sich um einen Faxanhang handelt. Hat dieses Symbol ein Sternchen, heißt das: Der Faxanhang ist neu. Das Sternchen wird automatisch ausgeblendet, sobald Sie die Detailansicht aufgerufen haben Anhänge als Datei hochladen Hinweis: Nur für Rechnungen! Ebenso wie Faxe kann Ihr Handwerker auch normale Dateien, die er lokal auf seinem Computer vorliegen hat, bei Mareon zu einer Rechnung speichern. Alle Anhänge erhalten dabei automatisch den Dateinamen, den er lokal vergeben hat. Im Bereich der Rechnung steht Ihnen unter Dokumente der Anhang zur Verfügung. Die Dateigröße ist begrenzt auf max. 10 MB/Dokument. Seite 32 von 44

33 8 Auftragseröffnung Siehe Beschreibung Dokumentation Mareon Auftragseröffnung Seite 33 von 44

34 9 Drucken in der Übersicht In der Übersicht können Sie alle Aufträge und Rechnungen der aktuellen Seite drucken. Durch das Markieren der Aufträge oder Rechnungen erscheint der Button Drucken und jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Aufträge oder Rechnungen zu drucken. Seite 34 von 44

35 10 Auftragsanhänge Über das UserMenü Einstellungen -> Aufträge und Rechnungen -> Auftragsanhänge gelangen Sie in die Auftragsanhänge. Standardanhänge können verwendet werden, wenn in jedem Auftrag dasselbe Schriftstück als Anlage enthalten sein soll. Dokumente, die hier hochgeladen werden, werden beim Eingang eines Auftrags automatisch auf der Registerkarte Dokumente zum Auftragstyp hinterlegt. Das Recht zur Hinterlegung von Standarddokumenten unterliegt dem jeweiligen Super-User des Wohnungsunternehmens. Sind Dokumente nicht mehr gültig, können diese ebenfalls in den Auftragsanhänge gelöscht und durch aktuelle ausgetauscht werden. Klicken Sie hierzu auf das Mülleimersmybol neben dem entsprechenden Dokument. Hinweis: Änderungen sind nicht rückwirkend gültig, sondern wirken sich erst auf danach erstellte Aufträge aus Anhang Importieren Über die Aktion Anhang Importieren gelangen Sie zu den auf Ihrem Computer gespeicherten Dokumenten, die Sie einem Auftragstyp zuordnen und über die Aktion speichern hinzufügen. Seite 35 von 44

36 Standarddokumente können auch nachträglich bei einzelnen Aufträgen über den Reiter Dokumente noch als nicht relevant gekennzeichnet werden. Klicken Sie hierzu auf das Symbol Dokument als nicht relevant kennzeichnen. Das Dokument wird dann durchgestrichen dargestellt. Ein nachträgliches Löschen der Dokumente beim Auftrag ist prinzipiell nicht möglich. Seite 36 von 44

37 11 Bestandsdatenmanagement Siehe Beschreibung Dokumentation Mareon Bestandsdatenmanagement Seite 37 von 44

38 12 Auswertungen Über das Statistiktool können Sie verschiedene Auswertungen auf Mandanten- und Untermandantenebene durchführen. Hierzu wählen Sie bitte die entsprechende Unternehmensnummer über die Combobox unterhalb des Auftraggebers aus. Die Zeiträume lassen sich individuell auswählen. Seite 38 von 44

39 13 Exposé-Schnittstelle Siehe Beschreibung Dokumentation Mareon Exposé-Schnittstelle Seite 39 von 44

40 14 Digitale Signatur 14.1 Was ist die Digitale Signatur? Mareon bietet den Wohnungsunternehmen die Funktion einer digitalen Signatur (Unterschrift). Das heißt, dass alle Rechnungen, die über Mareon von Ihnen abgerechnet werden, laut deutschem Signaturgesetz mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Eine qualifizierte elektronische Signatur kann laut Signaturgesetz von 2001 in Geschäftsprozessen die eigenhändige Unterschrift ersetzen, um geschäftliche Dokumente zu unterschreiben, ihnen Rechtskraft zu verleihen und nachzuweisen, dass sie nach Erstellung des Dokuments nicht mehr verändert wurden. Eine eigenhändige Unterschrift ist dann nicht mehr notwendig. Dokumente, die mit einer digitalen Signatur versehen sind, werden als Originaldokumente (im Fall von Mareon: Originalrechnung) vom deutschen Finanzamt anerkannt. Mareon hat sich die Rechtsgültigkeit des elektronischen Prozesses der digitalen Signierung von Rechnungen im Juni 2006 und November 2010 von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG bestätigen lassen. Dieses Zertifikat der KPMG können Sie auf der Homepage von Mareon abrufen und einsehen Digital signierte Rechnungen bei Mareon Das deutsche Signaturgesetz verlangt von elektronisch übertragenen Rechnungen eine qualifizierte Digitale Signatur, um erstens den Aussteller der Rechnung eindeutig identifizieren zu können und zweitens die Unversehrtheit der Dokumente zu bestätigen. Elektronisch übermittelte Rechnungen dürfen ebenso wie Papierrechnungen nach Rechnungsstellung nicht mehr verändert werden. Genau dies leistet die Digitale Signatur von Mareon. Um Ihnen die Handhabung der digitalen Signatur so einfach wie möglich zu machen, ist es nicht notwendig, dass Sie selbst eine Digitale Signatur bei Zertifizierungsstellen oder der Bundesnetzagentur beantragen. Mareon bietet Ihnen im Rahmen der allgemeinen Nutzung von Mareon die Signierung Ihrer Rechnungen als Dienstleistung an. Das bedeutet für Sie, dass die Rechnungen automatisch ohne weiteres Zutun Ihrerseits von der Aareon Deutschland GmbH Mareon in Ihrem Namen signiert werden. Die entsprechende Vollmacht dazu erteilen Sie uns zusammen mit der Teilnahmevereinbarung zur Nutzung von Mareon Voraussetzungen und Einrichtung der Digitalen Signatur Um die elektronische Signatur von Rechnungen auf Mareon nutzen zu können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: 1. Sie haben dieses Modul bei Mareon beauftragt und eingestellt. 2. Sie haben uns zusammen mit der Mareon-Teilnahmevereinbarung die Vollmacht erteilt, Rechnungen in Ihrem Namen signieren zu können. Seite 40 von 44

41 Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Die elektronische Signatur kann leider nicht für einzelne Handwerker aktiviert werden, sondern immer nur für alle Handwerker desselben Auftraggebers zusammen. Aus diesem Grund müssen Sie dies zentral bei uns beauftragt haben. Sie müssen auf Ihrem Computer nur das kostenlose Programm Adobe Reader installieren, um die Rechnungen im PDF-Format öffnen zu können. Falls Sie die aktuelle Version von Adobe Reader bereits installiert haben, sind Sie bereits problemlos in der Lage, signierte Mareon- Rechnungen nutzen zu können. Schauen Sie aber auch in diesem Fall bitte unbedingt in das Kapitel Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit Überprüfung der Signatur auf Echtheit und Unversehrtheit In der Standardinstallation von Adobe Reader kann dieser zwar problemlos die von Mareon erzeugten Rechnungen öffnen, anzeigen und drucken, ist aber nicht auf die digitalen Signaturen von Mareon nach deutschem Signaturgesetz vorbereitet. Dies liegt daran, dass die zentrale Ausgabestelle digitaler Signaturen in Deutschland die Bundesnetzagentur nicht als vertrauenswürdiger Zertifikatsaussteller bekannt ist. Das kann sich in Zukunft bei weiterer Verbreitung digitaler Signaturen und der Weiterentwicklung von Adobe Reader allerdings noch ändern. Deshalb müssen Sie die Mareon-Signatur manuell als vertrauenswürdig einstufen, um die Echtheit und Unversehrtheit der Mareon-Rechnungen dauerhaft dokumentieren zu können. Dies funktioniert nur, wenn Sie mindestens Adobe Reader 8.x einsetzen, ältere Versionen können mit der digitalen Signatur leider noch nicht umgehen. Bitte führen Sie folgende Schritte durch, um die Mareon-Signatur als vertrauenswürdig einzustufen: 1. Öffnen Sie eine beliebige von Ihnen erstellte und weitergeleitete Rechnung, die eine bereits signierte PDF-Datei als Anhang besitzt. Eine erfolgreich signierte Rechnung erkennen Sie an diesem Symbol: 2. Öffnen Sie die entsprechende PDF-Datei in Adobe Reader. Nachdem Adobe Reader sich geöffnet hat, sehen Sie die Rechnung und unterhalb der Rechnung eines der folgenden Symbole: Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe Reader bedeutet, dass die Signatur gültig ist und das Dokument nicht verändert wurde, aber die Signatur unter dem Dokument Ihrem eigenen Computer noch nicht bekannt ist. Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe Reader bedeutet, dass die Signatur gültig ist und dass Ihre Rechnung nicht verändert wurde. Gleichzeitig ist Adobe Reader unsere Signatur bekannt und diese wurde erfolgreich bestätigt. Dies sollte die normale Anzeige für alle Rechnungen sein. Dieses Symbol oberhalb Ihrer Rechnung in Adobe Reader bedeutet, dass die Signatur nicht gültig ist und Ihre Rechnung nachträglich verändert wurde. Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit unserem Mareon-Support unter Telefon: in Verbindung. Seite 41 von 44

42 3. Sollten Sie in der Statusleiste das beschriebene erste Symbol mit gelbem Warndreieck sehen, müssen Sie die Mareon-Signatur noch als vertrauenswürdig hinzufügen. 4. Dazu klicken Sie auf das Symbol Unterschriften in der linken Menüleiste. Nun wird ein Fenster mit Informationen zur digitalen Unterschrift angezeigt. Sie sehen dort, dass die Gültigkeit der Unterschrift den Status unbekannt aufweist. Dies liegt daran, dass das Zertifikat, mit dem die Signatur erstellt wurde, noch nicht auf Ihrem Rechner installiert ist. 5. In den Unterschriftsinformationen klicken Sie auf Zertifikatdetails. Das Fenster Zertifikatanzeige öffnet sich. Wechseln Sie durch Anklicken auf die Registerkarte Vertrauenswürdigkeit. Seite 42 von 44

43 6. Um das Zertifikat als vertrauenswürdig einzustufen, klicken Sie auf der Registerkarte Vertrauenswürdigkeit der Zertifikatanzeige auf den Button Den vertrauenswürdigen Identitäten hinzufügen. 7. Den folgenden Hinweis zur Acrobat-Sicherheit bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf OK. 8. Nun öffnet sich das Fenster Kontakteinstellungen importieren. Hier können Sie die Berechtigungseinstellungen für das Mareon-Zertifikat ändern. Überprüfen Sie, dass das Häkchen neben Dieses Zertifikat als vertrauenswürdigen Stamm verwenden gesetzt ist. Klicken Sie auf OK, um den Importvorgang abzuschließen. Das Zertifikat wurde den vertrauenswürdigen Identitäten hinzugefügt. Seite 43 von 44

44 9. Das Mareon-Zertifikat wurde nun als vertrauenswürdig eingestuft. Wenn Sie Adobe Reader schließen und die Rechnung erneut damit öffnen, sollte Ihnen die Echtheit des Zertifikats mit dem entsprechenden Symbol und Hinweis bestätigt werden. Sie können sich die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments auch auf Deutsch bestätigen lassen, indem Sie einen anderen Dialog in Adobe Reader aufrufen. Dazu klicken Sie in der linken vertikalen Reiterleiste in Adobe Reader auf Unterschriften. Im sich öffnenden linken Fenster wird die Mareon-Unterschrift korrekt als gültig angezeigt Supportmeldungen Mareon-Supportmeldungen werden inkl. Counter (Anzahl der ungelesenen Meldungen) mit Meldungstitel angezeigt. Klicken Sie auf den Titel, wird der Meldungstext angezeigt (siehe Abb.) Seite 44 von 44