1 ICRM - ERSTE SCHRITTE ANSPRECHPARTNER INSTALLATION ALLGEMEINE FUNKTIONEN NAVIGATION...7

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1 I Inhaltsverzeichnis 1 ICRM - ERSTE SCHRITTE ANSPRECHPARTNER INSTALLATION ALLGEMEINE FUNKTIONEN NAVIGATION EINSTIEGSMASKE BERATER NEWS TODO INFORMATIONEN KUNDE KUNDENSUCHE KUNDENERFASSUNG VERTRÄGE ÜBERSICHT VERTRAGSERFASSUNG SONSTIGES BRIEFE ERSTELLEN DOKUMENT HOCHLADEN WIEDERVORLAGEN ANLEGEN (ZUR ZEIT EXTERNE MODULE Aragon IT Service GmbH Sabine Schmitz

2 II 1 icrm - Erste Schritte 1.1 Ansprechpartner Bei Problemen oder Rückfragen zur Anwendung können Sie sich an unsere Hotline wenden. Hotline: Michaela Gördel / Marion Löffler / Mail: icrm@aragon-it.de Aragon IT Service GmbH Christian- Esch- Str Troisdorf

3 III 1.2 Installation Über den folgenden Installationslink können Sie die Anwendung auf Ihren Rechnern installieren: Bitte die Installation nur mit dem Internet Explorer ausführen! Es öffnet sich folgendes Fenster: Wählen Sie bitte per Klick Installieren aus. Es erscheint folgendes Installationsfenster, aus dem Sie den Fortschritt der Installation erkennen können:

4 IV Nach Ende dieser Installation erscheint auf Ihrem Bildschirm ein Hinweis, dass die Anwendung geladen wird: Gleichzeitig wird eine Verlinkung auf dem Desktop hinterlegt: Im Anschluss müssen Sie sich erstmalig in der Anwendung anmelden: Als Mandant ist nur bei der Erstanmeldung JDC anzugeben: Bitte geben Sie hier den Ihnen bekannten Benutzernamen und das Passwort ein. Das Ihnen mitgeteilte Passwort ist für die Erstanmeldung gedacht. Nach der Anmeldung werden Sie also noch zu einer Passwortänderung aufgefordert.

5 V Mit OK bestätigen. Herzlich Willkommen in Ihrem neuen CRM 1.3 Allgemeine Funktionen Hiermit können Sie das aktuelle Bild / Reiter schließen. Falls Änderungen vorgenommen wurden, werden Sie gefragt, ob Sie speichern möchten. Hiermit schließen Sie das aktuelle Bild / Reiter und speichern Ihre Änderungen Hiermit schließen Sie das aktuelle Bild / Reiter, speichern Ihre Änderungen und öffnen eine leere Maske zur Erfassung des nächsten Datensatzes Wenn Sie zwischen den einzelnen Reitern wechseln, sollten Sie zwischendurch einmal die Ansichten aktualisieren. Auswahl von Berichten in dem jeweiligen Kontext Kunde/Vertrag, z.b. aus dem Kunden heraus den Vertragsspiegel

6 VI Hierüber können Sie aus dem jeweiligen Fenster auf kunden- oder vertragsbezogene Briefe/ Vorlagen zugreifen Hierüber können Sie kunden- oder vertragsbezogene s erstellen. Diese Funktion nutzen Sie zum Hochladen von kunden- oder vertragsbezogenen Unterlagen, die Sie dann in der Ordnerstruktur des DMS ablegen können Hierüber können Sie auf dem jeweiligen Kontext Kunde/ Vertrag eine Wiedervorlage anlegen Über diese Funktion können Sie sich im System aus dem Kunden/ Vertrag Termine legen Immer wo Sie einen dieser beiden Buttons finden, können Sie eine Neuanlage durchführen, z.b. neuen Kunden, neuen Vertrag, etc. Sie können die angezeigten Datensätze in jeder Ansicht nach dem Spaltenkopf/ Überschrift sortiert werden oder über den Trichter einen Filter einstellen. Wenn ein Filter gesetzt ist, bleibt dieser gespeichert. Daher später nicht vergessen, ihn auch wieder zu entfernen.

7 VII 1.4 Navigation Über die Navigation können Sie alle Ansichten ansteuern. Je nach Ihrer Berechtigung werden Ihnen die Register angezeigt: Der jeweils ausgewählte Navigationspunkt wird oben geöffnet dargestellt. Somit erkennen Sie welche Funktionen sich unter den jeweiligen Laschen befinden. Die Einstiegsfunktionen öffnen jeweils einen Reiter. Sie können hierbei beliebig viele Reiter gleichzeitig öffnen, um zwischen verschiedenen Themen schnell zu wechseln. In der Navigation verweisen die auf weitere Unterverzeichnisse, siehe in diesem Beispiel: Aktivitäten -> Schreibtisch

8 VIII 2 Einstiegsmaske Berater 2.1 News Im oberen Bereich der Einstiegsmaske finden Sie einen Newsbereich. Hier werden Sie regelmäßig über aktuelle Ereignisse und Weiterentwicklungen informiert. Sie öffnen eine Maske durch Doppelklick auf die gewünschte Nachricht. 2.2 ToDo Alle Wiedervorlagen oder Aufgaben, die Sie betreffen, landen im ToDo-Bereich (mittlerer Bildschirmbereich). Per Doppelklick gelangen Sie auf die Details. Unter Status können Sie den Arbeitsstand zu dieser Aufgabe anpassen. Mit Erledigt schließen Sie diesen Vorgang ab und die Information wird Ihnen nicht mehr angezeigt. Alternativ können Sie die Aufgabe auch direkt aus der Einstiegsmaske heraus per Rechtsklick oder über F12 erledigen. Eventuell angehängte Dokumente können Sie per einfachen Mausklick aus der Einstiegsmaske heraus öffnen.

9 IX 2.3 Informationen In diesem Bereich werden Ihnen alle Informationen angezeigt, die für Sie relevant sind, aber dabei kein unmittelbares Handeln Ihrerseits erfordern. Die Funktionen sind identisch zum ToDo-Bereich.

10 X 3 Kunde 3.1 Kundensuche Über den Punkt Aktivitäten/ Kunden öffnet sich die Kundensuchmaske. Nach allen aufgeführten Merkmalen können Sie in Ihrem Kundenbestand suchen. Sie können auch nach mehreren Merkmalen gleichzeitig suchen. Der Suchbegriff muss mindestens 3 Stellen haben (z.b. Rat) oder Sie wählen * (Sternchen) um kürze Sucheinträge aufzufüllen. Zudem können Sie die Art der Suche anpassen: Über die Schaltfläche Suchen wird der Suchvorgang gestartet. Im oberen Bereich erhalten Sie die Trefferliste der Kunden angezeigt. Der erste Datensatz ist automatisch selektiert und die dazugehörigen Verträge werden im unteren Bereich ebenfalls angezeigt.

11 XI Durch einen Doppelklick auf den Kundennamen können Sie direkt in die Kundendaten gehen. Sie können auch über einen Doppelklick auf einen Vertrag direkt in die Vertragsdetails springen. 3.2 Kundenerfassung Bevor Sie einen Neukunden erfassen sollten Sie in Ihrem Kundenbestand prüfen, ob dieser Kunde nicht bereits angelegt ist. Wenn der Neukunde im CRM nicht gefunden wird, können Sie auf zwei Wegen einen Neukunden erfassen. Sollte der Suchbegriff keine Treffer anzeigen, wird Ihnen im Suchbereich die Schaltfläche Neu angezeigt. (1.) Der andere Weg, einen neuen Kunden zu erfassen, ergibt sich über das Bild des leeren Blatts (2.) Auf beiden Wegen gelangen Sie zur Erfassungsmaske für Kunden: Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet. Der Status des Kunden ist mit Interessent vorgegeben.

12 XII Wenn Sie in einem Erfassungsfeld sehen, weist dies auf ein Untermenu hin, z.b. zum Erfassen der Adresse: Zum Kunden können Sie umfassende Informationen in den einzelnen Themenrubriken erfassen. Wenn Sie alle Daten erfasst haben, bitte die Daten speichern. Sollten Sie das vergessen, werden Sie bei Verlassen der Maske zur Sicherheit noch einmal gefragt: Sie werden bei allen Änderungen im gesamten CRM nach dem Speichern aufgefordert, die Art Ihrer Änderung anzugeben. Daran hängen eine Reihe automatischer Prozesse, daher ist eine sorgfältige Auswahl sehr wichtig.

13 XIII Unter der Lasche Änderungshistorie können Sie alle Änderungen zu diesem Kunden sehen, egal wer diese durchgeführt hat. So können Sie zukünftig auch alle Änderungen der Zentrale oder Ihrer Assistentin nachverfolgen. Per Doppelklick auf den Datensatz können Sie auch sehen, was geändert wurde.

14 XIV 4 Verträge 4.1 Übersicht In der Kundensuchmaske und in der Lasche Verträge beim Kunden werden die Verträge einzeln aufgelistet. Die Verträge sind farblich markiert: Selbstvermittelte aktive Verträge Korrespondenzmaklerschaft Eigen Übertragen/ Bestandsvertrag Fremdvertrag Stornierter Vertrag / Doppelter Vertrag Diese farbliche Markierung wird durch die komplette Anwendung geführt. Mit einem Doppelklick öffnet sich der Vertrag und Ihnen werden alle erfassten Vertragsdetails angezeigt.

15 XV 4.2 Vertragserfassung Zu Erfassung eines Fremdvertrages können Sie aus dem Kunden heraus wieder den kleinen Pfeil neben dem weißen Blatt nutzen. Sie erhalten eine Auswahlliste, aus der Sie zunächst die korrekte Sparte auswählen: Es öffnet sich eine leere Vertragsmaske, in der Sie alle vertragsrelevanten Daten erfassen können: Da dieser Vertrag nicht im FK-Server vorhanden ist, wird dieser auch nicht durch eine nächtlich Synchronisation verändert. Es können Verträge nur erfasst werden, eine Veränderung ist durch die Berechtigungsvergabe möglich.

16 XVI 5 Sonstiges 5.1 Briefe erstellen (optional) Sie haben die Möglichkeit aus dem Kunden oder Vertrag heraus einen Brief zu schreiben. Dazu wählen Sie bitte in der oberen Navigation den Punkt Brief erstellen aus. Sie erhalten eine Vorschlagsliste der hinterlegten Briefe: Gewünschtes Dokument auswählen und mit OK bestätigen. Es öffnet sich Word und Sie erhalten den gefüllten Brief, den Sie noch individuell überarbeiten können. Die Daten werden aus Ihren Beraterdaten und den vorhandenen Kundendaten automatisch gefüllt. Nach dem Ausdruck das Dokument bitte schließen und einen eigenen Namen für das Dokument vergeben und speichern. Das Dokumenten- Management-System holt die Datei dort ab und speichert den Brief im Kunden/Vertrag unter der Lasche Aktivitäten. Zusätzlich finden Sie das Dokument auch unter dem Reiter Dokumente im entsprechenden Ordner:

17 XVII 5.2 Dokument hochladen (optional) Über die obere Aktivitätenleiste haben Sie die Möglichkeit Dokumente auf Kunden- oder Vertragsbasis zu hinterlegen. Bitte wählen Sie dazu Dokument hochladen aus: Hier wählen Sie analog zum Orderbucheintrag wieder die passende Vorgangskonfiguration aus: Unter Datei können Sie über die Ihre Datei, die Sie vorher gespeichert haben, anhängen und hochladen. In der Lasche Dokumente finden Sie alle, egal über welche Funktion erstellten und hinterlegten Dokumente, zum Kunden bzw. Vertrag im DMS befindlichen Dokumente

18 XVIII 5.3 Wiedervorlagen anlegen Über Wiedervorlagen können Sie Ihrem Team, der Zentrale, Kollegen oder sich selbst Aufgaben senden. Diese können wieder aus dem Kunden oder dem Vertrag heraus erstellt werden. Je nach Kontext (Kunde oder Vertrag) können Sie stehen Ihnen diverse Gründe zur Auswahl. Bitte wählen Sie sowohl einen Grund als auch einen Adressaten.

19 XIX Im Bereich Adressat können Sie denjenigen auswählen, dem Sie eine Aufgabe delegieren möchten. Sie erreichen damit, dass diese Aufgabe beim Adressaten aufschlägt und er so tätig werden kann. Die Wiedervorlage bleibt so lange in Ihrem Fokus bis der Vorgang als erledigt gekennzeichnet wird. 5.4 Externe Module Unter externe Module in der Navigationsleiste können Sie auf alle Links und Portale zurückgreifen, die im System hinterlegt sind. Abhängig vom Anbieter ist es möglich, dass Ihre Zugangsdaten bereits übernommen werden und Sie diese nicht manuell eintragen müssen. Dieser Service wird nach und nach weiter ausgebaut werden. Alle anderen Externe Module bilden an dieser Stelle eine Linksammlung.