Prozessmanagement: Wo stehen wir?

Transkript

1 Österreichische Vereinigung für Organisation Und Management Prozessmanagement: Wo stehen wir? Dr. Guido Fischermanns, ibo Beratung und Training GmbH Wien, 18. November 2011

2 ibo-gruppe stellt sich vor Rahmendaten ibo-gruppe (Wettenberg bei Gießen, 106 Mitarbeiter) Kompetenzen ibo Beratung und Training GmbH (1982) ibo Software GmbH (1987) ibo Schriftenreihe SGO Training AG (50 % seit 2001) Themenschwerpunkte Organisationsmanagement Prozessmanagement Projektmanagement Change Management Business Analyse

3 Dr. Guido Fischermanns Hauptgesellschafter und Geschäftsführer der ibo Beratung und Training GmbH Trainer/Berater Prozess-, Organisationsund Projektmanagement Black Belt Member of BPM CBOK Maintenance Team ABPMP/EABPM CBPP (Certified Business Process Professional) Autor: prozessfenster-blog.de Autor: Praxishandbuch Prozessmanagement, 9. Auflage 2010

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5 Eiskunstlauf als Prozess Eiskunstlauf ist die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen, die die Elemente verbinden). Quelle: Wikipedia

6 Eiskunstlauf als Prozess Eiskunstlauf die kunstvolle Ausführung von Eiskunstlaufelementen und Verbindungselementen (Bewegungen, Positionen, Fußarbeit und Haltungen, die die Elemente verbinden). Zu beachten sind auch Eingänge und Ausgänge der technischen Elemente. Quelle: Wikipedia

7 Wann ist der Eiskunstlauf gut? Eislauffertigkeit Präzision der Fußarbeit Ausnutzung der ganzen Eisfläche Verbindungselemente Vielfalt, Schwierigkeit und Qualität der Verbindungselemente harmonische und synchrone Durchführung Präsentation/Durchführung physische, emotionale und intellektuelle Einfühlung Varianten der Schnelligkeit Choreographie/Komposition gleichmäßige Verteilung der Elemente auf der Eisfläche Ausnutzung des Personal- und Gesamtraumes Interpretation mühelose Bewegungen mit Übereinstimmung zur Musik Darstellung der Musikstimmung Timing Eislaufen im Takt mit der Musik Eislaufen in den vorgeschriebenen Rhythmen Quelle: Wikipedia

8 Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle:

9 Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle:

10 Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle:

11 Und was versteht man unter Prozessmanagement? Vision/Strategie Planung/Gestaltung Steuerung der Durchführung Einführung Organisation/Support Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle: Quelle:

12 ibo-prozessfenster Alle Prozesse Strategische Prozessorganisation Einzelprozess Prozessgestaltung Wandel Prozessmanagement Kontinuierliche Prozessoptomierung Stabilität

13 ibo-prozessfenster Alle Prozesse Strategische Prozessorganisation Einzelprozess Prozessgestaltung Wandel Prozessmanagement Kontinuierliche Prozessoptomierung Stabilität

14 Und wie gut ist Prozessmanagement? Hoher Mittlerer Handlungs- Handlungs- bedarf bedarf Hoch Prozessmanagement Change management/ Umsetzung Kostenreduktion/ Restrukturierung Mittlerer Niedriger Handlungs- Handlungs- bedarf bedarf Wichtigkeit heute Niedrig Hoch Zukünftige Wichtigkeit Niedrig Hoch Bereichsübergreifende Zusammenarbeit/ Kooperationsverhalten Projektmanagement Netzwerke/ Virtuelle Organisation Mitarbeitermotivation/ Mitarbeiterengagement/Empowerment Performance management (Leistungsmanagement und anerkennung, Zielvereinbarungen Rolle der Zentrale/ Corporate Governance Gestaltung der Unternehmenskultur Individuelle Verantwortlichkeiten/Accountability Führung/Leadership Innovationsmanagement Organisatorische Flexibilität/ Fähigkeit zur Integration Optimierung Führungsebenen und -spannen Optimierung von Entscheidungsprozessen Informations- und Wissensmanagement Effektive Ordnungs- Effektive Matrixorganisation/ kriterien für die multidimensionale Organisation Organisationsstruktur Out-/co-sourcing, Offshoring Geschäftstransparenz und -analyse Globale Organisation/ Grad der Zentralisierung Shared services Niedrig Kompetenz Quelle: Befragung; BCG-Analyse

15 Reifegrad BPM im deutschsprachigem Raum Quelle: zhaw: BPM 2011 Status Quo und Zukunft

16 Hinderungsgründe für die Einführung von BPM Quelle: zhaw: BPM 2011 Status Quo und Zukunft

17 Eigene Assessement-Ergebnisse Strategische Prozessorganisation Prozesscheck Prozessmodell Strategie Priorisierung Prozessvision Change Management Multi-Prozesstools Multi-Projekt Modellierung REFERENZ Würdigung Design IST Realisierung Einführung Projektmanagement Einzelprozesstools Instabilität Kennzahlen Prozessgestaltung Konflikte Messung PM-Tool CPO SOLL Diagnose Steuerung Prozessmanagement PM-Review PM-Einführung Cockpit PM-Konzept Stabilität PM-Assessment Owner Kontinuierliche Prozessverbesserung Referenzwert von 26 Finanzdienstleistern

18 Prozessmanagement: Pflicht?

19 Pflicht nach Saison 2009/2010 auch beim Eistanz abgeschafft

20 Das möchten wir alle nicht

21 Wie richtet man Unternehmensprozesse strategisch aus?

22 Process follows strategy!? Der Kunde ist aufgeklärter als man denkt Quelle: Olaf Tiedje 95% der Unternehmen fehlt es an einer transparenten Strategie

23 Prozessorientierte Aufbauorganisation schürt Widerstände Kunde Kunde Kunde Kunde

24 Falsch verstandene End-to-end- Prozess-Denke Kunde Kunde

25 Falsch verstandene End-to-end- Prozess-Denke Kunde

26 Mit definierten Schnittstellen leben SLA SLA SLA SLA Kunde Kunde

27 Übergreifende Wertschöpfungsketten SLA SLA Kunde

28 Wie soll der einzelne Prozess richtig gestaltet werden? DPA

29 Prozesstypen unterscheiden

30 Antragsbearbeitung Antragsverwaltung Sachbearbeiter Antrag erfassen Antrag [Daten vollständig] Antrag eingegangen Antrag prüfen Antrag bearbeitet Antrag ablehnen Sachverständiger [Daten unvollständig] Antrag zurückgezogen Rücknahme bestätigen ibo-doku-raster Routineprozesse Regelprozesse Ad-hoc- Prozesse Strategische Prozessorganisation Unternehmensprozessmodell Basis BPD (Business Process Diagram) Basis BPD Prozesslandkarten Prozessdiagramm Prozessskizze Prozessgestaltung Fachlich/technisch erweitertes BPD Fachlich erweitertes BPD Folgeplan Wertstromdiagramm Aktivitätsdiagramm (UML) Kontinuierliche Prozessoptimierung Mitarbeiterorientiertes BPD Erweiterter Folgeplan Geblockter Text Aufgabenliste

31 Die systematische Prozessanalyse nach den 7 Arten der Verschwendung Verschwendungsart Korrektur und Nacharbeit Beispiele Fehlerhafte/Unvollständige Anträge und Dokumente, unlesbare Dokumente Überproduktion Zu viele Kopien, Unterschriften, Ordner, Formulare, Mehrfachablage Unnötige Bewegung Transport Warte- und Leerlaufzeiten Bestände und Lager Falsche oder unnötige Prozesse Unnötige (Such)Wege zu Dokumenten, Kollegen, ergonomische Hindernisse Umständliche Verteilung von Unterlagen, räumliche Distanz Verzögerungen durch Liegezeiten, Stapel, Weitergaben, warten auf Entscheidungen Übermäßige Dokumentation, hamstern von Unterlagen, planlose Verteilung Ungelesene Berichte, Statistiken, unklare Zuständigkeiten (A/K/V)

32 Durch die Prozessflussanalyse werden die Nadelöhre erkennbar Engpässe sind meist leicht zu identifizieren anhand der Arbeitsrückstände, Überstunden, Fehlerquoten oder Terminverzögerungen Liegezeiten.

33 Nicht mit mehr Pseudo-Stabilität auf Dynamik reagieren Routineprozesse Regelprozesse Ad-hoc-Prozesse Planbar Spontan Planbar Spontan Planbar Spontan ~ ~ ~ ~

34 Permanente Leistungsmessung und Prozesssteuerung

35 Business Process Diagramm (BPD) nach BPMN 2.0

36 Mitarbeiterorientiertes BPD

37 Folgepläne adressatengerecht aufbereiten Mit Farbe orientieren Mitarbeiterorientierter Prozessausschnitt MARKT (OE)

38 Daran haben wir uns privat gewöhnt.

39 Und daran auch

40 Warum nicht auch bei der eigenen Arbeit?

41 Einfache Piktogramme, Fotos oder Filme direkt bei der Arbeit

42 Praktikable Prozesscockpits

43 Rollen und Stellen im Prozessmanagement Part-time Betroffene/Beteiligte Full-time Spezialisten Strategische Prozessorganisation Prozessgestaltung CPO Architektur- Board Prozessverantwortlicher Prozesslenkungsausschuss Projektleiter Prozessgestaltungsteam Prozessmanagement Leiter Leiter Prozessmanagement Prozessmanagement Prozessmanagement-Berater Prozessorganisatoren Kontinuierliche Prozessoptimierung Prozessdurchführung Führungskräfte Prozessbetroffene Prozesssteuerung Prozessmanager Prozessteam Prozessmodellierer Business Analysten Prozesscontroller Prozessauditor

44 Prozessmanager als Shopfloor Manager Quelle:

45 Officefloor-Manager führen ohne Macht Quelle:

46 Prozessführung über soziale Kompetenz wird zum zentralen Erfolgsfaktor Kooperationsfähigkeit Teamplayer Innovationsfähigkeit Leistung Leistung Impulsgeber Zeit Zeit Reflektionsfähigkeit Y Y = f(x) x Systemiker

47 William Holman Hunt (1854): The Scapegoat (Der Sündenbock)

48 Vorsicht vor einer Triangulation (Triade) Leiter Prozessmanagement Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Kunde

49 Vorsicht vor einer Triangulation Triade) Leiter Prozessmanagement Prozessverantwortlicher Prozessman.- Berater Prozessman.- Berater Kunde

50 Anforderungen an den Prozessmanagement-Berater Prozessmanagement ist eine Vielseitigkeits-Berufsart, die fünf verschiedene Einzelkompetenzen in Form eines täglichen Mehrkampfes kombiniert. Zahlenbasierte Prozess- Gestaltung und -steuerung Organisation der Prozessverantwortung Definition von End-to-end- Prozessen und Landkarten Change Management Business-IT Alignment

51 Der Ideale Athlet Ins Leben gerufen wurde der Moderne Fünfkampf von Pierre de Coubertin, dem Initiator der Olympischen Spiele der Neuzeit. Ziel dieser Sportart sollte der ideale Athlet sein. Wikipedia Konzentrationsfähigkeit Innere Ruhe Pierre de Coubertin Fingerspitzengefühl

52 Jobs im Prozessmanagement Prozess- Management- Berater Prozess Struktur Analyse Change IT Ausgewogenes Profil Green Belt Black Belt Schwerpunkt Statistik Change Manager Business- Analyst % 25% 50% 75% 100% Schwerpunkt Change Management Schwerpunkt Anforderungsermittlung

53 Das internationale Prozessmanagement-Zertifikat Certified Business Process Professional CBPP Internationale Standards. CBPP basiert auf einer international einheitlichen Wissensbasis, festgelegt in einem Common Body of Knowledge. Internationale Anerkennung. CBPP -Zertifizierungen werden in USA, Brasilien, Deutschland, Österreich, der Schweiz und bald in Frankreich und Japan angeboten. Zertifizierung in Österreich: jeweils im Juni und November unter Aufsicht der OCG. Weitere Informationen unter

54 Nutzen Prozessmanagement verdeutlichen Höherer Gewinn Höhere Abschlussquote Attraktiver Arbeitsplatz Prozessoptimierung

55 Lassen Sie Ihr Prozessmanagement bewerten und kommentieren! Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware Leser Eine praxisnahe Prozessbeschreibung für meine Arbeit Prozessbeschreibung für Beschaffung Handelsware Früher habe ich Eure Arbeitsanweisungen nie gelesen. Aber jetzt muss ich sagen, die sind echt hilfreich für meine tägliche Arbeit. Schon mehrfach konnte ich mir unmittelbare Tipps zur Erledigung meiner Aufgaben holen. Und endlich verstehe ich, was vor und nach mir passiert. Jetzt weiß ich auch, warum unsere Kunden manchmal sauer sind, weil es im Prozess hakt. Und die Idee mit dem aufrufbarem Video, wie man unsere Software nutzt, ist echt klasse. So machen Arbeitsanweisungen Spaß. Weiter so liebe Kollegen!

56 Ihre Fragen...? Jetzt... Später Dr. Guido Fischermanns ibo Beratung und Training GmbH Im Westpark 8 D Wettenberg T: F: guido.fischermanns@ibo.de Twitter: twitter.com/#!/ibo_gruppe blog.ibo.de