ECM Tag 2012 Erfolgreiche Einführung eines modernen DMS bei SPAR

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1 ECM Tag 2012 Erfolgreiche Einführung eines modernen DMS bei SPAR Manfred Knoblechner SPAR Dr. Thomas Thalhammer SPAR Dipl. Ing. Christian Hofbauer SPAR Michael Hadrian Fabasoft

2 PROJET

3 SPAR Geschichte SPAR ist in fast 40 Ländern vertreten SPAR WELTWEIT SPAR-Standorte weltweit Aber: SPAR-Länder agieren selbstständig und unabhängig von einander!

4 SPAR Geschichte SPAR ÖSTRREICH 1954: Erste SPAR-Organisation in Österreich durch KR Hans F. Reisch in Kufstein 1970: Zusammenschluss von 10 SPARGroßhändlern zur SPAR Österreichische Warenhandels-AG SPAR ist das einzige österreichweit tätige Lebensmittelhandels-Unternehmen des Landes, das heute noch zu 100 Prozent in österreichischem Eigentum ist.

5 SPAR Österreich-Gruppe Lebensmittelhandel Österreich und Ausland 3 SÄULEN - SPAR - EUROSPAR - INTERSPAR - MAXIMARKT - TANN - REGIO - Weingut Schloss Fels Sportfachhandel (HERVIS) Shopping-Center (SES)

6 SPAR Österreich-Gruppe 7 Länder Kennzahlen Standorte Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen m² Verkaufsfläche m² verpachtbare Fläche 12,15 Mrd. Euro Umsatz (+3,8% z.vj) 29,2% Marktanteil LEH in AT

7 PROJET

8 Projektkennzahlen 6 Länder 10 Konzerneinheiten 239 Standorte 857 Arbeitsplätze neue Office-Version Arbeitsplätze kein Outlook Arbeitsplätze Aktualisierung IE User Projektkosten in EUR (ohne Hardware) Objekte Objekteigenschaften

9 Produkt- und Systemanforderungen EINE Lösung für Dokumentenverwaltung Zentrale Architektur International Benutzerfreundlich Modern Mobilität Erweiterbar 100% und MS-Office Integration Integration in die bestehende Applikations- und Systemlandschaft

10 Big Bang Umstellung Keine Störung des Tagesbetriebs kein fließender Übergang Stichtagsumstellung per x 5%-Testmigrationen 1 x 100%-Testmigration 2 x Generalproben 3 Wochen vor Produktivstart, Start Echtmigration Deltamigration Datenübernahme 1:1 (Berechtigungen, Ordnerstrukturen, Objekteigenschaften usw.)

11 Userakzeptanz Einführung als Basic-Level-Anwendung Entwicklung eines SPAR-FOLIO Berechtigungssystem NEU Frontend Eigenentwicklung eines SPAR-Client Projektkommunikation Über den Erfolg eines Projektes entscheidet einzig die Anwenderzufriedenheit.

12 Projekte

13 Kommunikation Frühzeitige Kommunikation Kommunikation über Projektinhalt, Projektziele, ProjektNicht-Ziele, aktuellen Status, Herausforderungen Telefonkonferenzen mit Partnern Kommunikationskanäle - Newsletter - Firmenzeitung - Plakate - Handouts - Projektportal - Präsentationen - F&A - Mailaccount

14 Schulung 3-stufiges Schulungskonzept - elearning Lektionen - 1,5-stündige FOLIO-Basisschulungs-Präsentation - Face2Face Keyuser Schulungen Userdokumentation Handout Supportkonzept für First- und Second-Level-Support

15 Stabilität und Qualität Proof of Concept bei SES (rd. 260 User) Proof of Technic Produkt Knowhow Transfer von Fabasoft zu SPAR Betriebs Knowhow Transfer von Fabasoft zu SPAR Integration von FOLIO in die SPAR Infrastruktur Teilmigration aus dem Altsystem Einsatz bei ICS (rd. 360 User) Laufende Umsetzung mittels SCRUM Laufendes Feedback sammeln von den Usern

16 Timeline 11/2008 Produktentscheidung 07/2009 Produktivsetzung SES International 04/2010 Produktivsetzung ICS International 01/2011 Projektstart LinkWorks goes FOLIO

17 Userkennzahlen erste Produktivwoche User am MI, DO und FR von 09:00-09:10 Uhr Requests am MO von 09:10 09:20 Uhr 187 Requests in der Sekunde

18 Ticketsystem Tickets insgesamt

19 Ticketsystem

20 Weitere Geschäftsprozesse Digitaler Personalakt Bauplanarchivierung Vertragsmanagement (ongoing)

21 Copyright / Disclaimer Copyright SPAR, Salzburg, Österreich, Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. SPAR übernimmt in diesem Dokument weder implizite noch explizite Verpflichtungen. Diese Präsentation enthält bestimmte, in die Zukunft gerichtete Aussagen, einschließlich Angaben unter Verwendung der Worte glaubt, geht davon aus, erwartet, oder Formulierungen ähnlicher Bedeutung. Solche in die Zukunft gerichteten Aussagen umfassen bekannte und unbekannte Risiken, Ungewissheiten und andere Faktoren, die dazu führen können, dass die tatsächlichen Ergebnisse, Finanzlage, Entwicklung oder Leistungen von Fabasoft wesentlich von denjenigen abweichen, die in diesen Aussagen ausdrücklich oder implizit angenommen werden. Zu diesen Faktoren gehören unter anderem: der Wettbewerb durch andere Unternehmen, Auswirkungen und Risiken neuer Software und Technologien, die laufenden Kapitalbedürfnisse der Gesellschaft, Finanzierungskosten, Änderungen des Betriebsaufwands, die Gewinnung und das Halten qualifizierter Mitarbeiter, nachteilige Änderungen anwendbaren Steuerrechts, Unruhen, höhere Gewalt, kriegerische Handlungen und sonstige in dieser Präsentation genannte Faktoren. Vor dem Hintergrund dieser Ungewissheiten sollten sich potentielle Investoren nicht auf derartige in die Zukunft gerichtete Aussagen verlassen. Die Gesellschaft übernimmt keinerlei Verpflichtungen, derartige in die Zukunft gerichtete Aussagen in Zukunft nach zu halten und an zukünftige Ereignisse oder Entwicklungen anzupassen. Fehler und Irrtümer vorbehalten.

22 Fabasoft Produkte und Services

23 Die Unternehmensgruppe Fabasoft ist ein führender europäischer Softwarehersteller und Cloud-Provider mit Sitz in Linz, Österreich. Unsere Produkte kümmern sich um: Content und Case Management Das einheitliche Erfassen, Ordnen, Aufbewahren und Auffinden aller Geschäftsunterlagen und Akten im Unternehmen im Kontext. Collaboration und Workflow Die informelle und strukturierte Zusammenarbeit. Intern und grenzübergreifend mit Partnern.

24 Fabasoft Kunden (Auszug) Central Government Switzerland Free State of Bavaria Central Government Austria Central Government Slovakia

25 Fabasoft Enterprise-Produkte Fabasoft Folio Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement Fabasoft egov-suite Elektronische Akten- und Vorgangsbearbeitung Fabasoft Mindbreeze Enterprise Search und Information Access app.telemetry app.ducx/app.test Composite Content Applications Application Performance Monitoring

26 Fabasoft Business Cloud Services Folio Cloud Faba5 Die Europäische Cloud für Collaboration und Kommunikation Social Web Content Management Mindbreeze InSite Semantic Web Site Search app.telemetry Cloud app.ducx/app.test Agile Cloud App Development (PaaS) End User Experience Monitoring

27 Copyright / Disclaimer Copyright Fabasoft Distribution GmbH, Linz, Österreich, Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Softwarenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jeweiligen Hersteller. Fabasoft übernimmt in diesem Dokument weder implizite noch explizite Verpflichtungen. Diese Präsentation enthält bestimmte, in die Zukunft gerichtete Aussagen, einschließlich Angaben unter Verwendung der Worte glaubt, geht davon aus, erwartet, oder Formulierungen ähnlicher Bedeutung. Solche in die Zukunft gerichteten Aussagen umfassen bekannte und unbekannte Risiken, Ungewissheiten und andere Faktoren, die dazu führen können, dass die tatsächlichen Ergebnisse, Finanzlage, Entwicklung oder Leistungen von Fabasoft wesentlich von denjenigen abweichen, die in diesen Aussagen ausdrücklich oder implizit angenommen werden. Zu diesen Faktoren gehören unter anderem: der Wettbewerb durch andere Unternehmen, Auswirkungen und Risiken neuer Software und Technologien, die laufenden Kapitalbedürfnisse der Gesellschaft, Finanzierungskosten, Änderungen des Betriebsaufwands, die Gewinnung und das Halten qualifizierter Mitarbeiter, nachteilige Änderungen anwendbaren Steuerrechts, Unruhen, höhere Gewalt, kriegerische Handlungen und sonstige in dieser Präsentation genannte Faktoren. Vor dem Hintergrund dieser Ungewissheiten sollten sich potentielle Investoren nicht auf derartige in die Zukunft gerichtete Aussagen verlassen. Die Gesellschaft übernimmt keinerlei Verpflichtungen, derartige in die Zukunft gerichtete Aussagen in Zukunft nach zu halten und an zukünftige Ereignisse oder Entwicklungen anzupassen. Fehler und Irrtümer vorbehalten.

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