Business Process Management in der Praxis Status, Mythen und realer Nutzen. Hochschule Luzern, 28. Mai 2009

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1 Business Process Management in der Praxis Status, Mythen und realer Nutzen Hochschule Luzern, 28. Mai 2009

2 Wer wir sind Vorstellung camunda services GmbH Unser Profil: Gegründet: 2008 Sitz: Berlin Mitarbeiter: 6 Unsere Leistungen: Beratung Seminare Process Hosting Unsere Themen: Ganzheitliches BPM Prozessautomatisierung SOA, BPEL, XPDL, jbpm BPMN BPM-Software

3 Wer ich bin Vorstellung Jakob Freund 1979 Geboren in Berlin 1998/99 Abitur, Wehrdienst, Australienreise 2005 Diplom-Wirtschaftsinformatiker (FH) 2007 Master of Science in Business Computing 2005 EAI/SOA Consultant bei Hypoport AG 2007 Solution Architect bei inubit AG 2008 Geschäftsführer bei camunda services GmbH 2004 Gründung von BPM-Guide.de 2005 BPM-Expertenkreisleiter bei Gesellschaft für Organisation (GfO) 2006/07 Gastdozent für BPM an FHTW Berlin und PHW Zürich 2008 Beirat für BPM-Tools bei GfO 2007 Gründung von BPM-Netzwerk.de

4 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. BPM-Software 6. BPM für den Mittelstand

5 Prozesse im Griff? BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis

6 Drei Problemfelder in Bezug auf Prozesse BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Transparenz Wie arbeiten wir eigentlich? Was wird wann von wem womit gemacht? Und warum? Setzen wir die Strategie um? Arbeiten wir gut? Wo steht jetzt meine Anfrage/Bestellung/Beschwerde? Effizienz Aufwände und Verzögerungen durch Medienbrüche, Transportwege, Liegezeiten, Doppelarbeiten, manuelle Prüfungen, fehlerhafte Ergebnisse Agilität Veränderungen können nur langsam erfolgen Langwierige Umstellungen in der Belegschaft Aufwendige Anpassungen in der unterstützenden IT

7 ABPMP, IABPM und die gfo BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2005 Gesellschaft für Organisation (gfo) e.v. startet Projekt zur Erarbeitung eines BPM Body of Knowledge (BoK) 2007 Fertigstellung und Veröffentlichung des BPM BoK 2007 gfo, ÖVO, SGO und l afope gründen die International Association for Business Process Management (IABPM) 2008 IABPM und die U.S.-Association of BPM Professionals (ABPMP) schließen ein Kooperationsabkommen Ein gemeinsamer BPM BoK wird zunächst auf englisch und deutsch veröffentlicht Zertifizierung von BPM-Professionals beginnt in Q4 2009

8 Business Process Management im BPM BoK BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Die englische Bezeichnung Business Process Management oder BPM wird synonym verwendet für Geschäftsprozessmanagement oder auch einfach Prozessmanagement. [ ] Business Process Management (BPM) ist ein systematischer Ansatz um sowohl automatisierte als auch nicht-automatisierte Prozesse zu erfassen, zu gestalten, auszuführen, zu dokumentieren, zu messen, zu überwachen und zu steuern und damit nachhaltig die mit der Unternehmensstrategie abgestimmten Prozessziele zu erreichen. BPM umfasst die bewusste, gemeinsame und zunehmend IT-unterstützte Bestimmung, Verbesserung, Innovation und Erhaltung von end-to-end-prozessen. Auf diese Weise können Unternehmen immer schneller und flexibler gute Ergebnisse erreichen. Mit Hilfe von BPM können Prozesse auf die Unternehmensstrategie abgestimmt werden, so dass sich die Gesamtunternehmensleistung verbessert, sobald Prozesse innerhalb einzelner Organisationseinheiten, unternehmensweit oder sogar unternehmensübergreifend optimiert werden.

9 Die Wissensfelder des BPM BoK BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis

10 Die zwei Seiten des BPM BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Organisationslehre Ablauforganisation bis 1990 Business Process Reengineering - BPR (Orga-) Geschäftsprozess- Management - GPM ab 2000 Business IT Business Process Management - BPM Prozessautomatisierung ab 2004 ab 2006 Human Workflow Management Serviceorientierte Architekturen (SOA) ab 2000 ab 2005 Dokumenten-Management Systeme DMS (u.a.) Enterprise Appliation Integration EAI

11 Human Workflow Management BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Workflow Management System (WfMS) Eingang Ausgang Eingang Ausgang Arbeitsaufnahme Fertigmeldung Arbeitsaufnahme Fertigmeldung

12 Prinzip der Aufgabenlisten BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Genehmigung (Beschaffung) Aufgabenliste von: Franz Mustermann (Rolle: Abteilungsleiter) Antragsteller: Büromittel: Preis: Begründung: Ihr Kommentar: Genehmigen Claudia Testperson Schreibtischlampe 49,90 EUR Alte Lampe ist kaputt Ablehnen # Prozess Aufgabe Eingang Status 254 Urlaubsantrag Prüfung :23 Offen 231 Rechnungseingang Freigabe :09 Offen 211 Rechnungseingang Freigabe :02 Offen 209 Beschaffung Genehmigung :19 in Arbeit Bearbeiten Bearbeiten Bearbeiten Abbrechen

13 Der Grundgedanke von Web Services BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Response Anwendung A Request Anwendung B Service Service Service Kommunikation Service Client Kommunikation Geschäftslogik Use Case Geschäftslogik Datenbank Query Datenbank

14 Das Prinzip der Prozessautomatisierung BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis Modeling Technisches Prozessmodell Monitoring und Reporting Process Engine Messung der Durchlaufzeit Human Workflow Management Aufgaben- Zuweisung Service-Call Service-Call Aufgaben- Zuweisung Service Orchestration Prozessbeteiligter IT-System IT-System Prozessbeteiligter

15 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. Praxisbeispiel: Rechnungseingang 6. Praxisbeispiel: Schadenregulierung 7. Big Bang oder Step by Step? 8. Praxisbeispiel: Warenabruf 9. Fazit Wohin die Reise geht

16 Service Service Service BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) Strategie 1-2 Jahre Organisation 3-6 Monate SOPA: SOA* auf Prozessebene Integration Process Engine Task Zuweisung Service Aufruf IT Task Zuweisung SOIA: SOA auf Integrationsebene Software 6-10 Jahre SOSA: SOA auf Software-Ebene Infrastruktur *SOA = Serviceorientierte Architekturen In Anlehnung an: Prof. Dr. Robert Winter, Institut für Wirtschaftsinformatik, Universität St. Gallen

17 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. BPM-Software 6. BPM für den Mittelstand

18 erweitertes BPM-Regelkreismodell (ebpmr) Business Process Modeling Notation (BPMN) Workshops Interviews Beobachtung IST- Prozessmodell Problemdiagnose Ursachenforschung Potentialschätzung Neuer Prozess Schwachstellen? Existierender Prozess Modellierung Prozesslandkarten Ablaufdiagramme Nein Ja Prozesscontrolling Prozessanalyse IST- Prozessmodell Prozesserhebung Prozessdokumentation Prozesskonzeption Modellierung Soll-Konzept Prozess-Simulation Bewertung von Alternativen ROI-Schätzung Kontinuierlich, bis Prozessverbesserung notwendig wird Prozessumsetzung Change Management Klassische IT-Projekte Prozessautomatisierung SOLL- Prozessmodell BPM-Governance ebpmr nach Freund/Rücker 2008

19 Vom Prozess zum Workflow Business Process Modeling Notation (BPMN) Prozess-Ebene Workflow-Ebene Prozesse Sub-Prozesse Aktivitäten Arbeitsschritte Manuelle Tätigkeit Automatisierte Tätigkeit Design und Implementierung von Prozessen Wertschöpfend (Softwareentwicklung) Steuernd (Prozessautomatisierung)

20 Eckdaten zu BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN) Entwicklung 2002 von Stephen A. White (IBM) Veröffentlichung durch Business Process Management Initative (BPMI) 2005 Übernahme durch die Object Management Group (OMG) Offizieller OMG Standard seit 2006 Aktuelle Version: 1.2 ( ) In der Entwicklung: BPMN 2.0

21 Warum BPMN für Prozessmodelle? Business Process Modeling Notation (BPMN) Weltweit einheitlicher Standard Unabhängig von einzelnen Tools, Beratern etc. Speziell für die Kommunikation zwischen Business und IT entwickelt Befragung BPMN 2008: 77% der Befraten empfinden die BPMN als eine gemeinsame Sprache für Business und IT

22 Beispiel: Mehrstufige Eskalation in BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN) Unterprozess Auftragsbestätigung erwarten Zeit- Zwischenereignis 5 Tage Bestätigung nachfragen Kunde Produkt bestellen Nachrichten- Zwischenereignis Ereignisbasiertes Gateway Auftragsbestätigung Angeheftetes Zeit- Zwischenereignis 14 Tage Bestellung stornieren

23 BPMN 1.2 besitzt über 50 Symbole Business Process Modeling Notation (BPMN)

24 BPMN braucht Konventionen Business Process Modeling Notation (BPMN) Vorhaben Vorhaben Vorhaben Vorhaben Szenariospezifische Konventionen BPMN laut Spezifikation

25 Die neuen Rollen im BPM Business Process Modeling Notation (BPMN) <!-- Deklaration eines asynchronen Hello World Prozesses --> <process name= HelloWorld... > <!-- Liste der am Prozess beteiligten Services --> <partnerlinks> <!-- Nur ein beteiligter Service: Der Dienst-Nutzer --> <partnerlink name= client partnerlinktype = HelloWorld myrole= HelloWorldProvider partnerrole= HelloWorldRequester /> </partnerlinks> <!-- Liste der (XML-)Dokumente, die im Prozess verwendet werden --> <variables> <!-- XML-Dokument, das der Dienst-Nutzer beim Aufruf übergibt --> <variable name="input" messagetype="helloworldrequestmessage"/> <!-- XML-Dokument, das der Dienst-Nutzer vom Prozess erhält --> <variable name="output" messagetype="helloworldresultmessage"/> </variables> <!-- Definition der Ablauflogik im Prozess (Aktiviäten) --> <sequence> <!-- Übergabe-Parameter vom Dienst-Nutzer entgegen nehmen --> <receive name="receiveinput" partnerlink="client" porttype="tns:helloworld" operation="initiate" variable="input" createinstance="yes"/> <!-- Output-Parameter abhängig vom Input erstellen --> <assign> <copy> <from expression="concat('hello ',bpws:getvariabledata('input', 'test','/tns:name'))"/> <to variable="output" part="test" query="/result"/> </copy> </assign> <!-- Dienst-Nutzer aufrufen, um Antwort zu übergeben --> <invoke name="replyoutput" partnerlink="client" porttype="tns:helloworldcallback" operation="onresult" inputvariable="output"/> </sequence> </process> Prozessanalyst Prozessingenieur Fachbereich Entwicklung

26 BPMN-Literatur Business Process Modeling Notation (BPMN) Allweyer, Thomas: BPMN Einführung in den Standard zur Geschäftsprozessmodellierung White, Stephen; Miers, Derek: BPMN Modeling and Reference Guide Tom Debevoise, Rick Geneva: The Microguide to Process Modeling in BPMN Patrice Briol von Lulu Pr: Bpmn, the Business Process Modeling Notation Pocket Handbook Matjaz B. Juric, Kapil Pant: Business Process Driven Soa Using Bpmn and Bpel September 2009: Jakob Freund, Bernd Rücker, Thomas Henninger: Praxishandbuch BPMN

27 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. BPM-Software 6. BPM für den Mittelstand

28 Das Drama mit den Regeln BPM und Business Rules Management (BRM) Normalpreis Auftragswert < 50 TEUR Angebotspreis Normalpreis kalkulieren 50k <= AW < 100k 3% Rabatt abziehen Vertrieb Preiskalkulation 100k <= AW < 250k 5% Rabatt abziehen Angebotspreis Rabatt individuell verhandelt Verhandelten Rabatt abziehen Angebotspreis

29 Regeln raus aus den Prozessen! BPM und Business Rules Management (BRM) Normalpreis Rabatt Angebotspreis Vertrieb Preiskalkulation Normalpreis kalkulieren Rabatt-Regeln (Tabelle) Rabatt-Regeln anwenden Hinterlegter Link auf Excel, Wiki o.ä. JA Rabatt abziehen NEIN Auftragswert Rabatt verhandelt? Rabatt (%) AW < 50 T Nein 0 50 T <= AW < 100 T Nein T <= AW < 250 T Nein 5 <egal> Ja <individuell>

30 Process Engine und Rules Engine BPM und Business Rules Management (BRM) Tu dies Process Engine Prüfung X Tu jenes Rules Engine Prüfung X

31 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. BPM-Software 6. BPM für den Mittelstand

32 Was ist eine BPM-Software? BPM-Software BPM-Suites Schwerpunkt Dokumentation Analyse BPM-Tools BPM-Systeme (BPMS) Automatisierung Messung Anwender Process Analysts Process Engineers Komplexität Eher niedrig Eher hoch Lizenzkosten Eher niedrig Eher hoch Beispiele ARIS (IDS Scheer) AENEIS (intellior) ADONIS (BOC) Websphere (IBM) Webmethods (SAG) Xpert.Ivy (Soreco)

33 Der Traum der Magic BPM-Suite BPM-Software Modelling Monitoring Business IT Magic BPM-Suite Human Workflow EAI / SOA

34 Wie schwierig ist es, die passende BPM- Software zu finden? keine Angabe 8% Überhaupt nicht Relativ einfach schwierig 7% 1% Sehr schwierig 21% Relativ schwierig 63% Quelle: 119 Befragte, BPM-Software 2009, camunda services GmbH

35 Beispiel BPMN: Womit modellieren Sie? BPM-Software 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% BPMN EPK UML BPMN EPK UML BPMN EPK UML

36 Beispiel BPMN: Was kann das Tool wirklich? BPM-Software Alle Notationselemente? Welche Version? Syntax-Prüfung? Konsistenz-Prüfung (Deadlocks)? Objekt-Repository? Attribute? Publikationsmöglichkeiten? Schnittstellen? Fachlich-technische Verknüpfung?

37 BPM in der Praxis Agenda 1. BPM Grundlagen und aktuelles Verständnis 2. BPM und serviceorientierte Architekturen (SOA) 3. Business Process Modeling Notation (BPMN) 4. BPM und Business Rules Management (BRM) 5. BPM-Software 6. BPM für den Mittelstand

38 Praxisbeispiel Supply Chain Integration

39 Die Smart Packaging Germany GmbH (SPG) Familienunternehmen Ca. 300 Mitarbeiter Ca. 50 Mio. EUR Umsatz Handels- und Verbraucherverpackungen Kunden verschiedener Branchen, größtenteils Konsumgüterindustrie Unterschiedliche Standorte in Deutschland

40 Die Situation im Überblick BPM für den Mittelstand Lieferant Bestellung Warenabruf Lieferung Rechnung Zahlung Kunde

41 Das sehen wir uns genauer an BPM für den Mittelstand Warten, bis abgerufen werden soll Nein Bestell- und Abrufprozess Kunde Lieferant Bedarf entstanden Artikel bestellen Artikel produzieren - Artikel-Nr. - Bestellmenge - Initiale Abrufmenge (optional) Lieferwunsch? Alles später Ein Teil sofort Teil-Lieferung senden Artikel einlagern Artikel benötigt Artikel abrufen Teil-Lieferung senden Alle Artikel abgerufen? Ja ENDE Alles sofort Lieferung senden ENDE

42 Hier liegt die Schwachstelle! BPM für den Mittelstand Sachbearbeiter Kunde Abrufe notwendig Abrufliste faxen Sachbearbeiter FAX geht ein Abrufe erfassen Abrufliste: Kunden-Artikel-Nr Menge Jede Position wird ins ERP- System eingegeben Liefertermin eintragen Lieferant Bestand nicht ausreichend ERP - System Warenbestand prüfen Fehler- senden Bestand ausreichend LTV generieren

43 Aber: BPM ist zu teuer! BPM für den Mittelstand BPM-Software würde TEUR kosten BPM-Software müsste auf eigenen Servern betrieben werden Eigene IT-Mitarbeiter müssten für die Handhabung qualifiziert werden

44 Ein neuer Ansatz: Process Hosting BPM für den Mittelstand Process Hosting Dienstleister Administrator BPP Server Process Engineer Unternehmen 1 Unternehmen 2 IT System

45 Die Stärke ist die Flexibilität der Plattform BPM für den Mittelstand Ihr Partner 1 Ihr Partner 2 Ihr Partner 3 Ihr Partner 4 Process Hosting Dienstleister Web-Portal HTTP FTP X.400 XML Excel Edifact PDF Plain Text Ihr Unternehmen

46 Sicherheit ist ein zentrales Thema BPM für den Mittelstand Technologie Beschreibung Beispiele Authentifizierung SSL- Verschlüsselung VPN (Virtual Private Network) Anmeldung mittels Benutzername und Passwort Absichern des Kommunikations-KANALS Aufbau eines sicheren Kommunikations-Tunnels Login Online Banking via HTTPS SSH, Heimarbeitsplatz Client- /Serverzertifikate, WS-Security (neue Technologie) asymmetrische Verschlüsselung mittels Public/Private Key Framework für die Sicherheit von Webservices (Integration gängiger Standards) PGP, verschlüsselung Verschlüsselungs- und Signaturfunktionen für SOAP AS/2 verschlüsselte Kommunikation über http B2B-Integration mit Metro X.400 / Telebox -Netz der Telekom B2B-Integration mit KfW

47 Lösung Stufe 1: Schnell und einfach BPM für den Mittelstand Sachbearbeiter Kunde Abrufe notwendig Abrufliste via versenden Kunde pro Abruf Artikel nicht bekannt BPP Abrufliste im postfach Artikel prüfen Artikel bekannt Fehler- senden Artikel abrufen Process Hosting Dienstleister Sachbearbeiter Liefertermin eintragen SPG ERP-System Einzelabruf entgegennehmen Warenbestand prüfen Bestand nicht ausreichend ALARM- senden Bestand ausreichend LTV generieren Lieferant

48 Lösung Stufe 2: Grundlegend innovativ BPM für den Mittelstand BPP Monitor Tool Alle 2 Stunden Kundenbestand abfragen Bestandsdaten versenden Kunde Keine Unterschreitung BPP Bestandsdaten entgegennehmen Mindestbestand prüfen Bestand nicht ausreichend Artikel abrufen Process Hosting Dienstleister Sachbearbeiter Liefertermin eintragen SPG ERP-System Einzelabruf entgegennehmen Warenbestand prüfen Bestand nicht ausreichend ALARM- senden Bestand ausreichend LTV generieren Lieferant

49 Initiales Investment Kosten Schritt für Schritt zum BPM BPM für den Mittelstand Kosten für IT mit Process Hosting Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Automatisierungsgrad Vorteile geringes Risiko schnelle Amortisation geringer Automatisierungsgrad

50 Albert Einstein: ALLES SOLLTE SO EINFACH WIE MÖGLICH GEMACHT SEIN, ABER NICHT EINFACHER.