Das Arbeitsfenster Basisordner

Transkript

1 Inhalt Das Arbeitsfenster Basisordner... 1 Die Symbolleisten... 3 Nachrichtenkategorien... 4 Mail... 4 Termin... 4 Job... 4 Notiz... 4 Ordner... 5 Ordnereinstellungen... 5 Vollständige Ordnerliste... 7 Einfache Ordnerliste... 7 Favoritenliste... 8 Details... 8 Diskursabfolge... 8 Felder... 9 Kalender... 9 Jobliste... 9 Standards festlegen Die Sprache festlegen Betriebsarten Online Caching Remote Organisieren der Mailbox Drucken Drucken einer Mail Nachricht Drucken von Kontakten... 16

2 Das Arbeitsfenster Basisordner Ihr Basisordner (gekennzeichnet durch Ihren Namen) stellt Ihre GroupWise-Datenbank dar. Alle Ordner in Ihrem Hauptfenster sind Unterordner Ihres Basisordners. Der Basisordner bietet eine schnelle Übersicht über die wichtigsten Informationen. Aufgeteilt ist er in verschiedene Spalten, die wiederrum in Felder unterteilet sind, standardmäßig in zwei Spalten, diese wiederum in Felder. Mithilfe von Feldern können Sie sich mehrere Fensterausschnitte in einem einzigen angepassten Layout anzeigen lassen, es können beliebige Ordner in einem Feld angezeigt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, sich sogar ein Adressbuch oder eine Webseite in einem Feld anzeigen zu lassen. Menüleiste Navigationsleiste Symbolleiste Favoriten Jobliste Ordnerliste Tageskalender Ungelesene Nachrichten Festlegen des Standardstartordners: 1.) Klicken sie auf "Werkzeuge > Optionen > Umgebung" 2.) Wählen Sie die Registerkarte "Standardaktionen" 3.) Entscheiden Sie aus ob GroupWise in der Mailbox oder im Basisordner starten soll 4.) Klicken Sie auf "OK" 1

3 Basisordner anpassen: 1.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Basisordner, anschließend auf "Eigenschaften" 2.) Klicken Sie auf die Registerkarte "Anzeige" 3.) Wählen Sie aus der Dropdown-Liste "Anzeigen nach" die Option "Felder" aus 4.) Klicken Sie auf "Felder anpassen" 5.) Wählen Sie, im Gruppenfeld "Layout auswählen" aus, ob die Felder in einer, zwei oder drei Spalten angezeigt werden sollen 6.) Treffen Sie aus der Liste der "Verfügbaren Felder" eine Auswahl, durch klicken der Schaltfläche "Hinzufügen" wird Ihre Auswahl in die gewünschte Spalte übernommen 7.) Klicken Sie auf "Nach oben" oder "Nach unten", um das Feld an die gewünschte Anzeigeposition zu bringen 8.) Abschließend klicken Sie auf "OK"

4 Die Symbolleisten Die Hauptsymbolleiste bietet durch einfaches Klicken Zugriff auf die gängigsten GroupWise-Funktionen, etwa Übermitteln einer Nachricht oder eines Termins, Durchführen einer Suche usw. Menüleiste Über die Menüleiste können Sie auf alle Funktionen und Einstellmöglichkeiten zugreifen. Navigationsleiste Über die Navigationsleiste können Sie schnell auf Ihre am Häufigsten verwendeten Ordner zugreifen. Standardmäßig werden "Basis", "Mailbox", "Kalender", "Ausgangsnachrichten", "Kontakte" und "In Arbeit" angezeigt. Sie können weitere Elemente zur Navigationsleiste hinzufügen. Symbolleiste Über die Symbolleiste finden Sie die Funktionsmöglichkeiten der einzelnen Anwendungen "Termin", "Job", "Mail". Diese sind kontextabhängig, d.h. die Anzahl der angezeigten Schaltflächen verändern sich von Ordner zu Ordner. Die Symbolleiste kann individuell angepasst werden. Ordnerleiste Die Ordnerliste ermöglicht das Organisieren der Nachrichten z. B. durch Erstellen neuer Ordner. Neben einem Ordner wird in eckigen Klammern die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt. Es gibt zwei verschiedene Ordnerlisten, die einfache und die vollständige Ordnerliste. Die "vollständige Ordnerliste" zeigt alle Ordner. Die "einfache Ordnerliste" hingegen zeigt nur Ordner, die in direkter Verbindung zu dem Ordner stehen, in dem Sie sich gerade befinden. Favoriten In dem Feld Favoriten haben Sie die Möglichkeit, Ihre am Häufigsten verwendeten Ordner einzubinden. 3

5 Nachrichtenkategorien Mail Eine Nachricht ist für die grundlegende Korrespondenz, wie zum Beispiel ein Memorandum oder Brief. Termin Termine lassen sich für bestimmte Zeiten, auch regelmäßig wiederkehrend, einstellen. Durch einen Alarm können Sie sich akustisch oder optisch an den Termin erinnern lassen. Termine können Sie mit anderen Menschen planen und Ressourcen für Tagungen oder Veranstaltungen hinzufügen. Sie können bei einem Termin die Uhrzeit und den Ort für das Treffen festlegen. Sie können mit einem Termin persönliche Ereignisse wie z.b. den Arzttermin planen. Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, sollten Sie einen empfängerlosen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen. Job Ein Job ist ein Auftrag an einen GW-Nutzer. Er hat ein Start- und ein Enddatum, der zuständige Nutzer kann die Fertigstellung des Jobs bestätigen. Wenn der Job nicht in der eingestellten Zeit erledigt wurde, wird der Job rot angezeigt und jeweils auf das aktuelle Datum "mitgezogen". Der Joblistenordner ist ein Systemordner, der verwendet wird, um einen Überblick über die GroupWise-Jobs und andere Einträge zu erhalten, die Aktionen erfordern. Stellen Sie sich die Liste als Masterliste über all Ihre Jobs vor. Wenn Sie einen Job aufgeben oder akzeptieren, wird er automatisch im Joblistenordner angezeigt. Zudem kann jede Nachrichtenkategorie (Mail, Termin, Job, Notiz, telefonische Nachricht) im Joblistenordner abgelegt werden. Sie können beispielsweise eine im Joblistenordner platzieren, um sich selbst daran zu erinnern, dass Sie Sie bearbeiten müssen. Notiz Eine Notiz hat zwar ebenfalls ein Datum, ansonsten aber keine weitere Funktionalität. Nützlich z.b. zur Kennzeichnung von Geburtstagen. Eine Notiz ist eine Gedächtnisstütze, die an einem bestimmten Datum in Ihren eigenen Kalender oder in den Kalender einer anderen Person eingetragen wird. Notizen können Sie verwenden, um sich und anderen Personen bestimmte Termine, Urlaubszeiten, arbeitsfreie Tage usw. ins Gedächtnis zu rufen. 4

6 Ordner Die wichtigsten Standard-Ordner sind: Mailbox mit den eingegangenen s Ausgangsnachrichten mit den gesendeten s Aktenschrank hier können die Ordner erstellt werden Kalender hier können Unterkalender erstellt werden. Dokumente zur Ablage von Dokumenten Kontakte hier wird ein Adressbuch angezeigt in Arbeit hier werden alle abgebrochen s gespeichert Checkliste s mit einem "erledigt"-häkchen Junkmail alle als SPAM eingestuften s werden in diesen Ordner verschoben Papierkorb enthält alle gelöschten Nachrichten Ordnereinstellungen In GroupWise haben Sie die Möglichkeit, sich Ihre Ordnerinhalte auf verschiede Art anzeigen zu lassen, abhängig davon, um welche Art von Information es sich handelt. Ändern der Ordnerreihenfolge: 1) Klicken sie auf "Bearbeiten in der Menüleiste" 2) wählen Sie "Ordner" 3) Mit den Schaltflächen "Nach oben", "Nach unten", können Sie den Ordner nach oben oder nach unten verschieben. Mit "Nach rechts" oder "Nach links" können Sie den Ordner in einen anderen Ordner verschieben. 4) Klicken Sie abschließend auf "OK"

7 Anpassen der Ordneranzeige: 1.) Rechtsklick auf den gewünschten Ordner, den Sie umstellen möchten, wählen Sie "Eigenschaften" 2.) Klicken Sie "Anzeigen > Anzeigen nach", können Sie aus der Drop-down Liste die gewünschte Ansicht auswählen. Details Diskussion Felder Kalender Checkliste 3.) Klicken Sie "OK" In diesem Feld können Sie noch diverse Einstellungen vornehmen z. B. die Sortierreihenfolge ändern, Gruppenerkennung einschalten oder auf Zusammenfassung umstellen. a) b) c) d) 6

8 Vollständige Ordnerliste In der vollständigen Ordnerliste werden all Ihre Ordner angezeigt. Die standardmäßige vollständige Ordnerliste sehen Sie links. Neben jedem Ordner (mit Ausnahme von freigegebenen Ordnern) wird die Anzahl der ungelesenen Nachrichten in eckigen Klammern angegeben. Die neben dem Ordner "Ausgangsnachrichten" in eckigen Klammern angezeigte Zahl gibt an, wie viele Nachrichten im Caching- oder Remote-Modus ausstehend sind. Einfache Ordnerliste Die einfache Ordnerliste ist eine kontextbezogene Ordnerliste. Sie zeigt die Ordner an, die zu dem Ordner gehören, in dem Sie sich aktuell befinden. Die folgenden einfachen Ordnerlisten sind kontextabhängig: Favoriten: Sie werden immer dann angezeigt, wenn Sie sich nicht im Kalenderordner, Kontakteordner, Dokumentordner oder einem anderen NNTP-Ordner befinden. Kalender: Zeigt eine Liste aller Kalender an. Hier können Sie auswählen, welchen der Inhalte eines Kalenders Sie sich im Hauptkalender anzeigen lassen wollen. Außerdem können Sie die Farbe eines Kalenders ändern. Kontakte: Zeigt eine Liste aller persönlichen Adressbücher an. Standardmäßig entspricht der Hauptkontakteordner dem Adressbuch "Primärbuch". Dokumente: Zeigt eine Liste Ihrer Dokumentbibliotheken an. Der Haupt-Dokumentordner ist standardmäßig Ihre Standard- Dokumentbibliothek. GroupWise-Feeds: Zeigt eine Liste der RSS-Feeds an, die Sie abonniert haben. Einstellen der einfachen Ordnerliste: 1.) Klicken Sie in der Menüleiste auf "Anzeigen" 2.) Anschließend auf "Ordnerliste" 3.) "Einfache Ordnerliste" 7

9 Favoritenliste Mithilfe der Option "Favoritenliste" können Sie der einfachen Ordnerliste die am häufigsten verwendeten Ordner hinzufügen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Nachrichten in Ihre Ordnerliste ziehen und dort ablegen. Einstellen der Favoritenliste: 1.) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Favoriten > Favoriten auswählen" 2.) Aus der Auswahlliste können Sie durch Setzen der Häkchen ihre Favoriten auswählen Details "Details" zeigt Ihnen eine Vielzahl von Informationen über die empfangene Nachricht, z. B. Absender, Betreff, Datum und viele andere. Sie können selbst entscheiden welche Informationen für Sie wichtig sind und ggf. Spalten hinzufügen oder herausnehmen. Anpassen der Detailspalte: 1.) Rechtsklick in die Kopfzeile des Ordners "weitere Spalten" 2.) wählen Sie aus dem Feld "Verfügbare Felder" mit der Schaltfläche "Hinzufügen" die gewünschten Informationen aus 3.) Klicken Sie "OK" Diskursabfolge Beim Layout "Diskursabfolge" werden die Nachrichten in der Reihenfolge sortiert, wie sie empfangen und versendet wurden. Dieses Layout erleichtert z. B. das Wiederfinden einer Antwort auf eine gestellte Nachricht. Anzeigen gesendeter Nachrichten in der Diskussion 1.) Rechtsklick auf den gewünschten Ordner "Eigenschaften > Anzeigen" 2.) Klicken Sie auf "weitere Anzeigeeinstellungen", wählen Sie im Gruppenfeld Nachrichtenquelle "Gesendet" aus 3.) Klicken Sie "OK" 8

10 Felder "Felder" zeigen auf einen Blick alle Ihre Informationen in GroupWise. Die Ansicht "Basis" ist ein sehr gutes Beispiel dafür. Es werden "ungelesene Nachrichten", "In Arbeit", die "Jobliste", der "Tageskalender" und die "Kalenderübersicht" nebeneinander sichtbar. (Anpassen der Felder siehe Basisordner, Seite 3) Kalender Der GroupWise "Kalender" ermöglicht Ihnen nicht nur, eigene Termine einzutragen, Sie können sich auch Termine von anderen GroupWise-Nutzern zusenden lassen. Der GroupWise-Kalender enthält natürlich vor allem Termine, aber Sie können auch Jobs und Notizen hier einsehen. Interessant ist vor allem die Möglichkeit, Termine mit anderen GroupWise-Nutzern abzustimmen. Weitere Informationen finden Sie in dem Teil "Der Kalender". Jobliste Jede Nachricht, die in den Joblisten-Ordner gezogen wird, wird mit einem Kontrollkästchen versehen, damit Sie es später als erledigt markieren können. Sie können die Fälligkeitstermine und Prioritäten selber festlegen. Der Joblistenordner ersetzt den Checklistenordner der früheren GroupWise-Versionen. Einträge im Joblistenordner erscheinen nicht immer im Kalender. Nur Einträge mit einem Datum werden im Kalender angezeigt. Wenn ein Eintrag aus dem Joblistenordner in Ihrem Kalender angezeigt werden soll, müssen Sie diesem Eintrag ein Datum zuweisen. Nachdem Sie eine Nachricht im Joblistenordner abgelegt haben, können Sie: ihre Position in der Jobliste ändern, ihr das Fälligkeitsdatum zuweisen, den Fortschritt überwachen, indem Sie die erledigten Prozent angeben, sie als erledigt markieren. 9

11 Standards festlegen Die meisten Einstellungen werden in GroupWise über "Werkzeuge > Optionen" festgelegt. UMGEBUNG Allgemein Schnittstellensprache, Notify Start, Rechtschreibprüfung. Layouts Schriftart in Mail, Termin, Job Pfad zu Dateien Archivverzeichnis, Caching-Mailbox-Verzeichnis Löschoptionen Papierkorb leeren Standardaktionen Starten in, Druckvorgang, Blitzvorschau Antwortformat Antwortformat der Mail Bearbeitung/Anzeige Bearbeitung Signatur Signatur, vcard Gestaltung Farbschema, Ordnerliste, SENDEN Sendeoptionen, Antwort erbeten, Ablaufdatum Mail Empfangsbestätigung Termin Empfangsbestätigung Job Empfangsbestätigung Notiz Empfangsbestätigung Sicherheit sichere Nachricht, Verschlüsseln. DOKUMENTE Bibliothekskonfiguration Integration Allgemein Dokumentduplizierung SICHERHEIT Passwort kein Passwort für edirectory Notify Benachrichtigungsoptionen Vertretungszugriff Benutzer hinzufügen, Rechte Sendeoptionen Betreff verdecken, ZERTIFIKATE Meine Zertifikate Zertifikate abrufen, Importieren KALENDER Allgemein Wochenende hervorheben, Terminoptionen Arbeitsplan Anfangszeig, Endzeit Terminzeitensuche Optionen für Terminzeitensuche Datum/Uhrzeit Formate 10

12 Schriftart festlegen Sie haben die Möglichkeit die Schrift für die aktuelle Mail umzustellen. Desweiteren besteht aber auch die Möglichkeit, die Standardschrift zu ändern. a. b. c. d. a. Welches Layout eingestellt werden soll, Termin, Job, Notiz b. Definieren der Begriffe "Gruppe" und "Empfängerlos" c. Festlegen der Funktion im Hauptfenster d. diverse Einstellmöglichkeiten zum lesen und schreiben Anpassen der Standard-Schriftart: 1.) Klicken Sie "Werkzeug > Optionen" 2.) Doppelklick auf "Umgebung > Layouts" 3.) In dem Feld "Standardlayout & Schriftart beim Erstellen" und "Standardlayout & Schriftart beim Lesen" die gewünschte Schrift einstellten 4.) Klicken Sie "OK" In diesem Feld können Sie auch festlegen ob Sie Ihre Nachrichten Standardmäßig als "Einfacher Text" oder als "HTML" erstellen und lesen wollen. 11

13 Die Sprache festlegen Wenn Sie GroupWise in der Multilanguage Version installiert haben, können Sie die Sprache ändern. Es können auch Sprachen nachinstalliert werden. Dazu müssen Sie lediglich die Installation erneut starten. Bei der "Benutzerdefinierten Installation" ist es möglich, die verschiedenen Sprachen auszuwählen. Umstellen der Sprache 1.) Klicken Sie auf "Werkzeuge > Optionen > Umgebung" 2.) Aus dem Drop-down Menü bei "Schnittstellensprache" können Sie die gewünschte Sprache auswählen. 3.) Klicken Sie "OK" 12

14 Betriebsarten Sie haben die Möglichkeit, GroupWise in verschiedenen Betriebsarten zu betreiben: Online Remote Caching Die drei Betriebsarten unterscheiden sich lediglich in der Art und Weise, wie die Nachrichten abgeholt werden. Wenn Sie an der Universität auf Ihrem Arbeitsplatzrechner Ihr GroupWise betreiben, müssen Sie die Betriebsart nicht ändern. Sie können wie gewohnt im Online Modus arbeiten. Arbeiten Sie hingegen auf einem Laptop, ist es ratsam, die Betriebsart auf Caching umzustellen. Online Wenn Sie den Online Modus verwenden, besteht eine direkte Verbindung zu ihrem Post Office. Die Mailbox speichert ihre Nachrichten in Ihrer Netzwerk-Mailbox. Im Online Modus besteht eine fortlaufende Verbindung zu ihrer Netzwerk-Mailbox. Caching Beim Caching Modus wird eine Kopie Ihrer Mailbox auf Ihren lokalen Rechner gespeichert. Dies erlaubt ihnen auch dann GroupWise zu benutzen, wenn keine Internetverbindung besteht. In dem Moment, in dem Sie eine Mail abschicken, stellt GroupWise automatisch eine Online Verbindung her und schickt die Mail ab. Alle Einträge, die Sie in der Zwischenzeit vorgenommen haben, werden in diesem Augenblick im Hintergrund übertragen. Remote Der Remote Modus ist am besten geeignet für GroupWise-Nutzer, die viel mit ihrem Rechner unterwegs sind. Der einzige Unterschied zwischen Caching und Remote ist: bei Remote wird die Verbindung zur Netzwerk-Mailbox nicht automatisch aufgebaut. 13

15 Organisieren der Mailbox Zum Organisieren der Mailbox werden hauptsächlich Ordner verwendet, die im "Aktenschrank" angelegt werden sollten. Erstellen neuer Ordner: 1.) Rechtsklick auf Aktenschrank "Neuer Ordner" ODER "Datei > Neu > Ordner" 2.) die Ordnerart auswählen, "Weiter" klicken 3.) Einen Namen für den Ordner vergeben 4.) Mit den Schaltflächen "Nach oben" oder "Nach unten" die gewünschte Position auswählen, "Weiter" klicken 5.) ggf. Anzeigeeinstellungen vornehmen 6.) "Fertig stellen" klicken 14

16 Drucken Drucken einer Mail Nachricht Drucken von einer Mail mit Anlagen 1.) Klicken Sie in der Mailbox auf die zu druckende Nachricht. 2.) Klicken Sie auf "Datei > Drucken" 3.) Wählen Sie die Option "Anlage aus zugeordneter Anwendung drucken" aus, um die Anwendung zu starten, in der eine Anlagendatei erstellt wurde. Hierdurch wird zwar möglicherweise mehr Zeit zum Drucken benötigt, die korrekte Formatierung der Datei wird jedoch sichergestellt. Möglicherweise können Sie durch das Drucken in GroupWise zwar Zeit sparen, die Formatierung der Anlagendatei kann sich jedoch ändern. 4.) Klicken Sie abschließend auf "Drucken" Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" können Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen. Ändern der Schrift Ändern der Kopfzeilen-Schrift Kopfzeilen Angaben Randgröße ändern 15

17 Drucken von Kontakten Drucken von Etiketten 1.) Klicken Sie im Hauptfenster auf 2.) Wählen Sie das Adressbuch aus, das die Einträge enthält, die Sie drucken möchten. 3.) Klicken Sie bei gedrückter Strg- oder Umschalttaste auf die einzelnen Einträge, um sie auszuwählen. ODER Nehmen Sie keine Auswahl vor, wenn Sie das gesamte Adressbuch drucken möchten. 4.) Klicken Sie auf "Datei > Drucken" 5.) Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf "Markierte Einträge" ODER Klicken Sie auf "Ganzes Adressbuch" 6.) Im Karteireiter "Formulare" wählen Sie im Gruppenfeld "Format" die Option "Etiketten" aus. Unter dem Gruppenfeld "Formulargröße" Können Sie das gewünschte Papierformat wählen, des Weiteren können Sie sich noch zwischen "Hochformat" oder "Querformat" entscheiden. 7.) Im Karteireiter "Inhalt" können Sie festlegen welche Informationen in einer von Ihnen eingestellten Zeilen und Spalten Anzahl, Sie drucken möchten. Über die Schaltfläche "Schrift" haben Sie noch die Möglichkeit, die Schriftart zu ändern. 8.) Im Karteireiter "Optionen" können Sie z. B. Einstellungen für den Fußtext vornehmen oder Doppelseitiges drucken einstellen. 9.) Wenn Sie auf "Vorschau" klicken, sehen Sie, wie die Etiketten aussehen werden. 10.) Abschließend klicken Sie auf "Drucken". Drucken von Listen Das Drucken von Listen ist dem Drucken von Etiketten sehr ähnlich. Der einzige Unterschied befindet sich im Register "Formular" (Arbeitsschritt 6, "Drucken von Etiketten"). Unter dem Gruppenfeld "Verfügbare Formulare" können Sie einstellen, mit welchem Layout gedruckt werden soll. 16