Flexibles Prozessmanagement PROZESSMANAGER X. Fachartikel. Gerrit von der Hardt

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1 Fachartikel Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Gerrit von der Hardt Gerrit von der Hardt überreicht durch: Horváth & Partner GmbH Rotebühlstraße Stuttgart Tel.: 0711/ Fax: 0711/ horvath@horvath-partners.com

2 IT-Systeme für das Prozessmanagement müssen heutzutage nicht nur gute Lösungen für Prozessmodellierung, Prozesskostenrechnung oder Geschäftsprozessoptimierungen darstellen. Sie müssen über vollflexible Schnittstellen und offene Datentransfermöglichkeiten auch nahtlos in die IT-Landschaft von Unternehmen integrierbar sein. Die Prozesskostenrechnung, im englischsprachigen Raum als Activity-Based Costing (ABC) bekannt, ist ein Controllingansatz, der vollständig in die Kostenrechnung von Unternehmen integriert werden kann. Sie ergänzt die vorhandenen Kostenrechnungssysteme zur Planung, Steuerung und Weiterverrechnung bereichsübergreifender Prozesse. Einsatzgebiete der Prozesskostenrechnung sind Gemeinkostenoptimierung, die Erhöhung von Prozesstransparenz, Produktkalkulation, Benchmarking und Kapazitätsmanagement. Ausgehend von den Kostenstellen werden variable und fixe Kosten über Ressourcenverbräuche auf Prozesse zugewiesen. Die Zuweisung erfolgt bspw. durch Interviews, Tätigkeitsanalysen oder Zeitmessungen. Die so ermittelten Prozesskosten und kapazitäten können danach auf Prozesse auf höheren Hierarchiestufen (Hauptprozesse, Geschäftsprozesse etc.) verteilt werden (siehe Abbildung 1). Hauptprozess 1 Geschäftsprozesse Hauptprozess 2 Verdichtung zu Hauptprozessen Ressourcen/ Kostenarten Personal Direkte IT Kostenstelle 1 Kostenstelle 2 Kostenstelle 3 Zusammenfassung zu Teilprozessen Tätigkeitsanalysen (Interviews) Abbildung 1: Prinzip der Prozesskostenrechnung Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 1

3 Jeder Prozessebene können Cost Driver (Prozessausführungsmengen), benutzerdefinierte Eigenschaften und Performance Standards zugeordnet werden. Unter Performance Standard verstehen wir die Hinterlegung von Soll- und Ist-Werten zu einem Prozess (z.b. Anzahl Kundenbeschwerden ). Die Division der Prozesskosten durch die jeweilige Cost Driver-Menge ergibt die Prozesskostensätze, d.h. die Kosten je einmaliger Prozessausführung. Einsatzgebiete einer Prozesskostenrechnung sind oft Produktkalkulationen oder mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen (vgl. Abbildung 2). Bei der Kalkulationen werden Produkte oder Vertriebswege als eigene Prozessebene angelegt und die zugrundeliegenden Tätigkeiten und Leistungen über prozentuale oder mengenmäßige Prozesszuordnungen abgebildet. Für eine mehrstufigen Deckungsbeitragsrechnung werden die Prozesskosten auf Ergebnisobjekte (Kunden, Kundensegmente, Vertriebsregionen etc.) verrechnet. Prozesskostenmanagement Kalkulation (Pricing) Vorgangsbezogene Kalkulation der Produkte Target Costing Erfolgsrechnung Berücksichtigung der Prozesskosten bei der Ermittlung der Deckungsbeiträge auf Produkte, Kunden, Sparten und Regionen Vertriebsunterstützung Ausweis der Kundenrentabilität (Customer Value) Innerbetriebliche Leistungsverrechnung und Center-Steuerung Prozesskostensätze als feste Verrechnungspreise zwischen Centern Marktorientierung der leistenden Center Kostenbewusstsein der empfangenden Center Planung und Steuerung von Ressourcen und Kosten Outputorientierung: aus Volumenplanung abgeleitete Ressourcenplanung Soll-Personalbedarf je Kostenstelle / Sollkosten Produktivitätsergebnis Simulationen: Auswirkung strategischer Entscheidungen auf Kapazitätsbedarf Prozessoptimierung Analyse und Verbesserung der betrieblichen Abläufe Priorisierung Optimierungspotentiale Benchmarking Restrukturierung Prozesskosteninformationen Kostentransparenz Abbildung 2: Einsatzgebiete des Prozesskostenmanagements Microsoft Excel ist aufgrund seiner Verbreitung, Akzeptanz und Flexibilität wie in vielen anderen Bereichen auch in Prozesskostenprojekten häufig anzutreffen. Tabellenkalkulationen haben zwar ihre Stärken bzgl. Bedienungskomfort, flexiblem Datentransfer, Analysefunktionen und grafischen Darstellungsmöglichkeiten; deutliche Schwächen zeigen sie allerdings im Umgang mit großen Datenmengen. Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 2

4 Aufgrund dieser Erkenntnisse wurde der PROZESSMANAGER X (PM X) von Horváth & Partners entwickelt. Er verbindet die modernen IT-Konzepte wie Interoperabilität, Data Warehousing und OLAP-Funktionen und kann somit optimal in die IT-Architektur eines Unternehmens integriert werden. Das Frontend für die Dateneingabe (vgl. Abbildung 3) und das Reporting für die Datenanalyse sind durch die Excel-Plattform des PROZESSMANAGER X intuitiv bedienbar, für individuelle Aufgaben leicht erweiterbar und für eine breite Anwenderschicht geeignet. Abbildung 3: Excel Frontend des PROZESSMANAGER X Die Datenspeicherung des PROZESSMANAGER X erfolgt auf lokalen Rechnern im modernen XML-Datenformat und kann somit auch auf anderen Systemen weiterverarbeitet werden. Für eine verteilte Datenhaltung und Multi User-Fähigkeit kann eine Replikation mit einem frei wählbaren relationalen Datenbanksystem (z.b. Oracle, Access, SQL Server) über Internet, Intranet oder LAN erfolgen. Diese Schnittstelle gewährleistet auch eine Anbindung an unternehmensweiter Datenquellen (z.b. ERP-System, CRM-System, PPS-System, Data Warehouse) und somit die Fähigkeit, sehr große Datenmengen zu verarbeiten. Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 3

5 Für den Datentransfer besteht im PROZESSMANAGER X neben der Replikationsfähigkeit mit relationalen Datenbanksystemen die Möglichkeit, über vordefinierte Excel-Templates Daten zu importieren und exportieren. So kann die in der Prozesskostenrechnung sonst oft aufwendige Aktualisierung und Pflege von Daten wie Kostenstellenkosten, Mengentreibern oder Prozessausführungszeiten sehr flexibel über Excel-Templates oder eine Datenbankanbindung vollzogen werden. Ein zusätzliches Datentransferinstrument ist der Kostenstellen-Erhebungsbogen des PROZESSMANAGER X. Aus bestehenden PM X-Modellen können Prozessstruktur und daten für jede Kostenstelle in einzelne Erhebungsbögen (Excel-Dateien) transformiert werden ( Download ). Nach der Aktualisierung der Daten in den Erhebungsbögen bspw. durch die Kostenstellenverantwortlichen können die geänderten Kostenstellen-Erhebungsbögen automatisch zurück in den PROZESSMANAGER X geladen werden ( Upload ). Planung, Simulation, Benchmarking MS Excel Plattform Prozessvisualisierung (z.b. AENEIS) OLAP PKR Logik Frontend Reporting Management Cockpit Daten laden und speichern Lokale XML-Daten für jedes Prozessmodell Synchronisation der Modelldaten (Multi-User Fähigkeit) XML Excel Vorlagen für Datenimport und -export z.b. KST-Kosten aus SAP Server Datenbank (z.b. Oracle, Access) ERP PDM CRM Operative IT-Systeme des Unternehmens Abbildung 4: Funktionen des PROZESSMANAGER X und Integration in die IT-Architektur von Unternehmen Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 4

6 Zur Beherrschung der Komplexität von Prozessmodellen verfügt der PROZESSMANAGER X neben einer Synchronisationsfunktion für kopierte Prozesse auch über eine Referenzprozessmodellierung für die vereinfachte Abbildung und Pflege gleichartiger Prozessmodelle (z. B. Filiale A Filiale B Filiale C von Filialen oder Werken). Beliebige Prozesse 1 1 werden zu Referenzmodellen /-gruppen zusammengefasst. Diese Referenzgruppen können dann auf andere Bereiche zugewiesen werden (vgl. Abbildung 5). Durch diese Systematik kann der Pflegeaufwand deutlich reduziert und die Transparenz gesteigert werden. Referenzgruppe 1 Abbildung 5: Referenzprozessmodellierung Für die Bestimmung von Prozesskosten aufgrund von IT-Ressourcen (IT-Tools, Transaktionssysteme, Datenbanken, IT-Dienstleistungen etc.) verfügt der PROZESSMANAGER X über eine besondere verursachungsgerechte Verrechnungslogik. Für die Prozesse kann ein prozentualer IT-Einsatzfaktor (entspricht dem Beanspruchungsgrad durch den Teilprozess) definiert werden. Zudem können für die IT-Ressourcen Plan- und Ist-Mengen (z. B. Transaktionen) für die beanspruchenden Geschäftsvorfälle ermittelt werden. Auch das Berichtswesen des PROZESSMANAGER X ist auf Basis von Microsoft Excel implementiert. Es werden neben sogenannten Standardberichten auch dynamische Pivot-Berichte generiert. Das mehrdimensionale Pivot-Reporting bietet durch seine Flexibilität die Möglichkeit, in sehr kurzer Zeit aufgrund einer Dimensionsauswahl (Dimensionen sind Datenfelder wie alle Prozessebenen, Kostenstellen, Kostenarten, Produkte etc.) und benutzerdefinierter Filter und zusätzlicher Berechnungsfelder eine individuelle Berichtsauswertung zu erstellen (siehe Abbildung 6). Die Pivot-Berichte bieten zudem OLAP-Funktionalitäten wie Drill-down, Slicing oder Dicing. Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 5

7 Ein weiterer Vorteil der Pivot-Berichte des PROZESSMANAGER X besteht darin, dass mehrere Datenmodelle (z. B. mehrere Perioden, Filialen oder Regionen) in ein und denselben Pivot- Bericht geladen werden können. Hierdurch werden Analyen für Zwecke wie Benchmarking, Simulationen, Plan-Ist-Vergleiche, Zeitreihenanalysen etc. ermöglicht. Abbildung 6: Mehrdimensionaler Pivot-Bericht (Prozesskosten) Ein spezieller Bericht ist das im PROZESSMANAGER X integrierte Management Cockpit. Es gestattet die Darstellung der Ergebnisse für ein komprimiertes Prozess-Controlling. Das Cockpit ist eine Excel-Vorlagendatei, in der alle Daten und Ergebnisse aus verschiedenen PROZESS- MANAGER X-Modellen eingelesen, transformiert und ausgewertet werden können. Das Layout des Cockpits kann vom Benutzer spezifisch gestaltet werden. Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 6

8 Für die grafische Darstellung stehen die in Excel verfügbaren Diagrammtypen wie Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme, zur Verfügung. Es können aber auch Kennzahlen mittels Tachometer-, Thermometer- und Ampelgrafiken abgebildet werden (vgl. Abbildung 7). Abbildung 7: Integriertes Management Cockpit Die grafische Welt der Prozessmodellierung wird über Schnittstellen zu Visualisierungsanwendungen wie AENEIS von der intellior AG und ibo Prometheus geöffnet. Anwender aus den Unternehmensbereichen Finanzen und Organisation können über die beidseitige Import- und Exportmöglichkeit zwischen den Systemen einen Abgleich der Prozessmodelle und daten vornehmen. Dadurch wird der entscheidende Nachteil einer doppelten Datenpflege umgangen. AENEIS stellt Prozessabläufe, Ressourcen und Aufbauorganisation im modernen BPMN-Format grafisch dar. Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 7

9 Ferner gibt es die Möglichkeit zu analysieren, an welchen Prozessschritten ein bestimmtes IT- System beteiligt ist. Ein importiertes Prozessmodell im BPMN-Format ist beispielhaft in Abbildung 8 dargestellt. Abbildung 8: Schnittstelle zur Visualisierungsanwendung AENEIS Flexibles Prozessmanagement mit dem PROZESSMANAGER X Seite 8