HANSAINVEST Hanseatische Investment- GmbH, Hamburg. avestrategy Anwenderforum September September 2013

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1 HANSAINVEST Hanseatische Investment- GmbH, Hamburg avestrategy Anwenderforum 2013 Folie 1

2 Agenda 1. Unternehmensprofil 2. Ausgangslage / Anforderungen 3. Mietobjektbezogene Planung mit Visual Rules 4. Fazit / Lessons learned Folie 2

3 HANSAINVEST im Überblick Kapitalverwaltungsgesellschaft der SIGNAL IDUNA Gruppe Über 40 Jahre Erfahrung im Investmentgeschäft 165 Mitarbeiter Über 14,5 Mrd. Assets under Management in 123 Publikums- und 59 Spezialfonds Auflegung und Administration von deutschen Investmentfonds in der Funktion einer Service-KVG Folie 3

Assets under Management in 123 Publikums- und 59 Spezialfonds Auflegung und

4 Immobilienbereich der HANSAINVEST Real Estate Assets under Management: 3,7 Mrd. 383 Immobilienobjekte in 18 Ländern in Europa, Nord- und Lateinamerika (inkl. Drittbeteiligungen) Anzahl Mietverhältnisse: (exkl. Drittbeteiligungen) Mietfläche: 1,2 Mio. m² Folie 4

5 Agenda 1. Unternehmensprofil 2. Ausgangslage / Anforderungen 3. Mietobjektbezogene Planung mit Visual Rules 4. Fazit / Lessons learned Folie 5

6 Ausgangslage/Anforderungen an Immobilien-Controlling-Tool Die HANSAINVEST hat zum auf SAP Blue Eagle umgestellt. Nach erfolgreicher Umstellung galt es, ein modernes und leistungsfähiges Immobilienreporting und -controlling aufzubauen. Vollständige Abdeckung der internen und externen Berichtspflichten Einmalige Implementierung der Software bei gleichzeitiger Flexibilität hinsichtlich Anpassung (Berichte, Kennzahlen, Analysen) Standardisierung von Berichten und zielgerichtete Ad-hoc-Auswertung Zeitnahe, einheitliche Bereitstellung von Daten im Reporting Verschiedene Nutzer Vergabe von Rollen und Rechten Ein stufenweises Vorgehen war sinnvoll: Priorität: Standardreporting, später Planung und Simulation Fazit: Gesucht war ein zentrales Tool für Immobilienreporting und -controlling Folie 6

Vollständige Abdeckung der internen und externen Berichtspflichten Einmalige Implementierung der Software bei gleichzeitiger Flexibilität hinsichtlich Anpassung (Berichte, Kennzahlen, Analysen)

7 Herausforderungen im Projekt 74 Buchungskreise, Konten, eigene Fonds vs. Service KVG Abweichende Strukturen der Vermögensaufstellungen und Ertrags- und Aufwandsrechnungen; teilweise unterschiedliche Geschäftsjahre Verschiedene Planungs-/Darstellungsebenen Tagesgeschäft verursacht hohe Arbeitsauslastung in den Fachabteilungen Geringe Erfahrung mit SAP Blue Eagle zu Projektbeginn (geringe Standardisierung) Notwendigkeit zahlreicher Anpassungen der Ist-Prozesse Anpassungen der Buchungssystematiken in der Fondsbuchhaltung Erweiterung der Stammdatenpflege für Wirtschaftseinheiten, Mietvertragsund Mietobjektkonditionen, Verkehrswertgutachten Vereinheitlichung der Prozesse und Datenstrukturen Folie 7

Planungs-/Darstellungsebenen Tagesgeschäft verursacht hohe Arbeitsauslastung in den Fachabteilungen Geringe Erfahrung mit SAP Blue Eagle zu Projektbeginn (geringe

8 Planungsebenen und Planungsgrößen Fonds -Overheadkosten Buchungskreis -Erträge aus Beteiligungen -Gewinne/Verluste Liquianlagen/Beteil. Größen Erträge aus Sollmieten (Miete indexiert/ nicht indexiert; Marktmieten; Flächen) Erlösschmälerungen Sollmieten (Leerstandskosten) Wirtschaftseinheit -Bewirtschaftungskosten -Verkehrswerte -Finanzierungskosten -Sonstige Mieterträge Mietobjekt / Mietvertrag Inhalte Mietanpassungen Option ja/nein Leerstandsdauer Marktentwicklungen Folie 8

Größen Erträge aus Sollmieten (Miete indexiert/ nicht indexiert; Marktmieten; Flächen) Erlösschmälerungen Sollmieten

9 Eckdaten des Planungsprozesses Plausibilisierung der Stammdaten aus SAP (BlueEagle) und DeltaMaster Mietvertrags-, Mietobjektdaten Verkehrswertdaten Vermögensaufstellungen, Ertrags- und Aufwandsrechnungen Abstimmung/Erfassung der Planannahmen z.b. Entwicklung VPIs und Marktmieten, Auszugswahrscheinlichkeit, Leerstandsdauer, Mieterausbaukosten, Konditionen der Plan-Mietverträge, VKWs (Liegenschaftszinsen, marktübl. Mieten, BWK), etc. Automatisierte Mietobjektbezogene Planung Sollmieten, Erlösschmälerungen wg. Leerstand/Mietfreiheit, Mieterausbaukosten, Maklerkosten, Betriebskosten Automatisierte Verkehrswerthochrechnung Erfassung der anderen VA-/EAR-Positionen über Planmasken Abstimmung der Planergebnisse mit den Entscheidungsträgern Folie 9

10 Agenda 1. Unternehmensprofil 2. Ausgangslage / Anforderungen 3. Mietobjektbezogene Planung mit Visual Rules 4. Fazit / Lessons learned Folie 10

11 Herausforderung Prüfung und ggf. Bereinigung der Eingangsdaten Datumsscharfe Detailplanung der Verträge Berücksichtigung von verschiedenen Vertragsgestaltungen (Optionen, Verlängerungen, Staffelmieten, etc.) Prognose von Indices, Marktmietentwicklungen, Umzugshürden etc. im Hintergrund Berücksichtigung von Leerständen und Wiedervermietungen Iterativer Durchlauf infolge teilweise gegenseitiger Abhängigkeiten Rollierender Planungsprozess Laufzeit Prognose Marktmiete IST- Vertrag Leerstand Planvertrag Folie 11

(Optionen, Verlängerungen, Staffelmieten, etc.) Prognose von Indices, Marktmietentwicklungen, Umzugshürden etc.

12 Mietvertragsgenaue Planung mit Visual Rules Nutzung einer Entscheidungsmodell-Software (Visual Rules von Bosch Software Innovations GmbH) zur Modellierung der Berechnungslogik Aufbereitung aller mietvertragsrelevanten Felder in SQL-Tabellen (Stammdaten und Planannahmen) und Übergabe an Visual Rules Prognose von Bestands- und Marktmieten, Mieterwechseln, etc. im Hintergrund Automatisierte Planung der Positionen Sollmieten, Erlösschmälerungen wg. Leerstand/Mietfreiheit, Mieterausbaukosten, Maklerkosten, Betriebskosten Feste Implementierung in die bestehende IT-Landschaft Fazit: Hoher Einmalaufwand, geringerer Aufwand im Tagesgeschäft, hohe Transparenz, hohe Aussagekraft der Planzahlen Folie 12

Marktmieten, Mieterwechseln, etc. im Hintergrund Automatisierte Planung der Positionen Sollmieten, Erlösschmälerungen wg.

13 Grundlegender Ablauf Datenoutput Neuvertrag Dateninput Validierung und Plausibilisierung Leerstandsplanung Ermittlung der Entscheidungszeitpunkte Prognose des Marktes Prognose des Marktes Bestandsplanung Folie 13

14 Projektarchitektur Front-end (Windows, Web) ODBO XMLA ODP.NET MDX DML SQL Standardschnittstellen Data Warehouse, Data Mart Applix TM1 Hyperion Analytic Services Infor/MIS Alea Microsoft Analysis Services Oracle OLAP Panoratio SAP BW Mehrdimensionales Datenmodell (OLAP-Cubes) SQL-Durchgriff, Writeback Visual Rules SAP BW Microsoft SQL Server Oracle... Aufbereitete relationale Daten ETL Operative Vorsysteme (Transaktionssysteme) SAP Blue Eagle ERP, CRM,... Externe Daten Folie 14

Microsoft Analysis Services Oracle OLAP Panoratio SAP BW Mehrdimensionales Datenmodell (OLAP-Cubes) SQL-Durchgriff,

15 Regelbeispiel Folie 15

16 Änderung des Vertragsstatus Folie 16

17 Änderung des Vertragsstatus Folie 17

18 Änderung des Vertragsstatus Folie 18

19 Beispiel: Output je Mietobjekt Folie 19

20 Beispiel: Output je Wirtschaftseinheit Folie 20

21 Agenda 1. Unternehmensprofil 2. Ausgangslage / Anforderungen 3. Mietobjektbezogene Planung mit Visual Rules 4. Fazit / Lessons learned Folie 21

22 Fazit zur Mietvertragsgenauen Planung Automatisierung der Berechnung des Renditeschemas lässt manuellen Aufwand quasi auf Null sinken und vermeidet Fehler aufgrund manueller Prozesse. Transparenz über Planannahmen und Berechnungssystematik hat Akzeptanz und Aussagekraft der Planzahlen deutlich erhöht. (Teil-)Automatisierung der Planung verkürzt Planprozess. Flexible Anpassungsmöglichkeiten an Plansystematik hat sich bewährt. Hohe Anforderungen der Revision wurden erfüllt. Folie 22

23 Lessons learned ggf. hoher Anpassungs-/Standardisierungsbedarf bzgl. der Ist-Prozesse Stammdatenqualität ist entscheidender Erfolgsfaktor. -> Prozesse für Datenvalidierung schaffen. Nicht gleich 100%-Lösung anstreben! Das System lebt! Stufenweises Vorgehen hat sich bewährt. Externe Berater und Partner sind wichtig, aber das Unternehmen muss auch eigene Kapazitäten in ausreichendem Maße bereit stellen. Die Fachabteilungen sind wichtige Know-how-Träger und müssen eingebunden werden. Projektsteuerung durch eigene Mitarbeiter vornehmen. Folie 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Folie 24

25 Option, Sonderkündigungsrecht, Entfristung des Vertrages Grund für Mieterwechsel Einschätzung Objektbehürde Änderung des Vertragsstatus index treuer Mieter zieht eher aus Mieter bleibt eher Mieter zieht eher aus Lage- / Qualitäts- Umzugs- Mieterwechsel / Leerstand Art des Mietvertrages Incentives Mietkondition Ja Planvertrag voll Marktmiete <= 3 Nein Bestandsvertrag keine gesondert 4 Ja Ja Planvertrag voll Marktmiete Nein Nein Bestandsvertrag keine gesondert >= 5 Ja Planvertrag voll Marktmiete Nein Bestandsvertrag keine gesondert Ja Planvertrag voll Marktmiete <= 3 Nein Planvertrag gemindert gesondert Laufzeitende ist erreicht 4 Ja Ja Planvertrag voll Marktmiete Nein Nein Planvertrag gemindert gesondert >= 5 Ja Planvertrag voll Marktmiete Mieter bleibt eher nein Planvertrag gemindert gesondert Folie 25

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