Einführung in die Wirtschaftsinformatik VO WS 2006/2007

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1 Einführung in die Wirtschaftsinformatik VO WS 2006/2007 Geschäftsprozessmodellierung o. Univ. Prof. Dr. Dimitris Karagiannis Inhaltsübersicht Grundlagen zur Geschäftsprozessmodellierung Definition Geschäftsprozess Elemente eines Geschäftsprozesses Modellierungsbeispiele Vorgehensweise zur Modellierung en auf Geschäftsprozesse Ziele und Zwecke der Geschäftsprozessmodellierung 1

2 Grundlagen der Geschäftsprozessmodellierung Definition Geschäftsprozess Geschäftsprozess: Ein Geschäftsprozess ist eine Abfolge von en, die zur Erstellung eines es von en durch Bearbeitung von en unter Zuhilfenahme von n durchgeführt werden. Quelle: Kühn, Karagiannis (2001) erzeugt führt aus bearbeitet Geschäftsprozess bearbeitet nach: Junginger (2000) bearbeitet mit benötigt nutzt 2

3 Elemente eines Geschäftsprozesses 1/2 führt aus erzeugt Geschäftsprozess be- bearbeitet arbeitet benötigt nutzt bearbeitet mit Eine ist eine elementare Arbeitseinheit. Immer wiederkehrende bzw. logisch zusammengehörende en werden zu Subprozessen zusammengefasst. Die Abfolge beschreibt einen zeitlich-logischen Zusammenhang zwischen den en bzw. Subprozessen (Kontrollfluss) bezüglich eines Geschäftsprozesses. Als e werden dabei Leistungen aller Art verstanden, d.h. nicht nur materielle e, sondern insbesondere auch immaterielle e wie Dienstleistungen. Elemente eines Geschäftsprozesses 2/2 führt aus erzeugt Geschäftsprozess be- bearbeitet arbeitet benötigt nutzt Ein führt die en durch. Ein kann sowohl eine Person als auch ein Informationssystem sein. Die von einem innerhalb eines Geschäftsprozesses bearbeiteten Einheiten wie Formulare, Informationen etc. werden e genannt. Der zeitlich-logische Zusammenhang zwischen den en und den en bzw. Subprozessen wird als Informationsfluss bezeichnet. Die n sind die zur Bearbeitung der e bzw. zur Durchführung der en notwendigen Hilfsmittel. bearbeitet mit 3

4 Einführende Modellierungsbeispiele 1/3 Sequenz: Entscheidung: Einführende Modellierungsbeispiele 2/3 Parallelität: Schleife: 4

5 Einführende Modellierungsbeispiele 3/3 Subprozesse: Subprozesse können beliebig oft oft innerhalb eines anderen Prozesses aufgerufen und und verschachtelt werden (Rekursion). Geschäftsprozessmodellierung: Vorgehensweise - 1/ Identifikation von von Geschäftsprozessen: --Identifizierung Identifizierung der der e/dienstleistungen des des Unternehmens Unternehmens (P3) (P3) --Identifizierung Identifizierung der der Geschäftsprozesse Geschäftsprozesse durch durch Beantwortung Beantwortung der der Frage Frage Mit Mit welchen welchen Prozessen/en werden werden die die e/dienstleistungen realisiert? realisiert? Modellierung der der Ablaufstruktur eines eines Geschäftsprozesses: --Bottom-up-Modellierung ( Baukastenprinzip ) --Top-down-Modellierung ( Vogelperspektive ) Vorbereitung zur zur Modellierung: --Anfertigung Anfertigung einer einer groben groben Skizze Skizze des des Arbeitsablaufes Arbeitsablaufes (Daumenregel: (Daumenregel: max. max en en pro pro Prozess) Prozess) 5

6 Geschäftsprozessmodellierung: Vorgehensweise - 2/ Objekte modellieren und und Konnektoren einfügen --Abbildung Abbildung der der Objekte Objekte und und der der Objekt- Objekt-und und Modellzusammenhänge Objekte und und Konnektoren benennen und und Informationen hinterlegen --Belegung Belegung der der Eigenschaften Eigenschaften mit mit quantitativen quantitativen und und qualitativen qualitativen Informationen Informationen Weitere Objekte modellieren --Modell Modell vervollständigen vervollständigen und und erweitern erweitern Kontrolle --Überprüfung Überprüfung der der Modellqualität Modellqualität (Qualitätskontrolle) (Qualitätskontrolle) und und der der Richtigkeit Richtigkeit (Plausibilitätskontrolle) en auf Geschäftsprozesse - Zusammenhänge Funktionale Subprozess Inhaltliche Dynamische Kontrollfluss Geschäftsprozessmodell Informationsfluss Zeiten & Kosten Wahrscheinlichkeiten & Stat. Verteilungen Quantitative Organisator. Version Variante Zeitbezogene 6

7 en auf Geschäftsprozesse Erläuterungen 1/2 Funktionale Subprozess Geschäftsprozessmodell Dynamische Kontrollfluss Informationsfluss Organisator. Zeiten & Kosten Version Inhaltliche Wahrscheinlichkeiten & Stat. Verteilungen Quantitative Funktionale : Die funktionale beschreibt, aus welchen en und Subprozessen ein Geschäftsprozess aufgebaut ist. Variante Zeitbezogene Dynamische : In der dynamischen werden die zeitlich-logischen Zusammenhänge beschrieben. Diese setzen sich aus dem Kontrollfluss und dem Informationsfluss zusammen. Organisatorische : Die organisatorische beschreibt die in den Geschäftsprozessen arbeitenden e und die von den en eingesetzten n. en auf Geschäftsprozesse Erläuterungen 2/2 Funktionale Subprozess Geschäftsprozessmodell Dynamische Kontrollfluss Informationsfluss Organisator. Zeiten & Kosten Version Inhaltliche Wahrscheinlichkeiten & Stat. Verteilungen Quantitative Variante Zeitbezogene Inhaltliche : In der inhaltlichen werden die in den Geschäftsprozessen bearbeiteten e und die erstellten e beschrieben. Quantitative : Die quantitative beschreibt die in einem Geschäftsprozess gebundenen Zeiten, Kosten, Wahrscheinlichkeiten und statistischen Verteilungen. Zeitbezogene : In der zeitbezogenen werden die zeitabhängigen Versionen und Varianten eines Geschäftsprozesses beschrieben. 7

8 Quantitative quant. quant. Daten Daten qualit. qualit. Daten Daten en auf Geschäftsprozesse Beispiel 1 Beispiel: Projektziel --Prozessoptimierung Bearbeitungszeit Liegezeit Kosten Beschreibung Bearbeiter... Bearbeitungszeit Liegezeit Kosten Beschreibung Bearbeiter... Funktionale Antrag erfassen Antrag prüfen automatisch e: Organisatorische benötigt n: Fachwissen Bearbeitungszeit Liegezeit Kosten Beschreibung Bearbeiter... Antrag ablegen benötigt Dokument Dynamische en auf Geschäftsprozesse Beispiel 2 und 3 Beispiel: Projektziel --ISO ISO Zertifizierung Funktionale Dynamische GP DokM AU Organisatorische Abbildungen von von benötigten Dokumenten und und Verantwortlichen Inhaltliche Beispiel: Projektziel --Prozessorientierte Dokumentation der der DV-Landschaft Funktionale GP Dynamische Ergänzung von von GPM GPM durch durch IS-Modelle ISM Organisatorische ISM 8

9 en auf Geschäftsprozesse Beispiel 4 Beispiel: Projektziel Kommunikationsstruktur-Analyse GP mit en Verwendete Dokumente INPUT OUTPUT Funktionale D1 D1' D2 D2' D1'' Inhaltliche Kontrollfluss Dynamische Der Der Kontrollfluss (KF) (KF) muß mußnicht mit mit dem dem Informationsfluss (IF) (IF) übereinstimmen. Eine Eine getrennte Modellierung von von KF KF und und IF IF unterstützt eine eine weiterführende Analyse von von organisatorischen und und systemtechnischen Abhängigkeiten. Modellierung: Typen von Geschäftsprozessen Ad-hoc Ad-hoc Prozess Schwach-strukturiert Offener Integrierter Integrierte Teamprozess Teamprozess koop. Aktivit. Strukturiert Ad-hoc Ausnahmen Wohl strukturiert - dringend - kurzlebig - in Ausnahmefällen - vertraulich Beispiel: völlig neuartiger Antrag - gemeinsame Aufgabe - gemeinsamer Zugriff Beispiel: Gemeinsame Erstellung eines Buches - definierter Einund Ausgang - dazwischen keine Ablaufregeln -definierte Akt. - Anzahl der Bearbeiter erst zur Laufzeit bekannt Beispiel: Beispiel: Gemeinsamer Bericht in laufendem Projekt Mehrfache Abzeichnung erforderlich Informationsflusfluss Ausnahme - Regeln für Ausnahmen festgelegt - Reaktion auf Besonderheit. Beispiel: Kreditantrag mit Sonderwünschen - fest vorgegeben - hohe Anzahl - oft transaktionsorientiert Beispiel: Antrag auf Lebensversicherung flexibel strukturiert Quelle: Nastansky et al. (1995) 9

10 Abstraktionsebenen und Modelladressaten Prozesslandkarte Adressaten: Unternehmensführung, Bereichsleitung etc. Geschäftsprozess Adressaten: Prozessverantwortlicher, Geschäftsprozessexperte etc. Workflow ( Makro-Flow ) Adressaten: IT-Spezialist, Systemarchitekt, Anwendungsentwickler etc. Mikro-Flow Adressaten: Anwendungsentwickler, Programmierer etc. Ziele und Zwecke 1/2 Die Erstellung von Geschäftsprozessmodellen sollte immer konkreten Zielen dienen. Hierzu gehören beispielsweise: Die Dokumentation von Prozesslandkarten (Wertschöpfungsketten) und den dazugehörenden Geschäftsprozessen. Die Dokumentation kann anschließend für eine Zertifizierung im Rahmen eines Qualitätsmanagements genutzt werden (ISO 9000:2000 etc.). Basierend auf Geschäftsprozessmodellen können Mitarbeiterschulungen durchgeführt werden. Dies ist insbesondere bei Untern. mit einer hohen Mitarbeiterfluktuation interessant. Geschäftsprozessmodelle stellen einen wichtigen Bestandteil im Wissensmanagement eines Unternehmens dar. Dabei wird bspw. beschrieben, welche Rolle im Unternehmen welche Informationen zur Durchführung welcher en benötigt. 10

11 Ziele und Zwecke 2/2 Die Anpassung der Geschäftsprozesse an sich ändernde Rahmenbedingungen beispielsweise bei Gesetzesänderungen oder die qualitative sowie quantitative Optimierung von bestehenden Abläufen. Die Definition von fachlichen Vorgaben für die Anwendungsentwicklung (Pflichtenhefte) basierend auf Soll-Geschäftsprozessen. Hierdurch kann die Qualität des zu erstellenden Informationssystems durch klar spezifizierte und kommunizierte Anforderungen deutlich erhöht werden. Der Aufbau von sogenannten Process Warehouses, die u.a. Unterstützung bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung operativer Daten und dem Benchmarking mit anderen Branchen bzw. Unternehmen bieten. Einfluss der Ziele auf die GP-Modellierungssprache Kriterienfestlegung Erhebung Analyse Design Modellierung Evaluation Soll- Modell Vorgabe Vorgabe der der Projektziele Projektziele und und der der Vorgehensweise Vorgehensweise zur zur Projektarbeit Projektarbeit Einfluss Einfluss auf auf zu zu verwendende verwendende Modellierungssprache ( Metamodell ) ( Metamodell ) Kriterienfestlegung Erhebung Analyse Design Metamodellierung Modellierung Adaption der Modellierungssprache Evaluation Soll- Modell Beispiel Ablaufobjekt Prozeßstart Ende Entscheidung 11