TAXSYSTEMS Reisekosten Benutzerhandbuch

Transkript

1 Benutzerhandbuch

2 TAXSYSTEMS Reisekosten Benutzerhandbuch Stand: Januar 2009 Copyright (C) 2009 TAXSYSTEMS Mücke Unternehmensberatung GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können von dem Urheber ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der TAXSYSTEMS Mücke Unternehmensberatung GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. TAXSYSTEMS Mücke Unternehmensberatung GmbH Frühlingstr Kleinwallstadt Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis I. Erste Schritte... 4 II. Kauf und Programmfreischaltung... 5 III. Mainform/Hauptmaske... 6 IV. Stammdaten... 8 V. Firmenstammdaten VI. Reisekostenabrechnung A. Reisedetails B. Fahrtkosten C. Pauschalen D. Übliche Beköstigung E. Belege F. Vorschüsse VII. Auswertungen A. Standardauswertungen B. Monatsübersicht VIII. Buchhaltung A. Technische Administration B. Kontierung C. Pauschalenverwaltung D. Benutzerberechtigungssytem (BBS-Sytem) IX. Informationen zur Datenspeicherung X. Netzwerkinstallation Seite 3

4 I. Erste Schritte 1. Nach der erfolgreichen Installation von TaxSystems Reisekosten können Sie über den Topbutton eine neue Reisekostendatei anlegen. In einer Reisekostendatei können (abhängig von der Lizenzierung) die Reisekostenabrechnungen für eine gesamte Firma bearbeitet werden. 2. Mit 'Firma bearbeiten' im Topmenü erfassen Sie die Firmendaten und können auch das Firmenlogo für den Berichtsdruck hinterlegen (in der PRO-Version.) 3. Im Menü Stammdaten erfassen Sie mit dem Button Reisende die Mitarbeiter/Reisenden der Firma. (Die Mitarbeiteranlage kann später auch während der Erfassung der Reisekostenabrechnung direkt erfolgen). 4. Starten Sie nun mit Ihrer ersten Reisekostenabrechnung. Klicken Sie hierzu auf den NEU-Button im Start-Menü. 5. Für die Datensicherheit sollten Sie gleich zu Beginn die Einstellungen für die automatische Datensicherung vornehmen (siehe Menü Buchhaltung). Seite 4

5 II. Kauf und Programmfreischaltung Das Programm kann kostenfrei und völlig unverbindlich 30 Tage lang ausgiebig getestet werden. Wenn Sie sich zum Kauf der Softwarelösung entscheiden, so können Sie die Bestellung Ihre über die Produktsite aufgeben. Die Bestellung wird über unseren Partner, die Firma share-it abgewickelt. Abhängig von der Zahlungsart (z. B. Kreditkartenzahlung) erhalten Sie unmittelbar nach der Bestellung Ihren persönlichen Freischaltcode. Bei Zahlung durch Überweisung erhalten Sie Ihren persönlichen Freischaltcode bei Zahlungseingang. Eine Rückabwicklung bzw. Stornierung ist nach Erhalt Ihres persönlichen Freischaltcodes nicht mehr möglich. Nach Erhalt Ihres persönlichen Freischaltcodes können Sie die Freischaltung über das Hilfemenü\Programmfreischaltung vornehmen. Tragen Sie hierzu den Registrierungsnamen und Ihren persönlichen Freischaltcode in dem Registrierungsdialog ein. Falls Sie Ihren Freischaltcode trotz Zahlung nicht erhalten haben, so prüfen Sie bitte Ihren SPAM- Ordner. Die Firma share-it versendet zuverlässig die Freischaltcodes/Keys direkt nach Zahlung. Die Unternehmensdaten unseres Partners share-it lauten wie folgt: share-it! Digital River GmbH Vogelsanger Str. 78, Köln Tel.: Fax: USt-IdNr: DE Handelsregister: Amtsgericht Köln HRB Sitz der Gesellschaft: Köln Seite 5

6 III. Mainform/Hauptmaske In der Mainform werden die erfassten Reisen in einer übersichtlichen Aufstellung dargestellt. Die Übersicht kann durch die Ribbons Zeitauswahl, Reisende und Zahlstatus gefiltert werden. Ein Mitarbeiter kann durch den Filter seine eigenen Reisen sehen. Bei neuen Reisen wird dann auch automatisch sein Name vorbelegt. Der Zeitraum wird im Format MM.JJJJ erfasst und kann über den rechts bzw. links neben dem Feld angeordneten Navigationsbuchen vor- bzw. zurückgeblättert werden. Die Reisekostenübersicht informiert zusätzlich, welche Reisen gesperrt, exportiert oder der Finanzbuchhaltung übergeben wurden. Seite 6

7 Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können die Reisekostenabrechnungen u. a. kopiert, gelöscht oder gedruckt werden. Über das Kontextmenü ist es auch möglich, eine Reise als bezahlt zu markieren. Hierbei wird das aktuelle Datum und die Summe aus der Reisekostenabrechnung im Reisekostendialog, im Reiter Abrechnung, berücksichtigt. Seite 7

8 IV. Stammdaten Im Menü Stammdaten verwalten Sie die Stammdaten des Programmes. 1. Reisende/Mitarbeiter Die Reisenden der Firma werden im Dialog Reisende verwaltet. Auch die Unternehmer eines Einzelunternehmens oder Personengesellschaft werden hier verwaltet. Das Kürzel wird bei der möglichen Übergabe in die Finanzbuchhaltung beim Belegtext mitberücksichtigt. Der Status (Arbeitnehmer/Unternehmer) ist erforderlich, da das Steuerrecht unterschiedliche Regelungen für Arbeitnehmer oder Unternehmer vorsieht. So wird z. B. eine Übernachtungspauschale im Inland für Unternehmer nicht anerkannt. Sie können einem Reisenden bereits ein Fahrzeug direkt zuordnen. Das Fahrzeug wird dann bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung als Vorschlag berücksichtigt; kann aber auch geändert werden. Nicht "aktive" Reisende stehen bei der Auswahl der Reisenden zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen nicht zur Verfügung. 2. Fahrzeuge Werden bei Reisen Privatfahrzeugen verwendet, so ist eine Berücksichtigung der Fahrtkosten mittel KM-Pauschale möglich. Für Dienstfahrzeuge hingegen sind die Kosten schon über die laufenden Fahrzeugaufwendungen erfasst und bleiben bei der Reisekostenabrechnung unberücksichtigt. Werden während der Reise für ein Dienstfahrzeug Aufwendungen getätigt (z. B. Benzin, Reparatur) so können diese im Bereich Belege vom Reisenden erfasst werden. 3. Belegarten Neben den typischen laufenden Reisekostenaufwendungen wie Fahrtkosten und Verpflegung können firmenspezifische Belegarten angelegt werden z. B. für Taxi, Bahn usw. Seite 8

9 4. Zahlungsarten Verwalten Sie eine beliebige Anzahl von Zahlungsarten. Wenn eine Zahlungsart als dienstlich gekennzeichnet wird, dann werden Belege, die mit dieser Zahlungsart erfasst werden, bei der Reisekostenabrechnung saldiert und nicht an den Mitarbeiter ausgezahlt. 5. Orte Über das Ribbon Orte können Sie Startorte, Zielorte und Entfernungen verwalten. Diese Orte stehen dann für die Reisekostenabrechnungen zur Auswahl zur Verfügung. Die Entfernungen dienen als Vorschlagswerte für die Reisekostenabrechnungen. Seite 9

10 6. Währungen Reisekostenbelege können auch in ausländischer Währung bei den Reisekostenabrechnungen berücksichtigt werden. Hierzu sind die gewünschten bzw. benötigten Währungen im Dialog als Aktiv zu kennzeichnen. Nur aktivierte Währungen stehen dem Abrechenden zur Auswahl zur Verfügung. Zu jeder aktivierten Währung können über das Stammdatenmenü Währungen erfasst und damit für die Abrechnenden vorgegeben werden. Die Kurse können auch bei der Belegerfassung nach Abfrage in der Kurstabelle automatisch gespeichert werden, so dass diese dann für auch für andere Abrechnungen zur Verfügung stehen. Seite 10

11 V. Firmenstammdaten Die Firmenstammdaten können über das Topmenü unter Firma bearbeiten verwaltet werden. Neben der Firmenbezeichnung und der Anschrift haben Sie in der PRO-Version die Möglichkeit hier Firmenlogo zu hinterlegen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf das Grafikfeld. Das Firmenlogo wird bei den Berichten mit ausgedruckt. Seite 11

12 VI. Reisekostenabrechnung Eine neue Reisekostenabrechnung wird über den Neu-Button im Startmenü angelegt. A. Reisedetails Beim Reisenden ist zu unterscheiden zwischen einem Arbeitnehmer oder Unternehmer. Die Unterscheidung ist erforderlich, da nur Arbeitnehmer im Inland Übernachtungskosten nach Pauschalen abrechnen dürfen. Die Reisenden können über den Editierbutton oder über das Menü Stammdaten angelegt werden. Bei der Art ist zwischen Inland, In- und Ausland und nur Belege zu unterscheiden. Bei der Art "In- und Ausland" besteht die notwendige Möglichkeit bei den Pauschalen das jeweilige Land zu bestimmen. Bei der Art "nur Belege" werden keine Pauschalen für Verpflegung oder Übernachtung berücksichtigt. Die Angaben über Start und Ende sind erforderlich um die korrekten Verpflegungsmehraufwendungen zu berechnen. Seite 12

13 Für die steuerliche Absetzbarkeit sind neben dem Zielort auch der Reiseanlass anzugeben. Der Reiseanlass muss die betriebliche Veranlassung zweifelsfrei berücksichtigen. Insbesondere bei Auslandsreisen von Unternehmern sollte der Tätigkeitsbericht genutzt werden (in der PRO-Version verfügbar). Der Tätigkeitsbeginn ist für die sog. Dreimonatsfrist erforderlich. Für eine zusammenhängende Auswärtstätigkeit kann Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. B. Fahrtkosten Im Reiter Fahrtkosten werden die Fahrtkostenpauschalen berechnet. Abhängig von der Fahrzeugart (Pkw, Motorrad, Moped und Fahrrad) werden unterschiedliche KM- Sätze für jeden gefahrenen Kilometer berücksichtigt und dabei die Fahrtkosten pauschal berechnet. Die Sätze werden vom Bundesfinanzministerium bestimmt. Die Fahrtkostenpauschale wird nur berechnet, wenn bei Eigentümer ein Privatfahrzeug gewählt wird. Bei Dienstfahrzeugen sind die Aufwendungen bereits über die laufenden Kosten für Benzin, Reparatur, Versicherung, Leasing usw. bereits erfasst. Bei Mitfahrer erhöhen sich die KM-Sätze, so dass die Angabe der Anzahl der Mitfahrer und die KM erforderlich sind. C. Pauschalen In Abhängigkeit von den Stunden der Abwesenheit werden für den Verpflegungsmehraufwand, der durch die Abwesenheit entsteht, Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt. Der Verpflegungsmehraufwand wird nach den von der Finanzverwaltung bestimmten Pauschalsätze berücksichtigt. Seite 13

14 Die Liste wird automatisch aufgrund der Angaben in den Reisedetails erstellt, kann jedoch insgesamt gelöscht oder geändert werden. Im Ausland gelten unterschiedliche Länderpauschalen. Daher ist neben der Angabe der Abwesenheit in Stunden auch die Landesauswahl vorzunehmen. Der Betrag für die Verpflegung kann durch einen Mausklick in das Feld geändert werden hierbei sind jedoch nur niedrigere Beträge als vorgegeben zulässig. Geänderte Werte werden fett formatiert dargestellt. Auch die Aufwendungen für die Übernachtung können über Pauschalen berücksichtigt werden. Anders als bei der Verpflegung ist es aber auch möglich die Aufwendungen durch Einzelnachweis/Belege zu berücksichtigen. Übernachtungspauschalen werden nicht berücksichtigt, wenn bei den Belegen Übernachtungskosten erfasst wurden. Bei einer Reise können Pauschale und Einzelnachweis berücksichtigt werden, nicht jedoch für die gleiche Übernachtung. Hinweis: Übernachtungspauschalen sind nur für die steuerfreie Erstattung an Arbeitnehmern möglich. Unternehmen haben nur die Möglichkeit Übernachtungskosten anhand eines Einzelnachweises abzurechnen; gleiches gilt für Mitarbeiter im Rahmen des Werbungskostenabzuges innerhalb der persönlichen Einkommensteuererklärung. Seite 14

15 D. Übliche Beköstigung Erhält ein Arbeitnehmer während einer Dienstreise Mahlzeiten überlassen, so liegt hierin ein geldwerter Vorteil. Der geldwerten Vorteile werden nach der jährlich bekanntgegebenen Sachbezugsverordnung berücksichtigt. Alternativ kann mit dem Mitarbeiter vereinbart werden, dass er die Mahlzeit mit dem Betrag aus der Sachbezugsverordnung bezahlt. Der Wert wird dann mit dem Auszahlungsbetrag verrechnet - ein geldwerter Vorteil liegt dann nicht mehr vor. Hierzu muss in der Spalte verrechnen mit einem Mausklick das Kennzeichen gesetzt werden. Seite 15

16 E. Belege Neben Pauschalen für Fahrtkosten, Verpflegung und Übernachtung können zusätzlich entstehende Reisekosten und Reisenebenkosten bei den Belegen erfasst werden, z. B. für Arbeitsmittel, Bahnfahrkarten, Bewirtung, Bus, Fax, Leihfahrzeug, Porto, Taxi, Telefon, Übernachtung. Weitere Beleg-/Kostenarten können über das Menü Stammdaten erfasst werden. Soweit bei den Zahlungsarten dienstliche Zahlungsarten ausgewählt werden (z. B. Firmenkreditkarte) erfolgt keine Auszahlung. Seite 16

17 F. Vorschüsse Wenn der Arbeitnehmer oder Unternehmer vor Beginn der Reise auf die zu erwartenden Reisekosten Vorschüsse erhalten hat, so können diese hier erfasst werden. Die Vorschüsse werden mit dem Auszahlungsbetrag verrechnet. Seite 17

18 VII. Auswertungen A. Standardauswertungen Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung: Reisekostenabrechnung (Deckblatt) Einzeldarstellung der Reisekosten Lohnsteuerbericht (Darstellung der steuerfreien, steuerpflichtigen Erstattungen) Tätigkeitsbericht B. Monatsübersicht In der Monatsübersicht werden alle Reisekostenabrechnungen in eine Übersicht gedruckt. Die Übersicht kann zeitlich und oder nach Mitarbeiter gefiltert werden. Seite 18

19 VIII. Buchhaltung Das Menü Buchhaltung richtet sich an die technischen und fachlichen Administratoren der Softwarelösung. A. Technische Administration Im Ribbon Administration kann die aktuelle Datenbank komprimiert werden und die Einstellungen für das automatische Backup vorgenommen werden. B. Kontierung Die Kontierungsdaten dienen der komfortablen und automatischen Kontierung der Reisekostenabrechnungen. Anhand von Kostenarten und Steuersätzen können die Sachkonten und Steuerschlüssel getrennt nach Unternehmer und Arbeitnehmer - hinterlegt werden. Übernehmen Sie mit dem Blitzbutton die verwendeten Kostenarten aus den Reisekostenabrechnungen. Die Daten aus dem Sachkontenmaster SKR03 und SKR04 der DATEV e. G. können Sie mit den entsprechenden Buttons übernehmen. Bei den Auszahlungskonten kann ein einheitliches Verbindlichkeitskonto oder ein Kreditorenkonto pro Reisenden hinterlegt werden. Seite 19

20 Mit der Kontierung werden die Reisekostenabrechnungen (automatisch aus den Kontierungsdaten) kontiert und können an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Bitte beachten Sie, dass bei der Kontierung nur abgeschlossene Reisen zur Verfügung stehen. Nachdem alle Reisekostenzeilen kontiert sind kann der Fibu-Export gestartet werden. Seite 20

21 C. Pauschalenverwaltung Innerhalb des Ribbons Pauschalenverwaltung können die Pauschalen für Übernachtung, Verpflegung und Fahrtkosten verwaltet werden. Grundlage der Verwaltung sind die gesetzlichen Werte bzw. die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichen Werte. Es können hiervon abweichende Werte hinterlegt werden, z. B. für den Fall, dass die Firma nur niedrigere Werte nach ihrer Reisekostenrichtlinie erstattet. Aber auch der Fall, dass höhere Werte erstattet werden ist möglich; hierbei ist die steuerfreie Erstattung auf die amtliche Werte beschränkt. Seite 21

22 D. Benutzerberechtigungssytem (BBS-Sytem) Das optionale Benutzerberechtigungssystem ist bei einem Netzwerksystem ab 5 Reisenden zu empfehlen. Es dient der Datensicherheit. So können Grunddaten von berechtigten Usern angelegt werden; Standarduser können dann nur mit diesen Daten arbeiten. Seite 22

23 IX. Informationen zur Datenspeicherung Das Programm wird bei Verwendung des Standardzielpfades unter c:\programme\taxsystems\reisekosten gespeichert. Die Daten werden bei Vista unter c:\programmdata\taxsystems\reisekosten gespeichert. Unter Windows XP werden die Daten unter den c:\dokumente und Einstellungen\Anwendungsdaten gespeichert. X. Netzwerkinstallation Für den Betrieb der Softwarelösung installieren Sie das Programm auf einer Workstation; eine direkte Installation auf dem Server ist nicht erforderlich. Anschließend ändern Sie den Datenpfad auf ein neues Verzeichnis auf einem Netzlaufwerk, auf dem Lese- und Schreibzugriff für die User besteht. Innerhalb des Datenverzeichnisses wird vom System ein Verzeichnis Setup angelegt in dem sich die Installation für die anderen Workstations befinden. Führen Sie die Installationen auf den anderen Workstation mittels dieser Dateien durch. Seite 23