Die Kommunikation im Projektmanagement umfasst den Informationsaustausch

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1 Kommunikation Die Kommunikation im Projektmanagement umfasst den Informationsaustausch zwischen allen Projektbeteiligten. Damit ist die Projektkommunikation einer Faktoren, die entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Den Projektbeteiligten kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Sie müssen bereit sein, untereinander Informationen auszutauschen, sich Erfahrungen mittzuteilen sowie bei Problemen einander Fragen zu stellen. Was umfasst die Kommunikation im Projekt? Aus Sicht der Projektleitung ist die Kommunikation eine wichtige Aufgabe, damit sie im Projekt frei agieren kann. Es gilt darum zu klären: Welche Informationen müssen an welche Personen bzw. Instanzen weitergegeben werden? Welches Mass an Einfluss haben der Projektausschuss oder andere Projektrollen? Welche Stakeholder stehen dem Projekt positiv gegenüber und welche nicht? Wann müssen mit welchen Personen bzw. Instanzen welche Arbeitsergebnisse abgestimmt werden? Wann muss das Management über Abweichungen informiert werden und wer genehmigt diesbezügliche Änderungen? In einem Projekt findet immer in irgendeiner Form Kommunikation und Information statt. Es kann dabei unterschieden werden, ob dies bewusst geschieht, oder eher zufällig passiert. Da letzterer Fall zu vermeiden ist, erweist sich ein Kommunikations- und Informationskonzept sinnvoll. Dieses beinhaltet insbesondere, welche Personen bzw. Instanzen welche Informationen erhalten, wann dies geschieht (Zeitpunkt sowie Häufigkeit) sowie wo welche Dokumente abgelegt werden. Es gilt zu beachten, dass im Projekt und in der Linie nicht auf dieselbe Art und Weise kommuniziert und informiert wird. In letzterer gibt es vordefinierte Berichtswege, wogegen sich in kleinen Projekten etwa direkte, kurze Informationswege besser für die Kommunikation eigenen. Denn so 1

2 können Entscheidungen flexibel und rasch gefunden werden und auch die Koordination gelingt besser. Ziele und Grundsätze der Kommunikation und Information In einem Projekt wird einerseits zwischen den Projektbeteiligten, also nach innen, kommuniziert: Die Kommunikation soll transparent und der Informationsaustausch umfassend sein. Dokumente und Fakten wie Terminpläne, Verträge, Pflichtenhefte sind allen Projektteammitgliedern zugänglich. Andererseits kommunizieren die Projektbeteiligten auch mit Kunden, Benutzern, Interessengruppen, der Öffentlichkeit u.w., also nach aussen. Dabei ist es wichtig, Vertrauen und Akzeptanz zu schaffen sowie Unterstützung zu erhalten. Für eine gute Kommunikation innerhalb des Projekts ist es sinnvoll, Grundsätze zu etablieren. Damit etwa keine Unsicherheiten oder Gerüchte entstehen können, empfiehlt sich eine frühzeitige Information. Dies ist v.a. zu Beginn des Projekts wichtig. Diese und weitere Spielregeln für die Kommunikation sollten im Rahmen der Projekt-Kick Offs vom Projektteam vereinbart werden. Nicht nur Inhalte und Lösungen sind Teil der Kommunikation bzw. des Informationsflusses im Projekt, sondern etwa auch Terminverzögerungen, Abweichungen oder weitere Schwierigkeiten sollen auch nach aussen transparent gemacht werden. Dies fördert das Vertrauen mehr, als wenn nur über Positives oder gar nicht kommuniziert bzw. informiert wird. Da sich die Kommunikation zwischen Sender und einem Empfänger abspielt, muss zusätzlich beachtet werden, dass letzterer mitunter ein anderes Verständnis, Interessen und Fragen als der Sender hat. Informieren also die Projektbeteiligten nach aussen, sollten sie sich in die Lage der Kunden, Benutzer, Betroffenen etc. setzen. So kann eine offene Kommunikation gut gelingen. Kommunikations- und Informationssystem Werden Kommunikation und Information im Projekt als System verstanden, gehören folgende Teile dazu: 2

3 Mündliche Kommunikation: bspw. Gespräche, Sitzungen, Problembearbeitungen sowie die inhaltliche Zusammenarbeit an Workshops Berichtswesen: u.a. Protokolle, Fortschrittsberichte, Änderungen Dokumentation: z.b. das Projekthandbuch sowie projektbezogene Ablagen Projektmarketing: etwa das Lobbying sowie das Schaffen von Vertrauen und Akzeptanz Intranet / Internet: um Daten auszutauschen und zusammenzuarbeiten Die gelisteten Punkte sind je nach Projekt und Projektart (Forschungsprojekte, Change-Projekte, IT-Projekte, etc.) unterschiedlich stark vertreten. Das Kommunikationskonzept wird darum angepasst an das jeweilige Projekt erstellt. Bei Standardprojekten jedoch können Berichtswege, Checklisten und Dokumentationsprinzipien standardisiert werden. Kommunikation in verschiedenen Projektmanagementmethoden Die Methode HERMES 5 verbindet die Kommunikation in seinem Referenzhandbuch mit dem Stakeholder-Management. Die Kommunikation stellt den Informationsfluss zwischen einerseits den Projektbeteiligten und andererseits zwischen dem Projekt und seinem Umfeld sicher. Dazu werden Kommunikationsziele und -massnahmen geplant, durchgeführt und die Wirkung regelmässig überprüft. Die Kommunikation berücksichtigt dabei die Zielgruppen und Interessen der Stakeholder. Der Kommunikationsplan ist Teil des Projektmanagementplans. Die Kommunikation stellt in den Kompetenzrichtlinien der IPMA eine der 20 technischen Kompetenzelemente für Projektmanager dar. Sie beinhaltet den wirksamen Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten und deren Verständnis. Eine wirksame Kommunikation wird als vital für den Projekterfolg erachtet und lässt sich mit den Adjektiven nützlich, klar und zeitgerecht beschreiben. Weiter betonen die Richtlinien die Informationsweitergabe: Diese muss an die relevanten Zielgruppen, deren Erwartungen entsprechend und in einheitlicher Form erfolgen. Das PMI spricht in diesem Bezug vom Project Communications Management. Es umfasst die Prozesse: 3

4 Planen des Kommunikationsmanagement: aufgrund der Informationsbedürfnisse und der Forderungen der Stakeholder sowie aufgrund der zur Verfügung stehenden Ressourcen der Organisation Managen des Kommunikationsmanagement: Projektinformationen werden geschaffen, verteilt, aufbewahrt, abgerufen in Übereinstimmung mit dem Kommunikationsmanagementplan Kontrollieren der Kommunikation: das Überwachen und Lenken der Kommunikation während des gesamten Lebenszyklus des Projekts stellt sicher, dass die Informationsbedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt werden Bei der Methode PRINCE2 ist die Kommunikation im Wissensbereich Organisation verankert, nebst dem Stakeholder-Management sowie Rollen und Verantwortlichkeiten. Die Communication Management Strategy umfasst eine Beschreibung der Mittel und Häufigkeit, wie mit Personen(gruppen) innerhalb und ausserhalb des Projekts kommuniziert wird. Mit den Stakeholdern soll ein Austausch via einen zweiseitigen Informationsfluss etabliert werden. Die Verantwortung dafür trägt der Lenkungsausschuss. Erarbeitet wird die Kommunikationsmanagementstrategie im dritten von sieben Prozessen, i.e. Initiieren eines Projekts. Das V-Modell XT als Projektmanagementmethode dient nebst als Vertragsgrundlage und Arbeitsanleitung auch als Kommunikationsbasis. Dabei ist vorgesehen, dass ein Berichtswesen festgelegt wird und Kommunikationswege dargestellt werden. Dies beinhaltet auch Antwort auf die Frage, wer wann welche Informationen in welcher Form an wen zu liefern hat. Schliesslich ist eine gute Kommunikationsfähigkeit grundsätzlich über alle Methoden hinweg ein wichtiger Bestandteil der verschiedenen Rollen in einem Projekt. Quellen Eidgenössisches Finanzdepartement [EFD] & Informatiksteuerungsorgan des Bundes [ISB] (2013). HERMES 5.1. Projektmanagementmethode für alle Projekte. Referenzhandbuch. Bern: EFD & ISB. Industrieanlagen-Betriebsgesellschaft [IABG] (2012). V-Modell XT Gesamt 1.4. URL: 4

5 modell.iabg.de/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid= 15&Itemid=30, Kuster, Jürg; Huber, Eugen; Lippmann, Robert; Schmid, Alphons; Schneider, Emil; Witschi, Urs & Wüst, Roger (2011). Handbuch Projektmanagement (3. Aufl.). Berlin, Heidelberg: Springer. Litke, Hans-Dieter; Kunow, Ilonka & Schulz-Wimmer, Heinz (2012). Projektmanagement. Freiburg: Haufe. Project Management Institute [PMI] (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK Guide ) (5. Aufl.). Newtown Square, PA, USA: PMI. ProjektMagazin (2013). Kommunikation. URL: [Vollzugriff nur für Abonnenten] The Stationary Office [TSO] (2009). Managing Successful Projects with PRINCE2 TM. Norwich, UK: TSO. Verein zur Zertifizierung von Personen im Management [VZPM] (2010). Swiss NCB Version 4.1. Glattbrugg: VZPM. Wikipedia (2013). PRINCE2. URL: