Wiederholung Thema. Organisation

Transkript

1 Wiederholung Thema Organisation Nr. 1 1

2 Nr. 2 Zusammenfassung aller PRINCE2- Rollen I Der Auftraggeber (Executive): Trägt Gesamtverantwortung Stellt sicher, dass vorgegebene Ziele erreicht werden und geplanter Nutzen erzielt wird Stellt sicher, dass das Projekt auf angestrebte Ziele zusteuert, Vollmachten eindeutig festgelegt sind und dass sowohl die anstehenden Arbeiten als auch die Risiken aktiv gemanagt werden Vorsitzender des LA, vertritt Kundenseite und ist Eigentümer des Business Case Der Benutzervertreter (Senior User): Rolle im Lenkungsausschuss, die dafür verantwortlich ist, dass Anforderungen der Benutzer richtig spezifiziert und die Lösungen darauf abgestimmt werden 2

3 Nr. 3 Zusammenfassung aller PRINCE2- Rollen II Lieferantenvertreter (Senior Supplier): Mitglied des LA Bringt notwendiges Know-how und Erfahrung in das Projekt ein, damit geforderten Lieferergebnisse erzielt werden Vertritt im Projekt die Interessen der Lieferanten und stellt Lieferantenressourcen zur Verfügung Projektmanager (Project Manager): Verantwortung für 3 Tagesgeschäft des Projekts mit Maßgabe, die benötigten Produkte innerhalb der mit dem LA vereinbarten Rahmenbedingungen zu liefern Rolle des Projektmanagers kann nicht aufgeteilt werden Teammanager (Team Manager): Herstellung der vom Projektmanager vorgegebenen Produkte in angemessener Qualität und innerhalb eines für den LA akzeptablen Zeit- und Kostenrahmens

4 Zusammenfassung aller PRINCE2- Rollen III Projektunterstützung (Project Support): Administrative Funktion innerhalb des PM-Teams Änderungsbudget für derartige Änderungen Projektsicherung (Project Assurance): Nr. 4 Rat und Hilfe beim Umgang mit PM-Tools, administrative Betreuung sowie Archivierung und Erfassung effektiver Daten Änderungsausschuss (Change Authority): Personengruppe, an die der LA Verantwortung für Bearbeitung von Änderungsanträgen oder Spezifikationsabweichungen 4 delegieren kann Gewährleistet Wahrnehmung der Interessen der wichtigsten Stakeholder (Unternehmen, Benutzer und Lieferant) Muss vom Projektmanager unabhängig bleiben der LA darf seine Sicherungsaufgaben also nicht an den Projektmanager delegieren

5 Wiederholung Thema Business Case Nr. 5 5

6 Inhalte eines Business Case Projekt Gründe Zeitrahmen Optionen (alternative Projekte) Erwarteter Nutzen Business Case Kosten Investitionsrechnung Nr. 6 Erwartete negative Nebeneffekte Hauptrisiken 6

7 Entwicklung des Business Case Projekt Nr. 7 Crown copyright. Reproduced under licence from OGC. 7

8 Wiederholung Prozess Vorbereiten eines Nr. 8 Projekts

9 Übersicht Prozess Vorbereiten eines Projekts Projektmandat (Unt.-Man.) Auftraggeber u. Projektmanager ernennen Vorhandene Erfahrungen erfassen Business Case- Entwurf erstellen Nr. 9 Projektman.- team ernennen Projektlösungsansatz/ Projektbeschreibung Initiierungsphase planen LA: Initiierung freigeben

10 Zentrale produkte Projekt Projekttagebuch Persönliche Dokumentation des Projektmanagers Nr. 10 Erfahrungsprotokoll Rollenbeschreibungen Produktbeschreibung des Projektendprodukts Business Case Entwurf Projektlösungsansatz Zusammenfassung aller Erfahrungen im Projekt Beschreibung der Verantwortlichkeiten aller Projektmitarbeiter Zusammenfassung der Abnahmekriterien, Kundenqualitätserwartungen und wichtigsten Meilensteine des Endprodukts Zusammenfassung erster Aspekte für das Warum des Projekts sowie der Hintergrundinformationen Beschreibung der Herangehensweise an das Projekt (z.b. make or buy, Neu- oder Weiterentwicklung ) Projektbeschreibung Initiierungsphasenplan Zusammenfassung aller Ergebnisse (und produkte) der Projektvorbereitung als Basis zur Lenkungsausschussentscheidung Plan mit den nächsten Schritten im Rahmen der Initiierungsphase

11 Prozess Lenken eines Projekts Nr. 11

12 Prozess Lenken eines Projekts Projekt Lenken eines Projekts soll Folgendes sicherstellen: Sicherstellung des Projekterfolgs durch Schlüsselentscheidungen auf oberster Lenkungsebene Nr. 12 Der Prozess Lenken eines Projekts ermöglicht dem Lenkungsausschuss das Wahrnehmen der Ergebnisverantwortung im Projektverlauf.

13 Ziele Lenken eines Projekts Projekt Der Prozess stellt sicher, dass: Befugnisse zur Freigabe der Projektinitiierung vorliegen Die Befugnis zur Produktlieferung vorliegt Das Projekt zur gesamten Projektlaufzeit gesteuert und überwacht wird Die Wirtschaftlichkeit des Projekts stets gewährleistet bleibt Nr. 13 Eine Schnittstelle zum Unternehmens- oder Programmmanagement gegeben ist Die Befugnis für den Abschluss des Projekts vorhanden ist Pläne zur Nutzenrealisierung gemanagt und geprüft werden

14 Übersicht Prozess Lenken eines Projekts Projektfortschritt Nr. 14 Initiierung freigeben Antrag auf Projektinitiierung

15 Übersicht Prozess Lenken eines Projekts Antrag auf Ausführung des Projekts Weisungsanfragen / Ausnahmen Projekt freigeben Ad-hoc- Anweisungen Projektfortschritt Nr. 15 Initiierung freigeben Phasenplan freigeben Projektabschluss freigeben Antrag auf Projektinitiierung Antrag auf Genehmigung der nächsten Phase Empfehlung des Projektabschlusses

16 Prozess Initiieren eines Projekts Nr. 16

17 Prozess Initiieren eines Projekts Projekt Initiieren eines Projekts soll Folgendes sicherstellen: Schaffung einer soliden Entscheidungsgrundlage zur Freigabe der tatsächlichen Produkterstellung Nr. 17 Initiieren eines Projekts wird bevor der Lenkungsausschuss die Produkterstellung frei gibt notwendige Informationen zusammenstellen, Rahmenbedingungen festlegen und eine Art Projektvertrag zwischen dem Lenkungsausschuss und dem Projektmanager ausarbeiten.

18 Ziele Initiieren eines Projekts Projekt Ein gemeinsames Verständnis für das Projekt sicherstellen: Gründe, Umfang, Nutzen und Produkte des Projekts Art, Zeitpunkte und Kosten der Produktlieferung Rahmenbedingungen und Regeln für das Projekt und die Produkte Nr. 18 Ansätze zur Sicherstellung der geforderten Qualität Entscheidungs- und Kommunikationswege Vorgehen bei Änderungen und Risiken Mechanismen zur Überwachung und Steuerung des Fortschritts

19 Übersicht Prozess Initiieren eines Projekts Freigabe der Projektinitiierung Antrag auf Projektausführung Risikomanagementstrategie erstellen Projektsteuerungsmittel einrichten Nr. 19 Qualitätsmanagementstrategie erstellen Kommunikationsmanagementstrategie erstellen Business Case verfeinern Konfigurationsmanagementstrategie erstellen Projektplan erstellen Projektleit-doku. zusammenstellen

20 Zentrale produkte Die Strategien Risikomanagementstrategie Beschreibt die Ziele des Risikomanagements, das anzuwendende Verfahren, die Rollen und Zuständigkeiten, die Risikotoleranzen, die zeitliche und prozessuale Berücksichtigung der Risikomanagement-Aktivitäten im Projekt, die notwendigen Werkzeuge und Techniken sowie die Berichtsanforderungen. Weiterhin sind die Grundlagen für eine Risikobewertung zu schaffen. Nr. 20 Konfigurationsmanagementstrategie Qualitätsmanagementstrategie Eine Beschreibung, wie und von wem die Produkte eines Projekts gesteuert und geschützt werden. So sind Verfahren für das Konfigurationsmanagement und die Steuerung von Änderungen im Projekt Bestandteil dieser Strategie. Ebenso sollten Rollen und Zuständigkeiten, Aktivitäten und Berichtsanforderungen definiert werden. Definiert die zu verwendenden Qualitätstechniken undstandards und legt die Zuständigkeiten für die Erreichung des geforderten Qualitätsniveaus bei der Durchführung des Projekts fest. Kommunikationsmanagementstrategie Eine Beschreibung der Kommunikationsmittel und -wege, sowie der Häufigkeit des Austauschs zwischen den Stakeholdern des Projekts. Die Ergebnisse einer Stakeholder- Analyse sind Bestandteil dieser Strategie.

21 Zentrale produkte Register Register: Formelle Listen, die vom Projektmanager verwaltet werden und deren Format, Zusammensetzung und Verwendung mit dem Lenkungsausschuss vereinbart werden muss. PRINCE2 kennt drei Register: Risikoregister Qualitätsregister Register offener Punkte Register vs. Protokolle: Nr. 21 Protokolle sind im Vergleich zu Registern formlos vom Projektmanager gesammelte Informationen, deren Format und Zusammensetzung nicht mit dem Lenkungsausschuss abgestimmt werden muss. Die zwei Protokolle in PRINCE2 sind das Projekttagebuch und das Erfahrungsprotokoll diese werden bereits in Vorbereiten eines Projekts angelegt.

22 Zentrale produkte Planung: Projektplan Ein Plan, der einen groben Überblick über die wichtigsten Produkte des Projekts mit Lieferterminen und Kosten enthält. Die erste Fassung des Projektplans ist Bestandteil der Projektleitdokumentation, wird allerdings im Verlauf des Projekts wiederholt aktualisiert. Der Lenkungsausschuss benötigt dieses produkt, um feststellen zu können, ob die erzielten Fortschritte den Erwartungen entsprechen. Nr. 22 Rechtfertigung: Business Case Die Rechtfertigung für eine Aktivität einer Organisation (Projekt), die üblicherweise Kosten, Nutzen, Risiken und Zeitaufwand umfasst und anhand der wiederholt geprüft wird, ob das Projekt sich weiterhin lohnt. Nachdem nun eine Projektplanung durchgeführt wurde, können die restlichen Informationen ergänzt werden. Nutzenrevisionsplan Ein Plan, der definiert, wie und wann gemessen werden kann, ob erwarteter Projektnutzen erreicht worden ist. Wenn das Projekt innerhalb eines Programms gemanagt wird, kann diese Information von der Programmebene bezogen werden und wird auch dort verwaltet.

23 Der Projektvertrag Projekt Projektdefinition Projektlösungsansatz Projektplan Nr. 23 Business Case PM-Teamstruktur + Rollenbeschreibungen Die vier Strategien Projektsteuerungsmittel PRINCE2 Anpassung Projektleitdokumentation Eine Zusammenstellung aller Dokumente mit wesentlichen Informationen über das Projekt, die damit eine gesicherte Grundlage für den Projektstart bietet und diese Informationen allen am Projektbeteiligten zukommen lässt.

24 Übersicht Prozess Initiieren eines Projekts Freigabe der Projektinitiierung Antrag auf Projektausführung Risikomanagementstrategie erstellen Projektsteuerungsmittel einrichten Nr. 24 Qualitätsmanagementstrategie erstellen Kommunikationsmanagementstrategie erstellen Business Case verfeinern Konfigurationsmanagementstrategie erstellen Projektplan erstellen Projektleit-doku. zusammenstellen