Simba human. Rechnungswesen und Controlling für die Sozialwirtschaft. human

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1 Simba human Rechnungswesen und Controlling für die Sozialwirtschaft human

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3 human Simba human Die Komplettlösung für ein effizientes Rechnungswesen und Controlling Die wirtschaftliche Führung und eine moderne Buchhaltung bilden auch bei kirchlichen und sozialen Einrichtungen eine wesentliche Grundlage für eine zukunftsfähige Ausrichtung und den wirtschaftlichen Erfolg der Institution. Ein effizientes Rechnungswesen sowie aussagekräftiges Controlling gehören dabei gleichermaßen zu den elementaren Bestandteilen, die Sie benötigen, um Ihre Einrichtung wirtschaftlich erfolgreich leiten zu können. Mit Simba human erhalten Sie eine auf die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse der Sozialwirtschaft abgestimmte Softwarelösung. Benutzerfreundlich und als leistungsstarke Komplettlösung bekannt, ist Simba modular aufgebaut und lässt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren. Dabei bietet sie Ihnen anerkannte und zertifizierte Lösungen für: Ihr Rechnungswesen Ihre Spendenverwaltung Ihr Controlling inkl. Planung Ihr Berichtswesen Ihre Dokumentenverwaltung mit revisionssicherer Archivierung Simba Software einfach, schnell, gut! 3

4 Simba Computer Systeme Das Unternehmen, die Firmengeschichte und die Philosophie Ende der 80er Jahre entsteht die Idee, eine schnelle Inhousealternative zu den am Markt weit verbreiteten Rechenzentrumslösungen zu entwickeln. Bald darauf wird der Grundstein des heutigen Unternehmens gelegt und begonnen, die Software zu programmieren. Hoher Bedienkomfort und einfache Handhabung werden dabei nicht vernachlässigt, denn neben der Schnelligkeit soll sich die neue Software auch durch Praxisnähe und Anwenderfreundlichkeit auszeichnen. Bereits Anfang der 90er Jahre arbeiten die ersten Einrichtungen aus der Sozialwirtschaft mit Simba. Zahlreiche Verbände und Einrichtungen unterschiedlichster Träger haben sich seitdem für Simba human entschieden und schätzen die Vorzüge der Software. zu unterstützen spiegelt sich daher in unserer Firmenstruktur wider. Kurze Wege innerhalb des Unternehmens zum einen und der Austausch mit den Kunden zum anderen wurden bereits zur Firmengründung praktiziert und garantieren noch heute, dass Simba schnell und unkompliziert auf Neuerungen reagieren kann. Wir verstehen uns als Dienstleister mit dem Ziel, den Anwendern die Arbeit zu erleichtern. Daher zeichnet sich unsere Software noch heute durch intuitive Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit aus, mit der Arbeitsabläufe optimiert und Kapazitäten effizienter eingesetzt werden können. Die Belange unserer Interessenten und Kunden stehen stets im Fokus. Diese bestmöglich zu betreuen und 4

5 human Die Technologie Leistungsstark und anwenderfreundlich Um die Leistungsstärke und Schnelligkeit der Simba Software sicherzustellen, setzt das Unternehmen von Beginn an auf die außergewöhnlich leistungsstarke Technologie aus dem Hause InterSystems. Aufgrund einer speziellen Softwarearchitektur gilt sie als eine der schnellsten Datenbanktechnologien beste Voraussetzung für die Simba Software. Simba Software wird in regelmäßigen Abständen durch akkreditierte externe Prüfstellen auf die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften und Anforderungen geprüft. Integration Simba human fügt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften ein. Zahlreiche Schnittstellen stehen Ihnen zum automatischen Datenaustausch mit anderen Programmen zur Verfügung. Bewohnerverwaltung, Pflegesoftware, Personalabrechnungs- und Warenwirtschaftssysteme lassen sich komfortabel anbinden. Ein Datentransfer kann dabei vollautomatisch erfolgen, so dass Sie sich auf eine zuverlässige Basis zur Abbildung und Verarbeitung Ihrer finanzwirtschaftlichen Geschäftsvorgänge stützen können und stets über aktuellstes Datenmaterial verfügen. Individuelle Anpassungsarbeiten an Ihre spezifischen Bedürfnisse nehmen unsere Anwendungsberater gerne für Sie vor. Pflege und Betreuung des Systems sind ohne großen Aufwand und ohne externe Hilfe möglich. Auf diese Weise gelingt es uns immer wieder aufs Neue, die Simba Prämisse einfach, schnell, gut! sicherzustellen. 5

6 Daten Simba human Die Komplettlösung für ein Effizientes Rechnungswesen und Controll Datentransfer Rechnun Schnittstellen Finanzbuc Kassenbuch Kostenre Bankkontierung/Banking Anlagenbu Digitale Belegerfassung Jahresab Dokumentenverwaltung inkl. 6

7 human ing gswesen Auswertungen hführung Planung & Controlling chnung Berichte chführung Spendenverwaltung schluss Auskunftssysteme revisionssichere Archivierung bank 7

8 Die Funktionsbereiche und Module Simba human, bekannt als benutzerfreundliche und leistungsstarke Lösung, bietet Ihnen alles, was Sie für ein effizientes Rechnungswesen und Controlling benötigen. Die modulare Softwarearchitektur unterstützt Sie mit vielfältigen Individualisierungsmöglichkeiten bei der optimalen Anpassung an Ihre spezifischen Anforderungen. Rechnungswesen Das Rechnungswesen umfasst die Module Finanzbuchführung, Zahlungsverkehr, Bankkontierung und Banking sowie Digitale Belegerfassung. Finanzbuchführung Intuitiv und einfach bedienbar bildet die Finanzbuchführung das Herzstück der Software. Ihre Geschäftsprozesse bilden Sie dort transparent ab. In der zentralen Datenbank werden dazu sämtliche Einzelbuchungen aller Wirtschaftsjahre revisionssicher abgelegt, so dass Sie diese jederzeit und in Sekundenschnelle abrufen können. Mit nur wenigen Mausklicks haben Sie Zugriff auf alle relevanten Finanzdaten Ihrer Einrichtung. Über geschützte Internetverbindungen und entsprechende Benutzerrechte ist dies auch für Außenstellen Ihrer Einrichtung problemlos möglich. Die in die Buchungserfassung integrierte Offene Posten-Verwaltung und das Mahnwesen ermöglichen Ihnen die einfache und zuverlässige Überwachung sämtlicher Forderungen und Verbindlichkeiten: Vorschlagslisten mit allen fälligen Zahlungen bzw. Einzügen werden auf Basis der in der Finanzbuchführung erfassten offenen Posten automatisiert für Sie generiert. Sobald die Vorschläge von Ihnen freigegeben sind, werden diese mit Hilfe von Simba Banking an Ihre Bank übertragen und elektronisch ausgeführt. Gleiches bietet Ihnen das Mahnwesen: Bevor Sie Mahnläufe starten, können Sie sich vom System erzeugte Mahnvorschlagslisten anzeigen lassen und ggf. manuell bearbeiten. 8

9 human Neben den Standardkontenrahmen bietet Simba ebenso Spezialkontenrahmen, die den spezifischen Anforderungen der Sozialwirtschaft Rechnung tragen: Sowohl der Kontenrahmen für Vereine und Stiftungen als auch der gemäß Pflegebuchführungsverordnung (PBV) stehen bei Bedarf zur Verfügung und entsprechen stets den aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Zahlreiche Auswertungen sind standardmäßig in Simba hinterlegt, die Sie bei Bedarf mit geringem Aufwand individuell anpassen können und die Sie bei der Erstellung Ihrer BWA, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung unterstützen. Zahlungsverkehr, Bankkontierung & Banking Auf Basis der in der Finanzbuchführung erfassten offenen Posten werden für Ihren Zahlungsverkehr automatisiert Vorschlagslisten fälliger Zahlungen bzw. Einzüge generiert, die Sie entweder unverändert übernehmen oder bei Bedarf auch bearbeiten können. Skontofristen können Sie dabei ebenfalls automatisch mit berücksichtigen lassen. Auf elektronischem Wege werden die von Ihnen freigegebenen OPs entweder an das integrierte Bankingmodul oder an ein externes Bankingprogramm sicher übergeben. Mit Simba Banking können Sie sämtliche Bewegungsdaten Ihrer Konten bei den entsprechenden Banken abrufen. Die darauf aufbauende Bankkontierung erzeugt daraus automatisch Buchungsvorschläge für Sie, die auf Wunsch direkt den Ausgleich entsprechender offener Posten erzeugen. Auf diese Weise reduzieren Sie zeitintensive und oftmals fehleranfällige manuelle Erfassungsarbeit. Digitale Belegerfassung Der digitale Buchungsassistent vereinfacht und automatisiert Ihre Arbeit mit Eingangsrechnungen. Durch Einscannen Ihrer Eingangsrechnungen erfolgt zunächst eine automatische Belegprüfung, mit Hilfe welcher wichtige Beleginfor- 9

10 mationen ausgelesen und automatisch in Simba übernommen werden. Auf Basis dieser ausgelesenen Daten erhalten Sie automatisch generierte Buchungsvorschläge, die Sie unverändert übenehmen oder manuell bearbeiten können. Der digital vorliegende Beleg wird ebenfalls automatisch an den dazugehörigen Buchungssatz angehängt und ist somit jederzeit abrufbereit sowie revisionssicher archiviert. Kassenbuch Das Kassenbuch vereinfacht Ihre Arbeit und die Ihrer Außenstellen bei der Erfassung von Kassenbewegungen und dem Datenaustausch. Das Besondere dabei ist, dass es sich um ein eigenständiges, Simba-unabhängiges Programm handelt. Zur Nutzung bedarf es keiner eigenen Simba Installation. Mit wenigen Klicks erstellen Sie in Simba eine Kassenbuch-Datei, welche bereits die von Ihnen festgelegten Kontierungsbegriffe beinhaltet. Diese Datei stellen Sie Ihren Außenstellen als Grundlage zur Erfassung der Kassenbewegungen zur Verfügung. Aufgrund geringer Dateigröße können Sie das Programm problemlos per USB-Stick oder ZIP-Datei Ihren Außenstellen übermitteln. Diese können dann in einer einfachen und übersichtlichen Bildschirmmaske ihre Einnahmen und Ausgaben erfassen sowie auswerten. Ein Export der Kassenbewegungen einschließlich verknüpfter Belege sowie der anschließende Import in die zentral geführte Finanzbuchhaltung sind jederzeit möglich, komfortabel und schnell! Anlagenbuchführung Ihre Anlagenbuchführung und sämtliche dazugehörigen Auswertungen erledigen Sie dank vollintegriertem Modul quasi nebenher: Sobald Sie ein Anlagegut buchen, kann dieses direkt in der Anlagenbuchführung mit den wichtigsten Daten erfasst werden. Arbeitsschritte, die seither durch Sie manuell getätigt werden mussten, werden so automatisch und zeitsparend durch das System vor- 10

11 human genommen. Auch die Verbuchung entsprechender monatlicher Abschreibungen können Sie mit Simba vollautomatisch organisieren. Ihre Anlagenbuchführung sowie die darin enthaltenen Auswertungen können Sie wahlweise auf Basis von Handelsrecht, Steuerrecht, kalkulatorischen Werten oder IAS/ IFRS vornehmen. Planung & Controlling Eine gute Planung ist für viele Entscheidungen eine notwendige und wichtige Voraussetzung. Simba Planung und Controlling unterstützt Sie bei der erfolgreichen Steuerung und betriebswirtschaftlich fundierten Ausrichtung Ihrer Einrichtung. Simba Planung & Controlling bietet mit den vollintegrierten Modulen Kostenrechnung, Jahresplanung, Aufwands- und Ertragsplanung, Kostenstellen- und Kostenträgerplanung, Liquiditätsplanung, Rating sowie Management-Informationssystem (MIS) zahlreiche flexible Analysewerkzeuge mit vordefinierten Auswertungen und Kennzahlen. Kostenrechnung Auf Grundlage des standardisierten oder eines individuellen Kontenrahmens werden Ihre Aufwandsbereiche sowie die zuwendungs- und leistungsorientierten Erlösbereiche bedarfsgerecht abgebildet. Die individuellen Strukturen Ihrer Organisation werden im System mit der entsprechenden Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung sowie in der Projektabrechnung umgesetzt. Das Zusatzmodul Konfigurierbare Kostenrechnung bietet Ihnen dabei höchstmögliche Flexibilität bei der Umsetzung Ihrer individuellen Anforderungen. Jahresplanung Auf Basis von Kontenwerten und/ oder Kostenstellen und Kostenträgern können Sie detailliert Ihre Jahresplanung vornehmen. Durch die Möglichkeit, mehrere Versionen pro Periode anzulegen, können Sie verschiedenartigste Planungsszenarien verwalten. 11

12 Sämtliche Planwerte stehen dank zentraler Datenhaltung sowohl in der BWA als auch in der Kostenrechnung zur Verfügung und werden direkt in die Liquiditätsplanung übernommen. Liquiditätsplanung Zur Erstellung einer zuverlässigen Liquiditätsplanung analysiert Simba automatisch das Zahlungsverhalten Ihrer Kontokorrenten, um Sie auf Basis relevanter Finanzströme der Vergangenheit bei der Ermittlung aussagekräftiger Planungswerte zuverlässig zu unterstützen. Management-Informationssystem (MIS) Aussagekräftige Kennzahlen können Sie einfach und schnell mit Hilfe des Management-Informationssystems (MIS) generieren. Das MIS greift dazu auf die im System gepflegten Daten zu und führt diese zu den gewünschten Kennzahlen zusammen. Bericht Mit Hilfe des Berichtswesens können Sie Ihre Auswertungsergebnisse zum besseren Verständnis grafisch aufbereiten. Dabei greift das System stets auf die von Ihnen gepflegten Daten zu, so dass Ihre Auswertungen auch bei Aktualisierungen immer über aktuelles Datenmaterial verfügen. Organisation Mit Hilfe von Simba Organisation und den darin enthaltenen multifunktionalen Modulen koordinieren Sie professionell und effizient Ihre finanzwirtschaftlichen Geschäftsprozesse und behalten stets den Überblick. Dokumentenverwaltung & revisionssichere Archivierung Zentrales Arbeitsinstrument aller Funktionsbereiche und Module bildet die Dokumentenverwaltung mit ihrem revisionssicheren Archiv. Eine integrierte Such- und Auskunftsfunktion ermöglicht Ihnen, einfach und schnell nach relevanten Informationen bzw. Dokumenten zu suchen. 12

13 human Die revisionssichere Archivierung sorgt dafür, dass alle Dokumente zuverlässig und ohne die Möglichkeit der späteren Veränderung elektronisch abgelegt sind und Sie jederzeit darauf Zugriff haben. Mitarbeiter-Informationsdienst (MID) Der Mitarbeiter-Informationsdienst (MID) ist eine weitere Funktion, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern anstehende Aufgaben, fällige Termine sowie eingehende Dokumente anzeigt. Ihre täglichen Aufgaben können Sie so zielgerichtet und effizient organisieren. Spendenverwaltung Auch für Ihre Spendenverwaltung bietet Simba Ihnen eine bedarfsgerechte Lösung. Mittelherkunft und -verwendung können Sie dabei zuverlässig und sicher darstellen, um eine lückenlose Transparenz in diesem sensiblen Bereich sicherzustellen. Verknüpft mit dem Rechnungswesen, können Zuwendungsbestätigungen unter Berücksichtigung der gesetzeskonformen Muster schnell generiert und automatisiert durch das System versendet werden. Eine Vielfalt an Auswertungsmöglichkeiten sowie die Verknüpfung mit der Dokumentenverwaltung bilden den Grundstein für ein effizientes Fundraising. 13

14 human Simba human Ihre Vorteile im Überblick Unsere Software hält, was unser Unternehmensprinzip verspricht: einfach - Komfortable Verwaltung Ihrer Spenden, offenen Posten, Kassenbewegungen, Anlagegüter - Automatischer Abgleich mit allen Modulen sowie externen Anwendungen - Automatisierung von manuellen Arbeitsschritten, z.b. bei offenen Posten, wiederkehrenden Buchungen, Belegerfassung - Aussagekräftige Berichterstellung auf Knopfdruck - Professionelle Präsentationserstellung in PowerPoint - Zugriff auf alle gängigen Kontenpläne der Sozialwirtschaft - Digitaler Datenaustausch schnell - Sekundenschneller Zugriff auf auf alle Belege, Buchungen und sonstige Dokumente aller Wirtschaftsjahre - Auswertungen auf einen Klick - Laufender Überblick über alle Zahlungsein- und -ausgänge gut - Revisionssichere Archivierung aller Dokumente - Dezentraler Datenzugriff - Nahtlose Integration in bestehende IT-Landschaften - Flexible Auswertungs-, Darstellungs- und Suchmöglichkeiten 14

15 Simba human Leistungsumfang Funktionen & Module Basis Kompakt Premium Caché-Datenbank¹ X X X Anzahl Mandanten 1 1 bis Finanzbuchführung X X X Jahresabschluss I X X X Anlagenbuchführung X X X Bankkontierung/Banking X X X Mahnwesen/Zahlungsverkehr X X X Kostenrechnung II X X X Allgemeine Import- und Exportschnittstelle X X X Berichtswesen X X Bilanzpräsentation X X Mitarbeiter-Informationsdienst (MID) X X Office Manager II X X Faktura X X Post und Fristen X X Aufwands- und Ertragsplanung X X Liquiditätsplanung X X Jahresplanung X X Management-Informationssystem X X Rating X X Standardkontenplan netzwerkfähig nein nein ja Zusatzmodule² Jahresabschluss II X X X Office Manager III Dokumentenaustausch X X EBICS X X X EBICS Signatur³ X X X Mandantenübergreifende Dienste Stufe I (Stammdatenpflege) X Mandantenübergreifende Dienste Stufe II (FiBu: Buchen, OP-Ausgleich, Zahlungsverkehr) X Spendenverwaltung X X X Steuermodule X X X zusätzliche Kontenpläne X X X ¹ Standardversion ² separat zu lizenzieren, kostenpflichtig ³ erfordert EBICS Simba Computer Systeme GmbH 2014 Irrtum, Druckfehler und technische Änderungen vorbehalten. Stand: April 2014

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