CASH-MANAGEMENT. Workshop SEPA-Fitness Bestens vorbereitet in den Umstellungsprozess mit SLG als Sparring-Partner

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1 CASH-MANAGEMENT Workshop SEPA-Fitness Bestens vorbereitet in den Umstellungsprozess mit SLG als Sparring-Partner

2 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 2 Schwabe, Ley & Greiner (SLG) Die Firma 1988 gegründet; inzwischen 9 Partner alle in der Beratung tätig Spezialisiert auf Beratung und Ausbildung von Unternehmen, Banken und staatlichen Institutionen im Bereich Treasury und Finanz-Management Über Projekte abgeschlossen Die Mitarbeiter Mehr als 60 alle Partner sowie der Großteil der Mitarbeiter im Beratungsbereich verfügen über langjährige Unternehmens-, Bank- und/oder Beratungserfahrung. Die Kunden Über Unternehmen und Banken in Österreich, Deutschland und in der Schweiz vom Mittelstand bis zum multinationalen Konzern Schwerpunkt im deutschsprachigen Raum, für unsere Kunden und deren Tochtergesellschaften weltweit tätig

3 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 3 Die SEPA-Verordnung steht. Verpflichtendes Enddatum ist 1. Februar 2014! Ab diesem Datum dürfen laut Verordnung nationale Altverfahren für Überweisungen und Lastschriften nicht mehr verwendet werden. Je nach Branche, Geschäftsmodell und Grad der Dezentralisiertheit von Systemen/ Prozessen im Zahlungsverkehr bedeutet dies einen möglicherweise hohen Anpassungsbedarf im Unternehmen. Enddaten für Altverfahren für Überweisungen und Lastschriften in EUR-Ländern 1. Februar 2014 Altverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Nicht-EUR-Ländern Nutzung von Nicht-ISO20022-Formaten für Massenzahlungsverkehr von PSUs Verpflichtende Verwendung des BIC durch PSUs für grenzüberschreitende Zahlungen Verpflichtende Verwendung des BIC durch PSUs für nationale Zahlungen 31. Oktober 2016 ( ³ ) 1. Februar 2014 (2) 1. Februar Februar 2014 (2) (1) Wenn Mitgliedsstaaten-Option gewählt wird (2) Oder 1. Februar 2016 (Mitgliedsstaaten-Option) (3) In Nicht-EUR-Ländern gilt als Enddatum der meisten hier genannten Anforderungen der 31. Oktober 2016 Quelle: EPC Arbeitsgruppe

4 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 4 Bis 2014 ist noch viel Zeit. Warum jetzt schon über SEPA nachdenken? /1 Kontenstammdaten müssen in IBAN und BIC übersetzt werden! To-Do s (Auszug) Stammdaten bereinigen Warum Aufwand für Karteileichen betreiben? Unterschiedliche Konvertierungsoptionen je Land prüfen Existieren zentrale Portale oder muss auf einzelne Banken zugegangen werden? Externe Dienstleister sind verfügbar, kosten aber Geld. Konvertierte Stammdaten validieren Jeder Fehler kostet Geld (Stichwort: Non-STP-Gebühren )! Zahlungsdateiformate müssen angepasst werden XML wird zur Pflicht werden! To-Do s (Auszug) Formatstrategie festlegen XML nur für SEPA-Transaktionen oder auch für Nicht-SEPA-Transaktionen? XML auch für Kontoauszüge? Systeme XML-tauglich machen Detailformatspezifikationen mit den Banken abstimmen und im System einrichten XML-Zahlungsdateien erstellen und mit jeder Bank testen Kontoauszugsverarbeitung auf neue XML-Formate anpassen

5 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 5 Bis 2014 ist noch viel Zeit. Warum jetzt schon über SEPA nachdenken? /2 Bestehende Einzugsermächtigungen müssen migriert, SEPA-Mandate bei Neukunden eingeholt, Creditor-IDs beschafft und Mandatsreferenzen vergeben werden! To-Do s (Auszug) Bestehende Kunden über die Umstellung informieren Creditor-ID und neue, eindeutige SEPA-Mandatsreferenz sind bekanntzugeben. Bestehende, elektronische Informationen in neue Mandatsverwaltung überführen und fehlende Daten ergänzen SEPA-Mandate von Neukunden einholen SEPA-Mandate scannen, dematerialisieren und papierhaft archivieren Creditor IDs bei Vergabestellen beantragen SEPA-Lastschriften bringen ungleich höhere prozessuale Anforderungen mit sich! To-Do s (Auszug) Die Prozesskette für SEPA-Lastschriften systemtechnisch abbilden Verpflichtende Vorab-Benachrichtigungen des Debitors müssen erstellt werden können. Vorlauffristen für die Einreichung bei der Bank müssen beachtet werden. Rücklastschriften haben Auswirkungen auf den Status der Lastschrift (First, One-Off, Recurring). Mandatsänderungen müssen archiviert und erst zukünftig gültige Änderungen im System vorgehalten werden können.

6 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 6 Um SEPA sollen sich Rechnungswesen und Treasury kümmern. Weit gefehlt! Klären von Rechtsfragen im Zusammenhang mit SEPA Rechtsabteilung Personalabteilung Z.B. Einholen von IBAN und BIC der eigenen Mitarbeiter Z.B. Verwalten papierhafter Mandate, Digitalisieren für Weiterleitung an Debitorbank Archiv Treasury Z.B. Anpassungen in der Disposition Z.B. Berücksichtigen von IBAN & BIC in allen relevanten Drucksorten Marketing Auswirkungen der SEPA- Migration ReWe Z.B. Pflege von IBAN, BIC und Mandatsdaten in Kreditorenund Debitorenstammdaten Z.B. Einholen von Informationen zu IBAN & BIC sowie Mandatsdaten bei Vertragsabschluss, Anpassung von AGBs Vertrieb IT Sicherstellen der SEPA-Fitness betroffener Systeme, Abbilden der neuen XML-Dateiformate Z.B. Entgegennehmen von Mandatsänderungen, Erfassen in Mandatsverwaltung, Initialisieren Neuversand Poststelle Kunden- Support Z.B. Weiterleiten eingehender Mandate und relevanter Mandatsänderungen, Aufdruck IBAN & BIC

7 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 7 Den Impuls des SEPA-Projektes zur Optimierung des Zahlungsverkehrs nutzen. Bankenpolitik hinterfragen Wenn schon auf IBAN und BIC umstellen, warum dann nicht auch gleich die Bank wechseln? Konten reduzieren Der Zugang zum SEPA-Zahlungsraum ist über nur ein Konto möglich. Kostenvorteile heben Reduzierte Bankverbindungen sparen Kosten und vereinfachen das Liquiditäts- Management. Zahlen wie im Inland Günstige ZV-Konditionen in DE nutzen Zahlen von einem Ort Ein- und ausgehende Zahlungen zentralisieren (Payment Factory) Dem Wirtschaftsprüfer zuvorkommen Zahlungsautorisierungen zentralisieren und verwalten Je SEPA, desto zentraler Ein Konto konzernweit Lokales Konto (Treasury) und Zahlung on behalf Lokale Konten mit Modellen zur Bündelung Lokale Konten (je Firma, je Land) Beibehaltung des Status Quo

8 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 8 Wir helfen Ihnen, unter die Wasseroberfläche zu blicken. Weil eine SEPA-Umstellung auf vielen Baustellen stattfindet, gilt es, jetzt zu starten und alle Beteiligten von Anfang an mit einzubeziehen. Wir gestalten mit Ihnen gemeinsam den Kick-off zum SEPA-Projekt in Form eines eintägigen Workshops. Sie erhalten einen Überblick über Historie, rechtl. Rahmenbedingungen und beteiligte Parteien. Wir behandeln alle Aspekte, mit denen Sie sich in Ihrem SEPA-Projekt auseinandersetzen werden. Sie erhalten erste konkrete To-Do s, mithilfe derer Sie Ihr SEPA-Projekt strukturieren können. Wir beleuchten Potenziale im Hinblick auf Bankenpolitik und Struktur des Zahlungsverkehrs, welche durch SEPA gehoben werden könnten. COR1

9 SLG WORKSHOP SEPA-FITNESS 9 Ansprechpartner und Kontaktdaten s Schwabe, Ley & Greiner Margaretenstraße Wien Österreich Tel.: Fax: Ihre Ansprechpartner für Deutschland und international: Jochen Schwabe Partner und Geschäftsführer js@slg.co.at Internet: slg@slg.co.at für Österreich und Schweiz: Martin Winkler Partner und Geschäftsführer mw@slg.co.at