Informationen für Bedarfsstellen. WTO Ausschreibung Informatikleistungen
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- Heinz Berthold Brinkerhoff
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1 Informationen für Bedarfsstellen WTO Ausschreibung Informatikleistungen
2 Veranlassung Jede Beschaffung der ETH ist von WTO Recht betroffen! Die Öffentlichkeit ist sensibilisiert, wir wollen arbeiten und uns nicht in der Presse oder bei Kommissionen rechtfertigen müssen! Sie alle sprechen (zu viel) mit den Lieferanten! Es gibt wenige Regeln zu beachten, deren Einhaltung ist einfach! Wenn wir nicht wissen, was wir wollen; woher soll der Lieferant dann wissen, welche Leistung er erbringen soll? Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
3 Öffentliches Beschaffungswesen zur Erinnerung! Schulung «öffentliche Ausschreibung» vom 31. Januar 2013 durch M. Fetz, BBL/KBB, insb.: Beschaffungsdefinition (Seite 8): «Der Staat (öffentliche Hand) beschafft in Erfüllung seiner Aufgaben, unter Einsatz finanzieller stattlicher Mittel (Steuergelder) bei Dritten Leistungen (Güter, Dienstleistungen, Bauten)». Verfahren (Seite 9): Freihändiges, Einladungs-, Selektives und Offenes Verfahren Ausnahmen (Seite 18) Vorbefassung des Lieferanten (Seite 20): KEINE Gespräche mit den Lieferanten. Alle potentielle Lieferanten haben dieselbe Information (jederzeit). Unbefangenheit und ggf. Ausstand (Seite 21) der Mitarbeitenden -> Der Anschein der Befangenheit genügt! Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
4 Agenda 1. Zielsetzung 2. Ausgangslage 3. Vorbereitungen/ Durchführung 4. Zusammenfassung 5. Links 6. Fragen & Antworten 7. Dank Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
5 1. Zielsetzungen WTO-Ausschreibung: Zweck einer Beschaffung Kick-off: Wesentliche Aspekte für eine korrekte Durchführung einer Ausschreibung strukturiert aufzeigen Tipps und Tricks aus der Erfahrung abgeben Für die Teilnehmer: Sie kennen Rollen und Zuständigkeiten bei der Durchführung einer WTO- Ausschreibung. Sie kennen wesentliche Phasen und Inhalte einer WTO-Ausschreibung. Sie wissen, worauf es bei der Durchführung inhaltlich ankommt. Sie wissen, wo Sie sich weiter informieren können. Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
6 2. Ausgangslage Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
7 Gesetzesgrundlagen und Bedeutung International WTO Abkommen Bilaterales Abkommen Bund Binnenmarktgesetz BöB VöB Kantone IVöB Kantonale Gesetzgebungen Öffentliche Aufträge der Kantone Öffentliche Aufträge des Bundes Was bedeutet «WTO Unterstellung»? Einhaltung der Grundsätze (Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb und Wirtschaftlichkeit) Verfahren und Fristen sowie formale Anforderungen Rechtsmittelverfahren / Verfügungen Rekurse und Folgen Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
8 Grundsätze Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
9 Verfahren Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
10 3. Vorbereitungen/ Durchführung Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
11 ID PPF ist verantwortlich für: Kommerzielle / rechtliche Abwicklung Juristischer Ansprechpartner RD/ KBB/ BBL Freigabe des Verfahrens Prüfung der Ausschreibungsunterlagen und Ergebnisse (Rechtssicherheit) Dienstleister für Administration der Ausschreibung (Publikation SIMAP über FC, Fragensammlung, Postverkehr, Nachverhandlungen, Zuschlagsinformation) Freigabe des Evaluationsberichts Einreichen des SL-Antrag (bei Bedarf) Erstellen des Vertragsentwurfs Leitung Nachverhandlungen / Vertragsverhandlungen Vertragspartner Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
12 Bedarfsstelle ist verantwortlich für: (* ggf. mit Hilfe von ID PPF): Definition Beschaffungsgegenstand Erstellung der gesamten Ausschreibungsunterlagen Durchführung der fachlichen und technischen Evaluation Erstellung eines detaillierten Evaluationsberichts Sicherstellung der Vertraulichkeit im gesamten Verfahren Mitarbeit / Protokollierung bei Nachverhandlungen Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
13 Fristen/Termine Ergebnisse Termine WTO «big picture» ca. 1-4 Monate ca. 2-4 Monate ca. 1-2 Monate Voranalyse / Vorbereitung Erstellung Pflichtenheft Angebotserstellung Evaluation Verträge Fragekatalog Planung Phase Evaluation Pflichtenheft und Beilagen Ausschreibungstext SIMAP d / f od. e Evaluationsergebnisse Grundlagen für Nachverhandlungen Evaluationsbericht Unterlagen Debriefing Vertrag Zuschlagspublikation 2 Prüfungen Ausschreibungsunterlagen durch ID PPF ab 80% Version - Durchlaufzeit je 5-7 Tage Event. Übersetzung Ausschreibungstext 3-5 Tage Beantwortung der Fragen innerhalb 2-5 Tagen - Prüfung der Antworten durch ID PPF 1 Prüfung Evaluationsbericht und Freigabe ID PPF- Durchlaufzeit Wochen Event. SL-Antrag Durchlaufzeit ca 2 Wochen Rekursfrist von 20 Tagen ab Zuschlagspublikation Vertragsprüfung & Ergänzung ID PPF- Durchlaufzeit 1-2 Wochen Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
14 Start/ Stopp klären Prüfen, ob ein vorhandener Vertrag (aus einer anderen Ausschreibung) ggf. angewendet werden könnte Mit dem BBL klären, ob ggf. eine *WTO in Vorbereitung* ergänzt/ ausgebaut werden könnte Klären, ob Ausnahmetatbestände gem. Art 13.1 des VöB bestehen (Siehe auch Präsentation BBL, Seite 18) ->>> Liste vorhandener BBL-Rahmenverträge bei ID PPF Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
15 Beschaffungsgegenstand, Auftragswert, Verfahren Auftragswert bestimmen: Gesamtbedarf ist relevant ( Lifecycle inkl. Wartung / Support) Gleichartige Aufträge in Losen Unbestimmte Laufzeit -> min. 4, jedoch max. 5 Jahre Optionen einbeziehen (Unsicherheiten der Entwicklung / Ausprägung) Beschaffungsgegenstand und Verfahren bestimmen: Kategorien fixieren (DL oder Personalstellung, Güter (HW/SW), Werk) Teilung in Lose / Anzahl Zuschläge bestimmen Lieferzeitpunkt / Vertragsdauer bestimmen Vorbefassung ausschliessen Marktsituation abschätzen Abklärung hinsichtlich vergleichbarer Beschaffungen Juristische Abklärung / Wahl des Verfahrens mit ID PPF/ Definition der relevanten AGB Vorgehen und Planung: Detailplanung Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
16 Pflichtenheft Zielsetzungen Pflichtenheft: Präzise Darstellung der Lösung / Leistung (und abgrenzen) Grundlage für gute und unterscheidbare Angebote schaffen Grundlage für effiziente und effektive Evaluation erstellen Wettbewerb nicht unnötig einschränken Grobinhalt Pflichtenheft: Infos zu Ausgangslage, Zielsetzungen, Verfahren Umschreibung Beschaffungsgegenstand und Vorgehen der Evaluation Eignungskriterien (EK) (Firma ja/nein) Technische Spezifikationen (TS) (ja/nein) Zuschlagskriterien (ZK) (Bewertung) Formale Anforderungen /Administratives Keep It Simple and Stupid (KISS) Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
17 Eignungskriterien Eignung der Firma als Lieferant Ja/ Nein Kriterien Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
18 Technische Spezifikationen Technische Anforderungen (min/max) Ja/ Nein Kriterien Grundlage für die Abnahme Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
19 Zuschlagskriterien Auswahlkriterien für geeignete Firmen/ Produkte Bewertung führt zum Zuschlag - - > > Beispiele und Templates bei ID PPF vorhanden Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
20 Beispiel: Bewertungstabelle Erfüllungsgrad Punkte Beispiel Beschreibung Vollständig erfüllt Maximale Punkte 40 Die Anforderung wird durch das Angebot vollständig erfüllt. Mehrheitlich erfüllt ¾ der Punkte 30 Die Anforderung wird durch das Angebot mehrheitlich erfüllt. Teilweise erfüllt ½ der Punkte 20 Die Anforderung wird durch das Angebot teilweise erfüllt. Kaum erfüllt ¼ der Punkte 10 Die Anforderung wird durch das Angebot schlecht bzw. kaum erfüllt. Nicht erfüllt, unklar oder keine Angaben Keine Punkte 0 Die Anforderung wird durch das Angebot gar nicht erfüllt. Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
21 Punktebeispiel, nicht linear z.b. 1, 3,4,5 z.b: - Vorstellung erfüllt: 3 Punkte - nicht erfüllt: 0 Punkte - Abzüge: 1-2 Punkte - Zuschläge: 1-2 Punkte und dann mit einer Gewichtung ergänzt, z.b. Weniger wichtig mal 1 Normale Anforderung mal 3 Wichtige Anforderung mal 5 oder mehr Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
22 Beispiel, Preisbewertungen Punkte günstigstes Angebot (Punktemaximum) Punkte teuerstes Angebot + Punkte Günstigstes Angebot Punkte günstigstes Angebot (Punktemaximum) Asymptotisch + Punkte Bandbreite: günstigstes Angebot * Faktor x Günstigstes Angebot Teuerstes Angebot Preis + Linear gekürzt Teuerstes Angebot Preis + Wahl des Modells / Parameter gemäss Markteinschätzung und Erwartung Plausibilisierung notwendig Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
23 Fragerunde Der Anbieter erhält immer die Möglichkeit zur Fragestellung (Unterlagen, Angebotseinreichung) Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
24 Evaluation Verpflichtungserklärung durch jeden Teilnehmer der Evaluation Angebotsausschlüsse immer mit ID PPF klären Nachbesserungen schriftlich (ID PPF) Nachverhandlungen (ID PPF) Objektive Bewertungen, gleiche Massstäbe Einigkeit über die Punkte (keine Durchschnittswerte) Alle Abweichungen vom Punktemaximum klar und schriftlich begründen (Debriefing!). Abnahme durch ID PPF und Freigabe durch Leitung ID, ggf. Schulleitung Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
25 Zuschlag/ Abschluss Zuschlagspublikation SIMAP ( Debriefing auf Verlangen Vertragsverhandlungen / Vertragserstellung Übernahme durch Projektleiter Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
26 4. Zusammenfassung Vertraulichkeit, Gleichbehandlung, Wettbewerb Zeitverhältnisse, realistische Planung Eine klare Vorstellung hinsichtlich des Beschaffungsgegenstands führt zu einer guten Lösung Erfahrungen abholen Wirtschaftlichkeit Eindeutigkeit, Einfachheit und Transparenz (KISS) Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
27 5. Links BöB: VöB: Ausschreibungsplattform SIMAP: Standards und Richtlinien: Diverse Informationen: Rekursentscheide BVger: AGB Publizierte WTO ETH Allg: Publizierte WTO ID-PPF: Vorhandene Rahmenverträge: RV_des_Bundes ; IT-Beschaffungen: Kontakte ID-PPF: juerg.haeubi@id.ethz.ch; ilka.titze@id.ethz.ch; dordaneh.arangeh@sl.ethz.ch Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
28 6. Fragen und Antworten? Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
29 Danke für die Aufmerksamkeit! Danke für eure Rückmeldung! Jürg Häubi, IT Procurement & Portfolio
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