Herzlich willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen. Ihre Trainer.

Transkript

1 Herzlich willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen Ihre Trainer Hans Haslberger Tobias Höltzel

2 Prozesse im Personalwesen Einfach optimieren und managen Ein Webinar von Hans Haslberger und Tobias Höltzel

3 Inhalt Was nützt Ihnen das Webinar? Anforderungen an moderne Personalarbeit Warum Prozesse managen? HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren HR Prozessmanagement Wie führen ich es im Unternehmen ein? 3

4 haslberger.net HR Consultants Wer wir sind Netzwerk freiberuflichen Personalexperten Schwerpunkte : HR Interim Management HR Managementberatung HR Prozessmanagement und optimierung HR Projektmanagement Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager in großen und mittleren Unternehmen Wir sind Consulting Partner für den Signavio Process Editor Zertifizierungen: Business Process Management-Projektleiter Prince2 Projektmanagement ITIL IT Service Management Associate Coach (DBVC) EFQM Excellence Assessor und Trainer (ILEP e.v.) 4

5 Anforderungen an moderne Personalarbeit Was wird von der Personalabteilung erwartet? Früher Verwaltung der Personalakten Abrechnung der Löhne und Gehälter Strategie Strategie Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen nach Vorgabe der Führungskräfte Durchführung der arbeitsrechtlichen Maßnahmen Betreuung Verwaltung Betreuung Verwaltung U1 Heute Strategische Partnerschaft zum Business Proaktives Handeln und Gestalten Umgang mit neuen Organisationsstrukturen Mitarbeiterorientierung Change Manager Führungscoach prozessorientiertes Denken 5

6 HR Prozesse dokumentieren Was ist ein Prozess? Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung, die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben, deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen Reihenfolge ablaufen, an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder personalsteuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen. Und: Immer am Kunden orientiert! Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse! Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung. 7

7 HR Prozesse dokumentieren Welche Prozesse haben wir im Personalwesen? HR Management Prozesse Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen! HR- Strategie Strateg. Personalplanung HR- Controlling HR- Optimierung HR Kernprozesse Recruiting Integration Einsatz Entwicklung Versetzung Austritt Verwaltung Zeitwirtschaft Abrechnung Reisekosten Kompetenzmanagement Personalmarketing Vergütung Sonstiges HR Service Prozesse (unterstützend) HR Basisinstrumente 7

8 Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme Ausbildung Budgetplanung Bedarfsermittlung Personalentwicklung Weiterbildung Seminarorganisation Lernerfolgskontrolle Anweisungen... Nachfolgeplanung... Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2 Arbeitsanweisungen 8

9 Prozesse dokumentieren Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme Aktenpflege Zeitkontenpflege Personalverwaltung Zeitwirtschaft Krankmeldung Urlaubsmeldung Gleitzeit Anweisungen U3... Abrechnung... Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2 Arbeitsanweisungen 9

10 Prozesse dokumentieren Die Prozesslandkarte Ebene 0 Ebene 1 U4 Ebene

11 Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren? Prozessteckbriefe (SIPOC) beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen 11

12 Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren? 12

13 Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren? Prozessteckbriefe (SIPOC) beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten liefern die nötigen Informationen für den Prozess beschreiben das Ergebnis des Prozesses zeigen die Beteiligten des Prozesses sind leicht zu erstellen 13

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15 Prozesse dokumentieren IST Prozess wie dokumentieren? Workflows stellen den Ablauf des Prozesses graphisch dar Lassen Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen sind eine gute Möglichkeit neue Beteiligte einzuarbeiten erfordern Kenntnisse in Notationstechniken Start/Ende Task OR Gateway erinnert X Information Prozessweg Text Textfeld 15

16 Mitarbeiter Fachbereich Führungskraft HR IT Personalabteilung Prozesse dokumentieren Notation BPMN Probezeitgespräch AG Kündigung + Start/Ende Task positiv? erinnert erinnert an PZB ordnet Stammdaten zu Ja X Nein erstellt Kündigung OR Gateway X gibt PZB frei Information Ja PZB X X erstellt Übernahme? Gefährdet bespricht Übernahme? gibt Stellungnahme ein X Ja Nein MSS gibt Stellungnahme ein unterschreibt Prozessweg Text erhält Kündigung Textfeld 16

17 Prozesse optimieren Beispiel Beförderung 27

18 Prozesse optimieren Leitfragen Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen? Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt? Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen? Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden? Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden? Gibt es Medienbrüche? Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/- qualität? Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden? Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden? Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse? Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt? 28

19 Prozessmanagement Wer hat die Prozessverantwortung? Planung und Einführung Prozessgrenzen Dokumentation Führung Schulung Optimieren / KVP Auditieren Kennzahlen Zielerreichung Processowner im Stab + Einheitliche Standards + Übergreifende Koordination + Keine Abteilungsblindheit + Klare Kapazitäten - Geringe Akzeptanz im Fachbereich - Geringe Fachkenntnis - Keine Umsetzungsmacht - Fehlende Kundensicht - Schwarzer Peter Processowner in der Linie + Hoher Fachbezug + Kapazitäten in eigener Linie + Klare Zuständigkeit + Integration ins Tagesgeschäft - Keine übergreifende Koordination - Distanz fehlt - Konflikt mit anderen Abteilungen möglich Processowner als Team + Prozesse übergreifend abgestimmt und koordiniert + Klare Kapazitäten + Hohe Umsetzungschancen - Hohes Konfliktpotential - Größerer Führungskreis - Team zwischen den Stühlen - Abstimmung kostet Zeit - Keine Einzelverantwortung Wer ist für das Gesamt- Prozessmanagement verantwortlich? Diese Funktion muss in der Organisation verankert werden. 19

20 Implementierung Prozessmanagement Nach der Optimierung ist vor der Optimierung der Regelkreis Management Optimierungsorganisation etablieren Einheitliche Notationsnorm erstellen Feste Termine zum Prozessreview Regelmäßige Befragungen der Kunden und des Managements Plan Do Stakeholder einbinden (Betriebsräte, Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte) Act Check Einheitliches Vorgehen bei der Optimierung festschreiben. Kundenforderung Kundenzufriedenheit 20

21 Bleiben Sie in Kontakt! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen Ihre Trainer Hans Haslberger haslberger.net HR Consultants Parkstr Gauting bei Starnberg Tel: Tobias Höltzel Tobias Höltzel Personal & Organisation Uhlandstrasse Karlsruhe Tel.: