Wie läuft ein Projekt ab? Trotzdem Projekte schon an sich wegen der Definition des Projektbegriffs immer etwas Einmaliges sind gibt es doch eine Vielzahl von Grundregeln und grundsätzlichen Abläufen, die sich in jedem Projekt wiederfinden. Abgrenzung des Projektbegriffs Die genaue Abgrenzung des Projektbegriffs ist nicht immer eindeutig. Wir definieren hier das Projekt vom Erhalt des Auftrags zur Projektabwicklung bis hin zur Abnahme und Übergabe: Auftragserhalt Abnahme Ein Projekt entsteht typisch entweder aus einer Anfrage (z.b. in Form einer Ausschreibung), deren Beantwortung in Form eines Angebots und einer daraus resultierenden Beauftragung oder aus einer Projektidee, einer Vorprojektphase zur Evaluierung und der Entscheidung, das Projekt durchzuführen (oder auch nicht) Bei komplexen Vorhaben können die Vorprojektphase bzw. die Angebotsphase bereits selbst ein Projekt sein bzw. als Projekt durchgeführt werden PQRST Ing. Erich Freitag Seite 8 von 28
Die Phasen eines Projekts Projekte lassen sich in typisch vier Phasen unterteilen: die Projektdefinition die Projektplanung die Projektabwicklung das Projektende Manchmal werden die Projektdefinition und die Projektplanung als eine gemeinsame Phase (Projektstart) betrachtet. Eine Trennung macht zum Beispiel dann Sinn, wenn die beiden Phasen von unterschiedlichen Personen oder Abteilungen wahrgenommen werden. Die Projektdefinition In der Phase der Projektdefinition werden - der Projektanstoß gegeben - der Projektauftrag festgelegt - die Projektziele definiert Im Mittelpunkt der Projektdefinition bzw. Projektvorbereitung steht die Festlegung der Ziele und Grenzen des Projekts. Inhalt und Umfang werden geklärt sowie ein erster Lösungsansatz überlegt. Das Projekt wird definiert, formell beauftragt und eingerichtet. Diese Phase nimmt typisch ca. 10% der Gesamtzeit in Anspruch. - siehe Projekthandbuch: Historie, Ansprechpartner, Projektauftrag, Projektziele, Vor- und Nachprojektphase, Umfeldanalyse, Beziehung zu anderen Projekten PQRST Ing. Erich Freitag Seite 9 von 28
Exkurs Zieldefinition Regel für Zieldefinition: Ziele müssen Specific Measurable Accepted Realistic Timely (SMART) definiert sein: S M A R T Spezifisch - Ziele müssen eindeutig definiert sein (nicht vage, sondern so präzise wie möglich) Messbar - Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien) Akzeptiert/Angemessen - Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein Realistisch - Ziele müssen erreichbar sein Terminierbar - Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss In einer Projektdefinition soll es 3 bis 5 (Haupt-)Ziele geben. Zusätzlich können Nebenziele definiert werden, die mit den Hauptzielen übereinstimmen müssen. Ebenso können Nicht-Ziele definiert werden, um eine klare Abgrenzung von Themen zu ermöglichen. PQRST Ing. Erich Freitag Seite 10 von 28
Die Projektplanung In der Phase der Projektplanung werden - die Terminplanung erstellt - die Kostenplanung erstellt - die Ressourcenplanung erstellt - die Risikoanalyse erstellt - der Projektstrukturplan erstellt Mit der Initialisierung nimmt das erste Team seine Arbeit auf. Auf der Grundlage des Projektauftrags wird der Plan für die Durchführung entwickelt und die Organisation für das Projekt geregelt. Die Projektinfrastruktur wird beschafft und aufgebaut sowie das geplante Personal angefordert. Alle wichtigen Prozesse sind definiert. Diese Phase nimmt typisch ca. 20% der Gesamtzeit in Anspruch. - siehe Projekthandbuch: Projektstrukturplan, Arbeitspakete, Terminplan, Ressourcenplan, Kostenplan, Risikoanalyse PQRST Ing. Erich Freitag Seite 11 von 28
Exkurs Arbeitspakete Ein Arbeitspaket beinhaltet folgende Festlegungen: Wer macht Was bis Wann mit Welchem Ergebnis? 1.1.3, Projektcontrolling Verantwortlich Beispiel einer Arbeitspaket-Spezifikation AP-Inhalt (Was soll getan werden?) Feststellung des Projektfortschritts, Identifikation von Abweichungen und Problemen, Vereinbarung steuernder Maßnahmen, Neuplanung (Ziele, Leistungen, Termine, Ressourcen, Kosten, Verantwortlichkeiten) Risikomanagement Adaptierung der PM-Dokumentation AP-Ergebnisse (Was liegt nach Beendigung des Arbeitspaketes vor?) Adaptierte Projektziele, Adaptierte Projektpläne, Adaptierte Projektorganisation Adaptiertes Risikomanagement Adaptierte PM-Dokumentation <Person> Termin Start: <Start-Datum> Ende: <Ende-Datum> PQRST Ing. Erich Freitag Seite 12 von 28
Die Projektabwicklung In der Phase der Projektabwicklung werden - die Projektkommunikation durchgeführt - die Projektschritte dokumentiert - das Projektcontrolling durchgeführt - der Projektstatus erhoben und berichtet - die Projektdurchführung gesteuert - das Änderungsmanagement gesteuert - das Qualitätsmanagement durchgeführt In der Durchführungsphase werden die im Projektplan vereinbarten Ergebnisse entwickelt. Die Projektorganisation ist vollständig etabliert und das Projektmanagement ist kontinuierlich aktiv. Bei größeren Projekten kann die Durchführungsphase als Folge von Teilphasen organisiert werden. Die Abwicklung nimmt typisch ca. 65% der Gesamtzeit in Anspruch. - siehe Projekthandbuch: Projektkommunikation, Projektdokumentation, Projektfortschrittsbericht, ToDo-Liste Das Projektende In der Phase des Projektendes werden - abschließende Tätigkeiten durchgeführt - eine Rückschau auf das Projekt durchgeführt Die Abschlussphase sorgt für ein definiertes Ende des Projekts. Der Erfolg des Projekts wird bewertet, die Dokumentation wird abgeschlossen und die bestehende Organisation wird aufgelöst. Diese Phase nimmt typisch ca. 5% der Gesamtzeit in Anspruch. - siehe Projekthandbuch: Projektabschlussbericht PQRST Ing. Erich Freitag Seite 13 von 28