Allgemeine Information Aufgrund gesetzlicher Vorgaben der europäischen Union werden zum 01.02.2014 die nationalen Verfahren für Überweisungen und Lastschriften mit Kontonummer und Bankleitzahl durch das SEPA-Zahlverfahren mit IBAN und BIC abgelöst. Für Sie als Firma od. Verein bedeutet dies, dass Sie alle Überweisungen und Lastschriften ab spätestens 01.02.2014 als Sepa-Überweisung und Sepa-Lastschrift ausführen müssen. Für Privatleute ist dies erst zu einem späteren Zeitpunkt relevant. Wichtige Änderungen und die nötigen Handlungsschritte sind hier für Sie zusammengefasst. Dies ist eine Anleitung zur Umstellung auf den Sepa-Zahlungsverkehr. 1. Haben Sie Ihre Bankverbindung bereits um IBAN und BIC ergänzt? (z.b. auf der Homepage, auf Briefe, auf Rechnungen, auf Anmeldeformulare) Ergänzen Sie ihre IBAN und BIC auf den Unterlagen. Ihre IBAN und BIC können Sie auf den Kontoauszügen sowie auf Ihrer EC-Karte ablesen. 2. Benutzen Sie im Bereich Zahlungsverkehr und/oder Finanzbuchhaltung eine Software? Wenn sie eine Software benutzen, müssen Sie sich erkundigen, ob diese SEPA-fähig ist. Unsere PC-VAB Software ist ab Version 3.01.0 SEPA-fähig. - Können Sie IBAN und BIC ins Programm eingeben und werden Kontonummer und Bankleitzahl automatisch umgewandelt? - Können Mandate hinterlegt werden und erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? - Kann eine Mandatsreferenz automatisch ermittelt werden? - Werden die Textschlüssel bei Lohnbuchhaltung automatisch in Purpose-Codes (= neue Bezeichnung für Textschlüssel) umgestellt?
3. Welche Zahlungsverfahren verwenden Sie? Überweisungen Lastschriften Schecks Wenn Sie nur Überweisungen tätigen, benötigen Sie neue Überweisungsvordrucke und/oder eine Software, die den neuen SEPA-Anforderungen entspricht. Weitere Handlungen sind dann nicht nötig. Schecks können weiterhin wie gewohnt verwendet werden. Bei LS sind weitere Änderungen zu berücksichtigen, die wir nachfolgend aufgeführt haben. 4. Wie wurden die Lastschriften bisher eingereicht? per Online-Banking per Beleg per Datenträger andere Abwicklung Sepa-Lastschriften können nur noch online eingereicht werden. Falls Sie diese noch nicht online einreichen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, damit wir die weitere Vorgehensweise besprechen können. 5. Haben Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer? Jeder der Sepa-Lastschriften einreichen möchte, benötigt eine Gläubiger-ID. Wenn Sie noch keine Gläubiger-ID besitzen, beantragen Sie diese bitte auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank unter: www.glaeubiger-id.bundesbank.de und geben diese in Ihrer Filiale ab. Es ist für jede natürliche Person und jeden Verein eine Gläubiger-ID vorgesehen. Wenn Sie 1x privat einziehen und 1x für einen Verein, benötigen Sie 2 Gläubiger-IDs. 6. Haben Sie mit uns eine neue Lastschriftinkassovereinbarung abgeschlossen? Für die Einreichung von Sepa-Lastschriften muss die Lastschriftinkassovereinbarung mit uns erneuert werden. In der Regel wurde Ihnen diese bereits zugeschickt. Sollten Sie bei uns noch keine neuen Lastschriftinkassovereinbarung unterschrieben haben melden Sie sich bitte.
7. Ziehen Sie Lastschriften mit Abbuchungsauftrag ein?, mit Firmenkunden, mit Privatkunden Lastschriften mit Abbuchungsauftrag von Firmenkunden Wenn Sie Lastschriften mit Abbuchungsauftrag von Firmenkunden einziehen, benötigen Sie neue Sepa-Firmenlastschrift-Mandate. Diese müssen von Ihren Kunden neu unterschrieben werden. Wenn Sie die Ermächtigung zum Abbuchen in Ihre Kundenverträge integriert haben müssen diese geändert werden. Lastschriften mit Abbuchungsauftrag von Privatkunden Wenn Sie Lastschriften mit Abbuchungsauftrag von Privatkunden einziehen, müssen Sie mit Ihren Kunden ein neues Zahlverfahren vereinbaren. Wir empfehlen Ihnen auf die Sepa- Basis Lastschrift umzustellen. Hierfür benötigen Sie ein neues Sepa-Basis-Lastschrift- Mandat, dass Sie Ihren Kunden unterschreiben lassen müssen. Die Formulare können Sie auf unserer Homepage www.rb-arge.de/sepa herunterladen oder Sie holen sich diese direkt bei uns. 8. Ziehen Sie Lastschriften mit Einzugsermächtigung ein? Wenn Ihnen gültige (schriftliche) Einzugsermächtigungen vorliegen, können Sie diese auch in Zukunft für Ihre Einzüge in Sepa-Basislastschriften verwenden. Dafür müssen die Einzugsermächtigungen in ein Sepa-Basislastschrift-Mandat umgewandelt werden. Wenn Sie keine gültigen Einzugsermächtigungen vorliegen haben, müssen Sie Ihre Kunden/Mitglieder ein Sepa-Basislastschrift-Mandat unterschreiben lassen. Wie kann ich die Einzugsermächtigungen in ein Sepa-Basislastschrift Mandat umwandeln? Für die Umwandlung gibt es mehrere Möglichkeiten. - Schriftlich per Brief (wir halten Mustervordrucke für Sie bereit) - Als Zusatzinformation im Verwendungszweck eines Lastschrifteinzugs noch bevor der Sepa Umstellungstermin ist (muss vor 01.02.2014 sein) - Als zusätzliche Information auf Rechnungen Für die Gültigkeit der Umwandlung ist es erforderlich dass folgende Angaben enthalten sind: Hinweis auf die Umdeutung Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz wie in Punkt 11 beschrieben Umstellungstermin
Wichtig: - Die Umwandlung muss den Kunden/Mitgliedern mitgeteilt werden, da ansonsten neue Sepa-Lastschriftmandate unterschrieben werden müssen. - alle Kunden/Mitglieder, bei denen eine gültige (schriftliche) Einzugsermächtigung vorliegt, müssen eine Mitteilung bekommen, in der Sie über die Umwandlung unterrichtet werden. Wenn dies nicht geschieht, müssen neue Sepa- Lastschriftmandate (mit Unterschrift des Kunden) eingeholt werden. Dies sind Beispieltexte wie die Umdeutung aussehen kann. Beispiel-Text 1 - Beitrag für das Jahr 2013. Ab dem 01.02.2014 erfolgt der Einzug des Beitrags mittels SEPA-Zahlungsverkehr. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei umgedeutet und als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Die fälligen Beträge ziehen wir jährlich am 01.02. von Ihrem Konto IBAN BIC. ein. Unsere Gläubiger-ID lautet:... Ihre Mandatsreferenz ist... vom... Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/einen Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. Beispiel-Text 2 - Beitrag 2013 Ab 01.02.2014 ziehen wir zum Mandat vom jährl. zum 01.02. d. J. 10 per Sepa-LS von IBAN BIC.. ein. CI - Bei Feiertag oder Wochenende Einzug nächster Werktag - Beispiel-Text 3 - Mietvertrag Die Miete von 500 ziehen wir mit einer SEPA-Lastschrift zum Mandat 4322 vom Datum zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE123 von Ihrem Konto IBAN DEXXX bei der Muster-VR-Bank BICXXX zum jeweils 1. des Monats, beginnend mit dem 1.11.2011 ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein Wochenende/einen Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den 1. folgenden Werktag. 9. Überlegen Sie sich, an welchem Tag sie auf Sepa umstellen! Verwenden Sie ab dem Tag der Sepa Umstellung nur noch die unter Punkt 7 aufgeführten Formulare für neue Mitglieder/Kunden. 10. Überlegen Sie sich, an welchem Tag sie in Zukunft die Beitragseinzüge tätigen!
11. Legen Sie für jedes Mandat eine Mandatsreferenz-Nr. fest! Die Mandatsreferenz ermöglicht, in Verbindung mit der Gläubiger-ID, eine eindeutige Identifizierbarkeit eines Mandats. Sie ist frei definierbar muss jedoch aus mind. 5 aber höchstens 35 Zeichen bestehen. Umlaute, Leerzeichen sowie Sonderzeichen sind nicht zulässig. Ausnahmen:. /? : ( ) -, + Viele Softwareprogramme können die Mandatsreferenz automatisch erzeugen. Wir empfehlen die Kunden- oder Mitgliedsnummer zu verwenden. 12. Vorabankündigung - Informieren Sie Ihre Kunden/Mitglieder über den Einzug. Sie sind verpflichtet den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift zu informieren. Wie hat diese Vorabankündigung zu erfolgen? - 14 Tage, vor Fälligkeit (= Tag der Belastungsbuchung) des Lastschrifteinzugs. Sie können mit Ihrem Zahlungspflichtigen aber auch eine kürzere Frist vereinbaren. In diesem Fall ist zu berücksichtigen, dass die Vorabankündigung aber mindestens 4 Werktage vor Fälligkeit erfolgen muss. - es muss der Betrag und der genaue Belastungstermin der Lastschrift genannt werden. Eine Angabe von Zeiträumen ist nicht zulässig z.b. 1.Quartal oder Mitte Februar. Des Weiteren sollen die Gläubiger ID und die Mandatsreferenz genannt werden. Sollte sich der Belastungstermin ändern ist dies erneut mitzuteilen. - das Medium für die Vorabankündigung ist nicht vorgeschrieben, möglich ist z.b. Brief, Rechnung, SMS, Telefon, Mail, Fax. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstermine. Beispiel: Die Mitgliedsbeiträge ziehen wir jährlich am 01. März mit einer SEPA-Lastschrift zum Mandat 12345 zu der Gläubiger-Identifikationsnummer DE 123 von Ihrem Konto IBAN DE111 bei der Muster-VR-Bank BIC 111 ein. Fällt der Fälligkeitstag auf ein/einen Wochenende/Feiertag verschiebt sich der Fälligkeitstag auf den nächsten Werktag.
13. Haben Sie die Einzugsermächtigung in Ihre Beitrittserklärung integriert? Wenn Sie die Einzugsermächtigung auf Ihrer Beitrittserklärung integriert haben, ändern Sie diese auf ein Sepa-Mandat um. Hierfür sind bestimmte Angaben und ein genau definierter Text (siehe letzte Seite) vorgegeben, der nicht verändert werden darf. Bitte achten Sie darauf, dass das Mandat in Zukunft immer separat unterschrieben werden muss. 14. Einreichungsfrist von Sepa Lastschriften Sepa-Lastschriften sind an gewisse Einreichungsfristen gebunden. Die späteste Einreichung der Sepa- Lastschriften ist wie folgt: Sepa-Basis-Lastschrift 6 Arbeitstage bei Erst- und Einmallastschriften 3 Arbeitstage bei letztmalige und Folgelastschriften Sepa-Firmen-Lastschrift 2 Arbeitstage 15. Was ist bei Rücklastschriften zu beachten? Wenn eine Lastschrift zurückgegeben wurde und diese erneut eingereicht werden soll, ist eine neue Vorabankündigung zu tätigen. Technische Umstellung Was ist in die Software alles einzugeben? - Gläubiger ID - Kontonr. und Bankleitzahl in IBAN + BIC umwandeln - Mandate erzeugen - Verwendungszweck ergänzen
Begriffserklärungen Mandat - ist die Ermächtigung zum Sepa-Lastschrifteinzug. Das Mandat muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Gültigkeit: - Ein Mandat ist 36 Monate ohne erfolgten Lastschrifteinzug gültig. - Nach jedem Lastschrift-Einzug beginnt diese Frist von vorne Aufbewahrungspflicht: - Der Gläubiger ist verpflichtet, das vom Zahler erteilte SEPA-Lastschrift-Mandat (einschließlich Änderungen) im Original Mindestens 14 Monate gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten gezogenen Lastschrift aufzubewahren. Mandatsreferenz - ist frei definierbar - besteht aus mind. 5 Zeichen, höchstens 35 Zeichen (siehe Punkt 11) - Empfehlung: Mitgliedsnummer od. Kundennummer verwenden Pre-Notification/Vorabinformation - ist die verpflichtende Information des Gläubigers (Zahlungsempfänger) an den Zahler über die anstehende Lastschrift (Der Zahlungspflichtige hat so die Möglichkeit, für eine ausreichende Deckung auf seinem Konto zu sorgen). - die Bank ist nicht verpflichtet zu prüfen, ob eine Pre-Notification / Vorabinformation vorliegt, da diese ausschließlich das Verhältnis zwischen Gläubiger und Zahlungspflichtigen betrifft. Was ist anzugeben? Der Betrag und der/die Belastungstermin(e) sind dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen. Des Weiteren sind die Gläubiger-Identifikationsnummer und die Mandatsreferenz anzugeben. Wann ist sie zu erstellen? - der Gläubiger muss die Pre-Notification/Vorabinformation spätestens 14 Kalendertage vor der Fälligkeit der SEPA-Lastschrift an den Zahler geschickt haben. - der Zeitraum von 14 Kalendertagen Vorlauf kann abweichend in den Vertragsbedingungen zwischen Gläubiger und Zahler vereinbart und dort verkürzt werden. Z.B. auf den Tag der Einreichung vor Fälligkeit. - vor jeder Lastschrift, bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen, genügt eine einmalige Unterrichtung des Zahlungspflichtigen vor dem ersten Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstermine. Wie ist sie zu erstellen? Wie die Pre-Notification / Vorabinformation erteilt wird ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind z.b. Brief, Vertrag, Rechnung, SMS, Telefon, Mail, Fax, Internet, Versammlung. SEPA-Basis-Lastschrift Ersetzt die Lastschriften mit Einzugsermächtigungen SEPA-Firmen-Lastschrift Tritt an die Stelle des bisher bekannten Abbuchungsverfahrens. Im Rahmen der SEPA-Einführung kann dieses Verfahren allerdings nur noch bei Firmenkunden angewandt werden.
Abkürzungen BIC B2B CI CORE GLÄUBIGER-ID IBAN SEPA Bank Identifier Code (Swift), ersetzt die aktuelle Bankleitzahl Sepa-Firmen-Lastschrift Creditor Identifier / Gläubiger-Identifikationsnummer Sepa-Basis-Lastschrift Zahlungsempfänger Identifikationsnummer Internationale Bankkontonummer, ersetzt die aktuelle Kontonummer Single Euro Payments Area/einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Homepage www.rb-arge.de/sepa. Dort steht Ihnen auch ein SEPA-Navigator zur Verfügung, der Ihnen anhand einiger Fragen Ihren individuellen Handlungsbedarf bezüglich der Umstellung Ihres Zahlungsverkehrs auf SEPA aufzeigt. Für Fragen steht Ihnen Ihr Sepa-Berater gerne zur Verfügung!