Notable Solutions Juni 2014 Beschleunigung des Datenflusses im Unternehmen Stefan Magnor Regional Sales Manager NSi EUROPE GmbH Tel.: +49 6441 671 38 156 Mobil: +49 151 649 67 486 stefan.magnor@notablesolutions.com
Firmen Portait Anbieter von Lösungen rund um sichere Datenerfassung und Output Management im Mittelstand und Enterprise Kunden Kunden erzielen mehr Wachstum und reduzieren Kosten durch effizienter gestaltete Unternehmensprozesse Weltweite Präsenz, Distribution über strategische Partner
Nach Zahlen 27% jährliches Wachstum 300.000+ verbundene Geräte 20.000 Kunden weltweit 38% CAGR (FY09-FY13) Profitabler Wachstum in allen Geschäftsbereichen 900+ MFP Modelle (Multifunktionsgeräte)
Notable Solutions weltweit North America Europe, Middle East, Africa Latin America Büros Mitarbeiter 176 82 4 Umsatz 61% 38% 1%
Viele Probleme, eine Lösung Leistungsnachweise Banken Ausschreibungen PM Genehmigung Rechnungen Versicherungen Protokolle Anträge Compliance Healthcare Fertigungsunterlagen Auftragsbestätigungen Lieferscheine Messprotokolle Energie Gefahrstoffblätter Reparaturberichte Prüfzeugnisse Verträge Reisekostenbelege Zertifikate Atteste HR MM Qualitätssicherung Kommunen Gelangens Bestätigung Produktion Bewerbungen Normen Materialbegleitscheine Automotive
Aufwandsschaubild DMS Arbeitsaufwand Informationsablage Arbeitsaufwand Informationsbeschaffung
So einfach wie ein Geldautomat? Können Mobile Geräte und Kopierer genau so einfach im Unternehmensprozess genutzt werden wie sich ein Geldautomat benutzen lässt?
Was schaffen Sie in 10 Sekunden? Geldautomat 1) Login (Pin) 2) Bargeld 100,- 3) Status Kontostand Multifunktionsgerät oder Smartphone mit NSi 1) Login (Pin) 2) Scannen oder Informationen direkt an Unternehmensprozess übergeben 3) Status prüfen
Vorteile mit AutoStore App für die automatische Verarbeitung von Dokumenten/Informationen Keine unnötigen Kopien und Doppelablage mehr Sofortige Verarbeitung der Dokumente Automatische Benachrichtigungen Integration in Kundensysteme
Beispiel Szenario Scannen mit MFP s Wie würden Sie die Datei benennen? Kunde: Notable Solutions Dokument: Lieferschein Belegnummer: 1234 Jahr: 2014 Datei Format: PDF
Mit MFP + AutoStore scannen jsmith@mybiz.com Link auf gescannte Datei Thierryh@mybiz.com Link auf gescannte Datei E-Mail Ordner C:\home\Firma 1\Rechnung 1234.PDF AutoStore N:\Brancheninfos\News\2011-11-04_Zeitschrift.PDF Desktop Ordner Freigabe H:\Kunde\Firma 1\Rechnung 1234.PDF H:\Kunde\Firma 2\Gutschrift 5678.PDF H:\Kunde\Firma 3\Angebot 7137.PDF
Mit MFP + AutoStore scannen Archive Kunde Dokument Dok ID Jahr Notable solutions Lieferschein 1234 2014 SharePoint Database Filenet Folder Zukünftiges System Start NSi US LA Europe Order Contract Lieferschein 25624 11431 1234 2011 2014 NSi AutoStore H:\Archiv \ \ \.pdf
Branch Automation Insurance Prozess - Antragsstellung Typische Herausforderungen Aufwand Personal & Papier Handhabung Sicherheit Risiko Minimierung, Datenschutz Richtlinien Ineffizienz Langsame und fehleranfällige Prozesse
Ablauf bei manueller Antragsstellung Über 10 manuelle Berührungspunkte = Risiko + Zeitverlust 6 2 5 Service Center 3 LOB Server ECM Server DMS Bearbeitendes Büro Zentrale 1 4
Antragserfassung mit AutoStore Antragssteller Antrag Reisekosten Max Mustermann Antrag Versicherungsnummer 123456789 Persönlicher Ordner Faxversand Start Datum November
Antragsverarbeitung mit AutoStore E-Mail Benachrichtigung Email Service Center Client Authentifizierung Bearbeitendes Büro LOB Server durch Automatisierung weniger als 10 Sekunden ECM Server
Beispiel wenn Flexibilität gefragt ist Mega-Blitz-Anlage / Leverkusener Brücke Blitzer: Verstöße: 24 Kameras 1.500 pro Tag und wie wird der Zeugenfragebogen bei Rücksendung erfasst..?
Wenn Flexibilität gefragt ist Massenerfassung Manuelle Erfassung Digitale Dokumente erfassen SMTP POP3 Email Erfassung
Dokument mit Barcode aus dem Drucker Delivery note Delivery note ECM/DMS Systeme
Automatischer Rechnungseingang 011010011001100110 001101011100111101 010101010101011100 001111000011010110 100101010101111110 000111011001101000 111101111000101010 110101101010010110 101101010101001011 010101011010110101 001010011101110101 ECM/DMS Systeme 1. Erfassen durch einen beliebigen Scanner oder MFP 2. OCR und Datenermittlung durch openforms 360 3. Ermittelte Daten und PDF Dokument im Weiterführenden System ablegen. 011010011001100110 001101011100111101 010101010101011100 001111000011010110 100101010101111110 000111011001101000 111101111000101010 110101101010010110 101101010101001011 010101011010110101 001010011101110101
Instandhaltungsmeldung anlegen Wartungsbericht Befund vor Ort for SAP solutions Anlass erfassen Equi oder TP zuordnen PDF konvertierung SAP Objekt anlegen und verknüpfen
Lückenlose Beschaffungsdokumentation Angebote, Bürgschaften, Ausschreibungen Rahmenverträge, Korrespondenz for SAP solutions BANF Angebot Bestellung
Vertikale Anwendungsbeispiele Logistik Protokollierung von Transportschäden
Lösungsbeispiel für Logistik Unternehmen Herausforderungen für unseren Kunden vor dem Einsatz von NSi AutoStore Transportschaden Erfassung bei Lieferung erfolgt in Papierform Mängel-Fotos werden mit Digitalkamera erfasst und manuell von Sachbearbeitern sortiert Bearbeitung findet zeitverzögert statt Anforderungen an den zukünftigen Prozess Papierlose Dokumentation Vereinfachung der Erfassung von Schäden inklusive Foto Dokumentation, Unterschriften Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch sofortige Bearbeitung
Schritte und Aufwand bei altem Prozess Schaden festgestellt bei Anlieferung +1Tag Zeitintensive Bearbeitung zieht lange Verzögerung nach sich Schadenbericht + DCS108254.jpg Reklamation bearbeiten Datenbank wird gepflegt Statistik pflegen Versicherung informieren Neue Warenlieferung veranlassen Schadenbericht in Papierordner sortieren Fotos in Ordnerstruktur auf Server ablegen, umbenennen
Transportschaden Erfassung mit AutoStore Elektronische Formulare Automatische Standort Bestimmung Barcode Erfassung Unterschriften erfassen
Unsere Kernkompetenzen Dezentrale, workflowbasierte Erfassung über alle gängigen Inputquellen und Geräte Rollout einheitlicher Dokumentenprozesse über alle Abteilungen, Module und Geräte hinweg Anwenderfreundliche, intuitive Bedienoberflächen, die kein Training erfordern Schnell effiziente Dokumentenprozesse einführen wenn keine zentralen Massenscanprozesse bestehen Zentrale Administration: Design, Rollout, Monitoring
Stefan Magnor Regional Sales Manager NSi EUROPE GmbH Tel.: +49 6441 671 38 156 Mobil: +49 151 649 67 486 stefan.magnor@notablesolutions.com Vielen Dank..!