dg mail Mailarchivierung Version 2.2 Anwenderleitfaden

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1 Anwenderleitfaden dg mail Mailarchivierung

2 Inhalt Ansprechpartner... 3 Einführung... 4 Umgang mit dg mail Mailarchiv... 5 Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook?... 5 Archivieren von ausgewählten Elementen... 6 Umgang mit der Mailarchivierung bei mehreren eingebundenen Postfächern bzw. Freigaben... 7 Archivierte Mails können in ein anderes Postfach verschoben/kopiert werden Nicht Archiviert Mails in ein weiteres eingebundenes Postfach verschieben... 7 Nicht Archivierte Mail in ein freigegebenes Postfach schieben... 7 Weiterführende Funktionen - Werkzeuge für Suchfelder Ansehen und Anfordern archivierter Elemente So erkennen Sie ein archiviertes Element Anfordern (Wiederherstellen) Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook Web App? Zugriff von mobil Devices Zugriff von Extern auf das Archiv dg mail Offline Cache Öffnen archivierter Elemente mit Offline Cache Synchronisieren des Offline Cache Automatische Synchronisation - Einstellungen Manuelle Synchronisation eines Ordners dg mail Offline Cache und Desktop-Suchmaschinen... 18

3 Ansprechpartner solid IT GmbH Helpdesk Bahnhofstraße Heilbronn Tel.: Fax:

4 Einführung Aus rechtlichen Vorgaben, wie z.b. dem HGB, ergeben sich Anforderungen an die - Archivierung. So müssen z.b. s, die als Handelsbriefe (Aufträge, Lieferpapiere, Reklamationen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, u.v.m.) einzustufen sind, archiviert werden. Dieses Dokument gibt Ihnen einen Überblick über die Benutzerkomponenten der dg mail- Mailarchivierungs-Lösung.

5 Umgang mit dg mail Mailarchiv Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook? Das Erscheinungsbild von Outlook wird durch dg mail leicht verändert. Sie werden feststellen, dass neue Funktionen dazu kommen und sich die Symbole von Outlook- Elementen verändern. Aber keine Sorge, Ihre Daten bleiben erhalten. Neue Menübänder Neu sind die Menübänder dg mail (1) und die optionale Symbolleiste dg mail Offline Cache (2) sowie entsprechende Funktionen im Kontextmenü. Die in der Abbildung dargestellten Funktionen, sind in Abhängigkeit von den jeweils markierten Elementen nicht immer alle aktiv. Gegebenenfalls sehen Sie nicht alle Elemente, weil Ihnen dafür die Berechtigung fehlt. dg mail Offline Cache ist eine Option, die ggf. bei Ihnen nicht in Betrieb ist. Neue Symbole Bei der Archivierung von Outlook-Elementen werden diese samt ggf. vorhandener Anhänge im Archiv abgelegt und können - je nach Konfiguration - im Postfach belassen, gelöscht oder (was dem Regelfall entspricht) durch ein Referenz-Element ersetzt werden. Letzteres enthält einen Verweis auf das Original im Archiv und den ursprünglichen Text.

6 Das Referenz-Element wird wie alle anderen Outlook-Elemente bedient, d. h. es kann weitergeleitet, verschoben oder für eine Vorschau geöffnet werden. Anders als normale Elemente können Referenz-Elemente sogar bedenkenlos gelöscht werden: Da die originalen Elemente sicher im Archiv liegen, können Sie sie über die Suchfunktion von dg mail jederzeit wiederfinden und auf ihren Inhalt zugreifen. Referenz-Elemente tragen im Gegensatz zu den bekannten Outlook-Elementen in der Oberfläche das Symbol:. Archivieren von ausgewählten Elementen 1. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus, indem Sie sie anklicken. 2. Klicken Sie auf Archivieren aus dem Kontextmenü oder dem Menüband. 3. Nach wenigen Sekunden ändert sich das Symbol der Elemente (bei s z. B. ein Briefumschlag) in ein Symbol eines optischen Datenträgers, wodurch der Erfolg der Archivierung sichtbar wird. Hinweise: Das Archivieren mit dg mail darf nicht verwechselt werden mit der Archivierungsfunktion von Microsoft Outlook (Menü Ordner > Einstellungen für AutoArchivierung > AutoArchivierung)! Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert, allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt. Bei dg mail handelt es sich um ein reines Mail Archivierungssystem, keine Termine, Aufgaben oder Notizen!! Wenn Journaling aktiviert ist, werden alle ein- und ausgehenden Mails automatisch archiviert, der Anhang wird aber nicht wegextrahiert und es wird die Mail auch nicht durch ein Referenz-Objekt ersetzt. Es besteht die Möglichkeit, dass Mails nach einer gewissen Zeit in gewissen Ordnern automatisch archiviert werden. Wurde eine Mail mit Anhang archiviert, so sollte sie nicht aus dem Listenmenü heraus durch Anklicken von Weiterleiten versendet werden, da dann nur der Archivverweis aber nicht der eigentliche Anhang weitergeleitet wird. Für die Weiterleitung empfehlen sich zwei Vorgehensweisen: a. Öffnen der Mail dadurch wird der Anhang wieder hergestellt. Wenn Sie nun auf Weiterleiten klicken, dann wird die Mail inkl. Anhang für die Weiterleitung erstellt. b. Anfordern es öffnet sich die Originalmail. Diese kann dann weitergeleitet werden.

7 Umgang mit der Mailarchivierung bei mehreren eingebundenen Postfächern bzw. Freigaben Archivierte Mails können in ein anderes Postfach verschoben/kopiert werden Ist das Postfach/Freigabe in der gleichen domäne, lässt sich der Anhang weiterhin wiederherstellen/anzeigen. Die Mail wird dort aber nicht mehr archiviert, weder über Journaling noch über die Archivierungsfunktion. Wird die Mail dort gelöscht, kann sie in diesem Postfach nicht mehr gefunden werden. Auch die Suchfunktion für das Postfach liefert die Mail nicht als Ergebnis zurück. Die Mail ist somit nur über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion auffindbar. Nicht archivierte Mails in ein weiteres eingebundenes Postfach verschieben Die Mail kann dort archiviert werden. Die Mail wird dort aber nicht mehr über die Journaling Funktion archiviert. Mails die dort nach dem Archivieren gelöscht werden können über die Suchfunktion im Mailarchiv des Postfaches gefunden werden. Die Mail ist zusätzlich noch über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion auffindbar, sofern Journaling aktiv ist. Nicht archivierte Mails in ein freigegebenes Postfach schieben Die Mail kann dort durch den User nicht archiviert werden. Die Mail kann durch den Hauptuser dieses Postfaches archiviert werden. Die Mail wird dort nicht mehr über die Journaling Funktion archiviert. Die Mail kann über die automatische Archivierung archiviert werden. Gelöschte und nicht archivierte Mails können über die Suche (siehe So suchen Sie archivierte Elemente) nicht gefunden werden. Die Mail ist zusätzlich noch über das Originalpostfach bzw. dessen Archivfunktion auffindbar, sofern Journaling aktiv ist.

8 Archivieren von Ordnern So archivieren Sie alle Elemente eines Ordners: 1. Wählen Sie über die rechte Maustaste im Menü die Option Archivieren, um die s im entsprechenden Ordner zu archivieren. 2. Mit Unterordnern archivieren, um den entsprechenden Ordner inklusive aller vorhandenen Unterordner zu archivieren. Suchen archivierter Elemente Klicken Sie im Menüband auf Suchen, um den Suchdialog zu öffnen.

9 Geben Sie die gewünschten Suchkriterien in die Suchfelder ein. Verwenden Sie möglichst mehrere Kriterien, um die Treffermenge klein und relevant zu halten und dadurch die Übermittlung des Ergebnisses zu beschleunigen. Bestimmen Sie ggf. einen Ergebnisordner, in dem das Suchergebnis gespeichert werden soll (optional). Der angegebene Ordner wird im Postfach angelegt. Wenn Sie das Zeichen "\" nutzen, können Sie auch weitere Unterordner erzeugen, z.b. führt die Angabe von MeineSuchen\Service dazu, dass im Postfach der Ordner MeineSuchen mit dem Unterordner Service angelegt wird. Falls der Zielordner nicht existiert, wird er automatisch angelegt. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird das Suchergebnis in einem neuen Ergebnisordner gespeichert, der mit Datum und Uhrzeit der Suche gekennzeichnet wird z.b. dgmail Suche :17:58. Klicken Sie auf Suchen, um die Suche zu starten. Alle Suchfelder werden mit UND verknüpft, d. h. es werden nur Elemente gefunden, die mit allen Suchkriterien gleichzeitig übereinstimmen. Sobald die Suche gestartet wurde, können Sie sich den aktuellen Ergebnisordner über Ergebnisordner öffnen anzeigen lassen. Über Öffne Ergebnisordner im Menüband Ergebnisse können Sie die zuletzt benutzten Ergebnisordner ebenfalls direkt öffnen. Alternativ klicken Sie zum Starten der Suche auf Suchen und Öffnen, um das Suchergebnis direkt angezeigt zu bekommen. Hinweis: Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert, allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt. Nach Absenden der Suchanfragen kann in Outlook weitergearbeitet werden. dg Mail stellt nach kurzer Zeit einen Ordner zur Verfügung und füllt diesen mit den Suchergebnissen. Dieser Ordner kann wie alle Ordner im Outlook über die Outlook-Funktion durchsucht, gefiltert bzw. sortiert werden. Durch Dopppelklick auf die Mail bzw. Anfordern öffnet sich diese inkl. Anhang. Der Suchergebnisordner wird vom System automatisch nach X-Tagen (der genaue Wert wird bei der Einstellung des Archivsystems vom Kunden festgelegt) gelöscht, über das Kontextmenü Ordner löschen können Sie diesen jederzeit vorher löschen um Ihr Postfach aufgeräumt zu halten.

10 Besonderheit bei Suchen und Öffnen Schaltfläche für Löschen des Ordners beim Schließen ist automatisch gesetzt, d.h. durch das Schließen des Ordners wird das Suchergebnis automatisch gelöscht. Sie brauchen nicht aufzuräumen, können aber nach dem Schließen auch nicht mehr auf das Suchergebnis zurückgreifen und müssen die Suche erneut ausführen. Durch Deaktivierung des Feldes verhindern Sie dies. Weiterführende Funktionen - Werkzeuge für Suchfelder Funktion Von mir An mich Zeitraum Felder leeren Erläuterung Füllt das Absenderfeld mit Ihrer -Adresse Hinweis: Da die Postfach-Besitzer-Information vom ExchangeServer erfragt werden muss, sind die Funktionen Von mir und An mich nur verfügbar, wenn Outlook eine Verbindung zum Exchange Server hat. Füllt das Empfängerfeld mit Ihrer -Adresse Hinweis: Siehe oben Hier sind mehrere Funktionen hinterlegt. Wenn Sie direkt auf Zeitraum klicken wird das Suchfeld Alter entsprechend dem Zeitraum gefüllt. Wenn Sie die Liste hinter diesem Eintrag öffnen, steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung: Von letzter Woche Vom letzten Monat Vom letzten Quartal Vom letzten Jahr Älter als ein Jahr Beliebiges Datum Wenn Sie auf Felder leeren klicken, wird der Inhalt aller Suchfelder gelöscht. Beim Öffnen der hinterlegten Liste können Sie einen dieser Funktionen wählen: Adressfelder leeren bezieht sich auf An, Von, cc und bcc Betreff und Nachricht leeren Kategorien leeren Ordnerpfad leeren Alle leeren (wie Felder leeren)

11 Ansehen und Anfordern archivierter Elemente Der Sinn von dg mail liegt unter anderem in der Entlastung Ihres Postfaches in dem die Inhalte der archivierten Elemente im Archiv liegen und nicht in Exchange. Damit können Sie z.b. bei begrenzter Postfachgröße dort eine größere Anzahl von Elementen vorhalten. Aus diesem Grund wird bei dg mail zwischen Ansehen eines archivierten Elements und dessen Wiederherstellung unterschieden, denn beim Ansehen wird kein zusätzlicher Speicherplatz in ihrem Postfach benötigt, bei der Wiederherstellung sehr wohl. Im Sprachgebrauch von dg mail entspricht das Wiederherstellen dem sogenannten Anfordern. So erkennen Sie ein archiviertes Element Bei der Archivierung von Outlook-Elementen werden diese samt ggf. vorhandener Anhänge im Archiv abgelegt und können - je nach Konfiguration - im Postfach belassen, gelöscht oder (was dem Regelfall entspricht) durch ein Referenz-Element ersetzt werden. Letzteres enthält einen Verweis auf das Original im Archiv und den ursprünglichen Text. Das Referenz-Element wird wie alle anderen Outlook-Elemente bedient, d. h. es kann weitergeleitet, verschoben oder für eine Vorschau geöffnet werden. Anders als normale Elemente können Referenz-Elemente sogar bedenkenlos gelöscht werden: Da die originalen Elemente sicher im Archiv liegen, können Sie diese über die Suchfunktion von dg mail jederzeit wiederfinden und auf ihren Inhalt zugreifen. Referenz-Elemente tragen im Gegensatz zu den bekannten Outlook-Elementen in der Oberfläche das Symbol:. Anfordern (Wiederherstellen) Sie können Referenz-Elemente aus folgenden Situationen heraus öffnen: 1. aus der Ansicht eines Referenz-Elements 2. aus der Listenansicht, indem Sie die gewünschten Referenz-Elemente auswählen

12 Beim Anfordern wird in Ihrem Postkorb ein Element angelegt, das dem Originalelement entspricht und alle ggf. vorhandenen Anhänge beinhaltet. Das Kontextmenü steht Ihnen ausschließlich in der Listenansicht von Referenz-Elementen zur Verfügung. Zum Anfordern von archivierten Referenz-Elementen öffnen Sie das Kontextmenü (Rechtsklick) und wählen eine der Anforderungsfunktionen aus, die im Folgenden beschrieben sind. Anforderungsfunktion Anforderungsfunktion Anfordern Erläuterung Erläuterung Auf diese Art und Weise angeforderte Elemente sind im Anforderungsordner Ihres Postfaches zu finden. Die Beschreibung, wie Sie den Namen des Anforderungsordners anpassen können, finden sie in Menüband Optionen. Standardmäßig ist dg mail Dokumente voreingestellt. Wenn Sie dg mail so konfiguriert haben, dass angeforderte Elemente sofort dargestellt werden, wird es unmittelbar nach der Wiederherstellung angezeigt. Siehe Menüband Optionen. in aktuellen Ordner in Originalordner Stellt archivierte Elemente in dem Ordner wieder her, in dem sich Referenz-Element befindet. Stellt archivierte Elemente in ihrem Ursprungsordner wieder her. Wenn der Ordnerpfad nicht mehr existiert, wird er wiederhergestellt. Hinweis: Outlook bietet die Möglichkeit, Ordner mit einem Backslash (\) im Namen zu erstellen. Wird ein solcher Ordner beim Anfordern wiederhergestellt, werden Backslashes in Ordnernamen durch Schrägstriche (/) ersetzt. Hinweis: Besteht keine Verbindung zum Exchange Server, wird der Befehl zwar registriert, allerdings erst bei erneuter Verbindung zum Server ausgeführt.

13 Was ändert sich an der Oberfläche von Outlook Web App? Neu ist das Menü dg mail Suche. Durch einen Klick auf die dg mail Suche kommen Sie zu den Suchoptionen von dg mail für Outlook Web App. Hier können die Suchoptionen analog den Suchoperatoren von Outlook verwendet werden. Mit einem Klick auf Suche starten Sie die Suche

14 Das Suchergebnis wird in einem neuen Ergebnisordner gespeichert, der mit Datum und Uhrzeit der Suche gekennzeichnet wird z.b. dgmail OWA Suche :36:45. Zugriff von mobilen Endgeräten (Smartphone/Tablet) Von mobilen Endgeräten haben Sie keinen Zugriff auf archivierte Anhänge. Die Mails inkl. Textinhalt können ganz normal geöffnet werden. Aus diesem Grund sollte man nicht sofort alle Mails archivieren, sondern erst nach einer bestimmten Zeit bzw. wenn das Postfach droht voll zu laufen. Suchanfrageordner können auch geöffnet werden, allerdings ohne Anhang. Eine Suche nach archivierten Mails ist von einem mobilen Endgerät aus nicht möglich. Zugriff von Extern auf das Archiv Beim Öffnen eines archivierten Elements kommt ggf. ein Fenster zur Anmeldung am Archivsystem. Bitte verwenden Sie hier Ihre persönlichen Anmeldedaten (ASP Zugangsdaten). Sollte es gewünscht sein, dass ihr Passwort gespeichert wird, setzen Sie den Haken bei Anmeldedaten speichern. Beim Verwenden des Offline-Cache kommt diese Aufforderung nur, wenn Sie auf archivierte Mails zugreifen, die sich nicht im Offline-Cache befinden, z.b. Ergebnisse einer Suche.

15 dg mail Offline-Cache dg mail Offline-Cache ist eine optionale Erweiterung von dg mail für Anwender, die des Öfteren ohne Verbindung zum Exchange Server arbeiten und dennoch Zugriff auf archivierte Elemente benötigen. Hiervon sind meist Notebook-Nutzer betroffen. dg mail Offline-Cache nutzt die Festplatte eines Client-Rechners, um Kopien archivierter Elemente zu speichern. Das Anfordern der Elemente aus dem Cache erfolgt ohne eine Verbindung zum Firmennetzwerk bzw. zum Exchange Server durch Doppelklick auf das jeweilige Element. Die Synchronisation zwischen den im Postfach befindlichen Referenzelementen und den dazugehörigen Kopien der Originale im Offline-Cache wird regelmäßig automatisch und ggf. auch manuell durchgeführt. Die in den Offline-Cache kopierten Elemente werden auf der lokalen Festplatte im Profilordner des Benutzers als *.msg-dateien gespeichert. Sie können dadurch mittels Desktop-Suche indiziert und gesucht werden. Eine detaillierte Funktionsbeschreibung finden sie hier: dg mail Offline-Cache Funktionsprinzip. Wird eine Mail archiviert, so wird das Symbol: erst angezeigt, wenn die Mail auch in den Offline-Cache übertragen wurde. Dies kann je nach Einstellung bis zu ein paar Stunden dauern. Sie sehen aber, dass die Mail zum Archivieren bereit steht, da das Archivieren Symbol ausgegraut ist. Öffnen archivierter Elemente mit Offline-Cache Die Arbeit mit dg mail ändert sich für Sie durch dg mail Offline-Cache nicht. Ggf. stellen Sie fest, dass sich archivierte Elemente unmittelbar und schneller öffnen. Dies liegt daran, dass die archivierten Elemente auf Ihrer lokalen Festplatte als Kopie liegen und direkt geöffnet werden, statt über den Archive Server. Mit dem geänderten Verhalten, ist ein Anfordern über das Menüband nicht mehr erforderlich. Hinweis: Dies ist nur möglich für Elemente, die sich bereits als Kopie im Offline-Cache befinden. Ggf. sollten Sie eine manuelle Synchronisation ausführen, bevor Sie die Verbindung zum Firmennetzwerk bzw. zum Exchange Server trennen. Synchronisieren des Offline-Cache Die Synchronisation führt einen Abgleich zwischen den aktuell im Postfach befindlichen Referenz-Elementen und den dazugehörigen Kopien der Originale im Offline-Cache durch. Für jedes Referenz-Element wird das entsprechende Original aus dem Archiv geladen und in den Offline-Cache kopiert. Zusätzlich werden die seit der letzten Synchronisation als archiviert markierten Elemente direkt aus dem Postfach in den Offline-Cache kopiert und durch Referenz-Elemente ersetzt.

16 Hinweis: Ab der Version 2003 kann Outlook im so genannten Exchange-Cache-Modus verwendet werden. In diesem Modus nimmt Outlook je nach Verfügbarkeit des Exchange Servers entsprechende Status an. dg mail Offline-Cache erkennt diese Statusänderungen mit einer Verzögerung von bis zu 30 Sek. und passt sein Verhalten dem neuen Status an. Ist der Outlook-Status z. B. Offline, führt dg mail Offline-Cache keine Synchronisierung durch. Automatische Synchronisation - Einstellungen Die Einstellungen des dg mail Offline Cache finden Sie im Menüband dg mail Cache in Outlook. Die automatische Synchronisation findet zu voreingestellten Zeiten statt, die im Dialog Einstellungen - dg mail Offline-Cache auf der Registerkarte Zeitplan angezeigt werden. Abhängig von seinen Berechtigungen kann ein Anwender hier ggf. den Zeitplan selbst bestimmen.

17 Wechseln Sie auf das Register Zeitplan Markieren Sie mit einem Klick für jeden Wochentag die Stunden bzw. Zeitfenster, in denen Synchronisationen erfolgen dürfen. Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 60 für das gewünschte Intervall ein. Dies ist der Abstand (in Minuten) zwischen dem Beginn aufeinander folgender Synchronisationen innerhalb eines Zeitfensters. Geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 60 für den gewünschten Versatz ein. Dieser Wert (in Minuten) wird zur vollen Stunde der Systemzeit addiert, um die Startzeiten der Synchronisationen eines Clients zu verschieben. Unterschiedliche Werte an den einzelnen Clients (bei der automatischen Synchronisation per Zufallsgenerator ermittelt) verhindern eine übermäßige Belastung von Netzwerk und Server, die durch gleichzeitiges Synchronisieren zu vieler Clients entstehen könnte. Manuelle Synchronisation eines Ordners Über das Menüband dg mail Offline-Cache kann die Synchronisation über das Symbol eines Ordners manuell angestoßen werden. Beachten Sie, dass die Verfügbarkeit der einzelnen Befehle von Ihren Berechtigungen abhängt! 1. Markieren Sie in Ihrem Postfach den Ordner, den Sie mit dem Offline-Cache synchronisieren möchten. 2. Klicken Sie im Menüband dg mail Offline-Cache auf Ordnerabgleich um den Vorgang zu starten.

18 3. Die Standardeinstellung erlaubt dem Benutzer das Synchronisieren eines Ordners zurzeit ohne Berücksichtigung der Unterordner, 4. Sofern Sie das Recht dazu besitzen, können Sie entscheiden, ob auch Unterordner bei der Synchronisation berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall erfragt dg mail, ob beim Ordnerabgleich auch Unterordner in die Synchronisation einbezogen werden sollen, sofern welche vorliegen. 5. Für die Dauer der Synchronisation erscheint das Stop-Symbol im Menüband, über das der Vorgang abgebrochen werden kann. Wenn dieses Symbol verschwindet, ist der Vorgang abgeschlossen und alle archivierten Elemente des markierten Ordners sind im dg mail Offline-Cache. Hinweise: 1. Die Synchronisation funktioniert nur bei bestehender Verbindung zum Exchange Server! 2. Die Synchronisation von dg mail Offline-Cache darf nicht verwechselt werden mit der Synchronisation von MS Outlook! dg mail Offline-Cache und Desktop-Suchmaschinen Das Suchen archivierter Elemente ist mit installierter Offline-Cache-Funktionalität neben dem gewohnten Weg über die Symbolleiste dg mail auch möglich mit Desktop-Suchmaschinen wie Windows Desktop Search oder Google Desktop. Dies ist vor allem interessant für Anwender, die des Öfteren offline arbeiten, da eine Desktop-Suchmaschine unabhängig von der Verbindung zum Exchange Server funktioniert. Hinweis: Der direkte Zugriff auf Kopien im Offline-Cache ist natürlich nur dann möglich, wenn Sie sich dort befinden. Um sicher zu gehen, dass ihr Cache aktuell ist, sollten Sie ggf. eine manuelle Synchronisation ausführen, bevor Sie die Verbindung zum Firmennetzwerk bzw. zum Exchange Server trennen! Der Dateiname der im Offline-Cache gespeicherten *.msg-dateien setzt sich aus dem Betreff und einer von dg mail generierten ID zusammen. Insofern können die s - je nach Funktionsumfang der verwendeten Suchmaschine - wie andere Dateien auch z. B. über den Dateinamen, den Inhalt und ggf. weitere Kriterien gesucht werden.

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