CARL HANSER VERLAG. Irene Bauder, Jürgen Bär. Access 2000 Grundlagen und Praxiswissen

Transkript

1 CARL HANSER VERLAG Irene Bauder, Jürgen Bär Access 2000 Grundlagen und Praxiswissen

2 Vorwort 5 Vorwort MS-Access ist eine relationale Datenbank, in der die Vorzüge von Windows 98 bzw. Windows NT Übersichtlichkeit und leichte Bedienbarkeit mit der Leistungsfähigkeit einer professionellen und bedienerfreundlichen Datenbank kombiniert sind. Eine Datenbank kann man sich als eine Zusammenstellung von Daten vorstellen, mit denen Sie auf die unterschiedlichste Weise jonglieren können. Mit MS-Access können Sie unzählige Daten verwalten. Diese Daten können zum Beispiel zu Kochrezepten, zu einer Sammlung von Internetadressen, einer Aktienverwaltung oder einem kompletten Fakturierungssystem gehören. Wie Sie die Arbeit, die solche mitunter gewaltigen Datenbestände mit sich bringen, mit MS-Access geschickt bewältigen und sich dadurch das Leben einfacher machen, erfahren Sie in diesem Buch. Dieses Buch ist sowohl für den ambitionierten Einsteiger geschrieben als auch für den Profi, der eine Referenz benötigt, in der er schnelle Lösungen zu im Alltag immer wieder auftauchenden Problemen angeboten bekommt. Sie finden daher sowohl einen Einblick, der anschaulich vorführt, wie schnell Sie auch ohne große Vorkenntnisse mit MS-Access zu ansprechenden Ergebnissen kommen, als auch viele Tips, die aus der Praxis entstanden sind und Ihnen bei Problemen schnell weiterhelfen. Alle Praxisbeispiele werden Schritt für Schritt vorgeführt, so daß sie für jeden ohne großen Aufwand leicht nachzuvollziehen sind. Auch das Verständnis komplexer Vorgänge, wie etwa der Erstellung einer SQL-Abfrage, ist so ohne große Schwierigkeiten zu bewältigen. Wir, die beiden Autoren schreiben Bücher über MS-Access seit der ersten Version, und mit dieser Neuauflage haben wir uns zum Ziel gesetzt, auch die Datenbanken der neuen Generation für jederman zugänglich zu machen. Da MS-Access über die Jahre von Microsoft zu einem immer mächtigeren Werkzeug entwickelt wurde, ist es mittlerweile nicht mehr möglich, den gesamten Reichtum dieses Programms in einem einzigen Buch auszuschöpfen. Dieser Band endet deshalb bei dem Einstieg in die VBA-Programmierung. Wenn Sie sich durch die Arbeit mit diesem Buch die Datenbankenwelt verfügbar gemacht haben und nun tiefer in die Datenbankprogrammierung einsteigen wollen, hilft Ihnen dabei der Hanser-Band über die Access Programmierung (ISBN ), der vom selben Autorengespann stammt und Ihnen auch diese komplexe Materie in gewohnt verständlicher Art nahebringt. Viel Spaß mit diesem Buch und mit der neuen Version von MS-Access wünschen Ihnen Irene Bauder und Jürgen Bär München, im März 1999

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4 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis 1 Kurz und bündig: ein erster Einblick in MS-Access Eine komplette Adreßdatenbank mit dem Datenbankassistenten erstellen Der Datenbankassistent Eigene Adressen in die neue Datenbank eingeben Eine eigene Datenbank für die Internetadressen anlegen Eine Tabelle für die Internetadressen erstellen Die fertige Tabelle noch ein wenig an persönliche Wünsche anpassen Die Adressen übersichtlicher in einem Formular anzeigen Das Aussehen des Formulars verschönern Mit einer Abfrage nur die Internetadressen aus einer Kategorie anzeigen Die Internetadressen als schönen Bericht ausdrucken Die Überschriften im Bericht vollständig anzeigen Die Datenbank beim nächsten Mal wieder öffnen Fotos, Klänge und Dokumente in der Datenbank verwalten Ein Formular ganz schnell erstellen Einige Änderungen am Formularentwurf vornehmen Bilder und Klänge in der Datenbank speichern Den gespeicherten Ton beim Anzeigen des Satzes abspielen Einen Bericht erstellen, der alle Adressen alphabetisch auflistet Briefe aus MS-Access heraus schreiben Einen Brief in einen Bericht einfügen Alle Brief-Daten einer Adresse übersichtlich anzeigen Die Übersicht automatisch beim Start der Datenbank öffnen Der Datenbank eine selbstdefinierte Menüleiste zuweisen Automatisch Musik beim Start der Datenbank abspielen Neues in MS-Access Bestehende Datenbanken nach Access 2000 konvertieren Neue Arbeitsgruppen-Informationsdatei verwenden Eine gesicherte Datenbank nach MS-Access 2000 umwandeln Eine Datenbank in verschiedenen Versionen von MS-Access einsetzen Einen Design-Master und seine Replikate nach MS-Access 2000 umwandeln Weitere Unterschiede zwischen den Versionen Neuerungen in MS-Access Neuerungen in MS-Access

5 8 Inhaltsverzeichnis 2.4 Neuerungen in MS-Access Assistenten und andere Hilfen erleichtern die Arbeit Die verschiedenen Hilfen von MS-Access Die Hilfe-Funktion Die Hilfe-Funktion über den Office-Assistenten starten Die kontextsensitive Hilfe als schnelle Soforthilfe Die verschiedenen Assistenten und Editoren Menü- und Symbolleisten effektiv einsetzen Menü- und Symbolleisten verschieben, erstellen und ein-/ausblenden Befehle in den Menü- und Symbolleisten ergänzen Add-Ins, nützliche Erweiterungen für MS-Access Die Oberfläche von MS-Access individuell anpassen Tabellen das Fundament jeder Datenbank Eine neue Datenbank erstellen und öffnen Eine neue, leere Datenbank erstellen Der Datenbankassistent Eine bestehende Datenbank öffnen Tips zum Arbeiten mit dem Datenbank-Fenster Mit dem Tabellenassistenten eine Tabelle erstellen Ohne den Tabellenassistenten eine Tabelle erstellen Daten in die Tabelle eingeben Die Reisetabelle drucken, kopieren und umbenennen Tabelle schließen und wieder öffnen Daten drucken Tabellen umbenennen, kopieren und löschen Die Eigenschaften der Tabellenfelder anpassen Die Feldeigenschaften im Überblick Eigenschaft Standardwert Eingaben vereinfachen Eigenschaft Indiziert Suchen und Sortieren beschleunigen Eigenschaft Format Aussehen der Daten bestimmen Eigenschaft Dezimalstellen für Zahlen mit Kommastellen Eigenschaft Eingabe erforderlich Muß-Felder definieren Eigenschaft Leere Zeichenfolge Eigenschaft Beschriftung spezielle Spaltenüberschriften bestimmen Eigenschaft Gültigkeitsregel Vorgaben für die Eingabe festlegen...212

6 Inhaltsverzeichnis Eigenschaft Feldgröße die Größe eines Felds begrenzen Eigenschaft Eingabeformat Eingabemasken definieren Eigenschaft Steuerelement anzeigen den Steuerelementtyp vorbestimmen Am Entwurf einer bestehenden Tabelle Änderungen vornehmen Beziehungen zwischen den Tabellen anlegen Das Fenster Beziehungen :n-Beziehungen und 1:1-Beziehungen Referentielle Integrität Bestehende Beziehungen bearbeiten Das Nachschlage-Feld, um Daten aus einer anderen Tabelle anzuzeigen Abfragen Daten filtern und berechnen Die erste Abfrage erstellen Eine Abfrage mit den Abfrageassistenten erstellen Eine Abfrage per Hand erstellen Anwendungsgebiete von Abfragen Abfragen am Beispiel einer Musiksammlung Der QBE-Entwurfsbereich zum komfortablen Erstellen von Abfragen Eine Tabelle in eine Abfrage einfügen Felder auswählen, ordnen und löschen Das Datenblatt einer Abfrage Die Sortierreihenfolge festlegen Felder aus einem Dynaset ausschließen Auswahlabfragen Mehr zu Abfragen Kriterien, Verknüpfungsarten und Berechnungen Kriterien bestimmen Abfragen über mehrere Tabellen erstellen Reflexivverknüpfungen Berechnete Felder verwenden Aggregat- und weitere Funktionen Inkonsistenzsuche Kreuztabellenabfragen Parameterabfragen Aktualisierungsmöglichkeiten der Felder in Abfragen Aktionsabfragen zum Verändern von Tabellen Tabellenerstellungsabfrage Löschabfrage...321

7 10 Inhaltsverzeichnis Anfügeabfrage Aktualisierungsabfrage Fehlerbehandlung bei Anfüge- und Aktualisierungsabfragen SQL - die universelle Abfragesprache Das SQL-Fenster SQL-spezifische Abfragen Unterabfragen Formulare Daten auf komfortable Weise erfassen Eine Datenbank zur Auftragsbearbeitung Formulare mit Hilfe des Assistenten erstellen Die verschiedenen Formulartypen Die ersten Schritte mit dem Assistenten Ein Einspaltenformular für die Kundenadressen Ein tabellarisch angeordnetes Formular für die Handelswaren Die genauere Warenbeschreibung als Datenblatt Diagrammformulare für Mitarbeiter und Umsatz Ein Haupt-/Unterformular für verkaufte und ausgelieferte Waren Verknüpfte Formulare für verkaufte und ausgelieferte Waren Ein Überblicksformular mit Pivot-Tabelle Formulare öffnen, drucken und kopieren Daten in Formulare eingeben Neue Mitarbeiter hinzufügen Daten der Mitarbeiter bearbeiten Bilder der Waren in ein Formular einfügen Die Kundenadressen in einem Datenblatt darstellen Adressen zwischen Tabellen kopieren Adressen mit Word und Excel austauschen Daten suchen, ersetzen und filtern Daten suchen Daten ersetzen Filter verwenden Formulare individuell gestalten Basiswissen für die eigene Formularerstellung Formulare ohne Assistenten anlegen Mit Steuerelementen wie Textfeldern und Kontrollkästchen arbeiten...444

8 Inhaltsverzeichnis Mit Steuerelementen spezielle Formulare entwerfen Die Entwurfsansicht eines Formulars Steuerelemente in das Formular einfügen Eigenschaften der Steuerelemente bestimmen Bezeichnungs- und Textfelder für Texte Daten aus Listen- oder Kombinationsfeldern auswählen Kontrollkästchen, Optionsfelder oder Umschaltflächen für Ja oder Nein Optionsgruppen zum Zusammenfassen von Ja/Nein-Elementen Aktionen über Befehlsschaltflächen ausführen Mehrere Seiten über ein Register-Steuerelement darstellen Kalender anzeigen Das Steuerelement Seitenumbruch Steuerelemente ohne Bezug auf Tabelle Der Aufbau eines Formulars Eigenschaften des Formulars bestimmen Berechnungen durchführen Daten aus zwei Quellen im Haupt- und Unterformular darstellen Aufbau eines Haupt-/Unterformulars Ein Unterformular erstellen und in das Hauptformular einfügen Haupt- und Unterformular basieren auf Abfragen Die Funktion Summe in einem Haupt-/Unterformular verwenden Mit Abfragen eine n:1-beziehung erstellen Zwei Tabellen mit einer 1:1-Beziehung im Formular darstellen Verbesserungen an der Optik des Formulars vornehmen Das gesamte Aussehen des Formulars ändern Steuerelemente optisch aufbereiten Mit Linien und Rechtecken gestalten Objekte auf verschiedene Arten einsetzen Diagramme verwenden Verknüpfungen erstellen Berichte Daten an den Drucker senden Eine Datenbank für Ihre Einnahmen und Ausgaben Berichte schnell erstellen und weitergeben Einen automatischen Bericht anlegen Berichte ohne MS-Access weitergeben Mit dem Assistenten Berichte komfortabel erstellen...602

9 12 Inhaltsverzeichnis Einen einspaltigen Bericht mit dem Assistenten erstellen Aus der Seitenansicht drucken Einen Bericht tabellarisch darstellen Daten im Bericht gruppieren Einen Bericht als Etiketten anlegen Ergebnisse zusammenfassen Der Diagrammassistent Bestehende Berichte verbessern Aufbau eines Berichts Besonderheiten bei Textfeldern Sortieren von Daten Daten zu Gruppen zusammenfassen Berichte zusammensetzen MS-Access-Daten für das Internet aufbereiten Das Internet und die Web-Browser Wichtiges zum Internet und zu anderen Online-Diensten Die Web-Browser Netscape Navigator und Microsoft Internet Explorer Die Web-Symbolleiste in MS-Access Tips zur HTML-Sprache und zur Veröffentlichung Die HyperText Markup Language HTML-Dateien im Internet veröffentlichen Dynamische Informationen für das Internet erzeugen Tabelle, Abfrage oder Formular in IDC/HTX-Dateien umwandeln Der Aufbau der IDC/HTX-Dateien Dynamische Seiten im ASP-Format HTML-Vorlagen und andere Vorgaben verwenden Datenzugriffsseiten Eine neue Datenzugriffsseite erstellen Der Designer für die Datenzugriffsseiten Den HTML-Code nachbearbeiten Die Umsetzung einer Datenzugriffsseite Verknüpfungen ins Internet und zu MS Office Der Datentyp Hyperlink für Tabellenfelder Hyperlink-Adressen in das Tabellenfeld eingeben Einen Hyperlink über das Dialogfeld Hyperlink einfügen definieren...716

10 Inhaltsverzeichnis Einen Hyperlink direkt in das Feld eintragen Eine Hyperlink-Adresse über die Zwischenablage einfügen Einen Hyperlink durch Kopieren und Einfügen von Text erstellen Einen Hyperlink durch Drag & Drop definieren Ein ungebundenes Hyperlink-Feld in ein Formular einfügen Eine URL-Adresse mit einem Bezeichnungsfeld verbinden Die Eigenschaften Hyperlink-Adresse und -Unteradresse verwenden Internetadressen als aktive Hyperlinks verwalten Statische Internetadressen in aktive Hyperlinks umwandeln Im Formular die Internet-Adressen als Hyperlinks anzeigen Verweise auf verschiedene Objekte speichern Ihre Internetadressen veröffentlichen Import/Export Daten mit anderen Programmen austauschen Daten aus anderen Datenbanken übernehmen Verknüpfen oder importieren Objekte aus anderen MS-Access-Datenbanken Daten aus Paradox-Tabellen Daten aus dbase-dateien Daten aus FoxPro-Tabellen Daten aus SQL-Datenbanktabellen Verknüpfte Tabellen verwenden Daten aus Tabellenkalkulationen in MS-Access einfügen Aus Word Textdateien übernehmen Textdateien mit Trennzeichen Textdateien mit festgelegtem Format Import-/Export-Spezifikationen erstellen Daten aus dem Internet importieren Feinanpassung und Fehlerbeseitigung beim Datenimport MS-Access-Daten in andere Programme exportieren Export in eine andere MS-Access-Datenbank Export in eine Tabellenkalkulations- oder Datenbankdatei MS-Access-Tabelle in eine SQL-Datenbanktabelle exportieren MS-Access-Tabelle in eine Textdatei exportieren MS-Access-Daten in eine Word-Steuerdatei exportieren MS-Access Objekte in eine Internet-Datei exportieren Schneller Export nach Word und Excel...783

11 14 Inhaltsverzeichnis Inhalt einer MS-Access-Tabelle mit Drag & Drop nach Excel oder Word bringen Die Möglichkeiten des Untermenüs OFFICEVERKNÜPFUNGEN Datenbankobjekte mit Outlook versenden MS-Access im Netz auf eine Datenbank greifen mehrere Nutzer zu Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer auf eine Datenbank Abfragen mit SQL erstellen MS-Access und SQL Einführung in SQL ODBC als Hilfe für den Datenaustausch Datenbanken miteinander synchronisieren Eine Kopie Ihrer Datenbank anlegen Kopien einer Datenbank aufeinander abgleichen Datenpflege und Datensicherung Die Datenbank und weitere Daten sichern Die Datenbank verschlüsseln Die Datenbank reparieren Die Datenbank komprimieren Zugriffsrechte verwalten MS-Access in ein gesichertes System umwandeln Neue Benutzer und Gruppen eintragen Berechtigungen für Datenbankobjekte vergeben Den Besitzer eines Datenbankobjekts ändern Eine Datenabsicherung Schritt für Schritt In ein ungesichertes MS-Access-System zurückkehren Makros kleine Aufgaben automatisieren Das erste Makro Ein Makro erstellen Eine Makrogruppe erstellen Steuerelemente und Bedingungen im Makro In Makros Fehler suchen Formulare mit Makros ergänzen In Formularen auf Ereignisse reagieren Steuerelemente Werte festlegen und ansteuern Datensätze filtern und suchen Makros in Berichten verwenden...874

12 Inhaltsverzeichnis Berichte mit Hilfe von Makros drucken Auf Ereignisse in Berichten reagieren Makros für Symbolleisten und deren Schaltflächen erstellen Aus Makros eine Symbolleiste mit Schaltflächen entwickeln Eine Symbolleiste ein- und ausblenden Eine Datenbankanwendung mit Hauptformular, Menüleiste etc. erstellen Die Datenbankanwendung starten Ein Übersichtsformular erstellen Popup-Formulare verwenden Individuelle Menüleisten und Kontextmenüs erstellen Makros in Module umwandeln Eine Einführung in Visual Basic für Applikationen Überblick über VBA in MS-Access Der VBA-Editor als Entwicklungsumgebung Funktionen und Sub-Prozeduren Eine neue Prozedur definieren Ein Meldungsfenster ausgeben Das Direktfenster zum Testen der Prozeduren Weitere Werkzeuge zum Finden von Fehlern Optimierungen beim Programmieren in VBA Tips zum Realisieren kleiner Aufgaben mit VBA Die Datenbank dokumentieren und optimieren Die Datenbank dokumentieren Mit dem Tabellenanalyse-Assistent Tabellen aufteilen Eine Leistungsanalyse durchführen Tips, damit die Datenbank schneller wird Abfragen optimieren Formulare verbessern Von MS-Access 2000 zum SQL-Server Die zwei Data-Engines von MS-Access MS-Access Projekte Ein neues MS-Access-Projekt anlegen Besonderheiten bei einer Tabelle Die Sichten Datenbankdiagramme...975

13 16 Inhaltsverzeichnis Gespeicherte Prozeduren Neuerungen im Microsoft SQL-Server Der Upsizing-Assistent Tips zum Datenbank-Design Das Konzept einer relationalen Datenbank Die Relation Beziehungen zwischen den Attributen Die Schlüsselarten Grundoperationen für Relationen Anomalien verhindern Die Erstellung eines Datenmodells Normalisierung Das Entity-Relationship-Modell Glossar Index