Dummies. FBA mit WORD 2010 verfassen. Klaus Schneider

Transkript

1 Word for Dummies FBA mit WORD 2010 verfassen Klaus Schneider

2 WORD2010 for DUMMIES Grundlagen der Textverarbeitung für Fachbereichsarbeiten Klaus Schneider September 2012 Akademisches Gymnasium Salzburg

3 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 1 INHALTSVERZEICHNIS 2 2 VORWORT 4 3 BEGINN 5 4 FORMATVORLAGEN 6 5 EINFÜGEN VON GRAFIKEN Einfügen Erstellen einer Beschriftung 8 6 EINFÜGEN VON KOPFZEILEN ÜBERSCHRIFTEN 10 7 GESTALTUNG VON SYMBOLLEISTEN 11 8 KONVERTIEREN IN EINE PDF-DATEI 12 9 VERZEICHNISSE Verzeichnisse einfügen Aktualisieren QUERVERWEISE FORMATVORLAGEN TIPPS UND TRICKS Autokorrektur Suchen und Ersetzen TABELLEN 23 word for dummies Seite 2 von :00

4 Inhaltsverzeichnis 14 SMARTART ABBILDUNGSVERZEICHNIS STICHWORTVERZEICHNIS 26 word for dummies Seite 3 von :00

5 Vorwort 2 Vorwort In diesem Text sollen einige wichtige Hinweise für die Gestaltung von Fachbereichsarbeiten mit Hilfe des Textverarbeitungsprogramms WORD 2010 gegeben werden. Diese Hinweise richten sich an Benutzer, die noch wenig Erfahrung im Umgang mit WORD haben; daher wird versucht, alle Schritte möglichst deutlich und klar zu formulieren um so auch ungeübten Usern die Möglichkeit zu bieten, diese Schritte problemlos nachzuvollziehen. word for dummies Seite 4 von :00

6 Beginn 3 Beginn Auf der Homepage und in Moodle (Kurs: VWA1) stehen Materialien zur Gestaltung der FBA zum Download bereit; darunter ein Worddokument und eine Word- Formatvorlage, die alle wesentlichen Gestaltungsmerkmale einer FBA aufweisen. Ungeübte BenutzerInnen werden sich wahrscheinlich bei der Verwendung des Worddokuments leichter tun; für etwas fortgeschrittene User ist die Formatvorlage gedacht. Besonderheiten dieser Vorlage sind die Vorformatierten Zitate Fußnoten, die bereits die richtige Formatierung (Einzüge, Schriftgröße und Abstände) aufweisen Überschriften bis zur 4. Kategorie (mit einem speziellen Kürzel ALT+1, ) Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Kopf- und Fußzeilen, die speziell auf die Bedürfnisse der FBA abgestimmt sind. word for dummies Seite 5 von :00

7 Formatvorlagen 4 Formatvorlagen Formatvorlagen bieten die Möglichkeit mit einer einzigen Veränderung Textteile der Arbeit mit einer speziellen Formatierung zu versehen. Besonders wichtig ist das bei den Überschriften; hier müssen Formatvorlagen vom Typ Überschrift verwendet werden, damit WORD ein Inhaltsverzeichnis erstellen kann. Die grafische Gestaltung der einzelnen Überschriftkategorie im Normalfall werden die Kategorien Überschrift 1 bis Überschrift 4 für eine wissenschaftliche Arbeit reichen kann aber individuell vorgenommen werden. Abbildung 1: Ändern einer Formatvorlage Abbildung 2: Möglichkeiten zum Ändern einer Formatvorlage word for dummies Seite 6 von :00

8 Formatvorlagen In diesem Fenster lassen sich für die ausgewählte Formatvorlage nun verschiedene Änderungen von der Schriftart, Schriftgröße bis hin zu den Zeilenabständen und den Absatzabständen Formatvorlagen einrichten. Besonders sei in diesem Zusammenhang auf die Möglichkeit der Gestaltung von Absatzabständen hingewiesen, da diese die Möglichkeit bieten ohne Leerzeilen Abstände zwischen den einzelnen Absätzen festzulegen und damit zur Gliederung der Arbeit beitragen können. Abbildung 3: Änderung des Abstandes zwischen Absätzen word for dummies Seite 7 von :00

9 Einfügen von Grafiken 5 Einfügen von Grafiken Grafiken lassen sich in Word sehr leicht einfügen und auch in einem Abbildungsverzeichnis verwalten. 5.1 Einfügen Abbildung 4 Einfügen von Grafiken in Word Mit diesem Menüpunkt lassen sich Grafiken, die in Dateiform vorliegen von einem Datenträger problemlos in ein Worddokument einfügen und dann mit der Symbolleisten Bildtools bearbeiten. Diese Symbolleiste erscheint, wenn eine Grafik angeklickt wird.. Abbildung 5 Symbolleiste Bildtools 5.2 Erstellen einer Beschriftung In einer FBA sollte jede Abbildung beschriftet sein Abbildung mit Nummer, kurzer Titel, eventuelle auch Quellenangabe. Diese Beschriftungsmöglichkeit findet sich unter Verweise Beschriftung einfügen. Abbildung 6: Erstellen einer Beschriftung Im darauf erscheinenden Kontextfeld bietet Word eine Reihe von Beschriftungsmöglichkeiten bzw. lassen sich spezielle Beschriftungswünsche hier definieren. word for dummies Seite 8 von :00

10 Einfügen von Grafiken Abbildung 7 Möglichkeiten der Beschriftung Im Normalfall sollten die drei Möglichkeiten (Abbildung, Formel und Tabelle) die Word vorgibt für eine FBA reichen. Unter dem Menüpunkt Neue Bezeichnung ist es aber auch möglich eigene Beschriftungen zu kreieren. word for dummies Seite 9 von :00

11 Einfügen von Kopfzeilen Überschriften 6 Einfügen von Kopfzeilen Überschriften Es hat sich vor allem bei längeren Texten als praktisch erwiesen, wenn die LeserIn immer weiß, in welchem Kapitel sie sich befindet. Daher fügt man die gerade aktive Überschrift als Kopfzeile ein. Word kann diese Funktion automatisch bereitstellen. Abbildung 8. Einfügen von Kopfzeilen Abbildung 9 Einfügen eines Feldes Abbildung 10 Auswahl des richtigen Feldes word for dummies Seite 10 von :00

12 Gestaltung von Symbolleisten 7 Gestaltung von Symbolleisten Manchmal kann es recht praktisch sein, Befehle, die immer wieder benötigt werden (z.b. Einfügen Fußnoten), nicht auf dem normalen Weg über das Menü zu erreichen, sondern rasch mit einem Symbol auf einer Symbolleiste. Abbildung 11 Erstellen eines Symbols auf einer Symbolleiste der ausgewählte Befehl wird duch Hinzufügen der Schnellsymbolleiste hinzugefügt. word for dummies Seite 11 von :00

13 Konvertieren in eine PDF-Datei 8 Konvertieren in eine PDF-Datei Auf der Homepage findet sich ein Link zu einem Freeware-Programm 1, das Worddokumente in pdf-files verwandelt. Dieses Programm kann ganz einfach downgeloadet werden und muss anschließend mit Doppelklick ausgeführt werden. Sobald das Programm installiert ist, erscheint im Menüfenster Drucken ein neuer Drucker Abbildung 12 Erstellen eines pdf-files Anschließen wie beim normalen Drucken vorgehen und die Datei dann unter einem aussagekräftigen (!) Namen speichern. Bis zum Erscheinen des nächsten Fensters können einige Sekunden vergehen nicht ungeduldig werden! 1 word for dummies Seite 12 von :00

14 Konvertieren in eine PDF-Datei Abbildung 13 Speichern des pdf.files word for dummies Seite 13 von :00

15 Verzeichnisse 9 Verzeichnisse 9.1 Verzeichnisse einfügen WORD bietet die Möglichkeit zahlreiche Verzeichnisse selbst zu generieren, wenn die entsprechenden Formatvorlagen verwendet wurden (s. Kap. 4 Formatvorlagen S. 6) bzw. auch Querverweise innerhalb des Textes herzustellen. Abbildung 14: Erstellen von Verzeichnissen und Querverweisen Bei der Gestaltung eines Inhaltsverzeichnisses bietet WORD einige automatische Vorlagen, die aber über Formatvorlage (s. Kap. 4 Formatvorlagen S. 6) verändert werden können. 9.2 Aktualisieren Zum Aktualisieren deines Verzeichnisses wird der Cursor in das Verzeichnis gestellt und dam mit F9 aktualisiert. Abbildung 15 Aktualisieren Am besten ist es, wenn dabei immer das gesamte Verzeichnis aktualisiert wird, weil dann einfach der Überblick besser gewahrt bleibt. Es lässt sich auch eine Einstellung treffen, dass jedes Verzeichnis von Word automatisch beim Drucken aktualisiert wird. Datei Optionen word for dummies Seite 14 von :00

16 Verzeichnisse Abbildung 16 Aktualisierung beim Druck word for dummies Seite 15 von :00

17 Querverweise 10 Querverweise Querverweise bieten die Möglichkeit innerhalb des Textes Verweise durchzuführen, wobei bei jeder Veränderung im Text auch der Verweis automatisch aktualisiert wird. Zur Gestaltung von Querverweisen gibt es in WORD zwei Möglichkeiten. Auf der einen Seite kann WORD auf bestimmte Kategorien (Überschriften, Abbildungen u.ä.) selbstständig verweisen. Besonders hilfreich ist diese Funktion beim Verweis auf Abbildungen, Tabellen u.ä., weil damit die mühsame Kontrolle der Seitenzahl entfällt. Abbildung 17: Einfügen von Querverweisen Eine zusätzliche Möglichkeit besteht in der Definition von Textmarken. Diese werden individuell an einer bestimmten Stelle des Textes definiert und WORD kann dann auf diese Stelle verweisen. Abbildung 18: Definieren von Textmarken word for dummies Seite 16 von :00

18 Querverweise Bei der Benennung von Textmarken sollte auf sprechende Bezeichnungen geachtet werden, da ansonsten bei einer größeren Anzahl von Textmarken die Übersicht verloren gehen kann. Textmarken müssen allerdings mit einer zusammenhängenden Zeichenkette benannt werden. Bei der Gestaltung des Verweises bietet WORD viele Möglichkeiten: Abbildung 19: Gestaltung von Querverweisen word for dummies Seite 17 von :00

19 Formatvorlagen 11 Formatvorlagen Ihr könnt Formatvorlagen in andere Dokumente übernehmen, um zu erreichen, dass diese einheitlich gestaltet sind. 1. Verwendet folgende Methode, um nur die Formatvorlage zu importieren. 2. Klickt auf Organisieren in Entwicklertools, Vorlagen, Dokumentvorlage. Klickt unterhalb der rechten Liste auf Datei schließen. Die Schaltfläche zeigt jetzt Datei öffnen. KLickt darauf und öffnet das Dokument oder die Dokumentvorlage mit den benötigten Formatvorlagen. Achten Sie auf die richtige Einstellung des Dateityps. 3. In der Liste links sind die Formatvorlagen des aktuellen Dokuments aufgeführt und rechts diejenigen, die importiert werden können. Abbildung 20: Organisieren von Formatvorlagen 1 word for dummies Seite 18 von :00

20 Formatvorlagen Abbildung 21. Organisieren von Formatvorlagen 2 Abbildung 22: Organisieren von Formatvorlagen 3 Markiert in der rechten Liste die Formatvorlagen und klickt auf Kopieren word for dummies Seite 19 von :00

21 Tipps und Tricks 12 Tipps und Tricks Immer wieder müssen sich wiederholende Eingaben erledigt werden. Dazu gibt es in WORD mehrere Möglichkeiten, sich das zu vereinfachen: 12.1 Autokorrektur WORD bietet die Möglichkeit, schon bei der Eingabe bestimmte Zeichenketten durch einen vorgegebenen Text zu ersetzen. Bekanntes Beispiel ist die Ersetzung vom Mit freundlichen Grüßen durch Mit freundlichen Grüßen. Dieser Text lässt sich auch individuell definieren, wobei es sich anbietet dabei Zeichen zu verwenden, die sonst kaum in einem Text vorkommen (z.b. #). Abbildung 23: Festlegen eine Autokorrektureintrags 1 word for dummies Seite 20 von :00

22 Tipps und Tricks Abbildung 24: Festlegung eines Autokorrektureintrags 2 word for dummies Seite 21 von :00

23 Tipps und Tricks 12.2 Suchen und Ersetzen Auch mit der Funktion Suchen und Ersetzen lassen sich nachträglich Zeichenketten durch andere ersetzen. Ein häufig vorkommender Fall liegt bei der Übernahme von pfd-dokumenten aus dem Internet vor, da dort häufig die Zeilenumbrüche als Absätze formatiert sind. Diese lassen sich mit der Funktion durch Manuelle Zeilenumbrüche ersetzen. Das ist aber natürlich auch mit allen anderen Zeichen möglich. Abbildung 25: Suchen und Ersetzen word for dummies Seite 22 von :00

24 Tabellen 13 Tabellen Tabellen bieten in WORD eine immense Gestaltungsmöglichkeit, sowohl als Hilfskonstruktion für die Anordnung von Zeichen auf der Seite als auch in ihrer ureigensten Form. Speziell dazu bietet WORD auch viele Gestaltungsmöglichkeiten. Abbildung 26: Umwandeln eines Textes in eine Tabelle Gesamt Studienrichtungsgruppen 80,90% 2,70% 12,40% 3,90% Geistes- u. kulturwiss. Studien 99,50% 0,50% 0,00% 0,00% Ingenieurwiss. Studien 98,30% 1,70% 0,00% 0,00% Künstlerische Studien 0,30% 99,70% 0,00% 0,00% Lehramtsstudien 88,90% 11,10% 0,00% 0,00% Medizinische Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Naturwiss. Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Rechtswiss. Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Sozial- u. wirtschaftswiss. Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Veterinärmed. Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Theologische Studien 100% 0,00% 0,00% 0,00% Individuelle Studien 98,50% 1,50% 0,00% 0,00% Abbildung 27: Umgewandelte und formatierte Tabelle word for dummies Seite 23 von :00

25 SmartArt 14 SmartArt SmartArt dient der Gestaltung von Diagrammen und Schaubildern. Abbildung 28: Erstellen von SmartArt Unterrichten/Beobachten Klassifizieren der Beobachtungsdaten Rückschau der unterrichtenden Person Entscheid für Gesprächsebenen Abbildung 29: Beispiel von SmartArt Abbildung 30: Änderungsmöglichkeiten in SmartArt word for dummies Seite 24 von :00

26 Abbildungsverzeichnis 15 Abbildungsverzeichnis ABBILDUNG 1: ÄNDERN EINER FORMATVORLAGE... 6 ABBILDUNG 2: MÖGLICHKEITEN ZUM ÄNDERN EINER FORMATVORLAGE... 6 ABBILDUNG 3: ÄNDERUNG DES ABSTANDES ZWISCHEN ABSÄTZEN... 7 ABBILDUNG 4 EINFÜGEN VON GRAFIKEN IN WORD... 8 ABBILDUNG 5 SYMBOLLEISTE BILDTOOLS... 8 ABBILDUNG 6: ERSTELLEN EINER BESCHRIFTUNG... 8 ABBILDUNG 7 MÖGLICHKEITEN DER BESCHRIFTUNG... 9 ABBILDUNG 8. EINFÜGEN VON KOPFZEILEN ABBILDUNG 9 EINFÜGEN EINES FELDES ABBILDUNG 10 AUSWAHL DES RICHTIGEN FELDES ABBILDUNG 11 ERSTELLEN EINES SYMBOLS AUF EINER SYMBOLLEISTE ABBILDUNG 12 ERSTELLEN EINES PDF-FILES ABBILDUNG 13 SPEICHERN DES PDF.FILES ABBILDUNG 14: ERSTELLEN VON VERZEICHNISSEN UND QUERVERWEISEN ABBILDUNG 15 AKTUALISIEREN ABBILDUNG 16 AKTUALISIERUNG BEIM DRUCK ABBILDUNG 17: EINFÜGEN VON QUERVERWEISEN ABBILDUNG 18: DEFINIEREN VON TEXTMARKEN ABBILDUNG 19: GESTALTUNG VON QUERVERWEISEN ABBILDUNG 20: ORGANISIEREN VON FORMATVORLAGEN ABBILDUNG 21. ORGANISIEREN VON FORMATVORLAGEN ABBILDUNG 22: ORGANISIEREN VON FORMATVORLAGEN ABBILDUNG 23: FESTLEGEN EINE AUTOKORREKTUREINTRAGS ABBILDUNG 24: FESTLEGUNG EINES AUTOKORREKTUREINTRAGS ABBILDUNG 25: SUCHEN UND ERSETZEN ABBILDUNG 26: UMWANDELN EINES TEXTES IN EINE TABELLE ABBILDUNG 27: UMGEWANDELTE UND FORMATIERTE TABELLE ABBILDUNG 28: ERSTELLEN VON SMARTART ABBILDUNG 29: BEISPIEL VON SMARTART ABBILDUNG 30: ÄNDERUNGSMÖGLICHKEITEN IN SMARTART word for dummies Seite 25 von :00

27 Stichwortverzeichnis 16 Stichwortverzeichnis A K Aktualisieren 14 Autokorrektur 20 B Beschriftung 8 F Formatvorlage 5, 18 G Grafiken 8 I Kopfzeile 10 Q Querverweise 16 S SmartArt 24 Suchen und Ersetzen 22 Symbolleiste 11 T Tabellen 23 Textmarken 17 Inhaltsverzeichnisses 14 word for dummies Seite 26 von :00