Geheimhaltungsgrade des Bundes und der Länder sowie geheime bzw. streng geheime Unterlagen. und Entwicklung von Wirtschaftsunternehmen.

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1 Kundenmagazin der REISSWOLF Deutschland GmbH REISSWOL F AKTEN REISSWOLF erweitert sein Portfolio Die kleinen Helden kommen Liebe Freunde der Marke REISSWOLF, Endlich gibt es ihn: den Reisswolf von REISSWOLF. Das Original! Die neuen Hochleistungs-Business- Schredder der Aktenvernichter-Serie VO (vor Ort) sind besonders für hoch sensible Dokumente gemäß DIN geeignet. Die kleinen Helden erfüllen die Anforderung an Prozesseffizienz und Wirtschaftlichkeit in nahezu idealer Weise. REISSWOLF stellt die Kleingeräte mit umfangreicher Sicherheitstechnik und lebenslanger Garantie auf die Schneidwerke im gewohnten Design mit dem Wolfskopf zur Miete oder zum Kauf bereit. Ganz wichtig: Die neuen Geräte werden nicht gegen das vorhandene Sicherheitsbehälter-System ausgetauscht. Unser Sicherheitskreislauf, der sich in fast drei Jahrzehnten bewährt hat, bleibt selbstverständlich unverändert, sagt REISSWOLF Geschäftsführer Thomas Sander. Wir schaffen lediglich eine zusätzliche Möglichkeit. Den Bedarf auf Kundenseite nach einer breiten Abdeckung der Schutzklassen erfüllt REISSWOLF jetzt auch gezielt in den Sicherheitsstufen 6 und 7. Für diese beiden Klassifizierungen gilt der allerhöchste Schutz personenbezogener Daten, der unbedingt gewährleistet sein muss. Sie gelten gemäß DIN u. a. für folgende Daten: Zeugenschutzprogramme, Informationen aller Geheimhaltungsgrade des Bundes und der Länder sowie geheime bzw. streng geheime Unterlagen aus Forschung und Entwicklung von Wirtschaftsunternehmen. REISSWOLF Kunden können also auch künftig wieder eine komfortable Best-in- Class-Lösung nutzen. Und sie tun dies schon fleißig: In Hamburg, Köln und anderen Niederlassungen wurden die ersten kleinen Helden bereits ausgeliefert. Weitere Informationen zu den kleinen Helden von REISSWOLF finden Sie hier: www. reisswolf.de/leistungen/aktenvernichter-serie-vo/ bestehende und potenzielle Kunden haben allen Grund zur Freude. Mit den kleinen Helden bietet REISSWOLF eine zusätzliche Leistungsoption: individuelle Aktenvernichtung bis zur höchsten Sicherheitsstufe der DIN 66399, und das voll umfänglich nach den Kriterien professioneller Datensicherheit. Qualität made in Germany von Ihrem Premiumanbieter REISSWOLF. Die Schutzbedürftigkeit von Informationen definieren Sie selbst. Unser Bestreben ist es, an jeder Stelle dieser individuellen Abwägung eine optimale Lösung anzubieten. Mit den kleinen Helden können wir das. Denn sie sind die Antwort des Marktführers REISSWOLF auf die Anforderungen der neuen DIN Sie als Kunde profitieren damit Tag für Tag von der innovativen Energie eines der erfolgreichsten Unternehmen für datenschutzkonforme Aufbewahrung, Verwaltung und Vernichtung von Akten und Datenträgern in Europa. Sie können es sich also bequem machen, denn bei REISSWOLF bekommen Sie alles aus einer Hand: unser bewährtes Service- System ebenso wie die platzsparende, effiziente und nachhaltige Vernichtung direkt am Arbeitsplatz. Herzlichst Ihr Thomas Sander

2 2 REISSWOLFAKTEN Ein Beispiel soll Schule machen Die Netz Lübeck GmbH, ehemals Stadtwerke Lübeck GmbH, geht neue Wege in der Aktenarchivierung mit Hilfe der REISSWOLF Archivservice GmbH. In einem neuen Zentralarchiv führt das Unternehmen Akten und Daten aus bisher verschiedenen Abteilungen zusammen. Bei diesem Umzug und bei der späteren Bewirtschaftung des Archivs unterstützt die Lübecker RWAS, die vielseitige und flexible Archivverwaltungs- Software von REISSWOLF. Erfassung, Indizierung, barcodegestützte Archivierung von Akten und die spätere Bewirtschaftung des Archivs sind mit der Software RWAS nun problemlos und sauber dokumentiert möglich. Britta Kampf von REISSWOLF hat den Kunden über Monate beraten und begleitet. Sie spricht von einer Deutschland-Premiere. Die Netz Lübeck GmbH ist der erste Kunde, dem wir die RWAS- Software zur Nutzung überlassen. Neben einmaligen Projektkosten werden jährlich über eine Pauschale die laufenden Kosten für Serverwartung und Betrieb der Software abgerechnet. Das Beispiel soll Schule machen: Für Interessenten, die ihr Archiv selbst verwalten und mit einer Software steuern wollen, ist unsere RWAS-Software der ideale Begleiter. Ein weiterer Vorteil: Werden die eigenen Archivflächen irgendwann doch einmal zu klein, kann man das Archivgut bei REISSWOLF ohne großen Aufwand einlagern die Akten und Da- Sponsoring Beachvolleyball REISSWOLF mit Kurs auf Rio ten sind ja bereits erfasst die Verwaltung und Bewirtschaftung des Archivs erfolgt hier wie dort nach dem gleichen Ordnungsprinzip. Extremsurfer Die Hälfte der Jugendlichen in Deutschland ist zu viel online meinen zumindest deren Eltern. Dies ist eines der Ergebnisse einer Umfrage der Techniker Krankenkasse unter 1000 Eltern. Sie untersuchte das Mediennutzungsverhalten von 12- bis 17-jährigen Kindern. 80 Prozent dieser Zielgruppe besitzt ein eigenes Smartphone, es werde gechattet, online gespielt oder auch für die Schule recherchiert in der Summe auf jeden Fall zu viel. Laut der Studie kontrollieren nur drei von zehn Elternteilen, wo ihre Kinder im Internet unterwegs sind. 40 Prozent der Eltern geben keine Limits vor, wie viel ihre Kinder online sind. Auch in diesem Jahr engagiert sich REISSWOLF wieder im Sponsoring eines Spitzenteams der Beachvolleyball-Szene. Dabei handelt es sich um die Paarung Alexander Walkenhorst und Stefan Windscheif. Beide belegten in diesem Jahr führende Plätze bei den Herren-Europameisterschaften. Außerdem haben sie bereits zwei Turniere der nationalen smart beach tour 2014 gewonnen und lagen auch beim Grand-Slam- Turnier im amerikanischen Long Beach auf den vorderen Rängen. REISSWOLF hat im Sponsoring dieser jungen Sportart beste Erfahrungen gemacht. Bei der nationalen Turnierserie smart beach tour handelt es sich um ein Format, das an Attraktivität und Coolness kaum zu überbieten ist. Vorausgesetzt das Wetter spielt mit, dann finden die Turniere einen riesigen Zuschauer- und Medienzuspruch. Das erkennen mittlerweile auch Unternehmen wie Microsoft oder Sport Bild, die sich bei der Tour als Sponsoren engagierten. Das Sponsorpaket von REISSWOLF umfasst als Werbefläche die Hosen der beiden Spitzensportler, die auf nationaler Ebene zu den besten Teams gehören und deshalb Deutschland bei den Grand-Slam-Turnieren auch als Nationalmannschaft vertreten. Kein Wunder also, dass die beiden einen ganz konkreten Traum haben: Im Jahr 2016 wollen sie zu den Olympischen Spielen nach Rio de Janeiro für Beachvolleyballer wahrscheinlich ein besonders attraktives Ziel. REISSWOLF jedenfalls drückt die Daumen und trägt seinen Teil dazu bei, dass der Traum in Erfüllung geht.

3 REISSWOLFAKTEN 3 Juniorenkreis Nachwuchs am Start Heute schon an den Führungsnachwuchs von morgen denken das ist die Idee hinter dem REISSWOLF Juniorenkreis. Eine Gruppe von zehn jungen Leuten, die zwei Dinge gemeinsam haben: Sie sind Kinder von REISSWOLF Gesellschaftern und interessieren sich für das Geschäft von morgen. Rund zweimal im Jahr trifft sich der Kreis, zuletzt im August auf dem Werksgelände der Firma WEPA in Giershagen. Der Hersteller für Hygienepapiere zeigte, was aus dem von REISSWOLF Betrieben bundesweit gelieferten Material gefertigt wird: Hygienepapiere, Taschentücher oder Toilettenpapier. Der Nachwuchs fand die Werksbesichtigung spannend und erörterte anschließend noch aktuelle Fragen des REISSWOLF Marketings. Spende Köln Mit Kunst helfen Auch über die Grenzen der Domstadt hinaus hat der Einsturz des Historischen Archivs der Stadt Köln im Jahr 2009 für Aufsehen gesorgt. REISSWOLF zählte damals zu den Helfern der ersten Stunde und hilft noch heute! Mit dem Erwerb eines Bildes der Künstlerin Johanna R. Wiens, Schülerin von Jörg Immendorff und Meisterschülerin von Gerhard Merz, unterstützt REISSWOLF Köln die Stiftung Stadtgedächtnis und damit den Erhalt und die Restauration der Dokumente, die beim Einsturz des Archivs vor fünf Jahren beschädigt wurden. Ein Teil des Kaufpreises geht direkt an die Stiftung. Mit dem Erwerb des Bildes wollen wir einen Teil zur Restauration der einzigartigen und durch nichts zu ersetzenden Archivalien beitragen, sagt André Fahnenbruck, geschäftsführender Gesellschafter des Unternehmens (auf unserem Bild gemeinsam mit der Künstlerin). Herzlichen Dank an die Damen und Herren von Wepa sowie an Thomas Sander für die Moderation des Juniorenkreises. LEXIKON Was sind eigentlich die richtigen Aufbewahrungsfristen? Wie lange ein bestimmtes Dokument aufbewahrt werden muss, lässt sich nicht immer pauschal beantworten. Denn die Aufbewahrungsdauer kann man oft nur aus verschiedenen Verordnungen und Gesetzen ableiten. Grundsätzlich gibt es aber nur wenige Dokumente, die länger als zehn Jahre aufbewahrt werden müssen (z. B. im Gesundheitswesen). Auch für den Beginn der Aufbewahrung gibt es keine einheitliche Regelung. Am Beispiel des Produkthaftungsgesetzes wird die Problemstellung deutlich: Gemäß 13 des ProdHaftG endet der Anspruch auf Entschädigung eines durch ein Produkt verursachten Schadens, zehn Jahre nachdem der Hersteller das Produkt in Verkehr gebracht hat. Heißt: Die Aufbewahrungsfrist beispielsweise für Konstruktionszeichnungen eines Produkts beträgt zehn Jahre, als Aufbewahrungsbeginn zählt jedoch der Tag, an dem das Produkt letztmalig in Verkehr gebracht wurde. Um Rechtssicherheit in der Frage nach Aufbewahrungsdauer und Aufbewahrungsfristen zu erlangen, sollte die erste Anlaufstelle immer ein Steuerberater oder Jurist sein. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

4 4 REISSWOLFAKTEN Schneller und flexibler RW Fakten: In diesem Jahr wird die ken, Versicherungen und Industrieunternehmen, bis die operative REISSWOLF Deutschland GmbH als gemeinsame Gesellschaft der Arbeit von den Partnern vor Ort REISSWOLF Partner 25 Jahre alt. geleistet wird. So sind wir immer Wie beschreiben Sie als einer von nah am Kunden. zwei Geschäftsführern die Aufgaben der Gesellschaft? ansonsten für die Gruppe? RW Fakten: Was leistet die GmbH Marcus Menzel: Zum einen engagieren wir uns im überregionamen Teile des zentralen Einkaufs, Marcus Menzel: Wir übernehlen Vertrieb. Wir akquirieren und das überregionale Marketing, die betreuen große Kunden wie Ban- Steuerung unseres Qualitätsmanagement-Systems, die Organisation von Projektgruppen sowie die interne und externe Kommunikation. RW Fakten: REISSWOLF steht für eine einzigartige Form der Kooperation. Marcus Menzel: Meines Wissens die älteste dieser Art. Als Mittelstandskooperation arbeiten wir anders als ein Konzern. Manchmal können wir einfach schneller und flexibler reagieren. Datenschutz aktuell Der Bundespersonalausweis (BPA) dient zur Feststellung der Identität einer Person durch Vorlage und Direktabgleich des Passbildes. Nach dem Abgleich besteht eine direkte Rückgabepflicht an den Besitzer. Deshalb ist eine Hinterlegung als Pfand unzulässig. Ist die identitätsnachweispflichtige Person nicht vor Ort, besteht beim neuen BPA ggf. die Möglichkeit, die Identität elektronisch festzustellen. Ein grundsätzliches Vervielfältigungsverbot des BPA schreibt 20 II Personalausweisgesetz (PAuswG) fest. Ausnahmen hiervon finden sich etwa in 95 IV Telekommunikationsgesetz für Telekommunikationsdiensteanbieter oder in 8 I Geldwäschegesetz u. a. für Kredit-, Finanzdienstleistungs- und Versicherungsinstitute. Die Erstellung einer Kopie zu Identifizierungszwecken ohne ausdrückliche gesetzliche Erlaubnis ist nach Ansicht der Aufsichtsbehörden in Abstimmung mit dem Bundesministerium des Inneren in Einzelfällen nur unter Beachtung folgender Punkte zulässig: - Verwendung der eindeutig als solche erkennbaren Kopie nur zu Identifizierungszwecken: - die nicht zur Identifizierung notwendigen Daten sind zu schwärzen (insbesondere die Zugangsund Seriennummer), - datenschutzkonforme Vernichtung der Kopie nach Identitätsfeststellung (nach DIN 66399, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe 3), - Verbot der elektronischen Speicherung der Ausweisdaten (das Anfertigen von Scans des BPA ist stets als Verstoß zu werten). RA Dr. Gregor Scheja, Externer Datenschutzbeauftragter REISSWOLF in aller Welt Heute: in Finnland Schon seit 1989 gibt es REISSWOLF in Finnland. An drei Standorten in Rovaniemi, Helsinki und Vantaa werden die Akten- und Datenvernichtung sowie die Archivierung und Lagerung von Akten angeboten. Geschäftsführer: Pertti Heikkinen, Sami Ravelin, Hannele Heikkinen Mitarbeiter: 12 Gründungsjahr: 1989 Adresse: Ahjotie 4, Rovaniemi, Ohrahuhdantie 2 B and 4, Helsinki, Turvalaaksontie 1, Vantaa Impressum Herausgeber: REISSWOLF Deutschland GmbH, Normannenweg 28, Hamburg Verantwortlich: Thomas Sander, Tel Redaktion und Grafik: K1 Gesellschaft für Kommunikation mbh, Köln Druck: Broermann Offset-Druck GmbH, Troisdorf-Spich REISSWOLF, Nachdruck unter Angabe der Quelle gestattet Fotos: Klaus Wohlmann; privat; Estea/Shutterstock.com

5 Beilage zum Kundenmagazin der REISSWOLF Deutschland GmbH REISSWOL FAKTEN Stand: November 2014 Aufbewahrungsfristen von A-Z Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ( 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Neben den o. g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen so z. B.: Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG) Steuerrecht (EStG, KStG, GewStG) Zivilrecht (BGB, ZPO) Aktiengesetz (AktG) Banken- und Versicherungsgesetz Beamtenrecht Röntgenverordnung (RöV) Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe (EfbV) Strahlenschutzverordnung (StrlSchV) An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt 0 haben Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben Anlagevermögen Anlageverzeichnisse Anträge auf Arbeitnehmersparzulage Anwesenheitslisten (z. B. Stempelkarten), soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich Bankauszüge, Bankbelege Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung Belastungsanzeigen (intern und extern) Belege, Sammelbelege, Beleglisten, soweit Buchungsunterlagen Bestell- und Auftragsunterlagen Beteiligungsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen Betriebskostenabrechnungen Betriebstagebücher (EfbV) Bewirtungsunterlagen Bilanzen Bilanzen und Bilanzanlagen Buchungsanweisungen Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z. B. DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen dargestellt. Darüber hinaus ist zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist gem. der Abgabenordnung ( 147) mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist. Daraus ergibt sich, dass die Aufbewahrungsfrist aller zum Jahresabschluss gehörenden Unterlagen ebenfalls mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der Jahresabschluss erstellt wurde. Darlehensunterlagen Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) ( 47 AO) Dauerauftragsunterlagen Debitorenbuchhaltung Depotbücher, Depotauszüge und Depot- bestätigungen Doppelbesteuerungsunterlagen EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effekten- buch Einheitswertunterlagen s mit steuerrelevantem Inhalt Essenmarkenabrechnungen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Frachtbriefe Freistempelabrechnungen Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar Gehaltslisten Geschäftsberichte

6 2 REISSWOLFAKTEN November 2014 Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschafterversammlungen/-beschlüsse, (Protokolle und sonstige Unterlagen) Gewinn- und Verlustrechnungen Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare Gründungsakten der Gesellschaft Gutachten Gutschriften, Gutschriftsanzeigen Handelsbriefe Handelsbücher Hauptbücher Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) Inkassobücher, -karteien, -quittungen Inventare, Inventarnachweise Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke Jahresabschluss Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Kassenberichte Kassenbücher und -blätter Kassenzettel Kontenpläne und -änderungen Kontoauszüge Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte Kostenträgerrechnungen Krankenhaus-Buchführungsunterlagen Kreditorenbuchhaltung Lastschriftanzeigen Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen Lohnkontenarten Lohnlisten Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./ Angest.) Mahnvorgänge Maschinenkarteikarten (Inventur) Mietverträge (nach Vertragsende) Nebenbücher Offenbarungseidanträge Pachtverträge (nach Vertragsende) Patente und Patentunterlagen nach Ablauf des Patents Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär Pensionskassenunterlagen Personalunterlagen Pfändungsunterlagen Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen Provisionsabrechnungen mit Unterlagen Prüfungsberichte des Abschlussprüfers Qualitätsmanagement-Unterlagen Quittungen, wenn Buchungsunterlagen Rechnungen und Rechnungsunterlagen Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten nach Verfahrensabschluss Reisekostenabrechnungen Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) Saldenbilanzen Saldenlisten Scheck- und Wechselunterlagen Schriftwechsel Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) Sozialversicherungsunterlagen Spendenbescheinigungen Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* Telefonkostennachweise Überstundenlisten Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher Vermögensverzeichnis Versand- und Frachtunterlagen Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen VwL-Unterlagen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Wechsel Zessionen Zinsabrechnungen Alle Angaben sind ohne Gewähr *) 28 (3) RöV: Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung aufzubewahren. Die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren. (...)