erweiterte Vertreterabrechnung

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2 Inhalt Allgemeines... 3 Einstellungen im INKS-Firmenstamm... 4 Angaben in den Vertreter-Stammdaten... 6 Einstellungen in den Vertreter-Artikel-Konditionen Einstellungen in Verbindung mit der 3er-Staffel Einstellungen in Verbindung mit der 18er-Staffel... 9 Ermittlung der Vertreter-Provisionen Vertreter-Auswertungen Provisionsübersicht Abrechnung Provisionsnachweis Artikelzusammenfassung Rohertragsliste Vertreter-Preisinformation Vertreter-Auswertung Vertreter-Nummern in Adressen ändern Seite 2

3 Allgemeines Im Gegensatz zur einfachen Vertreterabrechnung, die bereits im Grundmodul von INKS enthalten ist, bietet das Modul Erweiterte Vertreterabrechnung wesentlich mehr Möglichkeiten, Provisionen zu definieren z. B. abhängig vom Rohertrag, als Festprovision, individuell für Warengruppen oder auch einzelnen Artikel, abhängig von verkauften Stückzahlen je Artikel oder auch abhängig von gewährten Rabatten bzw. Preisnachlässen. Außerdem kann die Berechnung der Vertreterprovisionen so eingestellt werden, dass Rechnungen erst dann berücksichtigt werden, wenn sie bereits bezahlt worden sind. Die Erweiterte Vertreterabrechnung bietet darüber hinaus zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten bzw. Listen. Wichtig für die Arbeit mit dem Modul Erweiterte Vertreterabrechnung sind Parameter- Einstellungen im INKS-Firmenstamm sowie gezielte Festlegungen in der Adress-Artikel- Verknüpfung (Konditionen), wo Vertretern ähnlich wie den Kunden und Lieferanten besondere Konditionen für bestimmte Artikel oder Warengruppen eingeräumt werden können. Ohne das INKS-Modul Erweiterte Vertreterabrechnung können Sie nur maximal 99 Vertreter anlegen und diesen jeweils einen einheitlichen Provisionssatz als Prozentzahl zuweisen. Die Vertreter werden entweder den Kunden fest zugeordnet oder können auch erst in der Belegerfassung ausgewählt werden. Im Artikelstamm können Artikel wie z. B. Versandkosten generell von der Provisionsberechnung ausgenommen werden. Nur in Verbindung mit dem INKS-Modul Erweiterte Vertreterabrechnung ist es möglich, abhängig vom Umsatz oder vom Rohertrag je Artikel oder Warengruppe oder auch abhängig vom Kunden Vertreter-Provisionen festzulegen. Während bei Einsatz der im INKS-Grundmodul enthaltenen einfachen Vertreterabrechnung die Provision gleich bei der Erfassung bzw. Bearbeitung von Rechnungen ermittelt wird, ist für die komplexeren Möglichkeiten des INKS-Moduls Erweiterte Vertreterabrechnung vor Auswertungen der Aufruf des Programmteils Report Vertreter Provisionen aufbauen erforderlich. Seite 3

4 Einstellungen im INKS-Firmenstamm Im INKS-Programmteil Stammdaten Firmendaten Firmenstamm ändern können Sie bei Parameter für weitere Funktionen unter 5. Verkäuferprovisionsberechnung Festlegungen für die Arbeit mit dem Modul Erweiterte Vertreterabrechnung treffen. Abb.: Firmenstamm-Parameter, die die Provisionsberechnung beeinflussen Die dort aufgeführten Parameter haben die folgende Bedeutung. (Aktuelle Informationen über die Arbeitsweise der einzelnen Parameter erhalten Sie jeweils mit dem Button gelbes Fragezeichen.) Statistik im Grundmodul aufbauen Mit diesem Parameter kann die Ermittlung von Vertreterprovision generell ausgeschaltet werden, wenn beim Parameter eine 0 eingetragen ist. Kennzeichen für die Art des Provisionsaufbaus Dieser Parameter legt fest, ob die Provision abhängig vom Umsatz oder vom Ertrag (der Marge) ermittelt werden soll. Außerdem kann hier festgelegt werden, dass für unterschiedliche Kundengruppen (Einteilung der Kunden im Adressenstamm an der 21. Stelle des Feldes Funktionskennzeichen ) unterschiedliche Provisionen gewährt werden sollen. Seite 4

5 Pro Beleg-Position %-Provision Wenn dieser Parameter mit einer 1 aktiviert ist, kann beim Erfassen von Rechnungen, Angeboten usw. nicht nur je Belegposition die Provision geändert werden, sondern bei Eingabe von 2 oder 3 auch der Vertreter. Abb.: Eingabe von Vertreter bzw. Provision je Belegposition EK-Preis steht im VK1, VK2=2 bis VK6=6 Für die Provisionsberechnung abhängig vom Rohertrag können Sie hier festlegen, in welchem der Verkaufspreisfelder im Artikelstamm Sie einen kalkulatorischen Einstandspreis pflegen, der dann statt des letzten Einkaufspreises im Artikelstamm für die Rohertragsberechnung verwendet wird. Nur bezahlte Rechnungen für Provision Wenn dieser Parameter mit einer 1 aktiviert ist, werden in der Provisionsberechnung nur Rechnungen berücksichtigt, für die es keinen Offenen Posten mehr gibt, die also vollständig bezahlt worden sind. Voraussetzung ist, dass die Offene Posten-Verwaltung in INKS nicht ausgeschaltet bzw. dass die Offenen Posten nicht online aus dem Programm IN-LINE WinFibu ermittelt werden. In A/T/L/R! Vertreter > 0 Dieser Parameter verhindert, dass Belege an Kunden (z. B. Angebote, Aufträge, Rechnungen) ohne die Zuordnung eines Vertreters erfasst werden. Vertreterprovision optional kundenspezifisch Wenn dieser Parameter aktiviert wurde, steht je Kunde (in den Adressstammdaten unter dem Reiter Umsatz ) ein zusätzliches Eingabefeld zur Verfügung, in dem ein prozentualer Provisionssatz hinterlegt werden kann, der dann bei der Provisionsberechnung statt des Provisionssatzes berücksichtigt wird, der in den Stammdaten des Vertreters hinterlegt ist. Vertreter-Artikelprovision mit 3 oder 18 Staffeln Unabhängig davon, ob Sie bei den Kunden- und Lieferanten-Konditionen mit den 3er- oder mit den 18er-Staffeln arbeiten, können Sie hier festlegen, welche Variante der Staffeln Sie bei den Vertretern nutzen anwenden wollen. Seite 5

6 Angaben in den Vertreter-Stammdaten Im Programmteil Stammdaten Firmendaten Firmenstamm ändern können bis zu 99 Vertreter angelegt werden. Außer der Anschrift des Vertreters kann hier je Vertreter ein allgemeingültiger prozentualer Provisionssatz eingetragen werden, der immer dann gilt, wenn im Programmteil Stammdaten Adress-Artikel-Konditionen Konditionen anlegen/ändern nicht für den Vertreter für einzelne Warengruppen oder auch für einzelne Artikel Sonderkonditionen hinterlegt worden sind. Abb.: Einrichten von Vertretern im INKS-Firmenstamm Die Anschrift des Vertreters kann auch in Formularen wie z. B. Auftragsbestätigungen oder Rechnungen gedruckt werden. In die Felder Pfad zu Zentrale und User-Nr in Notebook-INKS ist nur etwas einzugeben, wenn Sie mit INKS-Notebook-Lizenzen für Ihre Vertreter arbeiten. Dann kann jeder Vertreter eine Kopie Ihres Firmen-INKS auf seinem Notebook haben, wobei die Daten, die auf das Notebook übertragen werden, auf die Kunden beschränkt werden können, bei denen der Vertreter als zuständiger Betreuer im INKS-Adressenstamm eingetragen ist. (Vgl. Module Notebook-Lizenz und Vertreter-Übergabe.) Seite 6

7 Mit dem Button Provisionssplitting ist es möglich, die Provision anteilig auf zwei oder mehrere Vertreter zu verteilen und dafür feste prozentuale Verteilungsschlüssel festzulegen. Mit den Buttons und können Sie sich - wie aus dem Adressenstamm bekannt Auswertungen anzeigen lassen, nämlich eine Umsatztabelle für das aktuelle Jahr und das Vorjahr (Klick mit der linken Maustaste auf den Fieberkurven -Button) oder auch einen 5- Jahres-Vergleich (Klick mit der rechten Maustaste) sowie eine Warengruppen- und Artikel- Statistik. Angezeigt werden dabei nicht die Provisionen des Vertreters, sondern die kumulierten Umsatzdaten der Kunden, die dem Vertreter zugeordnet sind. Provisionen, die von dem Prozentsatz abweichen, der in der Stammdatenmaske des Vertreters eingegeben wird, werden im Programmteil Stammdaten Adress-Artikel- Konditionen Konditionen anlegen/ändern erfasst. Außerdem können Artikel in den Stammdaten als generell nicht provisionsfähig gekennzeichnet werden. (Unter dem Reiter Artikelkennung im Artikelstamm.) Seite 7

8 Einstellungen in den Vertreter-Artikel-Konditionen 1. Einstellungen in Verbindung mit der 3er-Staffel Abb.: Eingabemaske für Vertreter-Konditionen in der 3er-Staffel In der 3er-Staffel ob mit der 3er - oder mit der 18er-Staffel bei den Vertreter- Konditionen gearbeitet werden soll, legen Sie im INKS-Firmenstamm unter Parameter für weitere Funktionen 5. Verkäuferprovisionsberechnung beim Parameter Vertreter- Artikel-Provision mit 3 Staffeln oder 18 fest kann im Feld Rabatt-% ein Prozentsatz für die Vertreterprovision festgelegt werden, der dann für diesen Vertreter generell für den ausgewählten Artikel oder die ausgewählte Warengruppe gilt. Alternativ kann in den Feldern Menge und Wert je Staffel ein eigener Prozentsatz für die Provision eingegeben werden, der dann abhängig von der verkauften Stückzahl gilt. In den meisten Fällen ist das nicht für Verknüpfungen zwischen Vertretern und Warengruppen zweckmäßig sondern nur zwischen Vertretern und Artikeln. Wenn im Feld Menge der ersten Staffel eingetragen wird, gilt die Eingabe im Feld Wert als Festprovision pro Stück in Euro. (Im INKS- Firmenstamm muss beim Parameter Kennzeichen für die Art des Seite 8

9 Provisionsaufbaus (s. o.) eine 1 oder eine 3 eingetragen sein, damit die als Festlegung auf einen Festbetrag als Provision gewertet wird.) Abb.: Definition einer Festprovision je verkauftem Artikel Wenn es für einen Vertreter sowohl Konditionen für einen Artikel als auch für die Warengruppe gibt, zu der der Artikel gehört, wird bei der Provisions-Ermittlung die Warengruppen-Verknüpfung nicht berücksichtigt. 2. Einstellungen in Verbindung mit der 18er-Staffel Mit der 18er-Staffel haben Sie mehr Möglichkeiten, die Art der Provisionsberechnung zu gestalten. Es gibt drei verschiedene Staffelarten, die Sie individuell für jeden Artikel bzw. ggf. für jede Warengruppe auswählen können, nämlich: MP RP VP Menge / Provision Rabatt / Provision Vergleich / Provision Je Verknüpfung für jeden Vertreter mit den einzelnen Artikeln oder Warengruppen können bis zu 18 Staffelungen definiert werden. Es ist aber auch ausreichend, wenn nur bei der ersten Staffel etwas eingegeben wird. Je Verknüpfung kann nur mit einer Staffelart gearbeitet werden. Seite 9

10 Abb.: 3 Staffeltypen für die Provisionsberechnung stehen zur Auswahl Beim Staffeltyp MP Menge / Provision müssen die Provisionen nicht generell prozentual auf- oder absteigend sein. So können Sie beispielsweise als Anreiz für Ihre Vertreter eine optimale Verkaufsmenge definieren und gleichzeitig bei besonders großen Abnahmemengen wieder eine niedrigere Provision gewähren usw. Beim Staffeltyp RP Rabatt / Provision können Sie ohne die Provisionsberechnung generell vom Rohertrag abhängig zu machen definieren, dass der Vertreter niedrigere Provisionen bekommt, je mehr Rabatt er seinen Kunden gewährt. Wenn Ihre Vertreter den Kunden nicht Rabatte sondern Sonderpreise gewähren, können Sie dies mit der Staffel-Art VP Vergleich / Provision in der Verknüpfung berücksichtigen. Der vom Vertreter erzielte Verkaufspreis wird dabei immer verglichen mit dem zweiten Verkaufspreis, der im Artikelstamm bei den Artikeln eingetragen ist. Seite 10

11 Ermittlung der Vertreter-Provisionen Bei Einsatz des INKS-Moduls wird die Provision erst beim Aufruf des Programmteils Report Vertreter Provisionen aufbauen errechnet: Dieser Programmteil prüft jede einzelne Rechnungsposition im Hinblick darauf, welche Provisionskonditionen für den im Beleg zugeordneten Vertreter gelten. Erst im Anschluss an das Ausführen dieses Programmteils sind die Provisionen aus allen Rechnungen berücksichtigt. Der Aufbau der Vertreterprovisionen kann beliebig häufig wiederholt werden. Sofern nicht Provisionen in die Belegpositionen selbst eingegeben worden sind (s. o.), werden beim neuerlichen Aufbau der Provisionen auch noch nachträgliche Änderungen an den Vertreterkonditionen berücksichtigt. Wenn Sie im Firmenstamm eingestellt haben, dass die Provision auf der Grundlage des erzielten Rohertrags errechnet werden soll, wird beim Starten der Provisionsberechnung noch gefragt, ob der Rohertrag die Differenz zwischen Umsatz und durchschnittlichem oder letztem Einkaufspreis sein bzw. ob in jedem Fall der höhere Einkaufspreis berücksichtigt werden soll: Der Provisions-Aufbau kann beliebig häufig wiederholt werden. Die Auswertungen müssen aber spätestens unmittelbar vor dem Monatsabschluss abgeschlossen sein. Seite 11

12 Vertreter-Auswertungen Nicht nur in den Unterprogrammen unter Report Vertreter können Sie sich vertreterbezogene Auswertungen drucken lassen. Auch in vielen weiteren Auswertungen können Sie über die Nummern der Vertreter eine Auswahl treffen so z. B. in Adress-Umsatzlisten, bei Auswertungen des Rechnungsjournals und unter Report Beleglisten (Termine). Die Auswertungen unter Report Vertreter sind als Material für die Vertreter gedacht, damit sie nachvollziehen können, wie es zu ihrem Provisionsbetrag gekommen ist. Abb.: Vertreter-Auswertungen 1. Provisionsübersicht In dieser Liste werden die aufgelaufenen Provisionen der Vertreter im laufenden Monat, laufenden Jahr und Vorjahr ohne Verweis auf die einzelnen Rechnungen ausgewiesen. 2. Abrechnung In der Vertreter-Abrechnung werden je Rechnung der Provisionsbasisbetrag, der gemittelte Provisionssatz über alle in die Abrechnung eingegangenen Belegpositionen sowie der Provisionsbetrag je Rechnung und als Gesamtsumme ausgewiesen. Seite 12

13 3. Provisionsnachweis Im Provisionsnachweis werden je Vertreter alle Rechnungen und die provisionsfähigen Rechnungspositionen mit den berücksichtigten Provisionen aufgeführt. 4. Artikelzusammenfassung In der Artikelzusammenfassung werden die Rechnungen je Vertreter nach Artikeln zusammengefasst. Ihr ist also zu entnehmen, in welcher Gesamtstückzahl jeder Vertreter die verschiedenen Artikel verkauft hat. 5. Rohertragsliste Die Vertreter-Rohertragsliste führt je Vertreter die Anzahl der Rechnungen seit dem letzten Monatsabschluss, den Gesamt-Nettoumsatz und den Einkaufswert der Rechnungen, den Rohgewinn und die Marge auf. 6. Vertreter-Preisinformation Die Vertreter-Preisinformation druckt je Kunde eine Auflistung, der zu entnehmen ist, welche Artikel der Kunde zu welchem Preis wann zuletzt gekauft hat. Sie ist als Hilfsmittel für die Vertreter zur Vorbereitung von Kundenbesuchen bzw. gesprächen gedacht. Abb.: Auswahlmaske für die Vertreter-Preisinformation Seite 13

14 7. Vertreter-Auswertung Die Vertreter-Auswertung führt je Vertreter alle Kunden (die im Adressenstamm diesem Vertreter zugeordnet sind) und wahlweise den Umsatz oder den Rohertrag aus zwei Vergleichszeiträumen auf. In einer Gesamtaufstellung am Schluss der Auswertung werden je Vertreter der kumulierte Umsatz bzw. Rohertrag und die Anzahl der Rechnungen angezeigt. Abb.: Auswahlmaske für die Vertreter-Auswertung Vertreter-Nummern in Adressen ändern Mit diesem Programmteil können Sie in den Adressstammdaten schnell Vertreter durch andere ersetzen, wenn Sie z. B. Ihre Vertriebsgebiete neu organisieren o. ä. Diese Änderungen betreffen nicht bereits erfasste Angebote, Aufträge usw. Seite 14