CS OP-Logistik Funktionsbeschreibung

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1 Produktinformation CS OP-Logistik Funktionsbeschreibung

2 1. Über uns Die Con-Sense GmbH steht für die Beratung und Entwicklung von SAP -Anwendungen und branchenspezifischen Lösungen. Sprechen Sie uns an und lassen Sie uns einen gemeinsamen Konsens finden! Produkte: Informieren Sie sich über weitere Produkte des CS-Stammdatenmanagements. Themen wie zum Beispiel: Stammdatenpflege Kataloganbindung Anlage aus externen Dateien und / oder Katalogen Scannerlösung Kontakt: Con-Sense GmbH Mecklenburger Str Söhlde Fon: Fax: Ihr Ansprechpartner: Karl-Georg Nolte Fon: Mail: nolte@con-sense-group.com Inhaltsverzeichnis 1. ÜBER UNS ZIELSETZUNG FUNKTION HANDLING ZUSAMMENFASSUNG FAZIT KONTAKT 16 2

3 2. Zielsetzung CS OP-Logistik ist ein Komplettpaket für die Logistik rund um die Operation. Der bereichsübergreifende Prozessablauf durch eine Kombination von SAP IS-H (oder externem OP- Programm), dem Fallwagenmonitor und der scannergestützten Kommissionierung des im OP benötigten Materials, deckt die gesamte OP-Logistik ab. CS OP-Logistik reicht von der OP-Planung, der Bestückung der einzelnen Fallwagen, über die Dokumentation, das Abräumen der Fallwagen bis zur Abrechnung und Wiederbeschaffung. CS OP-Logistik optimiert somit den gesamten OP-Ablauf von Anfang bis Ende. Durch die fallbezogene Abrechnung bietet CS OP- Logistik eine bessere Kostentransparenz und eine Reduzierung der Bestände als entscheidende Vorteile in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität. Zudem gehört eine vollständige SAP - Integration zu diesem Konzept. 3

4 3. Funktion Situation Es gibt eine Vielzahl an Kombinationen von Operationen und Leistungsstandards, die erbracht, dokumentiert und berechnet werden sollen. Für diese Operationen sind Materialstücklisten festgelegt, die Verbrauchsmaterial und OP-Besteck enthalten. Diese Listen unterliegen ständiger Bewegung, weil der Mensch kein standardisiertes und genormtes Produkt ist und weil Verfügbarkeiten oder Substitutionen bei Materialien zu berücksichtigen sind. Um Lagerhaltungskosten zu reduzieren und wirtschaftlich zu handeln, ist eine Vernetzung aus OP-Planungssicht und Kommissionierung das Ziel. Lösung Mit CS OP-Logistik werden die Bereiche OP, Materialwirtschaft und Kostenrechnung ohne einen Medienbruch gebündelt. Die Versorgung der OP-Säle durch Fallwagen mit dem Fallwagenmonitor reicht von der OP- Planung des ärztlichen und pflegerischen Personals, der Bestückung der einzelnen Fallwagen durch die Logistikmitarbeiter über die Dokumentation durch das OP- Personal und das Abräumen der Fallwagen bis zur Abrechnung und Wiederbeschaffung. CS OP-Logistik steuert somit den gesamten OP-Ablauf vom Anfang bis zum Ende. Die ständige Verbindung zum OP-System zeigt den Status (neue Fälle, Änderungsmitteilungen oder Absagen) an. Alle Änderungen werden protokolliert. 4

5 Über den Fallwagenmonitor erfolgt die operative Steuerung der OP-Logistik-Prozesse, Detailinformationen ermöglichen die Sicht zu den aktuellen OP-Plänen, benötigte Artikelstücklisten können angezeigt, die Fallstücklisten, bei separaten Änderungen, bearbeitet werden. der Bestückung der einzelnen Fallwagen durch die Logistikmitarbeiter. der Dokumentation durch das OP- Personal. dem Abräumen der Fallwagen. der Abrechnung und der Wiederbeschaffung. Prozessschritte, die mit der Verbuchung von Materialien und der Erfassung von Standorten zusammenhängen, werden scannergestützt erfasst und an das SAP -System gemeldet. Dazu gehören die Platzierung am OP-Tisch, die fallbezogene Verbrauchsbuchung und Wiedereinlagerung von nicht benötigten Materialien, die aus dem OP nach erfolgter Operation zurück ins Fallwagenlager gegeben werden. Zudem die Anlage von Notfällen und die Bestückung von Tageswagen der Fachbereiche. Stammdaten CS OP-Logistik basiert auf der Verwendung von Stücklisten in denen die, für die Operationen benötigten Materialien, zusammengestellt werden. In die Stücklisten werden automatisch die Daten aus dem SAP -Materialstamm und Einkaufsinfosatz übernommen. Diese Stammdaten werden in den Stücklisten um weitere Informationen, z.b. Lagerungstexte und verwendete Geräte ergänzt. Es werden Maximalstücklisten genutzt. Aus den kopierten Maximalstücklisten werden Eingriffsstücklisten erstellt. Eine Eingriffsstückliste kann sich auf eine oder mehrere angeordnete Leistungen beziehen. Diese basieren auf den Standards und sind feststehend, können aber bei Bedarf angepasst und verändert werden, z. B. durch Kopieren vorhandener Listen. Aufrufe aus einer zweiten Maximalstückliste, sowie Alternativartikel anstelle des Originalmaterials, können genutzt und jederzeit geändert werden. 5

6 Die Eingriffsstücklisten aktualisieren sich automisch aus der Maximalstückliste und den SAP -Stammdaten. Aus den Eingriffsstücklisten werden Kommissionierungsstücklisten erstellt. Die OP-Stücklisten werden für eine individuelle Operation zusammengestellt und sind die Basis für die spätere OP-Dokumentation und Abrechnung. Besondere Stammdaten Neben den üblichen Stammdaten, werden in CS OP-Logistik auch folgende Sonderformen abgewickelt. Konsignationsartikel Konsignationsartikel werden in den Stücklisten verwaltet und Besonderheiten in der Dokumentation (z.b. Lotnummer), Bestandsführung, Abrechnung und Beschaffung in der gesamten Prozesskette beachtet. Siebe/Sterilgut Geräte Geräte, die für eine OP notwendig sind, werden ebenfalls in den Stücklisten verwaltet. Für besondere Geräte, z.b. C-Bogen, gibt es eine Verfügbarkeitsübersicht, die in der OP- Planung genutzt werden kann. Hinweis Ebenfalls in den Stücklisten lassen sich Hinweistexte, z.b. zur Lagerungsart oder zum Produkthandling hinterlegen. OP-Stückliste Im klinischen Arbeitsplatz SAP IS-H finden Sie eine Übersicht über das OP-Programm und alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Fällen. Über diesen Arbeitsplatz können Sie individuelle OP-Stücklisten für einen Fall planen. Durch Anklicken der Spalte Stückliste gelangen Sie in die OP-Planung. Steriprodukte und Siebe (auch Leihsiebe) werden in der Bestandsführung beachtet und ihre Aufbereitungskosten der jeweiligen OP zugerechnet. Damit der Verbleib und die Zuordnung zur OP gewährleistet ist, wird jedes einzelne Sieb im Bestand geführt. Über die Siebvorschau ist ersichtlich, wie viele Siebe benötigt werden und welche Siebe für die geplanten OPs noch nicht zur Verfügung stehen. 6

7 Sie haben nun die Möglichkeit, eine Eingriffsstückliste und weitere Artikel aus der Maximalstückliste (über Aufruf einer zweiten Liste) hinzuzufügen. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, Alternativartikel anstelle des Originalmaterials fest-zulegen. Originalmaterial kann so zu jeder Zeit der Bearbeitung durch Alternativartikel ersetzt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Nach Fertigstellung der OP-Stückliste, wechselt die Ampelfarbe im IS-H-Monitor von rot auf grün. So können Sie auch hier jederzeit den Fortschritt der Stücklistenplanung überschauen. Die OP-Stückliste wird jetzt zur Kommissionierung freigegeben. Aus dem nachfolgend angezeigten Monitor sind verschiedene Funktionen aufrufbar. Übersichtlich werden die jeweiligen Fälle in ihrem aktuellen Status angezeigt. Ist ein Fall bereits in Bearbeitung, so sind sowohl der verwendete Fallwagen als auch der aktuelle Standort ersichtlich. Das Hinweisfeld enthält nachgemeldete Informationen aus dem OP-System, die vom Auftragssteuerer vor Freigabe zur Kommissionierung zu bearbeiten sind. Fallwagenmonitor Der Fallwagenmonitor ist das zentrale Steuerungsinstrument in CS OP-Logistik. Mit ihm werden die Prozesse gesteuert und überwacht. Integriert ist der Fallwagenmonitor in den SAP -Menübaum. Eine Vorabselektion schränkt die anzuzeigenden Ergebnisse bei Bedarf ein. Nachdem die OP-Planung abgeschlossen und damit die OP-Stückliste bestätigt wurde, wird der Vorgang über den Fallwagenmonitor zur Kommissionierung freigegeben. Im Hintergrund prüft das System die Bestände der zu kommissionierenden Artikel. Anschließend werden von hier die Abläufe rund um den Fallwagen gesteuert. Nach der Kommissionierung (Beladung des Fallwagens) und anschließender Qualitätskontrolle kann der Fallwagen für den OP verwendet werden. Voreingestellt ist immer die Ansicht des aktuellen Tages mit den anstehenden, noch nicht abgeschlossenen Fällen. 7

8 Funktionen des Fallwagenmonitors Einstiegsselektion nach Datum, OP- Tisch, Status etc. Übersicht über alle Fälle aus dem OP- System Freigabe zur Kommissionierung mit Bestands- / Verfügbarkeitsprüfung und Buchung im gesperrten Bestand Rücknahme der Freigabe Splitten von Fallstücklisten auf mehrere Fallwagen zur Beschleunigung bei extrem umfangreichen Stücklisten Manuelle Anlage von Notfällen mit Verknüpfung zum späteren Leistungsstandard Automatische Aktualisierungen von Änderungen aus dem OP-System mit Hinweis Stornokennzeichnung Übertragen von erfassten Materialien und Ankerleistung auf vergleichbaren Fall (z.b. bei Storno nach Kommissionierung) Fallbezogene Änderung verknüpfter Stücklisten (+/- Kommissionierung) Temporäre Artikelsubstitution in allen betroffenen Stücklisten Massenpflege Stücklisten Standortübersicht und -Änderungen zur Ortung aktueller Fallwagen Qualitätsmanagement kommissionierter Fallwagen Fallbezogene Verbrauchsbuchung Abbildung für Tageswagen für allgemeinen Bedarf ohne Fallbezug Siebvorschau Material Unterdeckungen während OP- Dokumentation möglich Bearbeitungsstatus Verfügbarkeitsprüfung Fehlbestände Anzeige relevanter Daten der Patienten Retouren Leerräumen nicht verbrauchter Artikel vom Fallwagen Rücknahme nicht verbrauchter Artikel nach OP in den freien Bestand Alle Scannerfunktionen werden ohne Medienwechsel über eine Software abgebildet und unterstützen somit effizient die gesamte Prozesskette. 8

9 Der Funktionsbereich Der Fallwagenmonitor enthält mehrere relevante Informationen. Er zeigt aktuelle Systemmeldungen zu den einzelnen Fällen an und verwaltet alle Daten. Die Kommissioniervorgänge werden von hier gesteuert. Die Falldaten aus dem SAP ISH-System oder anderen OP-Planungssystemen, werden mit Daten aus dem SAP zusammengeführt. Alle Daten zu einem Fall können von hier aus manuell bearbeitet werden. Für die Auftragssteuerung besteht hierüber jederzeit die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen: Bestehende Stücklisten löschen Sollmengen ändern Neue Positionen hinzufügen Zudem zeigt der Fallwagenmonitor den aktuellen Bearbeitungsstatus der einzelnen Fälle. So sind hier die Rückmeldungen vom Scanner zu gescannter Menge im Vergleich zur Sollmenge, Charge, Bearbeiter, Standort, Fallwagennummer, etc. ersichtlich. Die Freigabe eines Falles löst die Bestandsprüfung der benötigten Materialien aus. Die Kommissionierung der Fallwagen sperrt den Bestand und erst nach dem Rücklauf des Fallwagens aus dem OP werden die verarbeiteten Artikel als verbraucht auf den Fall gebucht. Die nicht benötigten Artikel gehen zurück in den frei verwendbaren Bestand. Sie können Vorgänge unterbrechen und parken, um z.b. Notfälle vorrangig zu kommissionieren. Im Nachgang wird Ihnen der unterbrochene Vorgang erneut zur Bearbeitung angeboten. Ein Überblick über die gesamte Prozesskette ist somit gewährleistet. 9

10 Notfall anlegen Ist ein Fall auf Grund von Dringlichkeit noch nicht im OP-System angelegt, kann manuell ein Notfall erstellt werden. Notfälle haben immer Vorrang vor nachfolgenden OPs. Somit wird nach Freigabe eines Notfalls dieser, als nächster zu kommissionierender Fall, auf dem Scanner angezeigt. Kommt im späteren Verlauf der komplette Datensatz zu diesem Notfall aus dem OP- System, so kann der manuell erstellte Notfall auf den korrekten Fall übertragen werden. Alle bereits getätigten Buchungen werden dann mit der Fallnummer zusammengeführt, indem die Ankerleistung (Schlüssel des OP-Programms) übertragen wird. Änderungen aus dem OP-System Fall übertragen Wurden bereits für eine Operation und einen bestimmten Fall die benötigten Utensilien kommissioniert, die OP aber abgesagt, so ist es möglich, nach einem nachfolgenden Fall mit identischem Leistungsstandard suchen zu lassen und die Materialdaten auf diese Fallnummer zu übertragen. Auch hier wird die Ankerleistung übergeben. Tageswagen Neben der fallspezifischen Kommissionierung können vom Fallwagenlager je nach Einsatzgebiet, Tageswagen kommissioniert werden. Dazu gibt es fachgebiets-spezifische Stücklisten. Die Bestückung der Tageswagen wird täglich, um die Verbräuche, neu aufgefüllt und erfolgt über den Scanner. Werden zu bereits übertragenen Fällen aus dem OP-System Änderungen gemeldet, ist dies im Monitor ersichtlich und kann übernommen werden. Beispiele dafür sind nachträglich geänderte Stücklisten, zusätzlich benötigte Materialien, geänderte Uhrzeit oder anderer OP-Saal. 10

11 Scanner Die Prozesse zum Fallwagen (Kommissionierung, Qualitätsprüfung, Transport und Rückräumung) werden mit Hilfe von Scannern durchgeführt. Hierfür erfolgt ein Datenaustausch zwischen dem Scanner und dem Fallwagenmonitor im SAP. Auf dem Scanner stehen dem User folgende Funktionen zur Verfügung: Alle Applikationen sind rollenabhängig über die Standardoberfläche zugänglich. Einloggen erfolgt via Benutzername und Passwort. Die Verwaltung der User liegt im SAP -Bereich von CS-Scan. So ist es möglich, auch CS- Scan-User anzulegen, die keinen eigenen SAP -Benutzer besitzen, denn die Erfassungstätigkeiten sind unabhängig von SAP - Arbeitsplätzen. Wareneingang zur Bestellung Warenausgang auf Kostenstelle Kommissionierung Fallwagen Leerräumen Fallwagen Qualitätsprüfung Fallwagen Standortänderung Fallwagen Standortänderung Tageswagen Modulsystem (Schrankverwaltung) WO (Wareneingang ohne Verräumen) WV (Wareneingang mit Verräumen) 11

12 Scanner Bei der Kommissionierung wird auf dem Scanner immer der nächste zu kommissionierende Fallwagen vorgeschlagen, dies erfolgt automatisch nach Priorität. Die Kommissionierung wird in vier Arbeitsgängen durchgeführt: Kommissionierung, Qualitätssicherung, Transport zum OP-Bereich und die Bearbeitung der Retouren. Die Datenerfassung erfolgt über den Scanner, der mit dem SAP -System kommuniziert und die Daten dort abgibt. Nach Verarbeitung erhält der Scanner aus dem SAP -System eine Erfolgs oder Fehlermeldung. Der Status des Fallwagens kann so jederzeit abgefragt werden. Die Vor-bereitung des Patienten für den OP kann angestoßen werden, sobald der Fallwagen zur Verfügung steht. 12

13 OP-Dokumentation Aus der zuvor erstellten OP-Stückliste wird während der Operation eine Auswahlstückliste, die im OP zur Dokumentation der verbrauchten Artikel verwendet wird. Die Verbrauchsdokumentation erfolgt direkt im OP, während oder nach einer Operation. Bei chargenpflichtigen Produkten muss die Charge dokumentiert werden. Zusätzlich verbrauchte Artikel können hinzugefügt werden, auch bereits reservierte und nicht eingeplante Artikel. Bei auftretenden Material-Unterdeckungen wird der Fallwagenverantwortliche informiert. Zudem besteht die Möglichkeit, Freitexte einzufügen. Rückräumen des Fallwagens Ist die OP beendet, so sieht dies der Fallwagenmanager im Fallwagenmonitor und kann den Fallwagen zur Rückräumung freigeben. Der Mitarbeiter erhält dann auf seinem Scanner eine Nachricht, holt den Fallwagen aus dem OP-Bereich und räumt die nicht benötigten Artikel vom Fallwagen in das Lager. Hierdurch werden die Bestände korrigiert. Verbrauchsbuchung Nach dem Abschluss der OP und der Rückräumung des Fallwagens werden, unter Verwendung der in der OP-Dokumentation und dem Fallwagenprozess gesammelten Daten, die Verbrauchsbuchungen auf den Fall bzw. die Kostenstelle vorgenommen. Hierbei wird auf die Bewertungs- und Einkaufspreise aus dem SAP -MM zurückgegriffen. Für die Siebe werden Aufbereitungspauschalen berechnet. Beschaffung Die Dokumentation kann manuell erfolgen, die verbrauchten Materialien können auch gescannt werden. Gescannt werden kann direkt von den Lieferanten-packungen. Hierzu können Tastatur Scanner als Barcode- Lesegeräte verwendet werden. Auf Basis der gesammelten Daten können Bestellungen zur Wiederbeschaffung angestoßen werden. Hierbei erfolgt auch die Übermittlung der Daten an die Lieferanten der Konsignationsartikel. Die gesamte Prozesskette wird über den Fallwagenmonitor überwacht. 13

14 5. Zusammenfassung CS OP-Logistik Geplante Operationen werden aus dem SAP IS-H-Monitor in den Fallwagenmonitor übernommen. Der Fallwagenmonitor dient als Steuerungsprogramm und verwaltet alle Daten. Nach abgeschlossener OP-Planung und Zuordnung einer individuellen OP-Stückliste für einen OP-Fall wird ein Fallwagen zusammengestellt. Die Kommissionierung eines Fallwagens erfolgt über Erfassung der benötigten Artikel per Scanner. Auf dem Scanner erscheint jeweils der Fall mit der höchsten Priorität. Dies geschieht automatisch, gesteuert über den Fallwagenmonitor. Die Materialverbräuche werden noch während der laufenden OP dokumentiert. Änderungen sind, bis zu einem einstellbaren Zeitpunkt nach Beendigung der OP, möglich. Danach wird der Fall abgeschlossen und die Verbrauchsbuchung des Materials automatisch vorgenommen. So können die Materialverbräuche dem einzelnen OP-Fall zugeordnet werden. Sowohl das Packen eines Fall- oder Tageswagens, als auch das Leerräumen sind wegeoptimiert eingerichtet. Die Mitarbeiter werden effizient durch die Vorgänge geleitet. 14

15 6. Fazit Betriebswirtschaftliche Vorteile Termingerechte Versorgung der Patienten IT-Vorteile Volle Integration in das SAP -Systems Übersichtliche Bestandsführung Direkter Aufruf aus dem SAP IS-H Verringerung der Bestände Direkte Scanneranbindung an SAP Übersichtliche Abwicklung der Konsignati- Verwaltung der User mit bekannten onsware / -bestände SAP -Prozessen Vermeiden von Fehlbeständen Nur eine Benutzeroberfläche (SAP ) und Schnelle Amortisation somit kein Medienbruch Hohe Kostentransparenz Keine redundante Datenhaltung Gute Integration in den Leistungserstellungsprozess Optimierung der gesamten Prozesskette Entlastung des Personals im OP von logistischen Verwaltungsarbeiten Schnelle, durchorganisierte und rationelle Prozesse Nutzung der vorhandenen SAP - Stammdaten Verfolgbarkeit aller Materialien durch Standortverwaltung der Fallwagen Kontrollen während des Kommissioniervorgang IT-unterstützte Planung, Kontrolle, Steuerung aller Prozesse im OP 15

16 8. Kontakt Nicht ganz das passende Produkt? Oder haben Sie weitere Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne! Ihr Ansprechpartner: Karl-Georg Nolte Fon: Mail: 16