4001 Modul 3.2: Fehlzeiten verwalten Kapitel 1: Übersicht

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1 Kapitel 1: Übersicht Fehlzeiten verwalten In der Fehlzeitverwaltung tragen Sie Urlaubszeiten, Fortbildungszeiten und Krankentage ein und verwalten den Freizeitausgleich. Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht Übersicht Funktionen Startmenü Kopfmenü Bearbeiten So legen Sie neue Fehlzeiten an Löschen und ändern Sie Fehlzeiten Kurze Zeiträume oder einzelne Tage löschen Fehlzeiten ändern Längere Zeiträume löschen Kalender Standardansicht Detailansicht Übersicht Vorschau Vollständigkeit prüfen Massenanlage Abwesenheiten Übersicht 1.1 Funktionen Die Fehlzeitverwaltung ist ein komplexes Werkzeug, mit dem Sie eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben ausführen können. Es enthält folgende Funktionen: Bearbeiten: Kalender: Vorschau: Übersicht: Drucken: Legen Sie Fehlzeiten an und verwalten Sie sie. kalendarische Übersicht über Arbeits- und Fehlzeiten. kalenderische Übersicht der kommenden Monate über bereits eingetragene Fehlzeiten Druckbare Vorschau der Kalenderansicht Druckbare Kalenderansicht 1

2 Kapitel 1: Übersicht Prüfen / FZA: Massenanlage: Abwesenheiten: Prüfung, ob an allen Tagen entweder Arbeitszeiten oder Fehlzeiten vorliegen. Per Mausklick kann komfortabel Freizeitausgleich angelegt werden. Legen Sie für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Fehlzeiten an. Liste aller Fehlzeiten. Funktionsaufrufe Der Aufruf der Funktionen erfolgt über unterschiedliche Menüs: Wenn Sie das Modul Fehlzeitverwaltung über das Kundenmenü aufrufen, finden Sie dieses Startmenü: Startmenü Die Bedienung des Startmenüs wird in Abschnitt 1.2 erläutert. Wenn Sie bereits eine der Funktionen aufgerufen haben, wechseln Sie über das Kopfmenü in andere Funktionen: Kopfmenü Die Bedienung des Kopfmenüs wird in Abschnitt 1.3 erläutert. 1.2 Startmenü Das Startmenü sehen Sie, wenn Sie die Fehlzeitverwaltung aus dem Kundenmenü heraus aufrufen: 2

3 Kapitel 1: Übersicht Im Startmenü stellen Sie zunächst ein, welche Mitarbeiter und welchen Zeitraum Sie bearbeiten möchten. Mitarbeiter und Zeitraum auswählen Auswahl der Mitarbeiter alle Mitarbeiter (Standardeinstellung): Es werden die Ereignisse aller Mitarbeiter angezeigt ausgewählte Mitarbeiter: Wenn Sie diese Option wählen, wird die Liste aller Mitarbeiter geöffnet, die Sie dann markieren können. incl. ausgeschiedene: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie auch die Ereignisse der Mitarbeiter sehen wollen, die heute bereits ausgeschieden sind. [+] Ausgeschiedene Mitarbeiter: Wenn Sie das [+] drücken, wird Ihnen eine Liste der bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter angezeigt, die Sie markieren können. Auch nicht abzurechnende Mitarbeiter: Spezielle Funktion, für die meisten Kunden ohne Bedeutung Nur disponierbare Mitarbeiter: Spezielle Funktion, für die meisten Kunden ohne Bedeutung Auswahl von Organisationseinheiten und Mitarbeiter-Arten Wenn Sie in virtic Niederlassungen, Abteilungen und Mitarbeiter-Arten eingestellt haben, können Sie sie im Abteilungs, Niederlassungs und Mitarbeiter-Arten-Filter filtern. (Wenn Sie keine Niederlassungen, Abteilungen und Mitarbeiter-Arten eingestellt haben, werden Ihnen diese Filter nicht angeboten.) Abfragezeitraum Wählen Sie entweder aus der Dropdown-Liste den passenden Zeitraum aus oder geben Sie das Start -und Ende-Datum ein oder wählen Sie eine Periode aus. Wenn Sie eine Periode auswählen, werden alle andere Zeitangaben ignoriert. Wenn Sie bei ab Datum oder bis Datum Daten eingetragen 3

4 Kapitel 1: Übersicht haben, wird die Auswahl in der Dropdown-Liste (Auswahlzeitraum) ignoriert: Datum sticht Zeitraum Periode sticht alle anderen Zeiten Funktion auswählen Anschließend wählen Sie eine Funktion aus: Funktion auswählen Bearbeiten: Kalender: Übersicht: Vorschau: Prüfen / FZA: Massenanlage: Abwesenheiten: Funktion aufrufen Legen Sie Fehlzeiten an und verwalten Sie sie Kalendarische Übersicht über Arbeits- und Fehlzeiten Druckbare Vorschau der Kalenderansicht Kalenderische Übersicht der kommenden Monate über bereits eingetragene Fehlzeiten Prüfung, ob an allen Tagen entweder Arbeitszeiten oder Fehlzeiten vorliegen. Per Mausklick kann komfortabel Freizeitausgleich angelegt werden. Legen Sie für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Fehlzeiten an Liste aller Fehlzeiten Klicken Sie auf Ausführen/Bericht erstellen. 4

5 Kapitel 1: Übersicht 1.3 Kopfmenü Das Kopfmenü wird angezeigt, wenn Sie bereits eine Funktion ausgewählt haben. Es erlaubt den Wechsel zwischen den Funktionen innerhalb der Fehlzeitverwaltung und in das Startmenü und den Sprung zurück zum Kundenmenü. Das Kopfmenü bietet mehr Funktionen als das Startmenü. Home: Menü: Auswahl: Kalender: Vorschau: Übersicht: Drucken: Prüfen / FZA: Bearbeiten: Massenanlage: Abwesenheiten: Homepage virtic.com Kundenmenü Startmenü der Fehlzeitverwaltung Hier können Sie Mitarbeiter und Zeitraum für die Fehlzeitverwaltung auswählen. Kalendarische Übersicht über Arbeits- und Fehlzeiten Kalenderische Übersicht der kommenden Monate über bereits eingetragene Fehlzeiten Druckbare Kalenderansicht Ausdruck der druckbaren Kalenderansicht Prüfung, ob an allen Tagen entweder Arbeitszeiten oder Fehlzeiten vorliegen. Per Mausklick kann komfortabel Freizeitausgleich angelegt werden. Legen Sie Fehlzeiten an und verwalten Sie sie Legen Sie für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Fehlzeiten an Liste aller Fehlzeiten 5

6 Kapitel 2: Bearbeiten 2 Bearbeiten In der Funktion Bearbeiten können Sie neue Fehlzeiten anlegen und Fehlzeiten löschen: Nachdem Sie Anlegen gedrückt haben, können Sie die angelegten Fehlzeiten nachbearbeiten. Sie können Fehlgründe ändern oder Bemerkungen eintragen. Klicken Sie nach der Änderung auf Löschen/Ändern. 2.1 So legen Sie neue Fehlzeiten an Wählen Sie den Mitarbeiter, den Fehlgrund und den Zeitraum aus, in dem eine Fehlzeit angelegt werden soll. Legen Sie fest, welche Zeit als Fehlzeit angelegt werden soll: Stunden pro Fehltag: Geben Sie die Anzahl Stunden ein. Ganze, halbe oder viertel Tage: Grundlage ist die Soll- Arbeitszeit des Mitarbeiters. ohne Abwesenheitszeit (0 Stunden) Klicken Sie dann auf Anlegen. 6

7 Kapitel 3: Löschen und ändern Sie Fehlzeiten Die Fehlzeiten werden im Moment der Eintragung berechnet! Das bedeutet, dass diejenige Soll-Arbeitszeit zu Grunde gelegt wird, die im Moment der Eintragung für das Fehlzeitdatum hinterlegt ist. Wenn Sie Jahresurlaub anlegen, sollten Sie deshalb zunächst prüfen, ob sich die Soll-Arbeitszeit voraussichtlich im Laufe des Jahres ändern wird, beispielsweise wegen Sommer- und Winterarbeitszeit. Hinterlegen Sie dann zuerst diese Soll-Arbeitszeiten für Sommer und Winter. Sprechen Sie hierzu Ihren Anwendungsberater an. 3 Löschen und ändern Sie Fehlzeiten 3.1 Kurze Zeiträume oder einzelne Tage löschen Um einzelne Fehltage zu löschen, wählen Sie den Mitarbeiter aus, dessen Fehltage Sie löschen möchten, und den Zeitraum, beispielsweise Nächste 90 Tage: Wählen Sie nun die Aktion Bearbeiten und Klicken Sie auf Ausführen / Bericht erstellen. Dadurch wird die Liste der eingetragenen Fehlzeiten und darüber die Bearbeitungsmaske angezeigt. Um einzelne Fehltage zu löschen, können Sie in der Liste diejenigen Tage markieren, die gelöscht werden sollen, und dann auf Löschen/Ändern klicken. Einzelne Fehltage löschen 7

8 Kapitel 3: Löschen und ändern Sie Fehlzeiten 3.2 Fehlzeiten ändern Rufen Sie die Liste der Fehlzeiten wie in 3.1 auf. Korrigieren Sie den Fehlgrund an den betreffenden Tagen und klicken Sie auf Löschen/Ändern. Markieren Sie die einzelnen Tage nicht Markierungen führen zum Löschen. 3.3 Längere Zeiträume löschen Um die Fehlzeiten längerer Zeiträume zu löschen, wählen Sie in der Bearbeitungsmaske den Zeitraum aus, dessen Fehlzeiten gelöscht werden sollen. Entscheiden Sie sich, ob alle Fehlzeiten dieses Zeitraums gelöscht werden sollen oder nur die unter Fehlgrund ausgewählten Fehlzeiten dann müssen Sie den betreffenden Fehlgrund auswählen. Klicken Sie auf Löschen. 8

9 Kapitel 4: Kalender 4 Kalender 4.1 Standardansicht Der Kalender gibt eine kalendarische Übersicht über die Arbeits- und Fehlzeiten im ausgewählten Zeitraum. Die Symbole haben folgende Bedeutung: A Arbeitszeit Soll-Arbeitszeit wurde unterschritten Krankmeldung in der Arbeitszeit, z.b. nach einem Arbeitsunfall Urlaub Arbeitszeit im Urlaub, oder z.b. ein halber Urlaubstag mit Arbeitszeit Fortbildung, Bildungsurlaub, Freizeitausgleich Weitere Symbole können kundenindividuell auftreten. Bei Unklarheiten sprechen Sie bitte Ihren Anwendungsberater an. 4.2 Detailansicht Die Detailansicht zeigt nicht nur die Arbeitstage und Fehltage an, sondern berechnet automatisch die Unterschreitung der Soll- Arbeitszeiten. Sie rufen die Detailansicht auf, indem Sie im Startmenü die Option Details ausgeben aktivieren: Details aktivieren 9

10 Kapitel 5: Übersicht Nachdem Sie Ausführen/Bericht erstellen gedrückt haben, erhalten Sie die Detailansicht des Kalenders. Tage, an denen die Soll-Arbeitszeit nicht durch Arbeitszeit oder Fehlzeiten erreicht wurde, sind rot eingerahmt. Die wichtigsten Informationen erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über den entsprechenden Tag fahren. Wenn Sie Fehlzeiten ergänzen möchten, klicken Sie auf den Tag, sie gelangen dann die Funktion Bearbeiten (siehe Abschnitt 2.3). Die Detailansicht erfordert höheren Rechenaufwand. Der Seitenaufbau ist gegenüber der Standardansicht deutlich verzögert. 5 Übersicht Die Funktion Übersicht entspricht weitgehend der Funktion Kalender. Sie bildet die Grundlage für den Ausdruck des Kalenders. 6 Vorschau In der Vorschau finden Sie eine kalendarische Übersicht der kommenden Monate über bereits eingetragene Fehlzeiten: 10

11 Kapitel 7: Vollständigkeit prüfen Um den angezeigten Zeitraum zu ändern, wechseln Sie ins Startmenü und wählen als Zeitraum aus: Nächste 90 Tage Nächste 3 Monate Dieses Quartal Nächstes Quartal 7 Vollständigkeit prüfen Diese Funktion wird im Startmenü über Vollständigkeit prüfen und im Kopfmenü über Prüfen / FZA aufgerufen. Die Funktion zeigt kalendarisch, ob an allen Tagen des ausgewählten Zeitraums entweder gearbeitet wurde oder eine Fehlzeit eingetragen ist. Trifft beides nicht zu, wird der entsprechende Tag mit einem markiert. Wenn Sie auf dieses klicken, wird für diesen Tag ein temporärer Freizeitausgleich angelegt. Beim Überfahren eines Tages mit der Maus wird ein Status mit folgenden Informationen angezeigt: Fehlzeit: Es existiert mindestens eine Fehlzeit Schichtanfang: Mindestens ein Schichtanfang an diesem Tag Schichtende: Mindestens ein Schichtende an diesem Tag Sollzeit: Die Sollzeit des Tages ist grösser als 0 Stunden (auch bei bezahlten Feiertagen) Feiertag: Am Wohnsitz des Mitarbeiters ist Feiertag Vollständig oder Unvollständig Hinweis für Übernacht-Arbeiten: Wenn in Nachtschichten in den folgenden Tag hineingearbeitet wird, und an diesem folgenden Tag keine neue Schicht beginnt, gilt der folgende Tag als nicht bebucht. Es muss dann also sofern der 11

12 Kapitel 8: Massenanlage Folgetag ein Arbeitstag ist ggf. auch hier ein temporärer Freizeitausgleich angelegt werden. 8 Massenanlage Wenn Sie für ganze Abteilungen, Niederlassungen oder andere Gruppen von Mitarbeitern gemeinsame Fehlzeiten eintragen möchten (z.b. Betriebsferien), dann gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen zunächst im Startmenü (Auswahl im Kopfmenü) diejenigen Mitarbeiter, denen Sie Fehlzeiten zuweisen möchten. Wählen Sie als Aktion Massenanlage: Klicken Sie nun auf Ausführen/Bericht erstellen. Die Massenanlage der Fehlzeiten entspricht derjenigen für einzelne Mitarbeiter (siehe Abschnitt 2.1), mit dem Unterschied, dass die Massenanlage für alle selektierten Mitarbeiter gleichzeitig vorgenommen wird. 12

13 Kapitel 9: Abwesenheiten 9 Abwesenheiten Die Funktion Abwesenheiten listet für die ausgewählten Mitarbeiter ihre Fehlzeiten auf: Unmittelbar aufeinander folgende Fehltage werden zu Fehlzeiträumen zusammengefasst. 13