4004 Modul 3.1: Ereignisbearbeitung Kapitel 1: Aufbau

Transkript

1 Kapitel 1: Aufbau Ereignisbearbeitung Die Ereignisbearbeitung erlaubt die Prüfung, Freigabe, Kommentierung, Löschung, Ergänzung und Korrektur von Arbeitszeitbuchungen Hinweis: Im Folgenden ist von Ereignissen die Rede. Gemeint sind damit Arbeitszeitbuchungen. Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht Aufbau Ansicht der Ereignisse anpassen Einstellungen ändern Suchen Ereignisse Kopf Ereignisliste Bearbeitung von Ereignissen Prüfen und Freigeben Korrigieren Bearbeiten von Zusatzinformationen Einfügen Löschen Details Status Aufbau Wenn Sie die Ereignisbearbeitung aufrufen, öffnet sich ein neues Fenster, das 4 Bereiche umfasst, nämlich Suchen, Ereignisse, Details und Status. Jeden dieser Bereiche können Sie mit der Maus größer und kleiner ziehen bzw. mit [+] und [ ] aus- und einklappen. Suchen: Im Suchbereich stellen Sie ein, welche Ereignisse angezeigt werden sollen. 1

2 Kapitel 1: Aufbau Ereignisse: Hier werden die Ereignisse chronologisch aufgelistet. In diesem Bereich können Sie die Ereignisse prüfen, bearbeiten und kommentieren. Details: Status: In der Detailansicht finden den Auszug des Stundenzettels zu dem Tag und dem Mitarbeiter, den Sie im Ereignis-Bereich markiert haben. Anzeige der Lese- und Schreibberechtigungen des angemeldeten Benutzers. 1.1 Ansicht der Ereignisse anpassen Sie können die Ansicht der Ereignisliste nach Ihren Wünschen und Erfordernissen anpassen. Spaltenbreite anpassen Sie können die Spaltenbreite verändern, indem Sie an den Rändern der Spaltenköpfe ziehen. Spalten verschieben Sie können die Reihenfolge der Spalten beliebig ändern. Ziehen Sie einfach mit der Maus an dem Spaltenkopf, den Sie verschieben möchten und lassen Sie an der gewünschten Stelle fallen: Spalten auswählen In der Ereignisbearbeitung werden die verfügbaren Informationen zu jeder Arbeitszeitbuchung angezeigt. Möglicherweise benötigen Sie nicht alle Informationen und können deshalb einzelne Spalten ausoder einblenden. Führen Sie die Maus über ein Feld der Tabellenkopfzeile. Es erscheint ein kleiner Pfeil, den Sie anklicken: 2

3 Kapitel 1: Aufbau Wenn Sie nun über Columns führen, werden alle ausblendbaren Spalten angezeigt. Die aktuell angezeigten Spalten sind mit einem Häkchen markiert. Um Spalten ein- oder auszublenden, klicken Sie auf die entsprechende Spalte: Die Spalten können Sie anschließend mit der Maus an die gewünschte Position verschieben. Die Spalten enthalten folgende Informationen: Pers-Nr S M Tag G Info Datum Zeit Ereignis Personalnummer Warnungen zu unplausiblen Schichten Warnungen zu Arbeiten über Mitternacht Wochentag Schichtgrenzen Kundenindividuelle Informationen Datum der Arbeitszeitbuchung Uhrzeit der ARbeitszeitbuchung Ereignistext der Arbeitszeitbuchung Bst Fremd ID Nummer der bebuchten Baustelle Bst Bezeichnung Bezeichnung der bebuchten Baustelle Kommentar Von einer berechtigten Person hinzugefügter Kommentar F O Freigabe-Optionsfeld Ortungsergebnis 3

4 Kapitel 2: Suchen Spalten einfrieren Möglicherweise ist die Liste der Ereignisse breiter als Ihr Bildschirm. Damit Sie die wichtigsten Informationen auch dann lesen können, wenn Sie die Tabelle auf dem Bildschirm verschieben, können Sie diese Spalten fixieren (einfrieren). Die Spalte wird nun nach links verschoben. Sie wird nun dort immer zu sehen sein, auch wenn Sie die Tabelle nach links verschieben. Um die Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie Unfreeze. 1.2 Einstellungen ändern Sie können Grundeinstellungen verändern: Löschen bestätigen: Wenn Sie ein Ereignis löschen, müssen Sie das Löschen nochmals bestätigen. Details anzeigen: Blenden Sie den Bereich Details ein. Er erscheint unter den Ereignissen und zeigt den Auszug aus dem Stundenzettel desjenigen Mitarbeiters an, dessen Ereignis im Bereich Ereignisse markiert ist. 2 Suchen In der Suchmaske stellen Sie ein, welche Ereignisse Sie sehen möchten. Mitarbeiter: Wählen Sie einzelne Mitarbeiter aus. Wenn Sie das Feld leer lassen, werden alle Mitarbeiter ausgewählt. Zeitraum: Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Zeiträume aus oder wählen Sie Datum verwenden, den Sie in ab / bis angeben. 4

5 Kapitel 3: Ereignisse NL : Abt : Sie können auf die Mitarbeiter einer Niederlassung filtern. Sie können auf die Mitarbeiter einer Abteilung filtern. Um Daten abzurufen, klicken Sie auf Filtern. 3 Ereignisse 3.1 Kopf Im Kopf finden Sie folgende Buttons: Neu: Löschen: Drucken: Wenn Sie diesen Button anklicken, wird ein neues Ereignis nach dem aktuell markierten Ereignis eingefügt. Mit diesem Button löschen Sie ein markiertes Ereignis. Um versehentliches Löschen zu vermeiden, sollten Sie unter Einstellungen die Option Löschen bestätigen aktivieren. Ausdruck der Ereignisliste Schlechtwetter: Erfassung von Schlechtwettertagen (siehe 3.3.4). Einstellungen: Wenn Sie Löschen bestätigen aktivieren, müssen Sie das Löschen eines Ereignisses immer bestätigen. So verhindern Sie versehentliches Löschen eines Ereignisses. Wenn Sie Details anzeigen aktivieren, werden im Detail- Bereich (siehe Abschnitt 4 auf Seite 10) Auszüge aus dem Stundenzettel angezeigt. Diese Option erhöht den Datenverkehr und kann die Arbeit mit der Ereignisbearbeitung verlangsamen. 3.2 Ereignisliste Zunächst werden die Ereignisse kompakt dargestellt: Zu jedem Mitarbeiter wird nur angezeigt, ob es im Auswahlzeitraum Auffälligkeiten gibt, die vom System erkannt wurden: Die Ausrufezeichen weisen auf Auffälligkeiten hin. Welche das sind, wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über ein Ausrufezeichen fahren. 5

6 Kapitel 3: Ereignisse Um die Ereignisse im Einzelnen zu sehen, klicken Sie auf [+] vor dem Namen des Mitarbeiters. Dadurch werden die Ereignisse aufgeklappt: In jeder Zeile werden die Informationen zu einem Ereignis angezeigt. Welche Informationen angezeigt werden, können Sie selbst festlegen, indem Sie die gewünschten Spalten ein- und ausblenden (siehe 3.3.2). Die Ampel rechts zeigt das Ergebnis der Plausibilitätsprüfung zur Qualitätssicherung an. Ampelfarben Die Ampelfarben haben folgende Bedeutung: Der gebuchte Arbeitsort befindet sich innerhalb der Reichweite der Funkzelle, in der das Handy geortet wurde. Der gebuchte Arbeitsort befindet sich außerhalb der Reichweite der Funkzelle, in der das Handy geortet wurde. Der Abstand des gebuchten Arbeitsortes vom Standort der Funkzelle ist bis zu dreimal so groß wie die Reichweite der Funkzelle. Der gebuchte Arbeitsort befindet sich erheblich außerhalb der Reichweite der Funkzelle, in der das Handy geortet wurde. Der Abstand des gebuchten Arbeitsortes vom Standort der Funkzelle ist mehr als dreimal so groß wie die Reichweite der Funkzelle. Der Zeitpunkt der Lokalisierung und der Zeitpunkt der Buchung weichen aus technischen Gründen um mehr als ca. 3 Minuten voneinander ab. Eine Plausibilitätsprüfung ist nicht erfolgt. Z.B. weil keine Lokalisierung vorgesehen ist. Eine Plausibilitätsprüfung ist nicht erfolgt. Grund: Die Lokalisierung wurde mit einem Fehler abgebrochen. Der Fehler wird in der Ortungsstatistik angegeben. Eine Plausibilitätsprüfung ist nicht erfolgt. Grund: Adressdaten des Arbeitsorts unvollständig Hinweis zur Netzzellenortung: Bitte beachten Sie, dass die tatsächliche Reichweite einer Funkzelle von einer Reihe von Einflüssen abhängt, insbesondere der technischen Auslegung der Funkzelle, der Topografie und Bebauung der Umgebung und den Witterungsbedingungen. Deshalb kann die tatsächliche Reichweite der Funkzelle von der angegebenen Reichweite abweichen. virtic erhält die Lokalisierungsdaten (Standort und Reichweite der Funkzelle, Zeitpunkt der Lokalisierung) vom Provider und hat keinen Einfluss auf diese Daten. 6

7 Kapitel 3: Ereignisse Hinweis zur GPS-Ortung von Handys: Bei der GPS-Ortung setzt virtic eine Toleranz von 100 m an. Wenn Sie mit der Maus über die Ampel fahren, werden die Ergebnisse der Ortung eingeblendet. Ortung Zeit: Zeitpunkt der Ortung (vom Provider geliefert oder Handy- Uhrzeit) Ortung Breite / Ortung Länge: Geodaten des Funkmasts bzw. der GPS-Ortung Baustelle Breite / Baustelle Länge: Geodaten der Baustelle bzw. des Soll-Standorts Radius: Vom Provider angegebener Radius der Zelle, in der das Handy geortet wurde. Bei GPS-Ortung: 100m. Entfernung: Abstand zwischen Ortung und Baustelle (bzw. Soll- Standort) Sie können auf die Ampel klicken, um eine Kartendarstellung zu öffnen: Details zur Ortung Das Haus symbolisiert die Baustelle oder den Soll-Standort, der Funkmast das Ortungsergebnis (Standort der Funkzelle oder Handystandort bei GPS-Ortung). 3.3 Bearbeitung von Ereignissen Sie können alle Felder verändern, die rosa unterlegt sind. Welche das sind, hängt davon ab, welche Rechte Ihnen zugeordnet wurden (siehe Abschnitt 5). Alle Änderungen werden ohne weiteres sofort gespeichert. Es gibt keine Rückgängig -Funktionen! Arbeiten Sie deshalb bitte aufmerksam mit der Ereignisbearbeitung Prüfen und Freigeben Zum Prüfen von Ereignissen sind nur die Spalten F und Kommentar vorgesehen. 7

8 Kapitel 3: Ereignisse Wenn Sie Ereignisse freigeben möchten (weil sie korrekt sind), aktivieren Sie das Kästchen in der Spalte F. Wenn Sie Fehler feststellen, können Sie einen Kommentar hinterlassen. Wenn Sie alle Ereignisse eines Mitarbeiters freigeben möchten, aktivieren Sie das erste Kästchen dieses Mitarbeiters die anderen werden dann automatisch aktiviert. Dieser Vorgang kann wenige Sekunden dauern Korrigieren Sie können alle Felder verändern, die rosa unterlegt sind. Welche das sind, hängt davon ab, welche Rechte Ihnen zugeordnet wurden (siehe Abschnitt 5). Ändern Sie Feldinhalte, indem Sie unmittelbar in die Zelle hineinschreiben. In einigen Feldern erhalten Sie eine Auswahlliste, aus der Sie den passenden Eintrag auswählen können. Alle Änderungen werden beim Verlassen einer Zelle ohne weiteres sofort gespeichert. Es gibt keine Rückgängig -Funktionen! Arbeiten Sie deshalb bitte aufmerksam mit der Ereignisbearbeitung Bearbeiten von Zusatzinformationen Bei manchen Ereignissen liegen zusätzliche Informationen vor, meist manuelle Zusatzeingaben ( Belege ) des Mitarbeiters. Dass solche Informationen vorhanden sind, erkennen Sie an Abkürzungen in der Spalte Info. Beispielsweise weist in der folgenden Abbildung das GB darauf hin, dass dieses Ereignis eine Gerätebuchung enthält. 8

9 Kapitel 3: Ereignisse Um solche Eintragungen zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die entsprechende Zeile. Sie sehen dann dieses Kontextmenü: Klicken Sie auf den betreffenden Menüpunkt, um ihn zu bearbeiten. Beispielsweise könnte die Gerätebuchung in dieser Dialogmaske bearbeitet werden: Die Zusatzinformationen sind in der Regel speziell für die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen angepasst. Bitte wenden Sie sich an Ihren Anwendungsberater, um sich über die Zusatzinformationen zu informieren, die in Ihrem Kundenkonto eingerichtet wurden. 9

10 Kapitel 4: Details Einfügen Um ein neues Ereignis einzufügen, markieren Sie das letzte vorhandene Ereignis, hinter dem das neue Ereignis eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf Neu. Es wird nun ein neues Ereignis nach dem von Ihnen markierten Ereignis eingefügt. Dieses Ereignis ist mit NEU gekennzeichnet. Es wird mit einer logisch folgenden Arbeitszeitbuchung versehen, seine Uhrzeit weicht minimal vom letzten Ereignis ab (0,001 Sekunden später). Jedes neue Ereignis wird zunächst unten an die Liste der Ereignisse des Mitarbeiters angefügt. Dort können Sie es dann nachbearbeiten, indem Sie die korrekte Zeit, den Buchungstext und ggf. die Baustelle eintragen. Um die neuen Ereignisse chronologisch einzuordnen, drücken Sie im Kopf der Seite wieder auf Filtern. Schlechtwetter Um Schlechtwettertage einzutragen, verwenden Sie die Schaltfläche Schlechtwetter. Es wird dann eine Eingabemaske angezeigt, in die Sie komfortabel das Start- und Endedatum der Schlechtwettertage sowie die zu bebuchenden Baustelle eintragen können Löschen Um ein Ereignis zu löschen, markieren Sie es und klicken Sie dann auf Löschen. Beachten Sie, dass eine Bestätigung nur erforderlich ist, wenn unter Einstellungen die Option Löschen bestätigen aktiviert ist. 4 Details In diesem Bereich der Ereignisbearbeitung finden Sie einen Auszug des Stundenzettels desjenigen Mitarbeiters an dem Tag, den Sie oben markiert haben. Voraussetzung ist, dass Sie unter Einstellungen (siehe Abschnitt 1.2) die Option Details anzeigen aktiviert haben. 10

11 Kapitel 5: Status Zu den Inhalten des Stundenzettels lesen Sie bitte die Informationen zum Modul 5.1 Stundenzettel. 5 Status Lese- und Schreibberechtigungen können individuell zugewiesen werden. Welche Rechte Ihnen zugewiesen wurden, können Sie hier prüfen. Lesen Firma: Sie dürfen Ereignisse aller Mitarbeiter der Firma lesen, kommentieren und freigeben Ändern Firma: Sie dürfen Ereignisse der Mitarbeiter der Firma ändern, löschen, ergänzen, kommentieren, freigeben Lesen Firma: Sie dürfen Ereignisse der Mitarbeiter Ihrer Abteilung lesen, kommentieren und freigeben Ändern Firma: Sie dürfen Ereignisse der Mitarbeiter Ihrer Abteilung ändern, löschen, ergänzen, kommentieren, freigeben Lesen MA: Ändern MA: True: False: Sie dürfen Ihre eigenen Ereignisse lesen, kommentieren und freigeben Sie dürfen Ihre eigenen Ereignisse ändern, löschen, ergänzen, kommentieren und freigeben Berechtigt Nicht berechtigt 11