Digitalisierung Aufgabe der Archive??

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1 Robert Zink Digitalisierung Aufgabe der Archive?? 10Brandenburgischer Archivtag, 26./27. April 2007, Falkenberg/Elster

2 Definition Digitalisierung Digitalisierung (Vorgang) digital vorliegende Daten (Ergebnis) Konversion bereits analog vorliegender Informationen in digitale, d.h. maschinenlesbare Form (Medienwechsel/Medienbruch)

3 Außerarchivische Anwendungen (Bibliotheken) Bibliotheks-Kataloge: Autografen: Bibliotheks- Objekte (Beispiele): Ägyptisches Wörterbuch, VG1600, 1700 Regesta Imperii, Bibliotheca Palatina, Zedler-Lexikon, Encyclopedia Britanica, Acta Sanctorum usw.

4 Außerarchivische Anwendungen (Bibl./Bildarchive) Google: 5 amerik. Bibliotheken (15 Mio. Bde.) Prometheus.de ( Corbis (Bill Gates): Bildarchiv

5 Empfehlungen und Handlungsaufforderungen Prinzipien / Aktionsplan von Lund (2001) / Dynamischer Aktionsplan ( ): Sicherung und Zugang zu Kulturgut > NRG Projekte Minerva ( ) / Minerva Plus ( ) (Ministerial Network for Valorizing Activities in Digitization) > EUBAM BKM-Studie ( ): Bestandsaufnahme und konkrete Handlungsanweisung ( e-europe-aktionsplan i2010: Digitalisierung von Kulturgut u.a. (2005), bes. i2010: Digitale Bibliotheken (2006) > Ad-hoc-Arbeitsgruppe KMK

6 Institutionen und Arbeitsgruppen Sonderfragen/Internat. Projekte: NESTOR ( EUBAM (Portal zu europäischen Angelegenheiten für Bibliotheken, Archiven, Museen und Denkmalpflege) ( ARCHE ( (= Ausbelichtung von Farbdigitalisaten auf Farbmikrofilm) MICHAEL/MICHAEL PLUS ((Multilingual Inventory of Cultural Heritage in Europe) (

7 Digitale Daten in Archiven Archiv-Websites ( 1. Stufe) IT-gestützte Verzeichnung und Erschließung Übernahme originär digitaler Daten als Quelle des Verwaltungshandelns Digitale Publikationen Digitalisierung (Retrokonversion, Retrodigitalisierung) in bzw. durch Archive Findmittel < > Archivgut Intranet/Internet (Ausbau)

8 Strategische Zielsetzung der Digitalisierung in Archiven NICHT: Reduktion von Lagerraum ( Ersatzdigitalisierung ) NICHT: Reduktion von Konservierungs- und Restaurierungsmitteln NICHT: Erhöhung von Einnahmen durch Verwertung der digitalisierten Originale NICHT: Ersatz für analoge Sicherung (Sicherungsverfilmung)

9 Strategische Zielsetzung in Archiven + Erhöhung der Transparenz des Verwaltungshandelns + Erfüllung von Kunden -Erwartungen: Erhöhung des Nutzungskomforts, Verbesserung der Zugänglichkeit + positive Imageveränderung für das Archiv ( Schlüsselqualifikation ) + Zuwachs an fachlicher Kompetenz des Archivs ++ Schonung/Sicherung der Originale ( Sicherungsdigitalisierung, ( Originale Arbeitsdigitalisierung ; reduziertes Ausheben, reduzierter Verschleiß der ++ Einsparung von Rechercheaufwand ++ Intranet/Internet: uneingeschränkte Verbreitung jederzeit zugänglich von allen Orten aus zugänglich

10 Auswahlüberlegungen für digitalisierte Findmittel ausreichende Metadaten (Problem: ältere Findmittel, internat. Verzeichnungsstandards) Bedeutung des verzeichneten Bestandes Datenbank-Modellierung (evtl. Neuausrichtung der Verzeichnungsprinzipien: Index, Thesauri, hinterlegbare APl. -> Mehrarbeit) Rechtsfragen DFG-Projekt Retrokonversion weitgehend automatisierte Digitalisierung vorw. maschinenschriftlicher Findmittel Ziel: Archivportal D Wertigkeit/Prioritäten Geschäftsstelle EAD (Encoded Archival Description) Eigenanteil

11 Auswahlüberlegungen zur Digitalisierung von Archivgut (Primärdaten) Rechtl. Bedingungen (Urheberrecht, Persönlichkeitsschutzrechte) Konservatorischer Zustand Eignung der Objekte: Grundsätzlich alles digitalisierbar (Archivgut=Kulturgut) Sammlungsgut (Fotos, Plakate, Pläne Grafiken, Zeitungen, Filme); hochwertige Objekte (Urkunden); ausgewählte, häufig nachgefragte Bestände (Kabinettsprotokolle; Matrikeln; Nachlässe); aktuelle Erschließungsarbeiten (Ausstellung, Forschungsschwerpunkt, Erschließung); Problem: Akten (Kontext)

12 Organisationsfolgen bei Digitalisierung realistische Schätzung der längerfristigen Folgekosten (Speichermedien; Migration/Emulation;Aktualisierungsaufwand usw.) Benutzungskonzept Archivierungskonzept (Master, Spiegelung): Speicherort Sicherheit rechtzeitige Konvertierung nach authentifizierbaren Bedingungen Speicherverlässlichkeit usw.

13 Durchführungsalternativen Outsourcing Einsparung bei Hardware; kalkulierbare Kosten (Ausschreibung!); notwendige Qualitätskontrolle; in-house-digitalisierung; Zeitfaktor; kein zusätzliches Personal; mangelnder Aufbau von Knowhow. Eigenleistung Erwerb der gesamten Hardware-Ausstattung (PC mit großem Arbeitsspeicher, Grafikkarte, Scanner/Digitalkamera usw.); Grafik-Software, Datenbank, OCR, Spezialsoftware; Kostenreduzierung; notwendige Manpower (quantitativ, qualitativ); <-> Human Resource günstig einsetzbar (z.b. Werkverträge, Hartz IV); Zeitaufwand in eigener Verantwortung; Aufbau von Knowhow im Archiv.

14 Ablauf der Digitalisierung Vorlagen Original Repromedium (Mikrofilm, Mikrofiche, Bildpositiv, Bildnegativ) Reihenfolge bestandsweise (konservat. Zustand, Häufigkeit des Zugriffs, Bedeutung des Bestands; Risiko des Zugriffs auf die Originale usw.) Digitalisierung on demand Kombination aus beiden Verfahren: on demand + Rest des Bestandes

15 Technische Bedingungen Formate (Aufnahme = Archivierung; Präsentationsformat) Joint Photographic Experts Group (JPEG) + Tagged Image File Format (TIFF) + Portable Network Graphics (PNG) +/ JPEG-2000 (?) + PDF/A-1 + ODF Auflösung (Bilddateien: Archivierungsformat, Präsentationsformat) Farbskala RGB C*i*e*lab-Farbraum Speichermedien CD DVD ext. Festplatten + Bandsicherung + RAID-Systeme

16 Präsentation/Zugriff archivinterne Nutzung: nur für Dienstzwecke (Zeitersparnis; Recherchestrategie) Zugänglichkeit auch für Benutzer (Benutzereinführung) Intranet/verwaltungsweit: vermehrter Content ergänzbar um Bearbeitungshinweise Internet: In Portale integrierbar Arbeitsersparnisse bei Auskünften beschleunigte Bestellmöglichkeiten Grenzen: rechtliche Bedingungen

17 Archivische Anwendungen (Beispiele): Internationaler Suchdienst (Bad Arolsen); Bundesarchiv; Stadtarchive Duderstadt, Mainz, Frankfurt/M., Bamberg usw.; versch. Kirchenbucharchive; Staatsarchiv Freiburg i.b. (Fotonachlass Prager); Hohenlohe-Zentralarchiv; Staatsarchiv Ludwigsburg; usw.! Findmittel <-> Primärdaten!

18 Empfehlung der BKK zu Digitalisierung von archivschem Sammlungsgut -> -> Der Archivar 2006, S

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25 Quod non est in texta aranea, non est in mundo Was nicht im (Spinnen-)Netz ist, ist nicht existent. Vielen Dank!