Compliance und Bürokratieabbau

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1 Compliance und Bürokratieabbau RA Marcus Puschke, Business Transformation Services, SAP Deutschland SE & Co. KG 5. Zollforum der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg Public

2 Agenda SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 2 2

3 Zoll und Bürokratie kein Entrinnen? Als 1969 die Apollo 11 Astronauten vom Mond zurückkehrten, war eine ihrer allerersten offiziellen Handlungen die Zollerklärung für das eingeführte Mondgestein 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 3

4 Compliance Kurzvorstellung eines Begriffs in aller Munde

5 Compliance allgemeines Verständnis Englischer Begriff für regelkonformes Handeln: 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 5

6 Compliance nach DCGK Definition nach Art Deutscher Corporate Governance Kodex: SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 6

7 Compliance nach ISO Seit 5. Dezember 2014: ISO Compliance als die Erfüllung aller Compliance- Verpflichtungen eines Unternehmens Compliance-Verpflichtungen gesetzliche verpflichtende oder freiwillige Verpflichtungen Flexible Blaupause zur Errichtung eines CMS (Compliance Management System). Nicht verpflichtend Zertifizierbar 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 7

8 Compliance nach der Rechtsprechung 2 Leitsätze, Urteil LG München vom 10.Dezember 2013, AZ 5HK O 1387/10 1. Im Rahmen seiner Legalitätspflicht hat ein Vorstandsmitglied dafür Sorge zu tragen, dass das Unternehmen so organisiert und beaufsichtigt wird, dass keine Gesetzesverstöße wie Schmiergeldzahlungen an Amtsträger eines ausländischen Staates oder an ausländische Privatpersonen erfolgen. Seiner Organisationspflicht genügt ein Vorstandsmitglied bei entsprechender Gefährdungslage nur dann, wenn er eine auf Schadensprävention und Risikokontrolle angelegte Compliance-Organisation einrichtet. 2. Die Einhaltung des Legalitätsprinzips und demgemäß die Einrichtung eines funktionierenden Compliance-Systems gehört zur Gesamtverantwortung des Vorstands SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 8

9 Bürokratie Kurzvorstellung eines Begriffs ebenfalls in aller Munde

10 Bürokratie allgemeines Verständnis Allgemeiner Begriff für die Herrschaft der Verwaltung : 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 10

11 Bürokratie die Kosten Statistisches Bundesamt*: * Durch Bürokratie des Bundes verursachte Kosten für die deutsche Wirtschaft im Jahr 2015: Ca. 43 Milliarden Euro SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 11

12 Compliance und Bürokratie im Außenhandel

13 Außenhandel: Im Netz der Vorschriften OWiG OWiG a StGB 13 StGB AO 17,18 AWG 0 80 AWV 19 AWG 81,82 AWV EAR 59 LuftVG 823 ff. BGB 382 AO 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 13

14 Die Stufen einer Compliance-Organisation/Bürokratie Organisatorische Hauptverantwortung Vermittlung Unternehmensleitbild Strukturierung der Compliance Konkrete Handlungsvorgaben Hauptakteure! GF Code of Conduct Compliance Orga Verfahrensanweisungen Mitarbeiter und Führungskräfte Kernpunkte Tone from the top! Überwachung / Monitoring Awareness Raising Benennung von zuständigen Personen Richtlinien Reporting-Strukturen Nicht zu abstrakt Darstellung der Orga und Prozesse Klarheit Praxisbezug Verbindlichkeit Schulungen Fachliche Eignung Überforderungen überwachen Interne Audits Reporting 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 14

15 Beispiel Präferenzmanagement: Organisation und Prozesse Überwachung durch Gesamtverantwortliche(n) gem. bewilligter A. und O. und AEO Vertrieb Einkauf Zoll / Export Lager / Logistik Sales Order Abstimmung bei Lieferantenwechsel Verhandlungen mit Kunden Information Präf.abkommen Information über Kundenanforderungen Information Präf.begünstigung Getrenntlagerung Präferenzteile Anforderung von Lieferantenerklärungen Ausstellung Ursprungsnachweis Dokumentencheck Pflege in Stammdaten Ausstellung Lieferantenerklärung Versand Archivierung Lieferantenerklärungen Präferenzkalkulation 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 15

16 Zwischenbilanz Umfassender gesetzlicher Rahmen Vielzahl ineinandergreifender nationaler und supranationaler Vorschriften Lesearten des Hauptzollamtes / Prüfers Hohe Änderungsdynamik Haftungsrisiken Haftungsrisiken für Geschäftsführung, Management und Mitarbeiter. Merke: Den Grundsatz Mein Chef muss ja für alles gerade stehen. gibt es nicht Hohe Anforderungen an Qualifizierung und Fortbildung Aufwändige bereichsübergreifende Prozesse Bindung teurer Resourcen für nicht umsatzgenerierende Aufgaben Umständliche Abstimmung und Dokumentation / Monitoring Z.T. interne Widerstände ( Bisher ging es auch immer so ) Stringente formale Vorgaben Gesetze Bewilligungen (wird oft nicht reingeschaut ) Arbeits- und Organisationsanweisungen 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 16

17 Bürokratieabbau durch Compliance Was man nicht für möglich halten sollte

18 Grundlegende Feststellung Umwelt Arbeit Produkte IT Zwang zur Compliance im Außenhandel ist keine Ausnahme! Außenhandel Korruption/Wettbewerb Steuern Anti-Diskriminierung Accounting Stock Trade 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 18

19 Bürokratieabbau durch Compliance: 3 Ansätze Sensibilisierung Automatisierung Professionalisierung Bei konsequenter Anwendung führt ein Ansteigen unternehmensinterner Bürokratismen zumindest nicht zu einem Mehr an Formalien und Verzögerungen SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 19

20 Anwendung der AEO-Kriterien Art. 39 UZK: Bewilligungsvoraussetzungen analog AEO-C, zumindest AEO- C Fragebogen als Checkliste nutzen. Art. 23 Abs.5 UZK: Für Bewilligungsinhaber Vereinfachter Verfahren und Verfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung wird ohnehin auch ohne AEO-Status ein Monitoring der Bewilligungsvoraussetzungen eingeführt. Erfahrung zeigt, dass sich Funktionen / Kompetenzen zentralisieren und Redundanzen abbauen lassen. Prozessbeschreibungen helfen bei der Vereinheitlichung und Beschleunigung von Abläufen Automatisierung von Prüfungen und Workflows, z.b. Wareneingang oder definierte Bewegungsart im Lager erzeugt Datensatz für Zollanmeldung, Sanktionslistentreffer erzeugt Sperre im Auftragsbeleg 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. Public 20

21 Vielen Dank Kontakt: RA Marcus Puschke SAP Deutschland SE & Co. KG Business Transformation Services Tel: SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.